Innovació tecnològica i gestió documental
JULIOL 2016 I Nº 118
04 Editorial
07 NotĂcies
13 Jornades
2
SUMARI 15
18
Publicacions
EstĂ ndards
19
21
Normativa
Licitacions
23 http://
3
EDITORIAL Model
de
quadre
de
classificació
de
la
documentació municipal La darrera proposta de quadre de classificació de la documentació municipal, publicada pel Departament de Cultura l’any 1989, requereix una profunda revisió. Aleshores, com ara, va ser elaborada per un grup de treball format per arxivers
comarcals,
impulsat i coordinat pel
Departament de Cultura i amb la redacció del projecte a càrrec de Josep Matas. Actualment, els motius principals pels quals el Departament de Cultura ha tornat a endegar el projecte d’elaboració d’un model de quadre de classificació per a la documentació municipal són: la incorporació de noves funcions i competències que són assumides pels ajuntaments, la implantació generalitzada de l’administració electrònica i les exigències de publicitat i accés a la informació derivades de la legislació de transparència. Aquest context feia del tot necessària la revisió del quadre de classificació municipal i per dur-lo a terme s’ha volgut que, com en la seva primera versió, fos producte d’un treball en equip divers i que el resultat final aconsegueixi el major consens possible del col·lectiu professional. Pel que fa al treball col·lectiu assenyalar que s’ha elaborat amb un grup compost per 21 arxivers i arxiveres dels ajuntaments de Lleida, Tarragona, Sant Feliu de Llobregat, Sant Vicenç de Castellet, les diputacions de Barcelona Tarragona, Lleida i Girona, de la Xarxa
4
d’Arxius Municipals de Barcelona, Consell Comarcal de la Conca de Barberà i del Consorci d’Administració Oberta i coordinat tècnicament per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. El procés de treball ha tingut en compte tant l’experiència assolida en aquests anys en la implementació del quadre de classificació municipal de l’any 1989, com l’experiència d’ajuntaments que han elaborat un quadre propi. En aquest projecte especialment s’han consultat els quadres de classificació dels Ajuntaments de Terrassa, Sant Feliu de Llobregat, Sant Vicenç de Castellet, Sant Cugat del Vallès, Sant Boi de Llobregat, el quadre col·lectiu elaborat pels arxivers municipals i comarcal del Baix Empordà i l’elaborat pels arxivers de la Xarxa de d’Arxius Municipals de Barcelona. Puntualment també s’han consultat altres propostes com les de l’Ajuntament de Barcelona, Lleida i Girona. També s’ha tingut molt present que aquesta és una eina que ha de servir de suport essencialment a ajuntaments petits i mitjans i és per aquest motiu que, probablement, els ajuntaments grans no vegin prou ben reflectides algunes de les seves competències. En tot cas el plantejament que es fa és que aquest quadre pugui encabir més funcions de les que ara es troben identificades. A nivell tècnic, indicar breument que és un quadre funcional i de poca profunditat jeràrquica. Aquest ha estat un dels elements de major debat, el fet de si s’havien de reflectir les sèries documentals a la jerarquia del quadre o bé quedar-se a nivell de funcions. Finalment, tenint en compte que el Quadre ha de ser útil tant pels portals de transparència, com per un nombre molt divers d’ajuntaments amb realitats molt diverses, es va optar per un quadre amb un màxim de tres nivells i, alhora, complementat amb un catàleg de sèries documentals. Es considera que amb aquest disseny també es podrà facilitar tant la
5
interoperabilitat com les tasques de correspondència amb els quadres vigents dels arxius municipals. Finalment, comentàvem la voluntat que aquest sigui un document de consens i és per aquest motiu que hem obert un període de consulta pública per tal que pugueu fer les aportacions i suggeriments que considereu adients. http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Nova-Noticia-05521
6
NOTÍCIES L'Ajuntament
de
Tarragona
implanta
una
plataforma de gestió documental per a la conservació de documents electrònics La plataforma de gestió documental i arxiu electrònic per a la gestió i la conservació de documents electrònics, finançada pels fons europeus FEDER i per la Diputació de Tarragona, es troba en fase de prova i es començarà a implantar gradualment a partir del 2017. Aquesta plataforma permetrà el control, l’ús i la preservació de la documentació original, ja sigui en format electrònic, suport físic o híbrid. A més també garantirà
la
gestió
adequada
dels
documents
assegurant-ne
l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura al llarg del seu cicle de vida. Per a més informació: https://www.tarragona.cat/hisenda/noticies/noticies-2016/lajuntamentimplanta-una-plataforma-de-gestio-documental-per-a-la-conservaciode-documents-electronics
7
NZGOAL Software Extension El govern de Nova Zelanda publica una nova guia que permetrà utilitzar programari
governamental
per
ajudar
a
construir
programaris
innovadors. Land Information New Zealand (LINZ) ha publicat guies i directrius per ajudar a les agències governamentals a aplicar llicències de codi obert al seu programari. Així com les dades obertes del govern han creat negocis, per exemple, en el camp agrícola, els representants del govern creuen que prenent el mateix enfocament amb el programari també es pot convertir aquest en productes nous per a què la gent els utilitzi. Les noves directrius proporcionen claredat a les agències governamentals de com poden crear els seus programes en codi obert. Aquest enfocament reflecteix un moviment cap a una més gran participació de la ciutadania en les decisions governamentals Per
accedir
a
les
guies:
https://www.ict.govt.nz/guidance-and-
resources/open-government/new-zealand-government-open-accessand-licensing-nzgoal-framework/NZGOAL-SE
Creació de l’Agència de Ciberseguretat de Catalunya El 26 de juliol el Govern de la Generalitat de Catalunya ha aprovat el projecte de llei de creació de l’Agència de Ciberseguretat de Catalunya, que substituirà l’actual Centre de Seguretat de la Informació de Catalunya (Cesicat). Aquesta agència, adscrita al Departament de la Presidència, ha de garantir, entre d’altres, la seguretat de les xarxes de comunicacions electròniques i els sistemes d’informació en l’àmbit
8
de la Generalitat de Catalunya i de tot el seu sector públic, l’execució del servei públic de ciberseguretat, la coordinació amb el sector privat per millorar els nivells de seguretat de la ciutadania i el suport al Govern per elaborar i executar els plans de seguretat. El nou organisme serà també l’encarregat de donar resposta als incidents de ciberseguretat que es produeixen a Catalunya i que actualment desenvolupa el Cesicat. Per accedir: http://premsa.gencat.cat/pres_fsvp/AppJava/notapremsavw/294615/c a/govern-aprova-projecte-llei-creacio-lagencia-ciberseguretatcatalunya-fer-front-riscos-amenaces-societat-digital.do
Exhibició a la web: A glimpse into de archives Els Tribunals Criminals Internacionals per a Rwanda (ICTR) i per a l'antiga Iugoslàvia (ICTY) han estat la base per la justícia criminal internacional moderna. Els seus arxius, ara en la custòdia del Mecanisme per tribunals criminals internacionals, contenen milers de documents judicials, evidències presentades als judicis, transcripcions dels procediments proves, mapes, fotografies, i enregistraments audiovisuals. Aquesta exhibició ofereix una petita mostra de tot aquest material
i
aquests arxius ajuden també a fer tangible la complexitat dels esdeveniments que tenien lloc a Rwanda i a l’extinta Iugoslàvia. Per a més informació: http://www.unmict.org/specials/glimpse-into-thearchives/index.html#top
9
La Mesa aprova el Reglament d'Arxiu i Sistema de Gestió de Documents de les Corts de Castella i Lleó La Mesa de les Corts de Castella i Lleó, en la reunió del dia 16 de juny, ha aprovat el Reglament d'Arxiu i del Sistema de Gestió de Documents de les Corts de Castella i Lleó. Per accedir: http://sirdoc.ccyl.es/sirdoc/PDF/PUBLOFI/BO/CCL/9L/BOCCL0900148/BO CCL-09-009083.pdf
Eliminació
de
segells
d’autenticitat
per
a
documents públics La Unió Europea ha aprovat una normativa en la que se suprimirà el requisit actual per tenir un segell d'autenticitat (conegut com una postil·la) en documents públics emesos en un país de la UE que han de ser presentats per un ciutadà a una autoritat pública d’un altre país de la UE. La regulació també simplifica els tràmits pel que fa a les còpies certificades i introdueix formularis multilingües en totes les llengües de la Unió,
els
quals
s'adjunten
als
documents públics per evitar els requisits de traducció. Els àmbits coberts per la nova normativa són documents sobre el matrimoni, la unió
registrada,
el
divorci,
el
naixement, la mort, la paternitat,
10
l’adopció,
el
domicili
i
residència,
la
nacionalitat,
l'absència
d'antecedents penals i el dret a vot en les eleccions municipals i les eleccions al Parlament Europeu. Més informació a: http://ec.europa.eu/isa/news/2016/eu-to-abolish-authenticity-stampsfor-public-documents-from-other-eu-countries-isas-imi-solution-enablesthe-further-cut-of-red-tape_en.htm
Consulta injustificada de les bases de dades policials al Regne Unit D’acord amb un informe de Big Brother Watch entre els anys 2011-2015 més de 800 agents individuals de la policia del Regne Unit han fet servir les bases de dades oficials per divertir-se, per curiositat o per obtenir guanys financers personals. També s’han detectat més de 800 incidents en els quals la informació s’ha filtrat de manera inadequada fora dels canals de la policia. En la majoria dels casos no es van adoptar mesures disciplinàries contra el personal responsable i només el 3% van resultar processats o condemnats. L’informe alerta també que amb la nova legislació es preveu la possible confecció d'Expedients de connexió a Internet (ICR) mitjançant els quals la policia serà capaç d'accedir a dades que ofereixen una visió més profunda de la vida personal dels ciutadans. S’ampliaran enormement les dades que la policia podrà consultar (pràcticament tot el que els britànics fan en línia serà emmagatzemat i posat en bases de dades de la policia) però no es preveuen canvis significatius en les penes per abusos de mal ús de la informació.
11
L’informe suggereix les següents recomanacions: Introducció de penes privatives de llibertat per violacions greus de dades; en cas que es destapi una violació greu ha de significar antecedents pe l'individu responsable; notificació obligatòria d'una bretxa que afecta un ciutadà; eliminació d'expedients de connexió a Internet; aprovació del Reglament general de protecció de dades. Més informació: http://boingboing.net/2016/07/05/uk-cops-routinely-raided-polic.html https://www.bigbrotherwatch.org.uk/wp-content/uploads/2016/07/Safein-Police-Hands.pdf
12
JORNADES Borderless Cyber, European Comission Dates: 8-9 de setembre de 2016 Lloc: Brussel·les (Bèlgica) Més informació: http://borderlesscyber.oasis-open.org/eu16
Congrés
Internacional
de Transparència i dret d’accés a la informació pública Dates: 28-30 de setembre de 2016 Lloc: Madrid (Espanya) Més informació: http://congresotransparencia.com/el-congreso/
INSPIRE Conference 2016 Dates: 26-30 de setembre de 2016 Lloc: Barcelona (Espanya) Més informació: http://inspire.ec.europa.eu/events/conferences/inspire_2016/
13
Jornada ER idCAT: Nous serveis d’identitat digital al mòbil Ja estan disponibles les presentacions de la jornada sobre identitat digital realitzada el 28 de juny al Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada. Per accedir-hi: http://web.aoc.cat/blogs/2016/07/accediu-documentacio-jornadaidcatmobil/?utm_source=LLISTA+DE+GRUPS&utm_campaign=67179a60f6 -IDCAT-TCAT&utm_medium=email&utm_term=0_6dab3def4067179a60f6-105025681
14
PUBLICACIONS Public Access to Information for Development: A Guide to the Effective Implementation of Right to Information Laws. El Banc Mundial (en anglès World Bank Group) publica un recull de més de 100 lleis a nivell internacional relacionades amb el dret d'accés a la informació. Un treball realitzat amb l'objectiu d'avançar cap a una societat més transparent i responsable en la qual la governabilitat serveixi de manera eficaç a la reducció de la pobresa i al desenvolupament econòmic. Per això aquesta guia desenvolupament
històric
de
les
lleis
DAI,
els
explora el
seus
processos
d'elaboració, aplicació efectiva, funcionament i fins i tot l'impacte que aquestes tenen en el context de països molt diferents entre si. http://documents.worldbank.org/curated/en/2016/06/26521193/publicaccess-information-development-guide-effective-implementation-rightinformation-laws
Records management in the digital age Elizabeth
Gasiorowski-Denis,
editora
d’ISOfocus, va publicar el mes d’abril (a l’apartat de notícies de l'Organització Internacional per a l'Estandardització, ISO) un article sobre la nova ISO 15489-1:2016. En aquest article es justifica la publicació d’aquesta nova norma, es remarca la seva utilitat, s’indica breument els seus àmbits
15
d’utilització més lògics tot destacant, entre altres, la importància de la gestió documental en la societat actual. http://www.iso.org/iso/home/news_index/news_archive/news.htm?refid =Ref2072
Informe
sobre
transparència,
accés
a
la
informació pública i bon govern Un any després de l’entrada en vigor de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència,
accés
a
la
informació
pública i bon govern, el Síndic de Greuges ha presentat aquest mes el seu primer informe d’avaluació. Aquest primer informe inclou les conclusions i recomanacions principals. Destaca la necessitat
de
difondre
els
drets
dels
ciutadans en matèria de transparència i els mecanismes per exigir el seu compliment. http://www.sindic.cat/site/unitFiles/4163/Informe%20llei%20transparencia %20a%20Catalunya_catala.pdf
Codi de dret de la Ciberseguretat El 21 de juliol s’ha publicat el codi de dret de la Ciberseguretat, un compendi que pretén posar a disposició de tots els professionals una eina on poder trobar
actualitzades
directament
a
la
les
normes
que
Ciberseguretat,
afecten
facilitant
la
necessitat d’estudiar i analitzar una matèria ja imprescindible
per
aconseguir
una
correcta
16
protecció d’empreses, institucions i ciutadans dintre d’un estat social i democràtic de dret. http://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=173_Codigo_de _Derecho__de_la_Ciberseguridad
Digitisation,
online
accessibility
and
digital
preservation REPORT on the Implementation of Commission
Recommendation
2011/711/EU
2013-2015 El mes de juny la Comissió Europea ha publicat un informe que analitza i avalua el progrés global aconseguit a la Unió Europea en
l’aplicació
de
les
recomanacions
donades per la Comissió el 27 d’octubre de 2011, sobre la digitalització i l’accessibilitat en línia del material cultural i de conservació digital (2011/711/UE), així com també de les conclusions obtingudes pel Consell el 10 de maig de 2012. L'estructura de l'informe, seguint les recomanacions i conclusions esmentades, se centra en tres àrees principals; la digitalització, l'accés en línia i la conservació digital. http://ec.europa.eu/information_society/newsroom/image/document/2 016-27/2013-2015_progress_report_9-062016_16531.pdf?utm_source=dlvr.it&utm_medium=twitter
17
ESTÀNDARDS ISO/IEC 20922:2016 Information technology Message Queuing Telemetry Transport (MQTT) v3.1. ISO/IEC 20922:201 és un protocol de transport per a servidors de missatgeria amb funció de publicació i subscripció. És clar, obert, simple i dissenyat per ser fàcil d'implementar. Aquestes característiques el fan ideal per al seu ús en moltes situacions, incloent-hi la comunicació de Màquina a Màquina (M2M) i l’Internet de les Coses (IoT) contextos on s'exigeix una petjada de codi petita i/o gran amplada de banda de xarxa. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=69466
OASIS MQTT Internet of Things Standard Now Approved by ISO/IEC OASIS
MQTT
és
una
norma
de
l’Internet
de
les
Coses
(IoT)
desenvolupada pel consorci OASIS que ha estat ara aprovada per l'Organització Internacional per a l'Estandardització (ISO) i la Comissió Electrotècnica Internacional (IEC). La versió 3.1.1 de MQTT va ser votada pel Comitè Tècnic Conjunt sobre Tecnologia de la Informació (JTC1) d'ISO i IEC i se l’ha designat com 'ISO/IEC 20922'. https://www.oasis-open.org/news/pr/oasis-mqtt-internet-of-thingsstandard-now-approved-by-iso-iec-jtc1
18
NORMATIVA Accés Al DOUE de 17 de juliol de 2016 es publica la Decisió UE 2016/1162 del Banc Central Europeu de 30 de juny de 2016 sobre la divulgació d’informació
confidencial
en
cas
d’investigació
de
delictes
(BCE/2016/19). http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.192.01.0073.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :192:TOC
Administració electrònica Al BOP de Girona de 18 de juliol de 2016 es publica l’Edicte de l’Ajuntament d’Amer inicial
de
l’Ordenança
tipus
d’aprovació
reguladora
de
l’administració electrònica. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/136/2016136 06019.pdf
Avaluació Al BOE núm. 181 de 28 de juliiol de 2016 es publica la Resolució de 20 de juliol, de l’Oficina Española de Patentes y Marcas, per la qual s’aprova l’eliminació de la sèrie documental Terceras memorias de patentes y modelos de utilidad. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-7284
19
Sistemes d’informació Al DOUE de 19 de juliol de 2016 es publica la Directiva (UE) 2016/1148 del Parlament Europeu i del Consell de 6 de juliol de 2016 relativa a les mesures destinades a garantir un elevat nivell comú de seguretat de les xarxes i sistemes d’informació a la Unió. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.194.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :194:TOC
Transparència Al DOGC núm. 7156 de 6 de juliol de 2016 es publica la Resolució TSF/1653/2016, de 30 de juny, per la qual es designa l'òrgan del Consell de Treball, Econòmic i Social de Catalunya que assumeix les funcions corresponents a les unitats d'informació als efectes de transparència i accés a la informació pública. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=746160&language=ca_ES
20
LICITACIONS Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 27 de juliol de 2016 es publica l’anunci de licitació del contracte de subministrament
d'un
programa
de
gestió
d'expedients per a la implantació de l'Administració electrònica de l’Ajuntament d’Olesa de Montserrat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&07/02201601305 1.pdf&1
Digitalització Al DOGC núm. 7154 de 4 de juliol de 2016 es publica l’anunci de licitació per a la contractació dels serveis de digitalització i tractament documental de diverses col·leccions seleccionades pel seu valor històric, cultural i patrimonial, dipositades en el fons del Centre de Documentació de la Filmoteca de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=745913&language=ca_ES Al BOE núm. 165 de 9 de juliol de 2016 es publica l’anunci de la Junta Rectora del Organismo Autónomo Servicios Tributarios de Ceuta de licitació per a la contractació del Servei de manipulació, digitalització de justificants de notificacions, Arxiu i control de comunicacions i notificacions procedents del Organismo Autónomo Servicios Tributarios de Ceuta. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-33367
21
Al BOE núm. 173 de 19 de juliol de 2016 es publica l’anunci de l’Oficina Española de Patentes y Marcas per la qual es convoca la licitació per a la contractació del Servei de codificació i digitalització d’expedients de propietat industrial per a l’Oficina Española de Patentes y Marcas. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-34859
22
http:// Government of Alberta Information Management Website Aquest mes destaquem el portal web de gestió d'informació del govern d'Alberta, una de les deu províncies del Canadà. En aquesta pàgina trobareu la informació produïda per l'Arxiu Provincial d'Alberta així com també d'altres entitats governamentals. La pàgina s'estructura de manera força esquemàtica i simple en diferents apartats: legislació, publicacions, polítiques, normes i guies, desenvolupament professional i programa de gestió de la informació. http://www.im.gov.ab.ca/index.cfm
23
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
24
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
25
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
26
27