Innovació tecnològica i gestió documental
SETEMBRE 2016 I Nº 120 1
04
Editorial
07
NotĂcies
10
Jornades
2
SUMARI 11
13
16
19
Publicacions
Normativa
EstĂ ndards
Licitacions
21
http://
3
EDITORIAL Notes sobre el Congrés Internacional arxius 2016 Entre els dies 5 a 10 de setembre de 2016 va tenir lloc el Congrés Internacional d’Arxius a la ciutat de Seül (Corea del Sud) un esdeveniment que es celebra cada 4 anys i que sol mostrar quines són les tendències o temes que més preocupen a la professió. En aquest editorial tractarem de compartir aquesta informació sempre tenint en compte que la mateixa magnitud del Congrés amb quasi 2000 persones assistents de 190 països i poc més de 200 ponències fa molt difícil traslladar una visió general. Des del nostre punt de vista la principal novetat del congrés va ser la presentació de l’esborrany de la norma Records in Contexts. A conceptual Model for Archival Description (RiC-CM). Aquesta norma té com a objectiu permetre una més completar descripció dels contextos i de la procedència dels documents. Vol aprofitar les oportunitats que ofereixen les noves i emergents TI en el camp dels arxius. RiC presenta com a novetats que supera la descripció multinivell i s’amplia a una noció de descripció multidimensional i també que identifica l’agrupació documental (Record setI com a una entitat diferenciada de document. Així mateix s’està desenvolupant una ontologia que serà útil per a oferir dades a la Web semàntica com ja estan fent les biblioteques o els museus. RiC és una norma a tenir molt en compte ja que representarà un gran impacte ja substituirà les 4 normes sobre descripció existents i, conseqüentment pot afectar a normes com NEDA o NODAC. Està a consulta pública fins el proper dia 31 de desembre de 2016. http://www.ica.org/egad-ric-conceptual-model-ric-cm-01pdf
4
També va tenir una forta presència entre les ponències del congrés la nova versió de l’estàndard ISO 15489. Essencialment aquesta va ser presentada i promoguda pels arxivers/eres australians. Es destacà la importància que assoleix l’anàlisi i la valoració documental en aquesta nova versió i es van remarcar les diferències amb la norma MSR-ISO 30300. De fet crec que va haver poques referències a MSR-ISO 30300 llevat de les que van fer els representants dels arxius del Govern i d’institucions de Corea. És remarcable l’interès que els arxius de Corea presten a la normalització i certificació en l’àmbit de la gestió documental, per exemple l’estàndard ISO/TR 17068:2012 Informació i documentació. Repositori de tercer de confiança per a documents electrònics va ser impulsat des de Corea i també tenen pràctica en la certificació de sistemes de gestió documental liderat per l’Arxiu Nacional de Corea. De fet el que el més destaca és la total imbricació de la gestió de documents electrònics amb les estratègies de govern electrònic. Aquesta política, que té com a objectiu ser líders mundials en e-gov, els porta ha establir convenis en aquesta matèria amb molts estats d’Àsia, Àfrica subsahariana i Amèrica llatina en les que ofereixen les seves solucions tecnològiques (aplicacions duanes, passaports etc.). http://www.archives.go.kr/english/main/technology_01.html
Pel que fa a la representació de l’arxivística catalana,
la Direcció
General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni va presentar la ponència ” El projecte ARESTA: l’arxiu electrònic del govern de Catalunya”. http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/00_actualitat/Conclusions_congres_ICA_Corea/2016-ICA-ARESTA.pdf La ponència s’encabia en la línia Gestió documental en l’època digital i es va presentar en la sessió “gestionant informació dels document”. Aquesta sessió es va ser conduïda per Joan Boadas i es va compartir
5
amb les ponències “La força de l’original. Rendició de comptes, lluita contra la corrupció i justícia social a Catalunya” presentada per Joan Soler president de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya
i la participació de Pilar Reverter de l’Arxiu Nacional de
Catalunya a la taula rodona sobre els conflictes bèl·lics vistos des dels dos cantons de la frontera. Com és habitual el congrés ofereix unes conclusions que recullen els temes debatuts que podeu consultar a: http://www.ica.org/en/archives-harmony-and-friendship-sustaining-spiritseoul. Malauradament al Web de l Congrés no s’ofereixen les ponències presentades. http://www.ica.org/es/node/16290
6
NOTÍCIES Model de Quadre de Classificació per a la Documentació Municipal Aquest mes la Direcció General d’Arxius Biblioteques Museus i Patrimoni publica la versió definitiva del model de quadre de classificació, que ja es troba a la disposició de tots
aquells
ajuntaments
que
estiguin
interessats en consultar, adoptar i aplicar aquest model. Aquest consta de dos instruments el quadre de classificació, pròpiament dit, de tres nivells i el catàleg de processos/sèries, al qual s’associen les polítiques de disposició i accés. Per a més informació: http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Noticia_QdCM_definitiu
Identificador d’escriptura manual Els Arxius Nacionals de Finlàndia anuncien l’ús de tecnologia que permet identificar l’escriptura manual, anomenada Recognition and Enrichment of Archival Documents (READ). Després de digitalitzar milions de documents escrits a mà, introduirà 500 d’aquets documents en un programa informàtic (Transkribus ) que servirà per fer proves i aconseguir el reconeixement informàtic dels texts escrits manualment. Per més informació: http://read.transkribus.eu/2016/06/14/national-archives-finland-takesfirst-steps-towards-handwritten-text-recognition/ O bé: http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/projects/read-3
7
Document de mínims per als arxius dels estats Aquest mes d’agost s’ha aprovat el document Developing and Maintaining a Strong State Archives que identifica els criteris mínims per poder crear i mantenir uns arxius estatals prou sòlids, ja que els arxius tenen un rol fonamental en l’efectivitat i la transparència del govern. Els arxius dels estats asseguren la preservació de la documentació que mostra les funcions i les accions governamentals i, per tant, protegeixen els drets dels ciutadans, asseguren la transparència i proporcionen les evidències del passat per ajudar a la presa de decisions del govern i en els interessos dels ciutadans. Així mateix, el Council of the State Archivist (CoSA) celebra el 10 d’octubre el ‘Electronic Records Day’ i, per això, en el seu portal ’State Electronics Records Initiative’ ofereix un espai dedicat a aquest dia amb una sèrie de materials promocionals amb notes, tríptics etc. per a una major comprensió de la necessitat de treballar en entorn electrònic, així com, diverses maneres per poder participar en aquesta celebració. Per més informació: https://www.statearchivists.org/programs/state-electronic-recordsinitiative/
8
Marc per al control de qualitat de metadades a Europeana Dins del marc d’Europeana es crea el Comitè de Qualitat de les dades que té per objectiu establir una metodologia que parteix de la hipòtesi que és possible mesurar la qualitat de les dades a través d’eines informàtiques. Un dels primers resultats d’aquest Comitè és el que ha desenvolupat Péter Király en el projecte “A metadata Quality Assurance Framework”. El seu objectiu és establir una metodologia que valori els registres existents i les noves dades entrants, i comparar-les amb els requisits de qualitat, així com facilitar consells i suggeriments als creadors de dades utilitzant indicadors de qualitat. https://hispanapro.wordpress.com/2016/09/21/marco-para-el-controlde-calidad-de-los-metadatos-eneuropeana/?utm_content=buffer8e1e5&utm_medium=social&utm_sour ce=twitter.com&utm_campaign=buffer
9
JORNADES Seminari “el rol de los archivos en la nueva institucionalidad cultural” Dates: 20 i 21 d’octubre de 2016 Lloc: Miraflores (Xile) Més informació: http://www.archivonacional.cl/616/w3article-65288.html
Jornadas Archivando Dates: 10 i 11 de novembre de 2016 Lloc: León (Espanya) Més informació: https://archivofsierrapambley.wordpress.com/
10th International Conference on Metadata and Semantics Research Dates: 22 -25 de novembre de 2016 Lloc: Roma (Itàlia) Més
informació:
http://www.mtsr-
conf.org/
10
PUBLICACIONS Réussir la révolution numérique : Des réseaux, des services et des données au profit des citoyens, des services publics et de l’économie La
Féderation
nationale
des
collectivités
concédantes et régies (FNCCR) publica aquest llibre blanc, una síntesi de propostes d’èxit de la revolució
digital.
Entre
aquestes
propostes
s’inclou la creació d’un establiment públic administratiu, una instància de govern nacional i
la
coordinació
de
la
tecnologia
digital
(infraestructura serveis fixos i mòbils, dades...), dotació pressupostària per a la societat digital, etc. Per accedir-hi: http://www.fnccr.asso.fr/wp-content/uploads/2016/06/
Digitalíza-t! Per tal de facilitar el compliment de les noves obligacions establertes a les lleis 39/2015, d’1 d’octubre, el Procediment Administratiu Comú de les
Administracions
Públiques
i
40/2015, d’1 d’octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic per part de les entitats locals, el govern de l’estat publica la guia Digitalíza-t! El seu objectiu és explicar les novetats en matèria d’administració electrònica i la transformació tant del procediment administratiu com de les relacions entre administracions i amb la ciutadania. Per accedir al document: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/
11
Mentiras de la transparència La Revista catalana de dret públic, a través de l’article Mentiras de la transparencia, valora les pràctiques de les administracions públiques en matèria de transparència, centrant la seva atenció en els canvis derivats de la nova normativa, en les seves implicacions i en les tasques que s’estan duent a terme en aquest sentit. Entre altres consideracions, destaca que fins ara en totes les iniciatives d’aquest tipus preval la quantitat de la informació publicada per damunt de la seva rellevància o la immediatesa de la connectivitat per sobre de la maduració conceptual. Per accedir a l’article: https://eapc-rcdp.blog.gencat.cat/2016/06/01/mentiras-de-latransparencia-mentiras-de-la-transparencia/
Implementation Guidance for Executive Order 13707: Using Behavioral Science Insights to Better Serve the American People La Executive Office del president dels Estats Units publica aquesta guia que dedicada a identificar les oportunitats que ofereixen les ciències del comportament per millorar de les polítiques i els programes del Govern Federal dels Estats Units. Aquesta guia d’implementació s’estructura en quatre aspectes claus: 1- Determinar l’accés als programes, 2- Presentar la informació al públic, 3- Estructurar les opcions en els programes i 4Dissenyar els incentius. La recerca en la ciència del comportament demostra com la comprensió de la informació no només depèn de la qualitat de la informació sinó també de la manera com es presenta. https://www.whitehouse.gov/sites/whitehouse.gov/files/images/EO%201 3707%20Implementation%20Guidance.pdf
12
ESTÀNDARDS Llista de codis de productors dels Departaments, ens i organismes del sector públic de la Generalitat de Catalunya i codificació d’unitats orgàniques La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Departament de Cultura publica un nou instrument tècnic dins del marc del Protocol de gestió documental i arxiu. Es tracta d’una llista que identifica els departaments, ens i organismes de la Generalitat associant-los una codificació específica de manera que en un entorn d’administració
electrònica
es
pugui
identificar
unívocament
el
productor de la documentació. Per accedir a l’instrument: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/instruccions_GD/llista_co dis_productors/Instruccio-1_2016_Codificacio-Generalitat_Annex.pdfURL I a la seva corresponent Instrucció 1/2016 de 21 de setembre: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/instruccions_GD/llista_co dis_productors/Instruccio-1_2016_codis-productors.pdf
13
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) v2.0 Ja es troba disponible la nova versió
de
l’esquema
metadades
de
de gestió
documental, un instrument creat en el context de les Normes Tècniques d’Interoperabilitat i que defineix la incorporació i gestió de les metadades dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida. Pel que fa a la Generalitat de Catalunya, l’Esquema de Metadades eSIGeDA està en procés de revisió per adaptar-se als canvis d’aquesta nova versió. Per a accedir al document: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/do cumentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metad atos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-2012/Esquema_Metadatos_eEMGDE_2016.pdf
Records in context. A conceptual Model for Archival Description El grup d’experts en descripció arxivística del Consell Internacional d’Arxius publica l’esborrany de l’estàndard “Records in context. A conceptual Model for Archival Description”. Quan es completi la norma constarà de dues parts: un model conceptual per a la descripció (RiCCM) i una ontologia (RiC-O). Aquest esborrany integra els continguts dels estàndards següents: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH. El termini de consulta pública finalitza el 31de desembre de 2016. Podeu consultar l’esborrany a l’enllaç següent: http://www.ica.org/egad-ric-conceptual-model-ric-cm-01pdf
14
S’acorda l’estàndard XML base.xsd que regula el document judicial El Grup de Treball de Bases d’Interoperabilitat i Seguretat del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) ha aprovat el format normalitzat XML base.xsd per al document judicial. Els canvis en les lleis processals i la mateixa Llei orgànica del poder judicial fan necessaris sistemes d’intercanvi d’informació entre sistemes de gestió processal. L’acord d’aquesta versió com a estàndard de XML base.xsd comporta revisar les Guies d’Interoperabilitat i Seguretat (GIS) de l’Expedient Judicial Electrònic i de Document Judicial Electrònic. Per a més informació: https://inza.wordpress.com/2016/09/20/se-concluye-el-estandar-xmlbase-xsd-que-regula-el-documento-judicial/
Al BOE núm. 218 de 9 de setembre de 2016 es publica a Resolució de 5 de setembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, per la qual es sotmeten a información pública els projectes de norma UNE que la Asociación Española de Normalización y Certificación té en tramitació, corresponents al mes de juliol de 2016. Concretament, la norma PNE-ISO 15489-Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8338
15
NORMATIVA Accés Al DOGC núm. 7216 de 29 de setembre de 2016 es publica la Resolució PRE/2178/2016, de 23 de setembre, per la qual es dóna publicitat al Conveni de col·laboració entre la Universitat de Barcelona i l'Entitat Autònoma del Diari Oficial i de Publicacions, per a la millora de l'accés i la reutilització de la informació publicada per l'Entitat a través del Portal del DOGC i el Portal Jurídic de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=755041&language=ca_ES
Administració electrònica Al DOGC núm. 7196 de 1 de setembre de 2016 es publica l’Ordre PRE/226/2016, de 29 d'agost, per la qual es regulen els aspectes tècnics i organitzatius del procés de registre previ en el fitxer Seu electrònica de l'Administració de la Generalitat de Catalunya necessari per als sistemes d'identificació i signatura basats en claus concertades. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=752375&language=ca_ES Al DOGC núm. 7203 de 12 de setembre de 2016 es publica l’anunci de l’Ajuntament de Sant Celoni sobre aprovació definitiva del text de l'Ordenança d'administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=753364&language=ca_ES
16
Al BOP de Barcelona de 20 de setembre de 2016 es publica l’anunci de contractació de la solució integral com a únic servei (programari i maquinari) del dipòsit digital per a documents de l'Àrea de Cultura de la Diputació de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&09/02201601623 8.pdf&1 Al BOP de Girona núm.185 de data 27 de setembre de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació
inicial
de
l’Ordenança
reguladora
de
l’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Sant Jordi Desvalls. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/185/201618507949.pdf
Avaluació Al BOE núm. 217 de 8 de setembre de 2016 es publica la Resolució de 29 de juliol de 2016, de la Subsecretaría Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, per la qual s’aprova l’eliminació i la conservació permanent de
sèries
documentals
custodiades
al
Archivo
General
de
la
Administración, així com l’eliminació de sèries conservades en els Archivos Históricos Provinciales de Murcia, Málaga i Cádiz, i de vàries sèries comunes a la Administración General del Estado. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8291 Al BOE núm. 222 de 14 de setembre de 2016 es publica la Resolució de 27 de juliol de 2016, conjunta de la Secretaría de Estado de Seguridad y de la Subsecretaría del Ministerio del Interior, per la qual s’aproven, revisen i actualitzen les normes de conservació i s’autoritza l’eliminació de sèries documentals del departament. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8413
17
Al BOE núm. 231 de 24 de setembre de 2016 es publica la Resolució de 19 de juliol de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y Competitividad, per la qual s’autoritza l’eliminació de determinades sèries documentals relatives a gestió econòmica de despeses i de contractació. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8767
18
LICITACIONS Administració electrònica Al BOE núm. 231 de 24 de setembre de 2016 es publica l’anunci de licitació de la Diputación Provincial de Valencia d’un servei d’implantació i subscripció d’una plataforma d’administració electrònica per a les entitats locals. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-44801 Al BOP de Barcelona de 27 de setembre de 2016 es publica l’anunci de la licitació d’un contracte de serveis de consultoria i implantació de l'Administració electrònica de l'Ajuntament de Vilassar de Mar. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&09/02201601638 0.pdf&1
Digitalització Al BOE núm. 230 de 23 de setembre de 2016 es publica l’anunci de licitació de la Comisión Nacional del Mercado de Valores del servei de recepció, preparació per al repartiment, escanejat i arxiu de la documentació rebuda en la Comisión Nacional del Mercado de Valores. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-44045
19
Recollida i destrucció de documentació Al DOGC núm. 7201 de 8 de setembre de 2016 es publica la Resolució del Consorci Sanitari Integral sobre la licitació per a la contractació del servei de recollida i destrucció de documentació confidencial als
centres del consorci. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_res ultats_fitxa/?action=fitxa&documentId=752842&language=ca _ES Al BOE núm. 219 de 10 de setembre de 2016 es publica l’anunci de la Diputación Foral de Álava, de licitació del servei d’empaquetat, dipòsit, custòdia, consulta i destrucció de la documentació dels arxius de la Dirección de Hacienda. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOEB-2016-41523
Servei d’Arxiu Al BOE núm. 233 de 27 de setembre de 2016 es publica la Resolució de la Gerencia de Atención Integrada de Albacete per la qual es publica la convocatòria de licitació per al servei d’Arxiu de Documentació Clínica. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-45509
20
http:// Code for Spain Aquest mes destaquem la pàgina web dedicada a la iniciativa Code for Spain, que segueix l’exemple d’altres països, com Estats Units o el Regne Unit en matèria de dades obertes. El seu objectiu és alliberar dades públiques en un format estàndard i fàcilment accessible que contribueixi a fomentar l’accés i la reutilització de la informació pública. Aquest lloc web ofereix un repositori de dades obertes que engloba bones pràctiques o casos d’èxit amb l’objectiu d’aprofitar el potencial que aporta la tecnologia per a millorar la gestió de les nostres ciutats i comunitats. També es pot accedir a un espai orientat a compartir projectes que s’estan duen a terme actualment o en un futur. http://www.codeforspain.org/
21
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
22
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
23
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
24
25