Skriv og bliv læst by Frydenlund

Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen

Skriv og bliv læst

Frydenlund

Skriv og bliv læst 4. udgave, 1. oplag, 2015 © Forfatterne og Frydenlund ISBN 978-87-7118-383-2 Grafisk tilrettelæggelse: Anette Oelrich Grafisk produktion: Balto Print, Litauen

Kopiering fra denne bog eller dele deraf er kun tilladt i overensstemmelse med overenskomst mellem Undervisningsministeriet og Copydan. Enhver anden form for kopiering er uden forlagets skriftlige samtykke forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag i anmeldelser.

Frydenlund Alhambravej 6 DK-1826 Frederiksberg C tlf. 3393 2212 post@frydenlund.dk www.frydenlund.dk Tilmeld dig forlagets nyhedsmail på http://www.frydenlund.dk/nyhedsservice

Indhold Forord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Sådan læser du bogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1. TAG HENSYN TIL DIN MODTAGER – TI GODE RÅD . . . . . . . . . 12

1. Vis, at din tekst er personlig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2. Gør dig forståelig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3. Vær præcis, når du vælger dine ord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 4. Vær konkret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 5. Del informationerne op . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 6. Tænk på det talte sprog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 7. Din tekst skal hænge sammen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 8. Gør dit sprog levende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 9. Din tekst skal være let at finde rundt i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 10. En fejlfri tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 2. HVORDAN KOMMER DU I GANG MED AT SKRIVE? . . . . . . . . . 42 3. FORSKELLIGE TYPER AF TEKSTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 1. Breve og e-mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 2. Referater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 3. Artikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 4. Læserbreve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 5. Rapporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 6. Pressemeddelelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 7. Ansøgninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 4. SKRIFTLIG ARGUMENTATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 5. SÅDAN SÆTTER DU TEGN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

1. Komma – “det nye” og det traditionelle , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 2. Punktum • . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 3. Semikolon ; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 4. Tankestreg – . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 5. Kolon : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 6. Udråbstegn ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 7. Spørgsmålstegn ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 8. Prikker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 9. Parentes ( ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

10. Bindestreg – . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 11. Anførselstegn “ ” ‘ ’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 12. Apostrof ’ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 6. ORDKLASSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 7. SKRIV UDEN FEJL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 1. Ad eller af? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 2. At eller og? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 3. Bydemåde – ændr, behandl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 4. Der eller som? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 5. E-problemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 6. Enkelt- eller dobbeltkonsonant? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 7. Forkortelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 8. Sin eller hendes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 9. I og jer, vi og os – med flere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 10. Nogen eller nogle? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 11. R-problemer ved udsagnsord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 12. Skal det i ét ord? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 13. Store og små bogstaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 14. T-problemer ved biord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 15. At læse korrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 16. Korrekturtegn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 8. LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 9. DANSK TIL DEBAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 1. Hvem bestemmer, hvad der er rigtigt og forkert dansk? . . . . . . 245 2. Stillingsbetegnelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 3. Engelske ord i dansk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 4. Det politisk korrekte sprog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 5. Fortids-s’er til at betegne datid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 6. Sin eller hans? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 7. Sin eller deres? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 8. Risiko eller chance? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 9. Skriver man bolle-å eller aa i egennavne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 LITTERATUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 STIKORDSREGISTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Forord

Skriv og bliv læst henvender sig til alle, der skriver professionelle tekster på jobbet, fx kundebreve, referater, e-mails, rapporter, notater, pressemeddelelser osv. Bogen henvender sig derfor ikke til folk med bestemte uddannelser eller bestemte job. Den er skrevet i et letforståeligt sprog, så den kan læses af alle. En del har glemt, hvad de lærte i skolen om at skrive godt. Endnu flere har aldrig rigtigt lært, hvordan man skriver godt – altså hvordan man skriver enkelt og præcist, så modtageren forstår budskabet med det samme. Og det vil vi gerne råde bod på med denne bog. Bogen er dels en opslagsbog, som du kan have stående på kontoret og bruge i din hverdag, dels en bog som giver dig et billede af, hvordan man skriver i dag. Naturligvis er bogen ikke udtømmende. Vi har derimod vurderet, hvad der er vigtigst at vide inden for hvert enkelt område – hvad enten det drejer sig om det nye komma, det engelske sprogs indflydelse på dansk eller retskrivningsregler. Vores vurdering bygger på de erfaringer, vi har fra vores mange skrive- og tegnsætningskurser. De områder, vi har valgt at beskrive i denne bog, er områder, der volder de fleste mennesker problemer, når de skal skrive en tekst. Vi har bevidst valgt at have mange eksempler og øvelser i bogen – da det er den bedste måde at lære noget nyt på. Sæt sproget i fokus

De fleste firmaer vælger i dag at bruge meget store summer på reklame og marketing over for potentielle kunder, men glemmer til gengæld, hvor vigtigt det er at skrive i et enkelt og præcist sprog til dem, der allerede er virksomhedens kunder. Mange firmaer er dog efterhånden blevet mere bevidste om, at det kan betale sig at skrive til kunderne i et sprog, de forstår. Sproget er et vigtigt konkurrenceparameter og bør derfor sættes i fokus af flere grunde. Internt er det vigtigt, fordi medarbejderne skal kunne kommunikere hurtigt og problemfrit med hinanden. Det er med til at skabe en god arbejdsplads, hvor man kan tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere. Eksternt er det vigtigt, at kunderne forstår, hvad man skriver til dem, første gang, de læser teksten, og derved føler, at de bliver taget alvorligt.

Sproget kan sættes i fokus på mange forskellige måder, blandt andet via sprogprojekter, skrivemanualer og kurser i skriftlig kommunikation. Uanset hvordan man vælger at gribe sagen an, skal det gøres med stor omtanke og pædagogisk indsigt. Når man ønsker at ændre andres måde at formulere sig på, bliver det nemlig let opfattet som noget meget personligt. Det kan derfor være en god idé at benytte eksterne sprogkonsulenter, som ud over den pædagogiske indsigt og sproglige ekspertise har den fordel, at de ikke er inde i det specifikke fagområde. Derved får man luget ud i de indforståede fagtermer, som kunden tit har svært ved at forstå. En ting er sikkert – alle kan blive bedre til at formulere sig. Vi håber, at bogen vil give dig nye og bedre skrivevaner, som vil gøre dig mere effektiv som afsender, og som samtidig vil gøre det sjovere at skrive. Tak

Vi vil gerne sige tak til de mennesker, der har hjulpet os med bogen. Lektor ved Institut for Nordiske Studier og Sprogvidenskab Nina Møller Andersen har bidraget med konstruktiv kritik til indholdet. Søren Beukel Bak, Tove Søndergaard Bak og Inger Glerup har – som altid – været en uundværlig hjælp i arbejdet med at læse korrektur. Endelig siger vi tak til vores praktikant Bjarke Kristensen fra Københavns Universitet for gode og konstruktive input. Ellen Bak Åndahl og Susanne Nonboe Jacobsen Januar 2015

Sådan læser du bogen

Det er vigtigt, at du tager hensyn til din modtager, når du skriver. Hvis ikke du tager hensyn, risikerer du, at modtageren slet ikke læser det, du skriver, og det er jo ikke det, der er meningen. Meningen med kommunikation er netop, at din modtager læser og forstår det, du skriver. Og endnu vigtigere: at hun gør det, du beder hende om. Derfor er det vores håb, at du vil læse kapitel 1 grundigt, da det er bogens fundament. Herefter er det op til dig og dit behov, hvor du vil dykke ned i bogen. For at gøre det lettere vil vi kort fortælle lidt om hvert kapitel: Kapitel 1

Tag hensyn til din modtager – ti gode råd – Her kan du læse om, hvilke ord du skal vælge for at skrive godt, og hvilke ord du skal undgå. Kapitel 2

Hvordan kommer du i gang med at skrive? – Læs her om, hvordan du undgår angsten for det hvide papir, hvordan du får begyndt, og hvordan du kommer videre. Kapitel 3

Forskellige typer af tekster – Vejledning i hvordan du skriver breve og e-mails, referater, artikler, læserbreve, rapporter, pressemeddelelser og ansøgninger. Kapitel 4

Skriftlig argumentation – Bliv bevidst om, hvad argumentation er, og hvordan du argumenterer, når du skriver. Det er også vigtigt, at du kan gennemskue andres argumenter. Kapitel 5

Sådan sætter du tegn – Sætter du kommaer, som vinden blæser, og har du svært ved at få punktummerne op af lommen? Hvis du sætter for mange tegn

forkert, risikerer du, at modtageren fokuserer mere på fejlene end på indholdet! Vi gennemgår, hvordan du sætter de mest almindelige tegn. Kapitel 6

Ordklasser – En oversigt over hvordan ord deles op i ordklasser, og hvilke tider vi bruger på dansk. Er du interesseret i at lære noget om grammatik, får du her en kort og enkel gennemgang. Kapitel 7

Skriv uden fejl – Her kan du læse om de mest almindelige fejl på dansk. Skriver man fx indenfor eller inden for, selvom eller selv om? Hvad er rigtigt: jer eller Jer, punktumer eller punktummer? Der er også et afsnit om, hvordan du læser korrektur. Kapitel 8

Layout – Din tekst skal se godt ud, så modtageren får lyst til at læse den. Vær bevidst om, hvordan du bruger overskrifter, marginer, illustrationer og skrifttyper. Kapitel 9

Dansk til debat – I dette kapitel kan du læse om forskellige områder, vi danskere ofte ynder at diskutere. “Sproget er i forfald”, er en vending, der ofte bruges i den danske sprogdebat. Nogle frygter fx, at det danske sprog er ved at uddø, fordi de mener, at vi bliver oversvømmet af engelske ord. Desuden er der opstået et nyt begreb i sprogdebatten, nemlig det politisk korrekte sprog. Vi kommer også ind på nye stillingsbetegnelser; en skraldemand er nu blevet til en renovationsarbejder, ligesom en sælger i dag hedder en account manager. Øvelser og eksempler

Vi har bevidst valgt at fylde bogen med mange eksempler og øvelser, fordi vi mener, det er den bedste måde at lære noget nyt på. Det er derfor meningen, at du skal lave øvelserne, efterhånden som du kommer til dem. Vi har også lavet løsningsforslag, som du finder bagerst i hvert kapitel. Vi mener, det er altafgørende, at der er løsninger til øvelserne – alt for ofte ser vi lærebøger med øvelser uden løsninger, og så mister øvelserne en stor del af deres værdi. Eksemplerne er enten autentiske tekster, eller også er det eksempler, vi selv har opfundet. Derfor er det helt tilfældigt, om der er brugt du eller De i eksemplerne.

Kommaer

I denne udgave har vi sat grammatisk komma. Det, der i dag ogsĂĽ kaldes traditionelt komma eller start- og slutkomma. Litteraturliste

Bagerst i bogen finder du en samlet litteraturliste for alle kapitler. Her kan du se, hvilke bĂ¸ger vi har haft glĂŚde af i vores arbejde med denne bog.

Tag hensyn til din modtager – ti gode råd Dette kapitel er bogens fundament. Kapitlet er bygget op i ti afsnit – ti gode råd. Hvert enkelt råd sætter fokus på et område, som du skal være opmærksom på, når du skriver. Inden vi går i dybden med de forskellige råd, får du en kort oversigt over, hvad de ti råd indeholder.

1. Vis, at din tekst er personlig. Brug personord, brug aktiv form, skriv venligt og imødekommende. 2. Gør dig forståelig. Brug ord, som din modtager kender godt, og er du i tvivl, så forklar dine ord og udtryk. Pas på med fremmedord og fagudtryk. I dette afsnit kan du teste din forståelse af forskellige fremmedord. 3. Vær præcis, når du vælger dine ord. Brug hv-tjekord for at sikre dig, at du får alle væsentlige oplysninger med. Undgå tvetydige ord, og vær opmærksom på præcisionsgraden i dit ordvalg. 4. Vær konkret. Pas på med abstrakte ord og sætningsord. Vi introducerer blandt andet “abstraktionsstigen”. 5. Del informationerne op. Skriv om én ting ad gangen, sæt punktum, pas på med indskudte sætninger, og opløs sammensatte ord. 6. Tænk på det talte sprog. Brug dit talesprog som udgangspunkt for din tekst. Undgå ord, som du absolut ikke vil bruge, når du taler; de ord kalder man også for papirklichéer. Læs teksten højt for at høre, om den flyder. 7. Din tekst skal hænge sammen. Undgå telegramstil, og vær opmærksom på at bruge forbinderord. 8. Gør dit sprog levende. “Don’t tell it – show it”, det vil sige: Lad være med blot at fortælle, hvad der sker – vis det. Brug eksempler og sammenligninger. 9. Din tekst skal være let at finde rundt i. Brug overskrifter, afsnit og punktopstillinger. 10. En fejlfri tekst. Sprogfejl og tegnsætningsfejl må ikke forstyrre læseren som støj på linjen. Få nogen til at læse din tekst igennem.

1. Vis, at din tekst er personlig At skrive personligt betyder naturligvis ikke, at du skal skrive et forretningsbrev til direktør Viggo Hansen på samme måde, som du skriver et privat brev eller en e-mail til din mormor på 89 år. Du skal altså ikke skrive faglige breve og andre tekster på samme måde, som du skriver til familie og venner. Derimod gør du din tekst personlig ved at bruge per-

sonord som vi, jeg, du og De og ved at være venlig og bruge aktiv form – det kommer vi tilbage til om lidt. Det er vigtigt, at du viser, at der er mennesker i begge ender af kommunikationen – også selvom kommunikationen foregår mellem firmaer eller organisationer. Det er derfor en god idé at fylde dine fagtekster med personer og handlinger, da dette er med til at gøre dine tekster personlige. Det er fx ikke hensigtsmæssigt at skrive: Hoslagt fremsendes hermed blanket til udfyldelse. Nogle bruger stadig udtrykket hoslagt, men hvor mange kan egentlig forklare, hvad det betyder? Betyder det, at blanketterne ligger hos afsenderen? Og hvis blanketterne ligger hos afsenderen, hvorfor sender de dem så? Eller betyder det, at blanketterne ligger hos modtageren? Og skal det så forstås, som om blanketterne er med i kuverten nu, eller som om de er sendt tidligere? Det er et udtryk, som meget let kan misforstås! Derfor er det bedre at skrive: Vi sender her en blanket, som vi beder dig udfylde. Nu kan læseren se, hvem der sender blanketten, og hvem der skal udfylde den. Nu er både afsenderen (vi) og modtageren (dig) nemlig blevet synlige i sætningen. Selvom du måske arbejder for et stort firma og skriver til et andet stort firma, er du jo stadig én person, der skriver til én anden person. Der er altså stadig personer i begge ender af kommunikationen. Brug personord som vi, jeg, du og De

Husk at bruge personord i dine tekster. Det er vigtigt, at du vælger de mest hensigtsmæssige personord. Brug vi i stedet for man, og brug vi i stedet for navnet på det firma, du repræsenterer. Skriv fx ikke: Man har besluttet at indkræve det resterende beløb via næste løn. Det lyder mere personligt, hvis du skriver: Vi har besluttet at trække det resterende beløb fra din næste løn. Hvis du bruger navnet på det firma eller på den organisation, du skriver til i stedet for personord som: jer, dig og du, kan det let komme til at virke køligt og upersonligt. Hør fx denne sætning: Forsikringsselskabet Sikker Fremtid sender her en bestillingsblanket til Hurtige Cykler A/S.

Her er det bedre at skrive: Vi sender her en bestillingsblanket til jer. Det er også bedre at skrive jeg i stedet for undertegnede. Men du skal være meget opmærksom på kun at bruge jeg, når du skriver helt på egne vegne. Skriv fx ikke: Spørgsmål kan rettes til undertegnede. Det er bedre at skrive: Du er velkommen til at ringe til mig, hvis du har spørgsmål.

Hvis du fx har skrevet en rapport alene, må du gerne skrive jeg, men har du været med til at skrive rapporten i en gruppe, skal du skrive vi, så det ikke lyder, som om du har været ene om at skrive den. Du kan normalt være dus, det vil sige bruge personordet du, når du skriver til enkeltpersoner, som du også ville sige du til i en samtale. Om du skal skrive du eller De til kunden, afhænger dog meget af, hvordan I plejer at gøre på dit arbejde. Der ligger ofte en firmabeslutning bag ved dette spørgsmål. Det er desuden meget vigtigt, at du husker at være konsekvent i den måde, du bruger personord på. Altså brug det samme personord hele vejen igennem et brev. Du skal ikke først skrive De og så senere du i det samme brev. I dag er det mest almindeligt at være dus, når man skriver til andre firmaer, organisationer eller institutioner. Du kan også tiltale modtageren med personordet I. Men det forudsætter en ret uformel tone og et godt kendskab til firmaet i forvejen – ligesom når du bruger du-form. Det kan fx være i en uformel afslutning som den her: Har I spørgsmål, er I meget velkomne til at ringe eller skrive til os.

Her følger et eksempel på upersonligt sprog, så du kan se, hvad du skal undgå: Hermed er det besluttet, at ordningen kun kan benyttes efter særlig aftale.

Hvad står der egentlig? Vi prøver lige at sætte nogle personer ind. Og så sker der noget: Vi har besluttet, at ordningen kun kan benyttes af medlemmer, der har en særlig aftale med bestyrelsen.

At skrive personligt betyder også, at du skal huske personerne. Hvis din tekst handler om personer, så sørg for at få navnene med. Hvis du fx skal sende en intern meddelelse rundt i firmaet om næste personalefest, så lad være med at skrive: MT fra P2 og JK fra M3 står for valg af menu til den næste personalefest. Det er lettere at forstå meddelelsen, hvis du skriver: Mette Thomsen fra personaleafdelingen og Jens Knudsen fra marketingafdelingen står for valg af menu til den næste personalefest.

I større firmaer er det meget almindeligt at benytte forkortelser for både personnavne og afdelinger. Men tænk alligevel på, om du ikke kan skrive navnene fuldt ud, da det for mange ansatte og især nyansatte næsten er umuligt at huske alle disse forkortelser udenad. Endnu værre er det, når den slags forkortelser står i breve, der bliver sendt ud af huset. Vær venlig og imødekommende

Medmindre der er grund til andet, så prøv at skrive venligt og imødekommende, så du skaber en god atmosfære i din tekst. Du kan sagtens skrive både rykkere og afslag i en venlig tone. De fleste mennesker har nemlig meget svært ved at afvise eller modstå venlighed. Hvis du er venlig, kan du lettere få modtageren til at handle, som du ønsker. Men venlighed er altså ikke lig med at bruge ordet venligst! En formulering som: Vi beder dig venligst sende blanketten retur inden 14 dage, lyder ikke særlig venligt i de fleste menneskers ører. Eller: Vil du venligst kontakte mig en af de nærmeste dage? Det lyder næsten som en trussel. Det kan være svært at skrive i en venlig tone, når man skal skrive en tekst, der på forhånd ikke har et venligt ærinde, fx rykkere. Her kommer et eksempel på en rykker, der ikke er særlig venlig. Det er en rykker, som nogle af os nok kender: Da ovennævnte tidligere pålagte parkeringsafgift ikke ses at være betalt, bedes beløbet indbetalt inden ti dage.

Det er en helt almindelig lidt stift formuleret rykker fra det offentlige. Den er hverken venlig eller imødekommende, og den får bestemt ikke modtageren til at styrte ned på posthuset med det samme! Næste eksempel viser en rykker, der er mere venlig: Vi kan se, at viviser endnu har modtaget ovenstående Næste eksempel enikke rykker, der er mere venlig: saldo som forfaldt den 5. i denne måned. Vi går ud fra, at dette skyldes en forglemmelse fra din side. Du kan derfor stadig nå at undgå unødige gebyrer ved at indbetale beløbet i morgen. Du bør være opmærksom på, at manglende betalinger kan betyde forringede brugsmuligheder med kortet. Har du allerede betalt, bedes du venligst se bort fra dette brev.

Men det kan godt lade sig gøre både at være venlig og have humoristisk sans, når man skriver rykkere. Denne rykker er fra et autoværksted:

Kære kunde Vi har ledt overalt – under borde og bænke og oven i købet i bilerne, men vi har ikke kunnet finde din indbetaling på 2.000,00 kr. Vi regner med, at det er en forglemmelse fra din side, og at pengene er på vej. Hvis du har indbetalt pengene inden for de seneste tre dage, beder vi dig se bort fra dette brev. Venlig hilsen Autoværkstedet xxx

Autoværkstedet, der skriver sådan i sine rykkere, får ikke bare sine penge ind med rykkeren, de får rent faktisk også en del sjove tilbagemeldinger fra kunderne, har de fortalt os. Som fx dette kundesvar: Jamen, I leder da også de helt forkerte steder. Kan I ikke lede på netbankkontoen i stedet – om et par dage? Skriv aktivt

Ud over at bruge personord og være venlig skal du også skrive i en aktiv form for at skrive personligt. Hvad er så aktiv form? Det er det modsatte af passiv form. Her er et eksempel, der forklarer, hvad det betyder at skrive i aktiv og i passiv form. Regnskabschefen præsenterer årsregnskabet – udsagnsordet præsenterer er i aktiv form. Hvis der derimod havde stået Årsregnskabet præsenteres, har vi den passive form. Aktiv form gør teksten mere personlig – her kan man se, hvem der gør noget, mens den passive form har den kedelige virkning, at den slører, hvem der handler. Du kan altså se, hvem der udfører en handling i en almindelig sætning med grundled og udsagnsled, når du bruger aktiv form. Fx: Regnskabschefen præsenterer årsregnskabet. x o

Men skriver du i passiv form: Årsregnskabet præsenteres, eller Årsregnskabet bliver præsenteret, aner modtageren ikke, hvem der skal præsentere årsregnskabet. Du kan også sagtens skrive sætninger, hvor du helt undlader at skrive, hvem din sætning henvender sig til. Her er et eksempel mere: Det skal foreslås, at rygning i fremtiden forbydes. Hvem foreslår, at rygning skal forbydes, og hvem er det, som ikke må ryge i fremtiden? Sætningen er helt upersonlig og meget generel og abstrakt. Vi anbefaler bestemt ikke, at du skriver så upersonlige sætninger. Det er ikke hensigtsmæssigt. Hvis du ønsker, at modtageren skal handle på en bestemt måde, så må du skrive aktivt, og så kan

sætningen om rygning fx se sådan ud: Uddannelsesgruppen foreslår, at vi forbyder rygning for gruppens medlemmer ved fremtidige møder. Et andet eksempel på en meget abstrakt og upersonlig sætning er den, man finder på mange husmure: Cykler fjernes uden ansvar!

Hvem fjerner cyklerne, og hvem tilhører de cykler, der skal fjernes? Udsagnsordet fjernes ender på -s, og så kaldes det for en s-passiv. Hvis du bruger udsagnsord i passiv form, altså udsagnsord der ender på -s, gør du det svært for din modtager. Men hvis du i stedet for vælger at skrive: Cykler bliver fjernet uden ansvar!, er du lige vidt. Her kan man stadig ikke se, hvem der fjerner cyklerne, og hvem der ejer cyklerne. Bøjningsformen bliver fjernet er ikke en s-passiv, der er jo ikke noget -s på, men det er stadig en passiv form, og den hedder blive-passiv. Vi anbefaler, at du er meget varsom med at bruge udsagnsord i s-passiv eller blive-passiv, da de gør sproget meget upersonligt. Prøv altid at skrive så aktivt og personligt som muligt: Hvis du er glad for din cykel, skal du ikke parkere den foran vinduet her. Cyklen vil blive fjernet af vores vicevært og flyttet længere ned ad gaden. ØVELSE

Skriv sætningerne om, så de passive udsagnsord bliver aktive. Løsningsforslag finder du bagerst i dette kapitel. 1. Der påtænkes en udbygning af kontorgang B. 2. Hermed modregnes det skyldige beløb. 3. Hvis problemerne fortsætter, kræves der indgriben.

2. Gør dig forståelig Det er en god idé at bruge ord, som din modtager kender, hvis du vil skrive forståeligt. Hvis du vælger at bruge ord, som du ikke er sikker på, at din modtager kender, så skal du forklare dem. Hvad er det så for nogle ord, der kan være vanskelige at forstå? Det kan være svære ord, fagudtryk, fremmedord og engelske låneord.