Nouveautés de l’entreprise Ethelred AG

Une bonne planification des services et des interventions, triplement repensée

De nombreuses forces d’intervention en Suisse font confiance au logiciel de gestion des effectifs « E3 » de l’entreprise suisse Ethelred AG de Bâle. Cette dernière annonce trois nouveautés : le domicile a changé, l’organisation a changé et une nouvelle solution d’application est lancée en ce début d’année.

Logiciel standard performant pour la planification du personnel et des interventions, la saisie des temps et des prestations, la gestion de la formation et de la qualité ainsi que la gestion des données d’entreprise et des accès. C’est la spécialité de l’entreprise Ethelred AG, basée à Bâle et issue il y a 38 ans de l’entreprise Haas + Wollmann, fondée en 1981.

Daniel Haas, PDG d’Ethelred, annonce pour fin 2024, début 2025 une nouvelle application « E3 » qui permettra de travailler de manière hautement mobile.

Martin Koller

Nouvelle équipe de direction composée de trois personnes

Jusqu’au printemps 2023, la direction de l’entreprise était assurée par Monique Haas­Fischer, qui agissait en tant que directrice administrative. Elle était secondée par son fils Daniel Haas, qui occupait le poste de directeur du développement et de directeur général. Le changement de génération a ensuite été bien planifié et préparé. Depuis, Daniel Haas est responsable du destin de l’entreprise de développement de logiciels en tant que PDG. Stefan Fischli a repris le domaine de l’administration et de la comptabilité en tant que directeur financier. Et depuis février 2024, le directeur des opérations Marco Guerrieri fait également partie de l’équipe de direction.

« Le trio est plus efficace car la charge est répartie sur un plus grand nombre de personnes qui concentrent leurs forces individuelles dans leur position respective », explique Daniel Haas.

Nouveau domicile d’Ethelred AG

Parallèlement à la restructuration de l’organisation, Ethelred AG, qui était installée depuis de nombreuses décennies au Kanonengasse 28, a déménagé « au coin de la rue », à une centaine de mètres à peine, au Steinengraben 22. « Notre entreprise s’est développée ces dernières années, tant au niveau structurel qu’au niveau du personnel. Nous avions donc besoin de plus d’espace pour des bureaux supplémentaires », explique Daniel Haas. « Le nouveau domicile est plus moderne, plus lumineux, plus spacieux et globalement mieux équipé. Mais surtout, il offre une valeur ajoutée évidente sous la forme d’un meilleur travail d’équipe, qui permet des échanges plus intenses et une coopération plus efficace entre nos collaboratrices et collaborateurs ». Bien sûr, comme l’explique Daniel Haas, tout déménagement implique beaucoup de travail et de nombreux changements. « Mais aujourd’hui, à peine six mois plus tard, je constate une chose : l’opération en a valu la peine. Les processus internes sont plus souples et la collaboration est devenue à la fois plus intense et plus simple. Je pense que tous les membres de l’équipe se sentent très bien dans ce nouveau lieu ».

ue de l’un des nouveaux bureaux d’Ethelred AG, située au Steinengraben 22, à Bâle.

Martin Koller

Nouvelle application « E3 » en phase finale de test

L’un des défis était le fait que Ethelred AG travaille depuis des mois de manière très intensive sur une nouvelle application qui doit être lancée fin 2024, début 2025. « Nous sommes actuellement en pleine phase de test », révèle Daniel Haas.

Le nouvel outil numérique doit rendre le logiciel standard de gestion des effectifs, développé par Ethelred en interne et disponible en plusieurs langues, encore plus mobile, complet et intuitif. « Notre logiciel, que nous avons intégré dans une architecture modulaire en nous appuyant sur l’expérience de quatre décennies de développement et de centaines de projets clients, fonctionne depuis longtemps sur le web et peut donc également être utilisé sur mobile. Mais jusqu’à présent, en raison notamment des fonctionnalités très variées, en partie optimisées pour le client, il était parfois un peu plus complexe d’utiliser davantage que les fonctionnalités standard courantes sur mobile. C’est pourquoi de nombreux utilisateurs effectuaient généralement les tâches plus exigeantes sur un appareil fixe, c’est­à­ dire sur un PC au bureau ».

Avec la nouvelle application, cela devrait appartenir au passé, promet Daniel Haas. « La nouvelle application permet de faire bien plus que de consulter des plans d’intervention ou d’effectuer une simple saisie lors des déplacements. Il sera possible d’utiliser quasiment toutes les fonctionnalités, que nous allons d’ailleurs encore étendre, d’une manière nettement plus simple et soutenue par une interface utilisateur intuitive ».

L’application tient compte des exigences élevées des organisations d’intervention en matière de besoins sur mesure, parfois très spécifiques. Comme par le passé, les souhaits individuels sont réalisés dans le concept modulaire en tant qu’extension entièrement intégrée du logiciel standard. Ainsi, les forces d’intervention disposent de solutions individuelles qui évoluent avec elles, au profit de la sécurité des investissements et de l’avenir.

Utilisation mobile plus flexible

Les modules de planification des services et des interventions, qui sont d’une importance capitale pour les organisations d’intervention, ont été au cœur de la conception de la nouvelle application. « Grâce à la nouvelle application, les responsables pourront à l’avenir effectuer des opérations complexes, telles que la création d’un tableau de service, aussi efficacement sur tablette que sur ordinateur. Nous avons également étendu et optimisé le module de planification des services dans la solution web. La planification des interventions peut en particulier désormais être effectuée de manière intégrée dans la planification des services, en tenant compte de toutes les ressources et moyens d’intervention disponibles », explique Daniel Haas. Les notifications, par exemple lorsque le plan de service a été modifié, sont directement déployées sur les terminaux mobiles des collaborateurs. Ceux­ ci ont ainsi accès à tout moment, via leur smartphone ou leur tablette en utilisation mobile, aux plans de service, d’équipe, journaliers et d’intervention actualisés, et peuvent enregistrer très facilement et rapidement leurs propres événements, par exemple les absences, les vacances ou les rendez­ vous ».

Le guidage par menu, plus intuitif, devrait également faciliter les choses. « Nous avons constaté que, par exemple, l’ancienne méthode avec des codes horaires spécifiques pour les services de piquet, les services de garde ou les services spéciaux, pour les vacances, les cadeaux d’ancienneté et bien d’autres choses encore, était trop complexe pour une utilisation mobile. Nous en avons tenu compte lors du développement de la nouvelle application et avons imaginé une solution nettement plus simple à utiliser ».

Avec la nouvelle application, les forces d’intervention, qui rencontrent des difficultés pour trouver du personnel qualifié par rapport à l’économie libre où les modèles de temps de travail flexibles sont beaucoup plus faciles à mettre en œuvre, devraient bénéficier d’un tout nouveau degré de liberté dans la planification de leur service. « L’application facilite grandement la saisie des temps. Les collaborateurs peuvent ainsi l’effectuer lors d’une période d’accalmie pendant une patrouille, sur le chemin du travail dans les transports en commun ou à la fin de la journée sur la table de la cuisine, et s’épargnent ainsi le trajet du soir jusqu’au bureau pour consulter leur ordinateur.

Il devrait en outre être plus simple et plus rapide de soumettre des demandes individuelles, par exemple pour des jours de congé, des absences d’une heure ou des répartitions de service. « L’année prochaine, nous intégrerons des automatismes afin de permettre une plus grande équité dans la planification des services », souligne Daniel Haas. « Ces automatismes veillent, sur la base de règles, à ce que les avantages et les « interventions indispensables » soient répartis de manière équitable. Une tâche qui devait jusqu’à présent être effectuée manuellement, nécessitant beaucoup d’efforts et de précision ».

Enfin, mais tout aussi important, les modules de gestion de la qualité et de planification de la formation permettent de planifier des cours, des formations ou des perfectionnements et de gérer les qualifications correspondantes, de manière rapide, simple et hautement mobile.

Conclusion : Plus mobile, plus simple et donc meilleure

Avec l’annonce de l’application « E3 » d’Ethelred, l’outil de planification du travail et de gestion des ressources humaines qui a fait ses preuves depuis des années auprès de nombreuses organisations d’intervention, telles que la police cantonale d’Appenzell Rhodes ­ Intérieures, la police municipale de Zurich ou la police de Schaffhouse, devient encore plus mobile. Toutes ces organisations d’intervention, ainsi que celles qui sont en train de migrer vers le logiciel « E3 », bénéficieront de plus de fonctionnalités, d’une plus grande mobilité et d’une utilisation intuitive améliorée.

Retrouvez plus d’informations auprès de l’entreprise :Ethelred AG, Steinengraben 22, 4051 Basel, Tél. 061 295 58 58 ethelred@ethelred.ch, www.ethelred.ch