LA LETTRE D’INFORMATION DES NOTAIRES
FÉVRIER 2013
Edito
Chers clients, Vos confrères que nous avons interrogés ne voient finalement que des avantages pour leur étude au passage à l’Acte Authentique Électronique : la numérisation des pièces permet une meilleure préparation du dossier, le rédacteur retrouve plus rapidement une pièce électronique et bénéficie d’un bureau sans papier, les rendez-vous sont axés essentiellement sur le conseil et l’assistance, les coûts de production et d’archivage baissent de façon sensible. Tous ces atouts s’apparentent à un plébiscite pour la signature électronique. Dans les faits les obstacles sont finalement peu nombreux, mais comme pour Télé@ctes l’implication du notaire maître d’œuvre est indispensable. De notre côté nous rassemblons vos remarques lors de réunions avec les notaires utilisateurs de l’AAE pour parfaire la fluidité de la cérémonie de signature électronique. Mais il semble se confirmer que la solution iNot AAE est très bien née. En effet, son intégration dans iNot Actes vous offre une solution globale et vraiment pratique au quotidien. Enfin notre service hotline dédié sur l’AAE, en vous assistant jusqu’à 20 heures lors de vos rendez-vous tardifs, est l’atout sécurité du dispositif pour réussir la mise en place de la signature électronique dans votre étude. Bien cordialement,
Au sommaire Jean-Luc Boixel, Directeur Général de GenApi
Philippe Rivière, Président Directeur Général de GenApi
Dossier spécial Acte Authentique Électronique : • Mise en place administrative • Organisation de l’étude • Équipement de votre salle de signature • Témoignage de Me Mineo
Dossier spécial
l’AAE
> > > > > > > > > > > > > > > > > > Entrez dans la modernité ! La mise en place de l’Acte Authentique Électronique en votre étude vous offrira un gain de temps lors de la cérémonie de signature et réduira considérablement les coûts de production d’un acte. Cette nouvelle façon de procéder nécessite cependant quelques aménagements. Ce dossier a pour but de vous guider dans la mise en place de l’AAE au sein de votre étude.
Mise en place administrative Contactez le service de l’ADSN micen@notaires.fr pour qu’il vous guide dans toutes les démarches préparatoires. Côté logiciel il faut souscrire à l’offre iNot AAE disponible avec le logiciel iNot Actes en contactant le service devis@genapi.fr.
Témoignage de Céline Ayoul Chef de produit iNot Actes chez GenApi, diplômée notaire.
« Véritable avancée technologique, l’AAE est un gage de modernité pour les clients de l’étude. Le passage à l’AAE représente un véritable gain en terme d’image. Les avantages sont nombreux : économie de papier, gain de temps dans les recherches des minutes et des pièces du dossier, gain de place et sécurité renforcée. Le passage au support électronique dégage du temps au notaire pour le dialogue avec ses clients et le conseil. L’AAE apporte une plus grande sécurité juridique et technique à l’acte notarié et assure une meilleure interopérabilité des notaires entre eux et des notaires avec leurs partenaires professionnels. »
Votre phase d’apprentissage débutera par une formation dispensée par un des formateurs de GenApi, vous permettant de maitriser la numérisation des annexes, la cérémonie de signature électronique et le dépôt au MICEN depuis votre logiciel de rédaction d’actes iNot Actes. Cette formation est habilitée par le CSN dans le cadre de la formation continue des notaires. Après avoir effectué 15 dépôts d’actes dans un environnement de formation avec ou sans client, vous passerez ensuite à la phase de production en réel.
Organisation de l’étude iNot Actes a été conçu pour la dématérialisation du dossier et vous offre de multiples possibilités de rangement de vos annexes. Pour cela l’étude doit être équipée d’un outil de numérisation efficace et adapté à la configuration et aux méthodes de travail de l’étude. GenApi vous propose différentes solutions pour optimiser la constitution du dossier numérique. La gestion des e-documents dans iNot Actes permet de ranger les documents en deux temps : après numérisation les documents sont centralisés pour être rangés par l’utilisateur dans les dossiers des clients. Le classement automatique, grâce aux étiquettes 2D, permet aux collaborateurs de gagner du temps dans le rangement de la pièce. La reconnaissance de ce code unique permet le rangement instantané dans les dossiers. Le rangement peut aussi s’opérer depuis le copieur numériseur grâce à un connecteur. Les documents sont classés dans le dossier, dans les fiches clients, dans les fiches immeubles et dans le projet AAE. Enfin il est conseillé aussi de s’équiper d’un scanner relié au poste informatique qui servira lors de la cérémonie de signature pour appeler la numérisation et le rangement d’une pièce directement depuis le dossier iNot Actes. La gestion des annexes de dernière minute est ainsi facilitée.
Le vidéo-projecteur grand angle Optoma, s’installe facilement.
Équipement de votre salle de signature Pour animer votre cérémonie de signature et notamment pour lire et présenter l’acte à vos clients, le choix du matériel dépend de l’organisation de vos locaux. GenApi vous propose différentes solutions pour équiper votre salle de signature. Pour présenter l’acte à vos clients lors du rendez-vous de signature, vous pouvez opter pour une projection sur un mur blanc à l’aide d’un vidéo-projecteur, d’un écran de télévision ou d’ordinateur pour les salles plus petites. Nous avons sélectionné pour nos clients un vidéo-projecteur Optoma grand angle permettant de projeter des images de grande taille en haute définition et à une très courte distance. Ce projecteur possède une touche «silence». Concernant le recueil des signatures des parties, GenApi vous propose une ardoise tactile WACOM. Légère et simple d’utilisation elle est reliée à votre poste par port USB. Nous sommes en cours d’agrément pour un poste de signature de type tablette PC sans fil. La tablette PC est à la fois un ordinateur portable traditionnel et une tablette électronique tactile utilisable avec un stylet. Vos clients pourront signer directement en bas de l’acte sur l’écran.
Scanner personnel Pour répondre notamment à la problématique des annexes de dernière minute, GenApi a sélectionné un scanner HP qui peut-être relié au poste de signature. Rapide et efficace, il permettra de scanner et rattacher le document à iNot Actes.
Tablette PC sans fil
Tablette tactile WACOM
Témoignage de Me Mineo Étude SERPINET, MINEO, RICHY
Située en Isère, cette étude de 70 collaborateurs a lancé la signature électronique au 1er novembre 2012. Plus de 350 actes électroniques ont déjà été signés entre novembre et décembre 2012. Aujourd’hui dans cette étude la totalité des actes sont signés électroniquement.
Oui très fortement. En effet depuis cette mise en place, le taux de non conformité a été divisé par 4. De plus l’AAE renforce l’authenticité des actes signés. On se rend compte que cette nouveauté a tendance à nous faire produire des actes authentiques plutôt que sous seing privé. Nous signons par exemple des promesses de vente plutôt que des compromis. Vos collaborateurs ont-ils été séduits par ce projet ?
Bien qu’ils aient tous été séduits par le projet, il change tout de même leurs habitudes de travail notamment en ce qui concerne la phase de numérisation supplémentaire avant la signature du projet. Il a donc fallu dans un premier temps les inciter à l’adopter. Mais ils s’aperçoivent aujourd’hui que leur travail est de meilleure qualité car cette phase les oblige à une vérification des pièces préalables bien en amont de la rédaction d’actes. Les collaborateurs rédacteurs ne travaillent plus sur un dossier papier mais sur des éléments électroniques. Sachant qu’ils passent 50% de leur temps à répondre au téléphone pour discuter avec des clients et rechercher des pièces, il est plus facile pour eux de chercher une pièce électronique que d’ouvrir plusieurs dossiers papier en parallèle. Plus rien ne peut être perdu. Les collaborateurs apprécient aussi l’assistance qu’ils reçoivent sur l’AAE. Je tiens à dire que le service offert aussi bien par la hotline GenApi que par le MICEN au sujet de l’AAE est exceptionnel : rapidité et qualité de réponse, horaires étendus, bref un véritable soutien ! Quelles sont les évolutions majeures que vous avez apportées à l'organisation de l'étude dans le cadre de l'adoption de l'AAE ?
Dans notre étude nous avions d’abord pensé affecter ce travail préalable de numérisation à un service à part mais nous avons finalement opté pour l’affectation de ce travail aux responsables des dossiers. Chacun gère son dossier de A à Z.
Côté matériel, nous avons installé 9 salles de signature avec des copieurs numériseurs à proximité. Dans certaines salles, des écrans de télévision sont installés au mur mais en général un écran d’ordinateur 24 pouces est suffisant. Il n’y a pas besoin d’un investissement excessif. Quel accueil vos clients réservent-ils à l'AAE ?
Ils trouvent ça extraordinaire ! Ils ont confiance dans leur notaire, dans l’acte électronique et sont finalement très peu attachés au papier comme on pouvait le craindre. À 95% les clients souhaitent recevoir une copie de leur acte en pdf en pièce jointe à un email plutôt que sous format papier ce qui est un gain de temps et d’argent sur le coût des impressions et de l’envoi. Tous ces changements génèrent donc des gains ?
Oui. Par exemple, nous avons prévu en 2013, 1 million et demi de pages éditées en moins sur nos copieurs soit une réduction de moitié des coûts de papier. Il en est de même pour le timbrage. Dans notre étude nous allons gagner 17 mètres de linéaires d’archivage par an ! Nous avons aussi gagné en productivité sur les équipes comptabilité et formalité. Pour nous, globalement, le coût de production d’un acte a baissé de 15%. Quelles évolutions souhaitez-vous dans le cadre de ce projet ?
Idéalement il faudrait que les clients puissent dérouler l’acte sur une tablette sur laquelle ils apposent aussi leur signature. Mais sinon ce serait déjà parfait de pouvoir disposer d’une tablette de signature sans fil. Il faudrait aussi installer deux écrans aux rédacteurs : ils pourront ainsi manipuler les pièces scannées sur l’un des écrans et remplir les informations dans le logiciel sur l’autre. Enfin, au niveau du logiciel iNot Actes, il faudrait que lors de la signature n’apparaissent sur l’écran que le dossier à signer et que les autres dossiers soient masqués.
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Ressentez-vous la mise en place de l'Acte Authentique Électronique comme une évolution positive pour votre étude ?