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UNIDAD 6 - TABLAS 6.1. Insertar tablas Las tablas se utilizan para organizar la información, con una estructura de filas y columnas, cuya intersección se le denomina celda.

Ejemplo de una tabla de dos filas y cinco columnas.

Fila CELDA

Columna Lo primero que haremos para insertar una tabla es colocar el cursor donde se quiera situar la tabla y a continuación, proceder de una de las siguientes maneras: Seleccionando la pestaña Insertar > Tablas > Tabla, si arrastramos el puntero del ratón sobre la herramienta que hemos abierto (Insertar tabla) irán marcándose las filas y columnas hasta que volvamos a hacer clic y la tabla quedará insertada en el documento:

Ejemplo realizado con 4 filas y 2 columnas

No es imprescindible conocer el número exacto de filas y columnas porque posteriormente se podrá añadir o quitar filas y columnas, como veremos más adelante.

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Si seleccionamos “Insertar tabla” aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Actividad guiada 44 Crear una tabla de 7 filas y 3 columnas para introducir las calificaciones de alumnos.

1 – Arranca Word para abrir un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007.

2 – Clic en Insertar > Tablas > Tabla > seleccionar “Insertar tabla”.

3 – Establece 7 filas y 3 columnas, como se muestra en la siguiente figura.

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4 – Clic en Aceptar.

5 – Escribe los siguientes datos en la tabla:

6 – Guarda el documento con el nombre word4. (Botón de Office > Guardar como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir word4 > clic en el botón Guardar).

6.2. Formato de tabla Una vez que se ha insertado una tabla, hay distintas herramientas para dotar a la tabla de la forma que se desee. Primeramente hay que seleccionar las filas, columnas o celdas.

Seleccionar tablas: Seleccionar una tabla.

Se puede optar por realizarlo de una de las siguientes maneras: Situar el cursor en la tabla creada y seleccionar la nueva pestaña “Presentación” que aparece al crear la tabla:

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Y una vez dentro de la sección Tabla ir a “Seleccionar” y Seleccionar tabla

Hacer un clic en la primera celda de la tabla con el ratón y sin soltar, arrastrar hasta seleccionar todas las filas y columnas.

Seleccionar una columna.

Hay tres formas: Situar el cursor en una de las celdas de la columna a seleccionar, clic en Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar Columna.

Colocar el puntero del ratón en la parte superior de la columna y cuando el cursor se transforme en una flecha hacia abajo, hacer clic con el botón izquierdo.

Pinchar en la primera celda de la columna con el ratón, y sin soltar, arrastrar hasta completar todas las celdas de la columna.

Seleccionar una fila.

Hay tres modos distintos de realizarlo: Situar el cursor en una de las celdas de la fila a seleccionar, y hacer clic en Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar Fila.

Hacer clic con el botón izquierdo del ratón en el extremo izquierdo del margen de la fila.

Pinchar en un extremo de la fila con el ratón, y sin soltar, arrastrar hasta completar todas las celdas de la fila.

Seleccionar una celda.

Situar el cursor en la celda e ir a Herramientas de tabla >Presentación >Tabla > Seleccionar > Seleccionar Celda.

Al igual que se ha estudiado en la unidad 2, a las celdas se les puede aplicar los distintos tipos de formato de texto: tipo y tamaño de letra, negrita, cursiva, subrayado, alineaciones, etc.

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Insertar celda. Situar el cursor en la celda más cercana a la futura celda y seleccionar Presentación > Filas y columnas > botón cuadro de diálogo de la sección

abriéndose un cuadro como este:

Insertar filas o columnas. Situar el cursor en la fila o columna más cercana a donde se quiere insertar y seleccionar Herramientas de tabla >Presentación > Filas y columnas:

Eliminar celdas. Seleccionar las celdas e ir a Herramientas de tabla >Presentación > Filas y columnas > Eliminar:

Mover filas y columnas. Seleccionar la fila o columna, pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltar, arrastrar hasta la nueva posición. En ese momento, se suelta el botón izquierdo del ratón.

Autoajustar al contenido. Existe una opción que permite ajustar el tamaño de las filas y columnas, al tamaño del texto de las celdas. Para utilizarla, una vez seleccionadas las celdas a autoajustar, hacer clic en Insertar >Tablas >Tabla > Insertar tabla > Autoajustar al contenido:

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Ordenar alfabéticamente. Hay que seleccionar las celdas a ordenar e ir a Herramientas de tabla >Presentación > Datos >Ordenar apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:

Pinchando aquí, se abren los tipos de datos a los que aplicar la ordenación.

Seleccionar el orden ascendente o descendente.

Actividad guiada 45 En la tabla del documento word4: insertar una fila para introducir más datos, eliminar una celda, autoajustar toda la tabla a su contenido y ordenar alfabéticamente la tabla por apellidos.

1 – Inserta una nueva fila al final de la tabla. Para ello coloca el cursor en cualquier celda de la última fila y ve a Herramientas de tabla >Presentación > Filas y columnas > Insertar debajo.

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2 – Inserta los siguientes datos en la nueva fila.

3 – Elimina la última celda de la tabla. Para realizarlo coloca el cursor en la última celda y ve a Filas y columnas > Eliminar > Eliminar cedas:

En el cuadro de diálogo que se abre selecciona Desplazar las celdas hacia la izquierda > Aceptar

4 – Para autoajustar toda la tabla a su contenido, con el cursor en cualquier celda de la tabla haz clic en Tabla > Seleccionar > Tabla (para seleccionar toda la tabla). A continuación Tabla > Autoajustar > Autoajustar al contenido.

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5 – Para ordenar la tabla alfabéticamente por apellidos, selecciona las celdas que contienen nombres (clic en “Ruíz” y sin soltar arrastrar hasta “Díaz”).

6 – Con la selección como se muestra en la figura anterior, ve a Herramientas de tabla > Presentación > Datos > Ordenar. Observa que se han ordenado las filas por orden alfabético y se han respetado la posición de las notas con el nombre correspondiente.

7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón

.

6.3. Ancho y alto de tabla Inicialmente al crear una tabla esta tiene un ancho y alto; si estas medidas no son las deseadas, se pueden cambiar.

Para especificar el ancho de las columnas de una tabla, primeramente hay que seleccionar las columnas a modificar y a continuación en Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Columna, especificar el ancho preferido en la casilla de dicho nombre.

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Para especificar el alto de las filas de una tabla, primeramente hay que seleccionar las columnas a modificar y a continuación en Presentación > Tabla > Propiedades > Filas, especificar el alto preferido, como se puede apreciar en la siguiente figura.

Si lo que se desea establecer es el ancho de toda la tabla, primeramente hay que seleccionar la tabla y a continuación en Tabla > Propiedades especificar el “ancho preferido” de la tabla. Donde también se puede establecer la alineación de la tabla con respecto de la hoja, y el ajuste del texto que hay fuera de la tabla siempre que la tabla tenga alineación izquierda o derecha.

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Cambiar el ancho y alto de filas y columnas: Al insertar una tabla, todas las filas y columnas tienen el mismo ancho y alto ajustándose a los márgenes de la página. Para modificarlo, debemos situar el puntero del ratón sobre el borde de la fila o columna, y cuando se convierta en doble flecha, pinchar y arrastrar hasta darle el tamaño deseado.

Actividad guiada 46 En la tabla del documento word4 establecer un ancho de columna de 2 cm y un alto de fila de 1 cm.

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.

2 –Ir a Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Seleccionar > Seleccionar Tabla (para seleccionar toda la tabla).

3 – Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla > Fila, activa la casilla “Especificar alto” y establece un alto de fila de 1 cm, como se muestra en la siguiente figura:

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4 – Clic en la pestaña Columna, activa la casilla “Ancho preferido” y establece un ancho de columna de 2 cm, como se muestra a continuación:

5 – Clic en Aceptar.

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6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón

.

6.4. Unir y dividir celdas A veces, en una tabla es necesario agrupar varias celdas en una sola celda, o una celda dividirla en varias celdas.

Unir celdas. Para eliminar el borde existente entre celdas y así convertirlas en una única celda, primeramente hay que seleccionar las celdas a unir y a continuación seleccionar Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar celdas: Dividir celdas y Tabla. Seleccionando Herramientas de tabla > Presentación > Combinar >Dividir celdas ó Dividir tabla.

En el caso de dividir celdas, al pinchar en el botón aparecerá el cuadro de diálogo siguiente para introducir el nº de columnas y filas.

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Actividad guiada 47 Unir las tres primeras celdas de la tabla del documento word4.

1 – Selecciona las tres celdas de la primera fila de la tabla (clic en la primera celda y sin soltar arrastrar hasta la tercera celda de la primera fila).

2 – Clic en Herramientas de tabla > Presentación > Combinar > Combinar celdas.

3 – Observa que ahora la primera fila solo contiene una celda.

4 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón

.

6.5. Bordes y sombreados en tablas Los bordes y sombreados son utilizados para darle una presentación más llamativa a la tabla mejorando el diseño de la misma. Se puede añadir borde y sombreado a determinadas partes de la tabla e incluso a toda la tabla.

Para introducir un borde o un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y sombreado, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo:

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o también en la sección Párrafo > Botón bordes

o botón sombreado

Con la pestaña “Bordes” activada se encuentran las opciones siguientes: Valor: ninguno, cuadro, todos, cuadrícula y personalizado. Son los distintos tipos de borde que se puede introducir. Lo más normal es seleccionar la opción “Todos” para que el tipo de borde se aplique a todas las líneas de la tabla o de la selección.

Estilo: distintos tipos de líneas que puede tener el borde (continua, discontinua, doble, etc.).

Color: viene como color predeterminado el negro, pero se pueden elegir otros colores.

Ancho: grosor de las distintas líneas.

Vista previa: vista de cómo queda el borde sobre la tabla (o celdas), en el que se puede quitar o añadir lados al borde con estos botones

.

Una vez establecidas las características de los bordes, pulsar Aceptar.

También se puede añadir un borde a un texto, seleccionando dicho texto y pulsando el botón

que se encuentra en la sección Párrafo.

Para añadir un sombreado, seleccionar la tabla y a continuación en Herramientas de tabla > Presentación > Tabla > Propiedades > Bordes y sombreado, y elegir la pestaña Sombreado, donde aparece el siguiente cuadro de diálogo:

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(o también en la sección Párrafo > Botón bordes

o botón sombreado

.

Actividad guiada 48 En la tabla del documento word4 establecer a toda la tabla un borde de doble línea y un sombreado gris al 15%..

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word4.

2 – Haz clic en Tabla > Propiedades de tabla.

3 – En la sección “Tabla” > Propiedades haz clic en Bordes y sombreado.

4 – Establece el “valor” Todos, el “estilo” doble línea, “ancho” 3 pto y en “aplicar a” debe aparecer Tabla, como se muestra en la siguiente figura:

5 – Clic en la pestaña Sombreado y establece un sombreado gris del 15%, como se muestra a continuación:

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6 – Clic en Aceptar > Aceptar.

7 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón

.

8 – Cierra el documento word4 (Botón de Office > Cerrar).

6.6. Estilos de tablas Word ofrece la posibilidad de dar un formato automático a una tabla ya creada.

Esta función aplica formato a una tabla automáticamente. Para utilizarla, hay que situarse en la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla. En ese momento, se abre una muestra de varios estilos de tablas:

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En la sección “estilos de tabla”, aparece una muestra de los distintos formatos predefinidos. Utilizando las flechas situadas a la derecha de la sección se mostrarán más estilos de tabla. Si se selecciona uno de ellos, en la vista previa aparece el aspecto de dicha tabla. Una vez elegido el autoformato, se pulsa aceptar y la tabla adquiere ese formato.

Actividad guiada 49 A la tabla del documento word5 aplicarle un estilo de tabla tipo “Cuadrícula clara- énfasis 5”.

1 – Abre el archivo documento word5, Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar word5 > ó Botón de Office > Abrir.

2 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla.

3 – Ir a Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla.

4 – Selecciona el tipo “Cuadrícula clara- énfasis 5”.

Quedará así: GASTOS MENSUALES COMIDA VIAJE ROPA CINE HIPOTECA

600 120 90 30 500

REGALOS

70

6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón Barra de acceso rápido > Guardar).

“Guardar” ( o en

6.7. Cómo mover tablas Al igual que los distintos tipos de objetos que se insertan en un documento de Word, las tablas se pueden cambiar de posición.

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Para mover una tabla basta con colocar el puntero del ratón sobre la tabla y cuando aparezca en la esquina superior izquierda de la tabla el puntero , pulsar sobre él y arrastrar sin soltar al lugar deseado.

Al hacer clic sobre el puntero la tabla queda seleccionada, para establecer a la tabla la alineación izquierda, derecha o centrada se pueden utilizar los botones de alineación

de la sección Párrafo.

Al colocar el puntero del ratón sobre la tabla aparece un pequeño cuadrado en la esquina inferior, el cual sirve para cambiar el tamaño de la tabla, pulsando sobre él y arrastrando.

6.8. Convertir texto en tabla y viceversa CONVERTIR TEXTO EN TABLA Para convertir un texto lo primero que hay que hacer es seleccionar dicho texto, a continuación seleccionar la pestaña Insertar > Tablas > Tabla > Convertir texto en tabla, mostrándose el siguiente cuadro de diálogo.

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Donde se indica el número de columnas y filas que va a tener la tabla. En la sección “Separar texto en”, se puede elegir el carácter separador de texto, los cuales pueden ser por párrafos, tabuladores, puntos y comas, o elegir otro carácter separador en la opción:

.

CONVERTIR UNA TABLA EN TEXTO Tras seleccionar la tabla o posicionarse en cualquier celda, ir a Herramientas de tabla > Presentación >Datos >Convertir tabla en, mostrándose el cuadro de diálogo donde se indica el separador de la conversión. Si la tabla tiene varias columnas el separador a seleccionar es “Tabulaciones”. Si se elige como separador “Marcas de párrafo”, cada celda se convertirá en un párrafo.

Actividad guiada 50 Convertir la tabla del documento word5 en texto. A continuación convertir ese mismo texto en tabla.

1 – Coloca el cursor en cualquier celda de la tabla del documento word5.

2 – Ir a Herramientas de tabla > Presentación >Datos >Convertir tabla en 3 – Activa el tipo de separador Tabulaciones.

4 – Clic en Aceptar. Comprueba que la tabla se ha convertido en texto separado por tabulaciones.

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5 – Selecciona todo el texto e ir a pestaña Insertar > Tablas > Tabla > Convertir texto en tabla.

6 – Activa el tipo de separador Tabulaciones.

7 – Clic en Aceptar. Para que el texto seleccionado se convierta en tabla.

8 – Guarda el documento con el nombre word6 (Botón de Office > Guardar como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir word6 > clic en el botón Guardar).

9 – Cierra el documento word6 (Botón de Office > Cerrar)

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