Taller de costos bombones by Georges FONTAINE

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

Diplomado en Gerencia de la Industria del Cacao

TECNICAS DE CONTROL DE COSTOS ESTANDARIZACIÓN Y COSTEO DE RECETAS CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

Prof. Georges Louis Fontaine Administración Hotelera USB Agosto 2.014

Índice I.

JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS............................................................... 3

CONTENIDOS ........................................................................................................ 3 II.

CONCEPTOS ESENCIALES DE CONTABILIDAD................................... 3

III.

REGISTRO CONTABLE ........................................................................... 5 Cuadro nº 1 Libro de Ventas ....................................................................................... 6 Cuadro nº 2 Libro de Compras ................................................................................... 9 Cuadro nº 3 Libro de Gastos.................................................................................... 11

IV.

CONTROL .............................................................................................. 11

RELACIÓN COSTO/VENTA ................................................................... 13 HOJA DE CÁLCULO EXCEL .................................................................................... 14

VI.

Cuadro nº 4

Cálculo del porcentaje de costo ......................................................... 16

Cuadro nº 5

Cálculo del costo en Bs. ..................................................................... 19

Cuadro nº 6

Calculo de la venta en Bs................................................................... 20

ESTANDARIZACIÓN Y COSTEO DE RECETAS ................................... 22 Cuadro nº 7 sistema métrico ................................................................................... 23 Cuadro nº 8 Ganache Amarga ................................................................................ 23 DISEÑO DE MATRIZ EN EXCEL ............................................................................. 24 Cuadro nº 9 Café Café ............................................................................................ 33 Cuadro nº 10 Vodka Naranja .................................................................................. 33 Cuadro nº 11 Parchita.............................................................................................. 34 Cuadro nº 12 Mousse de Chocolate ........................................................................ 34

VII.

ELABORACIÓN DE LISTA DE COMPRAS. ........................................... 35

VIII.

PUNTO DE EQUILIBRIO APLICADO ..................................................... 35 CASO Nº1 SE VENDE UN SOLO PRODUCTO ........................................................ 36 CASO Nº 2 SE VENDEN VARIOS PRODUCTOS .................................................... 41

IX.

CONCLUSIÓN ........................................................................................ 45

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JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS

Una persona que tiene o proyecta gerenciar una empresa de Producción gastronómica debe dominar una serie de destrezas en relación con el manejo de la contabilidad, la obtención de ganancias y el control de los costos y gastos de funcionamiento de su empresa. Se incluye ese taller en el diplomado para que el participante pueda:  Calcular cuánto gana (o pierde).  Calcular un precio de venta justo para él y su cliente  Controlar los gastos y costos para mantener su ganancia  Organizar las compras de insumos y suministros.  Planificar los menús o la producción.  Mejorar el producto y el servicio  Ser competitivo  Registrar y acumular la información que requiere el contador  Eliminar el subjetividad en el manejo de la empresa (ojo %)

CONTENIDOS        

II.

Conceptos de costos, gastos, ingresos y cálculo de la ganancia. Registro contable básico Concepto de Control y sus técnicas aplicadas a una empresa de producción gastronómica Análisis de la relación venta/costo Estandarización y costeo de las recetas preparadas en la empresa Elaboración de lista de compras Elaboración del test de rendimiento de cárnico o enlatado. Cálculo básico del punto de equilibrio.

CONCEPTOS ESENCIALES DE CONTABILIDAD

La contabilidad es una herramienta de administración que se encarga de: Registrar los intercambios de bienes y servicios entre la empresa y sus clientes y la empresa y sus acreedores (transacciones). Clasificar las transacciones por tipo para su fácil acceso Resumir la información en informes periódicos

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Preparar el análisis y lectura interpretativa de dichos informes para facilitar su interpretación por los gerentes, con la finalidad de tomar decisiones que permitan corregir o mejorar los resultados de la operación. En este taller, no se tiene la ambición de dar un curso de contabilidad sino solamente aportar al participante un entendimiento de los conceptos más directamente involucrados con la operación para facilitar su efectivo control. Esto son:

Ingresos:

Dinero que genera la venta de las comidas, bebidas y bienes producidos. Puede ser dinero en efectivo o promesa de pago posterior. El ingreso ocurre al momento de la prestación del servicio (entrega de la comida o producto al cliente), independientemente si se cobra de contado o a crédito. Cuando se cobre, será simplemente un traspaso al banco, del efectivo recibido por el documento representando la promesa de pago.

Gasto: Dinero que se debe pagar por la adquisición de un bien o un servicio que permita que la empresa pueda funcionar. Aun cuando no hay producción de ingresos, se debe prender la luz, pagar los seguros, los empleados y otros desembolsos que no se relacionan directamente con las ventas. Puede ser pago de inmediato o postergado a costo plazo. (ejemplo: la luz se paga al mes siguiente del consumo.) La mayor parte de los gastos son fijos, es decir que existen independientemente de las ventas, otros son variables, es decir que aumentan en relación con las ventas, pero no se pueden aplicar a la producción de un producto en particular, como por ejemplo, el lavado de la lencería, los detergentes para lavar platos, el reemplazo de utensilios de producción o de servicio etc.

Costo de Venta:

El precio que se paga, de contado o a crédito por la adquisición de los insumos o materia prima, necesarios para producir los alimentos o bebidas vendidos. Esto incluye en el caso de la empresa de producción, el precio de los alimentos, los envases y cubiertos en caso de alimentos para llevar, servilletas y cualquier suministro que acompaña la comida o producto. Puede incluir también el monto pagado para llevar la comida a domicilio, de ofrecerse el servicio de entrega. Ese último puede ser incluido dentro del precio de venta, o cobrado por separado. En ambos casos, representa un ingreso y un costo. De ahora en adelante en este material, su usará la palabra COSTO en el sentido de Costo de Ventas expresado en este párrafo. En el caso de existir un inventario de magnitud relevante en relación con los ingresos, se deberá valorar dicho inventario al final de cada período a efectos de calcular el costo de venta y la ganancia:

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Ganancia: Es el resultado de la resta de los gastos y costos de los ingresos: Inventario inicial más compras Menos Inventario final = Costo de venta

III.

INGRESOS menos COSTO DE VENTA Menos menos =

GASTOS VARIABLES GASTOS FIJOS GANANCIA

REGISTRO CONTABLE

Para la persona que opera o gerencia una empresa -la que sea- es indispensable llevar algún tipo de registro de las transacciones (intercambios de dinero entre la empresa y terceros) que se realizan a lo largo de un período, tanto de los ingresos (ventas) como de los gastos y costos. Esa información es necesaria para que el contador pueda preparar los estados financieros solicitados por los entes gubernamentales. Pero además, esos registros son necesarios para que el operador tenga una información veraz y confiable del estado de las finanzas y rendimiento de su empresa sobre la que basar sur reportes y decisiones. Si la empresa de producción de alimentos presta servicios a otras empresas, será necesario que tenga un registro fiscal a efectos de entregar facturas legales a sus clientes. Para llevar a cabo un registro contable adecuado, se explicará a continuación los componentes de un posible sistema de registro y de los formatos necesarios para tal fin. 1. FACTURA Es el documento que debe entregarse al cliente para cobrarle los alimentos o servicios prestados. Sirve de comprobante o soporte de la venta, tanto para el cliente como para el empresario. Si la empresa tiene RIF (Registro de Información Fiscal), la factura es producida por la máquina registradora de adquisición obligatoria, autorizada por el SENIAT. Los detalles sobre este formato se estudian en un módulo sobre aspectos legales. La información acerca de la venta debe incluir:

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 

    

Para un restaurante: Número de personas o unidades cobradas en la factura, es decir el número de comensales que se facturan (serán llamados “cubiertos” de ahora en adelante) la cantidad de cada plato o unidad de venta facturado Precio de venta unitario de cada plato o unidad facturado La multiplicación de cantidad por Bs. del plato o unidad La suma de la factura El monto del IVA facturado (si aplica) El gran total de la factura.

Es indispensable que el empresario conserve una copia de este formato, cualquiera que sea el cliente, cada vez que se cobra una venta, ya sea de contado o a crédito. Cuando la venta sea por cobrar en fecha posterior, la factura se deberá conservar, debidamente firmada y aprobada por el cliente, junto con sus datos (nombre, dirección y teléfono), hasta el momento del cobro, dado que representa el efectivo que se recibirá al momento del pago. Las facturas cobradas se acumularan en una caja, junto con el dinero. Al final de cada día, el monto de efectivo en la caja deberá coincidir con la suma de las facturas cobradas, ya sean de este día o de ventas de días anteriores.. 2. LIBRO DE VENTAS Para las empresas registradas con RIF, contribuyentes y con obligación de retener el IVA, existe un libro fiscal de Ventas cuyo formato muy estricto y específico se estudia en un modulo diseñado para ese propósito. Se trata aquí del libro de uso interno independientemente del libro fiscal. Ese libro se deberá llenar a diario con la información de las facturas emitidas ese día (de contado o a crédito). La venta ocurre el día que se presta el servicio, NO el día que se cobra la factura a crédito. El libro de ventas podría tener la forma de una hoja de análisis verde de contabilidad de 3 columnas. Otra forma más práctica podría ser una hoja de un programa de “Hoja de cálculo electrónica” del tipo Excel. Cuadro nº 1 Libro de Ventas Enero Unidades ene-05

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Promedio Bs./Por Und.

255

TOTAL 2.499,00

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  

ene-06

225

2.160,00

ene-07

350

3.325,00

8 al 30

6360

62.010,00

ene-31

290

2.784,00

Total mes

7.480

Bs. 9,73

72.778,00

En la columna 1, el número de cubiertos o unidades de ventas proviene de la suma de los mismos en cada factura En la columna 3, la venta proviene de la suma de todas las facturas del día, tanto de contado como a crédito. La columna 2 resulta, al final del mes o del período, de la división de la venta entre el nº de unidades o cubiertos.

NOTA: Para un eficiente sistema de control de costos, los ingresos deben depositarse en el banco a diario o tan pronto como se pueda. NO se debe utilizar dinero de la caja de ingresos para realizar compra o pago alguno. En el caso muy excepcional que se deba hacer, se debe reemplazar el efectivo utilizado por una factura justificativa de ese efectivo. Lo más recomendable para casos de emergencia es utilizar una CAJA CHICA alimentada mediante retiros del banco.. 3. LIBRO DE COMPRAS O COSTO: Para las empresas registradas con RIF, contribuyentes y con obligación de retener el IVA, existe un libro fiscal de Compras cuyo formato muy estricto y específico se estudia en un modulo diseñado para ese propósito. Se trata aquí del libro de uso interno independientemente del libro fiscal. En este libro se registran cada vez que ocurren, (una línea por día), los montos de las facturas o recibos o comprobantes escritos por el mismo empresario, de las compras de los insumos utilizados para la preparación de los productos. Lo ideal, para tener idea de la composición del costo, es discriminar cada tipo de adquisición, de acuerdo con el ejemplo dado para un restaurante, en el siguiente cuadro. Este libro se puede llevar en hojas de análisis de columnas, usando una hoja por mes, o también en un libro en Excel (también una hoja por mes, reunidas en un libro por año).

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Mediante este libro se puede conocer con exactitud el costo promedio de cada unidad de venta, dividiendo el costo total del mes entre el nĂşmero de unidades vendidas, registradas en el libro de ventas.

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Cuadro nº 2 Libro de Compras ENERO 04/01/13 08/01/13 13/01/13 18/01/13 22/01/13 26/01/13 30/01/13 TOTAL

chocolate alcoholes Jugos Frutas Secos 2.580

Lácteos

860 660

2.860

580

1.240

940

1.240

960 560 1.120

2.620 8.060

780 2.000

1.420 1.230 4.170

650 2.170

3.900

TOTAL 3.440 2.480 3.820 2.740 1.120 4.820 1.880 20.300

En el presente ejemplo, eso daría: Bs.20.300 = Bs. 2,71 costo promedio por bombón vendido 7.480 Para un eficiente sistema de control, se deben pagar todas las compras mediante tarjeta de débito o crédito, cheque o transferencia bancaria y recibir un comprobante de dicha compra, en la forma de una factura, recibo de caja registradora, o cualquier comprobante que justifique el desembolso. En el caso de las compras realizadas en los mercados populares donde se recibe solamente efectivo, y no se entrega factura, se deberá llenar un comprobante para cada egreso, con el fin de poder realizar el registro en el libro de compras. Todos estos comprobantes se deben conservar para ser entregados importunadamente al contador, para su registro oficial. Es recomendable preparar una lista de compras contentiva de los insumos necesarios para la producción de un período de varios días a una semana para optimizar el uso del tiempo y de los insumos y, en lo posible, realizar compras ya sea en mercados populares o almacenes que ofrecen precios rebajados por las compras al mayor. Es primordial no comprar nada que no esté registrado en la lista.

4. LIBRO DE GASTOS: El libro de gastos permite registrar los gastos generales y de administración de la empresa. De la misma forma que el libro de compras, se llevará en hojas de análisis o en Excel, usando una columna por tipo de gastos.

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Dado que muchos de los gastos generales ocurren una sola vez al mes, el “libro” será en realidad una sola hoja de análisis con una columna por mes y tantas líneas como se decida discriminar los gastos, los cuales pueden incluir las siguientes de acuerdo con las circunstancias de cada empresa:  Teléfono: La suma de las facturas de compra de tarjetas de teléfonos celulares, más el recibo mensual de la compañía de teléfonos. Ese monto puede incluir el monto relacionado con el servicio de conexión a internet.  Agua: El monto del recibo del mes  Electricidad  Gas: La suma de la compra de las bombonas en le mes  Suministros de Higiene: La suma de las facturas de artículos utilizados para la limpieza de los equipos, utensilios, vajilla, áreas de trabajo y lencería: detergentes, haraganes, escobas, coletos, esponjas, y para la conservación o preparación de alimentos tales como: papel plástico transparente, papel aluminio, papel parafinado, etc. Se recomienda realizar una compra periódica de esos insumos (por ejemplo mensual).  Envases para la comercialización: Blondas, cajas, bolsas y cualquier envase usado para la presentación y comercialización de las unidades de bombones.  Suministros de escritorio: La suma de las facturas correspondientes a la adquisición de insumos utilizados para llevar la administración y contabilidad de la empresa, incluyendo formatos, hojas de análisis, bolígrafos y lápices, cuadernos, fotocopias, tinta de impresoras, etc.  Utensilios de cocina: Este rubro incluye el precio de los utensilios de corta vida útil, tales como cuchillos, cucharas y tenedores de cocina, abrelatas, espumaderas, paletas, espátulas etc, que se adquieren con cierta frecuencia.  Sueldos: Aquí se considera el sueldo que quiere ganar el propio administrador, los de sus ayudantes y los honorarios del contador y cualquier otro emolumento en relación con la operación de la empresa.  Alquileres: Los alquileres del espacio, de la casa o apartamento o el gasto del condominio, cuando aplican.  Seguros: si aplica  Amortización o depreciación de equipos. Este rubro considera el precio de adquisición de equipos eléctricos o mecánicos utilizados para la producción de los alimentos, incluyendo neveras, cocinas, ayudantes de cocina, etc. En el caso de los equipos de larga vida útil, el monto de la amortización se calcula dividiendo el precio del equipo entre el número de años de utilización estimada entre 12, para conocer el gasto mensual. Se recomiendo solicitar la asesoría del contador para este rubro.  Reparaciones y mantenimiento: Incluye los gastos correspondientes a esta descripción.  Otros: Cualquier otro gasto no incluido en una columna anterior. Si un gasto es recurrente o su monto relativamente significativo, deberá crearse una columna para su rubro. Prof. Georges Fontaine

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Los gastos registrados en ese libro corresponden a gastos prácticamente fijos, recurrentes cada mes con poca variación dado que no están directamente relacionados con la compra-venta de insumos. Aquellos gastos variables se registrarán también aquí y servirán más adelante, de acuerdo con las explicaciones que se darán en el momento. No se debe incluir en este libro, los gastos personales. Éstos deben ser cubiertos por el sueldo que el empresario se asigne. Si el empresario posee un carro utilizado principalmente para la operación de la empresa, entonces, los gastos relacionados como el seguro, gasolina, reparaciones y mantenimiento se podrán incluir en el libro. Cuadro nº 3 Libro de Gastos Gasto Ene

Feb

Dic

Total

Teléfono 548,00 Agua 460,00 Electricidad 580,00 Aseo Urb. 240,00 Gas 150,00 Sum Higiene 1.150,00 Mercadeo 4.500,00 Sum oficina 650,00 Utensilios 1.650,00 Sueldos 12.500,00 Alquileres 8.600,00 Seguros 4.960,00 Amortización 850,00 impuestos 1.340,00 Rep / Mant 2.000,00 TOTAL 40.178,00

IV.

CONTROL

Controlar es un proceso cíclico mediante el cual los gerentes o administradores pretenden orientar, dirigir, supervisar y corregir las acciones de las personas para el logro de metas deseadas y establecidas. Prof. Georges Fontaine

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Estas metas son generalmente de orden financiero es decir la ganancia deseada, pero también pueden incluir de metas a nivel de la calidad del producto. Las personas son aquellas que trabajan en la empresa es decir los empleados. Es importante entender que los costos no suben o bajan por arte de magia:  Las mercancías se dañan en el almacén por falta de cuidado del almacenista.  Son los cocineros los que sirven y porcionan la comida.  Son los empleados los que pueden hacer desaparecer ciertos insumos del almacén o la cocina.  Son los mesoneros los que no reportan una venta al cajero quien a su vez no la cobra al cliente.  Es el receptor quien autoriza la entrada a la empresa de insumos o materia prima no conforme con lo establecido. (comida en mal estado).  Son los hijos de la familia que se comen el chocolate  Etc… De acuerdo con la definición dada, para lograr un control efectivo se deben aplicar en la empresa una serie de técnicas básicas e indispensables: 1.- Definir las metas que se quieren lograr es decir, calcular y ejecutar fielmente un presupuesto: Es una proyección estimada de los ingresos, costos y gastos que se espera tener para el próximo periodo de operaciones de la empresa. Se calculará el costo de acuerdo con un porcentaje de las ventas llamado % de costo de venta estándar que se explicará más adelante. Este presupuesto indica, por ejemplo, el número o kilos de mercancía que se espera vender, por semana, mes y año, el costo de la materia prima y los gastos previstos para el año. 2.- Definir y establecer estándares: Un estándar es un patrón establecido por el gerente que sirve de modelo y de base para la producción del bien o servicio y como base de comparación con los resultados diarios y para la toma de decisión. Esos estándares se aplican en el cálculo del presupuesto. Se definen estándares de  De receta  De costo  De porción  De compras  De cantidad  De calidad

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3.- Definir y establecer procedimientos estándares: Un procedimiento estándar es el método utilizado para realizar un trabajo o preparar un producto que se debe aplicar en todas las rutinas diarias de trabajo. Por ejemplo, los tiempos y temperaturas de cada paso de fabricación, el uso de los moldes, los métodos para las mezclas, y cada paso a seguir para realizar la producción, de acuerdo con las cantidades establecidas en las recetas estandarizadas. Esto se aplica a todos los procedimientos utilizados en la producción del bien o servicio en la empresa, en cada etapa del ciclo de costo, las cuales son:  Compras de mercancías  Recibo de las mismas  Almacenamiento  Despacho  Producción  Servicio  Registro contable 4.- Registrar información y preparar informes puntuales:  Llevar los libros de contabilidad puntualmente y con información exacta  Preparar reportes diarios, semanales y mensuales sobre la operación de la empresa. 5.- Entrenar y corregir acciones de los empleados: Al contratar un empleado, se le DEBE entrenar cuidadosamente a los estándares de la empresa. Mientras no se le entrena y comprueba que él hace las cosas como es debido, no se le puede amonestar. Primero se le entrena y se le corrige cuando sea necesario y se verifica que sabe hacer sus tareas correctamente, luego, se le debe amonestar si no cumple con su trabajo, y por fin, si no hay mejora, se debe tomar la decisión se separarse de él.

RELACIÓN COSTO/VENTA En esta unidad, se estudia la relación costo/venta en sus tres modalidades y unos ejemplos de sus posibles aplicaciones en las diferentes etapas y técnicas de un sistema de control de costos de alimentos y bebidas. Y se utilizarán los ejercicios para iniciar una práctica en el uso de una herramienta indispensable en control de costos: el programa Microsoft Excel o similar. Los montos absolutos en Bs. de las ventas y los costos o gastos a efectos de control, pocas veces son significativos. Dado que varían bastante con el volumen de negocios, adquieren sentido solamente cuando se expresan en relación con ese Prof. Georges Fontaine

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volumen con el que varían. Por ejemplo, si le dicen que las ventas fueron de Bs. 1.355.482,00 y que el costo fue de Bs. 542.195,00, eso a primera vista le puede parecer aceptable o hasta bueno. Sin embargo, estas cifras en comparación con los estándares establecidos en el presupuesto pueden mostrar una situación desastrosa. El registro interno contable (libros de venta y de costo), nos permite calcular el costo en bolívares y lo comparamos con las ventas que derivaron de ese costo también en bolívares durante un período dado. Esto nos permite discutir de la relación entre costo y venta, llamado comúnmente el porcentaje de costo de venta. La relación entre el precio de venta y el monto del costo de producción se muestra en forma de porcentaje en donde la venta representa 100 y el costo representa la cifra pequeña del porcentaje, dado que el costo DEBE ser inferior a la venta. (Un costo superior al precio de venta implica una gran pérdida) Al conocer dos de las variables, se puede calcular la tercera, de acuerdo con los cuadros de ejercicios que estudiaremos a continuación. HOJA DE CÁLCULO EXCEL Al cargar el programa “Excel” aparece una hoja de cálculo que tiene la siguiente presentación:

Todos los programas Microsoft Office utilizan el mismo formato e íconos para su fácil reconocimiento y uso.

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Para abrir y guardar archivos en el disco duro: los nombres de archivos Excel tienen una extensión nombre.xlsx Para escoger el tipo de letra y el tamaño Para resaltar una celda con un color escogido Para escoger el color de la letra

La hoja está dividida en columnas identificadas con una letra y en filas identificadas con una cifra. El cursor, en la presente imagen está ubicado en la celda C1, lo cual aparece escrito en el cuadro debajo de la palabra Portapapeles. La ubicación del cursor aparece resaltada en forma de un cuadro verde con un punto cuadrado en la esquina derecha inferior. Se puede pasar de una celda a la otra usando el ratón o las flechitas de dirección del teclado. Se usa este ícono para indicar que el contenido de la celda tiene forma de porcentaje Para indicar que el contenido de la celda tiene forma de número con separación de miles y dos decímales Para aumentar  o disminuir, el número de número de decímales: Al indicar el formato de porcentaje, éste aparece sin decímales. Es menester en nuestros

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trabajos de costo que todos los porcentajes se muestren con 2 decimales de precisión. Para abrir el cuadro de formateo de celda. Usando los iconos de formateo, vamos a definir que las dos primeras columnas contendrán cifras en Bs. y la tercera contendrá %. Primero, vamos a pasar el cursor sobre las columnas A y B desde la fila 1 hasta la 19, manteniendo presionado el botón izquierdo: se deben resaltar en gris, las celdas indicadas. Luego hacemos clic sobre el icono En el cuadro que se despliega, hacemos clic sobre “moneda”. Las celdas se formatean como moneda, es decir que los montos aparecerán precedidos de Bs. y tendrán dos decímales y separación de miles. Luego resaltamos la columna C hasta la fila 19 y hacemos clic sobre el icono de % en el cuadro de “números” (recién visto anteriormente), luego le indicamos que queremos los % con dos decimales, haciendo clic dos veces sobre el icono Esto mostrará los porcentajes con 2 decimales.

Ahora, vamos a escribir la palabra “Bs. Venta” en la celda A1, “Bs. Costo” en la A2 y “%” en la A3.

Resaltamos las celdas de la línea 1 y hacemos clic sobre el icono de centrar. Los títulos se centran en cada celda. También, las podemos poner en negritas (icono N) Ahora vamos a nuestro primer ejercicio: Cálculo del porcentaje de costo de ventas a partir del costo y venta en bolívares. Cuadro nº 4 Cálculo del porcentaje de costo VENTA Bs. COSTO Bs. Prof. Georges Fontaine

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% Página 16

12.520,00 15.875,00 26.125,00 250,00 460,00 ď&#x201A;ˇ ď&#x201A;ˇ ď&#x201A;ˇ

3.240,00 3.680,00 7.232,00 64,25 111,36

Âż? Âż? Âż? Âż? Âż?

Si la venta en Bs. representa 100 Y se conoce el costo en Bs. ÂżCuĂĄnto representa el costo en funciĂłn de 100?

En el cuadro anterior, se suministra el monto de la venta y del costo en Bs. y se debe calcular el % de costo de venta. Esto se realiza mediante la siguiente FĂłrmula nÂş1

đ?? đ??Ź. đ??&#x201A;đ??¨đ??Źđ??đ??¨ đ?? đ??Ź. đ??&#x2022;đ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161;

đ?&#x2019;&#x2122;đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; = % costo

Se debe calcular el resultado con una precisiĂłn de 2 decĂmales Vamos a escribir las cifras en nuestro cuadro de Excel:

De acuerdo con la fĂłrmula nÂş 1, para conocer el % de costo, se divide el costo en Bs. entre la venta en Bs. y se multiplica por 100. La celda formateada en % automĂĄticamente muestra el porcentaje: divide entre 100 despuĂŠs de una multiplicaciĂłn o multiplica por 100 despuĂŠs de una divisiĂłn, lo cual es nuestro primer caso. Vamos a hacer clic en la celda C2. Escribimos el signo +, luego hacemos clic en la celda B2, luego marcamos el signo de divisiĂłn â&#x20AC;&#x153;/â&#x20AC;? luego hacemos clic en la celda A2 y finalmente la tecla Enter. Debe aparecer el resultado del primer porcentaje: 25,88%

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En el cuadro arriba de la C aparece la fórmula escrita en la celda C2 Ahora, vamos a copiar la fórmula de la celda C2 a las celdas C3 a C6 Colocamos el curso en la celda C2, hacemos clic derecho, escogemos “copiar”, resaltamos las celdas C3 a C6 y hacemos entrar. Listo

En el último ejemplo (línea 6), el % indica que cada vez que la venta es Bs. 100, el costo es Bs. 24,21 A continuación, vamos a mejorar la presentación de nuestro cuadro, agregando líneas de separación entre las filas y las columnas:

Vamos primero a resaltar las celdas A1 a C1 Prof. Georges Fontaine

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Luego llamamos el formateo de celdas: Aparece la ventana de formateo de celdas Hacemos clic sobre “Borde” Escogemos el tamaño de la línea, luego escogemos “Contorno” y por fin “aceptar Ahora, vamos a colocar columnas y filas entre las cifras:

Resaltamos las celdad A1 a C6, luego llamamos formateo de celdas. En la ventana, escogemos el tamaño de las líneas. Ahora, vamos a hacer clic sobre los bordes incoloros donde queremos colocar las líneas y por fin “aceptar”. También podría hacer clic sobre “interior”. Pruebe las diferentes formas sin miedo. Como práctica, deberán repetir este formateo para los cuadros nº2 y nº 3

Cuadro nº 5 Cálculo del costo en Bs. VENTA Bs COSTO Bs Bs. 9.350,00 ¿? Bs. 18.450,00 ¿? Bs. 34.500,00 ¿? Bs. 580,00 ¿? Bs. 1.240,00 ¿?   

% 27,34 % 25,23 % 22,78 % 26,12 % 24,75 %

Si la venta representa 100 Y se conoce el porcentaje de costo ¿Cuánto representa el costo en Bs.?

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En el cuadro anterior, se suministra el monto de la venta en bs. y el porcentaje de costo. Se debe calcular el costo de venta en Bs. Esto se realiza mediante la siguiente fĂłrmula FĂłrmula NÂş 2

đ?? đ??Ź đ??Żđ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161; đ??ą %đ??&#x153;đ??¨đ??Źđ??đ??¨ = đ?? đ??Ź. đ??&#x201A;đ??¨đ??Źđ??đ??¨ đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D; Es recomendable calcular el resultado con una precisiĂłn de dos (2) decĂmales DeberĂĄ aplicar sus primeros conocimientos de Excel llenando, a continuaciĂłn del primer cuadro, las cifras del cuadro nÂş2. En la celda B8, deberĂĄ construir la fĂłrmula que permite multiplicar el monto de ventas por el porcentaje de costo. Recuerde que el formateo de la columna C en % dividirĂĄ automĂĄticamente entre 100, el resultado de la multiplicaciĂłn de la celda A8 por C8, dando una cifra en Bs. con dos decimales. Cuadro nÂş 6 Calculo de la venta en Bs. VENTA Bs COSTO Bs Âż? Bs. 1.333,00 Âż? Bs. 4.900,00 Âż? Bs. 17.450,00 Âż? Bs. 145,35 Âż? Bs. 369,15 ď&#x201A;ˇ ď&#x201A;ˇ ď&#x201A;ˇ

% 28% 29,00% 24,20% 25,50% 26,75%

Si se conoce el costo en Bs Y se conoce el % de costo ÂżCuĂĄnto representa la venta en Bs.?

En el cuadro anterior, se suministra el monto del costo en bolĂvares y el porcentaje de costo y se debe calcular la venta en bolĂvares. Esto se realiza mediante la siguiente fĂłrmula: FĂłrmula nÂş 3

đ?&#x2018;Šđ?&#x2019;&#x201D;. đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;? % đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;?

x 100= Bs. Venta

Los resultados de Bs. de Venta se redondean generalmente sin decimales. De nuevo, se deberĂĄn aplicar los conocimientos adquiridos de Excel para realizar estos cĂĄlculos a continuaciĂłn del segundo cuadro. En este caso la fĂłrmula en la celda A14 debe indicar que se divide la celda B14 entre la celda C14â&#x20AC;Ś y se copia hasta la fila 19 Una aplicaciĂłn de la fĂłrmula nÂş 3 es: Producir una trufa de chocolate rellena con ganache cuesta Bs. 3,18 y el porcentaje de costo estĂĄndar es de 26,5%. Calcular Prof. Georges Fontaine

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cuál debería ser el precio de venta de la presentación de 8 trufas. Primero, calcular el costo de las 8 trufas y luego, dividir este costo entre el porcentaje de costo y multiplicar por 100. El resultado es Bs. 96,00

Estas tres fórmulas se aplicaran continuamente a lo largo de este curso. Por ejemplo: Calcular el precio de venta de una porción de carne cuando el costo es de Bs. 122,00 y el porcentaje de ventas deseado es de 26%. Calcular el porcentaje de costo exacto de una porción de carne cuando el PVP es de Bs. 445,00 y el costo es Bs. 124,00 Calcular el costo en Bs de una porción de carne cuando el precio de venta es Bs. 150,00 y el porcentaje de costo es de 24%.

Es cuadro muestra los resultados de los tres ejercicios de los cuadros 4 a 6. La relación Costo/Ventas proporciona una estadística primordial para el control de los costos de alimentos & bebidas y se aplicará en varias formas a lo largo de este módulo. En esta unidad, hemos aprendido a calcular la relación costo/ventas en sus tres modalidades y a usar el programa Excel para realizar estos cálculos, además de aprender cómo mejorar la presentación de los cuadros. En la próxima unidad, se aplicará el Excel a la estandarización de recetas, aplicando los conocimientos adquiridos en esta unidad y unos nuevos que encontrará de suma utilidad en sus quehaceres diarios de control de costos.

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VI.

ESTANDARIZACIÓN Y COSTEO DE RECETAS

Para una eficiente operación de la empresa de producción de alimentos, es indispensable que todas las recetas preparadas estén debidamente estandarizadas. Esto permite que cada receta se prepare siempre de la misma manera, con la misma cantidad de los mismos ingredientes y la misma presentación. A su vez, esta estandarización permite calcular el costo de cada receta en función de los precios de adquisición de los insumos. Esto significa que cada receta debe estandarizarse en unidades del sistema métrico, es decir kilos, gramos, litros y cc3 o ml., dado que los insumos se adquieren en los centros de venta en estas unidades. Y se debe usar la misma unidad para el mismo ingrediente en cada receta en la que aparece. Si se registran las recetas en un libro de Excel, esto permite actualizar el costo de cada receta en función de la fluctuación de los precios de compra, si se vinculan los costos de adquisición con cada ingrediente en la receta estandarizada. Esto es que vamos a aprender en este parte del material. Aplicando la fórmula nº 3, la receta estandarizada y costeada permite calcular, el precio de venta a partir de un porcentaje de costo estándar establecido como el óptimo para la rentabilidad de la empresa, lo cual se verá más adelante en este módulo. La siguiente tabla muestra las relaciones entre las medidas de volumen, peso y capacidad basadas en el agua en el sistema métrico, que pueden ser de utilidad al momento de aplicar conversiones en las recetas estandarizadas. Es importante entender que se coloca una sola cifra en cada columna y se lee en la unidad indicada en la parte superior del cuadro.

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Cuadro nº 7 sistema métrico 1 Litro kg dm3 0, 0, 0, 1 0, 0, 0,

10 dl Hg

100 cl Dg

7 0 3 0 7 0 2

0 5 7 0 5 3 5

1.000 ml gr cc o cm3 0 0 5 0 0 0 0

Se dan a continuación varios modelos de recetas suministradas por la Chef Pastelera María Fernanda Di Giacobo: Cuadro nº 8 Ganache Amarga Ingredientes

Und.

Cant.

Bs/und

Costo

Crema de leche

0,385

186

Bs. 71,61

Cobertura 65% cacao

0,470

900

Bs. 423,00

Azúcar invertida o miel

gr.

0,2

Bs. 15,00

mantequilla

gr.

0,43

Bs. 32,25

Cobertura

ganache amarga

900 Bs. 900,00 TOTAL Bs. 1.441,86 costo porción

Bs. 12,02

p.v.p. % de costo

Bs. 48,00 25,03 %

Receta para 8 porciones 120

1. En la primera columna se indican los nombres de los ingredientes de la receta, 2. En la segunda, se muestran las unidades con la que se adquiere y mide cada ingrediente. 3. En la tercera, se muestra el precio unitario de cada ingrediente en la unidad adquirida: precio por kilo, por gramo, por litro o por cc3/ml..

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4. En la cuarta, se calcula el costo del ingrediente multiplicando el costo unitario por la cantidad. 5. La suma de los costos individuales muestra el costo total de la receta para el número de porciones indicadas con el nombre de la receta. 6. Se calcula el costo unitario de la porción dividiendo el costo total entre el número de porciones 7. Se proyecta el posible precio de venta, aplicando el porcentaje de costo estándar, con la aplicación de la fórmula nº3. En este presente caso, un costo estándar de 27%. 8. Se escoge el precio de venta redondeado tomando en cuenta:  El precio que se estima, puede pagar el cliente  El precio redondeado más cercano al estándar establecido  El precio del mismo plato de la competencia.  En este caso Bs. 24,00 9. Se calcula el porcentaje de costo en función del P.V.P. escogido, aplicando la fórmula nº1. DISEÑO DE MATRIZ EN EXCEL A continuación, vamos a diseñar una matriz de receta estandarizada en Excel, que se podrá copiar y pegar en tanto ejemplares como sean necesarios para cada empresa. En el libro donde hicimos los ejercicios de la relación costo venta, vamos a hacer un doble clic en la pestaña debajo de la hoja, llamada “Hoja1”:

En la pestaña, resaltada en gris, escribimos “R C V” por “Relación Costo/Venta” Luego hacemos doble clic en el + a la derecha de RCV. Aparece Hoja2. Hacemos 2ble clic en “HOJA2” y escribimos: “Matriz” Vamos a reproducir el cuadro siguiente, aplicando nuestros conocimientos anteriores de formateo de columnas y otros. Resaltaremos los títulos en negritas y en contorno más espeso. Colocaremos un resaltado de fondo de color para los títulos.

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Para Editar el ancho de una columna, se hace clic en la separación de la columna a editar con la que le sigue, y cuando aparece el icono , arrastrar la columna hasta lograr el ancho deseado, de acuerdo con el modelo. El ancho de la columna A es 23. La D y la E son 12 pixels.

Una vez terminado este formato, vamos a mejorarlo, combinando algunas celdas. Resaltamos las celdas A12 a C13 y hacemos clic sobre “combinar y centrar” en el cuadro de alineación. Repetimos para las celdas C13 y D13; las celdas C14 y D14; las celdas C15 y D15, y finalmente las celdas A15 y B15. El resultado se ve asi:

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Puede aprovechar para re arreglar los bordes y centrar unos textos a la izquierda o a la derecha, y arriba (Nombre) Ahora, vamos a incorporar a la matriz, las f贸rmulas que necesitamos:

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De acuerdo con el ejercicio resuelto del Ganache Amargo, ya sabemos que la columna “costo” (la última a la derecha) recibe la multiplicación de la columna “cant” por la columna “Bs/und.” Por lo que hacemos + en la celda E2, clic en la celda C2, * y clic en la celda E2 y . Aparece la fórmula +C2*D2 Copiamos esta fórmula en las celdas E3 a E11. Finalmente, en la celda E12, hacemos Clic y clic sobre el ícono de suma “”. Aparecen remarcadas las celdas del E2 al E11. Ahora, agregamos la fórmula para conocer el costo de una porción de la receta, la cual corresponde al costo total de la receta entre el número de porciones: En la celda E13, anotamos la fórmula: +E12/B14 . Obtenemos un extraño resultado. Al no tener cifras en la celda divisora (B14), Excel devuelve la fórmula: #¡DIV/0! la cual está perfecta por el momento. Al tener cifras en el formato, se obtendrá aquí el costo de una porción. Vamos a formatear la celda F 13 en porcentaje con dos decímales. En ella vamos a escribir el porcentaje de costo estándar aplicado a este ejercicio de 27%. La celda muestra: 27,00% En la celda F14, vamos a proyectar el precio de venta de la porción de acuerdo con el % estándar y la fórmula nº 3: costo / % de costo x 100, lo cual implica: Clic en F14, luego + E13/F13 Se obtiene la misma respuesta que antes: #¡DIV/0! Ahora, Vamos a definir el precio de venta de la porción de la siguiente manera: Vamos a establecer que el precio será redondeado, sin decímales y con Bs. 3,00 encima del PVP proyectado. Esto es una decisión gerencial que debe tomar cada operador. La idea es obtener un precio de venta algo superior al proyectado para cubrir posibles mermas, pérdidas imprevistas, problemas en la producción y posibles aumentos imprevistos de costos no traspasables de inmediato al pvp. En la celda E14 escribiremos la siguiente fórmula de redondeo: +redondear(F14+3;0) donde +redondear( es el inicio de la fórmula de redondeo, F14 es la celda que se quiere redondear, +3 son los bolivares agregados al pvp, y ;0 la indicación que no queremos decimales. Cabe notar que la cifra después del ; indica las decimales deseadas. Un 2 indica 2 decímales, un -1 indicaría un redondeo a los 10 Bs. más cercanos. Se obtiene otra vez la respuesta #¡DIV/0! Finalmente, formateamos la celda E15 en porcentaje con 2 decímales. Y le colocamos la fórmula nº1 para conocer el porcentaje real de costo de la receta a partir del pvp escogido. +E13/E14 Prof. Georges Fontaine

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Nuestra matriz tiene ahora este aspecto:

El paso siguiente consiste en agregar una hoja a nuestro libro, la cual llamaremos Recetas. En esta hoja, vamos a copiar la matriz. Resaltamos toda la matriz, desde la celda A1 hasta la celda F15, luego clic derecho y copiar. En la nueva hoja en la celda A1, clic derecho y Pegar.

Abrimos una nueva hoja a nuestro libro, que llamamos Lista En esta hoja, vamos a copiar el siguiente texto, tal como aparece a continuación. Esta representa una posible lista de precios de adquisición de insumos. Esta lista de precios tiene el propósito mantener actualizados los precios de compra a medida que aumentan (o disminuyen) según las fluctuaciones del mercado.

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Una vez copiada la información, vamos a darle a cada precio unitario, un nombre de referencia que se utilizará para costear las recetas que estandarizaremos en la hoja de recetas. El objeto consiste en escribir este nombre de referencia en vez del precio. Esto permite evitar vincular a mano (o ratón), una hoja con la otra, o escribir a mano, de la lista, le precio unitario de cada insumo de las recetas. El mayor propósito estriba en que cada vez que se editará un precio en la lista, todas las recetas que utilizan este ingrediente serán actualizadas automáticamente. Para ello, hacemos clic en la celda del costo de la crema: Bs. 186,00 Luego clic en la pestaña “Fórmulas”, y en el cuadro que aparece, clic en “asignar nombre”

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Aparece este cuadro:

El la ventana nombre, anotamos la palabra “crema” sin comillas ni espacio y Aceptar A continuación, repetimos la operación asignando los nombres de la lista siguiente:

Los nombres están dados aquí en orden alfabético. Recuerde no insertar espacio. Una vez terminada esta tarea, regresamos a la hoja de recetas y copiamos la matriz 5 veces, dejando un espacio entre cada formato, para presentación.

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Se dan a continuación varios modelos de recetas suministradas por la Chef Pastelera María Fernanda Di Giacobo: En el primer formato, vamos a copiar la receta del Ganache Amarga, pero únicamente los ingredientes, unidad y cantidad SIN copiar los montos en amarillos. Luego, en la celda Bs/und de la crema de leche, tipeamos “+crema” sin la comilla y Aparece la cifra Bs. 186,00 Repetimos el procedimiento para cada ingrediente, con el mayor cuidado de utilizar el nombre registrado en la lista para cada uno. Una vez terminado, las cifras en amarillo habrán aparecido. . Cuadro nº 8 Ganache Amarga Ingredientes

Und.

Cant.

Bs/und

Costo

Crema de leche

0,385

186

Bs. 71,61

Cobertura 65% cacao

0,470

900

Bs. 423,00

Azúcar invertida o miel

gr.

0,2

Bs. 15,00

mantequilla

gr.

0,43

Bs. 32,25

Cobertura

ganache amarga

900 Bs. 900,00 TOTAL Bs. 1.441,86 costo porción

Bs. 12,02

p.v.p. % de costo

Bs. 48,00 25,03 %

Receta para 8 porciones 120

10. En la primera columna se indican los nombres de los ingredientes de la receta, 11. En la segunda, se muestran las unidades con la que se adquiere y mide cada ingrediente. 12. En la tercera, se muestra el precio unitario de cada ingrediente en la unidad adquirida: precio por kilo, por gramo, por litro o por cc3/ml.. 13. En la cuarta, se calcula el costo del ingrediente multiplicando el costo unitario por la cantidad. 14. La suma de los costos individuales muestra el costo total de la receta para el número de porciones indicadas con el nombre de la receta. 15. Se calcula el costo unitario de la porción dividiendo el costo total entre el número de porciones Prof. Georges Fontaine

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16. Se proyecta el posible precio de venta, aplicando el porcentaje de costo estándar, con la aplicación de la fórmula nº3. En este presente caso, un costo estándar de 27%. 17. Se escoge el precio de venta redondeado tomando en cuenta:  El precio que se estima, puede pagar el cliente  El precio redondeado más cercano al estándar establecido  El precio del mismo plato de la competencia.  En este caso, el pvp proyectado, aumentado de Bs. 3,00 redondeado sin decimales. 18. Se calcula el porcentaje de costo en función del P.V.P. escogido, aplicando la fórmula nº1. Cuadro nº 9 Café Café Ingredientes

Und. Cant. Bs/und

Praline de almendras Manteca de cacao Cobertura chocolate de leche Nescafé o similar Cobertura

kg kg kg gr kg

Bs. Costo

0,5 0,05 0,1 10 1 TOTAL costo porción

Pralines suaves y chispas de Chocolate

Receta para 120 bombones

p.v.p.

Un marco

Bs. Bs.

% de costo

Bs %

Bs/und

Bs. Costo

Cuadro nº 10 Vodka Naranja Ingredientes

Und

Crema de leche Puré de Naranjas confitadas Azúcar invertido o miel Cobertura choco amargo Cobertura choco de leche Mantequilla Vodka Cobertura

Lit kg Gr Kg Kg gr Lit kg.

Cant. 0,150 0,300 30 0,625 0,225 80 0,100 1

TOTAL Prof. Georges Fontaine

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Bs. Página 33

puré de naranjas confitada y vodka con cobertura semi amarga

costo porción

Receta para 120 Bombones 1 marco

p.v.p. % de costo

Bs. Bs. %

Cuadro nº 11 Parchita Ingredientes

Und

Pulpa de parchita Glucosa Mantequilla Chocolate Blanco Licor de Naranja Cobertura

Cant.

Lit kg Gr Kg lit kg.

Bs/und

Bs. Costo

1,020 0,150 420 3,0 0,180 1

Ganache de chocolate blanco con parchita Receta para 360 Bombones 3 marcos

TOTAL

costo porción

Bs.

p.v.p. % de costo

Bs. %

Cuadro nº 12 Mousse de Chocolate Ingredientes chocolate negro Mantequilla Yemas Claras Azúcar Crema para batir Licor de Naranja

Und

Cant.

kg. gr. und. und. gr. lt. dl.

1,25 400 15 20 0,35 1 0,1 TOTAL costo porción p.v.p. % de costo

Mousse de Chocolate Receta para 40 porciones Envases de 4 oz.

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Bs/und

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Bs. Costo

Bs. Bs. Bs. %

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VII.

ELABORACIÓN DE LISTA DE COMPRAS.

La lista de compras se debe elaborar en cada oportunidad que se debe adquirir insumos. Se debe preparar con mucho cuidado con el propósito de:      

Adquirir únicamente lo que está establecido en las recetas estandarizadas, de acuerdo con el número de porciones que se van a preparar. Evitar el desperdicio y la sobre-compra. Evitar las compras basadas en la memoria solamente. Evitar los olvidos y las compras sorpresivas que implican pérdida de tiempo y de recurso. Evitar de adquirir insumos que no estén en la lista. Conseguir los precios más económicos y/o al mayor.

Lo ideal es preparar un listado de todos los posibles ingredientes contenidos en todas las recetas con sus respectivas unidades de cantidad. Se puede preparar ese listado en una hoja de cálculo electrónica. La ventaja estriba en poder conocer de antemano el costo de la compra, al tener registrado en esa misma hoja, los precios de compra para cada ingrediente. La otra solución consiste en utilizar una hoja de análisis con tantas columnas como tiene de recetas a producir. Se utiliza una columna por receta, de acuerdo con el modelo siguiente. Ese modelo sirve también perfectamente para el listado global elaborado en hoja de cálculo electrónica.

VIII.

PUNTO DE EQUILIBRIO APLICADO

El punto de equilibrio es un cálculo que tiene como propósito mostrar el volumen de ventas en el que no hay no ganancia ni pérdida, es decir que las ventas cubren exactamente los gastos y costos. Este volumen se puede mostrar en unidades de ventas o en bolívares. Se introduce aquí, el concepto de volumen de ventas. Una misma ganancia se puede conseguir cuando: 1.- Se vende un producto a un precio más elevado pero en cantidad menor o 2.- Cuando se vende ese mismo producto a un precio más bajo, pero en cantidad mayor.

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Es básicamente el concepto que diferencia una bodega de barrio y una empresa de venta al mayoreo como Makro. En el caso de una empresa de producción de alimentos, ese concepto permite definir para une mes de operaciones, el volumen mínimo de ventas dado en bolívares o en cubiertos (o unidades de ventas), que se debe lograr para producir ganancias deseadas. CASO Nº1 SE VENDE UN SOLO PRODUCTO A partir de los libros de uso interno estudiados en capítulos anteriores, se puede obtener la siguiente información: Del libro de ventas, se obtiene el total de ventas de un mes dado, junto con el número de cubiertos o unidades de venta y su promedio. Del cuadro nº 4, se obtiene la siguiente información

Concepto

Bs.

Und. Venta

Ventas

72.778,00

100,00%

7.480

Compras (Gastos Variables) Gastos Generales (Gastos Fijos) Ganancia

20.300,00

27,89%

40.178,00

55,21%

Cheque Promedio Bs. 9,73

12.300,00

16,90%

Las compras o costo de ventas representan un gasto variable que fluctúa (aumenta o disminuye) en función de las ventas. Cada vez que se vende un plato o un bombón, esta venta implica un costo de adquisición de los insumos. Mientras más se vende, más se tiene que comprar. Se puede cuantificar porcentualmente este costo, obteniendo lo que ya conocemos como el porcentaje de costo de venta. En el ejemplo anterior, representa 27.89% Los gastos generales, que se pueden llamar también en este caso, los gastos operativos y administrativos existen que haya venta o no. No están directamente relacionados con los ingresos y su monto es relativamente estable cada mes especialmente si se reparten equitativamente cada mes. Por los tantos estos gastos se pueden identificar como Gastos Fijos. Existen por fin aquellos gastos variables en función de las ventas pero que no se pueden imputar directamente a la venta de un producto en particular. Estos pueden Prof. Georges Fontaine

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ser el gasto por detergentes o suministros de limpieza, el lavado de la lencerĂa, y posiblemente, la adquisiciĂłn de los envoltorios o empaques. Estos gastos variables, se relacionan a las ventas en forma de porcentaje. En este primer ejercicio, asumiremos que NO existen gastos variables. Partiendo de la premisa que los gastos fijos representan un monto muy similar mes a mes, el propĂłsito de este cĂĄlculo consiste en conocer el nĂşmero de unidades de ventas que se deben vender cada mes al precio de venta que se estableciĂł como cheque promedio o promedio por unidad de venta para cubrir los gastos fijos. Esto nos darĂĄ el Punto de Equilibrio en Unidades (PE Und) Promedio por unidad del mes: Bs. 9,73 Costo promedio del bombĂłn: 27,89% Esto significa que cada vez que se vende Bs. 100,00, el costo de los insumos fue de Bs. 27,89. Se puede calcular el costo promedio del bombĂłn de dos maneras: Costo del mes: Bs 20.300,00 / 7.480 und.= Bs. 2,71 costo por unidad Y tambiĂŠn: Promedio por unidad Bs. 9,73 x 27,89% = Bs. 2,71 (fĂłrmula nÂş2) De aquĂ, se puede calcular la ganancia bruta por bombĂłn vendido, es decir el monto que se gana sin incluir los gastos fijos, cada vez que se vende un bombĂłn: Bs. 9,73 â&#x20AC;&#x201C; Bs. 2,71 = Bs. 7,02 Es decir que cada cubierto vendido contribuye por Bs.7,02 para cubrir los gastos fijos. Por eso esa cifra se llama el Margen de ContribuciĂłn. (MC) Promedio de venta por unidad â&#x20AC;&#x201C; costo promedio de la unidad = MC Dado que los Gastos Fijos (GF) representan un promedio mensual de Bs. 40.500,00 se puede calcular cuĂĄntas unidades se deben vender cada mes para cubrir estos gastos, es decir, no obtener ni ganancia ni perdida: đ??şđ??š = đ?&#x2018;&#x192;đ??¸ đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;&#x20AC;đ??ś Donde PE und es el Punto de Equilibrio dado en unidades de ventas 40.500 = 5.769 đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; 7,02 Prof. Georges Fontaine

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Para cubrir los gastos fijos, se deben vender cada mes unos 5.769 bombones a Bs. 9,73, es decir un promedio redondeado de 320 bombones diarios en un mes de 18 dĂas laborables (en el ejemplo, se trata del mes de enero en el que se iniciĂł las labores el dĂa 5). Cualquier bombĂłn adicional sobre este monto implicarĂĄ una ganancia por el valor del margen de contribuciĂłn de Bs. 7,02, de lo contrario, implicarĂĄ una pĂŠrdida por este mismo monto. Queda entendido que esto es sĂłlo un ejemplo. Cada lector debe llevar a cabo sur propios cĂĄlculos con base en cifras acumuladas sobre varios meses para obtener promedios confiables. Se puede calcular el Punto de Equilibrio igualmente en bolĂvares (PE Bs.): Dado que el porcentaje de costo del mes es 27,89%, se puede decir que cada vez que se venden Bs. 100,00, el costo de venta es de Bs. 27,89. En otras palabras, cada venta de Bs. 100,00 contribuye en Bs.100,00 â&#x20AC;&#x201C; Bs.27,89 = Bs.72,11 para cubrir los gastos fijos. Este monto se llama el porcentaje de ContribuciĂłn. Dividido entre 100 es decir reducido a la forma de Ăndice, se llama el Ă?ndice de ContribuciĂłn (IC), en este ejemplo serĂa 0,7211. Este Ăndice nos dice que cada Bs1,00 que se vende contribuye en Bs.0,7211 para cubrir los gastos fijos. De allĂ vienen las fĂłrmulas: 1â&#x2C6;&#x2019;

% đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; = đ??źđ??ś 100

đ??şđ??š = đ?&#x2018;&#x192;đ??¸ đ??ľđ?&#x2018; . % đ??śđ?&#x2018;&#x201A;đ?&#x2018;&#x2020;đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x201A; 1â&#x2C6;&#x2019; 100

đ??şđ??š = đ?&#x2018;&#x192;đ??¸ đ??ľđ?&#x2018; . đ??źđ??ś

En nuestro ejemplo 40.500 = đ??ľđ?&#x2018; 56.164,20 0,7211

40.500 = đ??ľđ?&#x2018; . 56.164,20 27,89 1 â&#x2C6;&#x2019; 100

A partir de lo anterior se puede realizar una serie de cĂĄlculos derivados para proyectar posibles escenarios: 1.- Calcular el nĂşmero de unidades a vender para lograr una ganancia de Bs.15.000 En este caso, se suma la ganancia deseada al monto de gastos fijos y se aplican las dos fĂłrmulas con este monto de gastos fijos + ganancia 40.500+15.000= Bs. 55.500 / 7.02 = 7.906 đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; 55.500/0.7211 = Bs. 76.965,75 Las diferencias de resultado entre los cĂĄlculos proviene de que el monto de porcentaje de costo de ventas es realmente Bs. 20.300/Bs.72.778x100= 27,893%. Prof. Georges Fontaine

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Esa tercera centésima de 3 afecta los resultados entre el cálculo en unidades y en bolívares 2.- A partir de los resultados en Bs. del mes de enero, calcular el punto de equilibrio con un costo de 25%:

Concepto Ventas Compras (Gastos Variables) Gastos Generales

Bs.

Und. venta

72.778,00

100,00%

7.480

20.300,00

27,89%

(Gastos Fijos)

40.178,00

55,21%

Ganancia

12.300,00

16,90%

Cheque Promedio Bs. 9,73

Ni el costo ni los gastos fijos cambian. Lo que cambia es la venta en función del porcentaje de costo de 25%. Aplicando la fórmula nº3, podemos recalcular las ventas del mes a partir del costo en bs que no cambia: Bs. 20.300 / 25% x 100 = Bs. 81.200 de venta proyectada Esta representa un cambio en el promedio de venta por los 7.480 bombones Bs 81.200 / 7.480 = Bs.10,86 Tomando en cuenta que los gastos fijos no cambiaron, esto implica un cambio en las cifras y porcentajes del cuadro anterior:

Concepto Ventas Compras (Gastos Variables) Gastos Generales

Bs.

Und. venta

81.200,00

100,00%

7.480

20.300,00

25 %

(Gastos Fijos)

40.178,00

45,48%

Ganancia

20.722,00

25,52%

Cheque Promedio Bs.10,86

Esto nos indica que si cambiamos el porcentaje estándar de costo de 28% a 25%, a costo y gastos iguales, obtendríamos una ganancia mayor. A la inversa, si decidimos aumentar el porcentaje de costo, disminuiría la ganancia. Prof. Georges Fontaine

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Al proyectar el porcentaje de costos de acuerdo con los resultados de varios meses con el fin de incrementar o disminuir ganancias, se debe tomar en consideraciĂłn: 1.- Capacidad de producciĂłn: â&#x20AC;˘ â&#x20AC;&#x153;ÂżSi subo el %, serĂĄ suficiente mi ganancia?â&#x20AC;? â&#x20AC;˘ â&#x20AC;&#x153;ÂżPodrĂŠ producir mĂĄs unidades para contrarrestar?! â&#x20AC;˘ 2.- Capacidad de venta: â&#x20AC;˘ â&#x20AC;&#x153;Âżsi subo el pvp, lograrĂŠ vender la misma cantidad de unidades?â&#x20AC;? â&#x20AC;˘ 3.- AceptaciĂłn del cliente â&#x20AC;˘ â&#x20AC;&#x153;Si bajo el %, el pvp sube:Âżlo aceptarĂĄ mi cliente?â&#x20AC;? Asi que las decisiones de costo deben hacerse tomando en consideraciĂłn aspectos de mercadeo. Para reforzar lo anterior, se procederĂĄ a estudiar el mĂŠtodo utilizado para calcular el punto de equilibrio en unidades o ventas, pero esta vez con un menĂş de bombones con varios productos de diferentes precios de venta y costo. Esto se puede aplicar de la misma manera para una empresa de bombonerĂa que ofrece diferentes productos tales como tortas, cremas, helados aparte de bombones. Para ello, es indispensable basar el cĂĄlculo sobre un estudio de las ventas para conocer con precisiĂłn el porcentaje que aporta cada producto a las ventas totales. Antes de iniciar el siguiente paso, se presenta un resumen de lo visto hasta ahora: Para calcular los puntos de equilibrio, se debe: 1.- Conocer el valor del promedio de venta por unidad: Ventas totales / unidades vendidas = promedio por unidades 2.- Conocer el porcentaje de costo de venta: Bs. Costo / Bs. Ventas del mismo periodo x 100 = % costo de ventas 3.- Calcular el Margen de ContribuciĂłn: Promedio de venta por unidad â&#x20AC;&#x201C; costo promedio de la unidad = MC 4.- Calcular el Ăndice de contribuciĂłn: % đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; 1â&#x2C6;&#x2019; = đ??źđ??ś 100

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5.- Calcular el Punto de Equilibrio en Unidades đ??şđ??š = đ?&#x2018;&#x192;đ??¸ đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018; đ?&#x2018;&#x20AC;đ??ś 6.- Calcular el Punto de Equilibrio en ventas (Bs.) đ??şđ??š = đ?&#x2018;&#x192;đ??¸ đ??ľđ?&#x2018; . đ??źđ??ś CASO NÂş 2 SE VENDEN VARIOS PRODUCTOS Un restaurante ofrece el siguiente menĂş a sus clientes: ARTĂ?CULO PVP Bs. Costo Bs. % de venta BombĂłn al licor 142,00 46,86 18,60% Praline de chocolate 170,00 71,40 14,28% BombĂłn con Fresa 100,00 28,00 22,80% BombĂłn con Ganache 62,00 15,50 20,15% Trufa de almendra 154,00 56,98 12,17% Barra de chocolate negro 80,00 17,60 12,00% Los Gastos Variables representan el 22,30% de las ventas Los Gastos Fijos suman un promedio mensual de Bs. 67.270,00 Se necesitarĂĄ calcular el nĂşmero de unidades vendidas de cada artĂculo para conocer el nĂşmero total de unidades vendidas y el promedio de venta por unidad, para luego conocer el % de costo de la unidad promedia y su costo. Para realizar el cĂĄlculo, se recomienda a los lectores montar el cuadro anterior en una hoja de cĂĄlculo de Excel, agregando 3 columnas adicionales, aplicando los conocimientos de Excel ya adquiridos. 1.- Imaginaremos una venta hipotĂŠtica de Bs. 100.000,00 para un periodo dado de un mes. En la cuarta columna del cuadro, se calcularĂĄ la venta de cada Ătem del menĂş, usando su respectivo porcentaje de ventas, aplicado a la venta hipotĂŠtica de Bs. 100.000,00 2.- Conociendo la venta de cada Ătem, se puede conocer el nĂşmero de unidades que representa, dividiendo en la columna 5, la venta entre el precio de venta de cada Ătem. (calcular con 2 decĂmales) 3.- Calcular el costo total de cada Ătem, multiplicando en la columna 6, el costo de cada uno por el nĂşmero de unidades vendidas del mismo. Prof. Georges Fontaine

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4.- Sumar cada columna. La tercera debe dar 100.000. La cuarta se redondea sin decímales. En la 5ta, no son representativos los decímales. 5.- El promedio por unidad es la división de la venta hipotética de Bs. 100.000 entre el número de unidades de la columna 5. 6.- El % de costo de venta es el total de la columna 6 entre 100, dado que representa el costo de una venta de cien mil bolívares. 7.- Calcular el costo de venta del promedio por unidad: Aplicar la fórmula nº2 al promedio por unidad con el % de costo obtenido en el punto 6. 8.- Calcular el Gasto Variable por cubierto aplicando el porcentaje al promedio por unidad. 9.- Calcular el Margen de Contribución: Promedio por unidad menos costo menos gasto variable = MC 10.- Calcular el índice de contribución: 100 - % costo menos % Gastos Variables = % de contribución/100 = IC Con el MC y el IC, se pueden calcular los dos puntos de equilibrio.

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ARTÍCULO Bombón al licor Praline de chocolate Bombón con Fresa Bombón con Ganache Trufa de almendra Barra de chocolate negro

PVP 142,00 170,00 100,00 62,00 154,00 80,00

Costo 46,86 71,40 28,00 15,50 56,98 17,60

% de venta 18,60% 14,28% 22,80% 20,15% 12,17% 12,00% 100,00%

venta 18.600,00 14.280,00 22.800,00 20.150,00 12.170,00 12.000,00 100.000,00

UND. 130,99 84,00 228,00 325,00 79,03 150,00 997,00

costo 6.138,00 5.997,60 6.384,00 5.037,50 4.502,90 2.640,00 30.700,00

El promedio por unidad es Bs. 100.000/997= Bs. 100,30 El porcentaje de costos de venta es 30.700,00 / 100 = 30,70% El costo de venta de la unidad es Bs. 100.30x30.70% = Bs. 30,79 El gasto variable por unidad es: Bs. 100,30 x 22,30% = Bs. 22,37 El Margen de Contribución es: Bs.100,30 - Bs. 30,79 - Bs. 22,37= Bs. 47,14 El Indice de Contribución es: 100 - 30,70 - 22,30 = 47 / 100 = 0,47 PE und = 67.270,00 / 47,14 = 1.427 unidades PE Bs. = 67.270,00 / 0.47 = Bs. 143.128

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A partir del ejercicio anterior, podemos hacer unas proyecciones: 1.- Cual será la ganancia si se venden 1.600 cubiertos: Método corto: 1.600 - pe und: 1427= 173 cub. Sobre el PE. 173 x Bs. 47,14 (MC) = Bs. 8.155,22 Método largo: Venta: 1.600 x 100,30 = Costo: 160.480 x 30,70% = Gasto variable: 160.480 x 22,30% Gastos Fijos Ganancia

Bs. 160.480,00 Bs. 49.267,00 Bs. 35.787,00 Bs. 67.270,00 Bs. 8.156,00

2.- ¿Cuál debe ser la venta para lograr una utilidad de Bs. 15.000,00? Bs. 67.270 + 15.000 = s. 82.270 / 47,14 = 1.745 cubiertos 82.270 / 0.47 = Bs. 175.043 3.- ¿Cuál sería el resultado si los gastos variables disminuyen de un 2%? PE Bs. 143.128 x 2% = Bs. 2.863 4.- Calcular la venta de cada ítem del menú con 1.800 cubiertos vendidos: 1.800 unidades a Bs. 100,30 Bombón al licor Praline de chocolate Bombón con Fresa Bombón con Ganache Trufa de almendra Barra de chocolate negro

180.540,00 33.580,44 25.781,11 41.163,12 36.378,81 21.971,72 21.664,80

5.- Se puede realizar una variación de proyecciones en función de las necesidades de elaboración del presupuesto. Se debe recordar que este ejercicio tiene como uno de sus propósitos verificar si el porcentaje de costo estándar aplicado en el cálculo de presupuesto es el más adecuado para la empresa. Estos cálculos permiten al gerente de la empresa decidir con bastante seguridad el precio promedio de venta de cada cubierto, en función de un % costo estándar establecido. Con esas herramientas, el lector tendrá la capacidad de definir su precio de ventas, sus costos y las ganancias que desea para cubrir sus necesidades personales y de su familia. Prof. Georges Fontaine

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IX.

CONCLUSIÓN

Para tener una empresa de producción de alimentos exitosa desde el punto de vista económico, es indispensable establecer una serie de controles operativos que permitan al operador tener información económica confiable para basar sus decisiones. Esos controles deben incluir:          

Un registro adecuado de las ventas, de los costos y los gastos generales, soportado por facturas. Un recetario estandarizado, porciones estandarizadas y costeadas para poder calcular un precio de venta al público conveniente y competitivo tanto para el operador como para el cliente. Elaborar listas de compras que incluyan solamente lo necesario para elaborar las recetas, y controlar así los gastos y costos. Calcular periódicamente para todos los insumos que lo ameriten, un test de rendimiento para conocer el valor real de los insumos usables para la venta. Calcular periódicamente el punto de equilibrio del negocio, en vista de una inflación continua y acelerada, para mantenerse competitivo. Aplicar medidas de higiene en el almacén o alacena, en la cocina y en todas las áreas de producción y conservación de alimentos para evitar desperdicios y posibles intoxicaciones de los clientes. Seguir los procedimientos de las recetas estandarizadas y evitar los “atajos” que perjudican la calidad del producto final. Establecer estándares de compras para asegurar la calidad de la materia prima. Entrenar cuidadosamente al personal para asegurar que realice sus tareas de acuerdo con los estándares. Comparar continuamente los resultados reales con los presupuestados y aplicar los correspondiente correctivos.

Se espera que ese manual sea de ayuda para el logro de esas metas.

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