Hotelsoftware

Weniger Mitarbeiter, mehr Service

Der Mangel an Hotelpersonal ist omnipräsent. Digitale Lösungen können Hoteliers unterstützen, Arbeitsprozesse im Hotel zu verschlanken. Von Silvia Geuker.

Der Personalmangel ist in der Hotellerie so präsent, dass Hoteliers resigniert oder mitunter gar aggressiv reagieren, wenn das Thema aufs Tapet kommt. Angesichts Corona haben Tausende die Branche verlassen und sind in Jobs gewechselt, die freundlichere Arbeitszeiten und mehr Geld bieten. Wenn dazu noch weitere Fehlzeiten kommen, dann heißt es „Gute Nacht, Marie“. Die übrig gebliebenen Mitarbeiter werden unzumutbar belastet, und nicht selten ist der Hotelier selbst Rezeptionist und Zimmermädchen in einem. Es kommt zu temporären Hotelschließungen, weil nicht genug Personal da ist, um das Hotel zu bewirtschaften. Gleichzeitig erwarten die Gäste immer mehr Service: Auch wenn sie um 23 Uhr anreisen, wollen sie unkompliziert einchecken. Doch welches Individualhotel kann sich eine 24 Stunden besetzte Rezeption leisten? Und ist dienstags noch um 24 Uhr die Bar geöffnet, weil ein Spätankommer gerne noch ein Gläschen Rotwein vor dem Einschlafen trinken möchte und Lust auf einen Snack hat?

Gemeinsam Prozesse automatisieren

Die Initiative hotelnext.io hat dieses Problem erkannt und reagiert. Es ist ein Zusammenschluss von acht Technologieanbietern verschiedener Disziplinen mit einem Ziel: mehr Automatisierung in Hotels als Antwort auf den Personalmangel. Zu den Initiatoren von hotelnext.io gehören: • Straiv by Code2Order (früher:

Code2Order) Digitalisierung von Hotelaufenthalten: Check-in & out, Meldeschein, Gästemappe • Dirmeier – digitale Schanktechnik • Dirs21 – natürlich digital: ein webbasiertes Buchungs- und Channel-

Management-System für die Hotellerie • gastronovi: Kassenlösungen für die

Hotel-Gastronomie • Hoteliers.com: für mehr Direktbuchungen • Ibelsa: Cloud-basierte Hotelsoftware • Roompricegenie: automatisiertes Hotel-

Revenue Management • Salto Systems: elektronische Hotelschließsysteme Alternative zu teuren Komplettlösungen

Der Zusammenschluss versteht sich einerseits als Alternative zu großen Komplettlösungen, die der Hotelier vielleicht gar nicht braucht, und einer Kombination verschiedener einzelner Systeme, die schnittstellenmäßig nicht optimal harmonieren. Tanja Appel aus dem Marketing von gastronovi betont denn auch, dass hotelnext keineswegs als großer Tanker unterwegs ist: „Jeder kann schauen, was er braucht und sich dazu gezielt beraten lassen. So vermeidet der Hotelier hohe monatliche Kosten für Dinge, die er gar nicht benötigt.“ Die diversen Lösungen von hotelnext.io sind aufeinander abgestimmt. Der Hotelier selbst entscheidet, welche Leistungsmerkmale für ihn wichtig sind. Dabei

Acht Technologie-Anbieter haben sich unter hotelnext.io zusammengeschlossen, um die Automatisierung in Hotels zu fördern

hat er nur einen Ansprechpartner in der Betreuung. „Bei Problemen gibt es kein Ping-Pong-Spielen, kein Weiterschieben von Hersteller zu Hersteller“, so Philipp Berchtold, Geschäftsführer von Ibelsa. Vielmehr versprechen die Partner, sich untereinander abzustimmen, um für den Kunden die beste Lösung zu finden. Dazu finden regelmäßige Treffen untereinander statt. Support und Vertrieb stehen in engem Austausch miteinander.

Guest Journey nahtlos abbilden

Die Partner von hotelnext.io können eine komplette Guest-Journey über ihre Software-Lösungen abdecken und so das Personal effektiv entlasten – von der Online-Buchung zum besten Preis über die eigene Hotel-Website, den vorher ausgefüllten elektronischen Meldeschein, die Speisekarte und die Tischreservierung im Hotelrestaurant, das automatische Ein- und Auschecken, den elektronischen Zimmerschlüssel, 24-Stunden-Getränkeservice mit automatischer Buchung auf das Zimmer bis hin zur abschließenden Bewertung. Viele kleine Schritte sind so automatisierbar, dass sie nicht nur das Personal effektiv entlasten, sondern auch den Gast. Denn wer hat schon Lust, den lästigen Meldeschein mit der nicht enden wollenden Personalausweis-Nummer händisch an der Rezeption einzutragen, wenn man sowieso knapp dran ist und das nächste Meeting wartet? Das lässt sich doch bequem vorher zuhause erledigen. Statt zehn Minuten im Restaurant zu sitzen und das Wunschmenü für das Abendessen zu wählen, kann man dazu Leerlaufzeiten nutzen. Mit einem automatischen Bestellsystem kommt das Candlelight-Menü sogar direkt aufs Zimmer und landet automatisch auf der Hotelrechnung. Und wenn man nicht darauf achten muss, ob oder wann die Rezeption geöffnet hat, wird Ein- und Auschecken selbst um drei Uhr nachts zum Kinderspiel. Die Gäste sind es aus dem Alltag gewohnt, vieles auf elektronischem Wege zu erledigen, warum nicht auch Dinge rund um den Hotelaufenthalt?

WEB

nwww.dirmeier.de n www.dirs21.de n www.gastronovi.com n www.hoteliers.com n www.hotelnext.io n www.ibelsa.com n www.roompricegenie.com n www.saltosystems.com n www.straiv.io (früher: Code2Order)

Dank automatischer Bestellsysteme können Gäste beispielsweise vom Zimmer aus ihr Wunschmenü für das Abendessen ordern

Hoteliers müssen sich bewegen

Philipp Berchtold: „Das Kernsegment der Hoteliers mit bis zu 60 Zimmern, oft inhabergeführt, ist mit den an sie gestellten Anforderungen komplett überfordert. Die Vielzahl der Hoteliers muss sich hinsichtlich Kostendruck und Personalmangel bewegen. Als Hotelier brauche ich eine ehrliche Beratung, die mir sagt, welche Produkte für mich die Richtigen sind. Das wollen wir mit hotelnext leisten.“ Vor einem Jahr ist das Projekt gestartet und offen für weitere Partner. Aktuell geht es darum, elektrische Ladesäulen mit in die Hotelsoftware zu integrieren.

Digitaler Covid-Check

Betterspace erweitert seine Check-inLösung um den aktuellen Covid-Status des Gastes. Die Prüfung des aktuellen Genesenen-, Test- oder Impfstatus der Hotelgäste wird ganz einfach mittels QR-Code-Scan in den digitalen Check-in-Prozess integriert. Der Hotelier hat die Möglichkeit, das neue Feature im Backoffice zu aktivieren und zu spezifizieren. Er entscheidet, welche Art von Nachweis er von den Gästen zulässt. Zur Auswahl stehen hierbei die Optionen: Geimpft, Genesen, Getestet. Je nach aktueller Situation kann der Hotelier Optionen mit einem Mausklick an- oder abwählen: 1G, 2G oder 3G. Ebenfalls entscheidet er, ob er den digitalen Check-in-Prozess ohne einen entsprechenden Nachweis abschließt oder nur, wenn der entsprechend geforderte Nachweis erbracht wurde. www.betterspace360.com

Zentral gebündelt bestellen

Johannes Osanna, Geschäftsführer bei Avisio, setzt auf digitale Warenwirtschaft: „Muss ein F&B-Manager heute noch Weinflaschen zählen? Macht es Sinn, im Einkauf bei mehreren Lieferanten über verschiedene Portale per Telefon, E-Mail oder Fax zu bestellen?“ Aus Sicht seines Mitgründers Matthias Depenbusch bietet die Digitalisierung von Einkauf und Lagerhaltung die bessere Lösung: „Zentral gebündelt statt über verschiedene Kanäle bestellen, automatische Bestellaufgabe statt Gang ins Lager und Mengen zählen oder schätzen – das sind nur zwei Möglichkeiten, die moderne Software-Lösungen für die Einkaufs- und Lagerverwaltung heute bieten und die Hotels messbare Vorteile verschaffen“. www.avisio.ai

Elektronischer Zugang zu Hotelzimmer und Spa

Früher war es ein Qualitätskriterium, wenn der Gast 24/7 an der Hotelrezeption einchecken konnte. Heute kann man den Nachtportier getrost sparen. Mit der Software von Salto kommt der Gast nicht nur zu jeder Tages- und Nachtzeit in sein Zimmer, sondern ebenso ins Spa, in Konferenzbereiche und Parkareale. Über die Vergabe von digitalen Schlüsseln auf das Smartphone müssen Gäste für den Check-in und die Schlüsselübergabe nicht mehr an die Rezeption kommen – dennoch erhält die Rezeption Nachricht, wenn Gäste ihre Zimmer aufsuchen. Außerdem erlöschen die Zutrittsrechte automatisch am Ende der Buchung. Ihr volles Potenzial schöpfen elektronische Zutrittslösungen in Verbindung mit Drittsystemen aus, wodurch nahtlose digitale Prozesse entstehen. Diese helfen, Fehler zu vermeiden, den Personalaufwand zu reduzieren und gleichzeitig einen Service rund um die Uhr anzubieten. So kooperiert Salto etwa mit 3RPMS Hotelsoftware und ist Teil des Netzwerks hotelnext. www.saltosystems.com; www.3rpms-hotelsoftware.de

Lagerbestände per Mausklick

Wie praktisch und zeitsparend Kassensysteme sind, weiß wohl jeder Hotelier. Alle Buchungen und Umsätze werden über gastronovi in einer Finanzamt-konformen Übersicht in Datev- oder anderen gängigen Buchhaltungs-Formaten zusammengetragen und geben Auskunft über alle Einnahmen und Ausgaben. Die Daten werden bequem für den Finanzbuchhalter oder die hauseigene Buchhaltungssoftware exportiert. So geht es schnell und unkompliziert zum Jahresabschluss. Durch die Vernetzung von Kassen- und Warenwirtschaftssystem hat man bei gastronovi zudem jederzeit den aktuellen Lagerbestand von Apfelsaft oder Reis im Blick, ohne zeitaufwändiges Zählen durch das Personal. www.gastronovi.com

Personalplanung auf den Punkt

Gerade in Zeiten des Personalmangels und von Corona-Ausfällen ist eine intelligente Personalplanung das A und O im Hotelbetrieb. Statt Mitarbeiter-bezogener Planung erledigt das die Conga Personalplanungssoftware von 42 bedarfsbezogen, was eine schnelle und passgenaue Einsatzplanung ermöglicht. Fehlzeiten und Schultage von Auszubildenden sind ebenso hinterlegt wie Wunschtage. Der Dienstplan wird durch die App direkt an den Mitarbeiter oder am Terminal (Aushang Manager) veröffentlicht. Durch die App myConga stellt der Mitarbeiter Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, die der Leiter online genehmigen kann. Das ermöglicht schnelle Abläufe. Zahlreiche Funktionen ermöglichen zum Beispiel einen Soll-Ist-Abgleich, die Lohnvorbereitung und Analysen zur Produktivität. www.42-gmbh.de

Der Roboter bringt’s

Wenn es nach Alpha11 geht, findet der Service im Restaurant künftig über Roboter statt. Ursprünglich aus Asien kommend, findet die Idee auch hierzulande Anklang, weil Mitarbeiter fehlen und es gleichzeitig ein Gästeerlebnis der besonderen Art ist. Im Gastro-Einsatz können die Roboter selbständig Essen zum Tisch bringen. Aber ganz ohne Servicekraft geht es dann doch nicht: Er kann beim Abservieren bis zu 40 Kilogramm Geschirr auf den Roboter laden und ihn damit in die Spülküche schicken. Immerhin spart man sich die Wege aus der Küche zum Gast und zurück, so dass insgesamt im Service weniger Mitarbeiter erforderlich sind. Im Hotel-Einsatz können die Roboter über Bluetooth-Funkverbindungen auch Aufzüge rufen und selbständig in Etagen den Zimmerservice bewerkstelligen. Als Begleiter bringt der Roboter den Gast selbständig zum Zimmer. Vor Ort im Hotel stellt ein Techniker den Roboter auf die Räumlichkeiten mittels 3D-LaserscannFunktion ein – und schon kann er starten! www.alpha11.de

Mehr automatische Buchungen, weniger aktive Vermarktung

Gerade in Corona-Zeiten muss man zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um das Hotel zu füllen. Am liebsten sind jedem Hotelier natürlich Buchungen über die eigene Website ohne satte Fremdgebühren. Mit der Anbindung an die Google-Suchmaschine werden die hoteleigenen Angebote kostenlos in den Suchergebnissen von Google angezeigt. „Google hat es sich zur Mission gemacht, ein vertrauensvoller Partner für Reisende zu sein und will dabei die wichtigsten Informationen und Optionen auf einen Blick zur Verfügung stellen. Diese Vision unterstützen wir mit unserer neuen Schnittstelle von Caesar Data zu Google Hotels Free Booking Links“, erklärt SoftTec-Geschäftsführer Oliver Anschütz. Ob von Online-Buchungsportalen oder der eigenen Homepage, Google zeigt alle Preise in seinen Suchergebnissen an. Für Hoteliers ist das die Chance, Direktbuchungen zu generieren, ohne dafür einen einzigen Cent zu zahlen und gleichzeitig Vertriebsmitarbeiter zu entlasten. www.softtec.de