Innovaci贸 tecnol貌gica i gesti贸 documental
GENER 2016 I N潞 112 1
04
Editorial
06
NotĂcies
07 Jornades
2
SUMARI 08
10
12
15
Normativa
Licitacions
Publicacions
EstĂ ndards
16 http://
3
EDITORIAL Un nou butlletí Aquest any ja en farà 10 (112 mesos!) que, de manera ininterrompuda i en versió catalana i castellana, anem fent amb molta il·lusió el Butlletí d’Innovació tecnològica i Gestió Documental (ITGD) que es promou des de la Subdirecció General d’Arxius i Museus del Departament de Cultura. Coincidint amb l’edició del número de gener de 2016, us volem presentar un nou butlletí, renovat en el seu disseny i estructura, més dinàmic en el seu plantejament i suportat en un format obert que faciliti la seva difusió a les xarxes socials. Els objectius que ens plantegem en aquesta nova etapa del butlletí coincideixen amb els que van donar lloc al seu naixement, fins i tot ara encara amb més èmfasi i actualitat: incidir en el foment de l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació (TIC) aplicades a la gestió de documents i afavorir-ne la seva comprensió i relació amb els processos de gestió de documents i dels instruments tècnics arxivístics que han d’afavorir la seva lògica i governança. Aquest fet és ja una realitat creixent en el Sistema d’Arxius de Catalunya (en especial, en els departaments, ens i organismes de l’Administració de la Generalitat de Catalunya que formen part del sistema general de gestió de la documentació administrativa) però també en el món local, universitats, sector privat, etc. El nostre modest butlletí pretén ser, en la mesura de les seves possibilitats, un petit referent mensual que afavoreixi la difusió i coneixement d’aquests temes d’una forma propera i amena.
4
El nou butlletí s’ha reestructurat en alguna secció i aspira a continuar-ho fent; tot i així, hi podreu continuar trobant reculls de diferents normatives, articles o publicacions d’interès recents, jornades, congressos,
bones
pràctiques
a
nivell
nacional
i
internacional,
recomanacions, etc. Com sempre, estem oberts als vostres comentaris i suggeriments i us volem agrair, una vegada més, el compromís que ens demostreu mes a mes des de fa anys. Esperem que el nou ITGD pugui continuar sent del vostre interès!
5
NOTÍCIES Grup de Treball estatal pels Documents, Expedients i Arxius Electrònics Constituït el grup de treball multidisciplinari (professionals arxivers i de les tecnologies de la informació i la comunicació) per tractar la documentació en entorns electrònics. La iniciativa pretén arribar a acords respecte a l’estratègia de gestió documental, les estructures de metadades, les eines d’arxiu, els processos d’ingrés o transferència i l’arxiu únic, entre altres aspectes. El grup està format per representants de 15 comunitats autònomes, la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) i La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU). Per a més informació: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
'Born-digital' records a minefield for archivists Els Archives New Zealand mostren la situació de les agències públiques respecte a la seva maduresa en la gestió documental. En aquest article s’indica a grans trets com es troba el sector públic pel que fa a la gestió de documents, especialment, els que es troben en suport electrònic després de més d’una dècada de projectes estratègics. Reflecteix que els sistemes de les agències neozelandeses conserven un gran volum d’informació i documentació valuosa que ha de ser correctament gestionada,
d’altra
manera
comporta
un
alt
un
risc
per
a
l’administració. http://futureproof.records.nsw.gov.au/
6
JORNADES Standing on the Digits of Giants: Research data preservation and innovation Data Congres Dates: 8 de març de 2016 Lloc: Londres (Regne Unit) Més informació: http://www.alpsp.org/Seminars/Standing-on-the-Digits-of-Giants/31078
Preservation and Archiving Special Interest Group (PASIG) 2016 Meeting Dates: 9 a 11 de març de 2016 Lloc: Praga (República Txeca) Més informació: http://pasig.schk.sk/wordpress/
A French archivist association forum Dates: 30 de març a 1 d’abril de 2016 Lloc: Troyes (França) Més informació: http://forum2016.archivistes.org/
7
PUBLICACIONS Repositórios digitais confiáveis para documentos arquivísticos: ponderações sobre a preservação em longo prazo Aquest article, publicat per l’Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais fa una reflexió sobre els requeriments per al desenvolupament d’un repositori digital de confiança que asseguri la integritat i l’autenticitat a llarg termini dels documents electrònics que s’hi dipositin. Per accedir al document: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-
Destruction of source or original records after digitisation, conversion or migration Els National Archives of Australia publiquen una disposició per la qual es permet la destrucció de documents i dades després d’un procés de digitalització, còpia o migració d’un sistema a un altre, sempre que es realitzi segons unes garanties. Tot i així, no podran ser conservats més temps del que s’hagi establert necessari. Per accedir-hi: http://www.naa.gov.au/records-management/agency/
8
Guia CNN-STIC de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad El Centro Criptológico Nacional (CNN) fa pública la nova guia CNN-STIC 809 sobre la Declaració i Certificació de conformitat amb l’ENS, on es determinen les condicions per assolir el compliment normatiu d’aquest esquema. Per accedir-hi: https://www.ccn-cert.cni.es/
Desenvolupament de l’Administració Electrònica a Europa El Portal de administración electrònica ofereix un conjunt de documents que han contribuït fins ara en l’evolució d’un nou entorn electrònic a nivell europeu. Entre aquests documents destaquen les ‘Fitxes
de
situació
i
evolució
de
l’administració electrònica a la Unió Europea’, l’‘Estratègia de Lisboa’ o els ‘Plans d’acció d’administració electrònica’ (durant 2011 fins 2015). Per accedir-hi: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
Padronização dos formatos de arquivo Les universitats brasileres Universidade Federal do Rio Grande do Sul i Universidade Federal de Santa Maria presenten un article tècnic relatiu a la preservació de documentació electrònica a llarg termini i les possibles solucions a tenir en compte, com és el canvi de formats. L’article Padronização dos formatos de arquivo: Um caminho para preservar documentos arquivísticos digitais aprofundeix en l’avaluació dels formats d’arxivament. https://www.academia.edu/20804022/
9
ESTÀNDARDS ISO 11799:2015 Publicada la ISO 11799:2015. Information and documentation. Document storage requirements materials
for
archive
la
pàgina
a
and
library
oficial
de
l’organització International Organization for Standardization. Per accedir a la fitxa de l’estàndard: http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/
Modelo Conceptual de Descripción Archivística La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) posa a disposició pública, a través de la seva pàgina web, l’esborrany de la Part 3 del model corresponent als Atributs. La data de finalització de la consulta pública és el 20 d’abril de 2016. Per participar-hi: http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/
Recomendación UIT-T Y.3600 La Unió Internacional de telecomunicacions, organisme dependent de l’Organització de les Nacions Unides, publica la primera norma internacional sobre Big Data, Recomendación UIT-T Y 3600. Grandes volúmenes de datos. Requisitos y capacidades basados en la computación en la nube. Aquesta norma internacional detalla els requeriments, les capacitats i els casos d’utilització de dades massives, especialment els basats en el núvol. http://www.itu.int/itu-t/recommendations/rec.aspx?rec=12584
10
Guidance
for
implementing
‘documented
information’ El Grup tècnic ISO TC46/SC11 Archives/records management publica la guia extensa Guidance for implementing ‘documented information’ clause using processes and controls of ISO 30301:2011 Management system for records. L’objectiu de la qual és mostrar com els processos i controls en ISO 30301:2011 poden ajudar a implementar els requeriments en aquest aspecte. Per accedir-hi: http://www.iso.org/iso/documented_information.pdf
11
NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 5 de gener de 2016 es publica l’aprovació del text refós de l’Ordenança municipal reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament d’Ullastrell. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/ Al DOUE núm. L3/16 del 6 de gener de 2016 es publica el Reglament d’execució 2016/7 de la Comissió de 5 de gener de 2016 pel qual s’estableix el formulari normalitzat del document europeu únic de contractació. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/ Al BOP de Lleida núm. 6 de 12 de gener de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de l’Administració electrònica de l’ajuntament de Seròs. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/ Al BOP de Girona núm. 9 de 15 de gener de 2016 es publica l’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Canet d’Adri. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/9/20169062.pdf Al DOGC núm. 7040 de 19 de gener de 2016 es publica l’anunci de l’Ajuntament d’Alfarràs sobre aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’Administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_intern s/
12
Al BOP de Girona núm. 12 de 20 de gener de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Julià de Ramis. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/12/2016120191.pdf Al BOP de Barcelona de 22 de gener de 2016 es publica l’aprovació definitiva de l’Ordenança municipal reguladora de l’Administració electrònica de l’Ajuntament d’Arenys de Munt. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/
Avaluació Al BOE núm. 2 de 2 de gener de 2016 es publica la resolució de 22 de desembre de 2015 per la qual s’autoritza l’eliminació de sèries documentals generades per les gerències cadastrals conservades als arxius cadastrals i en els arxius històrics provincials. http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-38.pdf Al mateix BOE es publica la resolució de 22 de desembre de 2015 per la qual s’autoritza l’eliminació de sèries documentals generades per les unitats de coordinació de les hisendes territorials conservades als arxius de les delegacions especials i territorials d’economia i hisenda i als arxius històrics provincials. http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-39.pdf Al BOE núm. 18 de 21 de gener de 2016 es publica la Resolució de 28 de desembre de 205, de la Sotssecretaria, per la qual s’autoritza l’eliminació de sèries documentals comunes de l’Administració General de l’Estat custodiades als arxius del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente i dels seus Organismes Públics. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-557
13
Al mateix BOE es publica la resolució de 28 de desembre de 2015, de la Sotssecretari, per la qual s’autoritza l’eliminació de sèries documentals custodiades als arxius del Departament. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-558
Transparència Al DOGC núm. 7039 de 18 de gener de 2016 es publica l’edicte sobre aprovació inicial de l’Ordenança de transparència, accés a la informació i reutilització de l’ajuntament d’Igualada i ens vinculats. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/ Al DOGC núm. 7044 de 25 de gener de 2016 es publica l’anunci de l’Ajuntament de Tossa de Mar sobre l’aprovació inicial de l’Ordenança municipal reguladora de transparència i accés a la informació pública. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/ Al BOP de Lleida núm. 18 de 28 de gener de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de la transparència i de l’administració electrònica de l’Ajuntament de la Portella. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/
14
LICITACIONS Custòdia de documentació Al BOE núm. 23 de 27 de gener de 2016 es publica l’anunci de la Universitat politècnica de València de licitació
per
al
servei
de
custòdia
documental d’arxius. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id =BOE-B-2016-2373
15
http:// Portal del Patrimonio cultural de Aragón Aquest mes destaquem el nou Portal del Patrimonio cultural de Aragón que recull el Sistema de Información del Patrimonio Cultural Aragonés (SIPCA), del qual forma part del projecte DARA, Documentos y Archivos de Aragón. Aquest projecte cooperatiu, integrat per més de 60 arxius entre administracions, associacions i fundacions privades, dóna accés a través d’Internet. Aquest lloc web s’estructura en 5 grans apartats mitjançant els quals es pot conèixer l’actualitat i accedir al Butlletí del projecte (DARAnovedades), obtenir més informació sobre el projecte i com participar en el cas que siguis un arxiu d’Aragó, consultar les preguntes freqüents sobre temes d’investigació i realitzar cerques bàsiques, avançades o geogràfiques (DARA-maps) d’arxius i documents. Una de les novetats del nou portal és el bloc dedicat a la transparència, on s’anirà publicant informació considerada d’interès per a l’usuari, de moment es poden trobar estadístiques i conèixer els participants del projecte. http://www.sipca.es/dara/
16
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
17
QUI SOM? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
exerceix
entre
altres
les
següents
competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
18
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
19
20