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PUNTO DE EQUILIBRIO APLICADO El punto de equilibrio es un cálculo que tiene como propósito mostrar el volumen de ventas en el que no hay ni ganancia ni pérdida, es decir que las ventas cubren exactamente los gastos y costos. Este volumen se puede mostrar en unidades de ventas o en bolívares. Se introduce aquí, el concepto de volumen de ventas. Una misma ganancia se puede conseguir cuando: 1.- Se vende un producto a un precio más elevado pero en cantidad menor o 2.- Cuando se vende ese mismo producto a un precio más bajo, pero en cantidad mayor. Es básicamente el concepto que diferencia una bodega de barrio y una empresa de venta al mayoreo como Makro. En el caso de una empresa de producción de alimentos, ese concepto permite definir para un período de operaciones, el volumen mínimo de ventas dado en bolívares o en cubiertos (o unidades de ventas), que se debe lograr para producir ganancias deseadas.
Caso nº1 Se vende un solo producto A partir de los libros de uso interno estudiados en la unidad 1de este módulo, se puede obtener la siguiente información: Del libro de ventas, se obtiene el total de ventas de un mes dado, junto con el número de cubiertos o unidades de venta y su promedio. Por ejemplo Bs.
%
Ventas
386.244,00
100,00%
Und. Venta o cubierto 1.430 cub.
Compras (Gastos Variables)
109.539,00
28,36%
Cheque
Gastos Generales (Gastos Fijos)
169.950,00
44,00%
Promedio
Ganancia
106.755,00
27,64%
Concepto
Bs.270,10
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Las compras o costo de ventas representan un gasto variable que fluctúa (aumenta o disminuye) en función de las ventas. Cada vez que se vende un plato, esta venta implica un costo de adquisición de los insumos. Mientras más se vende, más se tiene que comprar. Se puede cuantificar porcentualmente este costo, obteniendo lo que ya se conoce como el porcentaje de costo de venta. En el ejemplo anterior, representa 28,36% La mayor parte de gastos generales, que se pueden llamar también en este caso, los gastos operativos y administrativos existe que haya venta o no. No están directamente relacionados con los ingresos y su monto es relativamente estable cada mes especialmente si se reparten equitativamente cada mes. Por lo tanto estos gastos se pueden identificar como Gastos Fijos (GF). Existen por fin aquellos Gastos Variables en función de las ventas pero que no se pueden imputar directamente a la venta de un producto en particular. Estos pueden ser el gasto por detergentes o suministros de limpieza, el lavado de la lencería, y posiblemente, la adquisición de los envoltorios o empaques. Estos gastos variables, se relacionan a las ventas en forma de porcentaje en el resultado mensual. En este primer ejercicio demostrativo, asumiremos que NO existen gastos variables. Partiendo de la premisa que los gastos fijos representan un monto muy similar mes a mes, el propósito de este cálculo consiste en conocer el número de unidades de ventas o cubiertos, que se deben vender cada mes al precio de venta que se estableció como cheque promedio o promedio por unidad de venta para cubrir los gastos fijos. Esto dará el Punto de Equilibrio en Unidades (PE Und o PE Cub.) Cheque promedio del mes: Bs. 270,10 Costo promedio del cubierto: 28,36% Esto significa que cada vez que se vendió Bs. 100,00, el costo de los insumos fue de Bs. 28,36. Se puede calcular en costo promedio del cubierto de dos maneras: Costo del mes: Bs 109.539,00 / 1.480 = Bs. 76,60 Y también: Cheque promedio Bs. 270,10 x 28,36% = Bs. 76,60 De aquí, se puede calcular la ganancia bruta por cubierto vendido, es decir el monto que se gana sin incluir los gastos fijos, cada vez que se vende un (1) cubierto: Bs. 270,10 – Bs. 76,60 = Bs. 193,50 ganancia bruta
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Eso quiere decir que cada cubierto vendido produce un margen de ganancia bruta que contribuye por Bs.193,50 para cubrir los gastos fijos. Por eso esa cifra se llama el Margen de Contribución. (MC) Cheque Promedio – Costo de este cheque = MC Dado que los Gastos Fijos (GF) representan un promedio mensual de Bs. 169.950,00 se puede calcular cuántos cubiertos se deben vender cada mes para cubrir estos gastos, es decir, obtener ni ganancia ni perdida:
Donde PE und o PE cub. es el Punto de Equilibrio dado en unidades de ventas
Para cubrir los gastos fijos, se deben vender cada mes unos 878 cubiertos a Bs.270,10, es decir un promedio redondeado de 40 cubiertos diarios en un mes promedio de 22 días laborables. Cualquier cubierto adicional sobre este monto implicará una ganancia por el valor del margen de contribución de Bs. 193,50, de lo contrario, implicará una pérdida por este mismo monto. Queda entendido que esto es sólo un ejemplo. Cada lector debe llevar a cabo sur propios cálculos con base en cifras acumuladas sobre varios meses para obtener promedios confiables. Se puede calcular el Punto de Equilibrio igualmente en ventas (PE Bs.): Dado que el porcentaje de costo del mes es 28,36%, se puede decir que cada vez que se venden Bs. 100,00, el costo de venta es de Bs. 28,36. En otras palabras, cada venta de Bs. 100,00 contribuye en Bs.100,00 – Bs.28,36 = Bs.71,64 para cubrir los gastos fijos. Este monto se llama el Porcentaje de Contribución. Dividido entre 100 es decir reducido a la forma de índice simple, se llama el Índice de Contribución (IC), en este ejemplo sería 0,7164. Este índice nos dice que cada Bs1,00 que se vende contribuye en Bs.0,7164 para cubrir los gastos fijos. Note bien que este índice se debe redondear a 4 decímales. De allí vienen las fórmulas:
En nuestro ejemplo
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Representación gráfica del Punto de Equilibrio Con las cifras obtenidas, se puede representar el punto de equilibrio en forma gráfica:
La línea de ventas inicia en cero, mientras que la línea de costo inicia a la altura de los costos, dado que cuando inician las ventas, ya se tienen gastos fijos que cubrir. Con cada cubierto que se vende se cubre un pequeño monto de Gastos (MC). Cuando se llega al nivel del punto de equilibrio, las líneas de ventas y gastos se unen. Mientras la línea de gastos se encuentra arriba de la línea de ventas, hay pérdida. Cuando la línea de ventas está por encima de la de costo, entonces hay ganancia. Proyecciones A partir de lo anterior se puede realizar una serie de cálculos derivados para proyectar posibles escenarios:
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1.- Calcular el número de cubiertos a vender para lograr una ganancia de Bs.15.000 En este caso, se suma la ganancia deseada al monto de gastos fijos y se aplican las dos fórmulas de cálculo del Punto de Equilibrio, con este monto de gastos fijos + ganancia 169.950+15.000= Bs. 184.950,00 / 193,20 = 169.950/0.7164 = Bs. Bs. 258.166 Se puede corroborar el segundo resultado en función del primero: Cubiertos proyectados x cheque promedio = venta proyectada 956 x 270,10 = Bs. 258.215,60 Las diferencias de resultado entre los cálculos proviene de los redondeos del porcentaje de costo, del índice de contribución u otra estadística utilizada en el cálculo. La diferencia no debe ser mayor a un cheque promedio. De lo contrario, significa que se usaron sufras demasiado redondeadas con menos decimales de precisión. 2.- A partir de los resultados en Bs. del mes de enero, calcular el punto de equilibrio con un costo de 25%: Concepto
Bs.
%
Und. venta
Ventas
386.244,00
100,00%
1.430
Compras (Gastos Variables)
109.539,00
28,36%
Cheque
Gastos Generales (Gastos Fijos)
169.950,00
44,00%
Promedio
Ganancia
106.755,00
27,64%
Bs.270,10
Aplicando la fórmula nº3, estudiada en la unidad nº3, podemos recalcular las ventas del mes a partir del costo en bs. que no cambia: Bs. 109.539 / 25% x 100 = Bs. 438.156,00 ventas proyectadas Esta venta representa un cambio en el promedio de venta por los 1.430 cubiertos Bs 438.156,00 / 1.430 = Bs. 306,40 Cheque promedio Tomando en cuenta que los gastos fijos tampoco cambiaron, esto implica un cambio en las cifras y porcentajes del cuadro anterior:
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Concepto Ventas Compras (Gastos Variables) Gastos Generales (Gastos Fijos) Ganancia
Bs.
%
Und. venta
438.156,00
100,00%
1.430
109.539,00
25,00%
169.950,00
38,79%
158.667,00
36,21%
Cheque Promedio Bs. 306,40
Esto nos indica que si cambiamos el porcentaje estándar de costo de 28,36 % a 25%, a costo y gastos iguales, obtendríamos una ganancia mayor. A la inversa, si decidimos aumentar el porcentaje de costo, disminuiría la ganancia. 3.- ¿Cuál será la ganancia si se venden 879 cubiertos? 4.- ¿Cuál será la pérdida si se vende un solo cubierto en el mes? 5.- Cual será la ganancia en Bs. si se venden 10 cubiertos por encima del punto de equilibrio 6.- Cuál será la pérdida si se venden 877 cubiertos Si NO consiguen las respuestas, se le recomienda consultar con sus compañeros del curso para verificar y en última instancia con el profesor mediante un correo electrónico. Conclusión parcial: Sobre la base de los resultados de varios meses, al proyectar el porcentaje de costos con el fin de incrementar o disminuir ganancias, se debe tomar en consideración: 1.- Capacidad de producción: • “¿Si subo el %, será suficiente mi ganancia?” • “¿Podré producir más unidades para contrarrestar?” • 2.- Capacidad de venta: • “¿si subo el pvp, lograré vender la misma cantidad de unidades?” • “¿Aceptaran mis clientes este aumento?” 3.- Aceptación del cliente • “¿Si bajo el %, el pvp sube:¿lo aceptará mi cliente?”
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Así que las decisiones de costo deben hacerse tomando también en consideración aspectos de mercadeo.
Antes de iniciar el siguiente paso, se presenta un resumen de lo visto hasta ahora: Se recomienda al participante tomar nota de las fórmulas, les serán útiles para realizar los ejercicios y evaluación. Para calcular los dos puntos de equilibrio, se debe: 1.- Conocer el valor del promedio de venta por unidad (cheque promedio): Ventas totales / unidades vendidas = promedio por unidades 2.- Conocer el porcentaje de costo de venta: Bs. Costo / Bs. Ventas del mismo periodo x 100 = % costo de ventas 3.- Calcular el Margen de Contribución: Promedio de venta por unidad – costo promedio de la unidad = MC 4.- Calcular el Índice de Contribución:
5.- Calcular el Punto de Equilibrio en Cubiertos o Unidades
6.- Calcular el Punto de Equilibrio en ventas (Bs.)
Caso nº 2 Se venden varios productos Para reforzar lo anterior, se procederá a estudiar el método utilizado para calcular el punto de equilibrio en cubiertos y en ventas, pero esta vez para un menú de restaurante con varios ítems de diferentes precios de venta y costo. Para ello, es indispensable basar el cálculo sobre un estudio de las ventas para conocer con precisión el porcentaje que aporta cada producto a las ventas totales. Un restaurante ofrece el siguiente menú a sus clientes:
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PVP Costo % de venta Solomo 220,00 68,20 17,82% Mero 260,00 99,58 14,30% Pollo 180,00 47,34 23,04% Spaghetti 95,00 18,82 20,33% Cerdo 240,00 75,84 12,48% Hamburguesa 119,00 27,49 12,03% Los gastos variables representan el 16,24% de las ventas Los Gastos Fijos suman un promedio mensual de Bs. 97.270,00 En un restaurante, la unidad de ventas se llama el “Cubierto” y el promedio de venta por unidad se llama el “Cheque Promedio”. Se necesitará calcular estos dos primeros datos para luego conocer el % de costo del cubierto y su costo. Para realizar el cálculo, se recomienda a los lectores montar el cuadro anterior en una hoja de cálculo de Excel, agregando 3 columnas adicionales. Lo mismo deberán hacer con los ejercicios y evaluación 1.- Imaginaremos una venta hipotética de Bs. 100.000,00 para un periodo dado de un mes. En la cuarta columna del cuadro, se calculara la venta de cada ítem del menú, usando el porcentaje de ventas, aplicado a la venta hipotética de Bs. 100.000,00. NOTA Se utiliza una venta hipotética de 100 mil o un millón de bolívares para obtener cifras que eliminen los redondeos lo cual permite mayor precisión 2.- Conociendo la venta de cada ítem, se puede conocer el número de cubiertos que representa, dividiendo en la columna 5, la venta entre el precio de venta de cada ítem. (Calcular con 2 decímales y redondear la suma) 3.- Calcular el costo total de cada ítem, multiplicando en la columna 6, el costo de cada uno por el número de cubiertos vendidos del mismo. 4.- Sumar cada columna. La tercera debe dar 100.000. La cuarta se redondea sin decímales. En la 5ta, no son representativos los decímales. 5.- El Cheque promedio será la división de la venta hipotética de Bs. 100.000 entre el número de cubiertos de la columna 5. 6.- El % de costo de venta es el total de la columna 6 entre 100, dado que representa el costo de una venta de cien mil bolívares.
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7.- Calcular el costo de venta del cheque promedio: Aplicar la fórmula nº2 al cheque promedio con el 5 de costo obtenido en el punto 6. 8.- Calcular el Gasto Variable por cubierto aplicando el porcentaje de gasto variable al cheque promedio. 9.- Calcular el Margen de Contribución: Cheque promedio menos Costo menos Gasto Variable = MC 10.- Calcular el índice de contribución: 100 menos % costo menos % Gastos variables = % de contribución/100 = IC Con el MC y el IC, se puede calcular los dos puntos de equilibrio.
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solomo pargo pollo Spaghetti Cerdo Hamburg
(1) PVP 220,00 260,00 180,00 95,00 240,00 119,00
(2) Costo 68,20 99,58 47,34 18,82 75,84 27,49
(3) % de venta 17,82% 14,30% 23,04% 20,33% 12,48% 12,03%
(4) venta 17.820,00 14.300,00 23.040,00 20.330,00 12.480,00 12.030,00
(5) cub 81,00 55,00 128,00 214,00 52,00 101,09
(6) costo 5.524,20 5.476,90 6.059,52 4.027,48 3.943,68 2.779,03
100,00%
100.000,00
631,00
27.810,81
El cheque promedio es Bs. 100.000 / 631= Bs. 158,48 El porcentaje de costos de venta es 27.810 / 100 = 27,81% El costo de venta del cubierto es Bs. 158,48 x 27,81% = Bs. 44,07 El gasto variable por cubierto es: Bs. 158,48 x 16,24% = Bs. 25,74 El Margen de Contribución es: Bs.158,48 - Bs. 44,07 - Bs. 25,74 = Bs. 88,67 El Índice de Contribución es: 100 – 27,81 – 16,24 = 55,95 / 100 = 0,5595 PE und = 97.270,00 / 88,67 = 1.097cubiertos PE Bs. = 97.270,00 / 0.5595 = Bs. 173.851,65
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A partir del ejercicio anterior, podemos hacer unas proyecciones: 1.- Cual será la ganancia si se venden 1.200 cubiertos: Método corto: 1.200 - PE und: 1.097= 103 cub. Sobre el PE. 103 x Bs. 88,67 (MC) = Bs. 9.133 Método largo de verificación: Venta: 1.200 x 158,48 = Costo: 190.176 x 27,81% = Gasto variable: 190.176 x 16,24% Gastos Fijos Ganancia
Bs. 190.176,00 Bs. 52.887,94 Bs. 30.884,58 Bs. 97.270,00 Bs. 9.133,47
2.- ¿Cuál debe ser la venta para lograr una utilidad de Bs. 15.000,00? Bs. 97.270 + 15.000 = Bs. 112.270 / 88,67 = 1.266 cubiertos 112.270 / 0.5595 = Bs. 200.661,30 3.- ¿Cuál sería el resultado si los gastos variables disminuyen de un 2%? PE Bs. 173.851,65 x 2% = Bs. 3.477 4.- Calcular la venta de cada ítem del menú con 1.200 cubiertos vendidos: Se multiplica la venta de los 1.200 cubiertos por el porcentaje de venta de cada ítem. 1.200 cubiertos a Bs. 158,48 Solomo Mero Pollo Spaghetti Cerdo Hamburguesa
190.176,00 33.889,36 27.195,17 43.816,55 38.662,78 23.733,96 22.878,17
5.- Se puede realizar una variación de proyecciones en función de las necesidades de elaboración del presupuesto. Se debe recordar que este ejercicio tiene como uno de sus propósitos verificar si el porcentaje de costo estándar aplicado en el cálculo de presupuesto es el más adecuado para la empresa.
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CONCLUSIÓN Para tener una empresa de producción de alimentos exitosa desde el punto de vista económico, es indispensable establecer una serie de controles operativos que permitan al operador tener información económica confiable para basar sus decisiones. Esos controles deben incluir:
Un registro adecuado de las ventas, de los costos y los gastos generales, soportado por facturas. Un recetario estandarizado, porciones estandarizadas y costeadas para poder calcular un precio de venta al público conveniente y competitivo tanto para el operador como para el cliente. Elaborar listas de compras que incluyan solamente lo necesario para elaborar las recetas, y controlar así los gastos y costos. Calcular periódicamente para todos los insumos que lo ameriten, un test de rendimiento para conocer el costo real de los insumos usables para la venta. Calcular periódicamente el punto de equilibrio del negocio, en vista de una inflación continua y acelerada, para mantenerse competitivo. Aplicar medidas de higiene en el almacén o alacena, en la cocina y en todas las áreas de producción y conservación de alimentos para evitar desperdicios y posibles intoxicaciones de los clientes. Seguir los procedimientos de las recetas estandarizadas y evitar los “atajos” que perjudican la calidad del producto final. Establecer estándares de compras para asegurar la calidad de la materia prima. Entrenar cuidadosamente al personal para asegurar que realice sus tareas de acuerdo con los estándares establecidos. Comparar continuamente los resultados reales con los presupuestados y aplicar los correspondientes correctivos.