REUNIONES LARGAS AFECTAN LA PRODUCTIVIDAD LABORAL

Aunque las reuniones de trabajo representan un espacio para tener mayor comunicación, muchas veces tardan más de lo esperado y no cumplen con su objetivo.

LAS REUNIONES LABORALES SON UNA PARTE FUNDAMENTAL PARA EL DESARROLLO DE CUALQUIER EMPRESA; EN ELLAS SE COMPARTEN LAS NECESIDADES DE LA COMPAÑÍA Y SE INTERCAMBIAN IDEAS PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO DE LA MISMA.

Sin embargo, una reunión larga que no se desarrolle de la forma esperada puede pasar de un beneficio a un ejercicio perjudicial para la productividad del equipo de trabajo, no solo el que asiste a la conferencia sino de toda la empresa en general.

De acuerdo con un estudio realizado por la empresa de recursos humanos DNA Human Capital, en el 84% de los casos las reuniones de trabajo tardan un 30% más del tiempo previsto inicialmente disminuyendo la productividad de los trabajadores; además, en el 34% de los encuentros laborales se habla de temas que no están relacionados con el objetivo de la reunión.

Por otra parte, el estudio también asegura que el 90% de los ejecutivos líderes de las empresas llegan cerca de 15 minutos tarde a las reuniones y el 85% de ellos considera que hay un exceso de las mismas. Por su parte, el 8% de las reuniones deben ser agendadas nuevamente por falta de asistentes.

CALIDAD DE TIEMPO

Según el análisis, en promedio, los colaboradores de las empresas pierden 31 horas al mes asistiendo a reuniones poco productivas. En este sentido, una de las recomendaciones que da Alejandro Arévalo, gerente de DNA Human Capital, Si programa una reunión de una hora, probablemente se tomará todo el tiempo asignado, incluso si incluye conversaciones amistosas fuera del tema. Seguramente, si programa la misma reunión de 30 minutos, el equipo se enfocará en lograr sus objetivos en ese período de tiempo de una manera más estricta.

Además, dentro de las sugerencias que hacen para hacer las reuniones más eficientes, se recomienda empezar siempre puntual aún si los invitados no han llegado. “Puedes probar una opción más severa denegando la entrada a quienes lleguen 10 minutos después del inicio de la reunión, así lo pensarán dos veces antes de llegar tarde”, asegura Arévalo.

En cuanto al tiempo, también es recomendable que las reuniones empiecen al inicio de la jornada laboral para poder recolectar buenas ideas, es un momento en que los empleados vienen con más energía. Además, es recomendable hacer dos grandes reuniones regulares al mes y no planear varias cortas que demoran los procesos.

EN PROMEDIO, LOS COLABORADORES DE LAS EMPRESAS PIERDEN 31 HORAS AL MES ASISTIENDO A REUNIONES POCO PRODUCTIVAS.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

De acuerdo con el análisis, el 95% de los ejecutivos colombianos comentan que hacen uso del su celular durante las reuniones lo que genera distracción en el ambiente y se puede considerar una falta de respeto con los asistentes. Por eso se recomienda prohibir los aparatos electrónicos innecesarios durante las reuniones.

Una de las recomendaciones que da el estudio es revisar la agenda y las temáticas a tratar antes de empezar la reunión y enfocarse en lo importante sin buscar aristas; asignar un moderador encargado de dirigir la reunión y dedicar 5 a 10 minutos para recapitular las decisiones tomadas y las acciones a ejecutar.

Finalmente, Arévalo asegura que se puede revisar dos veces la lista de asistentes y así evitar invitar personas que no necesariamente deben estar en la reunión. “Si puede reducir la lista de asistentes con cuatro personas menos, que no son esenciales en reuniones de media hora, por ejemplo, podría estar regresando dos horas de tiempo productivo a sus empleados sin esfuerzo adicional”, concluye.