Innovació tecnològica i gestió documental
GENER 2017 I Nº 124 1
04 Editorial
07 NotĂcies
09 Jornades
2
SUMARI 10
11
Publicacions
EstĂ ndards
12
16
Normativa
Licitacions
17 http://
3
EDITORIAL Jornada de presentació del model de quadre de classificació de la documentació municipal El passat dia 30 de gener de 2017 es va realitzar una jornada de presentació del model de quadre de classificació de la documentació municipal. Aquesta jornada, a la que van assistir 157 persones, tenia l’objectiu de compartir, essencialment amb el col·lectiu d’arxivers d’administració local, el procés de creació del quadre de classificació i, especialment, els criteris que han dut a proposar una classificació de tres nivells i un catàleg de sèries documentals.
La jornada s’ha iniciat amb una ponència sobre l’impacte de la normativa legal i tècnica en l’e-administració. Tot seguit, en una segona ponència, es fan unes reflexions sobre el canvi d’ús de la classificació en aquest nou context, és a dir, com tradicionalment la classificació situava la seva prioritat en la cerca o la descripció i actualment, a més, també ofereix instruments que faciliten la implementació de polítiques de disposició i accés en un entorn electrònic. Aquest plantejament s’alinea amb el projecte del Sistema d’Informació Administrativa (SIA) que s’està impulsant des de l’Administració de l’Estat, el qual està identificant els processos de tota l’administració pública per tal de garantir una interoperabilitat real entre d’administracions.
S’ha comptat amb una taula rodona en la que s’han pogut mostrar com s’està afrontant la implementació del quadre de classificació en
4
diversos entorns i escenaris. En concret, s’ha exposat la forma com encaren el projecte tant per part de la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona, com de la Xarxa d’Arxius Comarcals de la Generalitat. Han fet especial incidència en com fer la reclassificació dels fons municipals que tracten. Pel que fa a l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, ja té incorporat el quadre de classificació i el catàleg en el gestor documental. De forma transitòria conviuran el sistema antic amb
el
nou,
usant
una
doble
classificació
i
s’anirà
tendint
progressivament cap l’ús exclusiu del nou model. Des del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya s’ha insistit en la necessitat de posar-se d’acord en usar aquest quadre i uniformitzar la classificació per tal implantar-lo més àgilment, ja que estarien recollides en les eines d’administració electrònica que ofereixen, com Desa’l, EACAT o iARXIU. Per últim, des de l’Ajuntament de La Garriga s’han exposat les impressions sobre model i s’han formulat algunes qüestions dirigides als altres membres de la taula.
En el torn de debat amb els assistents va ser precisament la necessitat de disposar d’estàndards un dels aspectes que més es va tractar. En aquest sentit es coincidia en la necessitat d’emetre normes però caldria definir bé si aquests haurien de ser uns estàndards de referència o podrien ser de compliment obligat, un aspecte que caldrà, si escau, definir en el futur. Es va exposar la necessitat de completar i millorar les definicions de les entrades del quadre de classificació. En aquest punt es va fer esment a la necessitat de definir el catàleg de processos i estandarditzar-lo de forma que es pogués mapejar amb el SIA.
Des de la Direcció General d’Arxius, Museus i Biblioteques es va traslladar el compromís de dotar de recursos per mantenir el quadre de classificació així com treballar en la formació d’una comunitat
5
d’ajuntaments adherits en aquest QC, que actualment són 16 municipis més els fons dels ajuntaments dipositats a la Xarxa d’Arxius Comarcals de la Generalitat i els ajuntaments adherits a la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona.
Informació sobre el model de quadre de classificació municipal:
http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Noticia_QdCM_definitiu
6
NOTÍCIES Utilització del núvol per part del Govern de Canadà El govern del Canadà fa pública la seva estratègia per a la utilització del núvol, emmarcada dins el desenvolupament del pla estratègic de les tecnologies de la informació, 2016-2020 . Aquesta estratègia remarca la seguretat, la innovació i l’agilitat en els serveis oferts per part del govern i ajudarà a igualar la demanda amb l’oferta dels serveis. Per a mes informació consulteu: http://www.tbs-sct.gc.ca/hgw-cgf/oversight-surveillance/itpm-itgp/itti/cloud-nuage/cas-saneng.asp?utm_source=referral&utm_medium=news&utm_term=canada& utm_content=cloudstrat&utm_campaign=cloud#toc1
Projecte de govern digital a Holanda pel 2017 El projecte del govern holandès per al 2017 estableix que els ciutadans i les empreses han de poder fer totes les seves gestions amb el govern i l’administració de manera virtual. S’incrementaran els serveis en línia, de manera que totes les administracions siguin capaces d’oferir els seus serveis de forma telemàtica. Mes informació a: https://www.houseofrepresentatives.nl/dossiers/digital-government-2017project
Transició digital a la Casa Blanca En aquestes darreres setmanes s’han portat a terme els plans per conservar i transmetre el llegat digital de l'administració d'Obama i per garantir una transició digital exitosa. S’està preservant el material creat en col·laboració amb els Arxius Nacionals i Administració (NARA) i s’està
7
assegurant que aquests materials segueixen sent accessibles en les plataformes on es van crear i que la pròxima administració podrà seguir utilitzant i desenvolupant els canals digitals creats. Per a més informació: https://www.whitehouse.gov/blog/2017/01/17/obama-administrationdigital-transition-moving-forward
Procés participatiu sobre estàndards a Austràlia El Public Record Office (PROV) de l’Estat de Victòria (Austràlia) ha fet públic el resultat d’una enquesta que va realitzar entre les agències del govern en la que demanava opinió sobre estàndards i especificacions en matèria de gestió documental. Els resultats de l’enquesta són interessants ja que reflecteixen els suggeriments que rep el PROV com també trasllada la previsió d’activitats que es preveuen per part d’aquest organisme. Es pot comprovar com els temes que preocupen en aquell indret s’assemblen molt també als d’aquí (transferència de bases de dades, valoració, digitalització....). Més informació a: http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/recordkeepingstandards-specifications-survey-results
Secció dels Arxius de les Universitats i Centres de Recerca de l’ICA La secció d’arxius universitaris i d’institucions de recerca del Consell Nacional d’Arxius ha fet públic un nou blog en el que es pot trobar informació
sobre
normes
específiques
d’aquest
àmbit.
i Per
activitats a
més
informació: https://icasuvblog.wordpress.com/
8
JORNADES Acting on Change: New Approaches and Future Practices in LTDP S’han publicat les presentacions de la conferència que es va celebrar a Londres del 30 de novembre a l’1 de desembre de 2016. Les podeu trobar a: https://storify.com/PERICLESFP7/acting-on-change
12th International Digital Curation Conference Del 20 al 23 de febrer de 2017 Edimburg, Escòcia, Regne Unit Més informació: http://www.dcc.ac.uk/events/idcc17
Les typologies documentaires évolution ou rupture ?
:
continuité,
22 de març de 2017 Paris, França Més informació: http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/fr/web/guest/journees-d-etude-colloques-etconferences
SBA Conference 2017 5 d’abril de 2017 Estocolm, Suècia Més
informació:
http://www.ica.org/en/sba-conference-2017-
stockholm?utm_source=newsletter&utm_campaign=Newsletter_Nov_De c_2016&utm_medium=email
9
PUBLICACIONS Orientaciones sobre protección de datos en la reutilización de la información del sector público Aquesta guia recull els aspectes que han de tenir en compte els gestors de les institucions públiques per facilitar la posada a disposició de la informació pública amb totes les garanties en matèria de protecció de dades. http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicacio nes/common/Guias/2016/Orientaciones_proteccion_datos_Reutilizacion .pdf
10
ESTÀNDARDS Nova versió de la Guía de Aplicación de la NTI sobre Recursos de Información del Sector Público i sobre Política de gestión de documentos electrónicos L’Esquema (ENI)
Nacional
estableix
un
de
Interoperabilidad
conjunt
de
normes
tècniques per a la interoperabilitat de la informació del sector públic, d’obligat compliment per part de les administracions públiques d’España. Aquesta nova versió de la guia actualitza la ja existent d’acord amb les lleis 39/2015 i 40/2015 per facilitar l’aplicació de la Norma Técnica de Interoperabilidad. En el primer enllaç trobareu les especificacions relatives als recursos d’informació del sector públic i en el segon les de política de gestió de documents electrònics: https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/d ocumentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Normas_tecnicas/ Guia_de_aplicacion_NTI_catalogo_de_estandares_Publicacion_oficial_2 012/Guia_aplicacion_Norma_Tecnica_Interoperabilidad_Catalogo_de_ estandares.pdf https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/d ocumentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Normas_tecnicas/ Guia_NTI_Politica_Gestion_DocElect_PDF_2ed_2016.pdf
11
NORMATIVA Administració electrònica Al BOE núm. 2 de 3 de gener de 2017 el Ministerio de Empleo y Seguridad Social publica la resolució de 23 de desembre de 2016, del Fondo de Garantía Salarial, d’adhesió al Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, i detalla els tràmits i actuacions inicials per mitjans electrònics per als quals serà vàlida la representació incorporada a dit Registre. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-100 Al DOGC núm. 7291 de 20 de gener de 2017 l’Ajuntament de Sant Esteve Sesrovires publica l’edicte sobre l’aprovació definitiva de la modificació
de
l'Ordenança
tipus
reguladora
de
l'administració
electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=772305&language=ca_ES
Transparència Al BOP de Girona núm. 4 de 5 de gener de 2017, el Consell Comarcal d'Osona anuncia l'aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de la transparència i l'administració electrònica. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/4/20174011212.pdf
12
Al BOP de Barcelona de 9 de gener de 2017 es publica l’anunci de l’aprovació transparència
definitiva i
de
la
modificació
de
l'Ordenança
de
Administració
electrònica
de
l’Ajuntament
de
Viladecavalls. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&01/02201602334 7.pdf&1 Al DOGC núm. 7283 de 10 de gener de 2017es publica l’anunci de l’Ajuntament
de
Riudarenes
sobre
l’aprovació
provisional
de
l'Ordenança de transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=771342&language=ca_ES Al DOGC núm. 7284 d’11 de gener de 2017 l'Ajuntament d'Alcanó publica l’anunci sobre l’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=771410&language=ca_ES Al BOP de Lleida núm. 10 de 16 de gener de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança de Transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament de Bossòst. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_10_308 Al BOP de Lleida núm.11 de 17 de gener de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança de transparència de l’Ajuntament de la Vansa i Fórnols. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_11_340
13
Al DOGC núm. 7289 de 18 de gener de 2017 el Consell Comarcal del Priorat anuncia l’aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de la transparència i l'administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=771785&language=ca_ES Al DOGC núm. 7290 de 19 de gener de 2017 el Departament de la Presidència publica l’ordre de 12 de gener, per la qual s'aprova la tramitació electrònica obligatòria dels procediments de concessió d'ajuts i subvencions de concurrència pública del Consell Català de l'Esport. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=772089&language=ca_ES Al BOP de Lleida núm.14 de 20 de gener de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança de Transparència i l’Administració electrònica de l’Ajuntament de Cava. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_14_427 Al DOGC núm. 7292 de 23 de gener de 2017 el Consorci Besòs Tordera anuncia la informació pública de l'aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de la transparència i l’administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=772468&language=ca_ES Al BOP de Lleida núm. 15 de 23 de gener de 2017 es publica l’edicte de l’Ajuntament d’Alàs i Cerc d’aprovació definitiva de l’Ordenança de transparència i administració electrònica. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_15_479
14
Al DOGC núm. 7293 de 24 de gener de 2017 l’Ajuntament de Monistrol de Calders anuncia l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=772606&language=ca_ES
15
LICITACIONS Administració electrònica Al BOP de Barcelona d’11 de gener de 2017 l'Ajuntament de Pineda de Mar anuncia la licitació del contracte del servei d'implantació i posada en producció d'una plataforma d'administració electrònica. https://bop.diba.cat/anuncis.asp?anunci=022017000096
16
http:// Pericles project Aquest mes destaquem el portal Pericles. Un projecte europeu dedicat a la promoció de la reutilització de la informació al llarg del cicle de vida. En aquesta web podem trobar estudis sobre casos concrets, un blog, amb diferents apartats entre els quals trobarem vídeos explicatius dels diferents temes, un butlletí, diferents materials per descarregar, informació sobre jornades, etc.
http://pericles-project.eu/
17
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
18
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
19
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
20
21