Portfolio cria jelle versie2 docx

Portfolio Jelle Lugten - CRIA

Naam student: Jelle Lugten Studentnummer: 514331 Versie: 2 School: HAN (Hogeschool Arnhem Nijmegen) Competentie: Planmatig werken Semester: CRIA Opdrachtgever & organisatie: Build-a-Bear Groepsleden: Anno Alli , Rodney van Stijn , Sasja Gillissen, Ferdi Postma en Jelle Lugten Groepsnummer: 4 Proces-manager & Contractor: Merel Brandon Experts VSD: Eric H. IAD: Merel Brandon WT: Frank Aldershoff Vaardigheden Docent: Pim Haenen

Inleiding Tijdens het CRIA –project hebben wij als studenten zelf groepen van 5 personen mogen samen stellen. Hierin was de preferentie voor twee I-studenten en 3 C-studenten. Voor het semester genaamd ‘CRIA’ kregen wij de opdracht een RIA (rich internet application) te maken. Deze moet voldoen aan de kenmerken; Seamless, Focussed, Connected en Aware.

In het begin van dit project hebben wij in de projectgroep met de opdrachtgever een Project –Start –Up gedaan. Uit dit gesprek is het onderwerp voor het maken van onze RIA naar voren gekomen. Namelijk Teddyberen.

Ons doel in dit project is om op een juiste manier een RIA te maken die de gebruiker de mogelijkheid geeft teddyberen in 3D te ontwerpen en ook daadwerkelijk aan te schaffen.

Onder ‘juiste manier’ verstaan wij als groep dat de vaardigheden die de groepsleden hebben goed worden uitgevoerd. Wij praten hier dan over; planmatig werken, communicatie en samenwerken.

In dit project heb ik de vaardigheid ‘Planmatig werken’ tot mijn taak gekregen. Om deze vaardigheid aan te kunnen tonen ga ik 5 opdrachten maken als bewijslast. Deze opdrachten heb ik allen uitgevoerd. Over deze uitgevoerde taken heb ik een portfolio geschreven. Om deze portfolio op een consistente en volledige manier uit te kunnen werken heb ik de STARR(T) Methode gebruikt. Zie hieronder de toelichting over deze methode.

Deze methode zal per opdracht van planmatig werken zo volledig mogelijk worden ingevuld.

Situatie Taak Aanpak Resultaat Reflectie Theorie

Beschrijf de situatie waarin jij je competentie toonde. Wie waren er nog meer aanwezig? Hoe zaten jullie erbij? Zeg iets over de context Geef, dan de taak of rol aan, die jij had.

Beschrijf vervolgens gedetailleerd je aanpak / je gedragingen. Hoe heb je ervoor gezorgd dat de taak uitgevoerd werd. Had dat anders gekund? Zo ja, hoe? Welk voordeel had dat gehad? Waarom heb je hiervoor gekozen?

Tenslotte volgt een beschrijving van het resultaat. Probeer iets verder te denken dan: “We hebben de notulen besproken en het ging goed.”

Hoe kijk je terug op deze situatie. Wat ging goed, wat ging minder? Wat kun je daarvan leren? Hoe ga je een soortgelijke situatie de volgende keer aanpakken?

Wat neem je je voor?

Geef op logische plaatsen in je verhaal aan hoe je je handelen kunt onderbouwen met behulp van theorie. Geef ook aan wanneer je de theorie hebt toegepast: bij het voorbereiden van je gesprek? Of juist achteraf voor de analyse? Misschien wel allebei? Geef aan of de theorie je geholpen heeft, en op welke punten.

PW 1 Plan van aanpak Situatie De eerste handeling voor het opstellen van onze PVA (Bos, Harting, & Hesselink, 2010) was het gesprek met projectmanager ‘Merel Brandon’. Dit werd in de PSU (Bos, Harting, & Hesselink, 2010) gedaan. Tijdens het gesprek zaten wij met de complete groep aan tafel.

Projectmanager Merel zat tegenover ons. Ik maakte vooraf een verdeling van taken voor tijdens de PSU. Sasja gaf de eerste reactie op vragen / voorstellen van de projectmanager.

De notulerende taak werd ingevuld door Rodney. Anno, Ferdi en ik gaven aanvulling op vragen en/of suggesties binnen het complete gesprek.

Taak

Ik had de rol om de taken te verdelen voor de PSU. Hielp het gesprek op orde te houden. Ik hielp Rodney met enige nodige aanvullingen op het notuleren.

Aanpak Voor de PSU begon hadden wij in de groep al een idee om verder uit te gaan werken tot een RIA, Dit is de afkorting voor: ‘Rich internet application’ (Wikipedia, Rich internet application, Macromedia). Een RIA heeft de eisen seamless, focussed, connected en aware te zijn. In de eerste instantie waren we aan het overleg om een ‘basic’ RIA te gaan maken. Bijvoorbeeld het zelf designen van een kaart, fiets of auto. Dit soort type RIA’s waren al met regelmaat aanwezig op het net en wij als groep wouden iets origineels. Uiteindelijk kwam Rodney met het idee om een RIA te maken voor het online personaliseren van je eigen teddybeer. In de eerste instantie reageerde wij als groepsleden hier wat lacherig op maar al gauw ging dat over in de zin ‘Het is wel origineel’. Toen wij verder gingen zoeken op het net kwamen wij een organisatie tegen genaamd “Build-a-bear” die hun klanten de gelegenheid geeft om in hun winkels een eigen teddybeer te maken. Een echte online versie hiervan hebben wij niet terug kunnen vinden dus het idee werd als origineel gezien. Ik vroeg aan alle groepsleden of ze akkoord waren met het onderwerp. Iedereen stemde ermee in. Hierna konden we overgaan op het gesprek over de manier van realisatie van ons product. We wilden het liefst dat deze RIA in 3D gerealiseerd zou worden. Dit om de merkwaarden van opdrachtgever ‘Build-abear’ zoveel mogelijk weer te kunnen geven in de RIA. Mijn eigen taak heb ik zo goed mogelijk proberen uit te voeren door het vooraf te organiseren en te structureren van de komende PSU. De projectmanager kwam in de PSU nog met een eigen idee en lege deze ons voor met een al bepaalde echte opdrachtgever. Dit idee sprak ons minder aan dan ons eigen idee dus na een kort overleg met de hele groep hadden wij besloten dit voorgelegde idee niet aan te nemen. Met ons eigen idee hebben wij uiteindelijk gekozen voor een in eerste instantie nog virtuele opdrachtgever ‘Build-a-bear’. Hier heb ik onder begeleiding van Rodney op 14/11/2013 een mail voor gemaakt. Dit deden wij om onze nog “virtuele” opdrachtgever tot de daadwerkelijke opdrachtgever te maken. We hadden de mail in het Engels uitgetypt. Toen de mail klaar was is het nog een keer de groep rond gegaan en alle groepsleden kregen de gelegenheid fouten of aanpassingen toe te voegen.

Resultaat Door direct goede communicatie binnen de projectgroep heeft er een goede start van het project plaatsgevonden. Wij zijn met een eigen idee gekomen en hebben in goede communicatie het andere idee voor een RIA van de projectmanager afgeslagen.

In overleg met de C en I –studenten is er gekeken of het ontwerpen in 3D ook mogelijk was om te realiseren voor gebruik in de RIA. Doordat studenten binnen de groep de competenties hadden om dit uit te voeren hebben wij ons eigen idee zonder aanpassingen aan kunnen nemen. We hebben ons idee nu allen concreet voor ogen gekregen en hebben afgesproken wekelijks te vergaderen of onze ideeën nog overeenkomen met elkaar.

Door het eigen idee en de goede communicatie is de sfeer binnen de groep effectief en ontspannen en lopen wij goed in de planning. De eerste strokenplanning voor het project heb ik gemaakt. Hierin zijn ook de faseringen reeds aangegeven.

De PVA is nu gemaakt en in week 4 zal ik evalueren over de tips&tops van onze aanpak.

Zie in de bijlage van de mail de complete map: ‘PW1 Plan van aanpak’.

Reflectie Ik vind het fijn dat ik als C-student in een goed functionerende groep terecht ben gekomen, omdat iedereen zijn vaardigheden goed uitvoert. Wij kwamen direct met eigen ideeën.

Doordat de competenties binnen onze groep aanwezig waren was er voor iedereen direct motivatie en betrokkenheid binnen dit project. Binnen de groep zijn er twee I-studenten en 1

C –student die de competenties hebben om bij te dragen aan het daadwerkelijke product. De andere C –student en ik hebben die competenties nog niet genoeg of helemaal niet (ik).

Hierdoor kan ik in eerste instantie wel meedenken over het product en het maken van documenten, maar aan de daadwerkelijke realisatie en programmering kan ik nog niet bijdragen. Dit vind ik nog jammer want als ik zie hoe C –student Rodney bezig is met het programma Z-Brush om 3D ontwerpen te maken lijkt het mij erg leuk wanneer ik hier ook competent mee zou zijn.

Theorie • PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 16, De projectstart- up.

Blz 100 t/m 105 • Online.han.nl – Vaardigheden – Planmatig werken.

Les 2 Planmatig werken 0213.pptx • PSU - http://www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/start-up.html • PVA http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/modellen/projectpla n •

PW 2 Planning en voorgangsrapportage Situatie Een Work Breakdown Structure (CRIA project/planning/Work Breakdown Structure.docx) moet worden gemaakt en verdere detailplanningen moeten voor de projectgroep weergeven worden. Hierin zal voor elke individueel groepslid duidelijk zichtbaar worden wat wanneer af wordt verwacht. Elke week is er op dit moment al een voorgangsvergadering ingepland met procesbegeleider Merel Brandon. Elke week worden van deze vergaderingen ook notulen gemaakt en opgeslagen in een archiefmap. De gemaakte notulen worden ook verder doorgestuurd naar de procesbegeleidster zodat zij deze kan inzien.

Taak Mijn taak is het maken van de planningen en detailplanningen. Het maken van het scrumboard heb ik samen met Anno gemaakt. Met het maken van de WBS –diagrammen is de communicatie goed met de andere groepsleden. Ik zorg ervoor dat de diagrammen worden besproken en waar nodig gewijzigd. Het WBS –document zal ik per ‘sprint’ bijwerken. Ook de gemaakte uren per onderdeel worden hierin vermeldt.

Aanpak Door middel van een scrumboard is de planning voor het maken van de documenten en onderdelen constant zichtbaar voor de projectgroep. Door het gebruik van post –its is het makkelijk onderdelen in de planning te verplaatsen. Het kan zijn dat iets eerder af is of juist vertraging oploopt. De betreffende post –it kan hierbij direct worden verplaatst.

Ik zal per groepslid vragen hoeveel tijd er besteed is aan een bepaald onderdeel. Deze gemelde uren zal ik dan verwerken in het WBS –document.

Bij de wekelijkse voortgangsvergaderingen met de procesbegeleider zal ik voorafgaand aan de vergadering een taakverdeling maken binnen de groep. Wie is de voorzitter en wie is notulist.

Bij de urenregistratie binnen de groep zal het programma op http://redmine.tezzt.nl/ Gebruikt worden. Hierin is de complete WBS netjes uitgewerkt in dit online programma door I-student Sasja. De verdeling daarvan wordt weergegeven. Ook het percentage voor hoever deze taak af is op een bepaald moment zal weergeven worden.

Resultaat

Iedereen heeft zijn taken nu gekregen en deze staan ook duidelijk in de verschillende planningen. Er zijn niet drie verschillende (Bos, Harting, & Hesselink, 2010) en waar de planning in staat. Strokenplanning, scrumboard en de Redmine. De strokenplanning diende als een goed globaal overzicht van de taakverdeling en van wat wanneer af moest zijn. Het scrumboard volgde een week later. Dit hierin werden de taken gezet op de plek/status waar zij zich nu bevindt. Tot nu toe (Week 3) hebben wij de planning nog geen eén keer aan moeten passen. Het scrumboard hangt boven ons werkbureau maar de aanpassingen die in dit scrumboard makkelijk gemaakt kunnen worden hebben wij dus nog niet toe hoeven passen.

Groepsleden Sasja en Ferdi (I-studenten) kregen begeleiding een online programma toe te passen in planningen van een project. Redmine heet dit online programma. In dit programma is het mogelijk alle details van taken overzichtelijk te weergeven en aan te passen. Hierin kan ook elk groepslid zijn eigen gewerkte uren en verwachte uren bijhouden in de taken die hij moeten uitvoeren. Dit maak het voor mij als planmatig werker erg fijn om de urenverantwoording bij te houden en te controleren.

Zie in de bijlage van de mail de complete map: ‘PW2 Planning en voortgangsrapportage’.

Reflectie e. Waar ben je tevreden over?

Ik ben erg tevreden over de betrokkenheid van de andere groepsleden bij het maken van de planningen. Ik maak deze maar ook in goed overleg. Hoeveel tijd denkt iemand nodig te hebben voor een taak? Wanneer kan iemand hiermee beginnen? Van welke andere taken binnen de groep is deze persoon/taak afhankelijk?

Bij het maken van het scrumboard heeft Anno mij goed begeleid, dit omdat het de eerste keer was dat ik een scrumboard maakte. Voor de definitieve versie van de strokenplanning heeft iedereen er eerst goed doorgekeken, dit was erg fijn om miscommunicatie te vermijden. Sasja heeft iedereen goed het Redmine programma uitgelegd en ik gaf ook aan dat iedereen zijn uren hierin moest bijhouden t.b.v. urenverantwoording. Dit is tot op heden (week 3) goed gedaan. f.

Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Ik zal beter mijn eigen vaardigheid kunnen plannen. Bijvoorbeeld de voortgangsrapportages zag ik wel eens over het hoofd om deze door te geven aan de projectbegeleider. Het gevolg hiervan was dat er veel tijd verloren ging in vergaderingen omdat de projectleider nog een complete uitleg moest krijgen voor de vergadering daadwerkelijk kon beginnen. g. Wat zou je een volgende keer anders doen?

De volgende keer zal ik een aparte vaardighedenplanning voor mijzelf maken waarin ik onderdelen als voorgangsrapportages ook vermeldt. Door deze aparte planning zal ik deze ook kunnen aanhouden in plaats van het zelf proberen te onthouden. h. Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Via Google.calendar zal ik een vaardigheden –agenda aanmaken en deze ook bijhouden.

Waar nodig zal ik vragen aan de groepsleden of ik nog items mocht missen.

i.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

Ik heb een google.calendar gemaakt genaamd “vaardigheden” en hierin houdt ik mijn verplichtingen voor mijn vaardigheid “planmatig werken” bij. Hierdoor heb ik meer structuur en kan ik rustiger ook blijven communiceren met mijn groepsleden. (zie bijlage: Google.calendar) j.

Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Ik merk dat structuur erg belangrijk is binnen een project. Dit maakt mij minder gestrest en kan ik onderdelen binnen het project op een veel kalmere en betere manier benaderen. Dit is ook een van mijn leerdoelen, namelijk “structureren”.

PW 3 Projectmanagementmethode Situatie Voor het goed structureren van ons project hebben wij verschillende projectmanagementmethoden bekeken. Uiteindelijk moest wij hiervan minstens twee toepassen binnen ons project. Ik heb de literatuur bekeken over projectmanagementmethoden en kwam na overleg met de projectgroep tot de conclusie dat de volgende twee methoden het beste bij ons aansloten.

“De watervalmethode is een methode voor softwareontwikkeling (een proces voor de verwezenlijking van software), waarin de ontwikkeling regelmatig vloeiend naar beneden loopt (als een waterval). De ontwikkeling loopt door een aantal fasen, namelijk: definitiestudie/analyse, basisontwerp, technisch ontwerp/detailontwerp, bouw, testen, integratie en beheer en onderhoud.”

(Royce W. W. Geraadpleegd op 05-12-2013. http://nl.wikipedia.org/wiki/Watervalmethode ) Scrum (Jason.) is manier om op een flexibele manier (software)producten te maken. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte van 1 tot 4 weken, werkende (software) producten opleveren. Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport. Bij een scrum probeert een team samen een doel te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerking is heel belangrijk en men moet snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Scrum wordt veel gebruikt bij producten waarvan de klant / gebruiker nog niet goed weet wat hij wil en waarbij men al doende leert om de eisen en wensen beter te beschrijven en in bruikbare producten om te zetten.

Vaak weet men pas wat men wil als men het eerste product, het prototype, ziet en dan worden alsnog de eisen aangepast. Scrum heeft de flexibiliteit om met laat wijzigende eisen en wensen om te gaan.

Scrum valt onder de Agile-softwareontwikkeling.

Taak Mijn taak is om deze projectmanagementmethoden toe te lichten aan de overige leden binnen de projectgroep. Hierna is er overlegt welke wij het beste zouden kunnen toepassen.

Na de beslissing deze methoden toe te passen heb ik deze methoden ook uitgewerkt voor de groep. Deze uitwerken deed ik altijd in goede communicatie met de groepsleden.

Aanpak Ik nam de taak op mij om de methoden te onderzoeken. Daarna heb ik in overleg met de groepsleden conclusies getrokken en toegepast. In de uitwerkingen van de gekozen

methoden heb ik, waar nodig, om begeleiding van een groepslid gevraagd. De planningen moesten ook in overeenstemming met de groepsleden gemaakt worden, zo weten zij wat wanneer af moet zijn.

Resultaat Twee projectmanagementmethoden die tot op heden goed aansluiten op ons als projectgroep. Wel zijn er nog enkele andere planningsvormen bijgekomen. Namelijk het programma op Redmine.tezzt.org en voor vermelding van afspraken of absentie gebruik wij de Google.calendar. Wijzigingen binnen deze planningen houdt ik bij.

Zie in de bijlage van de mail de complete map: ‘PW3 Projectmanagementmethode’.

Reflectie e. Waar ben je tevreden over?

Ik ben tevreden over de communicatie tussen de groepsleden. Wanneer wij bezig zijn in een groep maar wel iedereen individueel taken uitvoert is dit goed waarneembaar. Een groepslid twijfelt over een toepassing of lay –out en deze draait direct zijn laptop om. De andere groepsleden kijken mee en geven onderbouwde kritiek. Ik neem de taken op mij, waar het nodig is geeft een groepslid advies over de handeling die ik moet uitvoeren. Dit zorgt voor een direct juiste uitwerking van een product en dit is efficiënt.

f.

Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Echte verbeterpunten zijn er op dit moment nog niet heel erg. Misschien dat ik mij beter had kunnen inlezen over de uitwerking van de gekozen projectmanagementmethoden. Dat zou geen tijd in beslag hebben genomen van een ander groepslid. Daarentegen is het bij het maken van deze planningen altijd goed om met meerdere mensen aan iets te werken. Mocht iemand dan iets over het hoofd zien dan is er altijd nog een tweede paar ogen die de fout wel kan vaststellen. Hier leert degene ook van die het niet heeft gezien.

g. Wat zou je een volgende keer anders doen?

Ik zou op Google en Youtube hebben gekeken over hoe de gekozen projectmanagementmethoden uitgewerkt diende te worden.

h. Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Ik zou op Google en Youtube projectmanagementmethoden hebben ingetypt en enkele resultaten hebben bekeken. Hierna zou ik zelfstandig de planningen kunnen hebben maken, maar toch had ik groepsleden erbij geroepen voor de juiste overeenstemming met de planningen die ik dan gemaakt zou hebben.

i.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

Door de juiste keuze van de projectmanagementmethoden is er meteen op een efficiënte manier te werk gegaan. Dit heeft ons tijd bespaard. Daarbuiten hebben wij wel enkele andere digitale planningen ook toegepast in ons project. Dit hebben wij gedaan zodat iedereen zijn urenverantwoording kan vermelden en ook dat de complete groep hoe overzicht en toegang tot heeft.

j.

Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Ik ben erachter gekomen dat planning op vele manieren kan gebeuren. Een goede planning wordt niet gemaakt door één persoon. Dit moet in goed overleg gedaan worden en iedereen moet zijn mogelijkheid hebben aanpassingen te doen binnen de reeds gemaakte planningen. Het is dus handig een planning flexibel te laten zijn. Dan blijft de planning up-todate en houdt iedereen een goed overzicht. Een goede communicatie is vereist want anders zal een flexibele planning alsnog niet up-to-date blijven.

Theorie

• • •

PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 16, Projecten, programma’s en processen. Blz 18. http://nl.wikipedia.org/wiki/Watervalmethode http://nl.wikipedia.org/wiki/Scrum

•

PW 4 Jouw rol als planmatig werker Situatie Ik kreeg voor mijn vaardigheid planmatig werken de opdracht om 8 eigenschappen te kiezen van een projectleider die mij het meest aanspreken. Van dit rijtje moest ik de twee eigenschappen uitkiezen die het meest voor mij spreken binnen de groep. Deze moest ik toelichten d.m.v. de SMART –methode.

Al deze eigenschappen probeer ik zoveel mogelijk toe te passen binnen het project en de projectgroep.

Taak Ik heb 8 eigenschappen gekozen die mij het meest aanspreken binnen het projectleiderschap. Daarna moest ik twee eigenschappen kiezen die bij mij het meest paste als projectleider. Al deze eigenschappen moet ik zoveel mogelijk toepassen in situaties waar de eigenschappen een voordeel of efficiëntie opleveren.

Aanpak De 8 eigenschappen die mij het meest aanspraken heb ik zelf uitgekozen. Daarna moest ik twee eigenschappen kiezen die het meest bij mij paste. Hierbij heb ik ook de groepsleden om hulp gevraagd. Mensen buiten jezelf om zien vaak veel beter jou zwakten en krachten. In verdere communicatie met de groep heb ik ook gevraagd of mijn groepsleden erop willen letten dat ik alle eigenschappen die ik hier vermeldt heb niet over het hoofd zie tijdens het project.

Resultaat 8 statements projectleiderschap die mij aanspreken

-

Het goed communiceren en luisteren naar de teamleden Het team tot een sterk en enthousiast geheel maken, gecommitteerd aan het project

-

Onderhandelen met de opdrachtgever over het definitieve projectcontract en wijzigingen daarin Vaststellen welke middelen en capaciteit het project nodig heeft Beheren van relaties rond het project Problemen oplossen, bemiddelen in conflicten en coachen van de teamleden.

Dagelijkse besluiten nemen en voorleggen aan de opdrachtgever Problemen oplossen, bemiddelen in conflicten en coachen van teamleden

2 statements die leidend zullen zijn voor mij tijdens dit project

-

Vaststellen welke middelen en capaciteit het project nodig heeft

SMART Specifiek Door het maken van de planning in verschillende vormen is er een goed beeld ontstaan van het project en wat wanneer af moet zijn. Strokenplanning en scrumboard zijn hier voorbeelden van. Ook in de Google –agenda wordt een algemene planning bijgehouden van tijden van vergadering en afwezigheid. Deze agenda kan door alle groepsleden aangepast worden. Degene die de wijziging of toevoeging in de agenda doet geeft dit door aan de andere groepsleden. Het fijne van al deze toegepaste planningen is dat ze aanpasbaar zijn.

Hierdoor blijft de structuur in het project aanwezig.

Voorafgaand aan vergaderingen maak ik een taakverdeling van wie welke rol invult binnen deze vergadering. Sasja maakt voor zijn vaardigheid “communicatie” een uitnodiging in de mail die naar de groepsleden en verdere betrokkenen van de vergadering wordt gestuurd.

Deze mail controleer ik en ik geef aan dat alle groepsleden eventuele mededelingen kunnen bijvoegen in het document voordat deze verstuurd wordt.

Meetbaar De planningen en documenten die de structuur van ons project onderbouwen zijn aanwezig in de “BYOB CRIA” –map.

Acceptabel De fictieve opdrachtgever Build-a-Bear heeft eisen gesteld binnen het project. Deze eisen zullen binnen een bepaalde tijd af moeten zijn.

Elke dag is er een Daily –stand up.

Elke week zullen er vergaderingen worden gehouden.

In het PVA is een strokenplanning gemaakt en een scrumboard is boven onze werkplek gehangen.

Iedereen zal in het online programma “Redmine” zijn urenregistratie bijhouden. Hier zal te zien zijn of opdrachten binnen een bepaalde tijd voltooid kunnen worden.

Realistisch De taken van het project zijn onder de competente groepsleden verdeeld. De communicatie met de projectbegeleider en opdrachtgever wordt goed onderhouden. Uit inspiratiebronnen/concurrentie blijkt dat de eisen die aan ons project gesteld worden mogelijk zijn op elektronica die wij willen toepassen.

Tijdgebonden Het project zal 8 weken in beslag nemen. Wanneer er geen voldoende is behaald voor een onderdeel in het project dan krijgt de student de kans dit te corrigeren in week 10.

Aan het eind van week 12 staan alle resultaten vast.

-

Het goed communiceren en luisteren naar de teamleden

SMART Specifiek Ik zal tijdens het gehele project goed luisteren naar mijn mede –studenten. Ik ben aangesteld als projectleider binnen de groep dus deze competentie zal ik dan ook toepassen. Wanneer er discussie is over een onderwerp binnen het project zal ik goed luisteren naar wat mijn mede –student te zeggen heeft. Binnen de vergaderingen zullen er notulen gemaakt worden door een notulist die ik vooraf aangesteld heb. Al deze notulen lees ik nogmaals door na het maken en stuur deze ook door naar de projectbegeleider voor eventuele aanvullingen of correctie.

Meetbaar De notulen en e-mail zullen allen opgeslagen worden in een archiefmap.

3 maal gedurende het project zal ik een vragenlijst voorleggen aan mijn mede –studenten binnen de projectgroep. Deze zal over mij gaan en over hoe ik functioneer. Deze feedback lees ik door en probeer zo waar nodig mijn competenties te verbeteren.

Acceptabel Met regelmaat is er discussie over het project. Hoe pakken wij het aan? Wat zijn de prioriteiten? D.m.v. het terugkijken in de studiehandleidingen dirigeer ik de groepsleden naar wat nou echt de prioriteiten zijn. Wanneer de prioriteiten regelmatig uitgelicht worden weet de groep wat er gedaan moeten worden binnen de tijdsspanne van 8 weken. Bij discussie is het belangrijk dat er niet door elkaar heen gepraat wordt, daarom is er altijd een voorzitter binnen een gesprek aangesteld die het woord geeft. Hierdoor worden de overige groepsleden geholpen bij het goed luisteren naar hun collega.

Realistisch In de tijdsspanne van 8 weken wordt er veel gepraat en geluisterd. Een goede communicatie staat voorop. Wanneer er in het begin van het project nog niet goed geluisterd wordt zal er tijdens dit project aan gewerkt kunnen worden. Groepsleden geven feedback op elkaar en zo krijgt elk groepslid te horen wat er van hem gevonden wordt binnen de groep. Zo kan er ook uitgelicht worden dan iemand niet goed luistert. Deze persoon weet dan dat dit een competentie is die van de groep verbeterd wordt worden door hem.

Tijdgebonden Binnen een tijdsspanne van 8 weken wordt verwacht dat er altijd goed naar elkaar geluisterd wordt. Van begin tot eind. Mocht dit in het begin nog niet optimaal gaan dan kan hier binnen deze 8 weken altijd aan gewerkt worden. Dit door middel van feedback van andere groepsleden.

Reflectie a. Waar ben je tevreden over?

Ik ben tevreden over de keuzen van de groep die mij twee eigenschappen hebben toegekend waar zij mij het beste in vinden. Dit onderbouwen zij ook goed met voorbeelden en dit geeft mij extra motivatie dit goed te blijven toepassen.

b. Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Op enkele punten zie ik nog verbeterpunten. Vaak ben ik namelijk te enthousiast en neem ik teveel taken op mij. Hierdoor kan ik niet alle taken optimaal uitvoeren. De groepsleden hebben dit echter duidelijk laten weten in een vergadering en ik zal er nu samen met mijn groepsleden op letten dat ik niet uit mijn rol stap tijdens vergaderingen. c. Wat zou je een volgende keer anders doen?

Ik zou deze lijst van eigenschappen in het begin maken zodat er meteen nadruk wordt gelegd op de juiste eigenschappen die een projectleider moet hebben. Nu kwam deze opdracht pas in een later stadium waardoor er in het begin van het project nog niet bij stil is gestaan welke eigenschappen belangrijk waren voor een projectleider maar dus ook invloed hebben op de rest van het project. d. Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Ik zou nadat er een taakverdeling is gemaakt met de groep een vergadering inplannen. In deze vergadering zullen eigenschappen per rol worden besproken. Deze rollen+eigenschappen zullen in een document worden opgeslagen in voor iedereen terug te vinden zijn in Dropbox. Deze zal dan elke maandag verplicht gelezen worden door de groepsleden zodat de eigenschappen niet vergeten worden.

e.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

De eigenschappen die belangrijk zijn binnen een rol werden beter toegepast. Dit had een goed invloed op de efficiëntie en structuur binnen het project. f.

Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Voor mijn ontwikkelpunten betekent deze reflectie dat het goed is om eigenschappen van rollen te benoemen. Degene die een rol uitvoert moet, zo nodig, ook met regelmaat deze eigenschappen teruglezen zodat deze toegepast blijven worden. Consistentie.

Zie in de bijlage van de mail de complete map: ‘PW4 Jouw rol als planmatig werker’.

Theorie

•

PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 18, De Projectleider. Blz 112 t/m 117.

PW 5 Tussentijdse projectevaluatie Situatie Voor mijn vaardigheid ‘Planmatig werken’ heb ik een tussentijdse projectevaluatie gehouden.

Hierbij was de complete projectgroep aanwezig. Ik had aangegeven deze in week 4 te willen houden. De evaluatie zou eerst op 03-12-2013 worden gehouden maar is door de drukte op deze dag verplaats naar 04-12-2013. Dit is goed gecommuniceerde naar de groepsleden.

Taak Mijn taak is om deze tussentijdse evaluatie voor te bereiden en te leiden. Ik zal de vragen stellen en de structuur aanhouden zoals die is aangegeven in mijn vooraf opgestelde evaluatie –document.

Aanpak Ik heb het document voor de evaluatie vooraf opgesteld en in de agenda (google.calendar) vermeldt dat de evaluatie plaats zou vinden op 03-12-2013. Omdat wij op de vooraf gestelde datum onverwacht uitliepen heb ik in overleg met de groep de evaluatie verplaatst naar 0412-2013. Dit heb ik ook direct aangepast in de agenda.

Tijdens de evaluatie stelde ik de vragen centraal aan de groep. Leden die dan een opmerking maakte notuleerde ik en vroeg of de andere groepsleden het daarmee eens waren. Zo niet, dan vroeg ik om verdere toelichten zodat een opmerkingen in een andere vorm misschien wel geaccepteerd werd.

Als laatste ben ik de hulpvragenlijst voor evaluatie afgegaan. Eerst in groepsverband en daarna individueel. Soms kwamen dingen bij mijzelf op die ik had gezien binnen het project en vertelde dit. Vaak werden deze opmerkingen geaccepteerd en bijgevoegd in het evaluatie –document.

Resultaat Het resultaat is een evaluatie met eerst vooraf gestelde eigen vragen. Daarna volgt de invulling op de hulpvragen van de evaluatie. Dit maakt dat er een compleet evaluatie – document is gemaakt en waarin veranderingen in het verdere verloop van het project zijn uitgelicht.

Zie in de bijlage van de mail de complete map: ‘PW5 Tussentijdse projectevaluatie’.

Reflectie e. Waar ben je tevreden over?

Ik ben tevreden over het uitlichten van de goed –en niet goed punten. Wanneer ik vroeg om bevestiging of een opmerking klopte kreeg ik goed antwoord. Door het gebruik van eigen evaluatie –vragen boven de hulpvragen is er een compleet document naar voren gekomen. f.

Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Ik moet tijdens groepsgesprekken serieuzer in mijn rol blijven. Hierdoor zullen de andere groepsleden ook beter opletten. g. Wat zou je een volgende keer anders doen?

Ik zou serieuzer in mijn rol blijven en wanneer ik verbeterpunten(oplettendheid) zie bij een ander groepslid zal ik dit direct zeggen dat ik dat liever niet heb. h. Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Ik zou een verbeterpunt op een nette zakelijke manier tegen een groepslid vermelden. En aanmanen om actiever mee te doen in het gesprek.

i.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

Veranderingen en vervolg van het project zijn nader omschreven. Ik hoop dat dit leidt tot een optimaler werkende en communicerende groep. j. Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Ik heb door de evaluatie gezien dat het erg belangrijk is dat er actief geluisterd wordt door een groep. Dit maakt een vergadering/groepsgesprek veel efficiënter.

Theorie

• •

- PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Compleet. Dit boek heeft mij geholpen bij het structureren en creëren van ideeën en de uitwerkingen daarvan.

Studiewijzer CRIA VDG s1 13-14 v2.pdf.

In deze studiewijzer staat de bijlage met hulpvragen voor evaluatie en reflectie. Dit heeft mij geholpen om evaluatie en reflectie consistent uit te voeren.

Communiceren niveau 1 Bij het eerste groepsgesprek met ook de procesbegeleider stelde ik mij nog relatief afwachtend op in aan het woord komen. Mijn competentie die ik wil gaan verbeteren is minder afwachtend te zijn in gesprekken (dit heb ik ook vermeldt in het document ‘afspraak met jezelf’), zeker wanneer er mensen om mij heen zitten waarvan ik weet dat zij kwaliteit hebben, loop ik er al snel achteraan want “hun doen het toch wel goed”. Al snel veranderde dit en ik kwam steeds meer aan het woord en droeg ook mijn ideeën over aan de projectleden en de procesbegeleider/projectmanager Merel Brandon. Over deze inbreng van mijn zijde werd direct goed gediscussieerd en dingen werden aangenomen en/of afgewezen in onderbouwende vorm.

Ik merkte dat ik goed ben in structuur terug te brengen in een gesprek. Soms wil men al in een erg vroeg stadium ver uitdijen over ideeën en mogelijkheden. Soms worden al erg vroeg requirements gesuggereerd. Ik weet het vaak goed bij te houden in het beginstadium. Wat is de fundering waar het project op gebouwd zal worden?

4.

Herkent en benoemt eigen kwaliteiten en valkuilen in communicatie.

Hulpvragen bij evaluatie:

a. b. c.

d.

Hoe heb je de taak uitgevoerd?

Ik ben meer op de voorgrond getreden in de communicatie binnen de groep. Ik ben met regelmaat voorzitter geweest in vergaderingen.

Wat heb je gedaan of gelaten om de situatie te beïnvloeden?

Ik ben meer aan het woord tijdens groepsgesprekken en ik heb de rol van projectleider tot mij genomen.

Wat werkte goed of niet?

Dat ik het woord nam ging goed. Wanneer de sfeer serieus is in de groepsgesprekken weet ik ook goed het woord te voeren en structuur aan te houden binnen de gesprekken.

Vooraf stel ik een uitnodiging op die ook de mededelingen die gedaan moeten worden in zich draagt. Wanneer de sfeer echter een beetje lacherig is laat ik mij snel afleiden en ga ik mee in het grappig doen. Dit heeft een negatieve invloed op de efficiëntie van de vergadering.

Welke theorie heeft je hoe

geholpen?

- PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 18, De Projectleider. Blz 112 t/m 117.

Hulpvragen bij reflectie:

e. f.

g. h.

Waar ben je tevreden over?

Ik ben tevreden over mijn directe toepassing van communicatie binnen de projectgroep.

Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Om wanneer de sfeer binnen de groep niet serieus is dit mij niet of in ieder geval minder van invloed te laten zijn op mijn eigen taak en de structuur binnen gesprekken aan te houden.

Wat zou je een volgende keer anders doen?

Tijdens vergaderingen of groepsgesprekken mij niet te laten beïnvloeden door anderen.

Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Ik zal voorafgaand aan een gesprek aangeven wat ik wil. Efficiëntie en betrokkenheid van alle groepsleden noem ik dan als prioritaire punten. Wanneer iemand dit op een negatieve manier beïnvloedt zal ik hier direct wat van zeggen.

i.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

Tijdens vergaderingen en groepsgesprekken laat ik mij nog maar zelfden beïnvloeden. Dit heeft een gunstige invloed op de efficiëntie binnen ons project. j. Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Uit deze reflectie blijkt dat ik nog moet werken aan mijn consistentie in een serieuze rol. Ik zie dat het belangrijk is dat iemand die een leidende rol heeft ook daadwerkelijk in die rol blijft en zich niet laat beïnvloeden.

Samenwerken niveau 1 Bij alle vergaderingen heb ik vooraf een taakverdeling gemaakt. De notulist en voorzitter van de vergadering werden vooraf bepaald. Wat er verder in de vergadering besproken zou worden werd vooraf in korte tekst omschreven. Als projectleider geef ik hiermee vooraf structuur aan de vergaderingen.

Ik heb beide taken een keer op mij genomen. Als notulist stuurde ik de notulen later door naar de procesbegeleider om daarop eventuele aanpassingen te kunnen krijgen. Als voorzitter wist ik het generale idee centraal te houden. Uitdijen naar verdere mogelijkheden was mogelijk maar wanneer dit de structuur van de vergadering negatief beïnvloedde greep ik in een bracht het gesprek weer terug naar de vooraf opgestelde structuur.

Teambuilding In week 3 zijn wij met de complete projectgroep naar Oberhausen gereden. Dit voor een bezoek aan een Build-a-Bear winkel. Het was groepslid Anno die reed in zijn auto. Vooraf werd de afspraak gemaakt de kosten van de rit met alle groepsleden te delen.

Het bezoek aan de winkel was om een beter beeld te krijgen van winkels. Het proces van het maken van de beer en de benadering van de klant. Dit bleek erg bruikbaar te zijn want sommige dingen wisten wij nog niet.

Als eerst kregen wij van de manager van de winkel een rondleiding in het proces van het maken van de teddybeer. Bij de uitleg was ik de notulist, rodney legde vast met de camera, Sasja voerde handelingen uit binnen het proces. Anno en Ferdi hielpen bij het stellen van de vragen.

Aan het einde van de rondleiding bleek dat het maken van de beer nog completer was dan wij al dachten. Op de reis naar de winkel toe stelde ik voor in groepsverband een vragenlijst/interview te maken de wij aan de manager konden geven. Deze vragenlijst heb ik na de rondleiding erbij gepakt en zo hebben wij in de groep nog vragen beantwoord gekregen die nog niet aan bod waren gekomen.

Bij de afsluiting van ons bezoek kregen wij nog items mee die bij de verkoop van een beer bijgevoegd worden. Dit waren een huis –doos, paspoort, klantenpas etc. Rodney knoopte daarna nog een gesprek aan met de manager voor verdere uitleg van ons project. Hieruit volgde enthousiaste reactie van de manager en wij kregen haar e-mail mee. Wanneer onze RIA klaar zal zijn zullen wij de link waar deze op staat naar hij toesturen.

Wat ging goed / niet goed?

De voorbereiding leek eerst slecht te worden. In de reis naar Oberhausen toe hebben wij echter in teamverband goed gewerkt en een goede vragenlijst gemaakt en een taakverdeling.

Verder werd er na de rondleiding iets te snel weggegaan uit de winkel. Anno en Rodney bleven echter in de winkel om ons studie –project verder toe te lichten en hieruit volgde een enthousiaste reactie en e-mail. Dit was dus erg goed. De groepsleden die buiten de winkel stonden gingen namelijk ook weer naar binnen om het gesprek mee te luisteren en zo nodig aanvulling te doen.

4. Kent verschillende vergaderrollen en vergaderprocedures en past deze toe.

Hulpvragen bij evaluatie:

a. b. c.

Hoe heb je de taak uitgevoerd?

Om de samenwerking binnen onze projectgroep op een positieve manier te beïnvloeden heb ik vaak taakverdelingen gemaakt binnen groepsopdrachten.

Wat heb je gedaan of gelaten om de situatie te beïnvloeden?

Ik heb in overleg taakverdelingen gemaakt.

Wat werkte goed of niet?

Iedereen hield zich aan de taakverdelingen. Echter konden sommige groepsleden niet altijd hun taken volledig uitvoeren vanwege een bijkomen taak waar alleen diegene competent mee was. Dan werd een deel van de taak overgenomen door een ander groepslid .

Welke theorie heeft je hoe geholpen? http://www.samenwerkingskunde.nl/optimale-samenwerking/ heeft mij geholpen in het toepassen van alle taken die het optimaal samenwerken in een groep bevorderd.

Hulpvragen bij reflectie:

d.

e.

f.

Waar ben je tevreden over?

Ik ben tevreden over de betrokkenheid van alle groepsleden binnen dit project. Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor zijn taak en ook buiten de eigen taak wordt verantwoording gevoeld voor het vervolledigen van een goed project.

Waar zie je verbeterpunten voor jezelf?

Ik zou een meer uitleggende rol kunnen aannemen. Soms ben ik nog te individueel ingesteld. Wanneer het goed gaat met mijn opdrachten is het prima, de rest daarbuiten voel ik soms nog weinig verantwoording voor.

Wat zou je een volgende keer anders doen?

Met regelmaat terugkijken in de planningen en urenverantwoording. Wanneer ik zie dat iemand over het vooraf gestelde aantal uren heengaat zal ik vragen of het allemaal lukt.

Zo niet, dan kijk ik wat ik met mijn competenties voor diegene kan betekenen.

g.

Hoe pak je dat dan concreet aan? En waarom op die manier?

Ik zal met regelmaat vragen of iedereen zijn taken nog zonder obstakels weet uit te voeren (daily stand up). En ook zal ik in de Redmine –planning in de gaat houden of iedereen binnen zijn vooraf gestelde urenverantwoording blijft.

h.

Hoe en op welke wijze heeft de opdracht een bijdrage geleverd aan het vervolg van je project?

De controlerende rol om een goede samenwerking binnen het project aanwezig te laten zijn. j. Wat betekent je reflectie voor je kwaliteiten en je ontwikkelpunten ( je leerdoelen)?

Dat betrokkenheid en controle twee belangrijke factoren zijn om een goed samenwerking binnen een project te waarborgen.

Literatuurlijst • • • • • • • • • •

PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 16, De projectstart- up.

Blz 100 t/m 105 PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 18, De Projectleider. Blz 112 t/m 117.

Online.han.nl – Vaardigheden – Planmatig werken.

Les 2 Planmatig werken 0213.pptx PSU - http://www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/start-up.html PVA http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/modellen/projectpla n http://www.samenwerkingskunde.nl/optimale-samenwerking/

PMC – Projectmatig creëren binnen handbereik. Hoofdstuk 16, Projecten, programma’s en processen. Blz 18. http://nl.wikipedia.org/wiki/Watervalmethode http://nl.wikipedia.org/wiki/Scrum

Bijlagen •

Google.calendar ‘Vaardigheden’