Reglas de Conducta by Mayagüez

REGLAS DE

CONDUCTA

REGLAS DE DE REGLAS

CONDUCTA

Contenido Introducción

Valores institucionales

Principios generales

Disposiciones particulares

8 10

Otras Disposiciones Particulares

Reporte e investigación de actos incorrectos

Responsabilidades

Régimen sancionatorio

Comité de Conducta y Conflicto de Interés

Disposiciones finales

Conocimiento y aceptación de las Reglas de Conducta 35 Carta de Reporte a la Gerencia General

Introducción

MAYAGÜEZ S.A, es una compañía socialmente responsable y consciente de los compromisos que tiene frente a la sociedad y el país, ha decidido liderar de forma permanente, una política empresarial seria y transparente, guiada por principios de rectitud y honestidad, comprometida con el desarrollo económico, social y ambiental de su zona de influencia y con el estricto respeto por la ley. Por ello, las presentes Reglas de Conducta establecen los principios y normas que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los administradores y colaboradores en general de Mayagüez, de tal forma que puedan mantener unas excelentes relaciones, con un personal comprometido con el crecimiento y el desarrollo de Mayagüez y de las zonas en las que tiene presencia, mediante la promoción de los principios y la exaltación de los valores que engrandecen la persona y a Mayagüez. 4

Estas Reglas de Conducta se aplican a todos los miembros de Junta Directiva, asesores de la Junta Directiva, Gerente General, asesores de la Gerencia General, Gerentes de Área, personal temporal, contratistas y demás empleados y trabajadores de Mayagüez S.A., sus empresas subordinadas o filiales y la Fundación Mayagüez, en adelante y para efectos de este documento “el colaborador”.

Reglas de Conducta

Valores Valores institucionales Institucionales honestidad

Es la conducta recta, honrada, que nos lleva a observar normas y compromisos, así como a actuar con la verdad. Con ella demostramos sinceridad y correspondencia entre lo que hacemos, lo que pensamos, lo que decimos o lo que hemos dicho.

respeto

Valor que designa, en el trato con los trabajadores, clientes y proveedores, al reconocimiento de la dignidad y valor de las personas. Esto supone un compromiso de aceptación del otro, de reconocimiento y exigencia de acuerdo a su valor y potencial como persona.

lealtad

Supone una conducta de buena fe con un sentido de compañerismo con las personas y, al mismo tiempo, cumpliendo con los compromisos que tenemos con la organización. Decirnos la verdad, corregir, premiar, integrar y equilibrar los intereses de la compañía y de las personas.

conﬁabilidad

Implica ser dignos de conﬁanza ante nuestros clientes, colaboradores, accionistas y proveedores. Para ello, debemos dar lo mejor de nosotros, cumplir con nuestro trabajo de manera honesta, oportuna, veraz, justa y actuar con integridad, garantizando la transparencia en la gestión y el buen gobierno corporativo.

innovación

Es el fomento, mejoramiento y rediseño de las prácticas de trabajo, la incorporación de nuevas tecnologías, potenciando la capacidad creativa de las personas para contribuir al desarrollo de la organización.

servicio

Es una permanente actitud de respeto y preocupación ante los requerimientos de los clientes internos, externos y consumidor ﬁnal; así como una constante investigación de sus necesidades.

sostenibilidad

Es el marco de todas nuestras actuaciones. Trabajamos generando desarrollo social, protección ambiental y prosperidad económica. Por eso, hacemos de la sostenibilidad una estrategia de éxito empresarial.

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Principios generales

Los estatutos, las Reglas de Conducta, los manuales y procedimientos, son de obligatorio cumplimiento. Sin embargo, su aplicación debe basarse siempre en el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia. Todos los negocios, operaciones y actividades que realicen los colaboradores de Mayagüez en su nombre, deberán estar regidos por los principios éticos establecidos en las presentes reglas. Los colaboradores de Mayagüez estarán obligados a: a. Cumplir la Constitución, las leyes, las disposiciones de las autoridades y las normas fijadas por Mayagüez. b. Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de Mayagüez. 8

c. No aconsejar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o aprovecharse de la buena fe de otros o usarse en forma contraria a los intereses de MayagĂźez, tales como publicidad tendenciosa, espionaje industrial, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales, sociales y demĂĄs. d. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro colaborador o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de MayagĂźez, de sus clientes, proveedores, colaboradores, accionistas y directivos.

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Disposiciones particulares

4.1 Relaciones con los grupos de interés a. Autoridades y reguladores: todos los colaboradores estarán obligados a colaborar constantemente con las autoridades, así como a cumplir la Constitución, las leyes de la Nación y las disposiciones que expidan las autoridades o entidades reguladoras. b. Accionistas: la relación entre los accionistas y la administración se realizará de acuerdo a los parámetros establecidos en el Código de Buen Gobierno y los estatutos de Mayagüez. c. Proveedores: la elección y contratación de proveedores deberá fundamentarse en criterios técnicos, profesionales, éticos, y en las necesidades

de Mayagüez, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo, la cotización de precios, la calidad, entre otros. d. Competidores: se mantendrá una competencia leal en todas las operaciones y relaciones con otras compañías. En ningún caso podrán hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o divulgar rumores. e. Clientes: todos los colaboradores de Mayagüez deberán fomentar un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando una información oportuna, concreta y verás, según las necesidades del cliente. Los colaboradores de Mayagüez deberán abstenerse de realizar

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negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. f. Ambiente de trabajo: las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y el respeto. Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo de Mayagüez y las presentes Reglas de Conducta.

4.2 Actos incorrectos y fraude Acto incorrecto es incumplir las normas legales y las disposiciones contenidas en éste documento, así como cualquier intento o actuación de un colaborador de Mayagüez para obtener un beneficio indebido para sí mismo o para otros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o abusar de la buena fe de otros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de Mayagüez. Los actos incorrectos pueden involucrar a clientes, proveedores, representantes, competidores, colaboradores, accionistas, ex colaboradores, directivos y terceros. Todos los colaboradores de Mayagüez deben abstenerse de incurrir en actos incorrectos. 12

Las principales categorías de actos incorrectos son las siguientes: a. Apropiación indebida de recursos: obtener para sí o para un tercero, beneficios, bienes o derechos sin justa causa, incluida la propiedad intelectual y la información. b. Malversación de activos: se define como el acto intencional o culposo de disponer de los activos de la entidad o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de otros. c. Corrupción: definida como el requerimiento, aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un colaborador de Mayagüez, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo. d. Falsos reportes: se definen como la elaboración o presentación de informes tendientes a distorsionar la realidad.

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e. Manipulación de estados financieros: se define como la producción, alteración o supresión deliberada de registros o información, hechos de tal forma que se distorsionen los estados financieros. f. Abuso tecnológico: incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino, o cualquier tipo de sabotaje.

4.3 Conflicto de interés Se define como cualquier actividad, situación o relación en la que de manera directa o indirecta, un colaborador pueda obtener provecho económico o un beneficio sobre una posición en particular para sí, para sus parientes o para un tercero, en el desarrollo de una transacción de su empleador o en la ejecución de sus funciones dentro de Mayagüez. Para Mayagüez se entiende por pariente el conyugue o compañero y las personas que se encuentran dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Todos los colaboradores tienen la obligación con Mayagüez de permanecer ajenos a cualquier conflicto 14

de interés cuando se representen los intereses de Mayagüez, tanto a nivel interno como externo. Algunas de las posibles situaciones que pueden generar conflictos de interés son: a. Interés financiero: Un conflicto de interés puede existir cuando un colaborador, directa o indirectamente, o uno de sus parientes posee un derecho o participación en una organización, que puede ser competidora de Mayagüez, mantener negocios con Mayagüez o representar un cliente, proveedor o contratista potencial de ella. b. Trabajos externos: Un conflicto de interés puede existir cuando un colaborador, directa o indirectamente, o uno de sus parientes, se desempeña como gerente, ejecutivo, colaborador, consultor, prestador de servicios o agente de una compañía competidora de Mayagüez o que actualmente sea o pretenda ser proveedor, cliente o contratista. De igual forma puede llegar a ser considerado como conflicto de interés, la situación en la cual un colaborador inicie un negocio independiente, o efectúe trabajos o servicios para otras compañías, organizaciones cívicas o de caridad, hasta tal punto que esas actividades disminuyan la dedicación que Mayagüez S.A requiere del colaborador. Reglas de Conducta

c. Regalos y favores: Puede presentarse conflicto de intereses cuando un colaborador, o uno de sus parientes acepte cualquier regalo o favor de persona y organización competidora, o que actualmente tenga o pueda llegar a tener cualquier posibilidad de celebrar negocios con Mayagüez, como proveedor, cliente, o contratista, siempre que con la aceptación de cualquiera de ellos, pueda influenciar la actuación del colaborador en detrimento de Mayagüez. Se entenderá como regalo o favor cualquier servicio gratuito, préstamo, descuento, dinero o articulo de valor. Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o publicitarias de menor valor y que tengan un propósito comercial definido, tales como lapiceros, agendas, gorras, etc. d. Negocios con Mayagüez: Un conflicto de interés puede surgir cuando uno de los colaboradores o alguno de sus parientes, es parte en una negociación con Mayagüez relacionada con la compraventa o alquiler de propiedad raíz, venta o compra de caña, o cualquier otro bien que pretenda vender o adquirir Mayagüez, siempre que dicha operación no sea rutinaria de acuerdo con la costumbre y los procedimientos establecidos. 16

e. Utilización del cargo: Puede existir conflicto de interés cuando un colaborador utilice el cargo que ocupa en Mayagüez o el nombre de ésta para obtener beneficios a nombre propio, de sus parientes o a favor de otros. f. Empleo de personas allegadas: Puede existir un conflicto de interés cuando un colaborador de Mayagüez tenga parientes al interior de la compañía. Durante el proceso de selección, la División de Personal de Mayagüez preguntará a los candidatos para empleos en la empresa respecto de parientes que trabajan para la misma. En caso positivo, ella deberá informar al Comité de Conducta. De igual manera, los colaboradores de Mayagüez deberán informar al Comité de Conducta si saben que sus parientes o familiares están un proceso para obtener empleo en Mayagüez. Es deber de todos los colaboradores de Mayagüez informar por escrito al Gerente General cualquier posible conflicto de interés que tenga, o pudiera llegar a tener. Cuando se trate del Gerente General, este deberá informar al Comité de Auditoría. Para ello deberán informar por escrito si poseen parientes dentro de Mayagüez o compañías que posean vínculos comerciales con esta. Reglas de Conducta

4.4 Información a. Administración de la información financiera: Mayagüez S.A. se encuentra comprometida en brindar a sus accionistas y al mercado en general, información exacta, real y transparente sobre sus operaciones. Es por esto que todos los colaboradores deben contribuir para que los estados financieros y toda la información a entes fiscales y reguladores, reflejen la realidad de los hechos económicos. b. Protección y administración de información confidencial: Los colaboradores deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello.

Así mismo, no revelarán ni transferirán a terceras personas las tecnologías, metodologías, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a Mayagüez, sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo. Igualmente, no obtendrán ni

intentarán el acceso a información que represente secreto industrial, comercial o estratégico en forma ilegítima. c. Uso de información privilegiada: El colaborador de Mayagüez que con el fin de obtener provecho para sí o para otro, haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de su cargo o función y que no sea objeto de conocimiento público, incurrirá en una falta grave que será objeto de sanción.

4.5 Lavado de activos y financiación del terrorismo Mayagüez cuenta con un Manual de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo el cual es de obligatorio cumplimiento para todos sus colaboradores y en especial para aquellos vinculados con operaciones relacionadas con suministros, ventas, logística, inversiones, tesorería, seguridad física, contratación externa, compra de tierras y emisión de títulos valores. De manera general todos los colaboradores de Mayagüez deben cumplir las siguientes prácticas las cuales se encuentran descritas en el citado Manual:

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a. Principios de conocimiento de proveedores, inversionistas y otros.

clientes,

b. Conocimiento del mercado. c.

Reporte de operación sospechosa al oficial de cumplimiento. (El oficial de cumplimiento principal es el Director Jurídico y el suplente el Gerente Comercial de Mayagüez).

d. Conservación de documentos de acuerdo con las políticas de Mayagüez y la Ley. e. Atención oportuna de los requerimientos de las autoridades.

4.6 Redes Sociales e internet La participación de los colaboradores de Mayagüez en las redes sociales, blogs y en la internet en general es de carácter estrictamente personal y no tiene ninguna relación con Mayagüez. En caso de requerir el uso de redes sociales con fines corporativos, el colaborador deberá contar con autorización de la Gerencia Comercial y seguir los siguientes parámetros:

a. Toda publicaci贸n debe estar alineada con los principios y valores de Mayag眉ez. b. Cumplir con las disposiciones sobre manejo de informaci贸n confidencial y privilegiada. c.

Ser respetuoso en la forma como se expresa ante la comunidad.

d. No ofrecer productos o servicios no autorizados por Mayag眉ez, ni crear falsas expectativas.

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Otras Disposiciones Particulares

Es deber de todo colaborador de Mayagüez cumplir con todas las disposiciones que se enumeran a continuación: a. Tener una actitud prudente frente al control y contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo de Mayagüez. b. Abstenerse de utilizar los activos, bienes y servicios, y en general los recursos de Mayagüez S.A para actividades distintas a relacionadas con la empresa, por lo tanto no podrán encausarlos en provecho personal o de otros. c. Abstenerse de ser acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los asuntos a su cargo, o en los asuntos o funciones de sus subalternos o dependientes. 22

d. Los colaboradores de Mayagüez no deben pertenecer a alguna Junta Directiva de compañías o entidades dedicadas a negocios similares o con las cuales Mayagüez establezca relaciones comerciales, salvo autorización escrita del Comité de Conducta. e. Ningún colaborador podrá gestionar, contratar, ni celebrar negocios de Mayagüez con ellos mismos o con alguno de sus parientes, salvo autorización escrita del Comité de Conducta. f. Si un colaborador tuviere negocios personales, éstos no podrán ser iguales a los de Mayagüez, ni cumplirse en horas de trabajo en ésta, salvo la autorización mencionada. g. Los colaboradores se abstendrán de conformar compañías o grupos asociativos con o sin ánimo de Reglas de Conducta

lucro, para desconocer las relaciones de autoridad, de acuerdo a la estructura orgánica de Mayagüez. h. Los colaboradores se abstendrán de prestar servicios técnicos profesionales de asesoría (comercial, contable, agronómica, entre otros) a otras compañías, entidades o particulares, aunque éstas no tengan relaciones comerciales o de otra índole con Mayagüez, cuando dichos servicios deban ser realizados durante la jornada laboral o cuando el colaborador disminuya sus condiciones de aptitud e idoneidad para atender el cargo que desempeña en Mayagüez. i. No podrá celebrarse ningún contrato, negocio u operación comercial con ex colaboradores de Mayagüez cuyo retiro haya tenido como origen una conducta generadora de perjuicios para Mayagüez, o que haya atentado contra sus políticas o intereses. j. Los colaboradores de Mayagüez no pueden disponer, para uso personal o de otros, de las muestras de mercancía, cuya propiedad sea, en todos los casos, de los proveedores o de Mayagüez, salvo de lo contemplado dentro de las políticas comerciales de la compañía.

k. Ningún colaborador podrá participar en actividades políticas, ni realizar contribución alguna para ningún candidato político o partido en nombre y representación de Mayagüez. l. Los colaboradores de Mayagüez se abstendrán de intervenir o participar en cualquier diferencia o discusión que pudiere presentarse entre los Accionistas y/o miembros de Junta Directiva. m. Los colaboradores de Mayagüez se abstendrán de realizar cualquier actividad que ponga en riesgo la imagen o la reputación de Mayagüez. n. Lo colaboradores de Mayagüez tienen prohibido incurrir o acceder en situaciones de soborno o extorsión. Es obligatorio para los colaboradores de Mayagüez el cumplimiento de todas las disposiciones enunciadas en este documento.

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Reporte e investigación

de actos incorrectos

Todos los colaboradores, incluyendo los de las compañías que contratan con Mayagüez, tienen la obligación de reportar cualquier sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto o un posible conflicto de interés, sin la más mínima demora. Este reporte deberá hacerse al Comité de Conducta y Conflicto de Interés, la Gerencia General, la Gerencia de Relaciones industriales o la División de Auditoría Interna, quienes deberán conservar el anonimato. Este reporte puede realizarse en la extensión 108, el teléfono 2608108, o al correo lineaetica@ingeniomayaguez.com Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de formular las denuncias ante las autoridades y entes de control. Mayagüez respaldará a los colaboradores que de buena fe hagan estos reportes. La División de Auditoría Interna, con el apoyo de las otras áreas de Mayagüez que se requieran, investigará de manera completa los hechos denunciados, con el fin de tomar las acciones a que haya lugar en cada caso, contra las personas o entidades responsables de los actos incorrectos, sin consideración a su cargo o nivel. 26

Las investigaciones se llevarán a cabo con lo previsto en las normas aplicables, respetarán el debido proceso, y todas las personas serán tratadas de manera justa y consistente con los principios rectores de nuestra conducta. Mayagüez respaldará a los colaboradores que sean acusados erróneamente de actos incorrectos. Todos los colaboradores de Mayagüez deben cooperar con las investigaciones, y entregar todos los documentos y registros que contribuyan a las mismas. Los colaboradores no deberán adelantar investigaciones por su cuenta. Respecto de las compañías que prestan servicios a Mayagüez, o sus proveedores, el colaborador que tenga el contacto con los mismos es responsable de identificar y mitigar los posibles riesgos de conductas de su personal que contraríen estas reglas, y de supervisar el cumplimiento de las políticas que se establezcan para el efecto. Mayagüez tomará las medidas que correspondan contra los colaboradores de estas compañías que incumplan con la ley en su relación con la entidad. Reglas de Conducta

Responsabilidades

Corresponde al Gerente General de Mayagüez estar al tanto de los informes de actos incorrectos, y evaluar los planes de acción para mitigar los riesgos identificados. De la misma manera verificará que las políticas establecidas por la Junta Directiva se desarrollen en los diferentes procesos. La Junta Directiva, por intermedio de Comité de Auditoría hará seguimiento periódico del estado de los actos incorrectos, y las acciones tomadas para su prevención, mitigación y control, e incluirá el informe correspondiente en su reporte anual a los accionistas. Por lo menos una vez al año, el Comité de Auditoría informará a la Junta Directiva los esfuerzos realizados por la administración para evitar los actos incorrectos al interior de Mayagüez.

Régimen sancionatorio

Todos los colaboradores de Mayagüez que con culpa o dolo incurran en conductas que violen los principios éticos y las reglas consagradas en el presente documento, serán sancionados de acuerdo con lo previsto en la ley, en el Reglamento Interno de Trabajo y la Convención Colectiva.

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Comité de Conducta y

Conflicto de Interés

Un Comité conformado por el Gerente General, los Gerentes de Área y el Director de Auditoria Interna (este último con voz y sin voto), emitirá un concepto no vinculante sobre la acción a tomar en cada caso y mantendrá archivos completos de todas sus actuaciones. La decisión que se adopte se le comunicará a la División de Personal para que aplique lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y la Convención colectiva.

Disposiciones finales

Este documento contiene unos lineamientos generales que permitirán evaluar en gran medida las situaciones a las que se podrían enfrentar los colaboradores de Mayagüez, pero no detalla necesariamente todos los conflictos que pueden surgir en su día a día. De este modo, eventualmente, podrán presentarse dudas sobre cuál es la conducta más correcta que debe ser adoptada, casos en los cuales se deberá comunicar al superior jerárquico o al Comité de Conducta antes de tomar cualquier decisión. La violación a estas reglas por parte de los Gerentes de Área, serán presentados por el Gerente General al Comité de Auditoría para su evaluación. La violación a estas reglas por parte de la Gerencia General, deberá ser presentada por el Comité de Auditoría a la Junta de Directiva.

Reglas de Conducta

Cualquier modificación a las presentes Reglas de Conducta deberá ser aprobada por el Comité de Auditoría y la Junta Directiva de Mayagüez S.A para que tenga validez. De la misma manera, los cambios deberán ser aceptados por el colaborador, y se anexará a su hoja de vida. Es responsabilidad de la Gerencia de Relaciones Industriales la divulgación de este documento, así como de sus posibles modificaciones. El formulario de conocimiento y aceptación de estas Reglas de Conducta y la carta de reporte a la gerencia hacen parte integral de documento.

Se aprueba este documento,

GUSTAVO MORENO MONTALVO Presidente Junta Directiva

Reglas de Conducta

Fecha:

Conocimiento y aceptación de las Reglas de Conducta Certifico que he recibido, leído y comprendido las disposiciones en las presentes Reglas de Conducta, así como acepto su obligatorio cumplimiento sin excepción alguna. Reconozco que he cumplido y continuaré cumpliendo a cabalidad los lineamientos y disposiciones contenidas en ellas. Entiendo que tengo la obligación de reportar toda infracción a estas reglas conforme a lo establecido en este documento, sin importar la identidad de quien lo infrinja. El reporte puedo realizarlo en la extensión 108, al teléfono 2608108, al Comité de Conducta y Conflicto de Interés o al correo lineaetica@ingeniomayaguez.com Nombre: Cargo: Ficha: Área: Firma:

Fecha:

Carta de Reporte a la Gerencia General DR. MAURICIO IRAGORRI Gerente General Mayagüez S.A. Por medio del presente documento informo a usted que en la actualidad tengo participación en actividades personales que me pudieran colocar en un posible conflicto real o aparente de interés, relacionadas con: 1. 2. 3.

Declaro además que no poseo ningún otro posible conflicto de interés y me hago responsable de reportar algún nuevo conflicto de interés surgido a partir de la firma del presente documento.

Adicionalmente, informo a ustedes que en la actualidad conozco algunas actividades de terceros que pueden colocarlos en un posible conflicto real o aparente de interĂŠs, relacionadas con:

Nombre: Cargo: Ficha: Ă rea: Firma:

www.ingeniomayaguez.com

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Publicaci贸n del Depto. Comunicaciones y Publicidad

2013