Innovació tecnològica i gestió documental
ABRIL 2017 I Nº 127 1
04 Editorial
06 NotĂcies
08 Jornades
2
SUMARI 10
12
EstĂ ndards
Normativa
16
18
Licitacions
http://
3
EDITORIAL Nou Arxiu Central Territorial a les Terres de l’Ebre. El Departament de la Vicepresidència i d’Economia i d’Hisenda de la Generalitat de Catalunya està duent a terme la creació i posta en marxa de la nova seu de la Delegació del Govern a les Terres de l’Ebre a la ciutat de Tortosa. Aquest projecte preveu la unificació d’onze delegacions territorials de diversos departaments en una sola seu. Una seu en la que es compartiran serveis comuns que comportaran un seguit de millores organitzatives , econòmiques i de gestió. D'aquests serveis comuns us destaquem la creació de l'Arxiu Central Territorial el qual està previst que segueixi un model molt similar al que es va definir i s’ha implementat amb èxit a la Delegació del Govern de Girona a l’antic Hospital de Santa Caterina. Essencialment aquest servei implica concentrar els fons documentals de totes les delegacions territorials de forma que els serveis de préstecs i consultes d'aquestes es durà a terme de forma unificada. Així mateix, la persona responsable de l'Arxiu Central Territorial, en coordinació tècnica amb els responsables dels Arxius Centrals dels departaments i ens, organitzarà els arxius de gestió i aplicarà les taules d'accés i avaluació documental. Aquest serà el quart arxiu central territorial ja que s'afegeix als tres que actualment hi ha creats, en concret els de les delegacions de Tarragona, Lleida i l'abans esmentat de Girona.
4
La creació d’aquest Arxiu Central Territorial ha suposat la implicació directa dels responsables dels arxius centrals dels departaments així una tasca de coordinació tècnica en un temps relativament curt. De fet, des del punt de vista de gestió documental, el projecte s’inicià el mes de desembre de 2016 quan les persones responsables del projecte general de la nova seu del Departament de la Vicepresidència i d’Economia i d’Hisenda contacten amb la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni per coordinar les tasques d'arxiu. De forma molt resumida podem dir que des d'aquell moment s'ha treballat en la definició del model de dades per poder transferir la informació al programari GEAC que serà el que s'usarà a l'arxiu; s'ha col·laborat en la contractació d'un suport per l'elaboració dels inventaris; s'ha consensuat el calendari d'aquest suport amb els responsables dels diversos Arxius Centrals. També el projecte preveu l'eliminació de documentació en aplicació de taules d'accés i avaluació documental o la desinsectació de documents que puguin estar en mal estat de conservació. Per aquestes
dues
operacions
es
compta
amb
una
contractació
centralitzada per a totes les delegacions el que agilitarà la seva aplicació. Actualment, els responsables dels diversos Arxius Centrals administratius conjuntament amb el personal de les corresponents delegacions territorials s'han implicat a fons en el procés d'inventari de la documentació. En paral·lel s'ha procedit a definir l'equip de l'Arxiu Central i a hores d'ara s'està en el procés de seleccionar la persona responsable de l'arxiu i un tècnic arxiver. Creiem que aquesta és una bona notícia ja que consolida el model d'Arxius Centrals Territorials, dota al territori d'un nou servei d'arxiu i es creen dues noves places del cos d'arxivística de la Generalitat.
5
NOTÍCIES Creació de l’arxiu mundial del software La UNESCO i l’INRIA (L’Institut national de recherche en informatique ) de França han signat un conveni per crear un arxiu mundial de programaris. L’objectiu essencial del projecte és preservar el codi font del software que ha estat produït per humans per no perdre accés al coneixement del que es considera un patrimoni cultural molt valuós. El projecte es du a terme mitjançant el projecte Software Heritage i ja ha recollit més de 58 milions de projectes de programes. En aquest projecte hi participen diverses institucions i empreses. Més informació a: https://www.softwareheritage.org/mision/?lang=es http://www.archimag.com/archives-patrimoine/2017/04/04/linria-etlunesco-cr%C3%A9ent-une-archive-mondiale-des-logiciels
L’Autoritat de protecció de dades de França publica una metodologia per complir amb el Reglament Europeu de protecció de dades. La Comissió Nacional d’Informàtica i de les Llibertats (CNIL) va publicar el passat mes de març una metodologia que té com a objectiu ajudar a les empreses i les organitzacions a complir amb el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament europeu i del Consell de 17 d’abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques respecte al tractament de les dades de caràcter personal i a la lliure circulació d’aquestes dades que entrarà en vigor el proper 25 de maig de 2018. La metodologia consta de sis passes que
6
sumàriament són: Dissenyar un pilot; Cartografiar el vostre tractament de dades personals; prioritzar les actuacions a dur a terme; gestionar els riscos; organitzar els procediments interns; documentar. Podeu accedir a la informació a: https://www.cnil.fr/fr/comment-se-preparer-au-reglement-europeen-surla-protection-des-donnees
Arxiu mundial de dades Com és sabut Noruega va promoure en el seu moment una iniciativa para conservar en l’Àrtic totes les llavors que es produeixen a la Terra. Ara promou una iniciativa per protegir les dades del món a la mateixa muntanya, a l’illa de Svalbard. Una petita companyia és l’encarregada d’arxivar fora de línia aquesta informació (documents, llibres, negatius, fotografies, etc.) amb mesures de protecció a llarg termini. Fins avui tres països (Brasil, Mèxic i Noruega) han transferit ja dades a aquest nou arxiu. Per a més informació: http://www.piql.com/ http://www.wired.co.uk/article/norway-data-storage-vault
Beques El Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya ha convocat diverses beques en matèria d’arxius i gestió documental. El període de presentació de sol·licituds és del 25 d’abril al 9 de maig de 2017. Per a més informació: http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Nova-Noticia-07560
7
JORNADES Programa científic del XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de documents de Catalunya Ja s’ha publicat el programa científic del
XVI
Congrés
d’Arxivística i Gestió de documents de Catalunya, que tindrà lloc a la ciutat de Reus els propers dies 4, 5 i 6 de maig. Enguany està dedicat a la gestió documental. Podeu consultar el programa a : http://arxivers.cat/programa-i-ponents/programa-cientific/
ECDG 17th European Conference on Digital Government 12 i 13 de juny de 2017 Lisboa, Portugal Més informació a: http://www.academicconferences.org/conferences/ecdg/
8
Open Repositories Conference
Del 26 al 30 de juny de 2017 Brisbane, Austràlia https://or2017.net/about-us/
Archives 2017. Annual Meeting Del 23 al 29 de juliol 2017 Portland, Oregon, EUA Més informació a: http://www2.archivists.org/am2017
9
ESTÀNDARDS UNE-ISO 30302 Informació i documentació. Sistemes de gestió per a documents. Guia d’implantació. UNE-ISO 23081-2:2011 Informació i documentació. Processos de gestió documental. Metadades de gestió documental. Part 2: Elements conceptuals i d’implementació El Centre de Terminologia TERMCAT ha elaborat la versió oficial en català d’aquestes dues normes ISO de gestió de documents en el marc de l’acord establert amb l’Associació Espanyola de Normalització UNE i amb el suport de la Diputació de Barcelona. http://www.termcat.cat/ca/Actualitat/Noticies/969/
La Diputació de Barcelona ha aprovat el catàleg de tipus documental corporatiu. La Diputació de Barcelona ha aprovat i fet públic el seu catàleg de tipus documentals (CTD). Aquest és un instrument que desenvolupa Política de Gestió Documental de la Diputació de Barcelona (PGDDB), aprovada per Decret de la Presidència de la Corporació, de 14 de juliol de 2014 (ref. D. 6159/14). Aquest catàleg està alineat amb les NTI i el Quadre de Tipus documental ARESTA de la Generalitat de Catalunya el que facilitarà la interoperabilitat entre administracions. El podeu consultar a: https://www.diba.cat/arxiu//cataleg-tipus-documentals
10
Consulta pública LegalDocML
de
l’estàndard
OASIS
Fins el 10 de maig està obert el període per fer comentaris
a
les
versions 1.0 d’ Akoma Ntoso Version 1.0 i Akoma Ntoso Naming Convention Version d’OASIS LegalDocumentML (LegalDocML). Les Especificacions LegalDocumentXML volen proporcionar un estàndard comú de document legal per a l'especificació dels documents parlamentaris, legislatius i judicials, que permeti el seu intercanvi entre les institucions en qualsevol lloc del món així com la creació d'un model comú de dades i metadades que permeti compartir l'experiència, les eines i es pugui estendre per igual a tots els participants , tribunals , Parlaments, Assemblees, congressos i branques administratives dels governs. La norma té com a objectiu proporcionar un format per a l'emmagatzematge a llarg termini i l'accés als documents parlamentaris, legislatius i judicials que permeti la recerca, interpretació i visualització dels documents. https://www.oasis-open.org/news/announcements/invitation-tocomment-on-legaldocml-akomantoso-v1-0-ends-may-10
11
NORMATIVA Convenis Al BOE núm. 87 de 12 d’abril de 2017 es publica el Conveni de col·laboració entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte i l'Institut National du Patrimoine de París (França), per la realització de pràctiques arxivístiques a l’Archivo Histórico Nacional. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4085
Al BOE núm. 89 de 14 d’abril de 2017 es publica l’anunci del conveni de col·laboració entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte i la Facultat de Lletres de la Universitat de Lisboa, per la difusió a la seva pàgina web d’imatges digitals de documents de l’Arxiu de la Corona d’Aragó, Archivo General de Indias, Archivo General de Simancas, Archivo Histórico Nacional i Archivo de la Real Chancillería de Valladolid. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4158
Seu electrònica Al DOGC núm. 7344 de 5 d’abril de 2017 es publica l’edicte de 28 de març de 2017, per sotmetre a informació pública el Projecte d’ordre per la qual es crea la seu judicial electrònica de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=782603&language=ca_ES
12
Al DOGC núm. 7349 de 12 d’abril de 2017 es publica l’edicte de 31 de març de 2017, pel qual se sotmet a informació pública el Projecte de resolució de la seu electrònica de l’Oficina Antifrau de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783315&language=ca_ES
Transparència i administració electrònica Al DOGC núm. 7346 de 7 d’abril de 2017 es publica l’anunci sobre l’aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Manlleu. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=782850&language=ca_ES
Al BOP de Lleida núm. 69 de 7 d’abril de 2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Bòssost. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_69_2488
Al DOGC núm. 7350 de 13 d’abril de 2017 es publica l’anunci sobre l'aprovació definitiva de l'Ordenança d'administració electrònica i transparència de l’Ajuntament de Manresa. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783441&language=ca_ES
Al DOGC núm. 7350 de 13 d’abril de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança de transparència i administració electrònica del Consorci d’acció social de la Garrotxa. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/73/20177302885.pdf
13
Al BOP de Lleida núm. 75 de 19 d’abril de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Vilanova de Segrià. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_75_2750
Al BOP de Girona núm. 75 de 19 d’abril de 2017 es publica l’anunci d’aprovació definitiva de l’Ordenança d’Administració electrònica de l’Ajuntament de Pardines. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/75/20177503016.pdf
Al BOP de Girona núm. 77 de 21 d’abril de 2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/77/20177703128.pdf
Al DOGC núm. 7356 de 25 d’abril de 2017es publica l’edicte relatiu a l'aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i administració electrònica de l'Ajuntament de les Franqueses del Vallès i dels seus organismes autònoms. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784200&language=ca_ES
Al DOGC núm. 7357 de 26 d’abril de 2017 es publica l’edicte sobre publicació de l'Ordenança d'administració electrònica de l’Ajuntament de Polinyà. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784283&language=ca_ES
14
Al
DOGC núm. 7358 es publica l’edicte sobre publicació de
l'Ordenança reguladora de la transparència i l'administració electrònica de l’Ajuntament d’Almenar. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784516&language=ca_ES
Al BOP de Lleida núm. 81 de 27 d’abril de 2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva del Reglament d’administració electrònica de l’Ajuntament d’Aitona. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_81_2989
15
LICITACIONS Administració electrònica Al BOE núm. 84 de 8 d’abril de 2017 es publica l’anunci de la Diputació Provincial de Guadalajara pel qual es convoca licitació pública del contracte de servei d’administració electrònica i d’eina de gestió d’expedients electrònics als Ajuntaments i EATIM de la província. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-22402 Al BOE núm. 86 d’11 d’abril de 2017 es publica l’anunci de la licitació de l’Ajuntament de Badalona per l’aprovisionament d’una Plataforma d’Administració Electrònica (gestió i tramitació) en tipus "aplicació com a servei" (software as a service o SaaS) i la realització de serveis connexos. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-23099
Tractament arxivístic Al DOGC núm. 7348 d’11 d’abril de 2017 es publica la licitació d'un contracte
de
servei
de
tractament
arxivístic
de
diferents
fons
documentals dipositats a l'Arxiu Nacional de Catalunya a realitzar durant el 2017. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783135&language=ca_ES
16
Al BOE núm. 86 d’11 d’abril de 2017 es publica l’anunci de la licitació de la Junta de Contratación del Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital pel servei de gestió, manteniment i actualització del Archivo Técnico de Hidrocarburos. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-23049
Al BOE núm. 87 de 12 d’abril de 2017 es publica l’anunci de la Subsecretaría, per la que s’autoritza l’eliminació de sèries documentals del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación d’expedients de sol·licituds de visats de curta i llarga duració tramitats des de l’any 2000 i s’aprova la conservació permanent dels tramitats abans d’aquest any, en els Consulados i Secciones Consulares de las Embajadas de España i custodiats en ells i a l’Archivo General del Departamento. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4062
Al BOE núm. 92 de 18 d’abril de 2017 es publica l’anunci de la licitació d’un contracte de serveis del Departamento de Presidencia del Gobierno de Aragón de dipòsit, custòdia i gestió dels fons documentals dels òrgans judicials a la Comunidad Autónoma de Aragón. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-24107
17
http:// Web del Ministeri d’Economia i Comunicacions del Govern d’Estònia Aquest
mes
destaquem
la
web
del
Ministeri
d’Economia
i
Comunicacions del Govern d’Estònia. El seu apartat dedicat a la Societat de la Informació està dividit en blocs que aporten informació dels serveis que donen, sobre les comunicacions electròniques, gestió documental, ciber-seguretat, etc.
https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/information-society
18
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
19
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
20
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
21
22