LA LETTRE D’INFORMATION DES NOTAIRES
mai 2014
Edito
Efficace. Cet adjectif est plus que jamais à l’ordre du jour chez GenApi pour ses logiciels et services. Vous dématérialisez pour gagner en productivité, vous attendez donc un système le plus opérationnel possible. Nous fournissons désormais un outil de supervision pour analyser votre installation informatique toutes les demi-heures, au lieu d’une fois par jour. Vous pouvez également opter pour un serveur de secours et disposer d’un taux de disponibilité de service record. Les nouveaux usages de la profession, comme Télé@ctes ou la signature électronique, ont démontré toute leur efficacité. L’analyse de vos pratiques nous permet désormais d’en fluidifier davantage les fonctions pour en lever tous les freins. Vos logiciels vont encore évoluer en ce sens. Avec la signature électronique, l’acte est souvent projeté sur un grand écran et donc analysé avec plus d’attention par vos clients. A ce titre, nous avons lancé un grand chantier pour en simplifier la lecture et moderniser son contenu sans perdre en sécurité et en automatisme. Enfin, puisque nous souhaitons vous dépanner efficacement, l’organisation de notre hotline téléphonique a été optimisée afin de faciliter la mise en relation directe avec un spécialiste. Nous atteignons 70% de prise d’appel en direct et nous poursuivons nos efforts ! Efficacement vôtre.
Au sommaire Jean-Luc Boixel, Directeur Général de GenApi
Philippe Rivière, Président Directeur Général de GenApi
• iNot Actes • iNot Formulaire
• Hotline : nouveau
numéro d’assistance
• iNot Comptabilité
iNot Actes L’engouement suscité par les différents projets de dématérialisation est tel que chaque jour, de plus en plus d’études téléactent et signent électroniquement. Afin de faciliter ces nouvelles pratiques, nos équipes travaillent sans cesse à l’amélioration du logiciel iNot Actes afin d’en simplifier l’utilisation et de l’adapter au nouveau calendrier de la profession.
Télé@ctes
Projets à venir
Projet emblématique qui préfigure les relations de plus en plus dématérialisées entre l’Etat et le Notariat, le projet Télé@ctes, lancé en 2007, est un pari technique et humain largement gagné.
En parallèle des avancées Télé@ctes et AAE, nos équipes travaillent sur deux nouveaux projets de la profession qui vous seront utiles dans le cadre de vos dossiers de vente :
En 2013, l’année a été marquée par : La labellisation de Télé@ctes v4 permettant d’étendre le périmètre des actes téléactables : attestations de propriété immobilière après décès, ventes multi-dispositions, mainlevées multi-inscriptions, attestations rectificatives et bordereaux rectificatifs.
Bases immobilières v4 : Actuellement en phase de labellisation, cette version permettra de télétransmettre les fiches descriptives « Biens Perval » que l’acte soit téléactable ou non. Elle intégrera une nouvelle interface plus dynamique et intuitive.
Les adaptations imposées par les réformes législatives, notamment en matière de plus-values immobilières de droits de mutation à titre onéreux.
DIA SAFER : Ce projet, en cours d’homologation, permettra la dématérialisation des échanges avec vos partenaires SAFER.
Prochaines évolutions Notre priorité pour 2014 : vous faire gagner en souplesse d’utilisation tout en veillant à garantir la sécurité de vos copies authentiques dématérialisées afin que vous puissiez remplir pleinement votre engagement à compter du 1er décembre.
Dans le cadre de l’amélioration continue de votre logiciel de rédaction d’actes, nous prévoyons, entre autres, les améliorations suivantes : Gestion des fiches clients : fiches sociétés, doublons, rupture du pacs. Partage entre confrères : PVI et réponses des SPF aux demandes de renseignements. Lien avec Infogreffe. Gestion des E-documents et annexes de l’AAE. Gestion des mentions postérieures à l’AAE.
Acte Authentique Electronique Depuis le lancement du projet en 2012, plus de 240 000 actes ont été déposés par des offices notariaux équipés du module iNot AAE. 63% des AAE déposés au MICEN en avril ont été réalisés via le module iNot AAE de GenApi. Dernières nouveautés AAE : Parmi les dernières innovations de ce premier semestre, on note deux nouveautés majeures : Intégration du Micen v3 et de l’Open Trust permettant de signer des actes pouvant atteindre une taille de 30 Mo. Nouvel écran de sélection des signataires pour une gestion simplifiée de vos signataires de dernière minute et l’ajout de signataires représentant différents comparants.
Signature électronique via la nouvelle tablette Lenovo.
iNot Formulaire La force de notre formulaire
Evolutions à venir
De nos jours, avec la signature électronique, les actes sont présentés au client sur écran. Ils doivent donc être immédiatement compréhensibles par le grand public.
En 2014, les améliorations sont axées en priorité vers les points suivants : Généralisation des successions dématérialisées. Refonte des « charges et conditions » des actes de vente, dont les trames et l’aspect rédactionnel seront davantage harmonisés.
Afin d’y parvenir, notre service juridique travaille activement à la simplification et à la modernisation des clauses proposées, tant du point de vue de leur mise en forme que du contenu rédactionnel.
iNot Formulaire en bref Un formulaire juridique exhaustif : 730 actes et plus de 1000 imprimés et courriers. Une veille permanente des textes de lois.
Parmi les nouvelles fonctionnalités à venir d’ici la fin de l’année, on note : Mise en évidence des modifications apportées dans l’acte suite à des mises à jour de bible. Intégration d’un moteur de recherche dans la trame. Intégration d’un clausier.
Des mises à jour mensuelles effectuées via GenApi Update dans le cadre de votre contrat de maintenance.
Hotline : nouveau numéro d’assistance Toujours attentif à vos besoins, GenApi a mis en place un nouveau numéro d’assistance téléphonique afin de vous offrir une meilleure qualité de service.
« Nos engagements pour 2014 : garantir un maximum de réactivité avec la prise en direct de 2 appels sur 3 ».
Horaires : Pour joindre un conseiller, contactez le
04 67 15 44 44
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h45 à 18h00 (17h15 le vendredi) Horaires étendus pour assistance Micen/AAE : jusqu’à 20h00 du lundi au jeudi et 19h15 le vendredi.
Le samedi matin de 9h00 à 12h00 (dépannage technique uniquement)
GenApi vous permet également d’échanger en direct avec notre équipe « Hotline métier » via l’outil « Chat » accessible depuis votre espace d’aide en ligne : http://aide.genapi.fr. La discussion sera plus fluide et interactive qu’un simple échange d’email ! La hotline en chiffre
50 conseillers • 36 000 utilisateurs Entre 800 et 1 200 demandes traitées par jour Un appel toutes les 30 secondes en moyenne
iNot Comptabilité Tout comme les services juridiques, les services comptables des offices demeurent engagés dans le processus de modernisation de la profession. L’année 2013 a été marquée par : La mise en place de MIFADO. L’implémentation des modules d’export du tableau de bord mensuel et des statistiques trimestrielles. La version 2 de la DAP. La création d’une nouvelle interface du module de virement plus moderne et plus performante permettant de prendre en compte le développement des virements.
Notre feuille de route est bien remplie et les projets de la profession mobilisent toutes nos équipes : Intégration de l’Open Trust natif : nouvelle solution technique de signature électronique. Passage à la version V11 de l’EDI : nouvelle habilitation pour les clôtures d’affaires, passage des virements liste au format IBAN SEPA. E-Consignation : génération d’un fichier à destination du portail CDC. Gestion de l’IFU : écritures comptables et déclarations. Gestion des factures et relevés mensuels des SPF sous forme dématérialisée. Nous engageons aussi des développements pour faciliter votre quotidien : Simplification du lien entre iNot Actes et iNot Comptabilité autour de la création de comptes (synchronisation automatique) et des formalités.
Info pratique : bien s’équiper pour taxer les actes électroniques Le passage à la signature électronique déclenche souvent une adaptation de certains processus et des équipements utilisés. En effet, le comptable doit travailler simultanément sur deux applications : iNot Actes pour visualiser la minute et les annexes. iNot Comptabilité pour saisir la taxe. Ainsi, pour taxer un acte signé électroniquement, il est préférable de se munir d’un deuxième écran qui apportera un vrai confort de travail et une meilleure productivité.
Poursuite des améliorations sur le module des virements EDI. Version 2 de la journée comptable simplifiée.
Rappel : Objectifs 2014 : s’inscrire dans la continuité des projets de la profession et simplifier votre quotidien.
Le Notariat, via la plateforme de Réal, propose un service appelé RMN qui permet aux offices d’accéder aux IBAN des comptes bancaires de leurs confrères pour procéder aux virements entre offices. Pour y adhérer, rien de plus simple. Il vous suffit de vous rendre sur le portail Réal et de vous inscrire sur le portail de recueil des consentements.
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Nouveautés à venir :