Innovació tecnològica i gestió documental
MARÇ 2017 I Nº 126 1
04 Editorial
06 NotĂcies
09 Jornades
2
SUMARI 10
12
Publicacions
EstĂ ndards
13
16
Normativa
Licitacions
17 http://
3
EDITORIAL Model de política de gestió documental per a entitats locals Com és prou conegut en el nostre entorn professional l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat és d’obligat compliment per part de les administracions públiques de l’Estat. De fet el Ministeri d’Hisenda i Administracions públiques en el seu moment va fer un important desplegament tècnic-normatiu derivat del desplegament de la Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. En aquell moment es van aprovar un seguit de Normes Tècniques d’Interoperabilitat (NTI) que, en bona mesura, estan condicionant fortament la implantació de l’administració electrònica a nivell estatal, autonòmic i local. Recordem, només a tall d’exemple, les NTI de document, expedient, de digitalització de documents o la política de gestió documental que inclou un instrument essencial com és l’esquema de metadades del document electrònic (e- EMGDE). L’aprovació i la progressiva entrada en vigor de la Llei 39/2015 de procediment administratiu comú no ha derogat aquesta normativa sinó que l’ha consolidada. Tot i això trobem la recent publicació d’un document que marxa de la línia normativa preponderant i és el model de política de gestió documental per a entitats locals. Aquest document creiem que pot ser de gran utilitat per l’administració local ja que aporta una informació molt clarificadora i ben estructurada de com hauria de ser aquesta política. És un document que té la voluntat de ser útil tant a arxivers,
4
secretaris d’administració local i informàtics. De fet és un document que té coma origen un treball desenvolupat a l’Ajuntament de Tavernes de Valldigna (València). El document va ser revisat i impulsat dins de l’àmbit del Grup de treball de document, expedient i arxiu-e de la Comissió Sectorial d’Administració Electrònica que impulsa el Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques. En aquest grup de treball hi són presents representants de gestió documental i administració electrònica de l’Administració de l’Estat i de totes les comunitats autònomes. Indicar que el model de política de gestió documental en el nostre parer va més enllà del que es pot esperar d’un model i és pràcticament una guia d’implantació de la política de gestió documental, per exemple quan està indicant no només que ha d’haver un esquema de metadades institucional sinó que també ofereix criteris d’interpretació. El model conté també un model de quadre de classificació a títol orientatiu. Va haver un debat sobre la conveniència d’oferir un model o no. De fet moltes organitzacions locals tenen ja quadres de classificació implementats o comunitats autònomes que han desenvolupat models com recentment hem fet a Catalunya. Creiem que, sent un model de política, no hagués estat necessari incloure aquest quadre de classificació sense un consens més ampli del grup. En tot cas, veiem positiva voluntat de treballar en grups amplis i el fet de buscar el consens i compartir experiències com s’està fent en aquesta nova etapa per part dels responsables del ministeri. Creiem que caldrà anar aprofundint en que els documents resultants contemplin en la mesura del possible les diverses realitats organitzatives i institucionals de les administracions públiques de l’Estat https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/p ae_Noticias/Anio2017/Marzo/Noticia-2017-03-14-Disponible-el-Modelode-politica-de-gestion-de-documentos-electronicos-para-EntidadesLocales-PGD-eL.html#.WMrBCdThCmw
5
NOTÍCIES Hereu digital El Govern de la Generalitat ha aprovat el Projecte de llei de voluntats digitals per regular la vida digital de les persones mortes. Aquest nou marc legal reconeix el valor patrimonial de la petjada digital i estimula la designació d’un hereu digital. La norma, pionera a l’Estat, adapta les de successions del dret civil català a l’expansió de les noves tecnologies i a l’aparició de noves formes de patrimoni. Per a més informació: http://premsa.gencat.cat/pres_fsvp/AppJava/notapremsavw/299124/c a/govern-aprova-projecte-llei-voluntats-digitals-regula-llegat-difuntsxarxa.do-llei-voluntats-digitals-regula-llegat-difunts-xarxa.do
SNAC, Social Network and Archival Context Els National Archives dels Estats
Units,
junt
amb
d’altres institucions, posa a disposició dels investigadors un
programa
cooperatiu
per al desenvolupament i la recerca anomenat SNAC (Social networks and Archival Context), una prototipus de xarxa social que pot estalviar moltes passes als investigadors ja que relaciona els instruments de descripció de repositoris diversos. Per a més informació: http://socialarchive.iath.virginia.edu/
6
Quadre de classificació de l’AGE El subgrup de funcions del grup de treball de sèries i funcions comuns del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte ha publicat un primer esborrany del quadre de classificació de funcions comuns de l’Administració General de l’Estat. El document inclou una introducció, la finalitat que persegueix, un apartat de classificació funcional, el mètode de treball emprat, una sèrie de recomanacions per elaborar la part específica del quadre i, finalment, el quadre de classificació i el seu desenvolupament. Més informació a: http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/culturamecd/areas-cultura/archivos/mc/cscda/novedades/ccf-20170314.pdf
Austràlia GovPass La Digital Transformations Agency del govern australià està treballant en
noves
permetran
tecnologies provar
la
que
identitat
personal d’una manera més senzilla quan s’utilitzin els serveis en línia del govern. Això forma part del projecte GovPass que permetrà que hi hagi més serveis del govern disponibles i que siguin accessibles de forma segura. Per a més informació: https://www.dta.gov.au/blog/govpass/
7
La Casa Blanca retira Govern Obert del web La nova administració del President Trump ha procedit a treure del Web de la casa blanca totes les mencions a govern obert o dades obertes. Recordem
que
sota
l’administració
Obama
les
polítiques
de
transparència i govern obert van ser tota una referència mundial en aquesta matèria i van assolir un desenvolupament sense precedents. Així mateix l’actual govern ja ha arxivat el web de l’anterior president a un Web específic: https://obamawhitehouse.archives.gov/ https://g0v.news/trump-removes-open-government-from-white-housewebsite-5f7c4feb7c18#.n6f0onorq
8
JORNADES Innovations and Transformations in Government. dg.o 2017: 18th Annual International Conference on Digital Government Research Del 7 al 9 de juny de 2017 Staten Island, Nova York, EUA Més informació: http://dgo2017.dgsociety.org/
2017 NAGARA Annual Conference! Del 12 al 15 de juliol de 2017 Boise, Idaho, EUA Més informació: https://www.nagara.org/2017annualconference
9
PUBLICACIONS Guidance on Presidential Records
Els
National
Archives
and
Records
Administration dels Estats Units han fet públic
el
document
‘Guidance
on
Presidential Records’. https://www.archives.gov/files/presidenti al-records-guidance.pdf
Web Archiving in the United States: A 2016 Survey An NDSA Report Per comprendre millor el panorama de les activitats d'arxiu del web als Estats
Units
investigació
mitjançant dels
la
organismes
implicats, la història i l'abast de seus programes d'arxiu, els tipus de contingut web que es conserven, les eines i els serveis que s'utilitzen, i les polítiques generals en aquesta matèria. L’informe descriu l'estat actual, la seva evolució i algunes oportunitats i desenvolupaments de futur. http://ndsa.org/documents/WebArchivingintheUnitedStates_A2016Surve y.pdf
10
Las tres llaves de la transparència Joaquín
Miguel
Burgar
Arquimbau,
Fernando Gallego García i Joan Carles Faus Mascarell són els autors de Las tres llaves de la transparència, publicat per la Diputació de Castelló. En aquesta publicació es presenta un nou model d’administració potenciant el treball en xarxa, la col·laboració i els equips. https://transparencia.dipcas.es/documents/75355/94038/Las+tres+llaves +de+la+transparencia/214bc44b-cfd0-4072-94f18cbc185d11d5?version=1.2
11
ESTÀNDARDS Reglament Delegat (UE) 2017/571 de la comissió de 2 de juny de 2016 Al DOUE de 31 de març de 2017 es publica el reglament delegat de la UE 2017/571 pel qual es completa la Directiva 2014/65/UE del Parlament Europeo i del Consell en temes relatius a les normes tècniques de regulació relatives a la autorització, els requeriments d’organització i la publicació d’operacions aplicables als proveïdores de serveis de subministrament de dades, especialment referents a SIA. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.087.01.0126.01.SPA&toc=OJ:L:2017 :087:TOC
Reglament Delegat (UE) 2017/572 de la comissió de 2 de juny de 2016 Al DOUE de 31 de març de 2017 es publica el reglament delegat de la UE 2017/572 pel qual es completa el reglament (UE) n.o 600/2014 del Parlament Europeo i del Consell en temes relatius a les normes tècniques de regulació relatives a l’especificació de l’oferta de dades prenegociació i post-negociació i a nivell de desagregació de les dades, especialment referents a transparència. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.087.01.0142.01.SPA&toc=OJ:L:2017 :087:TOC
12
NORMATIVA Transparència i administració electrònica Al BOP de Lleida núm. 49 de 10 de març de 2017 es publica
aprovació
reguladora
de
definitiva
Transparència
de
l’Ordenança
i
Administració
electrònica de l’Ajuntament d’Alcanó. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets /donarEdicte/?id=2017_49_1775 Al DOGC núm. 7327 de 13 de març de 2017 es publica l’edicte sobre aprovació definitiva de l'Ordenança de Transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=780282&language=ca_ES Al BOP de Tarragona núm. 50 de 13 de març de 2017 es publica l’anunci d’aprovació inicial de l’Ordenança reguladora de la Transparència i l’Administració electrònica del Consell Comarcal del Baix Ebre. https://www.diputaciodetarragona.cat/ebop/index.php?op=anunci&id =2247&ebop_any=2017 Al DOGC núm. 7331de 17 de març de 2017 es publica l’edicte sobre aprovació definitiva de l'Ordenança reguladora de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament d’Alcanar. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=780755&language=ca_ES
13
Al BOP de Barcelona de 17 de març de 2017 es publica l’aprovació definitiva de l'Ordenança de transparència, accés a la informació i bon govern de l’Ajuntament de Terrassa. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&03/02201700423 6.pdf&1 Al BOP de Barcelona de 22 de març de 2017 es publica l’aprovació definitiva de l'Ordenança d'Administració electrònica i transparència de l'Ajuntament de Manresa. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&03/02201700456 6.pdf&1 Al DOGC núm. 7337 de 27 de març de 2017 es publica l’edicte sobre l’aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de la transparència i l'administració electrònica (5/2017) de l’Ajuntament de Flix. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=781697&language=ca_ES Al BOP de Girona núm. 61 de 28 de març de 2017 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l’Ordenança sobre transparència i administració electrònica de l’Ajuntament d’Aiguaviva. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/61/20176102317.pdf Al BOP de Lleida núm. 63 de 30 de març de 2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança de Transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament d’Organyà https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_63_2272
14
Dades Obertes Al DOGC núm. 7332 de 20 de març de 2017 s’anuncia la formalització de contracte de cessió d’una plataforma de Cloud Computing per a la creació d'un servei de dades obertes accessible mitjançant un portal web de dades obertes de l’Ajuntament de l'Hospitalet de Llobregat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=780869&language=ca_ES
15
LICITACIONS Accés
i
consulta
de
documentació Al BOP de Barcelona de 9 de març de 2017 es publica la licitació del servei auxiliar d'atenció als usuaris de la sala de consulta i préstec de l'Arxiu Municipal de Barcelona, reservat a Centres Especials de Treball. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&03/02201700383 1.pdf&1
Protecció de dades i Transparència Al BOP de Girona núm.59 de 24 de març de 2017 es publica l’anunci de licitació per a la contractació del servei de suport/assessorament i manteniment de protecció de dades, transparència, esquema nacional d’interoperabilitat i esquema nacional de seguretat a l’Ajuntament de Calonge. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/59/20175902360.pdf
16
http:// Vera PDF Aquest mes us volem recomanar la pàgina Web del projecte Vera PDF, un projecte al qual dona suport la Unió Europea en col·laboració amb la indústria per mitjà del projecte PREFORMA. Aquest consorci, dirigit per la Open Preservation Foundation (OPF) i per l'Associació de PDF, desenvolupa projectes per impulsar un validador de codi obert per a PDF/A recolzat per la indústria i el manteniment d’una comunitat per la gestió del projecte a llarg termini. http://verapdf.org/home/
17
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
18
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
19
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
20
21