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L’essentiel
Nouveautés du formulaire juridique : modernisation et simplification des formulaires juridiques
Le Droit de la famille au coeur de nos préoccupations La refonte des Droits de succession
CréAct : la bible personnalisée Le service d’actes particuliers Le contrat d’accompagnement
LA LETTRE D’INFORMATION DES NOTAIRES
ÉDITO
IS0 9001
Édition Novembre 2014
L’essentiel
Crédit Photo : @Edouard Hannoteaux
Quels que soient les aléas et difficultés de la vie professionnelle, l’essentiel est de délivrer un travail de qualité. Cela fait tellement partie de la culture de GenApi que nous avons occulté les allégations injustes pour rester concentrés sur ce qui vous est vraiment utile pour bien servir vos clients. Nos enquêtes montrent que la signature électronique des actes permet d’avoir une relation privilégiée avec vos clients et un gain de productivité. Mais la lisibilité et la clarté des actes sont aussi indispensables pour garantir transparence et compréhension. C’est pourquoi nos équipes juridiques livrent à un rythme soutenu des actes « revisités » qui, nous l’espérons, seront appréciés par vous et vos clients. Cette GenApi infos synthétise les actions en cours et à venir sur le plan juridique. Vos bien dévoués partenaires, Jean-Luc Boixel et Philippe Rivière Directeur Général et Président Directeur Général
Dossier Spécial : Formulaire Juridique L’Acte Authentique Électronique (AAE) modifie les usages de votre profession. Pour améliorer la lecture et la compréhension de l’acte auprès des signataires, GenApi et son Service Juridique ont effectué, depuis plusieurs mois, un travail de refonte du logiciel iNot Actes. Cette GenApi infos vous présente, plus en détail, l’intégralité des travaux effectués ainsi que les projets à venir.
Lecture facilitée des actes Modernisation de la présentation des actes : Afin d’optimiser la perception des actes à l’écran, notre Service Juridique a entamé un travail de réflexion sur la mise en forme des contenus : • Modification des feuilles de styles. • Harmonisation des polices et des attributs de caractères... Ce travail de mise en forme est actuellement en phase de pilotage chez certains de vos confrères.
Reformulation et simplification du rédactionnel, dans le respect des contraintes juridiques : • •
Suppression des terminologies vieillissantes. Utilisation de phrases plus courtes en favorisant l’utilisation de puces et d’énumérations.
Zoom technique : le nouveau format d’enregistrement WordML Afin d’alléger le poids des fichiers Word contenus dans le formulaire juridique, nous avons opté pour un nouveau format de données améliorant : La réactivité : un accès optimisé au signet (22% plus rapide). La performance : un gain de place supplémentaire sur votre disque dur grâce à ce système de compression des fichiers de bible.
Rédaction et accès aux modifications Simplification des contenus pour faciliter le travail de rédaction Des travaux sur les actes courants ont été menés pour simplifier et diminuer le nombre de choix de trame : • Homogénéisation du rédactionnel et des choix de trame entre les 33 actes avant-contrats et ventes dédiées. • Mutualisation et regroupement d’actes par thème pour gagner en cohérence (exemples : actes d’échange, ventes par commune, etc.).
Mise en évidence des modifications rédactionnelles : Suite aux mises à jour de bible, les modifications effectuées dans les actes sont rapidement visibles depuis l’acte en cours de rédaction via : • Le surlignage des textes ajoutés ou modifiés. • L’ajout de commentaires précisant l’origine de ces changements (par exemple : évolutions législatives, fiscales, doctrinales ou jurisprudentielles).
Accessibilité des actes : L’intégration d’un moteur de recherche dans la trame permet un accès immédiat au choix de trame recherché.
Évolutions à venir Pour mieux vous accompagner, nous continuons de travailler au quotidien sur l’évolution de nos produits. Un nouvel outil : le clausier Dans un objectif de gain de productivité, vous disposerez prochainement d’un nouvel outil d’administration et de gestion de vos clauses personnalisées. Vous pourrez ainsi : • Centraliser les clauses de l’étude . • Organiser librement les clauses (les filtrer par thème, notaire et/ou utilisateur). • Accéder directement aux choix des clauses depuis l’acte en cours de rédaction.
Automatisation des actes Dès 2015, les informations saisies dans la fiche d’immeuble (effet relatif, règlement de copropriété, modificatif, etc.) redescendront automatiquement dans vos actes en diminuant les choix de trame sélectionnés. Cet allégement de la trame apportera un gain de productivité mais également de sécurité en évitant les erreurs de saisie.
Simplification et modernisation des courriers Les travaux de modernisation qui ont été entrepris dans les actes s’étendent également aux courriers. De plus, une nouvelle fonctionnalité vous permet de définir en amont le choix du signataire pour l’intégrer automatiquement dans les courriers.
Notre challenge face aux réformes Notre réactivité juridique et notre technologie nous permettent de répondre rapidement aux nouvelles réformes (ALUR, PINEL, HAMON); lois d’avenir sur l’agriculture et sur l’économie sociale et solidaire.
Le Droit de la famille au cœur de nos préoccupations Notre équipe dédiée en collaboration avec l’ensemble des services GenApi vous offre plus de réponses sur les cas que vous pouvez rencontrer, notamment dans les déclarations de succession.
La refonte des Droits de succession L’écoute clients nous a permis de prendre en compte tous vos retours sur les nouveaux actes de succession, indispensables à la télé-publication des attestations de propriétés. Depuis un an, nous avons entamé un chantier sur tous les actes de succession afin de : • Faciliter la sélection des choix des actes : une trentaine d’actes ont ainsi été mutualisés permettant de gérer tous les cas en seulement quelques actes. • Améliorer les automatismes, afin que la trame s’adapte de manière dynamique au contexte, en évitant ainsi de surcharger les trames. • Simplifier le rédactionnel des clauses.
Des services pour vous accompagner au quotidien
CréAct est l’outil qui vous permet de créer et administrer des formulaires qui deviendront la marque de votre étude. C’est l’outil utilisé également par le service d’actes particuliers pour vos demandes ponctuelles. Il permet de : Créer des actes et des courriers de façon à agrémenter la bible de votre étude. Composer simplement vos actes et courriers à partir des trames GenApi dupliquées. Mettre en place des choix de trame en fonction de vos impératifs. Adapter vos actes en tenant compte de vos spécificités régionales ou de vos choix juridiques.
Le service d’acte particulier Pour vos demandes ponctuelles, notre équipe dédiée réalise vos actes conformément aux besoins de l’étude.
Vérifier la validité Télé@ctes ; cette fonction a été mise en place afin de contrôler que l’acte créé soit bien téléactable.
Le Contrat d’accompagnement : la réponse adaptée à vos objectifs
Votre modèle est livré avec les sous-produits de votre choix (courriers, procurations, attestations, etc.) et vous garantit :
GenApi vous accompagne dans vos évolutions technologiques depuis plus de 26 ans. Ces évolutions engendrent des modifications profondes sur vos méthodes de travail.
La sécurité juridique du contenu : la matrice de l’acte est définitive et ne nécessite pas de modification.
Le contrat d’accompagnement vous permet de mettre en place un plan d’action personnalisé dans le respect de vos attentes.
Un gain de temps considérable : • Vos actes sont uniformisés pour tous les rédacteurs de l’étude avec des choix de trame définis selon vos demandes. •
Les actes qui rentrent dans le cadre de Télé@ctes sont livrés dans un format télépubliable comprenant l’acte, les attestations (avec et sans prix), l’extrait d’acte, le répertoire et le courrier de notification.
Véritables professionnels du notariat, nos consultants formateurs vous accompagnent au quotidien dans : La formation ciblée pour parfaire vos connaissances informatiques sur nos logiciels. L’adaptation des formulaires juridiques et la réalisation des modèles d’actes particuliers. L’accompagnement au travers de conseils «métiers» et « pratiques » pour optimiser vos méthodes de travail et renforcer vos compétences.
Z.A.C. Aéroport - 125 impasse Adam Smith - 34 470 Pérols Tél. : 04 67 15 97 40 - Fax : 04 67 20 02 65 contact@genapi.fr - www.genapi.fr
La GenApi infos® est un bulletin d’informations de la société GenApi • Directeur de publication : Philippe Rivière - Directeur de la rédaction : Jean-Luc Boixel - Rédactrice en chef : Charlotte Benoit
CréAct : la bible personnalisée