Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
ABRIL 2017 I Nยบ 127 1
04 Editorial
06 Noticias
08 Jornadas
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SUMARIO 10
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Estรกndares
Normativa
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Licitaciones
http://
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EDITORIAL Nuevo archivo central territorial en las tierras del Ebro. El Departament de la Vicepresidència i d’Economia i d’Hisenda de la Generalitat de Catalunya está llevando a cabo la creación y puesta en marcha de la nueva sede de la Delegació del Govern en las Terres de l’Ebre en la ciudad de Tortosa. Este proyecto prevé la unificación de once Delegaciones Territoriales de diversos departamentos en una sola sede. Una sede en la que se compartirán servicios comunes lo que comportará una serie de mejoras organizativas, económicas y de gestión. De estos servicios comunes os destacamos la creación del Archivo Central Territorial el cual está previsto que siga un modelo muy similar a lo que se definió y se ha implementado con éxito en la Delegació del Govern de Girona en el antiguo Hospital de Santa Caterina. Esencialmente este servicio implica concentrar los fondos documentales de todas las delegaciones territoriales de forma que los servicios de préstamos y consultas de estas se duró a término de forma unificada. Asimismo, la persona responsable del Archivo Central Territorial, en coordinación técnica con los responsables de los archivos centrales de los departamentos y ente, organizará los archivos de gestión y aplicará las tablas de acceso y evaluación documental. Este será el cuarto Archivo Central Territorial ya que se añade a los tres que actualmente hay creados, en concreto los de las delegaciones de Tarragona, Lleida y el arriba mencionado de Girona.
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La creación de este Archivo Central Territorial ha supuesto la implicación directa
de
los
responsables
de
los
Archivos
Centrales
de
los
departamentos así una tarea de coordinación técnica en un tiempo relativamente corto. De hecho, desde el punto de vista de gestión documental, el proyecto se inició el mes de diciembre de 2016 cuando las personas responsables del proyecto general de la nueva sede del Departament de la Vicepresidència contactan con la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni para coordinar las tareas de archivo. De forma muy resumida podemos decir que desde aquel momento se ha trabajado en la definición del modelo de datos para poder transferir la información al software GEAC que será el que se usará en el archivo; se ha colaborado en la contratación de un apoyo para la elaboración de los inventarios; se ha consensuado el calendario de este apoyo con los responsables de los diversos Archivos Centrales. El proyecto
también
prevé
la eliminación de documentación
en
aplicación de tablas de acceso y evaluación documental o la desinsectación de documentos que puedan estar en mal estado de conservación. Para estas dos operaciones se cuenta con una contratación centralizada para todas las delegaciones lo que agilizará su aplicación. Actualmente, los responsables de los diversos Archivos Centrales administrativos conjuntamente con el personal de las correspondientes delegaciones territoriales se han implicado a fondo en el proceso de inventario de la documentación. En paralelo se ha procedido a definir el equipo del Archivo Central y a estas alturas está en el proceso de seleccionar la persona responsable del archivo y un técnico archivero. Creemos que esta es una buena noticia ya que consolida el modelo de Archivos Centrales Territoriales, dota en el territorio de un nuevo servicio de archivo y se crean dos nuevas plazas del cuerpo de archivística de la Generalitat.
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NOTICIAS Creación del archivo mundial del software La UNESCO y el INRIA (L’Institut national de recherche en informatique) de Francia han firmado un convenio para crear un archivo mundial de software. El objetivo esencial del proyecto es preservar el código fuente del software que ha sido producido por humanos para no perder acceso al conocimiento de lo que se considera un patrimonio cultural muy valioso. El proyecto se lleva a cabo mediante el proyecto Software Heritage y ya ha recogido más de 58 millones de proyectos de programas. En este proyecto participan diversas instituciones
y
empresas. Más información en: https://www.softwareheritage.org/mision/?lang=es http://www.archimag.com/archives-patrimoine/2017/04/04/linria-etlunesco-cr%C3%A9ent-une-archive-mondiale-des-logiciels
La Autoridad de protección de datos de Francia publica una metodología para cumplir con el Reglamento Europeo de protección de datos. La Comisión Nacional de Informática y de las Libertades (CNIL) publicó el pasado mes de marzo una metodología que tiene como objetivo ayudar en las empresas y las organizaciones a cumplir con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo de 17 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de los
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datos de carácter personal y a la libre circulación de estos datos que entrará en vigor el próximo 25 de mayo de 2018. La metodología consta de seis pasos que resumiendo son: Diseñar un piloto; Cartografiar vuestro tratamiento de datos personales; priorizar las actuaciones a llevar a cabo; gestionar los riesgos; organizar los procedimientos internos; documentar. Podéis acceder a la información en: https://www.cnil.fr/fr/comment-se-preparer-au-reglement-europeen-surla-protection-des-donnees
Archivo mundial de datos Como es sabido Noruega promovió en su momento una iniciativa para conservar en el Ártico todas las semillas que se producen a la Tierra. Ahora promueve una iniciativa para proteger los datos del mundo a la misma montaña, en la isla de Svalbard. Una pequeña compañía es la encargada de archivar fuera de línea esta información (documentos, libros, negativos, fotografías, etc.) con medidas de protección a largo plazo. Hasta hoy tres países (Brasil, México y Noruega) han transferido ya datos a este nuevo archivo. Para más información: http://www.piql.com/ http://www.wired.co.uk/article/norway-data-storage-vault
Becas El Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya ha convocado diversas becas en materia de archivos y gestión documental. El periodo de presentación de solicitudes es del 25 de abril al 9 de mayo de 2017. Para más información: http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Nova-Noticia-07560
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JORNADAS Programa científico del XVI Congreso de Archivística y Gestión de Documentos de Cataluña Ya
se
ha
publicado
el
programa científico del XVI Congreso de Archivística y Gestión de Documentos de Cataluña, que tendrá lugar en la ciudad de Reus los próximos días 4, 5 y 6 de mayo. Este año está dedicado a la gestión documental. Podéis consultar el programa en: http://arxivers.cat/programa-i-ponents/programa-cientific/
ECDG 17th European Conference on Digital Government 12 y 13 de junio de 2017 Lisboa, Portugal Más información en: http://www.academicconferences.org/conferences/ecdg/
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Open Repositories Conference
Del 26 al 30 de junio 2017 Brisbane, Australia https://or2017.net/about-os/
Archives 2017. Annual Meeting Del 23 al 29 de julio 2017 Portland, Oregรณn, EE.UU. Mรกs informaciรณn a: http://www2.archivists.org/am2017
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ESTÁNDARES UNE-ISO 30302 Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos. Guía de implantación UNE-ISO 23081-2:2011 Información y documentación. Procesos de gestión documental. Metadatos de gestión documental. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación El Centro de Terminologia TERMCAT ha elaborado la versión oficial en catalán de estas dos normas ISO de gestión de documentos en el marco del acuerdo establecido con la Asociación Española de Normalización UNE y con el apoyo de la Diputació de Barcelona. http://www.termcat.cat/ca/Actualitat/Noticies/969/
La Diputación de Barcelona ha aprobado el catálogo de tipo documental corporativo. La Diputación de Barcelona ha aprobado y hecho público su catálogo de tipos documentales (CTD). Este es un instrumento que desarrolla Política de Gestión Documental de la Diputació de Barcelona (PGDDB), aprobada por Decreto de la Presidencia de la Corporación, de 14 de julio de 2014 (Ref. D. 6159/14). Este catálogo está alineado con las NTI y el Cuadro de Tipo documental ARISTA
de
la
Generalitat
de
Catalunya
lo
que
facilitará
la
interoperabilidad entre administraciones. Lo podéis consultar en: https://www.diba.cat/arxiu//cataleg-tipus-documentals
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Consulta pública LegalDocML
del
estándar
OASIS
Hasta el 10 de mayo está abierto el periodo para
hacer
comentarios a las versiones 1.0 de Akoma Ntoso Version 1.0 y Akoma Ntoso
Naming
(LegalDocML).
Convention Las
Version
Especificaciones
d'OASIS
LegalDocumentML
LegalDocumentXML
quieren
proporcionar un estándar común de documento legal para la especificación
de
los
documentos
parlamentarios,
legislativos
y
judiciales, que permita el suyo intercambio entre las instituciones en cualquier lugardel mundo así como la creación de un modelo común de datos y metadatos que permita compartir la experiencia, las herramientas y se pueda extender por igual en todos los participantes, tribunales, Parlamentos, Asambleas, congresos y ramas administrativas de los gobiernos. La norma tiene como objetivo proporcionar un formato para el almacenaje a largo plazo y el acceso a los documentos parlamentarios, legislativos y judiciales que permita la investigación, interpretación y visualización de los documentos. https://www.oasis-open.org/news/announcements/invitation-tocomment-on-legaldocml-akomantoso-v1-0-ends-may-10
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NORMATIVA Convenios En el BOE nº. 87 de 12 de abril de 2017 se publica el Convenio de colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y el Instituto. National du Patrimoine de París (Francia)
la
realización
el
de
prácticas
archivísticas
en
Archivo Histórico Nacional. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4085
En el BOE nº. 89 de 14 de abril de 2017 se publica el anuncio del convenio de colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y la Facultad de Letras de la Universidad de Lisboa, la difusión a su página web de imágenes digitales de documentos del Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de Indias, Archivo General de Simancas, Archivo Histórico Nacional y Archivo de la Real Chancillería de Valladolid. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4158
Sede electrónica En el DOGC nº. 7344 de 5 de abril de 2017 se publica el edicto de 28 de marzo de 2017, para someter a información pública el Proyecto de orden la cual se crea la sede judicial electrónica de Cataluña. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=782603&language=ca_ES
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En el DOGC nº. 7349 de 12 de abril de 2017 se publica el edicto de 31 de marzo de 2017, por el cual se somete a información pública el Proyecto de resolución de la sede electrónica de la Oficina Antifraude de Cataluña. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783315&language=ca_ES
Transparencia y administración electrónica En el DOGC nº. 7346 de 7 de abril de 2017 se publica el anuncio sobre la aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
de
transparencia
y
administración electrónica del Ayuntamiento de Manlleu. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=782850&language=ca_ES
En el BOP de Lérida nº. 69 de 7 de abril de 2017 se publica el edicto de aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
de
transparencia
y
administración electrónica del Ayuntamiento de Bòssost. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_69_2488
En el DOGC nº. 7350 de 13 de abril de 2017 se publica el anuncio sobre la aprobación definitiva de la Ordenanza de administración electrónica y transparencia del Ayuntamiento de Manresa. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783441&language=ca_ES
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En el DOGC nº. 7350 de 13 de abril de 2017 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del Consorcio de acción social de la Garrotxa. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/73/20177302885.pdf
En el BOP de Lérida nº. 75 de 19 de abril de 2017 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de Vilanova de Segrià. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_75_2750
En el BOP de Gerona nº. 75 de 19 de abril de 2017 se publica el anuncio de
aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
de
Administración
electrónica del Ayuntamiento de Pardines. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/75/20177503016.pdf
En el BOP de Gerona núm.77 de 21 de abril de 2017 se publica el edicto de
aprobación
definitiva
de
la
Ordenanza
reguladora
de
la
administración electrónica del Ayuntamiento de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/77/20177703128.pdf
En el DOGC nº. 7356 de 25 de abril de 2017as publica el edicto relativo a la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de les Franqueses del Vallès y de sus organismos autónomos. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784200&language=ca_ES
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En el DOGC nº. 7357 de 26 de abril de 2017 se publica el edicto sobre publicación de la Ordenanza de administración electrónica del Ayuntamiento de Polinyà. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784283&language=ca_ES
En el DOGC nº. 7358 se publica el edicto sobre publicación de la Ordenanza reguladora de la transparencia y la administración electrónica del Ayuntamiento de Almenar. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=784516&language=ca_ES
En el BOP de Lérida nº. 81 de 27 de abril de 2017 se publica el edicto de aprobación definitiva del Reglamento de administración electrónica del Ayuntamiento de Aitona. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_81_2989
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LICITACIONES Administración electrónica En el BOE nº. 84 de 8 de abril de 2017 se publica el anuncio de la Diputación Provincial de Guadalajara por el cual se convoca licitación pública del contrato de servicio de administración electrónica y de herramienta de gestión de expedientes electrónicos en los Ayuntamientos y EATIM de la provincia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-22402 En el BOE nº. 86 de 11 de abril de 2017 se publica el anuncio de la licitación del Ayuntamiento de Badalona por el aprovisionamiento de una Plataforma de Administración Electrónica (gestión y tramitación) en tipo "aplicación como servicio" (software as en service o SaaS) y la realización de servicios conexos. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-23099
Tratamiento archivístico En el DOGC nº. 7348 de 11 de abril de 2017 se publica la licitación de un contrato de servicio de tratamiento archivístico de diferentes fondos documentales depositados en el Archivo Nacional de Cataluña a realizar durante el 2017. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=783135&language=ca_ES
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En el BOE nº. 86 de 11 de abril de 2017 se publica el anuncio de la licitación de la Junta de Contratación del Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital para el servicio de gestión, mantenimiento y actualización del Archivo Técnico de Hidrocarburos. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-23049 En el BOE nº. 87 de 12 de abril de 2017 se publica el anuncio de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de series documentales del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de expedientes de solicitudes de visados de corta y larga duración tramitados desde el año 2000 y se aprueba la conservación permanente de los tramitados antes de este año, en los Consulados y Secciones Consulares de las Embajadas de España y custodiados en ellos y en el Archivo General del Departamento. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4062 En el BOE nº. 92 de 18 de abril de 2017 se publica el anuncio de la licitación de un contrato de servicios del Departamento de Presidencia del Gobierno de Aragón de depósito, custodia y gestión de los fondos documentales de los órganos judiciales en la Comunidad Autónoma de Aragón. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-24107
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http:// Web
del
Ministerio
de
Economía
y
Comunicaciones del Gobierno de Estonia
Este
mes
destacamos
la
web
del
Ministerio
de
Economía
y
Comunicaciones del Gobierno de Estonia. Su apartado dedicado a la Sociedad de la Información está dividido en bloques que aportan información de los servicios que dan, sobre las comunicaciones electrónicas, gestión documental, ciber-seguridad, etc.
https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/information-society
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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