Hrs 151 dossier volle verstand by HR Square

dossier 1

Werven en selecteren met uw volle verstand

Werven en selecteren Dinsdag 28 april 2015 Brussel, Vlerick Business School

Hoe de juiste m/v selecteren? Werven en selecteren van de juiste personen voor de juiste rol is meer dan ooit één van de belangrijkste en economisch relevantste opdrachten van HR. Het is ook niet bepaald gemakkelijk. De eisen van werkgevers inzake competenties, persoonlijkheid en ‘fit’ met de organisatie bij aanwerving en doorstroming worden steeds hoger. Begrijpelijk, de investering in een nieuwe of al aanwezige werknemer ligt hoog. De kostprijs van een mislukte selectie is schrikbarend. Daarom is het verantwoord gebruik van betrouwbare selectie-instrumenten met een zo hoog mogelijke voorspellende waarde essentieel voor een succesvolle keuze en beslissing. Toch loopt het in de (HR-)praktijk nog vaak fout. Een eerste reden daarvoor is dat vele selecteurs zich te veel laten leiden door hun ‘buikgevoel’, ook al zegt hun ratio hen dat ze dit niet zouden mogen doen. Maar gevoelens – in de buik of ergens anders – zijn sterk, soms dominant. Voorts maken commerciële, financiële, tijds- en kwaliteitsdruk het de selecteur extra moeilijk. Ten slotte is het aanbod van

selectie- en beoordelingsinstrumenten immens en verscheiden. Het vergt tijd, inzicht en vooral een flinke dosis gezond verstand om er wijs uit te geraken. Om te onderscheiden welke instrumenten doen wat ze beloven (en in welke mate ze dat doen). Om marketing zonder inhoud te doorprikken. We kunnen maar beter zo veel mogelijk ‘evidence-based’ te werk gaan. Gebruikmaken van beschikbaar wetenschappelijk onderzoek én zelf op onderzoek trekken. Dat vraagt een zekere inspanning, maar voor u als professional en uw organisatie levert het gebruik van uw volle verstand en van beschikbare kennis een fikse meerwaarde op.

MET UW VOLLE VERSTAND

S1503047-Werven en Selecteren-adv-q-210x297.indd 1

25/03/15 15

ven en selecteren. Ann Cattelain (directeur juridische dienst Federgon) verkent de sociaaljuridische limieten van het werken met persoonsgegevens en Etienne Van Keer (VK Management Consult) gaat in zijn keynote op zoek naar de concrete aanpak.

Zo luidde het opzet van het HR Squareseminarie ‘Werven en selecteren met uw volle verstand’, dat plaatsvond in de Vlerick Business School in Brussel. Onder meer het recente onderzoek werd er besproken door Helga Peeters (docent Toegepaste Psychologie Howest Brugge en gastprofessor HRM aan UGent). De jongste jaren is zij uitgegroeid tot één van de referenties in België als het gaat over verstandig wer-

juni 2015 nr 151 HR square

dossier 1

Recente onderzoeken brengen duidelijkheid (of nuanceren)

Nieuwe inzichten in werving en selectie tekst

hilde vereecken

Een overgekwalificeerde kandidaat met grote onderscheiding, die zich zelf goed kan presenteren en bovendien bijzonder consciëntieus is: de geknipte kandidaat of helemaal niet? De wetenschap brengt raad. Dr. Helga Peeters, docent en onderzoeker Toegepaste Psychologie aan Howest, staat stil bij enkele innovaties in de dagelijkse selectiepraktijk. Uiteraard baseert ze zich op recent wetenschappelijk onderzoek. Howest staat voor Hogeschool West-Vlaanderen en heeft campussen in Brugge, Oostende en Kortrijk. Overgekwalificeerde sollicitanten: aanwerven of niet? “Heel vaak worden sollicitanten die te hoog gekwalificeerd zijn, niet eens uitgenodigd voor een gesprek. Overkwalificatie wordt vaak gezien als een vorm van persoon-jobmismatch. Men vreest dan ook dat de job te weinig uitdagend zal zijn en/of dat de sollicitant te hoge looneisen zal stellen. Bovendien bestaat de vrees voor ondermaatse prestaties wegens verveling en de schrik dat de kandidaat bij de eerste kans die hij heeft, weg is”, somt Peeters op. Uit onderzoek blijkt echter dat er een onderscheid gemaakt moet worden tussen objectieve en subjectieve overkwalificatie. “Het is niet omdat een kandidaat objectief gezien overgekwalificeerd is (aantal jaren ervaring, diploma), dat de kandidaat zich ook zo voelt. Zo zal een pas afgestudeerde doctoraats-

essentie :: Maak een onderscheid tussen objectieve en subjectieve overkwalificatie. :: Zelfpresentatie is een goede voorspeller van werkprestatie. :: Let op met graden en overdreven consciëntieuze kandidaten.

HR square nr 151 juni 2015

student zich niet overgekwalificeerd voelen, omdat hij praktijkervaring mist. Kandidaten kunnen bewust kiezen om onder hun niveau te werken, omdat ze zo meer vrije tijd hebben of zorg voor kinderen hebben. Vooral de subjectieve overkwalificatie leidt tot negatieve uitkomsten”, stipt Peeters aan. Onderzoek toont juist aan dat overgekwalificeerde medewerkers meestal goede presteerders zijn. Zo kunnen ze waardevol zijn bij innovatietrajecten, en kunnen ze sneller doorgroeien en nieuwe rollen opnemen. Deze medewerkers worden ook positief geëvalueerd door leidinggevenden en collega’s. Andere voordelen van overkwalificatie zijn een lager absenteïsme, minder conflicten en sneller leren. “Wijs overgekwalificeerde kandidaten dus niet zomaar af op basis van objectieve criteria, maar pols naar de reden en hun motivatie”, adviseert Peeters. Sociale wenselijkheid, zelfpresentatie en faking van sollicitanten tasten de waarde van selectie-instrumenten aan: onvermijdelijk? Doorgaans wordt ervan uitgegaan dat sociale wenselijkheid of zelfpresentatie een negatieve invloed heeft op de voorspellende waarde van een selectie-instrument. “Recent onderzoek toont echter aan dat zelfpresentatie niet noodzakelijk negatief is, en toont een positief verband tussen zelfpresentatie en jobprestatie. In elke job moet je je immers sociaal aangepast kunnen gedragen. Zelfpresentatie zorgt ervoor dat een kandidaat goede scores behaalt tijdens een assessment, maar het ís ook een belangrijke vaardigheid om goed te kunnen presteren in zijn job. Uiteraard is zelfpresentatie iets compleet anders dan bewust liegen over bijvoorbeeld diploma of ervaring”, legt

Helga Peeters Howest “Het is niet omdat een kandidaat objectief gezien overgekwalificeerd is, dat de kandidaat zich ook zo voelt.” © HDS

Peeters uit. Kortom, impressiemanagement kan wenselijk zijn in bepaalde functies. “De vraag is dan ook of het nodig is om te investeren in het ontwikkelen van sociale wenselijkheidsschalen.” Gedragsgericht interviewen: competenties verklappen aan sollicitant of niet? “Nieuw onderzoek toont aan dat dergelijke transparantie de voorspellende waarde van een instrument doet dalen. De bekwaamheid van een individu om de juiste criteria te achterhalen en er zich naar te gedragen, is immers een belangrijke indicator voor jobprestatie”, zegt Peeters. Geen hints geven dan maar? “Kandidaten reageren doorgaans zeer positief als duidelijk is naar welke competentie gepeild wordt tijdens een interview of een assessment center. Kandidaten zullen ook meer dimensie-relevant gedrag vertonen. Bovendien vermijdt dit dat sommige kandidaten bijgestuurd moeten worden en zo worden

dossier 1 dan alle kandidaten op dezelfde manier behandeld. De gemeten competenties verzwijgen, heeft dus nadelen. Anderzijds toont onderzoek aan dat de predictieve validiteit lager is als op voorhand geweten is welke competenties gemeten worden. De kunst is dus de vragen zo te formuleren, dat de juiste competentie uitgelokt wordt, zonder ze evenwel op een presenteerblad te serveren”, adviseert Peeters. Iemand met grote onderscheiding krijgt altijd de voorkeur op iemand met voldoening? Een graad is een aanduiding voor hoe goed iemand zijn studie heeft volbracht. Een graad is bovendien een proxymaat (een maat die sterk gerelateerd is aan) voor cognitieve capaciteit. Alle studies tonen immers aan dat cognitieve capaciteiten de belangrijkste voorspeller zijn van studiesucces. Ook motivatie en consciëntieusheid voorspellen studiesucces, maar zijn op zich onvoldoende. Waarom dan niet bij selectie dure cognitieve testen vervangen door graden? Bovendien zijn kandidaten ook wel eerlijk over de graden die ze behaalden. Met andere woorden zijn graden een goedkoper alternatief? “Het is bruikbaar, zeker bij een grote, gelijk-

waardige pool van sollicitanten. Maar er zijn ook gevaren. Wat met kandidaten die geen graad vermelden in hun cv? Meestal hebben deze kandidaten ook wel geen graad behaald, maar toch is voorzichtigheid geboden. Hoewel graden een voorspellende waarde hebben, ligt die een stuk lager dan

correlatie met toekomstig functioneren van .31. Van alle persoonlijkheidskenmerken is dat de beste voorspeller van toekomstig werkgedrag. “Recente studies bevestigen de correlatie tussen consciëntieusheid en toekomstig functioneren, maar nuanceren ook. Er blijkt immers geen lineair maar een

In elke job moet je je sociaal aangepast kunnen gedragen bij cognitieve testen”, waarschuwt Peeters. Prompt wijst ze ook op een mogelijke ‘adverse impact’: “Het gebruik van graden als selectiecriterium kan allochtonen evenzeer benadelen dan het gebruik van cognitieve testen. Een ander aandachtspunt is de vergelijkbaarheid van scholen en universiteiten. De ene school is al guller met graden dan de andere. Graden kunnen gebruikt worden, maar voorzichtigheid is geboden.” Hoe hoger iemand scoort op consciëntieusheid, hoe beter hij/zij zal presteren in de job? Consciëntieusheid heeft een gemiddelde

curvilineair verband te zijn: tot op een bepaald punt is er een lineair verband tussen consciëntieusheid en prestatie, maar eens voorbij dat punt, gaat een verdere stijging van consciëntieusheid gepaard met een daling van de prestaties. Al is dat ook afhankelijk van het soort job. Vooral bij niet zo complexe jobs kan een te hoge consciëntieusheid de prestatie negatief beïnvloeden”, legt Peeters uit. Te veel van het goede is dus ook niet goed. “Daarom moet er voorzichtig omgesprongen worden met top-down rangordenen.”

Jouw HR-kenniscentrum? Selor! Over de jaren heen heeft Selor een uitgebreide expertise opgebouwd in onderzoek en ontwikkeling in diverse domeinen zoals rekrutering en screening, diversiteitsmanagement, taaltesten en testontwikkeling. Dit resulteert in een steeds groeiend aanbod van producten en diensten die wij graag met jou delen.

client.selor.be, HR-expertise in één klik juni 2015

nr 151 HR square

dossier 1

Hoe valkuilen vermijden bij werving en selectie?

10 misverstanden ontmaskerd tekst

hilde vereecken

Helga Peeters (Howest) ruimt tien courante misverstanden over werving en selectie uit de weg. Dr. Helga Peeters, docent en onderzoeker Toegepaste Psychologie aan de Hogeschool West-Vlaanderen (Howest), overbrugt de kloof tussen wetenschap en praktijk. Ze verzamelt tien courante misverstanden over werving en selectie én weerlegt ze één voor één aan de hand van wetenschappelijke evidentie. Stelling 1 “Wetenschappelijk onderzoek rond werving en selectie is noodzakelijk voor de praktijk.” Het merendeel van het publiek vindt wetenschappelijk onderzoek weliswaar noodzakelijk voor de praktijk, al vinden sommigen ‘een goed gevoel hebben’ even belangrijk. Moeten ze de nieuw gepubliceerde onderzoeken dan niet noodzakelijk volgen? Helga Peeters countert met de vraag of ook artsen op de hoogte moeten blijven van wetenschappelijk onderzoek en recente ontwikkelingen in hun vakgebied, bijvoorbeeld door het volgen van congressen. “Net zoals een patiënt, geven ook kandidaten de voorkeur aan rekruteerders die een beroep doen op de meest innovatieve inzichten.” De stelling toont aan dat de kloof tussen onderzoek en praktijk behoorlijk groot is. “Vooral op het vlak van werving en selectie

essentie :: De kloof tussen wetenschap en praktijk is groot. :: Eerst valideren, dan implementeren. :: Buikgevoel heeft geen predictieve waarde, maar is niet altijd waardeloos.

HR square nr 151 juni 2015

blijkt die kloof breed. Bij bevragingen geeft één op de drie selectieverantwoordelijken aan dat wetenschappelijk onderzoek over werving en selectie niet interessant en niet relevant is, want het staat ver van de praktijk. We merken dan ook dat selectieverantwoordelijken nog vaak de voorkeur geven aan intuïtieve methoden zoals een vrije babbel of een ongestructureerd interview.

wetenschap samenwerken. “Efficiënter en innovatiever werken, is immers alleen maar mogelijk op basis van wetenschappelijk onderzoek. Ook om gerechtelijke procedures te vermijden, is het noodzakelijk dat organisaties kunnen aantonen dat hun testbatterij valide is. Anderzijds hebben onderzoekers ook voldoende praktijkrelevante data nodig.”

IQ blijft een goede voorspeller voor alle soorten jobs Dikwijls staan ze ook sceptisch tegenover cognitieve vaardigheidstesten, terwijl wetenschappelijk onderzoek al meermaals heeft aangetoond dat die testen betere voorspellers zijn”, zucht Peeters. In de praktijk bestaat er dus nog heel wat ongeloof en onwetendheid. Al wijst ze niet alleen naar de praktijkmensen. “Zo duurt het soms lang alvorens nieuwe wetenschappelijke inzichten hun weg vinden naar handboeken. Oude, achterhaalde theorieën blijven te lang in het curriculum staan. Maar ook de manier waarop onderzoekers geëvalueerd worden, heeft er schuld aan. Het accent ligt nog te veel op publiceren in topwetenschappelijke tijdschriften. De vertaling van hun bevindingen via onderwijs en meer vulgariserende publicaties geraakt daardoor op de achtergrond. Ook staan sommige onderzoekers te ver van de praktijk.” Toch is het belangrijk dat praktijk en

Stelling 2 “Meta-analyses tonen aan dat assessment centers een hoge predictieve validiteit hebben. Als we dus zelf assessment center-oefeningen ontwikkelen en gebruiken, dan zijn we goed bezig.” “Het is niet omdat we nieuwe oefeningen ontwikkelen waarvan aangetoond is dat de meerderheid werkt, dat ook die nieuwe oefeningen de nodige validiteit hebben. Niet elke nieuwe ontwikkeling van een methode is even valide. Vergelijk het met pijnstillers. Het is niet omdat tal van studies aantonen dat pijnstillers helpen tegen hoofdpijn, dat een nieuw ontwikkelde pijnstiller ook wel effectief zal zijn”, merkt Peeters op. “Voor elke nieuw ontwikkelde test of oefening blijft het belangrijk om een validiteitsonderzoek uit te voeren. Er zijn immers heel wat factoren die de predictieve validiteit beïnvloeden, zoals de manier van ontwik-

dossier

Helga Peeters Howest “De informatie gevonden op sociale media is geen extra voorspeller bovenop traditionele instrumenten.” © HDS

keling. Assessment centers die ontwikkeld zijn na een degelijke jobanalyse, hebben een hogere validiteit. Ook het type van job heeft een invloed. Zo blijkt, bijvoorbeeld, dat de voorspellende waarde van een cognitieve vaardigheidstest of algemene IQ-test hoger is voor complexe jobs dan voor laagcomplexe jobs. Al blijft IQ niettemin een goede voorspeller voor alle soorten jobs.” Kortom, het is niet omdat onderzoek aangetoond heeft dat een bepaald soort instrument valide is, dat we zelf geen validiteit meer moeten aantonen.

Buikgevoel is een slechte voorspeller, maar is niet altijd waardeloos

Stelling 3 “Predictieve validiteit is het belangrijkste criterium om een selectie-instrument te beoordelen en dus al dan niet te gebruiken.” “De voorspellende waarde van een instrument is belangrijk, maar net zoals bij medicatie, moet er rekening gehouden worden met eventuele bijwerkingen. In het kader van werving en selectie verwijzen bijwerkingen

bijvoorbeeld naar de ‘constructvaliditeit’ van de test. Een instrument kan misschien wel goed toekomstig gedrag voorspellen, maar je weet niet waarom of welke competentie juist gemeten wordt. ‘Adverse impact’ of discriminatie is een andere mogelijke bijwerking. Zo vertonen cognitieve tests, die weliswaar een hoge voorspellende waarde hebben, ‘bias’ ten aanzien van allochtonen. Ook negatieve reacties van kandidaten op bepaalde instrumenten kunnen een reden zijn om een alternatief te zoeken. Zo reageren weinig kandidaten positief als ze uren aan een stuk intelligentietests moeten invullen. De jobrelevantie wordt immers in vraag gesteld”, vertelt Peeters. “Stel een testbatterij zo op, dat ook aan andere criteria, zoals betrouwbaarheid, construct- en face-validiteit tegemoet gekomen wordt”, adviseert Peeters. Stelling 4 “Onderzoek naar de betrouwbaarheid en validiteit van een instrument kan pas gebeuren wanneer het instrument in de praktijk wordt gebruikt.” “Dat is alsof een arts een patiënt medicatie zou toedienen die nog niet is getest”, merkt

Peeters op. “Anders gezegd, de betrouwbaarheid en de validiteit van een instrument moeten op voorhand onderzocht worden. De kostprijs van een foute aanwerving is immers hoog. Een niet-valide instrument lokt ook negatieve reacties uit bij kandidaten. Ook het achteraf aanpassen van de test als blijkt dat hij niet betrouwbaar of valide is, is duur en vergt veel tijd. Een testaanpassing betekent immers ook vaak een nieuwe programmatie en nieuwe normen.” Toch ontwikkelen heel wat organisaties hun eigen assessment center oefeningen, zoals rollenspelen. En helaas gebruiken veel organisaties selectie-instrumenten die door testontwikkelaars niet grondig gevalideerd zijn. “Er is niets op tegen om de eigen werknemers als proefpersonen te gebruiken. In plaats van de predictieve validiteit, kan dan bijvoorbeeld gezocht worden naar een verband tussen hun huidige evaluatiescores en de testscores.” Peeters raadt wel af om de eigen werknemers als normgroep te gebruiken. “De eigen werknemerspopulatie is immers niet representatief voor de doelgroep, met name de sollicitanten.”

juni 2015 nr 151 HR square

dossier 1 Stelling 5 “De schadelijke impact van negatieve reacties van sollicitanten over de sollicitatieprocedure valt al bij al mee.” “Als je negatieve beoordelingen over een hotel op internet vindt, ook al besef je dat die niet altijd even betrouwbaar zijn, zal je toch geneigd zijn een ander hotel te zoeken. Ook de wijze waarop sollicitanten de selectieprocedure ervaren, is belangrijk. Als je het gevoel hebt niet correct te zijn behandeld, zal je vrienden en familie de organisatie niet aanraden als werkgever. Idem voor een arts”, zegt Peeters. Ter verklaring verwijst ze naar Gilliland’s model, dat een onderscheid maakt tussen procedurele, distributieve en interactionele rechtvaardigheid. “In een selectiecontext zijn vooral de procedurele en interactionele rechtvaardigheid belangrijk: in welke mate ervaren sollicitanten de sollicitatieprocedure rechtvaardig of eerlijk? Heeft de kandidaat de indruk dat hij zijn kennis en kunde kon tonen tijdens de procedure? Heeft de sollicitant het gevoel dat hij vriendelijk en warm werd onthaald? Deze factoren bepalen mee of een kandidaat ingaat op het jobaanbod of niet. Vooral sollicitanten die afgewezen zijn, hebben snel het gevoel dat ze onrechtvaardig werden behandeld.” Stelling 6 “Een validiteitscoëfficiënt van .51 is eigenlijk laag (slechts 25% verklaarde variantie), want 75% van toekomstig presteren valt dus niet te voorspellen met het instrument.” “25% is nog altijd beter dan niets of buikgevoel”, reageert Peeters. “Door een gebalanceerde testbatterij samen te stellen, kan de validiteit opgetrokken worden tot .70, maar dan voorspel je nog altijd maar de helft.” Is dat laag en moeten we dan bescheiden zijn? Peeters verwijst naar de validiteit van gebruikelijke medische procedures. “De correlatie tussen een coronaire bypassoperatie en nog vijf jaar blijven leven, bedraagt slechts .08. De correlatie tussen Viagra en een verbeterd seksueel functioneren is .38, dat is hetzelfde als de validiteit van een ongestructureerd interview. Dat zijn verbanden waarvan we aannemen dat ze zeer hoog zijn, terwijl de validiteitscoëfficiënten veelal lager liggen dan die bij selectie. Misschien moeten we toch optimistisch zijn wanneer we naar de validiteitscoëfficiënten kijken bij werving en selectie.” Stelling 7 “Interviews waarin hypothetische, toekomstgerichte, ‘situationele’ vragen wor-

HR square nr 151 juni 2015

den gesteld aan sollicitanten, zijn minder valide dan interviews waarin (‘gedragsgerichte’) vragen gesteld worden die peilen naar ervaringen uit het verleden van sollicitanten.” “Dit is een wijdverspreid misverstand”, stelt Peeters. “Situationele vragen zijn even goed als gedragsgerichte vragen. Situationele vragen zijn niet méér vatbaar voor impressiemanagement of sociaal wenselijke reacties. Uit mijn doctoraatsonderzoek blijkt dat kandidaten zich ook bij gedragsgerichte

Vrouwen en blanken worden bevoordeeld wanneer Facebook als screeningsinstrument gebruikt wordt vragen beter voorstellen dan ze zijn. Iemand die vertelt over het verleden, is geneigd de situatie positiever voor te stellen, succes aan zichzelf toe te schrijven in plaats van aan collega’s. Onderzoek toont ook aan dat beide soorten vragen even valide zijn, behalve voor zeer hoge functies. Dan blijken gedragsgerichte interviews meer valide te zijn. Situationele vragen zijn een goed alternatief voor sollicitanten zonder werkervaring. Het is bovendien minder frustrerend voor deze kandidaten. Zo hoeven ze niet voortdurend te putten uit hun ervaringen uit de jeugdbeweging of studies. Een ander aspect van situationele vragen is de hoge interbeoordelaarsbetrouwbaarheid. Elke kandidaat krijgt dezelfde situatie voorgeschoteld.” Stelling 8 “Buikgevoel moet men als rekruteerder zo veel mogelijk vermijden.” “De voorkeur gaat natuurlijk meer naar evidence-based methoden dan naar puur buik-

gevoel. Anderzijds is buikgevoel niet altijd waardeloos”, wikt en weegt Peeters. “Ook in een medische context is dit het geval. Een medisch onderzoek levert misschien niets op, maar toch heeft de arts het gevoel dat er iets niet klopt. Dit zet hem aan voort te zoeken. Buikgevoel kan nooit volledig uitgeschakeld worden. Meer zelfs, het kan in sommige gevallen een meerwaarde hebben. Stel dat een grondig evidence-based assessment twee gelijkwaardige kandidaten oplevert of een kandidaat had een off-day tijdens de test. Dan kan buikgevoel spelen, zolang het niet in het nadeel is van andere kandidaten.” Toch waarschuwt Peeters voor beoordelingsfouten zoals halo-effecten, ook bij ervaren selectieverantwoordelijken. “Overleg ook met collega’s om de intersubjectiviteit te garanderen.” Samengevat, buikgevoel is een slechte voorspeller, maar het is niet altijd waardeloos. Stelling 9 “We zijn zelf niet in staat aan innovatie te doen, dus dat moet uitbesteed worden en dat kost veel geld.” “Innovatie staat niet synoniem voor grootse en dure projecten, zoals het ontwikkelen van webcamtesten. Innovatie schuilt ook in kleine, haalbare dingen, zoals het invoeren van een gestructureerd interview”, benadrukt Peeters. Stelling 10 “Facebook kan een nuttig instrument zijn om kandidaten te screenen.” “Google en Facebook worden vaak gebruikt om extra informatie in te winnen over kandidaten. Het is echter geen gestandaardiseerde methode om data te verzamelen. Van sommige kandidaten is er informatie te vinden, van andere dan weer niet”, constateert Peeters. Er wordt veel over gepraat en geschreven, maar er is nog maar weinig wetenschappelijk onderzoek beschikbaar over het nut van sociale media in een selectiecontext. “Uit het weinige onderzoek blijkt bovendien dat er geen correlatie is tussen Facebookevaluaties en evaluaties van leidinggevenden, met verloopintenties en met feitelijk verloop. De informatie gevonden op sociale media is geen extra voorspeller bovenop traditionele instrumenten. Bovendien blijkt dat vrouwen en blanken bevoordeeld worden wanneer Facebook als screeningsinstrument gebruikt wordt.”

dossier 1

Wat kan de rekruteerder vragen en wat zeker niet?

Wat met privacy en discriminatie tijdens de selectie? tekst

hilde vereecken

Werkgevers en rekruteerders of selecteurs proberen zich een duidelijk beeld te vormen van de sollicitanten. Maar gaan ze niet over de schreef bij het zoeken en bewaren van allerhande persoonlijke gegevens?

Bij werving en selectie worden er niet alleen steeds meer geavanceerde methodes gebruikt, er worden ook hogere gesteld aan de predictieve waarde van de instrumenten. Op die manier wordt er ook almaar meer informatie over de kandidaten verzameld en bewaard. Dan komt men al snel op het domein van de privacy en het risico op discriminatie. Ann Cattelain, directeur bij de juridische dienst van de federatie van HRdienstverleners Federgon, wijst op enkele sociaaljuridische limieten en risico’s bij het verwerken van persoonsgegevens. Persoonlijke levenssfeer Principes Solliciteren impliceert dat een kandidaat een deel van zijn privacy opgeeft door bepaalde informatie over zichzelf mee te delen. Anderzijds stelt de Privacywet uit 1992 dat het verwerken van persoonsgegevens verboden is. Met ‘verwerken’ bedoelt de wetgever het opnemen van persoonsgegevens in een databank. ‘Persoonsgegevens’? Dat gaat om alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

essentie :: Vragen over het privéleven mogen alleen als ze relevant zijn voor de uitoefening van de functie. :: Werkgevers mogen openbare profielen op sociale netwerksites lezen en memoriseren. :: Sollicitanten mogen liegen bij vragen die een inbreuk zijn op de persoonlijke levenssfeer.

HR square nr 151 juni 2015

Iemand is ‘identificeerbaar’ wanneer hij direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificatienummer of van één of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. Er vallen dus heel veel gegevens onder de paraplu van ‘persoons-

Toepassing Tijdens een selectieprocedure kunnen dus persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden op voorwaarde dat de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant geëerbiedigd wordt. “Dit betekent dat vragen over het privéleven slechts verantwoord zijn indien ze relevant zijn in het kader van de functie”,

Een beschrijving van de kandidaat moet steeds objectief en respectvol zijn gegevens’. Zoals bij vrijwel elk verbod, zijn er ook in dit geval enkele uitzonderingen. Eén daarvan is de toestemming van de betrokkene, zoals dat het geval is bij werving en selectie. Een andere uitzondering is “dat het aanleggen van een dossier noodzakelijk is voor de uitvoering van maatregelen die aan het sluiten van die overeenkomst voorafgaan en die op verzoek van de betrokkene zijn genomen.” Daarnaast zijn er enkele bijzondere categorieën van persoonsgegevens waarmee nog eens extra voorzichtig moet worden omgesprongen bij de verwerking: :: Gevoelige gegevens (raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging, het seksuele leven). :: Medische gegevens. :: Gerechtelijke gegevens. “Die mogen niet verwerkt worden, zelfs niet als de betrokkene zijn toestemming geeft”, benadrukt Cattelain.

preciseert Cattelain. Maar wanneer zijn gegevens ‘relevant’? “Volgens een zeer strikte interpretatie van de wet zou een selecteur niet veel meer kunnen vragen dan het diploma en de ervaring van de kandidaat. Federgon vindt dat de selecteur de kans moet krijgen om zijn job goed te doen en zich een totaalbeeld van de kandidaat moet kunnen vormen, weliswaar binnen de grenzen van de wet”, licht Cattelain toe. Ze maakt een onderscheid tussen directe en indirecte relevante vragen: :: Directe relevante vragen zijn de vragen die wettelijk gesteld mogen worden en ook noodzakelijk zijn in het kader van een selectieprocedure. Bovendien mogen deze vragen als selectiecriterium gebruikt worden (zoals diploma, het aantal jaren ervaring of bijvoorbeeld vliegangst bij een piloot). :: Indirecte relevante vragen moeten toelaten een totaalbeeld te krijgen van de vaardigheden en competenties van een kan-

dossier 1

Ann Cattelain Federgon “Door het openbaar maken van informatie op sociale media doet de sollicitant in grote mate afstand van zijn recht op privacy.” © HDS

dus enkel verwerkt worden mits toestemming van de betrokkene. Een bedrijf mag in een vacature vragen om een foto toe te voegen bij de sollicitatiebrief. Maar de sollicitant zelf beslist of hij hier wel of niet op ingaat. Als de sollicitant liever geen pasfoto toevoegt, kan de werkgever dit niet mee opnemen in zijn uiteindelijke aanwervingsbeslissing”, vertelt Cattelain.

didaat. Dit zijn bijvoorbeeld vragen over vrijetijdsbesteding. “De kandidaat kan echter nooit verplicht worden om op deze vragen te antwoorden. Bovendien mogen deze vragen ook niet als selectiecriterium gebruikt worden”, vertelt Cattelain. Een derde categorie zijn de niet-relevante vragen. “Dit zijn vragen die niet gesteld mogen worden, omdat er een risico is op discriminatie, bijvoorbeeld vragen naar zwangerschap of seksuele geaardheid. Uiteraard kunnen deze vragen nooit als selectiecriterium gebruikt worden.” Voorbeelden :: 1. Uittreksel strafregister (attest goed gedrag en zeden) Er is een absoluut verbod om dergelijke attesten op te vragen, tenzij het gaat om een gereglementeerd beroep, bijvoorbeeld bij de overheid, de bewakingssector, in de kinderopvang of in casino’s. “Het probleem is dat er geen eenduidige lijst bestaat van gereglementeerde beroepen. De Privacycommissie erkent die onduidelijkheid en adviseerde al in 2002 om bij niet-gereglementeerde beroepen alleen het uittreksel van het strafregister

te lezen, maar het niet te verwerken. Een dubbelzinnige houding. Een modernisering van de wetgeving is dringend nodig”, pleit Cattelain. :: 2. Officieuze aantekeningen op fiche van kandidaat Het is niet ongebruikelijk dat selectieverantwoordelijken of uitzendconsulenten aantekeningen maken op fiches van kandidaten als geheugensteuntje. “Op zich is dat geen probleem, maar men moet wel de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen. Sommige opmerkingen of aantekeningen kunnen als niet relevant beschouwd worden en zouden aanleiding kunnen geven tot discriminatie bij selectie. Anders gezegd, de aantekeningen moeten relevant zijn voor de functie. Ook een beschrijving van de kandidaat ter herinnering moet steeds objectief en respectvol zijn”, waarschuwt Cattelain. :: 3. Een pasfoto als oplossing? Een beter geheugensteuntje dan een (pas)foto bestaat allicht niet, maar kan dat dan wel? “Ook een foto is een persoonsgegeven en ook hier is de privacywetgeving van toepassing. Een foto kan

:: 4. Sociale media Mag een werkgever gebruikmaken van de informatie die een werknemer of sollicitant op een sociaal netwerk publiceert? “Veel hangt af van de aard van de sociale netwerksite. Zo heeft LinkedIn eerder een openbaar dan een privékarakter. Daarom kan aangenomen worden dat de werknemer die de informatie op LinkedIn verspreidt de bedoeling heeft om er een zekere publiciteit aan te geven. Een werkgever mag deze gegevens dus als inspiratiebron gebruiken”, zegt Cattelain. Een werkgever mag uitsluitend de publiek beschikbare informatie op internet doorzoeken om bijkomende inlichtingen over een sollicitant te vinden. “Door het openbaar maken van informatie op sociale media doet de sollicitant immers in grote mate afstand van zijn recht op privacy. Dit is niet alleen het geval voor de informatie die hij publiek maakt op een professioneel netwerk zoals LinkedIn, dit geldt evenzeer wanneer de kandidaat informatie openbaar maakt op meer privaatgerichte sociale netwerksites zoals Facebook”, benadrukt Cattelain. Kennisnemen van informatie op sociale media is één ding, ze opslaan of bewaren is iets anders. “De Privacywet verzet zich niet tegen het feit dat de werkgever op zoek gaat naar informatie over sollicitanten op sociale media. Een losse screening van het profiel van een sollicitant en het memoriseren van de visueel vastgestelde

juni 2015 nr 151 HR square

dossier 1 gegevens vallen dus niet onder de Privacywet. Het is pas op het ogenblik dat de werkgever of rekruteerder de gegevens opslaat of bewaart in een dossier, dat er sprake is van gegevensverwerking, waardoor de Privacywet moet worden nageleefd. Bij het verwerken van de informatie is de uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant niet vereist als de werkgever kan aantonen dat de aanleg van een dossier noodzakelijk en relevant is. Al is hier toch wat voorzichtigheid geboden. Hij zal de sollicitant wel moeten informeren over de verwerking van zijn gegevens en hem op zijn vraag toegang moeten verlenen tot de verzamelde informatie.” Antidiscriminatie Principe Zowel directe als indirecte discriminatie is wettelijk verboden. Toch kunnen wezenlijke en bepalende beroepsvereisten een rechtvaardigheidsgrond zijn. Cattelain pleit ervoor om de term discriminatie niet gratuit te gebruiken, zoals dit vaak het geval is. “De wetgeving vermeldt expliciet een aantal discriminatiegronden en alleen dan is er sprake van discriminatie. Als een werkgever eisen stelt aan de woonplaats van kandidaten, kunnen kandidaten uit een andere woonplaats wel stellen dat ze ongelijk behandeld worden. Maar er is geen sprake van discriminatie. Bovendien is het niet verboden om tijdens een selectie een onderscheid te maken tussen kandidaten, zolang het op basis is van wezenlijke en bepalende beroepsvereisten.” Toepassing :: Uiterlijke tekenen van geloof Werkgevers weten niet altijd goed hoe ze moeten omgaan met medewerkers die een hoofddoek willen dragen en, bij uitbreiding, alle uiterlijke tekenen van geloof. Kunnen ze het verbieden of niet? “Uit de Belgische rechtspraak blijkt dat de werkgever zich kan beroepen op het neutraliteitsbeginsel, zeker wanneer het kandidaten of medewerkers betreft die rechtstreeks contact hebben met klanten. Anderzijds moet er vooraf een ‘informed consent’ zijn. Met andere woorden, de werknemer moet op de hoogte zijn van dat verbod. Dit kan het beste door een neutraliteitsbeginsel op te nemen in het arbeidsreglement. Een derde voorwaarde is dat het neutraliteitsbeginsel van toepassing is op alle religies en overtuigingen”, licht Cattelain toe. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met een proportionaliteitstoets:

HR square nr 151 juni 2015

is de inperking van het recht op vrijheid van geloof redelijk en voldoende verantwoord? “Een onderneming zal dus moeten aantonen dat het commercieel belang zwaarder weegt dan het belang van bijvoorbeeld een moslima om een hoofddoek tijdens het werk te dragen”, illustreert Cattelain. :: “Knappe hostessen” Voor een voetbalwedstrijd of het autosalon vraagt de klant goed uitziende hostessen. Hij vraagt om jonge vrouwen tot maximaal 25 jaar te selecteren. Mag de klant dat vragen? “Neen, hier is sprake van discriminatie. Alleen jonge hostessen selecteren is een rechtstreekse benadeling van andere kandidaten op grond van hun leeftijd, geslacht en fysieke eigenschap”, reageert Cattelain. “Bij een direct leeftijdsonderscheid moet het absoluut noodzakelijk zijn om een welbepaalde leeftijd te hebben om kandidaat-kopers te kunnen aantrekken en informatiefolders te kunnen uitdelen. Het spreekt voor zich dat ook hosts of hostessen die ouder zijn dan 25 jaar over deze kwaliteiten kunnen beschikken. Criteria die gelinkt zijn aan beroepsvereisten zoals ‘verkoopervaring’ of ‘vlotte persoonlijkheid’ kunnen uiteraard wel.” :: Politieke overtuiging vragen De klant verdedigt de belangen van Palestina. Mag je voor een functie bij die klant naar iemands politieke overtuiging vragen? “Ja, je mag vragen of de kandidaat akkoord gaat met een welbepaalde politieke overtuiging. Dat is wel alleen maar toegestaan als deze politieke overtuiging samenvalt met het verenigings- of vennootschapsdoel én het al dan niet hebben van een politieke opvatting voldoende relevant is voor de functie. Voor een korte en louter uitvoerende uitzendopdracht is dat meestal niet het geval. Overheidsinstellingen, commerciële bedrijven of verenigingen die geen politieke doelstellingen hebben, mogen in principe geen onderscheid maken op grond van de politieke overtuiging van de kandidaat. Het registreren van gegevens over de politieke voorkeur in databanken is verboden”, legt Cattelain uit. Zwijg- en liegrecht van de kandidaat Een sollicitant is niet verplicht om persoonlijke vragen te beantwoorden die tot ongeoorloofde differentiaties kunnen leiden.

Meer zelfs, de sollicitant mag zelfs liegen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werkgever aan een sollicitante vraagt of ze zwanger is, tenzij de functie waarvoor ze solliciteert een risico zou inhouden voor zwangere vrouwen. Ook feiten uit het privéleven kunnen geen aanleiding geven tot een ontslag om dringende redenen wanneer ze geen invloed hebben op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Recht op inzage en afschrift Sollicitanten hebben recht op inzage in de documenten die ze zelf aan het selectiebureau of de werkgever hebben verstrekt (zoals cv, diploma en sollicitatieformulier) en in de persoonlijke resultaten van interviews, testen en praktische proeven. “Daarnaast is er een recht op afschrift voor zover er gebruik gemaakt is van het recht op inzage en na beëindiging van de opdracht. Meestal wordt er dan een samenvatting gegeven van de persoonlijke resultaten van de interviews, de tests, de praktische proeven en het bijhorende beoordelingsrapport.” Gegevens zoals de richtlijnen voor de testing, de handleiding van de consultants, de antwoorden van de sollicitant en de notities van de consultant vallen niet onder het recht op inzage en afschrift. Eind 2017 wellicht nog striktere verordening Tot slot wijst Cattelain erop dat er een nieuwe Europese verordening op het gebied van privacy in de maak is die vermoedelijk eind 2015 goedgekeurd zal worden en eind 2017 van toepassing zal worden. “Mogelijk kan dat aanleiding geven tot een aantal aanpassingen op het gebied van privacy, zoals de expliciete toestemming bij elke verwerking, omdat de stilzwijgende toestemming als onvoldoende wordt beschouwd. Concreet zou dit betekenen dat wanneer een kandidaat een brief ontvangt met de mededeling dat zijn kandidatuur niet weerhouden is, maar dat zijn gegevens bewaard zullen worden in de databank, de kandidaat daar expliciet toestemming zou moeten voor geven. Nu wordt ervan uitgegaan dat als de kandidaat niet reageert, hij stilzwijgend toestemming geeft. Ook de regelgeving rond de bewaartijd van de persoonsgegevens zou strikter worden.”

HR CONSULTING

Bevestig uw keuze met de mening van een specialist De selectie van nieuwe medewerkers is een moeilijke en tijdrovende taak. U kan zich beter niet vergissen. Maar wat als uw nieuwe medewerker toch niet voldoet? Door de afschaffing van de proefperiode is het voor u nog duurder geworden om een contract te verbreken. Daarom helpt Securex u bij de selectie van de ideale medewerker met Second Opinion. Een expert werpt een objectieve blik op uw selectie, adviseert u en reikt u een tweede mening aan. Neem alle troeven in handen en minimaliseer het risico op een verkeerde aanwerving.

Uw voordelen â&#x20AC;˘ Een second opinion om de selectie van uw kandidaat al dan niet te bevestigen. â&#x20AC;˘ Een duidelijke, snelle en transparante procedure. Optimaliseer de duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers en verzeker u, vanaf het begin, van de juiste keuze. Ideaal om de resultaten van uw bedrijf en de tevredenheid van uw personeel te versterken.

Meer info? Contacteer ons op 02 729 92 85 of via contact@securex.be

dossier 1

Tips om anders te gaan selecteren

Evidence-based werven en selecteren loont de moeite tekst

hilde vereecken

Evidence-based selecteren levert beduidend betere resultaten. Maar hoe begin je ermee?

Etienne Van Keer, CEO van VK Management Consult, pleit om meer evidence-based te selecteren. “Hoewel het er al veel minder amateuristisch aan toe gaat in de wervingen selectiepraktijk dan enkele decennia geleden en een aantal bonafide testleveranciers zware inspanningen leveren om degelijke instrumenten af te leveren.” Van Keer kan het best omschreven worden als een praktijkwetenschapper. Hij combineerde de voorbije 40 jaar een onderzoeksen een leidende rol, eerst bij het Belgisch Centrum voor Toegepaste Psychologie, daarna bij SHL en Hudson. Toch heeft hij enkele bedenkingen. “Zo wordt om de degelijkheid van een test aan te tonen heel vaak verwezen naar internationale metastudies. Deze geven weliswaar een goed inzicht, maar zeggen niets over de waarde van een instrument dat hier en nu gebruikt wordt. Testontwikkelaars durven ook validiteits- en betrouwbaarheidsstudies overdragen van het ene naar het andere land. Ook dit houdt risico’s in, want er is geen enkele garantie dat het instrument op

essentie :: De testleverancier moet de betrouwbaarheid van het selectie-instrument kunnen aantonen. :: Organisaties zijn weinig of niet geneigd geld te investeren in een validiteitsstudie. :: Evidence-based selecteren veronderstelt de bereidheid om de bestaande selectieprocedures in vraag te stellen.

HR square nr 151 juni 2015

dezelfde manier werkt. Een derde bedenking is dat testontwikkelaars te veel denken in termen van ‘gezond verstand’. Men gaat er vanuit dat een oefening een goede simulatie is van een werksituatie en dus zal het wel een voorspellende waarde hebben. Maar de wetenschappelijke onderbouw voor zo’n bewering ontbreekt. Ook computertoepassingen zijn vaak in hetzelfde bedje ziek. Ze zien er soms spectaculair uit, maar zijn niet altijd even solide onderbouwd.”

based selecteren betekent immers vragen stellen naar de betrouwbaarheid en de validiteit van de instrumenten en procedure.” Betrouwbaarheid: geen last van omgevingsfactoren? Betrouwbaarheid is een maat die aangeeft in welke mate het instrument vrij van meetfouten is. Het geeft dus aan in welke mate het instrument vrij is van omgevingsfactoren. “De betrouwbaarheid van een instrument is de verantwoordelijkheid van de testontwik-

Durf eisen te stellen in verband met betrouwbaarheid De juiste persoon is niet het enige criterium Het uiteindelijke doel van een selectieprocedure is niet alleen het vinden van de juiste persoon voor de juiste functie. De werkgever wil ook dat de kandidaat een puike werkprestatie neerzet, gedurende langere tijd in de organisatie blijft en dus tevreden is. “Om dat te bereiken, is een goede mix van middelen en procedures nodig. De middelen zijn de gebruikte selectie-instrumenten, de motivatie van de kandidaat, de ervaring, zijn competenties. Maar daarnaast moet er ook oog zijn voor de procedure of de combinatie van middelen om voorspellingen te kunnen doen over de kandidaten”, merkt Van Keer op. Daaraan zijn twee aspecten verbonden: betrouwbaarheid en validiteit. “Evidence-

kelaar. Durf dan ook eisen te stellen in verband met betrouwbaarheid. Anders gezegd, vraag aan de testontwikkelaar dat hij aantoont dat een selectie-instrument betrouwbaar is.”, adviseert Van Keer. De beste indicatie voor betrouwbaarheid is hertesting. “Dat is echter niet altijd mogelijk. Vraag dan op zijn minst naar de interne consistentie van het instrument. Dat geef een schatting van de ondergrens van de betrouwbaarheid.” Al merkt Van Keer op dat de betrouwbaarheid enkel berekend kan worden voor psychometrische instrumenten of computergescoorde instrumenten. “Laat je dus niet wijsmaken dat een simulatie-oefening competenties op een betrouwbare manier meet. Een simulatie-oefening is per definitie nooit betrouwbaar. In het beste geval zijn de

dossier 1 Etienne Van Keer VK Management Consult “Laat je niet wijsmaken dat een simulatie-oefening competenties op een betrouwbare manier meet.” © HDS

assessoren betrouwbaar, in de zin van dat ze elke kandidaat op dezelfde manier beoordelen”, benadrukt Van Keer. Validiteit: meten wat je wil meten Een andere belangrijke vereiste om evidence-based te selecteren, is dat de gebruikte instrumenten en procedure valide zijn. De validiteit geeft aan in welke mate een instrument of procedure meet wat ze veronderstelt te meten. De validiteit van een selectieprocedure is cruciaal, omdat ze aangeeft in welke mate de procedure aanvaard wordt door de kandidaten en organisatie. De validiteit geeft ook aan in welke mate de gebruikte instrumenten kunnen bijdragen tot succes en in welke mate de procedure voldoende solide is om degelijke voorspellingen toe te laten. “De ervaring leert echter dat organisaties weinig of niet geneigd zijn geld te investeren in een validiteitsstudie.” Van Keer erkent dat validiteitsstudies duur zijn, maar vermoedt dat men vooral bang is van de resultaten van zo’n studie. “Want zo’n validiteitsstudie zou wel eens kunnen aantonen dat men absoluut fout bezig is en de dat de organisatie het vertrouwen verliest in de dienstverlening of selectiedienst. Toch kan inzicht in de validiteit de procedure gevoelig verbeteren.”

Hoe evidence-based gaan selecteren? Tot slot geeft Van Keer enkele tips om selectie op een evidence-based manier aan te pakken. “Evidence-based selecteren is gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar niet onmogelijk. Al moet er in de organisatie wel de bereidheid zijn om de bestaande selectieprocedures in vraag te stellen. Een studie uitvoeren naar de validiteit brengt ook kosten met zich mee. Het is dan ook raadzaam een kosten-batenanalyse te maken. In welke mate wegen de kosten van de studie op tegen het maken van foute selecties?” Al merkt hij op dat de kostprijs van een foute selectie vaak onderschat wordt en gemakkelijk kan oplopen tot meer dan 100 000 euro. Evidence-based selecteren vereist ook de directe betrokkenheid van het management. “Het zijn immers de managers die achteraf beoordelen of de juiste persoon werd geselecteerd. Tevens moeten de nodige betrouwbare criteriumgegevens verzameld kunnen worden, zoals evaluatiescores, om die te kunnen aftoetsen met de resultaten van de selectie. Daarnaast is het van belang dat er ook naar de organisatiestructuur gekeken wordt. Een professioneel onthaal maakt ook deel uit van het selectieproces. Het heeft weinig zin om veel te investeren in een valide

selectieprocedure als kandidaten achteraf op de verkeerde afdeling terechtkomen of niet de juiste begeleiding en opleiding krijgen”, merkt Van Keer op. Hij adviseert om evidence-based selecteren voor te behouden voor selectieprocedures van grotere groepen van sleutelmedewerkers in de organisatie. “Want zij zijn dikwijls bepalend voor het succes. Bovendien is het aan te raden om deze sleutelfiguren te betrekken bij het in vraag stellen, het herwerken en valideren van de selectieprocedure. Voor eenmalige procedures is evidence-based omzeggens onmogelijk, omdat er te weinig gegevens voor handen zijn. Al kan voor bepaalde groepen, bijvoorbeeld informatici of controllers, samengewerkt worden met andere organisaties.” “Zowel de organisatie als de kandidaten winnen bij evidence-based selecteren. Op een valide manier medewerkers selecteren leidt tot een lager verloop en dus minder kosten. Het versterkt de positie van HR binnen de organisatie en vergroot de betrokkenheid van het lijnmanagement. Kandidaten krijgen meer rechtstreekse aandacht, wat het imago als werkgever alleen maar ten goede komt”, besluit Van Keer.

juni 2015 nr 151 HR square