Iniciación a Office
Unidad 3 Word
UNIDAD 3 – La cinta de opciones La cinta de opciones aglutina la mayor parte de las funciones de la aplicación Word. Como ya vimos en la unidad 1, las tareas se agrupan en secciones o fragmentos que vienen definidos con el título correspondiente al conjunto de funciones que agrupan. Al abrir Word aparece abierta la sección Inicio por ser la que agrupa el conjunto de funciones que utilizamos al comenzar a crear un documento. Podemos minimizar la cinta de opciones haciendo clic con el botón derecho del ratón en la barra de la cinta de opciones.
En esta unidad, se trabajará con las herramientas como cortar, copiar, pegar, hipervínculos, etc.
3.1. Cortar, copiar y pegar Las herramientas cortar, copiar y pegar son muy útiles para organizar un documento y permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo. Por ejemplo para quitar un bloque te texto escrito en un documento y pegarlo en otra parte del documento, o para repetir un bloque de texto escrito en un documento en otro lugar. Para utilizar estas herramientas debemos pulsar en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Cortar
Copiar
Pegar
También podemos acceder a estas herramientas haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte del documento y se desplegará una lista con diferentes funciones:
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Hay que tener en cuenta, que se pueden utilizar las herramientas cortar o copiar siempre que se hayan seleccionado datos en el documento. Estas herramientas tienen las siguientes funciones: Cortar Al seleccionar dar la orden de cortar, el bloque seleccionado desaparecerá pero una copia suya se almacena en la memoria del portapapeles. Con cortar lo que estamos haciendo es mover un bloque del documento, también se puede hacer lo mismo seleccionando el bloque y luego arrastrando hasta el lugar deseado.
Copiar Al seleccionar un bloque y a continuación dar la orden de copiar, el bloque seleccionado seguirá en el mismo lugar donde estaba en el documento y a la vez una copia suya se almacena en la memoria del portapapeles.
Pegar Al pulsar este botón, lo que hacemos es pegar en la parte donde se encuentre el cursor, lo que haya en el portapapeles de lo último que hayamos cortado o copiado. El portapapeles es una zona de memoria temporal, donde se puede almacenar momentáneamente bloques de información para luego pegarlos en cualquier otro lugar, lo último almacenado en el portapapeles borra lo que había almacenado anteriormente. Podemos visualizar el contenido del portapapeles haciendo clic en la flecha situada en la parte inferior derecha de la sección Inicio así como seleccionar varias opciones.
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Actividad guiada 25 En el documento word1 escribir un texto y practicar con las herramientas copiar, cortar y pegar. 1 – Abre Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007. 2 – Abre el archivo word1, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar el archivo word1 > Abrir. O Barra de herramientas de acceso rápido > Abrir 3 – Coloca el cursor al final de la página 4. 4 – Haz clic en Diseño de página > Configurar página > Saltos > Página, para insertar un salto de página. 5 – En la nueva página 5 escribe el siguiente texto: Dirección IP y nombre de dominio Todo ordenador conectado a la red Internet tiene que estar identificado de forma inequívoca con respecto al resto de ordenadores. Si no fuera así, no podrían comunicarse unos con otros. Es lo mismo que sucede con las direcciones postales o con los números de teléfono: han de ser únicos y exclusivos para cada usuario. Los ordenadores conectados a Internet se identifican mediante lo que se denomina Dirección IP. Las direcciones IP están formadas por cuatro números separados por puntos, cada uno de los cuales puede tomar valores entre 0 y 255. Por ejemplo, la dirección IP 193.144.238.1 Además de por la dirección IP, los ordenadores conectados a Internet pueden también identificarse por lo que se llama nombres de dominio. Los nombres de dominio se construyen de acuerdo a una estructura jerárquica y están formados por palabras separadas por puntos. Esto permite que sean más fáciles de recordar que las direcciones IP y que además puede deducirse la situación geográfica del ordenador, a quién pertenece o el propósito del mismo. Por ejemplo el nombre de dominio del servidor de Mentor es: mentor.mec.es 6 – Una vez escrito el texto, selecciona el primer párrafo (Todo ordenador……para cada usuario). 7 – Clic en Inicio > Portapapeles > Copiar. Para copiar el primer párrafo en la memoria del portapapeles. 8 – Coloca el cursor a continuación del tercer párrafo. 9 – Clic en Inicio > Portapapeles > Pegar. Observa que el primer párrafo está al principio y al final de la página. 10 –Selecciona el segundo párrafo (Los ordenadores conectados……dirección IP 193.144.238.1). 11 – Clic en Portapapeles > Cortar.
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12 – Coloca el cursor al final del último párrafo. 13 – Clic en Portapapeles > Pegar. Observa que el segundo párrafo ya no está en su lugar y ha pasado al final del texto. 14 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
“Guardar”.
3.2. Deshacer y rehacer En Word existen unas herramientas que permiten corregir y repetir las acciones que se van realizando. Estas herramientas son deshacer y rehacer, que son muy útiles cuando nos equivocamos y queremos ir deshaciendo lo realizado o también, rehacerlo. Con la opción deshacer, se consigue deshacer la última operación realizada, volviendo a la situación anterior. Para utilizar esta opción pulsamos el botón (deshacer) de la barra de herramientas de acceso rápido. Con la opción rehacer, permite rehacer lo último desecho, anulando los efectos de deshacer. Como es lógico, no podemos utilizar rehacer hasta que no se utilice deshacer. Para utilizar esta opción pulsamos el botón herramientas de acceso rápido.
(rehacer) de la barra de
Si pulsamos sobre la flecha situada a la derecha del icono deshacer y rehacer, aparecen las últimas operaciones realizadas, las cuales se pueden deshacer o rehacer varias a la vez. Pulsar sobre esta flecha
Actividad guiada 26 En el documento word1 borrar un párrafo y utilizar la herramienta deshacer para volver a recuperar el párrafo borrado. 1 - Al final de la página 5 del documento word1 escribe el siguiente párrafo: La primera palabra del nombre de dominio corresponde siempre al nombre del ordenador servidor, en nuestro ejemplo “mentor”. El resto de las palabras de ese nombre representan un subdominio que a su vez está comprendido en otro subdominio de alcance mayor, y así hasta la última palabra que corresponde al dominio principal o de primer nivel. En el ejemplo, “es” corresponde al dominio principal.
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2 - Una vez escrito el párrafo, seleccionarlo. 3 - Pulsar la tecla “Supr” (Suprimir) para borrar el párrafo escrito. 4 - Como se desea que se vuelva a escribir el párrafo borrado hacer clic en Deshacer. Observar que el párrafo ha vuelto a aparecer. 5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
3.3. Hipervínculos Los hipervínculos previamente creados son referencias que se encuentran en un documento o página Web. Son palabras o imágenes diseñadas para llevarnos a otras secciones, páginas o documentos, donde se amplía la información con solo pulsar con el puntero del ratón sobre ellas. Las palabras donde se ha insertado un hipervínculo, suelen aparecer resaltadas o subrayadas y cuando se posiciona el puntero del ratón sobre el vínculo, aparece información sobre el mismo. Para llevarnos a ese vínculo hay que pulsar la tecla <Ctrl> y sin soltar, hacer clic con el ratón Los hipervínculos nos permiten, al hacer un clic sobre ellos, abrir una página Web, abrir el gestor de correo electrónico para enviar un mensaje a un destinatario determinado, abrir un documento nuevo, o también situarnos en otro lugar del documento. Para crear el hipervínculo, seleccionamos el texto o imagen que queremos que actúe como hipervínculo y a continuación hay dos formas de crearlo: Seleccionar Insertar > Vínculos > Hipervínculo. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Actividad guiada 27. Hipervínculo a una página de Internet En una página nueva del documento word1 crear un hipervínculo a la página Web de “Mentor”.
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1 - Coloca el cursor al final de la página 5 del documento word1. 2 - Haz clic en Insertar > Páginas > Salto de página, para insertar un salto de página. 3 - Al principio de la página 6 escribir “Hipervínculo a página Web”. 4 - Selecciona el texto escrito y seleccionar Insertar > Vínculos > Hipervínculo.
5 - Haz un clic en
.
6 - En el apartado “Texto”, aparecen las palabras escritas anteriormente en el punto 3. Ahora en el apartado “Dirección” hay que escribir la dirección de la página deseada, en este caso escribir http:www.mentor.mec.es. En la versión 2000 de Office, hay que escribir la dirección Web en el campo denominado “Escriba el nombre del archivo o de la página Web”. El resultado debe ser el siguiente:
7 - Clic en Aceptar. 8 - Comprobar el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto, al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratón, se abrirá la página Web que hemos puesto como dirección (siempre que se tenga conexión a Internet). 9 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
Para crear un hipervínculo a un documento guardado en nuestro ordenador, el procedimiento es el mismo que para una página Web pero hay que seleccionar en el apartado de “Buscar en” la unidad, carpeta y archivo deseado y pulsar la tecla Aceptar.
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Actividad guiada 28. Hipervínculo a un correo electrónico Crear un hipervínculo a un correo electrónico debajo del hipervínculo creado anteriormente. 1 – Coloca el cursor debajo del hipervínculo creado anteriormente y escribir “Hipervínculo a un correo electrónico”. 2 – Selecciona el texto escrito y pulsa el botón >Hipervínculo.
3 – Haz clic sobre
o Insertar > Vínculos
.
4 – En el apartado “Dirección de correo electrónico:” hay que escribir la dirección exacta. En este caso utilizaremos la siguiente dirección ficticia jose@mentor.mec.es. Comprobar que al escribir la primera letra de la dirección de correo electrónico, aparece en el cuadro “mailto:”. El resultado debe ser:
5 – Clic en Aceptar. 6 – Comprueba el resultado. Para ello, situar el cursor sobre el texto del hipervínculo apareciendo la ayuda emergente “CTRL+clic”. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratón, se abrirá una ventana con la aplicación de gestor de correo que se tenga predeterminada en el ordenador, y como destinatario la dirección puesta anteriormente. 7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores. También se puede crear un hipervínculo para colocar el cursor en una posición concreta del documento, para esto hay que insertar un marcador.
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La utilización de marcadores de texto es una de las posibilidades muy útiles para aquellos casos en los que se trabaja con documentos grandes. Esta opción permite moverse con mayor agilidad y comodidad en el documento. Un marcador es una referencia que se diseña y se coloca en un lugar concreto para que cuando se quiera regresar a ese punto se haga de manera instantánea. Actividad guiada 29. Marcador Crear un hipervínculo que vaya desde la última posición (página 6) del documento word1 hasta la página 1. Recordar que para crear un hipervínculo a otra parte del documento primero hay que insertar el marcador y luego el hipervínculo. 1 – Para crear el marcador (lugar de destino del hipervínculo), sitúa el cursor en la primera línea de la primera página (INTERNET) del documento word1, y selecciona Insertar > Vínculos > Marcador. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
2 – En el apartado “Nombre del marcador”, escribe “marcador1” y pulsa la tecla Agregar. (El nombre del marcador puede ser el que se desee, en este caso se le ha denominado marcador1). 3 – Ya se ha creado el marcador, ahora hay que crear un hipervínculo para que nos lleve a ese marcador. Para ello debes posicionarte en la última línea de la página 6 y escribir “Hipervínculo a otra parte del documento”. 4 – Selecciona el texto escrito y haz clic en Insertar > Hipervínculo, a
continuación pulsar el botón
apareciendo la siguiente ventana:
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5 – Selecciona “marcador1” y pulsa en Aceptar. 6 – Comprueba el resultado. Al pulsar la tecla <Ctrl> y hacer un clic con el ratón, el cursor irá a la primera línea del documento. 7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
3.4. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles Al utilizar determinadas teclas como espacio, intro o tabulador, estamos dotando al texto con unos caracteres que no se ven en una vista normal del documento y que tampoco se verán al imprimirlo. Hay una herramienta en Word que permite conocer el número de veces que hemos pulsado estas teclas en la realización del documento, que nos puede resultar útil para crear un documento uniforme en toda su extensión. Por ejemplo, que siempre haya un espacio entre palabras o que siempre haya una línea en blanco entre párrafos. Para activar o desactivar esta herramienta, hay que pulsar el botón “Mostrar u ocultar”, de la barra de herramientas estándar. Una vez que se ha activado, aparecen los siguientes caracteres no imprimibles: Un punto “·” equivale a espacio en blanco. → equivale a un Tabulador. ¶ equivale a un retorno de línea (intro). Actividad guiada 30 Escribir un texto y mostrar los caracteres no imprimibles. 1 – Coloca el cursor al final de la página 6 del documento word1.
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2 – Escribe el siguiente texto: (A partir del segundo párrafo, hay que utilizar el tabulador para dejar todas las filas con la misma alineación). La parte de la informática que se dedica a resolver los problemas de automatización de las oficinas se conoce con el nombre de ofimática. La automatización de las oficinas se ha implantado debido a las siguientes razones: Se utiliza diariamente una gran cantidad de documentación. La documentación queda recogida en un espacio menor. Las modificaciones y cálculos son más sencillos. La necesidad de agilizar la gestión La aparición de aplicaciones ofimáticas específicas. 3 – Una vez que se ha escrito el texto, pulsa el botón de la sección Párrafo. Se puede comprobar que aparecen los caracteres no imprimibles.
4 – Deja desactivada la herramienta “Mostrar u ocultar” pulsando de nuevo en . 5 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
6 – Cerrar el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).
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