Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
JULIO 2016 I Nยบ 118
04 Editorial
07 Noticias
13 Jornadas
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SUMARIO 15
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Publicaciones
Estรกndares
19
21
Normativa
Licitaciones
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EDITORIAL Modelo de cuadro de clasificación de la documentación municipal La última propuesta de cuadro de clasificación de la documentación municipal, publicada por el Departamento de Cultura el año 1989, requiere una profunda revisión. Entonces, como ahora, fue elaborada por un grupo de trabajo formado por archiveros comarcales, impulsado y coordinado por el Departamento de Cultura y con la redacción del proyecto a cargo de Josep Matas. Actualmente, los motivos principales por los cuales el Departamento de Cultura ha vuelto a emprender el proyecto de elaboración de un modelo de cuadro de clasificación para la documentación municipal son: la incorporación de nuevas funciones y competencias que son asumidas por los ayuntamientos, la implantación generalizada de la administración electrónica y las exigencias de publicidad y acceso a la información derivadas de la legislación de transparencia. Este contexto hacía del todo necesaria la revisión del cuadro de clasificación municipal y para llevarlo a cabo se ha querido que, como en su primera versión, fuera producto de un trabajo de un equipo diverso y que el resultado final consiguiera el mayor consenso posible del colectivo profesional. Con respecto al trabajo colectivo señalar que se ha elaborado con un grupo compuesto por 21 archiveros y archiveras de los ayuntamientos de Lleida, Tarragona, Sant Feliu de Llobregat, Sant Vicenç de Castellet, las diputaciones de Barcelona
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Tarragona, Lleida y Girona, de la Xarxa d’Arxius Municipals de Barcelona, Consell Comarcal de la Conca de Barberà y del Consorci d’Administració Oberta y coordinado técnicamente por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. El proceso de trabajo ha tenido en cuenta tanto la experiencia alcanzada en estos años en la implementación del cuadro de clasificación municipal del año 1989, como la experiencia de ayuntamientos que han elaborado un cuadro propio. En este proyecto especialmente se han consultado los cuadros de clasificación de los Ayuntamientos de Terrassa, Sant Feliu de Llobregat, Sant Vicenç de Castellet, Sant Cugat del Vallès, Sant Boi de Llobregat, el cuadro colectivo elaborado por los archiveros municipales y comarcal del Baix Empordà y el elaborado por los archiveros de la Xarxa d’Arxius Municipals de Barcelona. Puntualmente también se han consultado otras propuestas como las del Ayuntamiento de Barcelona, Lleida y Girona. También se ha tenido muy presente que esta es una herramienta que tiene que servir de apoyo esencialmente a ayuntamientos pequeños y medios y es por este motivo que, probablemente, los ayuntamientos grandes no vean bien reflejadas algunas de sus competencias. En todo caso el planteamiento que se hace es que este cuadro pueda tener más funciones de las que ahora se encuentran identificadas. A nivel técnico, indicar brevemente que es un cuadro funcional y de poca profundidad jerárquica. Este ha sido uno de los elementos de mayor debate, el hecho de si se tenían que reflejar las series documentales en la jerarquía del cuadro o bien quedarse a nivel de funciones. Finalmente, teniendo en cuenta que el Cuadro tiene que ser útil tanto para los portales de transparencia, como para un número muy diverso de ayuntamientos con realidades muy diversas, se optó por un
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cuadro con un
máximo de tres
niveles
y, al
mismo tiempo,
complementado con un catálogo de series documentales. Se considera que
con
este
diseño
también
se
podrá
facilitar
tanto
la
interoperabilidad como las tareas de correspondencia con los cuadros vigentes de los archivos municipales. Finalmente, comentábamos la voluntad de que éste sea un documento de consenso y es por este motivo que hemos abierto un periodo de consulta pública a fin de que podáis hacer las aportaciones y sugerencias que consideréis adecuadas. http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Nova-Noticia-05521
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NOTICIAS El Ayuntamiento de Tarragona implanta una plataforma de gestión documental para la conservación de documentos electrónicos La plataforma de gestión documental y archivo
electrónico
para
la
gestión
y
conservación de documentos electrónicos, financiada por los fondos europeos FEDER y por
la
Diputación
de
Tarragona,
se
encuentra en fase de prueba y se empezará a implantar gradualmente a partir de 2017. Esta plataforma permitirá el control, el uso y la preservación de la documentación original, ya sea en formato electrónico, soporte físico o híbrido. Garantizará también la gestión adecuada de los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad futura a lo largo de su ciclo de vida. https://www.tarragona.cat/hisenda/noticies/noticies-2016/lajuntamentimplanta-una-plataforma-de-gestio-documental-per-a-la-conservaciode-documents-electronics
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NZGOAL Software Extension El gobierno de Nueva Zelanda publica una nueva guía que permitirá utilizar programas informáticos gubernamentales para ayudar a construir programas innovadores. Land Information New Zealand (LINZ) ha publicado
guías
y
directivas
para
ayudar
a
les
agencias
gubernamentales a aplicar licencias de código libre en sus programas informáticos. De igual manera que los datos abiertos del gobierno han creado negocios, por ejemplo, en el campo agrícola, los representantes del gobierno creen que con el mismo enfoque los programas informáticos se pueden convertir en productos nuevos para la ciudadanía. Las nuevas directivas
proporcionan a les agencias
gubernamentales claridad sobre cómo crear sus programes en código libre. Este enfoque incide en la voluntad política de una mayor participación de la ciudadanía en las decisiones gubernamentales. Para
acceder
a
las
guías: https://www.ict.govt.nz/guidance-and-
resources/open-government/new-zealand-government-open-accessand-licensing-nzgoal-framework/NZGOAL-SE
Creación de la Agència de Ciberseguretat de Catalunya El 26 de julio el Gobierno de la Generalitat de Catalunya aprobó el proyecto de ley de creación de la Agència de Ciberseguretat de Catalunya, que sustituirá el actual Centre de Seguretat de la Informació de Catalunya (Cesicat). Esta agencia, adscrita al Departament de la Presidència, debe garantizar, entre otros objetivos, la seguridad de las redes de comunicaciones electrónicas y los sistemas de información en
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el ámbito de la Generalitat de Catalunya y su sector público, la ejecución del servicio público de ciberseguridad, la coordinación con el sector privado para mejorar los niveles de seguridad de la ciudadanía y dar apoyo al Gobierno para elaborar y ejecutar los planes de seguridad. El nuevo organismo será también el encargado de dar respuesta a los incidentes de ciberseguridad que se producen en Catalunya y que actualmente desarrolla el Cesicat. http://premsa.gencat.cat/pres_fsvp/AppJava/notapremsavw/294615/c a/govern-aprova-projecte-llei-creacio-lagencia-ciberseguretatcatalunya-fer-front-riscos-amenaces-societat-digital.do
Exhibición en la web: A glimpse into de archives Los Tribunales Criminales Internacionales para Ruanda (ICTR) y para la extinta Yugoslavia (ICTY) han sentado la base para la justicia criminal internacional moderna. Sus archivos, ahora bajo la custodia del Mecanismo para tribunales criminales internacionales, contienen miles de documentos judiciales, evidencias presentadas en los juicios, transcripciones de los procedimientos, pruebas, mapas, fotografías, y registros audiovisuales. Esta exhibición ofrece una pequeña muestra de todo este material y estos archivos ayudan también a mostrar la complejidad de los acontecimientos que tienen lugar en Ruanda y en la extinta Yugoslavia. Para más información: http://www.unmict.org/specials/glimpse-into-thearchives/index.html#top
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La Mesa aprueba el Reglamento de Archivo y Sistema de Gestión de Documentos de las Cortes de Castilla y León La Mesa de las Cortes de Castilla y León, en su reunión de 16 de junio, ha aprobado el Reglamento de Archivo y del Sistema de Gestión de Documentos de las Cortes de Castilla y León. http://sirdoc.ccyl.es/sirdoc/PDF/PUBLOFI/BO/CCL/9L/BOCCL0900148/BO CCL-09-009083.pdf
Eliminación de sellos de autenticidad para documentos públicos La Unión Europea ha aprobado una normativa por la que se suprimirá el requisito actual de sello de autenticidad (conocido como una apostilla) en documentos públicos emitidos en un país de la UE que deben ser presentados por un ciudadano a una autoridad pública de otro país de la UE. La regulación también simplifica los trámites en cuanto a copias certificadas e introduce formularios multilingües en todas las lenguas oficiales de la Unión, formularios que
se
adjuntan
a
los
documentos públicos para evitar los requisitos de traducción. Los ámbitos cubiertos por la nueva normativa son documentos sobre el
matrimonio,
la
unión
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registrada, el divorcio, el nacimiento, la muerte, la paternidad, la adopción, el domicilio y la residencia, la nacionalidad, la ausencia de antecedentes penales y el derecho a voto en las elecciones municipales y las elecciones al Parlamento Europeo. Más información en: http://ec.europa.eu/isa/news/2016/eu-to-abolish-authenticity-stampsfor-public-documents-from-other-eu-countries-isas-imi-solution-enablesthe-further-cut-of-red-tape_en.htm
Consulta injustificada de les bases de datos policiales en el Reino Unido Según un informe de Big Brother Watch entre los años 2011-2015 hubo más de 800 agentes de la policía del Reino Unido que usaron las bases de datos oficiales para divertirse, por curiosidad o para obtener beneficios financieros personales; además también hubo más de 800 incidentes en que la información se filtró de manera inadecuada fuera de los canales oficiales de la policía. En la mayoría de los casos no se adoptaron medidas disciplinarias contra el personal responsable y sólo un 3% fueron procesados o condenados. El informe también alerta que con la nueva legislación se prevé la confección de expedientes de conexión a Internet (ICR) mediante los que la policía podrá acceder a datos que conforman una visión más profunda de la vida personal de los ciudadanos. Se ampliarán enormemente los datos que la policía podrá consultar (prácticamente todo lo que los británicos hagan en línea será almacenado y guardado en bases de datos de la policía) pero, en cambio, no se prevén cambios significativos en las penas por abusos y mal uso de la información.
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El informe sugiere unas recomendaciones: La introducción de penas privativas de libertad por violaciones graves de datos; una violación grave debe tener como consecuencia antecedentes para el individuo responsable; notificación obligatoria de brechas digitales que afecten a un ciudadano; eliminación de los expedientes de conexión a Internet; aprobación del Reglamento general de protección de datos. Más información: http://boingboing.net/2016/07/05/uk-cops-routinely-raided-polic.html https://www.bigbrotherwatch.org.uk/wp-content/uploads/2016/07/Safein-Police-Hands.pdf
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JORNADAS Borderless Cyber, European Comission Fechas: 8-9 de septiembre de 2016 Lugar: Bruselas (Bélgica) Más información: http://borderlesscyber.oasis-open.org/eu16
Congreso Internacional de Transparencia y Derecho de acceso a la información pública Fechas: 28-30 de septiembre de 2016 Lugar: Madrid (España) Más información: http://congresotransparencia.com/el-congreso/
INSPIRE Conference 2016 Fechas: 26-30 de septiembre de 2016 Lugar: Barcelona (España) Más información: http://inspire.ec.europa.eu/events/conferences/inspire_2016
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Jornada
ER
idCAT:
Nuevos
servicios
de
identidad digital en el móvil Ya están disponibles las presentaciones de la jornada sobre identidad digital realizada el 28 de junio en el Centro de Estudios Jurídicos y Formación Especializada. Para acceder: http://web.aoc.cat/blogs/2016/07/accediu-documentacio-jornadaidcatmobil/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=67179a60f6IDCAT-TCAT&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def40-67179a60f6105025681
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PUBLICACIONES Public Access to Information for Development: A Guide to the Effective Implementation of Right to Information Laws. El Banco Mundial (en inglés World Bank Group) publica una recopilación de más de 100 leyes a nivel internacional relacionadas con el derecho de acceso a la información. Un trabajo realizado con el objetivo de avanzar hacia una sociedad más transparente y responsable en la que la gobernabilidad sirva de manera eficaz a la reducción de la pobreza y al desarrollo económico. Para ello esta guía explora el desarrollo histórico de las leyes DAI, sus procesos de elaboración, aplicación efectiva, funcionamiento e incluso el impacto que las mismas tienen en el contexto de países muy diferentes entre sí. http://documents.worldbank.org/curated/en/2016/06/26521193/publicaccess-information-development-guide-effective-implementation-rightinformation-laws
Records management in the digital age ISOfocus publicaba el pasado mes de abril en el apartado de noticias de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) un artículo sobre la nueva ISO 15489-1:2016. En este artículo se justifica la publicación de esta nueva norma, se remarca su utilidad y se indican
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brevemente sus ámbitos de aplicación más lógicos destacando, entre otras cosas, la importancia de la gestión documental en la sociedad actual. http://www.iso.org/iso/home/news_index/news_archive/news.htm?refid =Ref2072
Informe
sobre
transparència,
accés
a
la
informació pública i bon govern Un año después de la entrada en vigor de la Ley 19/2014, del 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, el Síndic presentó el pasado 25 de julio su primer informe de evaluación. Este primer informe incluye las principales conclusiones y recomendaciones a las que se han llegado. Entre ellas destacan la necesidad de difundir los derechos de los ciudadanos en materia de transparencia y los
mecanismos
para
exigir
su
cumplimiento. http://www.sindic.cat/site/unitFiles/4163/Informe%20llei%20transparencia %20a%20Catalunya_catala.pdf
Código de derecho de ciberseguridad El pasado 21 de julio se publicaba el código de derecho de la Ciberseguridad. Un compendio que pretende poner a disposición de todos los profesionales
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una herramienta donde poder encontrar actualizadas las normas que afectan directamente a la Ciberseguridad, facilitando así, la necesidad de estudiar y analizar una materia hoy en día ya imprescindible para conseguir una correcta protección de las empresas, las instituciones y los ciudadanos dentro de un estado social y democrático de derecho. http://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=173_Codigo_de _Derecho__de_la_Ciberseguridad
Digitisation,
online
accessibility
and
digital
preservation REPORT on the Implementation of Commission
Recommendation
2011/711/EU
2013-2015 En junio la Comisión Europea publicaba un informe que analiza y evalúa el progreso global alcanzado en la Unión Europea en la aplicación de las recomendaciones de la Comisión dadas el 27 de octubre de 2011, sobre la digitalización y la accesibilidad en línea del material cultural y de conservación digital (2011/711 / UE), así como también de las conclusiones alcanzadas por el Consejo el 10 de mayo de 2012. La estructura del informe, siguiendo las recomendaciones y conclusiones centra
en
anteriormente tres
áreas
dichas,
se
principales;
la
digitalización, el acceso en línea y la conservación digital. http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/image/document/2 016-27/2013-2015_progress_report_9-062016_16531.pdf?utm_source=dlvr.it&utm_medium=twitter
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ESTÁNDARES ISO/IEC 20922:2016 Information technology Message Queuing Telemetry Transport (MQTT) v3.1. ISO/IEC 20922:201 es un protocolo de transporte para servidores de mensajería con función de publicación y suscripción. Es claro, abierto, sencillo, y diseñado para que sea fácil de implementar. Estas características lo hacen ideal para el su uso en muchas situaciones, incluyendo la comunicación de Máquina a Máquina (M2M) y el Internet de las Cosas (IoT), contextos donde se exige una señal de código pequeña i/o un gran ancho de banda de red. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=69466
OASIS MQTT Internet of Things Standard Now Approved by ISO/IEC OASIS MQTT, es una norma del Internet de las Cosas (IoT) desarrollada por el consorcio OASIS que ahora ha sido aprobada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) y la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC). La versión 3.1.1 de MQTT fue votada a través del Comité Técnico Conjunto sobre Tecnología de la Información (JTC1) de ISO y IEC y se ha designado como 'ISO/IEC 20922'. https://www.oasis-open.org/news/pr/oasis-mqtt-internet-of-thingsstandard-now-approved-by-iso-iec-jtc1
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NORMATIVA Acceso En el DOUE de 17 de julio de 2016 se publica la Decisión (UE) 2016/1162 del banco central europeo de 30 de junio de 2016 sobre la divulgación de información confidencial en caso de investigación de delitos (BCE/2016/19). http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.192.01.0073.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :192:TOC
Administración electrónica En el BOP de Girona de 18 de julio de 2016 se publica el Edicto del Ayuntamiento de Amer de aprobación inicial de la Ordenanza tipo reguladora de la administración electrónica. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/136/201613606019.pdf
Evaluación En el BOE núm. 181 de 28 de julio de 2016 se publica la Resolución de 20 de julio de 2016, de la Oficina Española de Patentes y Marcas, por la que se aprueba la eliminación de la serie documental Terceras memorias de patentes y modelos de utilidad. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7284
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Sistemas de información En el DOUE de 19 de julio de 2016 se publica la Directiva (UE) 2016/1148 del Parlamento Europeo y del Consejo de 6 de julio de 2016 relativa a las medidas destinadas a garantizar un elevado nivel común de seguridad de las redes y sistemas de información en la Unión. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.194.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :194:TOC
Transparencia En el DOGC núm. 7156 de 6 de julio de 2016 se publica la Resolución TSF/1653/2016, de 30 de junio, por la que se designa el órgano del Consell de Treball, Econòmic i Social de Catalunya que asume las funciones correspondientes a las unidades de información a los efectos de transparencia y acceso a la información pública. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=746160&language=ca_ES
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LICITACIONES Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 27 de julio de 2016 se publica el
anuncio de licitación del
contrato de subministro de un programa de gestión de expedientes para la implantación de la Administración electrónica del Ayuntamiento de Olesa de Montserrat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&07/02201601305 1.pdf&1
Digitalización En el DOGC núm. 7154 de 4 de julio de 2016 se publica el anuncio de licitación para la contratación de los servicios de digitalización y tratamiento documental de varias colecciones seleccionadas por su valor histórico, cultural y patrimonial, depositadas en el fondo del Centro de Documentación de la Filmoteca de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=745913&language=ca_ES
En el BOE núm. 165 de 9 de julio de 2016 se publica el anuncio de la Junta Rectora del Organismo Autónomo Servicios Tributarios de Ceuta de licitación para la contratación del Servicio de manipulación, digitalización de justificantes de notificaciones, archivo y control de comunicaciones
y
notificaciones
procedentes
del
Organismo
Autónomo Servicios Tributarios de Ceuta. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-33367
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En el BOE núm. 173 de 19 de julio de 2016 se publica el anuncio de la Oficina Española de Patentes y Marcas por el que se convoca la licitación
para
la
contratación
del
Servicio
de
codificación
y
digitalización de expedientes de propiedad industrial para la Oficina Española de Patentes y Marcas. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-34859
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http:// Government of Alberta Information Management Website Este mes destacamos el portal web de gestión de información del gobierno de Alberta, una de las diez provincias del Canadá. En esta página se puede acceder a la información producida por el Archivo Provincial
de
Alberta,
así
como
también
de
otras
entidades
gubernamentales. La página se estructura de una manera bastante esquemática y simple en diferentes
apartados
entre los cuales destacan; legislación,
publicaciones, políticas, normas y guías, desarrollo profesional y programa de gestión de la información.
http://www.im.gov.ab.ca/index.cfm
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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