Butlletí ITGD. Núm. 128. Maig 2017

9 de juny. Dia Internacional dels Arxius

5 de juny. Dia Mundial del Medi Ambient. Pensa abans d’imprimir



Innovació tecnològica i gestió documental

MAIG 2017 I Nº 128 1

04 Editorial

06 NotĂ­cies

08 Jornades

2

SUMARI 10

12

Publicacions

EstĂ ndards

13

16

Normativa

Licitacions

17 http://

3

EDITORIAL Notes XVI Congrés arxivística i gestió documental. La gestió documental el futur (és) ara!

El XVI è Congrés d’Arxivística i gestió documental que s’ha celebrat entre el 4 i el 6 de maig a la ciutat de Reus ha centrat la seva atenció en la gestió documental. En aquesta ocasió s’ha focalitzat l’atenció en experiències internacionals amb la voluntat de conèixer quines són les tendències actuals. Podríem dir que, en certa mesura el congrés ha servit per donar a conèixer unes temàtiques que van estar molt presents en el darrer Congrés Internacional d’Arxius celebrat el setembre de 2016 a la ciutat de Seul.

Les experiències locals han quedat limitades a les diverses presentacions PetxaKutxa, en les que alguns ajuntaments catalans presentaven en 4 minuts allò que al seu parer s’ha fet bé i allò que calia millorar en els seus projectes. També va haver una sessió amb els projectes pràctics més destacats com són eSet (CAOC), ACTIO (Diputació de Tarragona) i ARESTA (Generalitat de Catalunya).

A nivell general han destacat, en el nostre parer, les següents tendències. En primer lloc emergeix la necessitat que els arxivers participin en la gestió de les dades públiques. L’actual gestió de dades de les administracions està molt orientada a satisfer necessitats de transparència i reutilització. Es requereixen polítiques de preservació de dades, qualitat, i avaluació d’aquestes. Emmarcat en un context més ampli caldria considerar la necessitat de definir polítiques concretes de Governança de la informació i el rol de la gestió documental en aquesta.

4

L’avaluació documental es consolida com un element clau (vegeu la ponència de Cassie Findlay) i amb la nova versió de l’estàndard ISO 15489:2016 es vincula definitivament a les fases d’anàlisi de processos. El poder determinar el règim d’accés als documents i el període de conservació és clau per poder executar polítiques de preservació, transparència, etc.

Un altre eix de debat és el vinculat al rol que han de jugat els arxius històrics en el nou context digital. Així de les diverses intervencions sembla desprendre’s que els arxius històrics no han de convertir-se en simples repositoris de documents electrònics. Cal que evolucionin cap a consolidar-se com a centres d’informació al ciutadà de forma que caldrà aprofundir en la descripció arxivística i que aquesta estigui orientada a compartir informació amb altres sistemes d’informació. El que ens confirma que aquest és un tema d’interès pels professionals és l’èxit de convocatòria de la jornada “Els arxius històrics en l’entorn digital” organitzada recentment per l’Ajuntament de Barcelona en el marc dels actes del centenari de l’arxiu històric de la ciutat. http://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/arxiuhistoric/ca/conten t/jornada-els-arxius-historics-en-lentorn-digital-0 Finalment, destacar la necessitat de disposar d’estàndards de forma immediata i models de referència que siguin aplicables a les diverses administracions. En el context de l’administració electrònica els estàndards són bàsics pel desenvolupament i implementació efectiva de la gestió de documents.

Creiem que aquesta XVIena edició del congrés d’arxivística i gestió documental ha estat molt interessant, on els ponents i l’organització han estat a un bon nivell i en el que s’han tractat temes que realment estan impactant ja en el dia a dia de la nostra feina i altres que en breu ho faran (ex. tecnologia blockchain ...)

Ponències: https://arxivers.cat/presentacions

5

NOTÍCIES Desaparició de documents públics.

L’Ajuntament de San Sebastián de los Reyes (Madrid) crearà una comissió per investigar la desaparició de documents públics relacionats amb la signatura de convenis entre l’ajuntament i una empresa vinculada a la trama de corrupció Púnica.

Per a més informació: http://www.ssreyes.org/es/cargarAplicacionNoticia.do?texto=&fechaHa sta=&idCategoria=0&fechaDesde=&identificador=3727

Tecnologia Blockchain: Seguretat i privacitat en el processament de dades mèdiques La Fundació Tic Salut, organisme depenent del Departament de Salut que treballa per impulsar les TIC a l’àmbit de salut aquest mes presenta el vídeo titulat “tecnologia Blockchain: Seguretat i privacitat en el processament de dades mèdiques”. Utiltiza ell "Blockchain" (cadena de blocs) com la solució definitiva per mantenir la privacitat en l'historial mèdic del pacient i agilitzar el procés de comunicació i l'intercanvi de documents entre els proveïdors de salut sense intermediaris.

Per a més informació: http://www.ticsalut.cat/actualitat/flashticsalut/video/129/tecnologiablockchain-seguretat-i-privacitat-en-el-processament-de-dadesmediques

6

Memòria històrica. Desapareguts.

La Universitat de Barcelona ha cedit les 180 mostres genètiques del banc d'ADN de víctimes de la Guerra Civil a la base de dades del Programa d’Identificació Genètica de la Generalitat. La base de dades disposa actualment de prop de 900 perfils genètics de víctimes de la Guerra Civil. Aquest programa s’emmarca en el pla dels departaments d'Afers Exteriors, Relacions Institucionals i Transparència, de Salut i de Justícia que té per objectiu trobar relacions de parentiu entre els familiars de desapareguts durant la Guerra Civil i el franquisme i les restes humanes que es trobin a les fosses.

Més informació a cessio_dades_UB programa_identificacio_genetica

7

JORNADES Images: Digitization and Preservation of Special Collections in Libraries, Museums, and Archives 14 de juny de 2017 NISO Virtual Conference Més informació: http://www.niso.org/news/events/2017/2017_virtconf/jun14_virtconf/

NISO-BISG 11th Annual Forum, ALA. Delivering the Integrated Information Experience 23 de juny de 2017 Chicago, EUA Més informació: http://www.niso.org/news/events/2017/ala _annual/

8

Cultural heritage materials – University, Research and Folklore Archives in the 21st century 21 a 27 d’agost de 2017 Riga, Letònia Més informació: http://www..org/en/suv-conference-2017cultural-heritage-materials-%E2%80%93university-research-and-folklore-archives-21st

ARA Annual Conference 30d’agost a 1 de setembre Manchester, Regne Unit Més informació: http://conference.archives.org.uk/

9

PUBLICACIONS UNDERSTANDING METADATA Aquesta publicació de Jenn Riley és la primera de quatre que ens guia en una primera aproximació a les dades. Aquesta primera

guia

parla

dels

últims

desenvolupaments en metadades i les noves eines, millors pràctiques, i els recursos ara disponible http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/17446/Understa nding%20Metadata.pdf

Better Information for Better Government Es tracta d’un document publicat el 18 de gener de 2017 per Cabinet Office Digital

Records

and

Information

Management Team, en col·laboració amb

The

National

Archives

and

Government Digital Service. https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_ data/file/589946/2017-01-18__Better_Information_for_Better_Government.pdf

10

Manual de Simplificación Administrativa y Ficha de anàlisis normativo La

Comisión

de

Simplificación

Administrativa del Principado de Asturias ha elaborat el Manual de Simplificación Administrativa que recull, entre d’altres mesures normativa,

de

simplificació:

qualitat

simplificació de la gestió de

procediments, o racionalització de les carregues de treball. https://sede.asturias.es/bopa/2017/05/17/2017-05329.pdf

Diccionario de términos y conceptos de la Administración Electrónica Publicació

elaborada

por

Miguel

Solano

Gadea, per a la Secretaría General de Administración Digital (SGAD). Conté 2.329 termes

principals,

de

l’àmbit

del

dret

Administratiu regulat per les lleis 39/2015 (LPAC) i 40/2015 (LRJ), entre d’altra normativa i d’àmbits

com

la

signatura

electrònica,

protecció

de

dades,

transparència, etc. https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/p ae_Leyes-39-y-40-2015/materiales-ayuda/diccionario-terminos-yconceptos-administracion-electronica.html#.WSKRH9SLSmw

11

ESTÀNDARDS Tag Suit L’estàndard Tag Suit proporciona un format

d'XML

desenvolupadors,

comú els

que

editors

els i

els

distribuïdors poden utilitzar per publicar i intercanviar text i metadades d’estàndards. Les estructures es proporcionen per codificar tant el contingut normatiu i no normatiu dels estàndards, com les adopcions d’estàndards, i documents similars que són produïts per organitzacions productores d’estàndards. http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/17788/NISO_Z39.

102-201x_STS_Standards_Tag_Suite.pdf

NEDA-MC. Modelo Conceptual de Descripción Archivística: Entidades, Relaciones y Atributos La Comissió de Normes Espanyoles de Descripció Arxivística (CNEDA) és un grup de treball adscrit al Ministeri d’Educació i Cultura que ha aprovat i publicat la versió que inclou la fase de Entidades y Relaciones aprovada el 18 de juny de 2012, i la relativa a Atributos aprovada el 5 de maig de 2017: https://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areascultura/archivos/mc/cneda/documentacion/NEDA-MC-2017/NEDA-MC2017.pdf

12

NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 8 de maig de 2017 es publica

l’anunci

l'Ordenança

d’aprovació

d'Administració

definitiva

de

electrònica

de

l’Ajuntament de la Roca del Vallès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700771 2.pdf&1 Al DOGC núm. 7368 de 12 de maig de 2017s’anuncia l’aprovació definitiva de la modificació de l'Ordenança d'administració electrònica de l'Ajuntament de Palafrugell. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786058&language=ca_ES Al DOGC 7370 de 16 de maig de 2017 es publica l’ordre VEH/85/2017, d'11 de maig, del Departament de la Vicepresidència i d'Economia i Hisenda, per la qual s'estableix l'obligació de l'ús dels mitjans electrònics en les presentacions i pagament de diverses autoliquidacions per a determinats obligats tributaris. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786496&language=ca_ES Al DOGC 7370 de 16 de maig de 2017 es publica l’anunci sobre l’aprovació inicial de les modificacions de reglaments en matèria d'administració electrònica de la Diputació de Tarragona. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786405&language=ca_ES

13

Al DOGC 7372 de 18 de maig de 2017 es publica l’Anunci de l’Ajuntament

de

Vic

sobre

l’aprovació

inicial

de

l'Ordenança

d'administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786882&language=ca_ES Al BOP de Girona núm. 96 de 19 de maig de 2017 es publica l’anunci d’aprovació inicial de l’Ordenança municipal de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Palau-Saverdera. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/96/20179604022.pdf Al BOP de Barcelona de 25 de maig de 2017 es publica l’anunci d’aprovació definitiva i text íntegre de l'Ordenança de transparència i Administració electrònica de l'Ajuntament de Castellbisbal. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700931 5.pdf&1

Avaluació Al BOE núm. 103 de 1 de maig de 2017 es publica el dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre una sèrie documental del Ministerio de Justicia. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4759 Al BOE núm. 112 d’11 de maig de 2017 es publica el dictamen del Ministerio de Hacienda y Función Pública en la que s’autoritza l’eliminació

de

determinades

fraccions

de

sèries

documentals

específiques d’ Hacienda, conservades als arxius del Departamento, i en el seu cas, als Archivos Históricos Provinciales. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5161

14

Al BOE núm. 128 de 30 de maig de 2017 es publica el dictamen del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte en la que s’autoritza l’eliminació de sèries documentals comuns dels Archivos Histórico Provinciales i de sèries documentals comuns de la Administración General del Estado. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5989

Reglament d’Arxiu Al BOP de Girona núm.89 de 10 de maig de2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva del Reglament de l’arxiu històric de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/89/20178903669.pdf

Transparència i Bon Govern Al BOP de Barcelona de 25 de maig de 2017 es publica l’anunci de l’aprovació definitiva del Codi de bon govern i transparència municipal de l'Ajuntament de Masnou. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700935 2.pdf&1 Al BOE núm. 125 de 26 de maig de 2017 es publica l’anunci de l’entrada en vigor de la nova Ley 5/2017, de 8 de mayo, de Cuentas Abiertas para la Administración de La Rioja, que modifica l’antiga Ley 3/2014, de 11 de septiembre, de Transparencia y Buen Gobierno de La Rioja. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5830

15

LICITACIONS Catàlegs de procediments Al BOE núm. 128 de 30 de maig de 2017 es publica

l’anunci

de

licitació

per

a

l'adjudicació del contracte de serveis per l’elaboració del catàleg de procediments i serveis i la realització de la reenginyeria de tots els procediments administratius per la seva implementació electrònica a la Universidad de Cádiz. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-33420

Custòdia de documentació Al BOP de Barcelona de 10 de maig de 2017 es publica l’anunci de licitació per a l'adjudicació del contracte de serveis de custòdia de l'arxiu extern de Barcelona Activa. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700870 8.pdf&1

16

http:// Open Government Guide Aquest mes destaquem la web Open Government Guide, aquesta guia ha estat creada per Transparency and Accountability Iniciative i està pensada per donar suport al Open Governement Partnership.

Disposa de diferents apartats on es tracten aspectes que poden interessar a tots aquells involucrats en el govern obert, exemples pràctics i material que es pot descarregar. Conté un glossari de termes i un apartat on s’explica com fer servir aquesta guia. http://www.opengovguide.com/

17

BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -

La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació

-

L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible

-

Els diferents processos associats a la gestió de documents

-

L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.

18

QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -

Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental

-

Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya

-

Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.

19

SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat

DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat

20

21