Butlletí ITGD. Núm. 128. Mayo 2017

9 de junio. Día Internacional de los Archivos

5 de junio. Día Mundial del Medio Ambiente. Piensa antes de imprimir

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Innovación tecnológica y gestión documental

MAYO 2017 I Nº 128 1

04 Editorial

06 Noticias

08 Jornadas

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SUMARIO 10

12

Publicaciones

Estรกndares

13

16

Normativa

Licitaciones

17 http://

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EDITORIAL Notes XVI Congreso archivística y gestión documental. ¡La gestión documental el futuro (es) ahora!

El XVIº Congreso de Archivística y gestión documental que se ha celebrado entre el 4 y el 6 de mayo en la ciudad de Reus ha centrado su atención en la gestión documental. En esta ocasión se ha focalizado la atención en experiencias internacionales con la voluntad de conocer cuáles son las tendencias actuales. Podríamos decir que, en cierta medida el congreso ha servido para dar a conocer unas temáticas que estuvieron muy presentes en el último Congreso Internacional de Archivos celebrado en septiembre de 2016 en la ciudad de Seul.

Las experiencias locales han quedado limitadas a las diversas presentaciones

PetxaKutxa,

en

las

que

algunos

ayuntamientos

catalanes presentaban en 4 minutos aquello que a su parecer se ha hecho bien y aquello que había que mejorar en sus proyectos. También hubo una sesión con los proyectos prácticos más destacados comoson eSet (CAOC), ACTIO (Diputación de Tarragona) y ARESTA (Generalitat de Catalunya).

A nivel general han destacado, en nuestra opinión, las siguientes tendencias. En primer lugar emerge la necesidad de que los archivistas participen en la gestión de los datos públicos. La actual gestión de datos de las administraciones está muy orientada a satisfacer necesidades de transparencia y reutilización. Se requieren políticas de preservación de datos, calidad, y evaluación de estas. Enmarcado en un contexto más amplio habría que considerar la necesidad de definir políticas concretas de Gobernanza de la información y el rol de la gestión documental en esta.

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La evaluación documental se consolida como un elemento clave (ved la ponencia de Cassie Findlay) y con la nueva versión del estándar ISO 15489:2016 se vincula definitivamente a las fases de análisis de procesos.

El poder determinar el régimen de acceso a los documentos y el periodo de conservación es clave para poder ejecutar políticas de preservación, transparencia, etc.

Otro eje de debate es el vinculado al rol que han de jugado los archivos históricos en el nuevo contexto digital. Así de las diversas intervenciones parece desprenderse que los archivos históricos no tienen que convertirse en simples repositorios de documentos electrónicos. Hace falta que evolucionen ningún a consolidarse como centros de información al ciudadano de forma que habrá que profundizar en la descripción archivística y que esta esté orientada a compartir información con otros sistemas de información. Lo que nos confirma que este es un tema de interés por los profesionales es el éxito de convocatoria de la jornada “Los archivos históricos en el entorno digital” organizada recientemente el Ayuntamiento de Barcelona en el marco de los actos del centenario del archivo histórico de la ciudad. http://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/arxiuhistoric/ca/conten t/jornada-els-arxius-historics-en-lentorn-digital-0 Finalmente, destacar la necesidad de disponer de estándares de forma inmediata y modelos de referencia que sean aplicables a las diversas administraciones. En el contexto de la administración electrónica los estándares son básicos el desarrollo e implementación efectiva de la gestión de documentos. Creemos que esta XVIª edición del congreso de archivística y gestión documental ha sido muy interesante, dondelos ponentes y la organización han estado a un buen nivel y en el que se han tratado temas que están impactando ya en el día a día de nuestro trabajo y otros que en breve lo harán (ex. tecnología blockchain...)

Ponencias: https://arxivers.cat/presentacions

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NOTICIAS Desaparición de documentos públicos.

El Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes (Madrid) creará una comisión para investigar la desaparición de documentos públicos relacionados con la firma de convenios entre el ayuntamiento y una empresa vinculada a la trama de corrupción Púnica.

Para más información: http://www.ssreyes.org/es/cargarAplicacionNoticia.do?texto=&fechaHa sta=&idCategoria=0&fechaDesde=&identificador=3727

Tecnologia Blockchain: Seguridad y privacidad en el procesamiento de datos médicas La

Fundación

Tic

Salud,

organismo

dependiendo del Departamento de Salud que trabaja para impulsar las TIC en el ámbito de salud este mes presenta el vídeo titulado “tecnología Blockchain: Seguridad y privacidad en el procesamiento de datos médicas”.

Utiltiza él "Blockchain" (cadena de bloques) como la solución definitiva para mantener la privacidad en el historial médico del paciente y agilizar el proceso de comunicación y el intercambio de documentos entre los proveedores de salud sin intermediarios.

Para más información: http://www.ticsalut.cat/actualitat/flashticsalut/video/129/tecnologiablockchain-seguretat-i-privacitat-en-el-processament-de-dadesmediques

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Memoria histórica. Desaparecidos.

La Universidad de Barcelona ha cedido las 180 muestras genéticas del banco de ADN de víctimas de la Guerra Civil a la base de datos del Programa d’Identificació Genètica de la Generalitat. La base de datos dispone actualmente de casi 900 perfiles genéticos de víctimas de la Guerra

Civil.

Este

programa

se

enmarca

en

el

plan

de

los

departamentos d'Afers Exteriors, Relacions Institucionals i Transparència, de Salut i de Justícia que tiene por objeto encontrar relaciones de parentesco entre los familiares de desaparecidos durante la Guerra Civil y el franquismo y los restos humanos que se encuentren en las fosas.

Más información en: cessio_dades_UB programa_identificacio_genetica

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JORNADAS Images: Digitization and Preservation of Special Collections in Libraries, Museums, and Archives 14 de junio de 2017 NISO Virtual Conference Mรกs informaciรณn: http://www.niso.org/news/events/2017/2017_virtconf/jun14_virtconf/

NISO-BISG 11th Annual Forum, ALA. Delivering the Integrated Information Experience 23 de junio de 2017 Chicago, EE.UU. Mรกs informaciรณn: http://www.niso.org/news/events/2017/ala _annual/

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Cultural heritage materiales – University, Research and Folklore Archives in the 21st century 21 a 27 de agosto de 2017 Riga, Letonia Más información: http://www..org/en/suv-conference-2017cultural-heritage-materials-%E2%80%93university-research-and-folklore-archives-21st

ARA Annual Conference 30d'agost a 1 de septiembre Manchester, Reino Unido Más información: http://conference.archives.org.uk/

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PUBLICACIONES UNDERSTANDING METADATA Esta publicación de Jenn Riley es la primera de cuatro que nos guía en una primera aproximación a los datos. Esta primera

guía

habla

de

los

últimos

desarrollos en metadatos y las nuevas herramientas, mejores prácticas, y los recursos ahora disponible http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/17446/Understa nding%20Metadata.pdf

Better Information for Better Government Se trata de un documento publicado el 18 de enero de 2017 Digital

Records

Cabinet Office

and

Information

Management Team, en colaboración con

The

National

Archives

and

Government Digital Service. https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_ data/file/589946/2017-01-18__Better_Information_for_Better_Government.pdf

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Manual de Simplificación Administrativa y Ficha de análisis normativo La

Comisión

de

Simplificación

Administrativa del Principado de Asturias ha elaborado el Manual de Simplificación Administrativa que recoge, entre otras medidas

de

simplificación:

calidad

normativa, simplificación de la gestión de procedimientos, o racionalización de las cargas de trabajo. https://sede.asturias.es/bopa/2017/05/17/2017-05329.pdf

Diccionario de términos y conceptos de la Administración Electrónica Publicación elaborada miedo Miguel Solano Gadea,

para

la

Secretaría

General

de

Administración Digital (SGAD). Contiene 2.329 termas principales, del ámbito del derecho Administrativo regulado por las leyes 39/2015 (LPAC) y 40/2015 (LRJ), entre de otra normativa y de ámbitos como la firma electrónica, protección de datos, transparencia, etc. https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/p ae_Leyes-39-y-40-2015/materiales-ayuda/diccionario-terminos-yconceptos-administracion-electronica.html#.WSKRH9SLSmw

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ESTÁNDARES Tag Suit El estándar Tag Suit proporciona un formato

de

desarrolladores,

XML los

común

que

los

y

los

editores

distribuidores pueden utilizar para publicar e intercambiar texto y metadatos de estándares. Las estructuras se proporcionan para codificar tanto el contenido normativo y no normativo de los estándares, como las adopciones de estándares, y documentos similares que son producidos por organizaciones productoras de estándares. http://www.niso.org/apps/group_public/download.php/17788/NISO_Z39.

102-201x_STS_Standards_Tag_Suite.pdf

NEDA-MC. Modelo Conceptual de Descripción Archivística: Entidades, Relacionas y Atributos La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) es un grupo de trabajo adscrito al Ministeri d'Educació i Cultura que ha aprobado y publicado la versión que incluye la fase de Entidades y Relacionas aprobada el 18 de junio de 2012, y la relativa a Atributos aprobada el 5 de mayo de 2017: https://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areascultura/archivos/mc/cneda/documentacion/NEDA-MC-2017/NEDA-MC2017.pdf

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NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 8 de mayo de 2017 se publica el anuncio de aprobación definitiva de la Ordenanza de Administración electrónica del Ayuntamiento de la Roca del Vallès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700771 2.pdf&1 En el DOGC nº. 7368 de 12 de mayo de 2017s'anuncia la aprobación definitiva de la modificación de la Ordenanza de administración electrónica del Ayuntamiento de Palafrugell. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786058&language=ca_ES En el DOGC 7370 de 16 de mayo de 2017 se publica el orden VEH/85/2017, de 11 de mayo, del Departamento de la Vicepresidencia y de Economía y Hacienda, por la cual se establece la obligación del uso de los medios electrónicos en las presentaciones y pago de diversas autoliquidaciones para determinados obligados tributarios. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786496&language=ca_ES En el DOGC 7370 de 16 de mayo de 2017 se publica el anuncio sobre la aprobación inicial de las modificaciones de reglamentos en materia de administración electrónica de la Diputación de Tarragona. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786405&language=ca_ES

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En el DOGC 7372 de 18 de mayo de 2017 se publica el Anuncio del Ayuntamiento de Vic sobre la aprobación inicial de la Ordenanza de administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=786882&language=ca_ES En el BOP de Gerona nº. 96 de 19 de mayo de 2017 se publica el anuncio de aprobación inicial de la Ordenanza municipal de transparencia y administración electrónica del Ayuntamiento de PalauSaverdera. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/96/20179604022.pdf En el BOP de Barcelona de 25 de mayo de 2017 se publica el anuncio de aprobación definitiva y texto íntegro de la Ordenanza de transparencia y Administración electrónica del Ayuntamiento de Castellbisbal. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700931 5.pdf&1

Evaluación En el BOE nº. 103 de 1 de mayo de 2017 se publica el dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre una serie documental del Ministerio de Justicia. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-4759 En el BOE nº. 112 de 11 de mayo de 2017 se publica el dictamen del Ministerio de Hacienda y Función Pública en la que se autoriza la eliminación de determinadas fracciones de series documentales específicas

de

Hacienda,

conservadas

en

los

archivos

del

Departamento, y en su caso, en los Archivos Históricos Provinciales. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5161

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En el BOE nº. 128 de 30 de mayo de 2017 se publica el dictamen del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte en la que se autoriza la eliminación de series documentales comunes de los Archivos Histórico Provinciales y de series documentales comunes de la Administración General del Estado. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5989

Reglamento de Archivo En el BOP de Gerona núm.89 de 10 de mayo de2017 se publica el edicto de aprobación definitiva del Reglamento del archivo histórico de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/89/20178903669.pdf

Transparencia y Buen Gobierno En el BOP de Barcelona de 25 de mayo de 2017 se publica el anuncio de la aprobación definitiva del

Código de buen gobierno y

transparencia municipal del Ayuntamiento de Masnou. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700935 2.pdf&1 En el BOE nº. 125 de 26 de mayo de 2017 se publica el anuncio de la entrada en vigor de la nueva Ley 5/2017, de 8 de mayo, de Cuentas Abiertas para la Administración de La Rioja, que modifica la antigua Ley 3/2014, de 11 de septiembre, de Transparencia y Buen Gobierno de La Rioja. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-5830

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LICITACIONES Catálogos

de

procedimientos En el BOE nº. 128 de 30 de mayo de 2017 se publica el anuncio de licitación para la adjudicación del contrato de servicios por la elaboración del catálogo de procedimientos y servicios y la realización de la reingeniería de todos los procedimientos administrativos su implementación electrónica a la Universidad de Cádiz. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-33420

Custodia de documentación En el BOP de Barcelona de 10 de mayo de 2017 se publica el anuncio de licitación para la adjudicación del contrato de servicios de custodia del archivo externo de Barcelona Activa. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&05/02201700870 8.pdf&1

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http:// Open Government Guide Este mes destacamos la web Open Government Guide, esta guía ha sido creada

por

Accountability

Transparency

and

Iniciative

está

y

pensada para dar apoyo al Open Governement Partnership.

Dispone de diferentes apartados donde se tratan aspectos que pueden interesar en todos aquellos involucrados en el gobierno abierto, ejemplos prácticos y material que se puede descargar. Contiene un glosario de términos y un apartado donde se explica cómo utilizar esta guía. http://www.opengovguide.com/

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BOLETÍN ITGD El Boletín de Innovación Tecnológica y Gestión Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, el ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -

La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación

-

La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la fan posible

-

Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

-

El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, el ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector.

El Boletín ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

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¿QUIÉNES SOMOS? La Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio, con respecto al Sistema de Archivos de Cataluña, ejerce entre otros las siguientes competencias: -

Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio en el ámbito de archivo y gestión documental

-

Coordinar el Sistema de Archivos de Cataluña, la Red de Archivos Comarcales y los Archivos centrales Administrativos de la Generalitat de Catalunya

-

Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.

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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás al siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, tarros dirigirte al buzón del Boletín: Itgd.cultura@gencat.cat

DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto son en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirección General de archivos y Museos, a la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona,

o

mediante

la

dirección

de

correo

electrónico:

itgd.cultura@gencat.cat

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