Butlletí ITGD. Núm. 116. Maig 2016

9 de juny. Dia internacional dels arxius

Innovació tecnològica i gestió documental

MAIG 2016 I Nº 116 1

04

Editorial

07

NotĂ­cies

09 Jornades

2

SUMARI 10

11

12

15

Normativa

Licitacions

Publicacions

EstĂ ndards

17 http://

3

EDITORIAL Aspectes

del

nou

reglament

europeu

de

protecció de dades vinculats a la gestió documental i els arxius El parlament europeu ha aprovat i publicat el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques en relació al tractament de dades personals, el seu accés i reutilització. Aquest reglament, que actualitza les definicions i principis en aquesta matèria, deroga les directives europees següents:

Directiva 95/46/CE de protecció de dades

personals i Directiva 2002/58/CE sobre la privacitat i les comunicacions electròniques. Paral·lelament, també s’han publicat dues Directives relacionades que complementen aquest reglament. En concret, la Directiva 2016/680, relativa a la protecció de les persones físiques en referència al tractament de dades personals per part de les autoritats competents i a la lliure circulació de d’aquestes dades i la Directiva 2016/681, que regula la utilització de dades del registre de noms dels passatgers

(PNR)

per

a

la

prevenció,

detecció,

investigació

i

enjudiciament de delictes de terrorisme i de la delinqüència greu.

En relació a l’arxiu i la gestió de documents cal assenyalar alguns aspectes en els que aquest Reglament tindrà una incidència directa. En primer lloc, i com passa en l’actualitat, aquesta normativa no és d’aplicació a les persones mortes (considerant 158). També cal destacar, en aquest mateix considerant, la definició d'un arxiu: "Les autoritats públiques o els organismes públics o privats que gestionen registres d’interès públic han de ser serveis que estan obligats, en virtut

4

del dret de la Unió Europea o de la legislació d'un Estat membre, a adquirir, mantenir, avaluar, organitzar, descriure, comunicar, promoure i difondre registres de valor perdurable per a l’’interès públic general i facilitar-ne l’accés1” Si entrem al contingut de l’articulat a l’article 5 hi ha un primer element destacat en què es precisa que el tractament de dades personals amb finalitat d’arxiu amb interès públic, amb finalitats d’investigació científica i històrica o finalitats estadístiques no es considerarà incompatible amb els fins inicials de processament. Així aquestes dades es podrien conservar més temps que el previst en el seu propòsit inicial, sens perjudici de l’aplicació de mesures tècniques i organitzatives adreçades a protegir els drets i llibertats de l’interessat. Una formulació semblant de conservació amb les mateixes finalitats és present a l’article 9 relatiu a dades personals sensibles o a l’article 17 sobre el dret a l’oblit. Indicar que el Reglament dedica una secció específica a les garanties i les exempcions aplicables al tractament amb fins d'arxiu en l'interès públic, amb el propòsit de la investigació científica o històrica o amb fins estadístics (article 89) en el que enumera altres articles amb les excepcions de tractaments amb fins d'arxiu

amb interès públic dels

articles 15 (dret d'accés de l'interessat), 16 (dret de rectificació), 18 (Dret a restriccions tractament), 19 (obligació de notificació pel que fa a la rectificació o cancel·lació de les dades personals o la restricció de tractament), 20 (dret a la portabilitat de les dades) i 21 (dret d'oposició).

Interessant assenyalar que les excepcions poden ser objecte de compliment del que es denominen "garanties apropiades per als drets i llibertats de les persones afectades" que a l’articulat prenen la forma de "mesures tècniques i d'organització". Aquestes "garanties apropiades" es definiran en un codi de conducta (article 40).

La traducció s’ha realitzar respectant els termes de la versió oficial en llengua castellana.

1

5

Finalment, assenyalar que, entre d’altres drets, el ciutadà haurà de conèixer (article 4.2) el termini de conservació de les seves dades personals o, quan això no sigui possible, els criteris utilitzats per a determinar aquest termini.

Així doncs, ens sembla que en aquest nou context normatiu en el qual caldrà informar al ciutadà del termini de conservació de les seves dades i també de la possibilitat, justificada, de conservar dades personals amb finalitats informatives o històriques, les taules d’accés i avaluació documental són uns elements que avalen aquesta normativa.

Per a accedir al reglament i les directives: https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC&uri=uriserv%3AO J.L_.2016.119.01.0089.01.SPA http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=DOUE-L-2016-80809

6

NOTÍCIES Joint Statement on Access to State and Local Records El Council of State Archivists (CoSA), National Association

of

Government

Archives

and

Records Administrators (NAGARA) i la Society of American Archivists (SAA) fan una declaració conjunta sobre l’accés a la documentació dels governs locals i dels estat. Remarquen que l’accés

està

regulat

per

llei

i

que

la

documentació ha de romandre accessible inclús si ha estat donada o dipositada en una institució privada. La documentació confidencial s’ha de salvaguardar, però el conjunt ha de continuar sent accessible al públic. Per accedir al document: https://www.statearchivists.org/files/5814/5867/9112/Joint_Statement_Ac cess_to_State_and_Local_Records_Final.pdf

7

Destrucció “per error” d’un informe exhaustiu del Senat dels Estats Units sobre l’ús de tortures L'oficina de l'inspector general de la CIA informa que va destruir "per error"

la seva única còpia d'un

informe exhaustiu del Senat sobre l’ús de la tortura. Aquest informe consta de 6.700 pàgines i conté milers d'arxius secrets sobre l'ús per part de la CIA dels mètodes d'interrogatori, com per exemple: el denominat submarí, la privació de la son i altres tècniques agressives usades a les presons denominades "lloc negre" pel seu emplaçament a l'estranger. Actualment, hi ha obert un conflicte entre el president del Comitè d'Intel·ligència del Senat, Richard Burr, i el govern Obama. El primer es va oposar a la publicació de l'informe complert a l’any 2014; mentre que el Govern va aconseguir el mateix any fer pública una versió executiva (de 500 pàgines). Recentment, la cort federal d'apel·lacions ha bloquejat una iniciativa (que s’alineava amb la Llei de Llibertat d’Informació –FOIA-) per revelar la versió completa del controvertit informe. El tribunal resol que, en ser un document custodiat oficialment pel Congrés, la FOIA no li és d’aplicació. En aquest context, s’està desenvolupant la polèmica i les sospites sobre si la destrucció del document ha estat (o no) un mer error per part de l’Agència d’Intel·ligència. Més informació a: https://www.yahoo.com/news/senate-report-on-cia-torture1429636113023030.html http://www.independent.co.uk/news/world/americas/cia-mistakenlydestroys-copy-of-6700-page-us-torture-report-feinstein-a7034096.html

8

JORNADES Jornada sobre l’aplicació pràctica de la Llei de Transparència Ja es troben disponibles el material i les presentacions dels ponents d’aquesta jornada organitzada pel Consorci d’Administració Oberta de Catalunya i que va tenir lloc el passat dia 17 de maig de 2016.

Per accedir: https://www.youtube.com/watch?v=tvyL0-JORAs http://www.slideshare.net/consorciaoc

2016 NAGARA Annual Conference Dates: 13 de juliol de 2016 Lloc: Lansing (Estats Units) Més informació: http://nagara.org/meetinginfo.php?id=10&ts=1441126 340

International Congress on Metadata 2016: "Multidisciplinary trends in the use of metadata" Dates: De 30 de maig a 3 de juny de 2016 Lloc: Ciutat de Mèxic (Mèxic) Més informació: http://iibi.unam.mx/f/congreso_int_metadatos_2016.pdf

9

PUBLICACIONS Digital Preservation Training Modules L’International Council on Archives (ICA) publica els mòduls de formació per la preservació digital dins de l’apartat dedicat a la difusió de recursos, com són les guies i manuals. Aquests mòduls són : Understanding

Digital

Records

Preservation

Initiatives,

orientat

a

proporcionar la informació necessària per a desenvolupar estratègies i adoptar mesures pràctiques per a protegir la integritat dels documents electrònics al llarg del temps, i Managing Metadata to Protect the Integrity of Records, centrat en oferir informació clau per determinar les metadades necessàries per a protegir la integritat dels documents electrònics i gestionar-les. Per accedir als documents: http://www.ica.org/en/digital-preservation-training-modules

UNESCO/PERSIST Guidelines for the selection of digital heritage for long-term preservation L’ICA presenta també una guia d’ajuda a

les

aquells

organitzacions documents

per

seleccionar

electrònics

que

poden ser susceptibles de conservació permanent. Aquest guia proporciona elements per dur a terme aquesta tasca de la manera més sostenible possible.

Per consultar la publicació: http://www.ica.org/sites/default/files/persist-content-guidelines.pdf

10

ESTÀNDARDS Records and information management standard Els National Archives of New Zealand publiquen l’esborrany d’aquest estàndard que exposa els requisits mínims obligatoris per

a

la

gestió

l’administració

de

pública

documents incloent

escoles i governs locals.

a

l’estat,

Durant aquest

mes de maig la norma ha estat exposada a

consulta

pública

per

del

sector

professionals

tal

que

els

poguessin

presentar les seves aportacions.

L’aplicació de l'estàndard des de 2014 per part del sector públic novazelandès ha plantejat qüestions rellevants sobre el seu ús, eficàcia i actualitat en el món dels arxius tant actual com futur. Amb aquest nou estàndard, d’obligat compliment, es consoliden i simplifiquen els principis i requisits actuals. També proporciona un suport més ampli als arxius i a la gestió documental, mitjançant eines flexibles que s’adapten a organitzacions de qualsevol mida.

L’acompanya

una

guia,

‘Implementing

the

new

Records

and

information management standard’, per millorar la seva comprensió i ús.

Per accedir a la norma:

http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_mana gement_standard_-_consultation_0.pdf Per accedir a la guia : http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consult ation_0.pdf

11

NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 19 de maig de 2016 es publica l’aprovació inicial de la modificació de l'Ordenança

reguladora

de

l'administració

electrònica del Consell Comarcal del Barcelonès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bo p2016&05/022016007884.pdf&1 Al BOP de Tarragona núm. 98 de 24 de maig de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de l’Argentera. https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =4513&ebop_any=2016 Al BOP de Barcelona de 24 de maig de 2016 es publica també l’anunci de l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal reguladora de l'administració electrònica de l’Ajuntament de Teià. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600824 9.pdf&1

Avaluació Al BOE núm. 120 de 18 de maig de 2016 es publica la Resolució de 26 d’abril de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y Competitividad, per la qual s’autoritza l’eliminació de determinades sèries documentals relatives a gestió de recursos humans. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-4770

12

Gestió documental i arxiu Al DOGC núm. 7122 de 18 de maig 2016 es publica l’anunci sobre aprovació inicial del Reglament de funcionament de l'Arxiu Històric d'Olesa de Montserrat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=726876&language=ca_ES

Simplificació administrativa Al BOP de Girona núm. 84 de 2 de maig de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança de simplificació administrativa per activitats de l’Ajuntament de Santa Cristina d’Aro. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/84/20168403469.pdf

Transparència Al DOGC núm. 7111 de 2 de maig de 2016 es publica l’anunci de l’Ajuntament de Bell-lloc d’Urgell sobre aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de la transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=724740&language=ca_ES

Al DOGC núm. 7113 de 4 de maig de 2016 es publica l’Edicte de l’Ajuntament de Moià sobre aprovació definitiva de l'Ordenança municipal reguladora de transparència, administració electrònica, accés a la informació i reutilització. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=725150&language=ca_ES

13

Al BOP de Lleida núm. 87 de 6 de maig 2016 es publica l’aprovació definitiva

de

l’ordenança

reguladora

de

la

transparència

i

l’administració electrònica de l’Ajuntament de Torà. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_87_3116 Al BOP de Barcelona de 9 de maig de 2016 es publica l’aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Fost de Campsentelles. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600714 9.pdf&1 Al BOP de Barcelona de 23 de maig de 2016 es publica l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament de Caldes de Montbui. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600815 5.pdf&1 Al BOP de Barcelona de 27 de maig de 2016 es publica l’anunci de l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament d’Avinyonet del Penedès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600864 .pdf&1 Al DOGC núm. 7131 de 31 de maig de 2016 es publica l’edicte de l’Ajuntament de Sant Joan Despí sobre aprovació inicial de l'Ordenança de transparència i administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=729110&language=ca_ES

14

LICITACIONS Gestió documental Al BOP de Barcelona de 18 de maig de 2016 es publica l’anunci de licitació

per

a

l'adquisició

i

implantació

d'una

eina

integral

d'administració electrònica per a la gestió dels documents i tràmits de l'Ajuntament d’Esplugues de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew ?bop2016&05/022016007868.pdf&1 Al BOE núm. 126 de 25 de maig de 2016 es publica l’anunci de la Consejería de Administración Pública y Hacienda de licitació per a la contractació dels serveis d’evolució, operació i suport del projecte d’Història Clínica Electrònica (SELENE) i les seves integracions, quadre de comandament integral i imatge mèdica del Servicio Riojano de Salud. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-22554 Al BOE núm. 129 de 28 de maig de 2016 es publica l’Anunci de licitació de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia per a la recollida i destrucció de documentació i altres residus en els Servicios Centrales del Ministerio de Justicia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-23310

15

Tractament arxivístic de documentació Al BOP de Barcelona de 17 de maig de 2016 es publica l’anunci de licitació per a la contractació del servei per executar el tractament arxivístic de 700 ml de documentació sense transferència formal de l’Ajuntament de L'Hospitalet de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600784 9.pdf&1 Al BOP de Barcelona de 26 de maig de 2016 es publica l’anunci de licitació de serveis de tractament de la documentació dels arxius municipals dels districtes de Ciutat Vella, Eixample, Les Corts, HortaGuinardó, Sant Andreu i Sant Martí a Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&05/02201600860 6.pdf&1

16

http:// Portal PERTTS Aquest mes destaquem el portal Program for Electronic Records Training, Tools, and Standards (PERTTS), creat recentment pel Council of State Archivist, associació americana sense finalitat de lucre que dóna suport als arxius dels diferents estats. L’objectiu d’aquest portal és per donar resposta al correcte tractament de la documentació publica en suport electrònic.

Aquest portal s’estructura en diferents apartats, entre els quals l’usuari pot trobar mòduls formatius, un apartat que profunditza en determinats aspectes de la gestió documental com és l’accés, la preservació, les polítiques, la transferència, seguretat, etc. Finalment el portal ofereix guies i recursos web de referència.

https://www.statearchivists.org/pertts/

17

BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -

La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació

-

L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible

-

Els diferents processos associats a la gestió de documents

-

L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.

18

QUI SOM? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema d’Arxius

de

Catalunya,

exerceix

entre

altres

les

següents

competències: -

Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental

-

Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya

-

Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.

19

SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat

DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat

20

21