Innovaci贸 tecnol貌gica i gesti贸 documental
ABRIL 2016 I N潞 115 1
04 Editorial
06 NotĂcies
10 Jornades
2
SUMARI 11
12
Publicacions
EstĂ ndards
13
18
Normativa
Licitacions
19 http://
3
EDITORIAL Nova versió de l’estàndard ISO 15489-1:2016 Aquest mes de maig l’organització ISO ha publicat ISO 15489-1:2016 Informació i documentació, Part 1: conceptes i principis. Com bé sabeu la primera edició d’aquest estàndard va ser publicada l’any 2001. Actualment aquesta norma ha estat adoptada per més de cinquanta països i traduïda a més de quinze llengües, entre elles el català. De facto s’ha convertir en un estàndard global i potser aquest factor ha estat un dels motius que expliquen el fet que s’hagi hagut d’esperar quinze anys a poder dur a terme la seva revisió en profunditat. ISO estableix que les normes publicades han de ser revisades cada quatre anys. Quan venç aquest període els comitès d’estandardització nacionals han de votar si mantenen la norma o bé si es procedeix a la seva revisió, una revisió que pot ser parcial o general. En el cas d’ISO 15489 els comitès internacionals van anar votant la continuïtat de la norma, bàsicament pel fet que aquesta va necessitar un llarg període per ser coneguda i adoptada a nivell general. Com exemple, esmentar que la versió espanyola no va ser publicada fins l’any 2008. Per tant estàvem davant unes realitats d’implantació molt dispars a nivell internacional. Finalment, quan els comitès internacionals decideixen iniciar la seva revisió s’obre un altre debat: calia publicar una revisió de l’estàndard ISO 15489 quan ja s’havia publicat la família ISO 30300? Estaríem davant d’una competència entre normes en un “mercat” encara molt reduït com és el món de la gestió documental? Es fagocitarien les normes? Davant d’aquesta situació alguns comitès van advocar per no renovar ISO 15489 i concentrar els esforços en 30300. En canvi el corrent majoritari liderat pels comitès amb major pes, i que coincideixen amb els que havien impulsat ISO 15489 en el seu inici, consideraven que l’esforç fet per implantar ISO 15489 fins el moment podia veure’s qüestionat si es produïa aquest canvi tan radical. L’actual ISO 15489-1:2016 ha fet un remarcable canvi conceptual en relació a la versió de 2001 ja que aquesta està molt més orientada a l’establiment de la política de gestió de documents en una organització, mentre que l’anterior eren molt més presents els processos i els instruments de gestió documental. De la versió de 2016 destacar-vos
4
que estableix els conceptes nuclears i els principis vinculats tant a la creació, la captura i la gestió dels documents com els referits als documents, les metadades i els sistemes de gestió de documents; també es fa especial atenció als aspectes referits a les polítiques, assignació de responsabilitats, seguiment, recolzament i formació per aconseguir una gestió de documents efectiva o a la reutilització de la informació. Incideix en els aspectes vinculats a l’anàlisi del context de negoci i a la identificació dels requisits de documentació. En aquest sentit subratllar el canvi significatiu que s’ha produït en la valoració documental (l’appraisal). Ara aquesta apareix vinculada directament a la fase d’anàlisi esmentada i no, com en l’anterior versió, associada al final del cicle de la documentació. Així mateix, ressaltar que ISO 15489-1:2016 té un clar vincle amb ISO 30300 en allò referit als controls documentals (esquemes de metadades, quadre de classificació, permisos d’accés i normes de disposició). Com a nota final indicar-vos que és molt probable que en els propers mesos també sigui modificada completament l’actual ISO 15489-2 (que passaria a ser una Guia pel disseny, implementació i manteniment d’un sistema de gestió documental) i aparegui una nova ISO 15489-3, que seria una Guia de valoració documental. En tot cas aquests documents encara estan en fase d’esborrany i manquen encara els processos d’opinió i votació dels comitès; tot i així en fem esment amb la finalitat que pugueu disposar d’una primera notícia de per on està evolucionant ISO 15489. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm? csnumber=62542
5
NOTÍCIES Administració electrònica a la Xunta de Galícia L’Axencia
para
a
Modernización
Tecnolóxica aprova el Pla d’acció 2016 amb 35 punts clau per consolidar l’e-Administració, promocionar sectors estratègics de l’economia gallega i desplegar xarxes de comunicacions ultra ràpides. Pel que fa al primer aspecte, s’expressa la voluntat de fer possible la tramitació electrònica integral de 200 procediments amb la posada en funcionament de l’Arquivo Dixital Integrado i desenvolupar també l’Expedient judicial electrònic, implantar el Plan de Inclusión Digital i potenciar la seu electrònica de la Xunta. Per a més informació: http://amtega.xunta.gal/actualidade/novas/2016-03-28-amtegaaproba-plan-accion-2016-con-35-programas-para-consolidardixitalizacion.html
Dret d’accés a la informació pública La Secretaria de Transparència i Govern Obert publica un anàlisi dels sis primers mesos (de juliol a desembre 2015) de la posada en marxa del procés de recepció, tramitació i resolució de les sol licituds d’accés a la informació pública, d’acord amb el dret reconegut en la legislació vigent, i que es pot realitzar via telemàtica o presencialment. L’informe ofereix indicadors i dades que permeten conèixer informació sobre les sol licituds, la seva resolució diferenciant entre les estimades i les desestimades, el promig de temps per donar resposta, el perfil mitjà del sol licitant, etc. Per a més informació i accedir a l’informe: http://governacio.gencat.cat/web/.content/transparencia/accesinfop ublica/Informes/Informe-6-mesos-SAIP_Vfinal.pdf
6
Acreditació
d’entitats
de
certificació
de
l’Esquema Nacional de Seguretat La Entidad Nacional de Acreditación posa a disposició l’Esquema d’acreditació d’entitats, desenvolupat juntament amb el Ministerio de Hacienda y de Administraciones Públicas i el Centro Criptológico Nacional, amb l’objectiu que, des d’aquest moment, les entitats s’acreditin com a certificadores del compliment de l’Esquema Nacional de Seguretat per poder desenvolupar les seves activitats. S’ha establert un període de transició d’un any, a partir del qual si no s’han acreditat no podran continuar certificant. Per a més informació i accés a l’esquema d’acreditació: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p ae_Noticias/Anio2016/Abril/Noticia-2016-04-06-Esquema-acreditacionentidades.html#.Vw3rwzFKU_w
Codificacions unitats orgàniques DIR3 El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas actualitza la Codificació de les unitats orgàniques (DIR3) que gestionen l’Oficina Comptable, l’Òrgan Gestor i la Unitat Tramitadora, incorporant els canvis produïts
per
la
reestructuració
de
l’Administració
de
la
de
Generalitat
Catalunya i de les entitats del seu sector públic.
S’incideix
determinats
especialment
documents
l’Administració
general
presentats de
l’estat
en a (les
factures electròniques, per exemple). http://economia.gencat.cat/ca/70_ambit s_actuacio/tresoreria_i_pagaments/factura-electronica/
7
Interoperability implementation and monitoring across Europe in 2015 El National Interoperability Framework Observatory fa una valoració sobre la implementació i el monitoratge d’iniciatives derivades del Marc Eureopeu d’Interoperabilitat i els Marcs Nacionals d’Interoperabilitat per conèixer la situació dels estats membres durant el 2015. Per elaborar aquest informe, s’ha consultat les dades recollides l’any passat, juntament amb la informació proporcionada per experts nacionals i investigació
complementària.
Dels
24
països
avaluats,
el
grau
d’aplicació de les estratègies establertes en aquest sentit és del 45%, tenint en compte que el 80% d’aquest percentatge recau en només quatre països, entre els quals es troba l’estat espanyol. Per a més informació i accedir a l’informe: https://joinup.ec.europa.eu/community/nifo/news/interoperabilityimplementation-and-monitoring-across-europe-2015-main-trends https://joinup.ec.europa.eu/sites/default/files/2015_report_implementati on_monitoring_final_0.pdf
What hope is there for transparency and integrity of Government in the Digital Age El director general dels Arxius Nacionals d’Austràlia, en una conferència el passat 29 de febrer, va parlar sobre la transparència i la integritat del govern en l'era digital. Segons ell els arxius estan en primera línea de la gestió de la informació digital i s’ha d’implementar l'estàndard per a la transparència i la integritat a través de totes les institucions de la Commonwealth. Els arxius veuen la política Digital Continuity 2020 com a base d'informació de l'agenda de transformació digital, complementant el paper de la Transformació Digital Office i d’altres. Podeu trobar el text íntegre en anglès en el següent enllaç http://www.naa.gov.au/about-us/media/speeches/what-hope.aspx
8
Wallot-Sylvestre Seminar: David Fricker, Director General of the National Archives of Australia, Wednesday, March 11, 2015 Els arxius nacionals del Canada han publicat el vídeo del seminari (març 2015) que va impartir el director dels Arxius Nacionals d’Austràlia amb el títol “e-Government: Policy Responses from the National Archives of Australia”. Podreu veure com explica la política del govern electrònic adoptada pel govern australià per donar millor serveis al ciutadans i a les empreses i com s’està treballant amb les agencies governamentals de la Commonwealth per transformar a digital processos i sistemes d'informació. Mes informació al següent enllaç: http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2015/wallot-sylvestredavid-fricker.aspx Enllaç directe al vídeo: Video of The Wallot-Sylvestre seminars with David Fricker
Finland National Archives 2020 L’Arxiu Nacional de Finlàndia publica la seva estratègia 2020, on parla de promoure la digitalització com a part del procés de transferència, l’arxivament electrònic, el lliure accés a la informació i els serveis de reutilització de la informació de la documentació arxivada en repositoris digitals. Podeu trobar el text en el següent enllaç. http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/strategy-2020
9
JORNADES Jornada
de
interoperabilidad
y
archivo
electrónico en el marco europeo El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publica un balanç d’aquesta jornada sobre interoperabilitat i arxiu que va tenir lloc el passat 1 de març de 2016 a Madrid. http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/GabineteMinistro/ Notas%20Prensa/2016/S.E.%20ADMINISTRACIONES%20P%C3%9ABLICAS/0 1-03%2016%20NP%20Jornada%20Archivo%20Electr%C3%B3nico.pdf
Association of Canadian Archivists 2016. ‘Futur proche’: Archives & Innovation Dates: 2 a 4 de juny de 2016 Lloc: Quebec (Canadà) Més informació: http://archivists.ca/content/annual-conference
11th Annual Conference on Open Repositories Dates: De 13 a 16 de juny de 2016 Lloc: Dublin (Gran Bretanya) Més informació: http://or2016.net/
10
PUBLICACIONS Guide de gestion des documents et des archives pour les communes valaisannes Els Archives de l’état del Canton du Valais de Suïssa han publicat la seva guia de gestió de documents per donar compliment a nous requeriments normatius i tecnològic. Per accedir a l’informe: https://www.vs.ch/documents/249470/387735/Guide+c omplet+-+communes_1.1.pdf/2198c59b-5cde-4212a99e-ba669d25d7b7
11
ESTÀNDARDS Digital preservation sound and vision: policy, standards and procedures L’organització Netherlands Institute for Sound and Vision (Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid) publica un estàndard sobre
la
preservació
audiovisuals.
Aquest
digital
dels
document
documents descriu
detalladament els principis i opcions essencials per a realitzar correctament aquesta tasca, concretant la política actual de l’institut, els procediments que s’apliquen i els requeriments tècnics necessaris. http://publications.beeldengeluid.nl/pub/388/
Informació pública normes UNE Al BOE núm. 86 de 9 d’abril de 2016 es publica la Resolució de 6 d’abril de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, per la qual se sotmeten a informació pública els projectes de normes europees i internacionals que han estat tramitats com a projectes de norma UNE, corresponents al mes de març de 2016. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3420
12
NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Girona núm.65 de 6 d’abril de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica
de
l’Ajuntament
de
Sant
Martí
de
Llémena
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/65/20166502596.pdf
Al BOP de Lleida núm.73 de 18 d’abril de 2016 es publica
l’edicte
l’Ordenança
d’aprovació
reguladora
de
inicial
de
l’administració
electrònica de l’Ajuntament d’Alt Àneu . https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/se rvlets/donarEdicte/?id=2016_73_2563
Al DOGC núm.
7101 de 18 d’abril de 2016 es publica l’ Edicte de
l’Ajuntament de Berga sobre aprovació de l'Ordenança reguladora de l’administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=723050&language=ca_ES
Al BOP de Lleida núm.78 de 25 d’abril es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança d'administració electrònica, transparència, accés, reutilització i bon govern de l’Ajuntament de Constantí https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =3488&ebop_any=2016
Al BOE núm. 99 de 25 d’abril de 2016 es publica la Resolució de 6 d’abril de 2016, del Servicio Público de Empleo Estatal, per la qual s’aprova el
13
sistema de signatura electrònica mitjançant captura de signatura digitalitzada amb dades biomètriques per relacionar-se presencialment amb el Servicio Público de Empleo Estatal. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3931
Al BOP de Lleida núm. 80 de 27 d’abril de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança d’administració electrònica de l’Ajuntament de Torrefarrera https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_80_2834
Avaluació Al DOGC núm. 7097 de 12 d’abril de 2016 es publica l’Edicte de 24 de març de 2016, pel qual se sotmet a informació pública el Projecte d’ordre per la qual s’aproven, es modifiquen i es deroguen taules d’accés i avaluació documental. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722534&language=ca_ES
Al BOE núm. 100 de 26 d'abril es publica la Resolució de 21 d'abril, de la Sotssecretaria, per la qual s'autoritza l'eliminació de la sèrie documental comú de l'Administració General de l'Estat ‘Comptes justificatius per a reposició de fons de bestretes de caixa fixa i fons de maniobra’ (1988sèrie oberta), del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3994
Al BOE núm. 94 de 19 d’abril de 2016 es publica la Resolució de 8 d’abril de 2016, de la Subsecretaría de Economía y Competitividad, per la qual s’autoritza l’eliminació de determinades sèries documentals relatives a gestió dels recursos humans. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3769
14
Gestió documental Al DOGC núm. 7095 de 8 d’abril de 2016 es publica l’anunci sobre aprovació inicial del Reglament municipal de gestió documental de l’Ajuntament d’Almenar. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722336&language=ca_ES
Al BOP de Barcelona d’11 d’abril de 2016 es publica l’aprovació definitiva del Reglament regulador de la política de gestió documental, accés als documents i Arxiu Municipal de l’Ajuntament de Bigues i Riells. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600513 6.pdf&1
Al Boletín Oficial de Aragón núm. 71 de 14 d’abril de 2016 es publica el Decret 38/2016, de 5 d’abril, del Gobierno de Aragón, pel qual s’aprova la Política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos. http://www.boa.aragon.es/cgibin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=902540023535
Transparència Al BOE núm. 81 de 4 d’abril de 2016 es publica la Llei 1/2016, de 18 de gener, de transparència i bon govern de Galícia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-3190
Al BOP de Barcelona de 4 d’abril de 2016 es publica l’aprovació inicial de l'Ordenança reguladora sobre transparència i accés a la informació pública de l’Ajuntament de Sant Salvador de Guardiola. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600482 1.pdf&1
15
Al mateix BOP de Barcelona es publica l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal reguladora de l'Administració electrònica de l’Ajuntament de Teià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600469 7.pdf&1
Al BOP de Barcelona d’11 d’abril de 2016 es publica l’anunci d’aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament de Manlleu. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600530 1.pdf&1 Al BOP de 15 d’abril de 2016 es publica l’aprovació definitiva de l'Ordenança
de
transparència
i
administració
electrònica
de
l’Ajuntament de Viladecavalls. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600578 6.pdf&1
Al BOP de Lleida núm. 73 de 18 d’abril de 2016 es publica l’anunci d’aprovació definitiva del Reglament regulador de Transparència i Administració Electrònica de l’Ajuntament de Les Valls de Valira. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_73_2556
Al DOGC núm.
7100 de 15 d’abril de 2016 es publica l’AnuncI de
l’Ajuntament de Manlleu sobre aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=722960&language=ca_ES
16
Al DOGC núm. 7102 de 19 d’abril de 2016 es publica l’AnuncI del Consell Comarcal del Tarragonès sobre aprovació de l'Ordenança de la seu electrònica i el portal de la transparència. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=723143&language=ca_ES
Al BOP de Barcelona de 22 d’abril de 2016 es publica l’anunci de l'Ordenança municipal de transparència, administració electrònica, accés a la informació i reutilització de l’Ajuntament de Moià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&04/02201600603 9.pdf&1
17
LICITACIONS Custòdia de documentació Al BOE núm. 90 de 14 d’abril de 2016 es publica
la
Resolució
del
Complejo
Asistencial Universitario de León pel qual es convoca la licitació del servei de custòdia, dipòsit i gestió de l’arxiu central d’històries
clíniques.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-14471
18
http:// Share-PSI.
The
network
for
innovation in European public sector information Aquest mes destaquem aquest lloc web especialitzat en informació i eines de suport per facilitar la implantació de la Directiva europea sobre la informació del sector públic (més coneguda com a Directiva PSI). Aquest lloc web s’estructura en diferents apartats on podeu trobar l’estratègia d’implantació d’aquesta directiva (revisada l’any 2013), projectes concrets des de diferents enfocaments, bones pràctiques (polítiques, legislació, plataformes, formats, etc), informació de trobades i tallers, i també accés al darrer informe de seguiment del progrés d’aquestes iniciatives (octubre 2015). Esperem que pugui ser del vostre interès.
https://www.w3.org/2013/share-psi/
19
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a:
-
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.
El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
20
QUI SOM? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
exerceix
entre
altres
les
següents
competències:
-
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
21
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1
Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
22
23