Butlletí ITGD. Núm. 122. Novembre 2016 by ITGDButlletí

Innovació tecnològica i gestió documental

NOVEMBRE 2016 I Nº 122 1

04 Editorial

06 NotĂcies

08 Jornades

SUMARI 09

Publicacions

EstĂ ndards

Normativa

Licitacions

17 http://

EDITORIAL NE-ISO 15489:2016. Comentaris a les novetats El 23 de novembre de 2016 s’ha celebrat a Madrid la jornada “La nova ISO 15489: 2016. Instrument per a la transformació digital” organitzada per AENOR i la subdirecció general dels arxius estatals. La jornada ha obert el programa amb una intervenció inicial de Judith Ellis que va fer una presentació del procés d’actualització d’aquest estàndard, les seves principals novetats i la relació amb altres estàndards ISO. Seguidament es van portar a terme dues taules rodones sobre diversos aspectes de les diverses novetats que presenta la norma, alguna de les quals comentarem a continuació. Tant la moderació de la taula com les persones que hi van intervenir són vocals en representació de diverses institucions i ens del CTN50/SC1 Gestió de documents i aplicacions d’AENOR.

Les novetats més rellevants que aporta aquesta versió en espanyol de l’estàndard ISO la trobem en la traducció de dos conceptes. En primer lloc s’ha traduït el terme Appraisal per ‘Identificació i valoració’. Aquest és un aspecte rellevant ja que Appraisal s’ha entès com només el procés de valoració però, com ja es va comentar a l’editorial del Butlletí ITGD 115, el procés previ d’anàlisi de processos i valoració prèvia pren molt de protagonisme en aquest estàndard i s’ha optat per incloure els termes de les dues accions principals (Identificació i avaluació) en la versió UNE. Aquesta solució s’explica en aquest context i també tenint present que en la primera versió d’ISO 15489 no apareixia expressament

el concepte ‘valoració’ i el procediment estava inclòs en l’apartat de retenció el que li restava visibilitat.

El segon terme destacat són els Authoritative records que s’ha traduït com a ‘documents fidedignes’. Podem considerar que davant la dificultat de trobar un terme equivalent en espanyol la solució sembla òptima ja que el terme escollit acaba sent un compendi d’allò que han de ser les característiques principals d’un document (autèntics, fiables, íntegres i usables).

A la jornada també es va fer especial esment a que en aquesta norma hi havia una millor definició d’allò que eren els ‘processos documentals’ i els instruments de gestió documental. En aquest sentit la norma, molt més clara, pot ser de gran ajut a l’hora de dissenyar o redissenyar les polítiques de gestió documental de les institucions. També cal destacar la inclusió a la norma de les metadades com a element indestriable del document electrònic.

En les intervencions tant dels ponents com del públic es va debatre sobre aspectes vinculats a la integritat dels documents i, especialment, en l’impacte de l’administració electrònica i com s’ha d’abordar el redisseny de processos i d’organització.

Ressenyar que arran de la publicació d’aquest nou estàndard ISO és previst que es comencin a produir una nova generació de normes que haurien de desenvolupar aspectes concrets (valoració, gestió de dades, etc.) que s’apunten en aquesta nova versió.

Nota: En el moment que s’ha redactat aquest editorial no disposem de cap enllaç a continguts de l’acte. Si en els propers dies els organitzadors els fan públics els difondrem en l’apartat Jornades de propers butlletins.

NOTÍCIES Tecnologia quàntica La Comissió Europea aposta fermament pel desenvolupament de la tecnologia quàntica a l’empara del projecte Quantum Flagship. Si la primera revolució quàntica va ser cosa dels científics les autoritats europees creuen que aquesta segona revolució pot ser 100% tecnològica

desenvolupament

industrial

(vegeu

Quantum

manifesto a l’enllaç). La seguretat en les comunicacions és un dels camps on es preveu que aquesta tecnologia comporti avenços importants. Per exemple, per encriptar informació de forma molt més segura que amb les tecnologies actuals (teòricament, si algú interceptés les partícules que transportin un missatge codificat es podria arribar a detectar a l’instant perquè les altres partícules entrellaçades es veurien afectades). Per a més informació: https://ec.europa.eu/futurium/en/content/quantum-manifestoquantum-technologies

Creació del Sistema Nacional de Repositorios Digitales a Argentina Resolució 753 - E/2016 del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva de la República Argentina per a la creació del Sistema Nacional de Repositorios Digitales (SNRD). El SNRD pretén establir una xarxa d’interoperabilitat de repositoris digitals en ciència i tecnologia, a partir de l’establiment de polítiques, estàndards i protocols comuns a tots els integrants del Sistema. https://www.boletinoficial.gob.ar/DetalleNorma/154125

Projecte de llei d’arxius a Mèxic La República Federal de Mèxic està en el tràmit d'aprovació d'una nova Llei general d'arxius. Actualment, el senat té a exposició pública el projecte de llei i ha iniciat un ampli debat procés de debat ciutadà i professional d'aquest text. El projecte estructura i defineix el sistema d'arxius de Mèxic i cal resaltar la regulació que es fa de la documentació electrònica, les referències constants a la transparència tant en l'àmbit de la gestió documental com el vincle amb la valoració documental. Estableix els òrgans consultius i de coordinació del seu sistema i el rol de l'Arxiu Nacional de Mèxic. Finalment ressaltar que la regulació des de la vessant patrimonial dels arxius també és inclosa en aquest text. http://www.senado.gob.mx/sgsp/gaceta/63/2/2016-11-171/assets/documentos/Inic_Cristina_otras_Ley_Gal_Archivos.pdf

Accés a la informació com a dret humà El Tribunal Europeu dels Drets Humans ha determinat que la possibilitat d’accedir a la informació és un dret humà ja que la negativa a proporcionar accés vulneraria l’article 10 de la Convenció Europea de Drets Humans. El tribunal en aquesta sentència, a la que el Govern de Gran Bretanya havia presentat arguments en contra, indica que el dret o la obligació d’accedir a una informació es pot donar quan un jutge o tribunal ho ordena o bé, com era el cas, quan l’accés a la informació és instrumental per tal de poder exercir el dret a la llibertat d’expressió de la persona que demana l’accés a la informació. http://www.foi.directory/featured/theres-now-a-defined-human-right-toaccess-information-the-uk-government-argued-against-it/

JORNADES AIIM CONFERENCE 2017 13 de març de 2017 Orlando, Florida (EUA) http://www.aiimconference.com/home

International conference on ebusiness and egovernment 20 de gener 2017 Kampala Uganda http://www.icebeg.net/mainpage.html

Arxiu Nacional de Japó L’Arxiu Nacional del Japó publica les presentacions dels conferenciants japonesos del congrés de l’ICA 2016. Les podreu trobar en aquest enllaç http://www.archives.go.jp/english/news/2016090509.html

Arxiu Nacional d’Irlanda El 21 d’octubre de 2016 es va celebrar el Records Management Symposium patrocinat per l’Arxiu Nacional d’Irlanda, trobareu les presentacions en aquest enllaç http://www.nationalarchives.ie/digitalresources/records-management-symposium-21-october-2016/

PUBLICACIONS General Retention and Disposition Schedule for New York State Government Records La University of the State of New York ha publicat recentment unes directrius per acomplir amb els requisits legals, per tal d’aplicar la disposició de manera homogènia i conservar els documents administratius amb garanties només durant el temps necessari. Per accedir al document: http://www.archives.nysed.gov/common/archives/files/mr_pub_gensch edule.pdf

A Case Study for Blockchain in Healthcare: “MedRec”

prototype

for

electronic

health

records and medical research data MedRec és un nou sistema de gestió d’històries clíniques que s’està implementant als Estats Units aplicant la nova tecnologia Blockchain. Aquest sistema permet l’actualització de les dades mèdiques dels pacients de manera immediata i la interoperabilitat per part de proveïdors sanitaris i centres de tractament mèdic, respectant els nivells de seguretat, confidencialitat i responsabilitat que comporta el maneig de dades sensibles. Es facilita la obtenció de dades estadístiques de qualitat, respectant l’anonimat dels pacients, per facilitar la investigació mèdica.

https://www.healthit.gov/sites/default/files/5-56-

onc_blockchainchallenge_mitwhitepaper.pdf

Metadata in Electronic Records Management El Chief Records Officer at the National Archives (EUA) publica una pàgina referent al context de les metadades en un entorn electrònic amb enllaços al context del seu entorn organitzatiu. https://records-express.blogs.archives.gov/2016/11/21/metadata-inelectronic-records-management/

The Digital Transition: How the Presidential Transition Works in the Social Media Age En aquests dies s’està portant a terme la ‘transició digital’ de l’administració del president Obama a la del nou president electe. El seu objectiu és preservar per al poble nord-americà la història digital de la seva presidència i tots els documents d’arxiu que ha generat no només el President, sinó també la Casa Blanca. Aquesta transició no s’havia dut a terme de forma tan curosa i ordenada com ara i no té precedents als Estats Unitats d’Amèrica i s’està duent a terme, entre d’altres, gràcies als National Archives and Records Administration (NARA). https://www.whitehouse.gov/blog/2016/10/31/digital-transition-howpresidential-transition-works-social-media-age

ESTÀNDARDS PNE_ISO 25964-2 Al BOE núm. 273 de 11 de novembre de 2016 es publica la Resolució de 3 de novembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, per la qual se sotmeten a informació pública els projectes de norma UNE que la Asociación Española de Normalización y Certificación té en tramitació, corresponents al mes d’octubre de 2016. Concretament, la norma PNE_ISO 25964-2 Informació i documentació. Tesaures i interoperabilitat amb altres vocabularis. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10453

PNE-prEN ISO/IEC 27000, 27001 i 27002 Al BOE núm. 273 de 11 de novembre de 2016 es publica la Resolució de 3 de novembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, per la qual se sotmeten a informació pública els projectes de normes europees i internacionals que s’han tramitat

com a projectes de norma UNE, corresponents al mes

d’octubre de 2016. Concretament les normes ISO/IEC 27000, 27001 i 27002 referents a la tecnologia de la informació. Tècniques de seguretat. Sistemes de gestió de seguretat de la informació. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10454

NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Girona núm.213 de 8 de novembre de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial del Reglament de funcionament de la notificació per mitjans electrònics de l’Ajuntament d’Arbúcies. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/213/201621309274.pdf

Al BOP de Barcelona de 15 de novembre de 2016 es publica l’anunci de licitació del servei de consultoria per a la implantació de la nova plataforma de gestió de documents i arxius de l’Ajuntament de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&11/02201601979 5.pdf&1

Al BOP de Girona núm.227 de 28 de novembre de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora dels serveis d’administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Jordi Desvalls. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/227/201622709848.pdf

Avaluació Al BOE núm. 276 de 15 de novembre es publica la Resolució del Ministerio de Economía y Hacienda de 2 de novembre, per la qual s’autoritza l’eliminació parcial de determinades fraccions de sèries documentals referents a Estrangeria conservades als arxius de les Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, Direcciones Insulares, Oficinas de Extranjería y Archivos Históricos Provinciales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10648

Norma Tècnica d’Interoperabilitat Al BOE núm. 266 de 3 de novembre de 2016 es publica la Resolució de 27 d’octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, per la qual s’aprova la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10146

Seguretat Al BOE núm. 265 de 2 de novembre de 2016 es publica la Resolució de 13 d’octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, per la qual s’aprova la Instrucción Técnica de Seguridad de conformitat

amb

l’Esquema

Nacional

Seguridad.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-10109

Al DOUE de 8 de novembre de 2016 es publica l’Acord entre Geòrgia i la Unió Europea sobre procediments de seguretat per a l’intercanvi i la protecció d’informació classificada. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.300.01.0003.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :300:TOC

Signatura electrònica Resolució de 10 de novembre de 2016, de la Consejería de Empleo, Industria y Turismo, per la qual s’aprova la política de signatura electrònica i certificats del Principat d’Astúries. https://sede.asturias.es/bopa/2016/11/15/2016-12081.pdf

Transparència Al BOP de Lleida núm. 227 de 25 de novembre de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació

inicial

l’ordenança

transparència

administració electrònica de l’Ajuntament d’Estamariu. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_227_7894

Al DOGC núm. 7257 de 29 de novembre de 2016 es publica l’edicte d’aprovació inicial de l'Ordenança de transparència i d'administració electrònica de l'Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat. http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7257/1559103.pdf

LICITACIONS Administració electrònica Al BOE núm. 275 de 14 de novembre de 2016 es publica l’anunci de la Diputació de Lleida pel qual es convoca la licitació pública per a la prestació del Servei d’oficina tècnica per a la implantació de la eAdministració a la Diputació de Lleida.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-57372

Al BOE núm. 286, de 26 de novembre de 2016 es publica l’anunci de la Agencia Estatal de Administración Tributaria de licitació

per

contractació

del

subministrament i instalació de sis sistemes digitalitzadors d’imatges radiogràfiques, una impressora seca directa d’imatges digitals, jornada de formació, retirada dels actuals sistemes de revelat de líquids i el seu correcte reciclat per a diverses Aduanas del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-60808

Custòdia de documentació Al BOE núm. 281 de 21 de novembre de 2016 es publica l’anunci del Departament de Justícia de licitació d’un contracte de servei de tractament i trasllat de la documentació judicial dels partits judicials de Catalunya. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-59274

AL BOE núm. 284 de 24 de novembre de 2016 es publica l’anunci del Departament de Justícia de licitació d’un contracte de servei de transport de documentació dels òrgans adscrits a la Gerència Territorial de Barcelona Ciutat i l’Hospitalet de Llobregat.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-59958

Destrucció de documentació Al BOE núm. 280 de 19 de novembre de 2016 es publica la Resolució de la Subdirección General de Servicios Penitenciarios per la qual es convoca licitació pública per al servei de destrucció confidencial de documentació i gestió integral de residus per la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-58840

http:// Queensland State Archives Aquest mes us volem destacar la pàgina Web dels arxius del Govern de Queensland, a Austràlia. Aquest lloc web s’estructura en diferents apartats

entre

els

quals

podem

destacar

l’apartat

‘Strategic

Recordkeeping’ on, en forma de continguts desplegables, es planteja una estratègia per dissenyar i implantar un sistema de gestió de documents en la organització, tant a nivell de política com de requeriments tecnològics i processos documentals. També inclou material operatiu i eines de suport en forma d’enllaços.

http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/Fundamentals/Pages/d efault.aspx

BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a:

La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació

L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible

Els diferents processos associats a la gestió de documents

L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.

QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències:

Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental

Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya

Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.

SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1

Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat

DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat