Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
JUNIO 2016 I Nยบ 117
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04
Editorial
07
Noticias
10
Jornadas
2
SUMARIO 12
14
15
19
Publicaciones
Normativa
Estรกndares
Licitaciones
21
http://
3
EDITORIAL Despliegue de la Administración electrónica El Gobierno del Estado, desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de acceso electrónico a los servicios públicos, ha estado impulsando de forma constante un modelo de administración electrónica destinado tanto
a la
transformación
de
la Administración
-y
entes
que
directamente gestiona-, como también a influir en el resto de administraciones del Estado (especialmente en las comunidades autónomas). La Ley 11/2007 dejó un margen muy amplio para su implementación y es probablemente uno de los hechos más reseñados el que esta falta de obligación haya tenido como resultado el bajo grado de desarrollo de la e-administración en el conjunto de las administraciones públicas españolas. No obstante, también debe tenerse en cuenta que estableció la obligatoriedad de una serie de instrumentos técnicos: son las conocidas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) y Normas Técnicas de Seguridad (NTS). Desde el año 2007 la Administración del Estado ha ido desplegando progresivamente las NTI de forma que ha ido creando un corpus técnico
muy
amplio
que,
de
facto,
deben
seguir
todas
las
administraciones públicas. De hecho, estas NTI regulan una serie de aspectos muy concretos y con mucho de detalle (política de gestión documental, esquema de metadatos, digitalización, etc.) que, en algunos casos, podríamos considerar que sobrepasan su finalidad: la
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interoperabilidad,
y
que
podrían
condicionar
la
potestad
de
autoorganización de cada administración. Esta normativa en su conjunto se ha ido elaborando bajo el impulso de la Conferencia Sectorial de la Administración Pública, un ente de cooperación
entre
la
Administración
del
Estado
y
las
de
las
comunidades autónomas en materia de administración electrónica. De esta Conferencia depende el Comité Sectorial de Administración Electrónica, encargado de llevar a cabo los acuerdos adoptados por la Conferencia. Este Comité está adscrito al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP). Actualmente, a través de la aprobación de las Leyes 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y 40/2015 de régimen jurídico del sector público -que establecen unas disposiciones y calendarios por la ejecución y entrada en vigor de las leyes mucho mejor definidos que con la anterior legislación-, el MINHAP ha renovado el impulso de su tarea normativa. Así, se establece que del Comité Sectorial de Administración Electrónica dependen grupos de trabajo para trabajar diversas especialidades (Identidad digital, Telecomunicaciones integradas, Interoperabilidad, Intermediación y servicios, Seguridad, Reutilización y RISP, Planificación y Gobernanza, etc.). Uno de estos grupos es el que corresponde al ‘Documento, expediente y archivo electrónico’, un grupo que a su vez está compuesto por una serie de subgrupos que en breve iniciarán sus tareas en materias como son: el Archivo electrónico único, Líneas estratégicas del documento electrónico, Protocolos de conservación, validez y disponibilidad, Política de gestión documental para entes locales, Sistema de Información Administrativa local, Esquema de estructuras de información (metadatos de ingreso y transferencia) y Manifiesto para el patrimonio del documento electrónico.
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En este punto, y teniendo en cuenta que esta normativa puede tener un impacto directo en los centros del Sistema d'Arxius de Catalunya, la Direcciรณn General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio se integrarรก en las tareas de varios subgrupos e informarรก al conjunto de archivos del SAC.
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NOTICIAS Plan de acción de la administración electrónica 2016-2020 La Comisión europea anuncia el Plan de acción de administración electrónica para los años 2016-2020, cuya estructura se centra en 7 principios básicos, destacan los siguientes: los servicios ofrecidos por las administraciones públicas deben ser preferentemente digitales y prestados a través de la ventanilla única; la administración debe garantizar la reutilización interna de documentos aportados por los ciudadanos y empresas, así como permitir que puedan acceder a la documentación de aquellos procesos administrativos que les afecte y controlar, acceder y rectificar sus datos personales; también debe asegurar la protección de estos datos y su privacidad, con el fin de aumentar la confianza en los servicios electrónicos que ofrece. Para conocer en más detalle el plan de actuación: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernmentaction-plan-2016-2020
Acceso y uso digitales del patrimonio cultural europeo El Consejo europeo de la Unión Europea
publica
las
conclusiones
adoptadas durante la su sesión núm. 3471 (el 30 y 31 de mayo) en relación al acceso, la visibilidad y el uso digital del patrimonio cultural europeo. Se hace especial hincapié en la digitalización del patrimonio y su conservación y también en el papel
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que, en este sentido, desarrolla el proyecto Europeana. Para acceder a las conclusiones: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016INIT/es/pdf
Código de conducta de los altos cargos y personal directivo El Govern de la Generalitat aprueba el ‘Codi de conducta dels alts càrrecs i personal directiu de l'Administració de la Generalitat i de les entitats del seu sector públic, i altres mesures en
matèria
de
transparència,
grups
d'interès
i
ètica
pública’.
Destacamos de este código que contiene unos principios y reglas de conductas específicas en materia de gestión de documentos públicos, introducidas a propuesta del Departamento de Cultura y que tienen la siguiente redacción: - (5.23) Cumplir la normativa en materia de gestión de documentos públicos, especialmente la relacionada con la no destrucción de documentos o información pública en soporte papel o en medio electrónico sin seguir los procedimientos y controles establecidos normativamente. -
(5.24)
no
llevarse
copia
de
la
información
y
de
la
documentación una vez haya finalizado su mandato. Podéis consultar el código en: http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf
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Gestión documental en el Yucatán Con el objetivo de adecuarse a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Yucatán, el Consejo General del Instituto Electoral y de Participación Ciudadana (IEPAC) ha aprobado recientemente su Cuadro General de Clasificación Archivística. El documento, elaborado por la Secretaría Ejecutiva, obedece a lo estipulado por la Ley Estatal publicada en mayo de 2016. Su función principal es convertirse en una herramienta básica que permita gestionar y conocer los expedientes agrupados en series y subseries documentales, siguiendo una referencia estructural acorde con lo establecido por el Archivo General del estado de Yucatán. Para consultar el nuevo Cuadro de Clasificación General y el Catálogo de Disposición Documental: http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544
Norma Foral de transparencia de la Diputación de Bizkaia La diputación de Bizkaia ofrece una versión de la Norma foral de transparencia que tiene como objetivo explicar de forma didáctica, sencilla y amena la regulación vigente, aprobada por las Juntas generales de Bizkaia, en materia de transparencia. En concreto, destacamos el apartado dedicado al acceso a la información (Solicitar información
pública),
donde
se
especifica - entre otras cuestiones- en qué casos hay acceso libre y en cuáles es restringido o cuál es el procedimiento a seguir. Para acceder: http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/N ormaForaldeTransparenciadeBizkaia_CA /index.html#/20/
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JORNADAS VII Congreso de Archivos de Castilla y León. Innovación, participación y diversidad Ja se encuentran disponibles las actas del congreso realizado el pasado mes de mayo en Segovia. Para acceder: http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-lasactas-de-cacyl
22nd Americas Conference on Information Systems Fechas: De 11 a 13 de agosto de 2016 Lugar: San Diego (EEUU) Más información: http://amcis2016.aisnet.org/index.php
Archives and Records Association, UK and Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 de agosto a 2 de septiembre de 2016 Lugar: Londres (Reino Unido) Más información: http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html
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International Association of Sound and Audiovisual Archives (2016 IASA) Fechas: De 24 de septiembre a 1 de octubre de 2016 Lugar: Washington, D.C. (EEUU) Mรกs informaciรณn: http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasaconference-registrationopen?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed
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PUBLICACIONES Datos personales y transparencia en determinadas actuaciones de los entes locales El grupo de trabajo de documentos normalizados -constituido con el objetivo de colaborar en materia de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno en el marco del mundo localanaliza en este documento dictámenes, informes y/o resoluciones emitidas por la Autoridad catalana de protección de datos y la Comisión de garantía para el acceso a la información pública, entre otros. La finalidad es conocer su interpretación, especialmente, con respecto a la difusión de las actuaciones y de las actas, de los órganos de gobierno. Para consultar el documento: https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/
Libros del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, en
colaboración
con
el
Instituto Nacional de Administración Pública, ofrece a su página web dos libros
electrónicos
centrados
en
el
derecho de acceso a la información pública. Estas publicaciones son: Estudio comparado sobre normativa internacional en materia de derecho de acceso a la información pública y La normativa autonómica en materia de derecho de acceso en la información pública. Para consultarlos:
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http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c onsultas_documentacion/documentacion.html
Dos informes sobre los retos de la gestión de los documentos electrónicos Los Archivos Nacionales de Inglaterra potencian estrategias e iniciativas de innovación tecnológica con el fin de hacer accesibles a largo plazo los documentos nacidos digitales. En este marco de investigación publican dos informes técnicos que tratan de dar más luz a una serie de desafíos que la gestión y la preservación de los documentos electrónicos supone para los profesionales. El primer informe, titulado The digital landscape in government 2014-2015: business intelligence review, muestra la situación actual en el Reino Unido, presentando un conjunto de retos que hay que resolver a corto o medio plazo. El segundo, The application of technology-assisted review to born-digital records transfer, Inquiries and beyond: research report, indica de qué manera la tecnología puede contribuir a dar respuesta a cada uno de los puntos anteriores basándose en investigaciones actuales, en entrevistas a expertos y poniendo a prueba el software actual. Para acceder: http://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/manage-information/policy-process/reviewing-digitalrecords-management-government/research/
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ESTÁNDARES Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive En el mes de abril los NARA publicaron y enviaron a todas las agencias gubernamentales un memorando para el tratamiento del correo electrónico en concordancia con la directiva Managing Government Records Directive (M-12-18) que obliga a que todas las agencias el 31 de diciembre de 2016 han de tratar todos los correos electrónicos de manera electrónica y por tanto deberán estar archivados en un sistema electrónico adecuado. Este memorando con sus aprendices ayuda a les diferentes agencias de los Estados Unidos a implementar un sistema eficiente para el tratamiento del correo electrónico, tanto en su acceso, tratamiento y evaluación. Lo que está claro es que el tratamiento del correo electrónico es un proceso que irá más allá de este año y con esta guía los NARA quieren ayudar a las diferentes agencias en esta función. Para acceder al documento: http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016email-mgmt-success-criteria.pdf
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NORMATIVA Acceso En el DOUE de 15 de junio de 2016 se publica la Directiva (UE) 2016/943 del parlamento europeo y del consejo de 8 de junio de 2016 relativa a la protección
de los
conocimientos
técnicos
y la información
empresarial no divulgados (secretos comerciales) contra su obtención, utilización
y
revelación
ilícitas.
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :157:TOC En el DOUE de 30 de junio se publica el Reglamento de ejecución (UE) 2016/1055 de la Comisión de 29 de junio de 2016 por el que se establecen normas técnicas de ejecución en relación con las modalidades técnicas de la difusión pública adecuada de información privilegiada y del retraso de la difusión pública de información privilegiada de conformidad con el Reglamento (UE) nº 596/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :173:TOC
Administración electrónica En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se publica el edicto del Ayuntamiento de Teià sobre la
aprobación
municipal
definitiva
reguladora
de
de la
la
Ordenanza
administración
electrónica.
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http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=730629&language=ca_ES En el BOP de Barcelona de 3 de junio de 2016 se publica el anuncio de aprobación inicial del Reglamento de creación y funcionamiento de la sede electrónica del Ajuntament d’Orpí. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922 8.pdf&1 En el DOGC núm. 7135 de 6 de junio de 2016 se publica el edicto del Ayuntamiento de Sant Celoni sobre la aprobación inicial de la Ordenanza de administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES En el DOGC núm. 7139 de 10 de junio de 2016 se publica el anuncio del Ajuntament de Malla sobre información pública de la aprobación inicial de
la
Ordenanza
reguladora
de la
administración
electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES En el BOE núm. 144 de 15 de junio de 2016 se publica la Resolución de 24 de mayo de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se publica el Convenio de colaboración con la Comunidad de Castilla y León, para la prestación mutua de soluciones básicas de administración electrónica. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842 En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto de
aprobación
administración
definitiva electrónica
de
la
del
Ordenanza Ajuntament
reguladora de
l’Alt
de
la
Àneu
16
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_116_4226 En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto de
aprobación
administración
definitiva
de
electrónica
la del
Ordenanza
reguladora
Ajuntament
de
de
la
Torrefarrera
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_116_4312
Evaluación En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se publica la Orden CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se aprueban, se modifican y se derogan tablas de acceso y evaluación documental. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES En el DOGC núm. 7150 de 28 de junio de 2016 se publica la corrección de erratas en la Orden CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se aprueban, se modifican y se derogan tablas de acceso y evaluación documental (DOGC núm. 7133, de 2.6.2016). http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES
Digitalización En el DOUE de 14 de junio de 2016 se publican las Conclusiones del Consejo sobre la función de Europeana en el acceso, la visibilidad y el uso digitales del patrimonio cultural europeo. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201 6:212:TOC
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Patrimonio documental En el BOE núm. 147 de 18 de junio se publica la Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patrimonio cultural de Galicia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942
Reglamento de archivo y SGD En el BOP de Girona núm. 112 de 13 de junio de 2016 se publica el edicto de aprobación del Reglamento del Arxiu històric de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf
Transparencia En el DOGC núm. 7143 de 16 de junio de 2016 se publica la Resolución EXI/1471/2016, de 13 de junio, por la que se designa el órgano departamental al que se atribuye la condición de unidad de información en materia de transparencia e información pública del Departamento de Asuntos y Relaciones Institucionales y Exteriores y Transparencia. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES
En el BOP de Lleida núm. 122 de 28 de junio de 2016 se publica el anuncio de aprobación definitiva del Reglamento de Transparencia y administración electrónica del Ajuntament de Sudanell. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_122_4485
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LICITACIONES Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 23 de junio de 2016 se publica el anuncio de contratación del servicio de implantación, mantenimiento y asistencia técnica y jurídica de una plataforma integral de administración electrónica
de
gestión
de
los
expedientes
administrativos
del
Ajuntament de Parets del Vallès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088 3.pdf&1
Custodia de documentación En el BOE núm. 152 de 24 de junio de 2016 se publica el anuncio de licitación de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, cuyo objeto es el servicio de custodia, archivo y gestión administrativa de los fondos documentales generados por los órganos judiciales adscritos a la Gerencia Territorial de Órganos Centrales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-29397
Digitalización En el DOGC núm. 7140 de 13 de junio de 2016 se publica el anuncio por el que se hace pública la licitación de un contrato de digitalización de pruebas finales del Institut Obert de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/es/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=743049&language=es_ES
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Tratamiento de la documentación En el BOE núm. 141 de 11 de junio de 2016 se publica el anuncio de la Tesorería General de la Seguridad Social por el que se publica la convocatoria expediente
de
la
licitación
2016/ADGT
para
del la
contratación del servicio de tratamiento, conversión y destrucción de expedientes de
archivo
de
las
Direcciones
Provinciales de la Tesorería General. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695
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http:// Proyecto EURECA Este mes destacamos el proyecto EURECA y su web. Su objetivo es permitir reutilizar la información sanitaria mediante la vinculación de los sistemas de información de la investigación clínica (como los ensayos clínicos) con los sistemas de historias clínicas que se genera con la atención médica diaria. El núcleo del proyecto es, pues, conseguir la interoperabilidad semántica entre estos sistemas, gracias a la cual se podrán crear herramientas
y programas que mejoraran el ámbito
sanitario. En el sitio web el usuario puede encontrar información más detallada sobre EURECA, des de vídeos y noticias relacionadas con determinados aspectos del proyecto -pasando por los patrocinadores o partners-, hasta el Resource Centre, donde se recogen todos aquellos recursos que se crean en este marco, informes o newsletters. http://eurecaproject.eu/
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
ejerce
entre
otras
las
siguientes
competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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