Butlletí ITGD. Núm.116. Mayo 2016

9 de junio. Día internacional de los archivos

Innovación tecnológica y gestión documental

MAYO 2016 I Nº 116 1

04

Editorial

07

Noticias

09 Jornadas

2

SUMARIO 10

11

12

15

Normativa

Licitaciones

Publicaciones

Estรกndares

17 http://

3

EDITORIAL Aspectos del nuevo reglamento europeo de protección de datos vinculados a la gestión documental y los archivos.

El parlamento europeo ha aprobado y publicado el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en relación al tratamiento de datos personales, su acceso y reutilización. Este reglamento, que actualiza las definiciones y principios en esta materia, deroga las siguientes directivas europeas: Directiva 95/46/CE de protección de datos personales y Directiva 2002/58/CE sobre la privacidad y las comunicaciones

electrónicas.

Paralelamente,

también

se

han

publicado dos Directivas relacionadas que complementan este reglamento. En concreto, la Directiva 2016/680, relativa a la protección de las personas físicas referente al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes y a la libre circulación de de estos datos y la Directiva 2016/681, que regula la utilización de datos del registro de nombres de los pasajeros (PNR) para la prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de delitos de terrorismo y de la delincuencia grave.

En relación al archivo y la gestión de documentos hay que señalar algunos aspectos en los que este Reglamento que tendrá una incidencia directa. En primer lugar, y como pasa en la actualidad, esta normativa no se aplica a las personas muertas (considerando 158).

También hay que destacar, en este mismo considerando, la definición de un archivo: "Las autoridades públicas o los organismos públicos o

4

privados que gestionan registros de interés público tienen que ser servicios que están obligados, en virtud del derecho de la Unión Europea o de la legislación de un Estado Miembro, a adquirir, mantener, evaluar, organizar, describir, comunicar, promover y difundir registros de valor perdurable para el 'interés público general y facilitar el acceso 1 ” Si entramos al contenido del articulado en el artículo 5 hay un primer elemento destacado en que se precisa que el tratamiento de datos personales con fines de archivo con interés público, con fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará incompatible con los fines iniciales de procesamiento. Así estos datos se podrían conservar más tiempo que el previsto en su propósito inicial, sin perjuicio de la aplicación de medidas técnicas y organizativas dirigidas a proteger los derechos y libertades del interesado. Una formulación parecida de conservación con los mismos fines está presente en el artículo 9 relativo a datos personales sensibles o en el artículo 17 sobre el derecho al olvido. Indicar que el Reglamento dedica una sección específica a las garantías y las exenciones aplicables al tratamiento con fines de archivo en el interés público, con el propósito de la investigación científica o histórica o con fines estadísticos (artículo 89) en lo que enumera otros artículos con las excepciones de tratamientos con fines de archivo con interés público de los artículos 15 (derecho de acceso del interesado), 16 (derecho de rectificación), 18 (Derecho a restricciones tratamiento), 19 (obligación de notificación con respecto a la rectificación o cancelación de los datos personales o la restricción de tratamiento), 20 (derecho a la portabilidad de los datos) y 21 (derecho de oposición). Interesando señalar que las excepciones pueden ser objeto de cumplimiento de lo que se denominan "garantías apropiadas para los derechos y libertades de las personas afectadas" que en el articulado toman la forma de "medidas técnicas y de organización".

La traducción se ha realizado respetando los términos de la versión oficial en lengua castellana.

1

5

Estas "garantías apropiadas" se definirán7 en un código de conducta (artículo 40).

Finalmente, señalar que, entre otros derechos, el ciudadano tendrá que conocer (artículo 4.2) el plazo de conservación de sus datos personales o, cuando eso no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo.

Así pues, nos parece que en este nuevo contexto normativo en el cual habrá que informar al ciudadano del plazo de conservación de sus datos y también la posibilidad, justificada, de conservar datos personales con fines informativos o históricos, las tablas de acceso y evaluación documental son unos elementos que avalan esta normativa.

Para acceder al reglamento y las directivas: https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809

6

NOTICIAS Joint Statement on Access to State and Local Records El Council of State Archivists (CoSA), National Association

of

Government

Archives

and

Records Administrators (NAGARA) y la Society of American Archivists (SAA) hacen una declaración conjunta sobre el acceso a la documentación de los gobiernos locales y de los estados. Remarcan que el acceso está regulado por ley y que la documentación ha de permanecer accesible incluso si se ha donado o depositado en una institución privada. La documentación confidencial se debe salvaguardar, pero el conjunto debe continuar siendo accesible al público. Para acceder al documento: https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf

7

Destrucción “por error” de un informe del Senado de los E.E.U.U sobre el uso de torturas La oficina del inspector general de la CIA ha informado que destruyó "por error" su única copia de un informe

exhaustivo

del

Senado

sobre el uso de la tortura. Este informe consta de 6.700 páginas y contiene miles de archivos secretos sobre el uso por parte de la CIA de los métodos de interrogatorio, como por ejemplo: el denominado submarino, la privación del sueño y otras técnicas agresivas usadas en las prisiones denominadas "lugar negro" por su emplazamiento . Actualmente, hay un conflicto abierto entre el presidente del Comité de Inteligencia del Senado, Richard Burr, y el gobierno Obama. El primero se opuso a la publicación del informe completo en el año 2014, mientras que el Gobierno consiguió hacer pública

el

mismo

año

una

versión

ejecutiva

(500

páginas).

Recientemente, la corte federal de apelaciones ha bloqueado una iniciativa (de acuerdo con lo establecido en la Ley de Libertad de Información –FOIA-) para revelar la versión completa del controvertido informe. El tribunal resuelve que, al ser un documento custodiado oficialmente por el Congreso, no se aplica la FOIA. En este contexto, se desarrolla la polémica y las sospechas sobre si la destrucción del documento ha sido (o no) un mero error por parte de la Agencia de Inteligencia. Más información en: https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture1429636113023030.html http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenlydestroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html

8

JORNADAS Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de Transparència Ya se encuentran disponibles el material y las presentaciones de los ponentes de esta jornada organizada por el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya y que tuvo lugar el pasado día 17 de mayo de 2016. Para acceder: https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs http://www.slideshare.net/consorciaoc

2016 NAGARA Annual Conference Fechas: 13 de julio de 2016 Lugar: Lansing (Estados Unidos) Más información: http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126 340

International Congress on Metadata 2016: "Multidisciplinary trends in the use of metadata" Fechas: De 30 de mayo a 3 de junio de 2016 Lugar: Ciudad de Méjico (Méjico) Más información: http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf

9

PUBLICACIONES Digital Preservation Training Modules La International Council on Archives (ICA)

publica los

módulos de

formación para la preservación digital dentro del apartado dedicado a la difusión de recursos, como son las guías y manuales. Estos módulos son: Understanding Digital Records Preservation Initiatives, orientado a proporcionar la información necesaria para desarrollar estrategias y adoptar medidas prácticas para proteger la integridad de los documentos electrónicos a largo plazo, y Managing Metadata to Protect the Integrity of Records, centrado en ofrecer información clave para determinar los metadatos necesarios para proteger la integridad de los documentos electrónicos y gestionarlos.

Para acceder a los documentos: http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules

UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of digital heritage for long-term preservation ICA presenta también una guía de ayuda

a

seleccionar

las

organizaciones

aquellos

para

documentos

electrónicos que pueden ser susceptibles de conservación permanente. Esta guía proporciona elementos para llevar a cabo esta tarea de la manera más sostenible posible.

Para consultar la publicación: http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf

10

ESTÁNDARES Records and information management standard Los National Archives of New Zealand publican el borrador de este estándar que expone los requisitos mínimos obligatorios para la gestión de documentos en la administración

pública

incluyendo

el

estado, escuelas y gobiernos locales.

Durante este mes de mayo la norma ha estado expuesta a consulta pública para que los profesionales del sector pudieran presentar sus aportaciones.

La aplicación del estándar des de 2014 por parte del sector público neozelandés ha planteado cuestiones relevantes sobre su uso, eficacia y actualidad en el mundo de los archivos tanto actual como futuro. Con este nuevo estándar, de cumplimiento obligatorio, se consolidan y simplifican los principios y requisitos actuales. También proporciona un apoyo más amplio a los archivos y a la gestión documental, mediante herramientas flexibles que se adaptan a las organizaciones de cualquier tamaño. Lo acompaña una guía, ‘Implementing the new Records and information management standard’, para mejorar su comprensión y uso.

Para acceder a la norma: http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana gement_standard_-_consultation_0.pdf Para acceder a la guía: http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult ation_0.pdf

11

NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 19 de mayo de 2016 se

publica

la

aprobación

inicial

de

la

modificación de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica del Consell Comarcal del Barcelonès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo p2016&05/022016007884.pdf&1

En el BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de mayo de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de l’Argentera https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =4513&ebop_any=2016

En el BOP de Barcelona de 24 de mayo de 2016 se publica también el anuncio de la aprobación definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Teià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824 9.pdf&1

12

Evaluación En el BOE núm. 120 de 18 de mayo de 2016 se publica la Resolución de 26 de abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y Competitividad, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series

documentales

relativas

a

gestión

de

recursos

humanos.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770

Gestión documental y archivo En el DOGC núm. 7122 de 18 de mayo de 2016 se publica el anuncio sobre la aprobación inicial del Reglamento de funcionamiento del Archivo Histórico d'Olesa de Montserrat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES

Simplificación administrativa En el BOP de Girona núm. 84 de 2 de mayo de 2016 se publica el edicto de

aprobación

definitiva

de

la

Ordenanza

de

simplificación

administrativa para actividades del Ayuntamiento de Santa Cristina d’Aro. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf

Transparencia En el DOGC núm. 7111 de 2 de mayo de 2016 se publica el anuncio del Ayuntamiento de Bell-lloc d’Urgell sobre aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la transparencia y administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=724740&language=ca_ES

13

En el DOGC núm. 7113 de 4 de mayo de 2016 se publica la aprobación definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de transparencia, administración electrónica, acceso a la información y reutilización del Ayuntamiento de Moià. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=725150&language=ca_ES En el BOP de Lleida núm. 87 de 6 de mayo 2016 se publica el anuncio de aprobación definitiva de la ordenanza reguladora de la transparencia y la administración electrónica del Ayuntamiento de Torà. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_87_3116 En el BOP de Barcelona de 9 de mayo de 2016 se publica la aprobación definitiva

de

la

Ordenanza

de

transparencia

y

administración

electrónica del Ayuntamiento de Sant Fost de Campsentelles. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600714 9.pdf&1 En el BOP de Barcelona de 23 de mayo de 2016 se publica la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de Caldes de Montbui. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600815 5.pdf&1 En el BOP de Barcelona de 27 de mayo de 2016 se publica el anuncio de la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento d’Avinyonet del Penedès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600867 4.pdf&1 En el DOGC núm. 7131 de 31 de mayo de 2016 se publica la aprobación inicial de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Joan Despí. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/

14

LICITACIONES Gestión documental En el BOP de Barcelona de 18 demayo de 2016 se publica el anuncio de licitación para la adquisición e implantación de una herramienta integral

de

administración

electrónica

para

la

gestión

de

los

documentos y trámites del Ayuntamiento de Esplugues de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fne w?bop2016&05/022016007868.pdf&1

En el BOE núm. 126 de 25 de mayo de 2016 se publica el anuncio de la Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitación para la contratación de los servicios de evolución, operación y soporte del proyecto de Historia Clínica Electrónica (SELENE) y sus integraciones, cuadro de mando integral e imagen médica del Servicio Riojano de Salud. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554

En el BOE núm. 129 de 28 de mayo se publica el anuncio de licitación de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia para la recogida y destrucción de documentación y otros residuos en los Servicios Centrales del Ministerio de Justicia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310

15

Tratamiento archivístico de documentación En el BOP de Barcelona de 17 de mayo de 2016 se publica el anuncio de licitación para la contratación del servicio para ejecutar el tratamiento archivístico de 700 ml de documentación sin transferencia formal del Ayuntamiento de l’Hospitalet de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600784 9.pdf&1 En el BOP de Barcelona de 26 de mayo de 2016 se publica el anuncio de licitación de servicios de tratamiento de la documentación de los archivos municipales de los distritos de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts, Horta-Guinardó, Sant Andreu i Sant Martí en Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600860 6.pdf&1

16

http:// Portal PERTTS Este mes destacamos el portal Program for Electronic Records Training, Tools, and Standards (PERTTS), creado recientemente por el Council of State Archivist, asociación americana sin finalidad de lucro que da soporte a los archivos de los diferentes estados.

El objetivo de este

portal es dar respuesta al correcto tratamiento de la documentación pública en soporte electrónico.

Este portal se estructura en diferentes apartados, entre los que el usuario puede encontrar módulos formativos, un apartado que profundiza en determinados aspectos de la gestión documental como es el acceso, la preservación, las políticas, la transferencia, la seguridad, etc. Finalmente el portal ofrece guías y recursos web de referencia.

https://www.statearchivists.org/pertts/

17

BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -

La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación

-

La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible

-

Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

-

El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector.

El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

18

¿QUIÉNES SOMOS? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema d’Arxius

de

Catalunya,

ejerce

entre

otras

las

siguientes

competencias: -

Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental

-

Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya

-

Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.

19

SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat

DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter

personal,

puedes

ejercer

los

derechos

de

acceso,

rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat

20

21