4.2 .-Gestion de Recursos, CAMEX-PROJECTUM RevA by Baqrbara Briceño

CURSO: PROJECT MANAGEMENT ORIENTADO A LA CERTIFICACIÓN PMP®

Módulo 2: Gestión del Cronograma, Costos y Recursos Unidad 2.4: Gestión de Recursos

® "PMP" is a trademark of the Project Management Institute, Inc. which is registered in the United States and other nations. ® “PMI” is a service and trademark of the Project Management Institute, Inc. which is registered in the United States and other nations. elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización. Profesor: Eduardo BazoMaterial Safra, PMP / Derechos reservados.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO

Incluye

identificar,

adquirir

gestionar

los

recursos para el proyecto. Recursos se refiere a recursos físicos y al equipo del proyecto.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

PROCESO # 1: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Es el proceso de definir como estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo. Este proceso se puede realizar por única vez o en puntos predefinidos del proyecto.

ENTRADAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

1.- Acta de constitución del proyecto. 2.- Plan para la dirección del proyecto. 3.- Documentos del proyecto. • Cronograma • Requisitos • Registro de riesgos • Registro de interesados 4.- Factores ambientales de la empresa 5.- Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

1.- Juicio de expertos 2.- Representación de datos 3.- Teoría organizacional 4.- Reuniones

1.- JUICIO DE EXPERTOS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Se refiere a la información recibida de partes con experiencia y conocimientos.

Foto: Albert Einstein. Parque de las Ciencias de Granada Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Albert_Einstein

2.- Representación de datos HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

El PMBOK menciona las siguientes: • Diagramas jerárquicos. • Matriz de asignación de responsabilidades. • Formatos tipo texto.

DIAGRAMAS JERร RQUICOS

Estructura de desglose de la organizaciรณn (OBS)

Estructura de desglose de recursos

Organigrama

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES.

Fuente: PMBOK

FORMATOS TIPO TEXTO Son formatos para documentar roles y responsabilidades.

3.- TEORÍA ORGANIZACIONAL HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

• La teoría organizacional intenta entender y medir el comportamiento humano. • El uso de esta teoría ayuda en la planificación de recursos especialmente los recursos humanos.

PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

1. Pirámide de Abraham Maslow o jerarquía de necesidades humanas (1943) 2. Teoría de motivación e higiene de Herzberg (1959) 3. Teoría de las necesidades adquiridas de David Mc Clelland (1955) 4. Teoría X y Teoría Y de Mc Gregor (1960) 5. Teoría Z de Ouchi (1981)

1.- PIRÁMIDE DE ABRAHAM MASLOW O JERARQUÍA DE NECESIDADES HUMANAS (1943) PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

Juicio de los demás no es necesario, persona se compara con si misma.

Emociones, amistad, afecto, amor.

5.Aut oreal iza ció n 4.- Estima

Alto

Reconocimiento y respeto por otros y auto-respeto.

3.- Social

2.- Seguridad Biológicas: aire, comida, descanso.

Empleo, salud, propiedad privada.

1.- Fisiológicas

Bajo El comportamiento es motivado por una sucesión de necesidades. Después de que cada nivel es satisfecho, ya no es motivador. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

2.- TEORÍA DE MOTIVACIÓN E HIGIENE DE HERZBERG (1959) (TEORÍA DE LOS DOS FACTORES) PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

Los factores de satisfacción en el trabajo no son simplemente los opuestos a los de insatisfacción. No solo se deben satisfacer los factores de higiene, se debe también influir en los factores de motivación para que los empleados estén satisfechos. Factores de higiene (de insatisfacción) Salario y beneficios Relaciones con el jefe Relaciones con los pares Política de la compañía

Factores de motivación (de satisfacción) Logros Reconocimiento Responsabilidad Promoción

3.- TEORÍA DE LAS NECESIDADES ADQUIRIDAS DE DAVID MC CLELLAND (1955) PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

La mayoría de las personas pueden ser clasificadas en: • Motivadas por logros: • Motivadas por afiliación: • Motivadas por poder: Los gerentes de proyecto deben reconocer que las personas se motivan de manera diferente. http://www.amazon.com/Human-Motivation-David-CMcClelland/dp/0521369517#reader_0521369517 Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

4.- Teoría X y Teoría Y de Mc Gregor (1960) PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

Dos formas contrapuestas de dirección: • Teoria X: los directivos consideran que los trabajadores sólo actúan bajo amenazas. • Teoria Y: los directivos se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar. • La Teoría X, se considera una forma de pensar obsoleta. • McGregor propone la adopción de la Teoría Y para aumentar la motivación.

http://teoriasimportantes.blogspot.com/2013/03/douglas-mcgregor-teoriahumanista.html

5.- Teoría Z de William Ouchi (1981) PRINCIPALES TEORÍAS ORGANIZACIONALES

• Se basa en incrementar la lealtad por la compañía permitiendo un trabajo de por vida enfocado en el bienestar para el trabajador, dentro y fuera del trabajo. • Los gerentes tienden a promover un empleo estable, alta productividad, alta moral y satisfacción. • Se debe confiar en que los empleados realizarán bien su trabajo y la gerencia debe estar preocupada por satisfacer las necesidades y el bienestar de los trabajadores. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

4.- REUNIONES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Las reuniones deben ser EFECTIVAS (Para

que

nadie

quede dormido)

SALIDAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS SALIDAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

1.- Plan de Gestión de los recursos. 2.- Acta de constitucion de recursos (Team Charter ) 3.- Actualizaciones a los documentos del proyecto: • Registro de supuestos. • Registro de riesgos.

1.- PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS SALIDAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

     

Identificación y adquisición del personal. Calendarios de recursos. Roles y responsabilidades. Plan de liberación del personal. Control de recursos físicos. Reconocimientos y recompensas

2.- Acta de constitución de recursos (Team Charter ) SALIDAS: PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RECURSOS

Establece valores de equipo, pautas de comunicación, criterios para toma de decisiones, reglas para las reuniones, procesos para resolución de conflictos, etc.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

ENTRADAS: ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

1.- Plan para la direcci贸n del proyecto. 2.- Documentos del proyecto. 3.- Factores ambientales de la empresa 4.- Activos de los procesos de la organizaci贸n

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

1.- Juicio de expertos 2.- Estimaciones ascendentes 3.- Estimación análoga 4.- Estimación paramétrica 4.- Análisis de datos • Análisis de alternativas. 6.- Sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS). 7.- Reuniones Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

SALIDAS: ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

1.- Requisitos de recursos 2.- Base de estimaciones 3.- Estructura de desglose de recursos 4.- Actualizaciรณn a los documentos del proyecto.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

ENTRADAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

1.- Plan para la direcci贸n del proyecto. 2.- Documentos del proyecto. 3.- Factores ambientales de la empresa 4.- Activos de los procesos de la organizaci贸n

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

1.- Toma de decisiones. • Análisis de decisiones con múltiples criterios. 2.- Habilidades interpersonales y de equipo. • Negociación. 3.- Asignación previa. 4.- Equipos virtuales.

1.- Toma de decisiones: Análisis de decisiones con múltiples criterios. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

Se usan para lograr una calificación (score) para los potenciales miembros del equipo. Los criterios puedes ser ponderados de acuerdo a su importancia. Algunos criterios pueden ser: • Disponibilidad • Costo • Experiencia • Habilidad

2.- HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO: NEGOCIACIÓN. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

Estrategia de dialogo entre partes para llegar a un acuerdo. En la negociación tradicional, ganar-perder, cada parte trata de obtener todo lo que puedan para si. En la negociación moderna, ganar-ganar, las dos partes quedan satisfechas. Una “habilidad blanda” del gerente de proyecto debe ser negociación, para adquirir recursos para su proyecto. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

3.- ASIGNACIÓN PREVIA HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

Ocurre cuando los miembros del equipo son seleccionados anticipadamente, por ejemplo si: • El proyecto es resultado de una promesa específica de RR.HH. en una licitación. • El proyecto depende de la experiencia de determinadas personas. Pueden entrar en conflicto con otros proyectos, por lo que se deben confirmar con anticipación. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

4.- EQUIPOS VIRTUALES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS

• Son grupos de personas que cumplen sus respectivos roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara. • El avance y disponibilidad de comunicaciones ha hecho que sean factibles. • Se utilizan e-mails, audio-conferencias, teleconferencias, encuentros por internet, hologramas, etc.

SALIDAS: ADQUIRIR LOS RECURSOS 1.- Asignaciones de recursos físicos. 2.- Asignaciones del equipo del proyecto. 3.- Calendario de recursos. 4.- Solicitudes de cambio. 5.- Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto. 6.- Actualizaciones a los documentos del proyecto. 7.- Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa. 8.- Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

PROCESO # 4: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO Consiste en mejorar las competencias, la interacción entre los miembros y el ambiente general para mejorar el desempeño del proyecto. Una de las principales responsabilidades del director del proyecto es desarrollar un equipo de alto desempeño (equipo que logra metas extraordinarias, más allá del simple cumplimiento de los objetivos del proyecto)

ENTRADAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Plan para la direcci贸n del proyecto 2.- Documentos del proyecto 3.- Factores ambientales de la empresa 4.- Activos de los procesos de la organizaci贸n

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Coubicación 2.- Equipos virtuales 3.- Tecnología de la comunicación 4.- Habilidades interpersonales y de equipo 5.- Reconocimiento y recompensas 6.- Capacitación 7.- Evaluaciones individuales y de equipo. 8.- Reuniones Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

1.- COUBICACIÓN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Consiste en colocar a varios miembros del equipo en una misma ubicación física para mejorar el trabajo en equipo. •

Puede

ser

temporal,

ocasiones

estratégicas para el proyecto, o permanente. • Puede incluir un “cuarto de guerra” o sala de reuniones. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

2.- EQUIPOS VIRTUALES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Son grupos de personas que cumplen sus respectivos roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara. • El avance y disponibilidad de comunicaciones ha hecho que sean factibles.

3.- TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Las tecnologías pueden ser muy variables: desde simples documentos escritos hasta material en línea; o desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas.

4.- HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE EQUIPO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Los directores de proyecto eficaces adquieren un equilibrio entre habilidades técnicas y habilidades interpersonales o “habilidades blandas”

HABILIDADES INTERPERSONALES DE LOS DIRECTORES DE PROYECTO

• Liderazgo. • Desarrollo del espíritu de equipo. • Motivación. • Comunicación. • Influencia. • Toma de decisiones. • Conocimientos políticos y culturales. • Negociación. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

5.- RECONOCIMIENTOS Y RECOMPENSAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Parte del desarrollo del equipo es reconocer y

premiar el comportamiento deseable. •

Las recompensas ganar-perder, como el miembro del equipo del mes, pueden romper el equipo.

•

Por

contrario,

recompensar

metas

6.- CAPACITACIÓN HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Son las actividades para mejorar las competencias del equipo. Puede ser formal o informal. La capacitación programada se realiza de acuerdo al plan de recursos humanos y la no programada surge como resultado de la observación, conversaciones y evaluaciones de desempeño.

7.- Evaluaciones individuales y de equipo HERRAMIENTAS Y Tร CNICAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Estas herramientas dan conocimiento al gerente del proyecto y a su equipo de las fortalezas y debilidades. Algunas de estas herramientas son: Entrevistas estructuradas, pruebas de habilidades, focus groups, etc. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducciรณn sin autorizaciรณn.

SALIDAS: DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Evaluaciones del Desempeño del Equipo. 2.- Solicitudes de cambio. 3.- Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto. 4.- Actualizaciones a los documentos del proyecto. 5.- Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa. 6.- Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

PROCESO # 5: DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

Proceso que consiste en monitorear el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar problemas

retroalimentación, y

gestionar

resolver

cambios

para

optimizar el desempeño del proyecto.

ENTRADAS: DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Plan para la dirección del proyecto 2.- Documentos del proyecto 3.- Informes de desempeño del trabajo 4.- Evaluaciones del desempeño del equipo 5.- Factores ambientales de la empresa 6.- Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y Tร CNICAS: DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Habilidades interpersonales 2.- Sistema de informaciรณn para la direcciรณn de proyectos

1.- HABILIDADES INTERPERSONALES HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

• Toma de decisiones • Inteligencia emocional • Influencia • Liderazgo • Gestión de conflictos.

Técnicas de resolución de conflictos 1. Retirarse/Eludir: Conflicto se pospone o una de las partes renuncia. Se logra una solución temporal, pero es probable que el conflicto vuelva a ocurrir más adelante.

2. Suavizar/Adaptarse:

Se enfatizan acuerdos más que diferencias. Reduce conflictos personales y ayuda a que las personas se sientan mejor. Solución temporal que no resuelve el conflicto.

3. Consensuar/Conciliar:

Busca soluciones con cierto grado de satisfacción a las partes. Se soluciona el conflicto y se logran acuerdos con concesiones mutuas. Puede dar como resultado una situación perder – perder.

4. Forzar/Dirigir:

Una parte ejerce su poder ignorando las necesidades y preocupaciones de la otra. El conflicto se soluciona, pero puede retornar más adelante o se pueden dañar relaciones humanas. El resultado es ganar – perder.

5.Colaborar/Resolver el problema:

Trata un conflicto como problema que debe solucionarse con concesión mutua y diálogo abierto. Requiere tiempo y confianza entre las partes, por lo que no siempre puede usarse. Da como resultado ganar – ganar. Material elaborado por: Eduardo Bazo Safra, PMP / Derechos reservados / Prohibida su reproducción sin autorización.

SALIDAS: DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

1.- Solicitudes de cambio 2.- Actualizaciones del Plan para la Direcciรณn del Proyecto 3.- Actualizaciรณn de los documentos del proyecto 4.- Actualizaciรณn de los factores ambientales de la empresa.

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control

ENTRADAS: CONTROLAR LOS RECURSOS

1.- Plan para la dirección del proyecto 2.- Documentos del proyecto 3.- Datos del desempeño del trabajo 4.- Acuerdos 5.- Activos de los procesos de la organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS: CONTROLAR LOS RECURSOS

1.- Análisis de datos 2.- Resolución de problemas 3.- Habilidades interpersonales y de equipo. 4.- Sistema de información para la dirección de proyectos.

SALIDAS: CONTROLAR LOS RECURSOS

1.- Información del desempeño del trabajo 2.- Solicitudes de cambio 3.- Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto. 4.- Actualizaciones a los documentos del proyecto.

RECAPITULACIÓN Y PREGUNTAS

Procesos de la Gestión de los Recursos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Planificar la gestión de recursos Estimar los recursos de las actividades Adquirir los recursos Desarrollar el equipo Dirigir el equipo Controlar los recursos

Grupo de Procesos Planificación Ejecución Monitoreo y Control