Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
NOVIEMBRE 2016 I Nยบ 122 1
04 Editorial
06 Noticias
08 Jornadas
2
SUMARIO 09
11
Publicaciones
Estรกndares
12
15
Normativa
Licitaciones
17 http://
3
EDITORIAL UNE-ISO 15489: novedades
2016.
Comentarios
a
las
El día 23 de noviembre de 2016 se ha celebrado en Madrid la jornada "La nueva ISO 15489: 2016. Instrumento para la transformación digital" organizada por AENOR y la subdirección general de los archivos estatales. La jornada ha consistido en una intervención inicial de Judith Ellis que hizo una presentación del proceso de actualización de este estándar, sus novedades y la relación con otros estándares ISO.
En segundo lugar han tenido lugar dos mesas redondas sobre aspectos novedosos de la norma, algunos de los cuales comentaremos brevemente. El moderador y los vocales han participado en la mesa y han protagonizado intervenciones en representación de las diversas instituciones y organizaciones del CTN50 / SC1 Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR.
Las novedades más relevantes que aporta esta versión en español del estándar ISO las encontramos en la traducción de dos conceptos. Se ha traducido el término Appraisal por ‘Identificación y valoración’. Este es un aspecto relevante ya que Appraisal se ha entendido sólo como el proceso de valoración pero, como ya se comentó en el editorial del Boletín ITGD 115, el proceso de análisis de procesos y valoración previa toma mucho protagonismo en este estándar y se ha optado por incluir los términos de las dos acciones principales (Identificación y evaluación) en esta versión UNE. Esta solución se explica en este contexto y también teniendo en cuenta que en la primera versión de ISO 15489 no aparecía
4
expresamente el concepto valoración, ya que el procedimiento estaba incluido en el apartado de retención, lo que le restaba visibilidad.
El segundo término destacado son los authoritative records que se ha traducido como ‘documentos fidedignos’. Podemos considerar que ante la dificultad de encontrar un término equivalente en español la solución parece óptima ya que el término escogido es un compendio de lo que deben ser las características principales de un documento (auténticos, fiables, íntegros y usables).
También se ha hecho especial mención a la mejor definición de los procesos documentales y los instrumentos de gestión documental que se reflejan en la norma que, al ser mucho más clara, puede ser de gran ayuda para diseñar o rediseñar las políticas de gestión documental de las instituciones. También destacar la inclusión en la norma de los metadatos como elemento inseparable del documento electrónico.
En las intervenciones de los ponentes y del público se debatió también sobre aspectos vinculados a la integridad de los documentos, en especial en el impacto de la administración electrónica y cómo se debe abordar el rediseño de procesos y de organización.
Reseñar que a raíz de la publicación de este nuevo estándar ISO 15489 está previsto que se empiecen a producir una nueva generación de normas que deben desarrollar aspectos concretos (valoración, gestión de datos, etc.) que se apuntan en esta nueva versión.
Nota: En el momento de redactar este editorial no disponemos de ningún enlace a contenidos del acto. Cuando los organizadores los hagan públicos se difundirán en próximos boletines.
5
NOTICIAS Tecnología cuántica La Comisión Europea apuesta firmemente por el desarrollo de la tecnología cuántica al amparo del proyecto Quantum Flagship. Si la primera revolución cuántica fue cosa de los científicos las autoridades europeas piensan que esta segunda revolución puede ser 100% tecnológica desde un punto de vista industrial. La seguridad en las comunicaciones es uno de los campos donde se preveé que esta tecnología
aporte
innovaciones
importantes.
Por
ejemplo,
para
encriptar información de forma mucho más segura (desde un punto de vista teórico, si alguien interceptara las partículas que transportan un mensaje codificado se podria llegar a detectar al instante porque las otras partícules se verían afectadas). https://ec.europa.eu/futurium/en/content/quantum-manifestoquantum-technologies
Creación del Sistema Nacional de Repositorios Digitales en Argentina Resolución
753-E/2016
del
Ministerio
de
Ciencia,
Tecnología
e
Innovación Productiva de la República Argentina para la creación del Sistema Nacional de Repositorios Digitales (SNRD). El SNRD pretende establecer una red de interoperabilidad de repositorios digitales en ciencia y tecnología, a partir del establecimiento de políticas, estándares y protocolos comunes a todos los integrantes del Sistema. https://www.boletinoficial.gob.ar/DetalleNorma/154125
6
Proyecto de ley de archivos en México La República Federal de México está en vías de aprobación de una nueva Ley general de archivos. Actualmente, el senado tiene a exposición pública el proyecto de ley y ha iniciado un amplio proceso de debate ciudadano y profesional del texto. El proyecto estructura y define el sistema de archivos de México y es necesario resaltar la regulación de la documentación electrónica, las referencias constantes a la transparencia tanto en el ámbito de la gestión documental como el vínculo con la valoración documental. Establece los órganos consultivos y de coordinación de su sistema y el rol del Archivo Nacional de México. Finalmente resaltar que la regulación desde la vertiente patrimonial de los archivos también está incluida en el texto. http://www.senado.gob.mx/sgsp/gaceta/63/2/2016-11-171/assets/documentos/Inic_Cristina_otras_Ley_Gal_Archivos.pdf
Acceso a la información como derecho El Tribunal Europeo de los Derechos Humanos ha determinado que la posibilidad de acceder a la información es un derecho humano ya que la negativa a proporcionar acceso vulneraría el artículo 10 de la Convención Europea de Derechos Humanos. El tribunal indica en esta sentencia, a la que el Gobierno de Gran Bretaña había presentado argumentos en contra, que el derecho o la obligación de acceder a una información se puede dar cuando un juez o tribunal lo ordena o bien, como es el caso, cuando el acceso a la información es instrumental con el fin de poder ejercer el derecho a la libertad de expresión de la persona que pide el acceso a la información. http://www.foi.directory/featured/theres-now-a-defined-human-right-toaccess-information-the-uk-government-argued-against-it/
7
JORNADAS AIIM CONFERENCE 2017 13 de març de 2017 Orlando, Florida (EUA) http://www.aiimconference.com/home
International conference on ebusiness and egovernment 20 de gener 2017 Kampala Uganda http://www.icebeg.net/mainpage.html
Arxiu Nacional de Japó El Archivo Nacional de Japón publica las presentaciones de los conferenciantes japoneses del congreso del ICA 2016. Las podéis consultar en este enlace http://www.archives.go.jp/english/news/2016090509.html
Arxiu Nacional d’Irlanda El 21 de octubre de 2016 se celebró
el Records Management
Symposium patrocinado por el Archivo Nacional de Irlanda. Encontraréis las presentaciones en este enlacehttp://www.nationalarchives.ie/digitalresources/records-management-symposium-21-october-2016/
8
PUBLICACIONES General
Retention
Disposition
Schedule
and for
New
York State Government Records La University of the State of New York ha publicado recientemente unas directrices para cumplir con los requisitos legales, para aplicar la disposición de manera homogénea y conservar los documentos administrativos con garantías sólo durante el tiempos necesario. http://www.archives.nysed.gov/common/archives/files/mr_pub_gensch edule.pdf
A Case Study for Blockchain in Healthcare: “MedRec”
prototype
for
electronic
health
records and medical research data MedRec es un nuevo sistema de gestión de historiales clínicos que se está implementando en Estados Unidos, aplicando la nova tecnologia Blockchain. Este sistema permite la actualitzación de los datos médicos de los pacientes de manera inmediata y la interoperabilidad por parte de
proveedores
sanitarios
y
centros
de
tractamiento
médico,
respetando los niveles de seguridad, confidencialidad y responsabilidad que comporta el manejo de datos sensibles. Se facilita la obtención de datos estadísticos de calidad, respectando el anonimato de los pacientes,
para
facilitar
la
investigación
médica.
https://www.healthit.gov/sites/default/files/5-56onc_blockchainchallenge_mitwhitepaper.pdf
9
Metadata in Electronic Records Management El Chief Records Officer at the National Archives (EUA) publica una página referente al contexto de los metadatos en un entorno electrónico. Hay enlaces al contexto de su entorno organitzativo. https://records-express.blogs.archives.gov/2016/11/21/metadata-inelectronic-records-management/
The Digital Transition: How the Presidential Transition Works in the Social Media Age En estos días se está llevando a cabo la ‘transición digital’ de la administración del presidente Obama a la del nuevo presidente electo. Su objetivo es preservar para el pueblo norteamericano la historia digital de su presidencia y todos los documentos de archivo que ha generado no sólo el Presidente, sino también la Casa Blanca. Esta transición no se había llevado a cabo de forma tan cuidadosa y ordenada como ahora y no tiene precedentes en los Estados Unidos de América y se está llevando a cabo, entre otros, gracias a losNational Archives and Records Administration (NARA). https://www.whitehouse.gov/blog/2016/10/31/digital-transition-howpresidential-transition-works-social-media-age
10
ESTÁNDARES PNE_ISO 25964-2 En el BOE núm. 273 de 11 de noviembre de 2016 se publica la Resolución de 3 de noviembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los proyectos de norma UNE que la Asociación Española de Normalización y Certificación tiene en tramitación, correspondientes al mes de octubre de 2016. Concretamente, la norma PNE_ISO 25964-2 Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10453
PNE-prEN ISO/IEC 27000, 27001 i 27002 En el BOE núm. 273 de 11 de noviembre de 2016 se publica la Resolución de 3 de noviembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los proyectos de normas europeas e internacionales que han sido tramitados como proyectos de norma UNE, correspondientes al mes de octubre de 2016. Concretament las normas ISO/IEC 27000, 27001 i 27002 referentes a la tecnologia de la información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10454
11
NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Girona núm.213 de 8 de noviembre de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial del Reglamento de funcionamiento de la notificación por medios electrónicos del Ayuntamiento d’Arbúcies. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/213/201621309274.pdf
En el BOP de Barcelona de 15 de noviembre de 2016 se publica el anuncio de licitación del servicio de consultoría para la implantación de la nueva plataforma de gestión de documentos y archivos del Ajuntament de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&11/02201601979 5.pdf&1
En el BOP de Girona núm. 227 de 28 de noviembre de 2016 se publica el edicto de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de los servicios de administración electrónica del Ajuntament de Sant Jordi Desvalls. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/227/201622709848.pdf
Evaluación En el BOE núm. 276 de 15 de novembre se publica la Resolución del Ministerio de Economía y Hacienda de 2 de noviembre de 2016, por la que se autoriza la eliminación parcial de determinadas fracciones de series documentales referentes a Extranjería conservadas en los archivos de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, Direcciones Insulares, Oficinas de Extranjería y Archivos Históricos Provinciales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10648
12
Firma electrónica Resolución de 10 de noviembre de 2016, de la Consejería de Empleo, Industria y Turismo, por la que se aprueba la política de firma electrónica y certificados del Principado de Asturias. https://sede.asturias.es/bopa/2016/11/15/2016-12081.pdf
Norma Técnica de Interoperabilidad En el BOE núm. 266 de 3 de noviembre de 2016 se publica la Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10146
Seguridad En el BOE núm. 265 de 2 de noviembre de 2016 se publica la Resolución de 13 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Instrucción Técnica de Seguridad de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10109
En el DOUE de 8 de noviembre de 2016 se publica el Acuerdo entre Georgia y la Unión Europea sobre procedimientos de seguridad para el intercambio y la protección de información clasificada. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.300.01.0003.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :300:TOC
13
Transparencia En el BOP de Lleida núm. 227 de 25 de noviembre de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la ordenanza de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento d’Estamariu. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_227_7894
En el DOGC núm. 7257 de 29 de noviembre de 2016 se publica el edicto de
aprobación
inicial
de
la
Ordenanza
de
transparencia
y
administración electrònica del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat. http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7257/1559103.pdf
14
LICITACIONES Administración electrónica En el BOE núm. 275 de 14 de novembre de 2016 se publica el anuncio de la Diputación de Lleida por el que se convoca licitación pública para la prestación del servicio de oficina técnica para la implantación del e-Administración en la Diputación de Lleida. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-57372 En el BOP de Barcelona de 15 de noviembre de 2016 se publica el anuncio de licitación del servicio de consultoria para la implantación de la nueva plataforma de gestión de documentos y archivos del Ayuntamiento de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&11/02201601979 5.pdf&1
En el BOE núm. 286, de 26 de noviembre de 2016 se publica el anuncio de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de licitación para la contratación del suministro e instalación de seis sistemas digitalizadores de imágenes radiográficas, una impresora seca directa de imágenes digitales, jornada de formación, retirada de los actuales sistemas de revelado de líquidos y su correcto reciclado para diversas Aduanas del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-60808
Custodia de documentación 15
En el BOE núm. 281 de 21 de novembre de 2016 se publica el anuncio del Departamento de Justicia de licitación de un contrato de servicio de
tratamiento
y
traslado
de
documentación judicial de los partidos judiciales de Cataluña. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id =BOE-B-2016-59274
En el BOE núm. 284 de 24 de noviembre se publica el anuncio del
Departamento de Justicia de licitación de un contrato de servicio de transporte de documentación de los órganos adscritos a la Gerencia Territorial
de
Barcelona
ciudad
y
L'Hospitalet
de
Llobregat.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-59958
Destrucción de documentación En el BOE núm. 280 de 19 de novembre de 2016 se publica la Resolución de la Subdirección General de Servicios Penitenciarios por la que se convoca licitación pública para el servicio de destrucción confidencial de documentación y gestión integral de residuos para la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-58840
16
http:// Queensland State Archives Este més destacamos la página Web de los archivos del Gobierno de Queensland, Australia. Esta web se estructura en diferentes apartados entre los que destacamos el apartado ‘Strategic Recordkeeping’ donde, en forma de contenidos desplegables, se plantea una estrategia para diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos en la organización, tanto a nivell de política como de requerimientos tecnológicos y procesos documentales. También incluye material operativo y recursos en forma d’enllaces.
http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Fundamentals/Pages/d efault.aspx
17
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a:
-
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
18
¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias:
-
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
19
SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home
Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
20
21