Innovació tecnològica i gestió documental
AGOST 2016 I Nº 119 1
04 Editorial
06 NotĂcies
09 Jornades
2
SUMARI 12
14
Publicacions
EstĂ ndards
15
19
Normativa
Licitacions
21 http://
3
EDITORIAL Metadades i gestió de documents i informació El mes de juliol s’ha publicat a la premsa que el govern rus ha aprovat una legislació antiterrorista en la que, entre d’altres mesures, obliga a les empreses de telefonia d’aquest país a conservar íntegrament els continguts de les comunicacions dels seus clients i les seves metadades durant 6 mesos (i en alguns casos les metadades han de ser conservades durant 3 anys). També obliga a lliurar immediatament aquesta informació al govern en el moment que aquest ho requereixi. A banda dels debats que s’obren en torn a la pèrdua de llibertat de les persones o de la progressiva pèrdua de neutralitat de la xarxa aquesta notícia il·lustra, com en el seu moment succeí amb el cas Snowden, la rellevància que assoleix actualment la gestió de les metadades. En aquest cas destaquem el valor probatori que se’ls atribueix ja que aquestes
podrien
ser
conservades
més
temps
inclús
que
els
corresponents documents. Les metadades són, doncs, tan valuoses com les dades originals o els documents que les originen. Aquesta perspectiva sovint no es prou apreciada pels responsables de gestió documental i arxiu que focalitzen majoritàriament la seva atenció amb els aspectes descriptius relatius a documents, expedients o signatures digitals, així com en la identificació dels actors que intervenen en els processos. Això té la seva explicació, ja que en el nostre context les administracions públiques estan en ple procés d’implementació de projectes d’administració electrònica pressionades pel calendari que imposa la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, en relació a l’obligació de tramitar tots els procediments per mitjans completament electrònics. Així doncs, ara la prioritat passa per implantar esquemes de metadades que
4
compleixin amb les Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) i, en segon terme, dotar-se d’un servei d’arxiu electrònic. Aquesta és una oportunitat que ens pot servir de base per, un cop assolit l’objectiu abans esmentat, programar accions orientades a explotar aquest gran conjunt d’informació que estem estandarditzant. Algunes d’aquestes accions estan relacionades amb la gestió de metadades orientades a donar compliment amb la normativa de transparència; la reutilització de dades, un aspecte important ja que les dades d’expedients i documents que resideixen en les aplicacions de gestió documental podrien ser fàcilment reutilitzables. Finalment, tenint en compte que les NTI han servit per estandarditzar de facto les metadades, s’hauria de veure afavorida la interoperabilitat entre els sistemes de gestió documental de les diverses administracions ja que es comparteix un esquema similar. Aquesta possibilitat d’interoperar així com la facilitat de la cerca d’informació continguda en documents a través de les metadades haurien de ser arguments suficients com per que, d’una vegada per totes, els sistemes de gestió de documents de les organitzacions els conceptualitzin com a part del seu sistema d’informació.
5
NOTÍCIES Registre comú de grups d’interès per al sector públic de Catalunya D’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern l’administració pública ha de disposar d’un registre comú de grups d’interès mitjançant el qual els ‘ciutadans poden identificar les persones que actuen com a tals i conèixer les relacions que tenen amb l’Administració en defensa d’interessos concrets’. En el cas de Catalunya, el Departament de Justícia ha convertit l’actual Registre de la Generalitat en el Registre de grups d’interès de Catalunya. Aquest registre també pot esdevenir una eina útil per a la gestió documental, ja que és una font de dades única que es pot usar per identificar els grups de persones que actuen com a ‘interessat’. Per a consultar el Registre: http://justicia.gencat.cat/ca/ambits/grups_interes/consulta_grups_intere s/index.html
UNESCO Persist Policy Survey L’International Council on Archives, com a organització
involucrada
en
el
projecte
UNESCO Persist, convida a respondre una enquesta
publicada
amb
l’objectiu
d’identificar les necessitats i les millores en relació a les pràctiques de preservació del patrimoni digital dels estats membres. L’enquesta, d’uns 15 minuts de durada aproximadament, està disponible fins al 15 de setembre.
6
Per accedir-hi: https://www.surveygizmo.com/s3/2900854/UNESCO-PERSIST-Policy-Survey
Estat
de
l’Administració
electrònica
a
les
Comunitats Autònomes L’Observatori de l’Administració Electrònica publica un extens informe amb dades recollides durant l’any 2015 en el qual es dóna una visió del progrés
experimentat
electrònica.
Entre
els
en
temes
aspectes
relacionats analitzats
amb
trobem
l’administració la
tramitació
telemàtica, la interoperabilitat entre sistemes i la simplificació o reducció administrativa. Per a consultar l’informe: file:///C:/Documents%20and%20Settings/cltace/Mis%20documentos/Do wnloads/Informe_CAE_2014.pdf
idCAT Mòbil: identificació més fàcil L’IdCAT mòbil és un nou sistema gratuït d’identificació i signatura electròniques, desenvolupat pel consorci AOC, en col·laboració amb l’administració de la Generalitat de Catalunya, que permet a la ciutadania
identificar-se
a
través
de
dispositius mòbils. Mitjançant idCAT mòbil el ciutadà
pot
realitzar
tràmits
amb
les
administracions i ens que integren el sector públic català des de qualsevol mòbil, tauleta o ordinador. No requereix descarregar cap programari, no funciona amb contrasenyes o pins (es basa en enviament de contrasenyes d’un sol ús) ni tampoc caduca. El ciutadà es pot donar d’alta mitjançant el seu certificat digital personal o bé a través del número de DNI juntament amb el número de la Targeta sanitària Individual de CatSalut. Abans però, el ciutadà han d’haver
7
registrat les seves dades al fitxer Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat de Catalunya. Per a més informació: http://web.aoc.cat/blogs/2016/07/lidcat-mobil-ja-pot-utilitzar-tramitsmes-900locals/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=695c0f56dfSEGURETAT_INFORMACIO&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def4 0-695c0f56df-105025681
Arxius diocesans. Polítiques i processos de gestió documental Regroupement
des
archivistes
religieux
(RAR),
una
organització
canadenca sense ànim de lucre d’arxivers que treballen en comunitats i institucions religioses, publica un article dedicat a les polítiques i processos de gestió documental als arxius diocesans. Concretament, centra la seva atenció en els arxius de les Arxidiòcesis d’Edmonton, Toronto, Londres i Vancouver, destacant polítiques d’arxiu i quadres de classificació que fan servir en el tractament de la seva documentació. L’usuari pot trobar pautes en relació als seus sistemes de classificació, de registre o la disposició de correu electrònic. Per a més informació: https://regroupementarchivistesreligieux.wordpress.com/2016/06/30/polit iques-et-procedures-pour-les-archives-diocesaines/
8
JORNADES Conferències dels congressos de l’Instituto Nacional de Administraciones Públicas Ja es troben disponibles les conferències (en format vídeo) dels congressos que varen tenir lloc a Madrid els dies 16 i 17 de novembre de 2015 i els dies 20 i 21 juny de 2016 sobre les noves lleis administratives. Més informació: http://web.aoc.cat/blogs/2016/08/conferencies-dels-congressos-linaprealitzats-novembre-2015-juny-2016-sobre-noves-lleisadministratives/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=f3a561 5939-ADM_OBERTA&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def40f3a5615939-105025681
#GIGAPP2016-A10 para
Gestión
administraciones
de
documentos
más
transparentes Dates: 3, 4 i 5 d’octubre de 2016 Lloc: Madrid (Espanya) Més informació: http://www.gigapp.org/index.php/component/jres earch/project/show/190?Itemid=101
9
La cultura de los datos abiertos: “La reutilización de la información en el sector cultural" Dates: 5 d’octubre de 2016 Lloc: Madrid (Espanya) Més informació: http://datosabiertos.sedic.es/
4th IODC. Global goals, local impact Dates: 6 i 7 d’octubre de 2016 Lloc: Madrid (Espanya) Més informació: http://opendatacon.org/?lang=es
XIV
Congreso
Argentino
de
Archivística.
“Transformación digital, nuevas incumbencias, competencias y perfil del archivero” Dates: 17, 18 i 19 d’octubre de 2016 Lloc: Mar del Plata (Argentina) Més informació: http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=noticias&id=2600
10
II Jornadas Olga Gallego de Archivos Dates: Del 21 a 22 d’octubre de 2016 Lloc: La Corunya (Espanya) Més informació: http://www.fundacionolgagallego.gal/actualidade/ar quivos-municipais.htm
XXI Encuentros Internacionales sobre Sistemas de Información y Documentación Dates: 24, 25 i 26 d’octubre de 2016 Lloc: Saragossa (Espanya) Més informació: http://www.ibersid.net/
11
PUBLICACIONS Manual de Open Data Open Knowdledge International, una xarxa col·laborativa a nivell internacional que té com a objectiu compartir coneixement i informació, publica un manual dedicat a l’obertura de dades tenint en compte aspectes legals, socials i tècnics. El manual indica quines dades es poden obrir al ciutadà, de quina manera i perquè. En ser una publicació en línia, permet contribucions i suggeriments. Per accedir-hi: http://opendatahandbook.org/guide/es/
Report from the Commission on the application in
2015
regarding
of
Regulation public
(EC)
access
No
1049/2001
to
European
Parliament, Council and Commission documents La Comissió Europea publica el 24 d'agost un informe sobre l'aplicació en 2015 del Reglament ( CE ) núm. º 1049/2001 relatiu a l'accés del públic als documents del Parlament Europeu, del Consell i de la Comissió. Podeu consultar l'informe en el següent enllaç: http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/EN/TXT/?qid=1394708797280&uri=COM:2016:533:FIN&utm_conte nt=buffer14c28&utm_medium=social&utm_source=twitter.com&utm_ca mpaign=buffer
12
Transparencia
e
información
pública.
XIII
Informe sobre derechos humanos La Federació Iberoamericana de Ombudsman ha publicat el seu informe número XIII sobre Drets Humans en relació amb la transparència i la informació pública. Podeu consultar aquesta publicació a: http://pradpi.org/wpcontent/uploads/2014/11/TransparenciaFIO.pdf?37ec5c
13
ESTÀNDARDS Guía CCN-STIC 001 Seguridad TIC. Información Clasificada en la Administración El CCN-CERT publica una guia que té com a principal objectiu regular la política de seguretat d’aquells sistemes de les administracions
públiques
que
tracten
informació classificada. Estableix uns principis bàsics i uns requisits mínims per a l’adequada protecció de les dades que gestiona. Per accedir al document: https://www.ccn-cert.cni.es/pdf/guias/series-ccn-stic/guias-de-accesopublico-ccn-stic/1579-ccn-stic-001-informacion-clasificada-en-laadministracion/file.html
Interoperability Standards Advisory L'Oficina del Coordinador Nacional de Tecnologia de la Informació de la Salut publica l’esborrany 2017 del seu Estàndard d’Interoperabilitat Assessor (ISA). Aquest esborrany és un catàleg que coordina les normes i especificacions d'implementació que estan disponibles per al seu ús en la indústria de la tecnologia d'informació de salut per satisfer les necessitats d'interoperabilitat en aquest camp. Podeu consultar aquest esborrany a l’enllaç següent: https://www.healthit.gov/sites/default/files/2017_draft_interoperability_st andards_advisory_8.16.16.pdf
14
NORMATIVA Accés Al DOUE de 31 d'agost de 2016 es publica el Reglament Delegat (UE) 2016/1437 de la Comissió, de 19 de maig de 2016, pel que es complementa la Directiva 2004/109/CE del Parlament Europeu i del Consell respecte a les normes tècniques de regulació en matèria d'accés a informació regulada a nivell de la Unió.
http://eur-
lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.234.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :234:TOC
Administració electrònica Al BOE núm.192 de 10 d’agost de 2016 es publica l’Ordre ministerial per la qual es crea la Comissió Ministerial d’Administració Digital del Ministerio de Justícia. http://www.boe.es/boe/dias/2016/08/10/pdfs/BO E-A-2016-7688.pdf Al BOP de Barcelona de 2 d’agost de 2016 es publica l’aprovació definitiva de l'Ordenança d'Administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Celoni. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601333 2.pdf&1 Al BOE núm. 184 d’1 d’agost de 2016 es publiquen els anuncis d’admissió a tràmit per part del Tribunal Constitucional dels cinc recursos
15
d’inconstitucionalitat presentats pel Govern de la Generalitat de Catalunya davant la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del Procediment Administratiu comú de les Administracions Públiques i la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7353 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7354 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7355 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7356 http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7357
Avaluació Al BOE núm. 198 de 17 d’agost de 2016 es publica la Resolució de 26 de juliol de 2016, de l’Instituto Nacional de la Seguridad Social, per la que s’autoritza
l’eliminació
o
substitució
per
suport
electrònic
de
determinades sèries documentals custodiades als arxius dels òrgans gestors de l’institut. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7934
Gestió documental Al BOP de Barcelona d’11 d’agost de 2016 es publica l’anunci d’aprovació del document de la política de gestió documental de l’Àrea Metropolitana de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601433 0.pdf&1
Open Data Al BOP de Barcelona de 8 d’agost de 2016 es publica l’anunci de licitació del contracte per a l'arrendament de la infraestructura i serveis
16
necessaris per disposar d'un servei de dades obertes de l'Ajuntament de Barcelona (Open Data BCN). https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601386 8.pdf&1 Al DOGC núm. 7187 de 19 d’agost de 2016 es publica l’edicte sobre aprovació del quadre de classificació dels fons documentals del Consell Comarcal de l’Alt Urgell. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751871&language=ca_ES
Transparència Al BOP de Tarragona núm.150 de data 5 d’agost de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança municipal de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament d’Altafulla https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =7154&ebop_any=2016 Al BOP de Barcelona de 8 d’agost de 2016 es publica l’anunci d’aprovació del Codi de transparència i bon govern de l’Ajuntament de Calella. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601381 7.pdf&1 Al DOGC núm. 7184 de 16 d’agost de 2016 es publica l’edicte d'aprovació de l'adaptació del Codi de Transparència i Bon Govern a la Llei 19/2014, de 29 de setembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern de l’ajuntament de Calella. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751668&language=ca_ES
17
Al BOP de Tarragona núm.158 de 18 d’agost de 2016 es publica l’anunci d’aprovació inicial de l’Ordenança de transparència i administració electrònica de l’ajuntament d’Arboç. https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =7598&ebop_any=2016
18
LICITACIONS Custòdia de documentació Al BOE núm. 189 de data 6 d’agost de 2016 es
publica
l’anunci
de
licitació
d’un
contracte de serveis de recollida, trasllat, custodia, consulta i destrucció de l’Agència Tributària de Catalunya. http://www.boe.es/boe/dias/2016/08/06/pdfs/BOE-B-2016-37610.pdf Al BOP de Barcelona de 19 d’agost de 2016 es publica l’anunci de licitació del servei d'externalització, custòdia documental i bibliogràfica, i tractament correctiu i preventiu de la documentació a l'Arxiu Històric de Cornellà de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601503 9.pdf&1
Gestió documental Al DOGC núm. 7187 de 19 d’agost de 2016 es publica l’anunci de licitació d’un contracte de servei de gestió documental i reprografia de l'Institut de Seguretat Pública de Catalunya per a l'any 2017. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=751861&language=ca_ES
Digitalització Al BOP de Barcelona de 3 d’agost de 2016 es publica l’anunci de licitació de contractació de serveis bàsics de reprografia per equips d'impressió i digitalització de l'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat.
19
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601343 5.pdf&1 Al BOP de Barcelona de 4 d’agost de 2016 es publica l’anunci de licitació per a la contractació dels serveis de digitalització de les actes municipals del programa de digitalització de 2016 de la Xarxa d'Arxius Municipals. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&08/02201601395 2.pdf&1 Al BOE núm. 208 de 27 d’agost de 2016 es publica l’anunci de l’Instituto Cervantes pel qual es convoca la licitació pública per adjudicar el contracte dels serveis de gestió tècnica d’exàmens, digitalització, processat i suport a la qualificació. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-39293
20
http://
Aquest mes recomanem l’apartat de Records management del portal web dels arxius de l’estat d’Alaska (Estats Units). En aquest espai es detalla el projecte ASERA (Alaska State Electronic Records Archives), un sistema que vetlla per la transició cap a un govern completament electrònic amb l’objectiu d’assegurar que els documents electrònics, produïts i custodiats en les seves aplicacions, segueixin tenint les mateixes característiques d’autenticitat, integritat, fiabilitat i disponibilitat al llarg del temps. Aquesta Web s’estructura en diferents apartats, en els qual l’usuari pot consultar taules d’avaluació, manuals i guies relacionades amb la gestió de documents electrònics. Destaquem per la seva senzillesa el “Disposition Date Calculator”, una bona eina per definir el període de vida dels documents que es gestionen.
http://archives.alaska.gov/records_management/records_management.html
21
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
22
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
23
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
24
25