LINE ULLMANN
1 0 effektive
arbejdsvaner Sådan tackler du strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser
BASERET PÅ KURSET, DER HAR LÆRT FLERE END 2500 AT ARBEJDE SMARTERE
frydenlund
10 EFFEKTIVE ARBEJDSVANER Sådan tackler du strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser
© Bogforlaget Frydenlund og forfatteren 1. udgave, 1. oplag, 2018 ISBN 978-87-7118-974-2 Grafisk tilrettelæggelse: Caroline Asferg Madsen Omslagslayout: Maija Hejgaard Grafisk produktion: CPI, Tyskland Forsideillustrationer: iStock Korrektur: Mette Fuglsang Jensen
Kopiering fra denne bog eller dele deraf er kun tilladt i overensstemmelse med overenskomst mellem Undervisningsministeriet og Copydan. Enhver anden form for kopiering er uden forlagets skriftlige samtykke forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag i anmeldelser.
Frydenlund Alhambravej 6 DK-1826 Frederiksberg C tlf. 3393 2212 post@frydenlund.dk www.frydenlund.dk Tilmeld dig forlagets nyhedsmail på http://www.frydenlund.dk/nyhedsservice
INDHOLD Forord: Nå det hele.............................................................................. 7 Læg planer, der lykkes.......................................................................... 12 Skab overblik – hurtigt og nemt.......................................................... 26 Gør, gem, eller glem det...................................................................... 44 Prioritér skarpt....................................................................................... 62 Planlæg din tid...................................................................................... 84 Del opgaven op.................................................................................... 100 Sæt fokus på fokus............................................................................... 120 Tag kontrol over indbakken................................................................. 138 Sig af og til nej...................................................................................... 158 Lad op.................................................................................................... 176 Efterskrift: Hold fast.............................................................................. 193 Litteratur og links.................................................................................. 203
be r a v ti
jd
Effek
# e n a sv
8
Tag kontrol over indbakken • Styr din indbakke, lad den for alt i verden ikke styre dig • Tøm din indbakke helt på få minutter • Spar tid ved at udnytte funktionerne i dit mailprogram fuldt ud
Tjekker du mails løbende og mange gange i løbet af dagen? Føler du, at mails er en stressfaktor? Lever du mere eller mindre i din indbakke, når du er på arbejde? Hvis du kan svare ja til et eller flere af de spørgsmål, kan du med fordel optimere din indbakkekontrol. To måneder om året. Så meget tid bruger du på dine e-mails, dvs. på at skrive, besvare og håndtere dine e-mails på arbejdet. Mere præcist bruger vi danskere gennemsnitligt 2,3 timer på arbejdsmails om dagen. Det viser en undersøgelse udført af YouGov for Adobe. Hvis du er gennemsnitlig på det punkt, svarer det til, at du bruger 500 timer om året eller omtrent 65 arbejdsdage. Tænk, hvad du ville kunne nå, hvis du kunne reducere tidsforbruget med bare 10 %. Hvad kunne du bruge tiden til i stedet for? Nå flere spændende projekter? Stresse mindre? Træffe bedre beslutninger? Gå hjem til tiden? Gode e-mailvaner kan både give dig mere tid og bedre overblik. Det handler arbejdsvane # 8 om. Når du har læst kapitlet her, har du metoderne til at spare de 10 % af den tid, du bruger på at holde indbakken i skak, og sandsynligvis mere til. Her er forklaringen: Som tidligere nævnt tager det gennemsnitligt 23 minutter at komme tilbage til en opgave, efter at du er blevet afbrudt af fx en e-mail. Så undgår du den afbrydelse bare én gang om dagen, har du allerede sparet 23 minutter, dvs. 10 % af det gennemsnitlige. Der er en række gode metoder til at begrænse unødigt tidsforbrug med mails. Først og fremmest skal du gå systematisk til værks og arbejde med dine e-mails på en måde, så du sparer tid og undgår stress. Det handler om at adskille det at tjekke og håndtere mails fra det at løse opgaver i mails. Herudover kan mails være vanedannende, så derfor er det en god idé at lave et par leveregler for dig selv, så indbakken bliver din tjener frem for din tyran. Dem får du inspiration til i det her kapitel. Sidst, men ikke
139
mindst er det en fordel at kende de muligheder, du har, for at gøre tingene smartere. E-mail er et fantastisk redskab, som vi skal udnytte optimalt, og i teknologien er der faktisk et ocean af indbyggede muligheder for at få hjælp. Du skal bare vide, hvordan du udnytter dem.
Styr indbakken, og tøm den Når du åbner din indbakke, er der som regel kommet nye mails. Måske får du øje på en, der er vigtig, og går straks i gang med at læse og besvare den. Det er helt naturligt; sådan reagerer de fleste. Problemet er bare, at du risikerer at fortabe dig i den første mail uden at vide, hvad der ellers ligger i mailen. Og mens du er i gang med at besvare den ene mail, tikker flere mails ind, og du risikerer at miste overblikket. Det er meget mere effektivt, at du bevidst styrer indbakken. Tjek først hele indbakken, beslut dig for, hvad der skal ske med de forskellige mails, og først herefter går du i gang med at løse de opgaver, du har modtaget på mail, og besvare de vigtigste mails. Det lyder måske omstændeligt, men det er det faktisk ikke. Formålet er, at du bevarer kontrollen med indbakken, hele tiden har overblik og undgår at stresse og arbejde på det forkerte.
Tjek
140
Beslut
Besvar
Tag stilling, når du åbner en mail første gang Når du modtager en mail, er der flere måder, du kan reagere på. Læser du en mail, selvom du ikke rigtig har tid til at forholde dig til den? Ender du ofte med at åbne en mail, skimme den og så udsætte at gøre noget ved den til senere? Eller printer du en mail ud og lægger den i en bunke, så du kan tage dig af den senere? Hvis du gør, er du også i risiko for at åbne eller forholde dig til den samme mail mange flere gange end nødvendigt, før du tager dig af den. En god regel er at tage stilling til en mail, første gang du åbner den. Det kan du gøre ved hjælp af de 3 G’er – Gøre, Gemme, Glemme-metoden, som du læste om i kapitel 3. Her får du en genopfriskning af metoden, men specifikt tilpasset til håndtering af indbakken. Når du åbner din indbakke og kigger efter nye ulæste mails, skal du gennemgå dem en for en og spørge dig selv: »Kræver denne mail, at jeg skal GØRE noget, eller skal jeg blot læse og GEMME den, eller er den så lidt vigtig, at jeg kan GLEMME den?«
GØRE Kræver mailen, at du skal GØRE noget? Hvis en mail kræver, at du GØR noget, og det bare tager to minutter, så gør det med det samme. Men tager det mere end to minutter, så markér den som en opgave, du skal tage dig af, når du er færdig med at tjekke mail. Brug opgavefunktionen i dit mailprogram (læs mere om flag og stjerner nedenfor).
GEMME Hvis du læser mailen og med det samme kan se, at du ikke skal gøre mere, men at den er god at gemme, så gem den straks i en mappe.
141
GLEMME Nogle af de mails, du modtager, er ikke vigtige, eller i hvert fald ikke nødvendige at gemme, så du kan roligt GLEMME dem, dvs. slette dem. Når du har taget stilling til en mail efter 3G-metoden, skal den flyttes fra indbakken. Du kan sammenligne indbakken med den postkasse, du har ude ved vejen. Den putter du formentlig heller ikke post ind i igen, efter at du har åbnet og sorteret posten. Så inddel dine mails efter, om du hurtigt vil besvare, gemme eller slette dem, eller om de kræver mere tid og derfor skal flyttes til din opgaveliste. Bruger du ikke opgavelisten i dit mailprogram, kan du i stedet flytte de mere tidskrævende mails til en mappe, hvor du kan tage fat på at løse opgaverne i prioriteret rækkefølge, når du har tid. Det er selvfølgelig vigtigt, at du sætter tid af til at løse de opgaver, du har modtaget på mail. Så pas på, du ikke glemmer dem, bare fordi du har flyttet dem til en mappe. Sørg for at sætte tid af hver dag til at læse og løse de opgaver, du har modtaget i indbakken, lige så vel som du skal sætte tid af til at løse andre opgaver. Men husk også, at bare fordi du har fået en opgave via mail, betyder det ikke nødvendigvis, at du skal tage dig af den i dag. Mange mails er bare opgaver, der tilfældigvis landede på dit bord ad den kanal, via mail. De skal prioriteres på lige fod med alle mulige andre opgaver. Når du har gjort 3G-metoden til fast rutine, vil du kunne tømme en indbakke med nye mails på få minutter. Se metoden demonstreret i video 6. Du finder videoerne på 10effektivearbejdsvaner.dk.
142
Tip! Spar endnu mere tid Vil du ikke bruge tid på at flytte mails overhovedet? Så lad i stedet hele molevitten blive i indbakken, og brug funktionen »ULÆST POST«. På den måde ser du kun nyankomne e-mails, samtidig med at du slipper for at flytte og slette mails overhovedet. Metoden kræver meget disciplin, men kan også være meget effektiv. Hovedsagen er, at du undgår at kigge på de samme mails igen og igen og igen.
Hvornår, hvor ofte og hvordan skal du tjekke din mail? Undersøgelser viser, at du kan få noget, der minder om et afhængighedsforhold til din indbakke. Det skyldes, at hjernen får et lille endorfinkick, hver gang du håndterer en mail. At modtage en mail som svar på en afsluttet opgave eller at arkivere mails i mapper føles godt og samtidig beroligende. Samtidig peger undersøgelser også på, at e-mail øger stressniveauet. Hver gang en ny mail, der kræver handling, tikker ind, lyser stresslampen i hjernen op. E-mail beroliger og stresser altså på samme tid. Og det får dig til at prioritere indbakken frem for andre opgaver. At gå ud og ind af indbakken hele tiden stjæler din tid. Derfor skal du vide, hvornår, hvor ofte og hvordan du skal tjekke din mail. Et godt bud er tre gange dagligt, fx kl. 10, kl. 13 og kl. 16. Du kan også have behov for at håndtere din indbakke hver time. Eller sjældnere, fx en gang dagligt. Det afhænger af din jobfunktion. Det vigtige er, at når du tjekker mail, så er det, fordi du har besluttet dig for det og rent faktisk har tiden til at gøre det ordentligt. Gennemgå alt nyt, og tag stilling til hver enkelt mail.
Minimér dine afbrydelser fra mailboksen Bliver du lokket eller afbrudt af notifikationer som fx lyd eller pop op-vinduer på computeren og telefonen, hver gang der kommer en ny mail? Hvis
143
du konstant føler, du er nødt til at tjekke mails, er det svært at fokusere og færdiggøre opgaver. De fleste systemer er sat op, så du selv skal gøre noget aktivt for at minimere og fjerne forstyrrelserne, men det er en rigtig god idé at gøre det. Sofie, der er nyuddannet og arbejder som konsulent og projektleder, oplevede, at hun på få uger blev bragt ud af det røde stressfelt ved at slå alle forstyrrelserne fra. Før sprang hun rundt mellem opgaverne og følte ikke, at hun fik afsluttet noget som helst. Nu, hvor hun tjekker og besvarer mails et par gange om dagen, når tiden er til det, har hverdagen fundet et mere normalt leje. Så slå notifikationer såsom lyde, pop op-beskeder og små ikoner fra på din computer og din smartphone. Det kan du gøre under »indstillinger«. Emilie, der er selvstændig restauratør, oplevede på et tidspunkt, at indbakken stressede hende så meget, at hun vågnede midt om natten og svarede på mails fra telefonen. Først da hun helt fjernede muligheden for at tjekke mail på mobilen, fik hun sin nattesøvn igen.
144
På et minut kan du minimere afbrydelser fra e-mailen, mens du arbejder i indbakken Vil du arbejde uforstyrret, men har brug for adgang til indbakken for at finde og bearbejde mails? Så sæt dit mailprogram i offlinetilstand imens. Så undgår du, at nye mails tikker ind og forstyrrer dit fokus. Når du er færdig med dine opgaver, sætter du mailprogrammet i onlinetilstand igen.
Vedtag nogle enkle e-mailregler Er du for nysgerrig til at lade indbakken være? Tjekker du konstant for at se, om der er nye mails? Og mærker du, at du er småafhængig af den? Vedtag nogle enkle regler for dig selv, og overhold dem. Dorte, der er teamleder i en travl eksportvirksomhed, valgte efter en alt for stresset periode at vedtage reglen »ingen arbejdsmails i weekenden«. En regel, der hjalp Dorte med at koble af og møde op med mere energi om mandagen. Her får du en række forslag til indbakke-leveregler, du kan lade dig inspirere af:
• Jeg tjekker mail tre gange dagligt. • Jeg tjekker ikke arbejdsmails i fritiden. • Jeg lukker min mailboks ned hver dag i 2 x 1 time. • Jeg venter mindst en halv time om morgenen, før jeg tjekker mail. • Jeg tjekker ikke mail, bare fordi der er en pause, fx mellem to aktiviteter. • Jeg venter, til jeg har løst dagens første vigtige opgave, før jeg tjekker mail. • Jeg tjekker ikke mail, mens jeg laver andre ting, fx sidder i møde eller spiser.
145