Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
AGOSTO 2016 I Nยบ 119 1
04 Editorial
06 Noticias
09 Jornadas
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SUMARIO 12
14
Publicaciones
Estรกndares
15
19
Normativa
Licitaciones
21 http://
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EDITORIAL Metadatos
y
gestión
de
documentos
e
información El mes de julio se ha publicado en la prensa que el gobierno ruso ha aprobado una legislación antiterrorista en la que, entre otras medidas, obliga a las empresas de telefonía de este país a conservar íntegramente los contenidos de las comunicaciones de sus clientes y sus metadatos durante 6 meses y, en algunos casos, durante 3 años. También les obliga a entregar inmediatamente esa información al gobierno en el momento que éste la requiera. Aparte de los debates que se abren en torno a la pérdida de libertad de las personas o de la progresiva pérdida de neutralidad de la Red esta noticia ilustra, como en su momento sucedió con el caso Snowden, la relevancia que tiene la gestión de los metadatos actualmente. En este caso destacamos el valor probatorio que se les atribuye ya que estas podrían llegar a ser conservadas más tiempo incluso que sus correspondientes documentos. Los metadatos son, pues, tan valiosos como los datos originales o los documentos que las originan. Esta perspectiva no suele ser bastante apreciada por los responsables de gestión documental y archivo que focalizan mayoritariamente su atención con los aspectos descriptivos relativos a documentos, expedientes o firmas digitales, así como en la identificación de los actores que intervienen en los procesos. Esto tiene su explicación ya que en nuestro contexto las administraciones públicas están en pleno proceso
de
implementación
de
proyectos
de
administración
electrónica presionadas por el calendario que impone la Ley 39/2015,
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de 1 de octubre, en relación a la obligación de tramitar todos los procedimientos por medios completamente electrónicos. Así pues, ahora la prioridad pasa por implantar esquemas de metadatos que cumplan con las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) y, en segundo término, dotarse de un servicio de archivo electrónico. Esta es una oportunidad que nos puede servir de base para, una vez alcanzado el objetivo mencionado, programar acciones orientadas a explotar
este
gran
conjunto
de
información
que
estamos
estandarizando. Algunas acciones están relacionadas con la gestión de metadatos
orientados
a dar cumplimiento
a la normativa de
transparencia; la reutilización de datos, un aspecto importante a tener en cuenta ya que los datos de expedientes y documentos que residen en las aplicaciones de gestión documental podrían ser fácilmente reutilizables. Finalmente, teniendo en cuenta que las NTI han servido para estandarizar de facto los metadatos, debería verse favorecida la interoperabilidad entre los sistemas de gestión documental de las diversas administraciones ya que se comparte un esquema similar. Esta posibilidad de interoperar así como la facilidad de la búsqueda de información contenida en documentos a través de los metadatos, debería ser argumento suficiente para que, de una vez por todas, los sistemas de gestión de documentos
de las organizaciones los
conceptualicen como parte de su sistema de información.
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NOTICIAS Registro común de grupos de interés para el sector público de Catalunya La Llei de Transparència 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern establece que la administración pública debe disponer de un registro común de grupos de interés mediante el cual los ‘ciudadanos pueden identificar a las personas que actúan como tales y conocer las relaciones que tienen con la Administración en defensa de intereses concretos'. En el caso de Catalunya el Departamento de Justicia ha reconvertido el Registro de la Generalitat en el Registro de grupos de interés de Catalunya. Este registro puede llegar a ser una herramienta útil para la gestión documental ya que es fuente de datos única para identificar, por ejemplo, los grupos de personas que actúan a modo de ‘interesado'. Para consultar el Registro:
http://justicia.gencat.cat/ca/ambits/grups_interes/consulta_grups_intere s/index.html
UNESCO Persist Policy Survey El International Council on Archives (ICA), como organización
involucrada
en
el
proyecto
UNESCO Persist, invita a responder una encuesta publicada con el objetivo de identificar las necesidades y las mejoras en relación a las prácticas de preservación del patrimonio digital de los estados miembros.
La
encuesta,
de
unos
15
minutos
de
duración
6
aproximadamente, está disponible hasta el 15 de este mes. Para acceder: https://www.surveygizmo.com/s3/2900854/UNESCO-PERSIST-Policy-Survey
Estado de la Administración electrónica en las Comunidades Autónomas El Observatorio de la Administración Electrónica publica un extenso informe con datos recogidos durante el año 2015 en el que se da una visión del progreso experimentado en los últimos años en temas relacionados con la administración electrónica. Entre los aspectos analizados encontramos la tramitación telemática, la interoperabilidad entre sistemas y la simplificación o reducción administrativa. Para consultar el informe: file:///C:/Documents%20and%20Settings/cltace/Mis%20documentos/Do wnloads/Informe_CAE_2014.pdf
IdCAT Mòbil: identificación más fácil para la tramitación electrónica El IdCAT mòbil es un nuevo sistema gratuito
de
electrónicas,
identificación
y
firma
desarrollado
por
el
Consorci AOC, en colaboración con la administración de la Generalitat de Catalunya, que permite a la ciudadanía identificarse a través de dispositivos móviles. Mediante el IdCAT
mòbil
el
ciudadano
puede
realizar
trámites
con
las
administraciones y entes que integran el sector público catalán desde cualquier móvil, tableta u ordenador. No requiere descargar ningún software, no funciona con contraseñas o pines (se basa en contraseñas
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de un sólo uso) ni tampoco caduca. El ciudadano puede darse de alta mediante su certificado digital personal o bien a través del número de DNI junto con el número de la Tarjeta Sanitaria Individual de CatSalut (TSI). Antes deberá haber registrado sus datos en el fitxer Seu electrònica de la Administración de la Generalitat de Catalunya. Para más información: http://web.aoc.cat/blogs/2016/07/lidcat-mobil-ja-pot-utilitzar-tramitsmes-900locals/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=695c0f56dfSEGURETAT_INFORMACIO&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def4 0-695c0f56df-105025681
Archivos diocesanos. Políticas y procesos de gestión documental Regroupement diciembre archivista religieux (RAR), una organización canadiense sin ánimo de lucro de archiveros que trabajan en comunidades e instituciones religiosas, publica un artículo dedicado a las políticas y procesos de gestión documental en los archivos diocesanos. Concretamente, centra su atención en los archivos de las Archidiócesis de Edmonton, Toronto, Londres y Vancouver, destacando políticas de archivo y cuadros de clasificación que usan en el tratamiento de su documentación. El usuario puede encontrar pautas en relación a sus sistemas de clasificación, de registro o la disposición del correo electrónico. Para más información: https://regroupementarchivistesreligieux.wordpress.com/2016/06/30/polit iques-et-procedures-pour-les-archives-diocesaines/
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JORNADAS Conferencias de los congresos del Instituto Nacional de Administraciones Públicas Ya se encuentran disponibles las conferencias (en formato vídeo) de los congresos que tuvieron lugar en Madrid los días 16 y 17 de noviembre de 2015 y los días 20 y 21 de junio de 2016 sobre las nuevas leyes administrativas. Más información: http://web.aoc.cat/blogs/2016/08/conferencies-dels-congressos-linaprealitzats-novembre-2015-juny-2016-sobre-noves-lleisadministratives/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=f3a561 5939-ADM_OBERTA&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def40f3a5615939-105025681
#GIGAPP2016-A10
Gestión
de
documentos
para administraciones más transparentes Dates: 3, 4 i 5 d’octubre de 2016 Lloc: Madrid (Espanya) Més informació: http://www.gigapp.org/index.php/component/jrese arch/project/show/190?Itemid=101
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La cultura de los datos abiertos: "La reutilización de la información en el sector cultural" Fechas: 5 de octubre de 2016 Lugar: Madrid (España) Más información: http://datosabiertos.sedic.es/
4th IODC. Global goals, local impact Fechas: 6-7 de octubre de 2016 Lugar: Madrid (España) Más información: http://opendatacon.org/iodc16/about/
XIV
Congreso
Argentino
de
Archivística
“Transformación digital, nuevas incumbencias, competencias y perfil del archivero” Fechas: 17, 18 y 19 de octubre de 2016 Lugar: Mar del Plata (Argentina) Más información: http://www.anabad.org/noticias-anabad/27-archivos/4945-xivcongreso-argentino-de-archivistica
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II Jornadas Olga Gallego de Archivos Fechas: 21-22 de octubre de 2016 Lugar: Coruña (España) Más información: http://www.fundacionolgagallego.gal/actualidad e/arquivos-municipais.htm
XXI Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación Fechas: 24, 25 y 26 de octubre de 2016 Lugar: Zaragoza (España) Más información: http://www.ibersid.net/
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PUBLICACIONES Manual de Open Data Este manual, publicado por la Open Knowdledge International, se refiere a los aspectos legales, sociales y técnicos de la apertura de datos y puede ser utilizado por todo el que esté interesado en temas relacionados con Open Data. El manual referencia el porqué, el qué y el cómo abrir los datos. Además, al ser una publicación en línea, permite contribuciones y sugerencias. http://opendatahandbook.org/guide/es/
Report from the Commission on the application in
2015
regarding
of
Regulation public
(EC)
access
No
1049/2001
to
European
Parliament, Council and Commission documents La Comisión Europea publicó el 24 de agosto de este año un informe sobre la aplicación en 2015 del Reglamento (CE) n. º 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión. Podéis consultar el informe en el siguiente enlace: http://eur-lex.europa.eu/resource.html?uri=cellar:3a0be84b-69fd-11e69b08-01aa75ed71a1.0014.02/DOC_1&format=PDF
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Transparencia
e
información
pública.
XIII
Informe sobre derechos humanos La Federación Iberoamericana de Ombudsman ha publicado su informe número XIII sobre Derechos Humanos
en
transparencia
relación y
la
con
temas
información
como
pública.
la
Puede
consultar esta publicación en el siguiente enlace: http://pradpi.org/wpcontent/uploads/2014/11/TransparenciaFIO.pdf?37ec5c
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ESTÁNDARES Guía CCN-STIC 001 Seguridad TIC. Información clasificada en la Administración El CCN-CERT publica una guía que tiene como principal objetivo regular la política de seguridad de aquellos sistemas de las
Administraciones
información
Públicas
clasificada.
que
tratan
Establece
unos
principios básicos y unos requisitos mínimos para la adecuada protección de los datos que gestiona. Para acceder al documento: https://www.ccn-cert.cni.es/pdf/guias/series-ccn-stic/guias-de-accesopublico-ccn-stic/1579-ccn-stic-001-informacion-clasificada-en-laadministracion/file.html
Interoperability Standards Advisory La Oficina del Coordinador Nacional de Tecnología de la Información de la Salud (ONC) publica su borrador para 2017 del Estándar de Interoperabilidad Asesor (ISA). Este borrador es un catálogo que coordina las normas y especificaciones de implementación que están disponibles para su uso en la industria de la tecnología de información de salud para satisfacer las necesidades de interoperabilidad en este campo. Puede consultar este borrador en el siguiente enlace: https://www.healthit.gov/sites/default/files/2017_draft_interoperability_st andards_advisory_8.16.16.pdf
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NORMATIVA Acceso En el DOUE de 31 de agosto de 2016 se publica el Reglamento Delegado (UE) 2016/1437 de la Comisión, de 19 de mayo de 2016, por el que se complementa la Directiva 2004/109/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las normas técnicas de regulación en materia de acceso a información regulada a nivel de la Unión. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.234.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :234:TOC
Administración electrónica En el BOE núm.192 de 10 de agosto de 2016 se publica la orden ministerial por la que se crea la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Justicia http://www.boe.es/boe/dias/2016/08/10/pdfs/B OE-A-2016-7688.pdf En el BOP de Barcelona de 2 de agosto de 2016 se publica la aprobación definitiva de la Ordenanza de Administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Celoni. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601333 2.pdf&1 En el BOE núm. 184 de 1 de agosto de 2016 se publican los anuncios de admisión a trámite por parte del Tribunal Constitucional de los cinco
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recursos de inconstitucionalidad presentados por el Gobierno de la Generalidad de Cataluña ante la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7353 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7354 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7355 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7356 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7357
Evaluación En el BOE núm. 198 de 17 de agosto de 2016 se publica la Resolución de 26 de julio de 2016, del Instituto Nacional de la Seguridad Social, por la que se autoriza la eliminación o sustitución por soporte electrónico de determinadas series documentales custodiadas en los archivos los órganos gestores del instituto. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7934
Gestión documental El BOP de Barcelona de 11 de agosto de 2016 se publica el anuncio de aprobación del documento de la política de gestión documental del Área Metropolitana de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601433 0.pdf&1
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Open Data El BOP de Barcelona de 8 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación del contrato para el arrendamiento de la infraestructura y servicios necesarios para disponer de un servicio de datos abiertos del Ayuntamiento de Barcelona (Open Data BCN). https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601386 8.pdf&1
En el DOGC núm. 7187 de 19 de agosto de 2016 se publica el edicto sobre
aprobación
del
cuadro
de
clasificación
de
los
fondos
documentales del Consejo Comarcal del Alt Urgell. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751871&language=ca_ES
Transparencia El BOP de Tarragona núm.150 de fecha 5 de agosto de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de Altafulla https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =7154&ebop_any=2016 El BOP de Barcelona de 8 de agosto de 2016 se publica el anuncio de aprobación del Código de transparencia y buen gobierno del Ayuntamiento de Calella. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601381 7.pdf&1 En el DOGC núm. 7184 de 16 de agosto de 2016 se publica el edicto de aprobación de la adaptación del Código de Transparencia y Buen
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Gobierno en la Ley 19/2014, de 29 de septiembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno del Ayuntamiento de Calella. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751668&language=ca_ES El BOP de Tarragona núm.158 de 18 de agosto de 2016 se publica el anuncio de aprobación inicial de la Ordenanza de Transparencia y Administración Electrónica del Ayuntamiento de Arboç. https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =7598&ebop_any=2016
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LICITACIONES Custodia de documentación En el BOE núm. 189 de fecha 6 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación de un contrato de servicio de recogida, traslado, custodia, consulta y destrucción de la Agència Tributària de Catalunya. http://www.boe.es/boe/dias/2016/08/06/pdfs/BOE-B-2016-37610.pdf En el BOP de Barcelona de 19 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación del servicio de externalización, custodia documental y bibliográfica,
y
tratamiento
correctivo
y
preventivo
de
la
documentación del Archivo Histórico de Cornellà de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601503 9.pdf&1
Gestión documental En el DOGC núm. 7187 de 19 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación de un contrato de servicio de gestión documental y reprografía del Instituto de Seguridad Pública de Catalunya para el año 2017. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751861&language=ca_ES
Digitalización El BOP de Barcelona de 3 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación de contratación de servicios básicos de reprografía para
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equipos de impresión y digitalización del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601343 5.pdf&1 En el BOP de Barcelona de fecha 4 de agosto de 2016 se publica el anuncio de licitación para la contratación del servicio de digitalización de las actas municipales del programa de digitalización de 2016 de la Xarxa d'Arxius Municipals. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601395 2.pdf&1
En el BOE núm. 208 de 27 de agosto de 2016 se publica el anuncio del Instituto Cervantes por el que se convoca licitación pública para adjudicar el contrato de los servicios de gestión técnica de exámenes, digitalización,
procesado
y
soporte
a
la
calificación.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-39293
20
http://
Este mes destacamos el apartado de Records management del portal web de los archivos del estado de Alaska (EEUU). En este espacio se detalla el proyecto ASERA (Alaska State Electronic Records Archives), un sistema que vela por la transición hacia un gobierno completamente electrónico. El objetivo es asegurar que los documentos electrónicos, producidos y custodiados en sus aplicaciones, sigan teniendo las mismas características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo en beneficio de generaciones presentes y futuras. Este sitio web se estructura en diferentes apartados en los que el usuario puede consultar tablas de evaluación, manuales y guías relacionadas con la gestión de documentos electrónicos. Recomendamos, en especial, el documento "Disposition Date Calculator", una buena herramienta para definir el periodo de vida de los documentos que se gestionan.
http://archives.alaska.gov/records_management/records_management.html
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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