EN STAD FÖR BETYDELSEFULLT ARBETE OCH LYCKLIGA MEDARBETARE Personalprogrammet 2022–2025 1
”
Jag har också arbetat inom den privata sektorn och även testat livet som företagare men alltid kommit tillbaka hit. Som Vasa stads anställd känner jag att jag helt konkret kan påverka gemensamma frågor. Här har alla medarbetare sin egen, viktiga roll där de får lysa precis varje dag.” – Mia, arbetsplanerare
2
Innehåll Vi siktar på EN UTMÄRKT MEDARBETARUPPLEVELSE, så bra att man inte vill byta arbetsplats
5
Fyra löften, som stöder och hjälper oss att lyckas
7
LÖFTE 1 En välmående personal i en trygg arbetsmiljö 9 LÖFTE 2 En kompetent och idérik personal
11
LÖFTE 3 Ledarskap som stöder goda framsteg
13
LÖFTE 4 En attraktiv och mångsidig arbetsgivare
15
.
I personalprogrammet har intagits centrala mål i anslutning till trygga och sunda arbetsförhållanden samt främjande av jämställdhet och likabehandling, dvs. i det ingår fokusområdena i stadens jämställdhets- och likabehandlingsplan samt verksamhetsprogrammet för arbetarskyddet
3
4
Vi siktar på en utmärkt medarbetarupplevelse,
så bra att man inte vill byta arbetsplats. Personalen är en viktig resurs och stöttepelaren för vår organisation men också för hela staden. Som mål har vi lyckliga medarbetare som arbetar entusiastiskt och vill bygga upp en lycklig vardag för stadsborna. Med personalprogrammet stöder vi genomförandet av stadens gemensamma strategi samt drar upp gemensamma riktlinjer och sätter upp mål för de kommande åren. I fokus ligger mål som ansluter sig till tillgången på personal och kvarhållningskraften. Enligt stadsstrategin möjliggör ett gott ledarskap, en kompetent personal och en utmärkt medarbetarupplevelse att de strategiska målen uppnås. Alla mål och åtgärder i personalprogrammet siktar också på en utmärkt medarbetarupplevelse. Enligt personalen blir en utmärkt medarbetarupplevelse till av betydelsefullt arbete som belönas och en arbetsplats med en bra vi-andra, en inkluderande chef och möjligheter att utvecklas samt av att hitta en balans mellan arbetet och de övriga delområdena i livet.
Möjlighet att lysa I personalprogrammet satsar vi i synnerhet på arbetshälsan och på säkra och hälsosamma arbetsförhållanden, stöder inlärning i arbetet och möjliggör studier på eget initiativ. Hos oss har alla möjlighet att lysa. Vi utvecklar servicen och personalen så att olikheter accepteras och kan beaktas i arbetsgemenskaperna. Med ett bra ledarskap främjas ett rättvist och jämlikt bemötande av alla anställda. Utgångspunkten är att alla anställda vid enheterna bemöts jämlikt och att även kunderna samt andra intressentgrupper blir sakligt och jämlikt bemötta.
Värdelöftena utmanar till utveckling Personalprogrammet går hand i hand med våra värdelöften. Med verksamhet enligt värdelöftena försöker vi påverka välbefinnandet och utvecklingsviljan i arbetsgemenskapen, främja en utmärkt medarbetarupplevelse och därigenom öka produktiviteten. Av alla dessa element byggs det upp en fungerande arbetsgemenskap som mår bra och som motiverar, engagerar och inspirerar de anställda att arbeta.
5
”
Jag flyttade till Vasa för ett par år sedan och minns
fortfarande hur det redan i arbetsplatsannonsen utlovades en mångprofessionell arbetsgemenskap som diskuterar och lär sig tillsammans. Och det löftet har man nog hållit. Dessutom vill jag riktigt berömma hur mycket staden satsar på de anställdas välbefinnande och personliga utveckling.” – Jussi, generalplanläggare
6
Fyra löften, som stöder och hjälper oss att lyckas. Personalprogrammets röda tråd är våra löften till medarbetarna, det vill säga de teman på vilka vi i synnerhet kommer att koncentrera oss under de närmaste åren och som styr vår verksamhet, vårt ledarskap och utvecklandet av vår organisationskultur.
1. En välmående personal i en trygg arbetsmiljö 2. En kompetent och idérik personal 3. Ledarskap som stöder goda framsteg 4. En attraktiv och mångsidig arbetsgivare
7
ÅTGÄRDER ANSVARSPART Workshoppar för värdelöften med HR medarbetarkompetens som tema
TIDTABELL 2022–2024
MÄTARE Antal workshoppar
Utarbetande av ett stödpaket för HR och 2022–2023 ledning av hybridarbete samt resultatområdena enhetsspecifika spelregler
Stödpaketet och spelreglerna har utarbetats.
Inom resultatområdena och vid enheterna bedöms olägenheterna Resultatområdena 2022-> och riskerna i arbetet och arbetsmiljön, utförs riskbedöm- ningar och görs säkerhetsob- tioner med programmet Safety Manager.
Riskbedömningarna har gjorts på arbetsplatserna och de uppdateras servaregelbundet.
Aktivt utnyttjande av ersättande Resultatområdena 2022-> arbete och deltidsarbete som alternativ till sjukfrånvaro
Mängden ersättande arbete och deltidsarbete till följd av sjukfrånvaro
Utarbetande av en ”verktygslåda” HR 2023 -> för psykisk hälsa, inkl. bland annat coachningen Tuura
Verktygslådan har satts ihop.
Skapande av en verksamhetsHR, idrottsservicen, 2022–2024 modell för övergripande välbeföretagshälsan finnande, projektet Mot ett om- fattande välbefinnande
Antal deltagare i projektet Sjukfrånvaro Verksamhetsmodellen har skapats.
Användning av enkäter för att HR och 2023 utreda jämställdhet och likaberesultatområdena handling bland personalen samt eventuell upplevd diskriminering och erfarenheter av osakligt bemötande. Utifrån svaren fastställs de årliga utvecklingsmålen.
Färre erfarenheter av osakligt bemötande
Kartläggning av möjligheter att HR och resultat2023 Möjligheterna har balansera arbete och privatliv i områdena kartlagts och olika yrkesgrupper/verksamhets- metoderna är kända. miljöer Utarbetande av planer för arbets- Resultatområdena/ 2023 -> hälsa specifikt per resultatområde enheterna och enhet
Planerna har gjorts.
Utseende av en egen mentor för HR och resultat2023 -> alla nya chefer och en ”fadder” områdena för alla nya anställda
Mentor-/fadderverksamheten har inletts inom sektorerna.
Utvecklande av arbetshälsoenkäten, bl.a. bifogas det en bedömning av psykosocial belast- HR 2024 ning till enkäten
Arbetshälsoenkäten har uppdaterats.
Övriga mätare: Sjukfrånvaro, arbetshälsoenkät, pulsenkäter alltefter aktuella teman/behov, antal olyckor och tillbud i arbetet och hur de utvecklats, antal genomförda arbetsplatsutredningar, säkerhetsobservationer, användning av yrkesinriktad rehabilitering och hur stor procent av ansökningarna som godkänns.
8
LÖFTE 1 En välmående personal i en trygg arbetsmiljö Vasa stad är en trygg och bra arbetsplats för alla oavsett utgångspunkter. Vi är en flexibel arbetsgivare som beaktar arbetstagarnas olika livssituationer. En bra balans mellan arbete och privatliv syns i form av engagemang i arbetet. Det spelar en roll för hur hela arbetsgemenskapen och därigenom hela staden lyckas. Vi har som mål att utveckla personalens övergripande välbefinnande, i synnerhet den psykologiska tryggheten och medarbetarkompetensen. • Vi bemöter såväl våra anställda som våra kollegor och kunder med respekt oavsett deras bakgrund. • Vi betonar var och ens ansvar för utvecklandet av en jämlik och likvärdig arbetsgemenskap som mår bra: ”Vi vågar också ta upp utmanande frågor.” • Vi uppmuntrar personalen att se till och ta ansvar för det egna välbefinnandet. • När det gäller ledning av arbetsförmågan och att uppmärksamma personalen betonar vi framförhållning samt beaktande av individuella behov och olika personal- och åldersgrupper. • Vi stärker chefernas kompetens när det gäller att stödja medarbetarnas psykiska välbefinnande och identifiera psykiska utmaningar. • Vi utvecklar moderna, flexibla arbetssätt och -redskap.
9
ÅTGÄRDER
ANSVARSPART
TIDTABELL
MÄTARE
Uppmärksammande av HR 2022 personalen på en årlig prisgala
Galan har ordnats varje år.
Utvecklande av modellen för HR 2022–2023 kontinuerligt förbättrande, bl.a. i bruktagande av ett elektroniskt system för innovationer och initiativ
Det nya systemet används.
Skapande av ett nätverk för HR 2022–2023 interna utvecklare medan projektet ”Lupa kehittää – Ylihyvästä ännu bättre” pågår
Nätverket har skapats.
Planering, pilottestning och HR 2023–2025 ibruktagande av coachingar för sakkunnig- och medarbetar- pass
Pilottesterna har utförts och coachingarna tagits i bruk.
Fortsatt utveckling av modellen HR, 2023–2024 Job Shadow samt planering Samhälls- och ibruktagande av ett relationerna program för arbetstagarutbyte
Programmen har tagits fram och används.
Beskrivning och utformande av Resultatområdena, 2023 Modellerna för olika modeller för karriärvägar HR karriärvägar har beskrivits och utformats. Utnyttjande av elektroniska HR 2023 utbildningsplattformar vid kompetensutveckling
Olika elektroniska utbildningsplattformar används.
Utvecklande av löne- och HR 2023–2025 belöningsmetoder som siktar på effektivt och resultatrikt arbete samt entusiasm
Nya modeller används.
Ibruktagande av ”virtuella HR 2024–2025 assistenter”, t.ex. en HR-bot
En virtuell assistent används.
Övriga mätare: Antal initiativ och idéer, enkäter (engagerande), arbetshälsoenkät, mängden extern och intern rekrytering (%)
10
LÖFTE 2 En kompetent och idérik personal Viktigt för oss är framsteg och samarbete = kontinuerligt förbättrande. Att vi vågar utmana oss själva och våra partner – experimentera och göra saker på nya sätt. Hos oss får alla vara med och utveckla verksamheten och det egna arbetet. • Som arbetsgivare möjliggör vi personalens utveckling genom att erbjuda olika sätt att öka kompetensen – vi beaktar även individuella inlärningssätt. • Vi betonar färdigheterna att leda sig själv samt var och ens eget ansvar för att upprätthålla den egna kompetensen och konsekvent planera den egna vägen mot ett meningsfullt arbetsliv. • Vi föredrar intern rekrytering och försöker möjliggöra byte av arbetsuppgifter som ett kompetensutvecklingsverktyg så att det stöder var och ens egen livssituation. • Hos oss innebär karriärutveckling inte bara kliv uppåt på karriärstegen utan vi uppmuntrar också till horisontella framsteg. • Vi satsar i synnerhet på att förbättra och ta vara på kompetensen i digitalisering, AI och robotisering vid utvecklandet av processerna. • Vi uppmuntrar till nätverksarbete och att tväradministrativt utnyttja och dela med sig av kompetensen. • Vi tar även vara på olika sätt att utveckla språkkunskaperna och bli internationella. • Vi satsar i synnerhet på förmågan att ge respons och gläder oss över både egna och andras framgångar. • Vi utvärderar våra verksamhetssätt och granskar våra processer – gör vi rätta saker? Vi tar tid för utveckling.
11
ÅTGÄRDER ANSVARSPART TIDTABELL Beaktande av åtgärdsreResultatområdena 2022-> kommendationerna på basis av företagshälsovårdens arbetsplatsutredningar
MÄTARE Företagshälsovårdens arbetsplatsutredningar har uppdaterats.
Ibruktagande av Safety HR, 2022-> Manager och Kevas inlärningsresultatområdena miljö för cheferna som stöd för ledningen av arbetssäkerhet och arbetsförmåga
Användarantalen i inlärningsmiljöerna
Stöd för cheferna vid ledning av HR 2022-> den individuella arbetsförmågan och arbetsförmågan i mångsidiga arbetsgemenskaper, vid ledning av kompetensen och det psykiska välbefinnandet och även beträffande belöningskompetens
Coachningar och utbildningar i temat
Stöd för chefsarbetet genom HR 2022-> kamratmentorskap, arbets- handledning och coachning
Antal coachningsrelationer, arbetshandledningar och kamratmentorer
Beaktande av färdigheter i Resultatområdena 2022 coachande ledarskap i rekry- teringsannonser för chefer
Informationen ingår i annonserna.
Ibruktagande av chefspassutHR, 2023 bildningen, pilottestning av utresultatområdena bildningen år 2022
Antal personer som avlagt chefspassutbildningen
Genomförande av 360-utvärHR 2023–2025 deringarna och utarbetande av utvecklingsplaner
360-utvärderingarna och planerna har gjorts.
Att göra arbetarskyddet till en Resultatområdena 2023 fast del av enheternas introduk- tionsplaner
Avsnitt om arbetarskydd i introduktionsplanerna
Utvecklande av ledning genom information
Ledningens dashboard används.
Koncernförvalt2023–2025 ningen
Utvecklande av HR-processerna HR 2023–2024 med hjälp av digitalisering, bl.a. upphandling av ett nytt HR-system
Övriga mätare: Chefsbedömningar, arbetshälsoenkät
12
Det nya HR-systemet avänds.
Löfte 3 Ledarskap som stöder goda framsteg Våra chefers viktigaste färdighet är förmågan till människoinriktat och coachande ledarskap. En coachande chef förstår att alla anställda är olika, tar vara på det och utmanar alla att utvecklas. På så sätt får man ut det bästa av arbetsgemenskapen.
• Vi utvecklar målmedvetet ledarskapet och chefsarbetet mot ett coachande sätt att leda. • Vi förutser hur ändringarna i verksamhetsmiljön kommer att påverka personalbehoven; kompetensen och arbetshälsan. Vi är redo och skaffar de bästa experterna. • Vi leder kompetensen och stöder teamet och individerna så att de lyckas – vi låter andra lysa och gläder oss över de minsta framstegen. • Cheferna har rätt att förvänta sig en bra prestation – konstruktiv respons stöder utvecklingen. • Dessutom har cheferna rätt och skyldighet att ingripa i dåligt beteende på arbetsplatsen och kräva respektfullt bemötande. • Vi utvecklar samarbetet mellan olika aktörer för en lyckad ledning av arbetsförmåga. • Vi stöder lyckat ledarskap genom att utveckla våra processer och lätta på byråkratin.
13
ÅTGÄRDER ANSVARSPART TIDTABELL Att lägga till information om Resultatområdena 2022 lönen i rekryteringsannonserna
MÄTARE Lönen anges i annonserna.
Att möjliggöra tillgänglig HR, 2022 -> Tillgängliga lokaler för rekrytering: tydligt språk i resultatområdena intervjuer arbetsplatsannonserna, tillgängliga ansökningskanaler och i intervjulokaler Ökning av antalet anonyma HR, 2022 -> rekryteringar. Ibruktagande av resultatområdena en responsenkät som riktas till 2023 de sökande. Fastställande av kriterier för att kunna undersöka hur anonym rekrytering på- 2023 verkar likabehandlingen
Anonyma rekryteringar (%) Avsnittet med frågor har bifogats enkäten om sökandeupplevelse. Kriterierna har fastställts.
Inledande av programmet med personalambassadörer
Antal personalambassadörer
HR, 2023 kommunikationen
Ibruktagande av ersättningar för HR 2023 Det belönas för tips tips samt rekryteringsbonusar och ges bonus för rekryteringar. Ökning av antalet praktikanter och sommarjobbare, samt anställning av allt flera personer som skriver lärdomsprov och personer med sysselsättningssvårigheter
HR, 2023 -> välfärdsservicen, resultatområdena
Ökat antal praktikanter, sommarjobbare och lärdomsprov
Ökning av antalet traineeHR, 2023–2025 Ny praxis, avtal program, projektarbeten och välfärdsservicen, praktikantavtal samt läroavtalsresultatområdena samarbetet med olika läroanstalter Välkomstpresenter till nya arbetstagare
HR, 2023 resultatområdena
Nya arbetstagare ges en välkomstpresent.
Utvecklande av rekryteringsHR 2023–2024 Det har tagits fram en praxisen och processerna enkät till cheferna och en utvecklingsplan. Att lägga till temat hållbar HR, 2023 Introduktionsplanerna utveckling i introduktionsresultatområdena har uppdaterats. planerna Ibruktagande av bestående HR, 2023–2024 verksamhetsmodeller genom Kommuntekniken, projektet Kestävä työmatkaresultatområdena liikkuminen för hållbara färdsätt på resor till och från arbetet
Verksamhetsmodellerna tillämpas.
Ändring av uppgiftsbeteckHR, 2023–2024 Beteckningarna har ningarna så att de är resultatområdena ändrats. könsneutrala.
Övriga mätare: Enkät om arbetsgivarbilden, lärdomsprov, praktikanter (inkl. internationella), enkät om sökandeupplevelsen, ansökningar/sökt uppgift, personalomsättning, hur många som tycker att de kan rekommendera staden som arbetsgivare.
14
Löfte 4 En attraktiv och mångsidig arbetsgivare Alla tidigare löften påverkar hurdan bild vi ger av oss: trygga arbetsförhållanden, ett bra och rättvist ledarskap, flexibla arbetssätt och stödet för personalens möjligheter att delta och utvecklas gör oss till en attraktiv arbetsgivare. Vi satsar på att utveckla arbetsgivarbilden genom systematiskt arbete såväl internt som externt. Vårt arbetsgivarvarumärke är starkt och alla anställda är ambassadörer för det. Utöver våra tidigare löften lovar vi också att • ytterligare intensifiera samarbetet med arbets- och näringstjänsterna, högskolorna, läroanstalterna och företagen i syfte att trygga regionens dragningskraft och tillgången på kompetent arbetskraft. • aktivt och öppet berätta om våra meningsfulla arbetsuppgifter – vi gör det viktiga arbetet inom den kommunala sektorn synligt. • engagera hela arbetsgemenskapen i att locka toppkrafter till stadens team – och belönar för de bästa tipsen. • välkomna nya anställda med en bra, proaktiv introduktion och en välkomstpresent. • främja mångformighet i våra arbetsgemenskaper och öka kännedomen om nyttorna med mångformigheten. • utveckla en rättvis och konkurrenskraftig löne- och belöningsmodell samt öppenhet när det gäller grunderna för och fastställande av löner. • satsa på kompetensen och på sådana verksamhets- och arbetssätt som stöder hållbar utveckling.
15
”
När jag började så var min arbetserfarenhet ganska blygsam,
men jag har ändå fått mångsidigt med ansvar här vid Vasa stad och folk har litat på att jag kan, vilket har varit otroligt fint. Jag har blivit förstådd och fått stöd och det har till exempel varit möjligt att byta uppgift om ens egen livssituation har ändrats.” – Henna, klasslärare
Tack för att du deltar i arbetet för en lycklig vardag.
#ArbeteFörEnLyckligVardag
16
