CURSO: PROJECT MANAGEMENT ORIENTADO A LA CERTIFICACIÓN PMP®
Módulo 2: Gestión del Cronograma, Costos y Recursos Unidad 2.3: Gestión de Costos del Proyecto
® "PMP" is a trademark of the Project Management Institute, Inc. which is registered in the United States and other nations. ® “PMI” is a service and trademark of the Project Management Institute, Inc. which is registered in the United States and other nations. elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización. Profesor: Eduardo BazoMaterial Safra, PMP / Derechos reservados.
GESTIร N DE COSTOS
Incluye
los
procesos
de
Planificar,
Estimar,
Presupuestar y Controlar los Costos para que el proyecto
se
complete
dentro
del
presupuesto
aprobado.
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Procesos de la Gestión de los Costos 1.
Grupo de Procesos
Planificar la gestión de los costos Planificación
2.
Estimar los costos
3.
Determinar el presupuesto
4.
Controlar los costos
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Monitoreo y Control 3
Proceso # 1: Planificar la gestión de los costos
Se definen las políticas y procedimientos que servirán de guía para manejar los costos del proyecto.
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ENTRADAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
1. Acta de constitución del proyecto 2. Plan para la dirección del proyecto 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organización
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
1. Juicio de expertos 2. Análisis de datos 3. Reuniones
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1.- JUICIO DE EXPERTOS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
Se refiere a la información recibida de partes con experiencia y conocimientos.
Foto: Albert Einstein. Parque de las Ciencias de Granada Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Albert_Einstein
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2.- Análisis de Datos HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
Análisis de Alternativas Entre las estrategias de finaciamiento se incluyen, fondos propios, fondos con accionistas y fondos con deuda.
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3.- REUNIONES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
Las reuniones deben ser EFECTIVAS (Para
que
nadie
se
quede dormido)
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Salidas: Planificar la gesti贸n de los costos
1. Plan de Gesti贸n de los Costos
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Términos relacionados a la gestión de costos Costos Variables: Costos que cambian de acuerdo a la cantidad de producción o de trabajo (materiales, salarios de obreros, etc.) Costos Fijos: Costos no cambian a medida que la producción o el trabajo cambia (Alquiler de local del proyecto, costo de instalación, etc). Costos Directos: Costos atribuibles directamente al proyecto (viajes del equipo, salarios, reconocimientos, materiales, etc.). Costos Indirectos: Costos generales en beneficio de más de un proyecto (oficina principal, impuestos, etc.) Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Procesos de la Gestión de los Costos 1.
Grupo de Procesos
Planificar la gestión de los costos Planificación
2.
Estimar los costos
3.
Determinar el presupuesto
4.
Controlar los costos
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Monitoreo y Control 12
PROCESO # 2: ESTIMAR LOS COSTOS Proceso de desarrollar una aproximaciรณn del costo de los recursos necesarios para completar el trabajo del proyecto.
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RANGO DE ESTIMACIONES
Un proyecto en la fase de iniciación podría tener una estimación de orden de magnitud en el rango de –50 a +100%. En una etapa posterior del proyecto, a medida que se tiene más información, las estimaciones pueden reducirse a un rango de -5 a +10%. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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RANGO DE ESTIMACIONES
Source AACE Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducciรณn sin autorizaciรณn.
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ENTRADAS: ESTIMAR LOS COSTOS
1. Plan para la direcci贸n del proyecto 2. Documentos del proyecto 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organizaci贸n
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Herramientas y Técnicas: Estimar los costos 1.
Juicio de expertos
2.
Estimación Análoga
3.
Estimación Paramétrica
4.
Estimación Ascendente (Bottom-Up)
5.
Estimación basada en tres valores
6.
Análisis de datos
7.
Sistema de información para la dirección de proyectos
8.
Toma de decisiones • Votación Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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1.- JUICIO DE EXPERTOS HERRAMIENTAS Y Tร CNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
Se refiere a la informaciรณn recibida de partes con experiencia y conocimientos.
Foto: Albert Einstein. Parque de las Ciencias de Granada Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Albert_Einstein
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2.- Estimación Análoga HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
• Utiliza juicio de expertos. • Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada. •
Usa costo real de proyectos similares (análogos).
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3.- Estimación Paramétrica HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
• Utiliza “Parámetros”: m2, Ton, Km, etc. • Relación entre datos históricos y otras variables para calcular estimación de costos. •
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4.- Estimación Ascendente (Bottom-Up) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
Estimación del costo de las actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total.
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5.- ESTIMACIÓN BASADA EN TRES VALORES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
Identifica tres escenarios posibles: Más probable (CM): Se basa en una evaluación realista del para el trabajo requerido. Optimista (CO): Se basa en el análisis del mejor escenario posible. Pesimista (CP): Se basa en el análisis del peor escenario posible . Distribución triangular
CO+ CM + CP Costo Esperado = Costo Esperado =
3 CO+ 4(CM) + CP
Distribución Beta, Método Pert
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6.- ANÁLISIS DE DATOS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
Considera los siguientes: • Análisis de alternativas • Análisis de reserva • Costo de calidad
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ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS
• Evaluar las diferentes posibilidades y opciones para un mismo entregable. • Diferentes opciones tendrán diferentes costos, así como ventajas y desventajas.
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ANÁLISIS DE RESERVA
• Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para
contingencias,
para
tener
en
cuenta
las
incertidumbres. • La contingencia podría ser un porcentaje del costo, un costo fijo o calcularse por otro método.
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COSTO DE CALIDAD Costos incurridos para prevenir el incumplimiento de los requisitos y evaluar la conformidad del producto.
Falla externa Falla interna Detección Prevención Actual (sin calidad)
Ahorros Falla externa Falla interna Detección Prevención Futuro (con calidad)
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7.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMIS) HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS COSTOS
Hojas de cálculo y herramientas de simulación y estadística, así como toda la información del proyecto. Pueden simplificar y facilitar la rápida consideración de varias alternativas de costos.
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SALIDAS: ESTIMAR LOS COSTOS
1. Estimaciones de costos. 2. Base de las estimaciones. 3. Actualizaciones
a
los
documentos
del
proyecto.
Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducciรณn sin autorizaciรณn.
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Procesos de la Gestión de los Costos 1.
Grupo de Procesos
Planificar la gestión de los costos Planificación
2.
Estimar los costos
3.
Determinar el presupuesto
4.
Controlar los costos
Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
Monitoreo y Control 29
PROCESO # 3: DETERMINAR EL PRESUPUESTO Es el proceso de sumar los costos estimados de las actividades individuales para establecer una línea de base autorizada del proyecto, la cual excluye la Reserva de Gestión.
FUENTE: PMBOK Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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ENTRADAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
1. Plan para la direcci贸n del proyecto 2. Documentos del proyecto 3. Documentos de negocio 4. Acuerdos 5. Factores ambientales de la empresa 6. Activos de los procesos de la organizaci贸n
Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducci贸n sin autorizaci贸n.
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
1. Juicio de expertos 2. Costos agregados 3. Análisis de datos 4. Revisar la información histórica 5. Conciliación
del
límite
de
financiamiento 6. Financiamiento Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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1.- JUICIO DE EXPERTOS HERRAMIENTAS Y Tร CNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Se refiere a la informaciรณn recibida de partes con experiencia y conocimientos.
Foto: Albert Einstein. Parque de las Ciencias de Granada Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Albert_Einstein
Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducciรณn sin autorizaciรณn.
2.- COSTOS AGREGADOS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Los costos se suman de acuerdo a la EDT y a las cuentas de control, obteniéndose el presupuesto del proyecto.
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3.- ANÁLISIS DE DATOS / ANÁLISIS DE RESERVA HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Las reservas para contingencia son asignaciones para cambios no planificados pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos identificados. (“Conocidos – Desconocidos”) Las reservas de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados y generalmente no identificados. (“Desconocidos – Desconocidos”)
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ANร LISIS DE RESERVA Y VALOR GANADO Las reservas para gestiรณn no se incluyen en los cรกlculos de valor ganado.
FUENTE: PMBOK Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducciรณn sin autorizaciรณn.
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4.- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN HISTÓRICAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Documentos históricos de la organización que permitan predecir los costos del proyecto a través de modelos matemáticos: • por parámetros • por analogía • por otros métodos
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5.- CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE LA FINANCIACIÓN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
El flujo de caja forma parte de la conciliación del límite de la financiación. Los fondos podrían no estar disponibles cuando se necesitan, causando cambios y problemas a las otras partes del proyecto. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.
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6.- FINANCIAMIENTO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Implica la adquisición de fondos para los proyectos. Algunos proyectos como de infraestructura, industriales y de servicios públicos a largo plazo requieren fondos de fuentes externas como entidades financieras.
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SALIDAS: DETERMINAR EL PRESUPUESTO
1. Línea base de costos 2. Requisitos de financiamiento del proyecto 3. Actualizaciones
a
los
documentos
del
proyecto
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Procesos de la Gestión de los Costos 1.
Grupo de Procesos
Planificar la gestión de los costos Planificación
2.
Estimar los costos
3.
Determinar el presupuesto
4.
Controlar los costos
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Monitoreo y Control 41
PROCESO # 4: CONTROLAR LOS COSTOS
Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos.
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GESTIÓN DEL VALOR GANADO EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)
Método para medir el rendimiento del proyecto respecto a las líneas base de Alcance, Cronograma y Costo. Las metodología de Valor Ganado indica potenciales desviaciones y ayudan a proyectar el rendimiento futuro en tiempo y costos.
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GESTIÓN DEL VALOR GANADO EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)
FUENTE: PMBOK
PV
Planned Value (Valor Planeado)
AC
Actual Cost (Costo Real)
EV
Earned Value (Valor Ganado)
Al día de hoy ¿Cuál es el valor estimado del trabajo que se tenía planificado hacer? Al día de hoy ¿Cuál es el costo real incurrido por el trabajo realizado? Al día de hoy ¿Cuál es el valor estimado del trabajo que realmente se ha realizado? (medido en términos del presupuesto inicial)
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GESTIÓN DEL VALOR GANADO EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)
FUENTE: PMBOK
BAC
Budget At Completion (Presupuesto hasta la Conclusión)
EAC
Estimate at completion (Estimación a la Conclusión)
ETC
Estimate to complete (Estimación hasta la Conclusión)
Al inicio del proyecto ¿Cuánto presupuestamos para el esfuerzo total del proyecto? Actualmente, ¿Cuánto esperamos que cueste el esfuerzo total del proyecto? (es una proyección) Actualmente, ¿cuanto más esperamos que cueste terminar el proyecto? (es una proyección)
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FÓRMULAS A MEMORIZAR
Acró nimo
Término
Fórmula
CV
Cost Variance
EV - AC
(Variación del Costo)
SV
Schedule Variance
Cost Perfomance Index
EV - PV
Schedule Perfomance Index (Índice del rendimiento del Cronograma)
Positivo es bueno / Negativo es malo POSITIVO significa adelanto en el calendario y NEGATIVO significa retraso
EV / AC
(Índice del Rendimiento del costo) SPI
Positivo es bueno / Negativo es malo POSITIVO significa por debajo de presupuesto y NEGATIVO significa encima de presupuesto.
(Variación del cronograma) CPI
Interpretación
> = 1 es bueno /
< 1 es malo
Estamos obteniendo $___ de trabajo real por cada $1 que gastamos . EV / PV
> = 1 es bueno /
< 1 es malo
Estamos progresando a ___ por ciento del porcentaje originalmente planeado
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TCPI
FUENTE: PMBOK
Acró nimo TCPI
Término To Complete Perfomance index (Índice del Rendimiento del Trabajo por Completar)
Fórmula
Interpretación
(BAC – EV) / (BAC – AC)
¿Qué rendimiento debería tener de aquí en adelante para acabar en el presupuesto?
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ENTRADAS: CONTROLAR LOS COSTOS
1. Plan para la dirección del proyecto 2. Documentos del proyecto • Registro de lecciones aprendidas. 3. Requisitos de financiamiento del proyecto 4. Datos de desempeño del trabajo 5. Activos de los procesos de la organización
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: CONTROLAR LOS COSTOS
1. Juicio de expertos 2. Análisis de datos 3. Índice de desempeño del trabajo por completar 4. Sistema
de
información
para
la
dirección de proyectos
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SALIDAS: CONTROLAR LOS COSTOS 1. Información de desempeño del trabajo 2. Pronósticos de costos 3. Solicitudes de cambio 4. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 5. Actualizaciones a los documentos del proyecto
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GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Procesos de la Gestión de los Costos 1.
Grupo de Procesos
Planificar la gestión de los costos Planificación
2.
Estimar los costos
3.
Determinar el presupuesto
4.
Controlar los costos
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Monitoreo y Control 51