COMMUNICATIONS

COMMUNICATIONS RASSURER LOCATAIRES ET OCCUPANTS

Parlons d’abord de communications. Il est essentiel de transmettre les mesures prises pour limiter le risque de propagation du coronavirus dans votre immeuble afin de vous assurer que quiconque y entre se sente aussi à l’aise que possible dans ses murs. En reconnaissant les risques que présente le coronavirus et en communiquant les mesures d’atténuation adoptées, vous contribuerez à réduire le stress, l’anxiété et tout autre risque pour la santé mentale chez les personnes qui se trouvent dans votre propriété. Ainsi, leur expérience n’en sera qu’améliorée. Voici quelques pistes qui pourraient vous aider sur le plan de la communication.

Pour que les occupants de vos immeubles soient confiants et à l’aise de reprendre le travail, trouvez un équilibre entre la reconnaissance des risques que présente le coronavirus et la confirmation que vous pouvez apporter des modifications aux protocoles de nettoyage. Veillez à ce que les messages soient les mêmes dans l’ensemble de votre organisation en ce qui concerne les efforts déployés, mais en fonction du profil unique de chaque immeuble.

Expliquez à vos employés, entrepreneurs et locataires ce que vous faites pour modifier vos routines de nettoyage et pourquoi vous le faites. Rappelez-leur l’importance de l’hygiène personnelle (au moyen d’affiches, de tableaux électroniques ou de courriels) et de la désinfection de leurs espaces et équipements personnels (clavier et téléphones, entre autres). Les parties prenantes doivent savoir que vous vous souciez de leur bien-être. Parlez à vos locataires. Il est primordial d’assurer une coordination rapide avec eux pour mieux planifier la réouverture complète de vos immeubles. Demandez-leur de vous fournir leurs plans de retour au travail, s’ils prévoient un retour graduel, s’ils envisagent d’instaurer des quarts de travail, s’ils fourniront l’équipement de protection individuelle (EPI) à leurs employés ou s’ils utiliseront l’imagerie thermique, entre autres. Vous saurez ainsi à quoi vous attendre de leur part et vous permettrez à vos équipes de se préparer adéquatement au retour des occupants. Vous approfondirez, de plus, la relation de confiance avec vos locataires.

Tenez également vos locataires informés des modifications à l’horaire d’ouverture de l’immeuble, des heures où les systèmes de chauffage et de refroidissement seront en fonction, des nouvelles exigences quant aux cartes d’accès, de l’utilisation modifiée des cages d’escalier en

rappelant l’importance de la distanciation et des autres mesures habituelles dans ces lieux; précisez qu’elles seront toujours accessibles en cas d’urgence ou d’évacuation.

Si vous avez augmenté le nombre d’employés de l’immeuble pour mieux surveiller la distanciation physique et répondre aux questions des personnes qui entrent dans l’édifice, mentionnez-le. Indiquez, s’il y a lieu, les entrées publiques qui seront tempo rairement fermées afin de mieux gérer la circulation et les commodités qui seront touchées. Si vous gérez un très grand immeuble, donnez la liste des commerces de détail, des restaurants et des aires de foires alimentaires qui seront ouverts. Encouragez les gens à apporter leur propre repas ou à manger ce qu’ils ont acheté dans leur bureau si les installations alimentaires sont fermées ou si leur capacité est réduite. Fournissez la liste des mesures de nettoyage mises en place en ce qui concerne les systèmes de chauffage et de refroidissement, les types de filtre utilisés, leur fréquence de remplacement, ou l’alimentation en air frais, par exemple. Faites savoir que tous les membres du personnel de l’immeuble ont reçu une formation sur les nouvelles procédures, qu’ils ont été avisés de demeurer à la maison s’ils présentent des symptômes et qu’ils porteront l’EPI nécessaire pour exécuter leurs fonctions. Informez vos locataires de ce que devront faire les visiteurs, comme de s’enregistrer au comptoir de sécurité ; renseignezles également sur les consignes relatives à la livraison et au service de messagerie, ainsi que sur les changements apportés à l’utilisation des supports à vélo et des garages pour le stationnement.

SIGNALÉTIQUE, ASCENSEURS ET ESCALIERS: DES CONSIGNES CLAIRES

La signalétique constitue l’un des aspects les plus importants pour gérer la circulation et informer les gens des mesures prises pour contrer la propagation du coronavirus. Entre autres, elle permet à la direction de l’immeuble de prendre en charge certaines difficultés et situations et de transmettre ses attentes sans être réellement sur place. La signalétique permettra d’éviter la confusion, de réduire le stress, l’anxiété et toute autre frustration chez les personnes qui se trouvent dans l’édifice. Voici des exemples de signalétique aidante :

des affiches comportant des dessins qui expliquent la marche à suivre pour tousser, éternuer et se laver les mains installées dans les espaces communs et les toilettes;

des affiches à proximité des poubelles pour disposer de l’EPI expliquant les directives pour une élimination appropriée;

des décalcomanies au sol pour favoriser la distanciation physique dans les halls, les files d’attente et aux ascenseurs ; «Attendez ici», par exemple;

des affiches, des banderoles ou un affichage électronique dans les halls pour expliquer les mesures de nettoyage et de désinfection prises pour les points de contact dans l’immeuble, les protocoles généraux pour les systèmes de chauffage, ventilation et climatisation de l’air, les protocoles du personnel de l’édifice pour assurer la sécurité des locataires ; par exemple: «Ce que nous faisons pour garder l’immeuble propre.»

Plusieurs mesures visuelles peuvent être prises pour favoriser une signalétique efficace : placer des autocollants, des affiches ou des messages électroniques à l’intérieur et à l’extérieur des ascenseurs pour préciser la capacité maximale de la cabine ; f ixer des autocollants sur le plancher et les murs concernant le temps d’attente: « 15 minutes à partir d’ici», par exemple; installer des affiches ou des décalcomanies pour préciser si les cages d’escalier sont à sens unique et pour insister sur la distanciation pendant leur utilisation; placer des affiches ou des autocollants pour limiter l’accès aux places assises dans les espaces communs; par exemple, une mention «Ne pas s’asseoir» tous les deux sièges; indiquer par affiches ou autocollants la capacité maximale dans les espaces communs afin de limiter les rassemblements au nombre de personnes permis par les directives de la Santé publique; donner de l’information, par affiches ou décalcomanies, sur la fermeture de certaines installations ou commodités comme les centres de conditionnement

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physique, les restaurants, les salles de conférence, les fontaines ou les supports à vélo.

LES CABINES D’ASCENSEUR

Les ascenseurs constituent un enjeu de taille en ce qui concerne la distanciation physique, parce qu’ils sont conçus pour accueillir un grand nombre de personnes à la fois dans un espace restreint. Voici quelques bonnes pratiques à adopter.

Intensifier le nettoyage des cabines et des boutons.

Conscientiser les locataires à la bonne façon d’utiliser les ascenseurs en respectant les règles de distancia tion. Si les halls d’entrée des ascenseurs ou les couloirs sont étroits, les rendre à sens unique ou les séparer à l’aide de poteaux de guidage ou de diviseurs pour éviter une circulation dans les deux sens.

Installer du désinfectant pour les mains à chaque ascenseur.

Confier à un gardien de sécurité la surveillance de la circulation dans les ascenseurs.

Suivre les directives de la Santé publique pour déterminer la capacité maximale des cabines.

P enser aux limitations des personnes handicapées, par exemple à la difficulté pour un usager en fauteuil roulant de se placer dans un coin de la cabine ou encore à l’aide dont pourraient avoir besoin les personnes atteintes d’une déficience visuelle pour savoir où se placer.

Les escaliers peuvent devenir un excellent moyen de réduire l’utilisation des ascenseurs. Il est donc conseillé d’élaborer un protocole d’utilisation des cages d’escalier, un pour la montée et un autre pour la descente, par exemple, et de laisser les portes ouvertes tout en respectant le Code national de prévention des incendies.