Innovaci贸n tecnol贸gica y gesti贸n documental
ABRIL 2016 I N潞 115 1
04 Editorial
06 NotĂcias
10 Jornadas
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SUMARIO 11
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Publicaciones
Estรกndares
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Normativa
Licitaciones
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EDITORIAL Nueva versión del estándar ISO 15489-1:2016 Este mes de mayo la organización ISO ha publicado ISO 15489-1:2016 Información y documentación, Parte 1: conceptos y principios. Como es sabido la primera edición de este estándar se publicó el año 2001. Actualmente esta norma ha sido adoptada per más de cincuenta países y traducida a más de quince idiomas, entre ellos el catalán. De facto se ha convertido en un estàndar global y quizás este factor es uno de los motivos que explican que se haya tardado quince años en plantear y llevar a cabo su revisión en profundidad. ISO establece que las normas publicadas deben ser revisadas cada cuatro años. Cuando vence este período los comités de normalización nacionales han de votar si mantienen la norma o si se procede a su revisión, que puede ser parcial o general. En el caso de ISO 15489 los comités internacionales han ido votando por la continuidad de la norma, básicamente debido a la necesidad de alargar el período de su conocimiento y adopción generalizadas (por ejemplo, la versión española se publicó el año 2008). El escenario dibujaba, por tanto, unas realidades de implantación muy dispares a nivel internacional. Finalmente, cuando los comités internacionales deciden iniciar el proceso de revisión se abre otro debate: ¿se debía publicar una revisión del estándar ISO 15489 cuando se había publicado ya la família ISO 30300? ¿Habría una competencia entre normas en un “mercado” muy reducido (la gestión documental)? ¿Se fagocitarían las normas? Ante esta situación algunos comités optaron por no renovar ISO 15489 y concentrar sus esfuerzos en 30300. En cambio, el corriente mayoritario liderado por los comités de mayor peso (que coinciden con los que havían impulsado ISO 15489 en su inicio) consideraba que el esfuerzo realizado para implantar ISO 15489 podría verse cuestionado si se producía un cambio radical. La actual ISO 15489-1:2016 supone un cambio conceptual remarcable en relación a la versión de 2001 ya que está mucho más orientada al establecimiento de una política de gestión de documentos en la organización mientras que en la anterior versión estaban mucho más presentes los procesos y los instrumentos de gestión documental. De la versión de 2016 cabe destacar que establece los conceptos nucleares y
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los principios en la creación, la captura y la gestión de los documentos, los metadatos y los sistemas de gestión de documentos; también se presta atención a las políticas, la asignación de responsabilidades, el seguimiento, el apoyo y la formación para conseguir una gestión de documentos efectiva o la reutilización de la información. También incide en los aspectos vinculados al análisis del contexto de negocio y a la identificación de los requisitos de documentación. Destacar en este sentido el cambio significativo que se produce en la valoración documental como concepto (appraisal). Ésta aparece ahora vinculada directamente a la fase de análisis citada y no, como en la anterior versión, asociada al final del ciclo de los documentos. Resaltar también que ISO 15489-1:2016 tiene un claro vínculo con ISO 30300 en lo que a controles documentales se refiere (esquemas de metadatos, cuadro de clasificación, permisos de acceso, normas de disposición). Como nota final indicar que es probable que en los próximos meses sea modificada completamente la actual ISO 15489-2 (que pasaría a ser una guía para diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión documental) y que aparezca una nueva ISO 15489-3, que sería una guía de valoración documental. Estos documentos están todavía en fase de borrador y faltan, por tanto, los procesos de valoración y votación de los comités; a pesar de eso creemos interesante comentarlo para que se tenga una idea de por dónde se mueve y está evolucionando ISO 15489. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm? csnumber=62542
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NOTICIAS Administración electrónica en la Xunta de Galícia L’Axencia
para
Tecnolóxica
a
aprueba
Modernización su
Plan
de
acción 2016 con 35 puntos clave para consolidar
la
Administración
electrónica, promocionar sectores estratégicos de la economía gallega y desplegar redes de comunicaciones ultra rápidas. Existe la voluntat de hacer posible la tramitación electrónica integral de 200 procedimientos con la puesta en marcha del Arquivo Dixital Integrado y desarrollar también el Expediente judicial electrónico, implantar el Plan de Inclusión Digital y potenciar la sede electrónica de la Xunta.
Para más
información: http://amtega.xunta.gal/actualidade/novas/2016-03-28-amtegaaproba-plan-accion-2016-con-35-programas-para-consolidardixitalizacion.html
Derecho de acceso a la información pública La Secretaria de Transparència i Govern Obert publica un análisis de los seis meses (de julio a diciembre 2015) del inicio del proceso de recepción, tramitación y resolución de las solicitudes de acceso a la información
pública
que
puede
realizarse
telemática
o
presencialmente. El informe ofrece indicadores y datos que permiten conocer información sobre las solicitudes, su resolución -diferenciando entre las estimadas y las desestimadas-, el promedio de tiempo para dar
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respuesta y el perfil medio del solicitante. Para más información y acceder al informe: http://governacio.gencat.cat/web/.content/transparencia/accesinfop ublica/Informes/Informe-6-mesos-SAIP_Vfinal.pdf
Acreditación de entidades de certificación del Esquema Nacional de Seguridad La Entidad Nacional de Acreditación pone a disposición el Esquema de acreditación de entidades que ha desarrollado, junto con el Ministerio de Hacienda y de Administraciones Públicas y el Centro Criptológico Nacional con el objetivo que, desde este momento, las entidades se acrediten como certificadoras del cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad para poder llevar a cabo sus actividades. Se ha establecido un período de transición de un año, a partir del que, si no se acreditan, no podrán continuar certificando. Para más información y acceso al esquema de acreditación: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p ae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-06-Esquema-acreditacionentidades.html#.Vw3rwzFKU_w
Codificaciones de unidades orgánicas DIR3 El
Ministerio
Administraciones
de Públicas
Hacienda actualiza
y la
Codificación de las unidades orgánicas (DIR3) que identifican la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora incorporando los cambios producidos por la reestructuración de la Administración de la Generalitat de Catalunya y de las
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entidades
de
su
sector
público.
Este
incide
en
determinados
documentos presentados en la Administración general del estado, como las facturas electrónicas. http://economia.gencat.cat/ca/70_ambits_actuacio/tresoreria_i_paga ments/factura-electronica/
Interoperability implementation and monitoring across Europe in 2015 El
National
Interoperability
Framework
Observatory
valora
la
implementación de las iniciativas derivadas del Marco Europeo de Interoperabilidad y los Marcos Nacionales de Interoperabilidad para conocer la situación de los estados miembros el 2015. Para elaborar este informe se han consultado los datos recogidos el año pasado junto con información de expertos nacionales e investigación complementaria. Para más información y acceder al informe: https://joinup.ec.europa.eu/community/nifo/news/interoperabilityimplementation-and-monitoring-across-europe-2015-main-trends https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/2015_report_implementati on_monitoring_final_0.pdf
What hope is there for transparency and integrity of Government in the Digital Age El director general de los Archivos Nacionales de Australia, en una conferencia el pasado 29 de febrero, expresa opinión sobre la transparencia y la integridad del gobierno en la era digital. Desde su punto de vista los archivos estan en primera línea de la gestión de la información
digital
y se
debe
implementar un
estándar sobre
transparencia e integridad a través de las instituciones de la Commonwealth. Los archivos ven la política Digital Continuity 2020
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como base de la agenda de transformació digital, complementando el papel de Transformación Digital Office y otros. Para acceder al texto íntregro en inglés: http://www.naa.gov.au/about-us/media/speeches/what-hope.aspx
Wallot-Sylvestre Seminar: David Fricker, Director General of the National Archives of Australia. Los archivos nacionales del
Canada
han
publicado el vídeo del seminario (marzo 2015) impartido por el director de los Archivos Nacionales
de
Australia
(“e-Government:
Policy Responses from the National Archives of Australia”). Se explica la política del gobierno electrónico que ha adoptado el gobierno australiano para dar mejor servicios a los ciudadanos y a las empresas y como se está trabajando con todas las agencias gubernamentales de la Commonwealth para transformar en digital procesos y sistemas de información. Más información: http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2015/wallot-sylvestredavid-fricker.aspx Video of The Wallot-Sylvestre seminars with David Fricker
Finland National Archives 2020 El Archivo Nacional de Finlandia publica la estrategia 2020, en la que se habla de promover la digitalización como parte del proceso de transferencia, el archivo electrónico, el libre acceso a la información, así como de los servicios de reutilización de la información de la documentación archivada en repositorios digitales. Podéis encontrar el texto íntegro en el siguiente enlace. http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/strategy-2020
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JORNADAS Jornada
de
interoperabilidad
y
archivo
electrónico en el marco europeo El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publica un balance de esta jornada sobre interoperabilidad y archivo que tuvo lugar el pasado 1 de marzo de 2016 en Madrid. http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/GabineteMinistro/ Notas%20Prensa/2016/S.E.%20ADMINISTRACIONES%20P%C3%9ABLICAS/0 1-03%2016%20NP%20Jornada%20Archivo%20Electr%C3%B3nico.pdf
Association of Canadian Archivists 2016. ‘Futur proche’: Archives & Innovation Fechas: 2 a 4 de junio de 2016 Lugar: Quebec (Canadá) Más información: http://archivists.ca/content/annual-conference
11th Annual Conference on Open Repositories (OR 2016) Fechas: De 13 a 16 de junio de 2016 Lugar: Dublín (Gran Bretaña) Más información: http://or2016.net/
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PUBLICACIONES Guide de gestion des documents et des archives pour les communes valaisannes Los Archives de l’état del Canton du Valais de Suiza han publicado su guia de gestión de documentos para dar cumplimiento a nuevos requerimientos
normativos
y
tecnológicos.
Para
acceder al informe: https://www.vs.ch/documents/249470/387735/Guide+c omplet+-+communes_1.1.pdf/2198c59b-5cde-4212a99e-ba669d25d7b7
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ESTÁNDARES Digital preservation sound and vision: policy, standards and procedures La organización Netherlands Institute for Sound and Vision (Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid) publica un estándar sobre la preservación digital de los documentos audiovisuales.
Este
documento
detalladamente
los
esenciales
realizar
para
principios
y
describe opciones
correctamente
este
trabajo, concretando la política actual del instituto, los procedimientos que se aplican y los requisitos técnicos necesarios. Para acceder al documento: http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/
Información pública normas UNE En el BOE núm. 86 de 9 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6 de abril de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los proyectos de normas europeas e internacionales que han sido tramitados como proyectos de norma UNE, correspondientes al mes de marzo de 2016. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3420
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NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Girona núm. 65 de 6 de abril de 2016 se publica el edicto de
aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
reguladora
de
la
administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Martí de Llémena https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/65/20166502596.pdf
En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza
reguladora
de
la
administración
electrónica del Ayuntamiento de Alt Àneu . https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/se rvlets/donarEdicte/?id=2016_73_2563
En el DOGC núm. 7101 de 18 de abril de 2016 se publica el Edicto del Ayuntamiento de Berga sobre aprobación de Ordenanza reguladora de administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=723050&language=ca_ES
En el BOP de Lleida núm. 78 de 25 de abril se publica el edicto de aprobación definitiva de la Ordenanza de administración electrónica, transparencia, acceso, reutilización y buen gobierno del Ayuntamiento de Constantí https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =3488&ebop_any=2016
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En el BOE núm. 99 de 25 de abril de 2016 se publica la Resolución de 6 de abril de 2016, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se aprueba el sistema de firma electrónica mediante captura de firma digitalizada con datos biométricos para relacionarse presencialmente con el Servicio Público de Empleo Estatal. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3931
En el BOP de Lleida núm. 80 de 27 de abril de 2016 se publica el edicto de
aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
de
administración
electrónica del Ayuntamiento de Torrefarrera https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_80_2834
Evaluación En el DOGC núm. 7097 de 12 de abril de 2016 se publica el Edicto de 24 de marzo de 2016, por el que se somete a información pública el Proyecto de orden por la que se aprueban, se modifican y se derogan tablas de evaluación y acceso documental. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722534&language=ca_ES
En el BOE núm. 94 de 19 de abril de 2016 se publica la Resolución de 8 de abril de 2016, de la Subsecretaría de Economía y Competitividad, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales
relativas
a
gestión
de
recursos
humanos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3769
En el BOE núm. 100 de 26 de abril se publica la Resolución de 21 de abril de 2016, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de una serie documental común de la Administración General del Estado denominada Cuentas justificativas para reposición de fondos de
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anticipos de caja fija y fondos de maniobra (1988-serie abierta), custodiada en el archivo central del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3994
Gestión documental En el DOGC núm. 7095 de 8 de abril de 2016 se publica el anuncio sobre aprobación inicial del Reglamento municipal de gestión documental del Ajuntament d’Almenar. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722336&language=ca_ES
En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica la aprobación definitiva del
Reglamento
regulador de la política de
gestión
documental, acceso a los documentos y Archivo Municipal de Ajuntament de Bigues i Riells. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600513 6.pdf&1
En el Boletín Oficial de Aragón núm. 71 de 14 de abril de 2016 se publica el Decreto 38/2016, de 5 de abril, del Gobierno de Aragón, por el cual se aprueba la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos. http://www.boa.aragon.es/cgibin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=902540023535
Transparencia En el BOE núm. 81 de 4 de abril de 2016 se publica la Ley 1/2016, de 18 de enero, de transparencia y buen gobierno de Galicia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3190
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En el BOP de Barcelona de 4 de abril de 2016 se publica la aprobación inicial de la Ordenanza reguladora sobre transparencia y acceso a la información pública del Ajuntament de Sant Salvador de Guardiola. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600482 1.pdf&1
En el mismo BOP de Barcelona se publica la aprobación inicial de la Ordenanza municipal reguladora de la Administración electrónica del Ajuntament de Teià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600469 7.pdf&1
En el BOP de Barcelona de 11 de abril de 2016 se publica el anuncio de aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
de
transparencia
y
Administración electrónica del Ajuntament de Manlleu. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600530 1.pdf&1
En el BOP de 15 de abril de 2016 se publica la aprobación definitiva de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del Ajuntament de Viladecavalls. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600578 6.pdf&1
En el BOP de Lleida núm. 73 de 18 de abril de 2016 se publica el anuncio de aprobación definitiva del Reglamento regulador de Transparencia i Administración Electrónica del Ayuntamiento de Les Valls de Valira https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_73_2556
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En el DOGC núm. 7100 de 15 de abril de 2016 se publica el Anuncio del Ayuntamiento de Manlleu sobre la aprobación definitiva de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722960&language=ca_ES
En el DOGC núm. 7102 de 19 de abril se publica el Anuncio del Consell Comarcal del Tarragonès sobre aprobación de la Ordenanza de la sede electrónica y el portal de la transparencia. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=723143&language=ca_ES
En el BOP de Barcelona de 22 de abril de 2016 se publica el anuncio del Ordenanza municipal de transparencia, administración electrónica, acceso a la información y reutilización del Ajuntament de Moià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600603 9.pdf&1
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LICITACIONES Custodia de documentación En el BOE núm. 90 de 14 de abril de 2016 se publica la Resolución del Complejo Asistencial Universitario de León por la que se convoca la licitación del servicio de custodia, depósito y gestión del archivo
central
de
historias
clínicas.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-14471
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http:// Share-PSI.
The
network
for
innovation in European public sector information Este mes destacamos este sitio web especialitzado en información y recursos de soporte para facilitar la implantación de la Directiva europea sobre la información del sector público (más conocida como Directiva PSI). Esta Web s’estructura en diferentes apartados donde se puede encontrar la estrategia de implantación de esta directiva (revisada el año 2013), proyectos concretos desde enfoques diferentes, buenas prácticas (políticas, legislación, plataformas, formatos, etc), información de encuentros y talleres, y también acceso al último infome de progreso de estas iniciativas (octubre 2015). Esperamos que pueda ser de vuestro interés.
https://www.w3.org/2013/share-psi/
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a:
-
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
ejerce
entre
otras
las
siguientes
competencias:
-
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home
Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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