JAK KORZYSTAĆ Z KSIĄŻKI? Unikalny projekt graficzny serii książek komputerowych Samo Sedno został opracowany z myślą o czytelniku, który ceni przejrzysty układ treści, estetykę przekazu oraz praktyczny sposób podawania wiedzy. Zaproponowane w nim rozwiązania sprawiają, że nawet bardziej skomplikowane zagadnienia stają się zrozumiałe i nie nastręczają trudności. W poradniku zastosowano intuicyjne elementy nawigacji, takie jak zróżnicowanie tematyczno-kolorystyczne, uporządkowanie treści za pomocą wypunktowań i ramek, zilustrowanie teorii praktycznymi zrzutami ekranowymi. Materiał zgromadzony w książce został podzielony na tematyczne rozdziały. Poruszanie się po nich ułatwia przejrzysty układ kolorystyczny – każdej części odpowiada wiodący kolor (uwzględniony również w nagłówkach spisu treści). Na początku każdego rozdziału znajduje się dodatkowo spis zagadnień z odniesieniem do numerów stron, na których można znaleźć omówienie danego problemu. Wszystkie rozdziały podzielone są na mniejsze sekcje. Każda z nich opisuje etapy poszczególnych czynności – w formie czytelnych wypunktowań zaprezentowane są kolejne kroki postępowania, a treść idealnie uzupełniają wyraźne, kolorowe zrzuty ekranowe.
Excel 2010
Szybkie wstawienie z wyborem typu wykresu
4.
VI Wykresy i graficzne prezentacje danych
1 Zaznacz obszar danych źródłowych dla tworzonego wykresu. Pamiętaj, żeby zaznaczyć także etykiety danych (nagłówki tabel itp.).
Formatujemy i modyfikujemy elementy wykresu
2 Uaktywnij na Wstążce kartę Wstawianie i wybierz z grupy Wykresy typ wykresu, klikając przycisk z jego nazwą. Na przykładzie zaznaczono przycisk wykresu słupkowego.
W wielu przypadkach wystarczają standardowe ustawienia wykresów. Warto jednak wiedzieć, w jaki sposób zmienić ustawienia wykresu już umieszczonego w arkuszu.
0RG\ۋNRZDQLH VW\OX Z\NUHVX
2
Styl wykresu definiuje m.in. kształt i kolorystykę jego elementów, ntów, np. słupków w przypadku wykresów kolumnowych czy słupkowych albo wycinków koła w wykresach kołowych. Excel dla każdego typu wykresu oferuje galerię predefiniowanych ch stylów. Zobacz, jak z niej 1
:\UyZQ\ZDQLH ]GMĖû L JUDۋN
rzędną Projektowanie (b). 2 Odszukaj na Wstążce grupę Style wykresu (a), kliknij przycisk Więcej
2
Wiesz już, jak przemieszczać wstawione obiekty graficzne wewnątrz arkusza. Ich ręczne
prawej stronie fragmentu galerii stylów.
5 Ponieważ wykres może przesłaniać część obszaru zajmowanego przez dane źródłowe, przesuń go, najeżdżając wskaźnikiem myszy na pusty obszar przy krawędzi ramki wykresu
1b
2a
i przeciągając w nowe miejsce.
1 Zaznacz elementy graficzne, które chcesz wyrównać. Aby oznaczyć więcej niż jeden obiekt graficzny, po kliknięciu pierwszego wciśnij i przytrzymaj klawisz [Ctrl], a następnie zazna2b czaj kolejne. Gdy uporasz się ze wszystkimi, które chcesz wyrównać, puść klawisz [Ctrl]. 2 Uaktywnij na Wstążce kartę Narzędzia obrazów lub Narzędzia do rysowania (a), a potem podkartę Formatowanie (b). W grupie Rozmieszczanie kliknij przycisk Wyrównaj (c). 3 Wyświetli się menu opcji automatycznego wyrównania obiektów graficznych. Jeśli chcesz rozmieścić wszystkie zaznaczone obiekty w pionie, wzdłuż lewej krawędzi obszaru robo-
3
czego arkusza, wybierz pozycję Wyrównaj do lewej.
167
166
CIEKAWOSTKA Podpowiedzi: Jeżeli przytrzymasz dłużej wskaźnik myszy nad dowolnym elementem galerii układów wykresu, Excel wyświetli dymek z podpowiedzią, dla jakich typów danych zaznaczony układ jest odpowiedni.
wyrównywanie może być jednak kłopotliwe. Excel skutecznie cię w tym wyręczy dzięki funkcjom umieszczonym w grupie Rozmieszczanie.
1a
VIII Grafiki, ilustracje i równania
wybranego typu. Wskaż odpowiadający ci typ, klikając jego ikonę. 4 Excel wstawi ramkę z wykresem do aktualnie edytowanego arkusza.
2a
3 Wyświetli się galeria wbudowanych stylów wykresu. Wybierz styl yl kliknię kliknięciem. 4 Excel natychmiast zastosuje kolorystykę i efekty graficzne zdefiniowane efiniowane w wybranym stylu.
2c
4 Po wybraniu konturu odpowiedniej grubości możesz zmienić jego styl, wskazując odpowiednią pozycję z menu Kreski, lub dopasować kolor, klikając kwadracik z odpowiednią barwą. 2b 3
=PLDQD NRQWXUX L Z\SHàQLHQLD NV]WDàWX Większość kształtów ma od razu przypisany kontur. Możesz jednak zmienić jego parametry oraz wypełnienie danego kształtu. 1 Zaznacz kształt, którego kontur chcesz zmienić, i na Wstążce w grupie Style kształtów (karty Narzędzia do rysowania i Formatowanie) kliknij przycisk Kontury kształtu. 2 Z rozwiniętego menu możesz wybrać kolor konturu, a także regulować jego grubość (pozycja
www.samosedno.com.pl
Grubość), styl (pozycja Kreski) czy zakończenia (pozycja Strzałki).
4 Excel automatycznie wyrówna zaznaczone obiekty graficzne.
1
=PLDQD REUDPRZDQLD REUD]X
207
206
3 Po kliknięciu przycisku z typem wykresu Excel wyświetli galerię różnych układów wykresu
Excel 2010
skorzystać, aby zmienić styl wykresu. 1 Kliknij wykres, który chcesz zmienić – w ten sposób go zaznaczysz. Samo zaznaczenie wykresu automatycznie aktywuje na Wstążce kartę Narzędzia wykresów
Zdjęcie umieszczone w arkuszu nie ma dodanej ramki. Jeżeli chcesz to zmienić, wykonaj opisane poniżej działania. 1 Zaznacz fotografię, której chcesz nadać dodatkowe obramowanie. 2 Na kartach Narzędzia obrazów i Formatowanie, w grupie Style obrazu, kliknij przycisk Obramowanie obrazu.
2
3 Z menu wyb wybierz najpierw Grubość, a następnie kliknijj odpowiadającą ającą ci grubość konturu. kon
www.samosedno.com.pl
Najważniejsze informacje zostały zebrane w ramkach.
WSKAZÓWKA Wskazówka – przedstawia problemy, które mogą wystąpić w trakcie realizacji danego zadania, oraz wskazówki dotyczące ich rozwiązania.
WAŻNE Ważne – zwraca uwagę na treści szczególnie istotne w pracy z programem Excel 2010.
CIEKAWOSTKA Ciekawostka – podpowiada inne możliwości wykonania danej czynności (np. mniej czasochłonne albo wymagające większych umiejętności).
Na zrzutach ekranowych znajdują się odnośniki wskazujące poszczególne etapy właśnie wykonywanej czynności. 3 2 1
Na końcu poradnika znajduje się Słowniczek, w którym zostały wyjaśnione najważniejsze terminy pojawiające się w treści książki.
SPIS TREŚCI Od autora
8
I. Podstawy pracy z Microsoft Excel 2010 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Uruchamiamy program Uzyskujemy dostęp do systemu pomocy Poznajemy elementy okna głównego Otwieramy istniejące dokumenty Tworzymy nowy skoroszyt Poznajemy tryby podglądu arkusza Zmniejszamy i powiększamy arkusz Zamykamy i zapisujemy skoroszyt
10 16 20 22 25 30 35 37
II. Twój pierwszy skoroszyt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Poznajemy elementy nawigacyjne arkusza Zaznaczamy komórki arkusza Wprowadzamy dane Poznajemy inne metody wprowadzania danych Edytujemy zawartość komórek Wstawiamy symbole, hiperłącza i znaki specjalne Kopiujemy, wycinamy i wklejamy dane Poznajemy dodatkowe funkcje Schowka pakietu Office Znajdujemy i zamieniamy, czyli oszczędzamy czas Tworzymy tabele Sprawdzamy pisownię
42 43 47 53 60 63 65 67 69 70 73
III. Formatowanie komórek 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Formatujemy zawartość komórek w zależności od typu danych Cyzelujemy graficznie komórki Wybieramy style w komórkach Poznajemy formatowanie warunkowe Korzystamy z Malarza formatów Dzielimy i scalamy komórki
76 83 86 89 96 97
7. 8. 9. 10.
Wstawiamy i usuwamy komórki, kolumny i wiersze Ukrywamy i odkrywamy kolumny i wiersze Grupujemy komórki Blokujemy zmiany w komórkach
99 104 105 110
IV. Praca z arkuszami 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Zaznaczamy i przenosimy arkusze Wstawiamy i podglądamy arkusze Zmieniamy nazwy i kolory kart arkuszy Wprowadzamy dane do wielu arkuszy jednocześnie Formatujemy wiele arkuszy jednocześnie Korzystamy z widoków arkusza
112 115 119 120 121 122
V. Formuły i funkcje 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Poznajemy metody wprowadzania formuł Tworzymy adresy względne i bezwzględne Formuły a zakresy komórek Poznajemy działanie autoobliczeń Korzystamy z Biblioteki funkcji Poznajemy funkcje warunkowe Korzystamy z inspekcji formuł Likwidujemy błędy w formułach
128 131 137 144 148 151 153 155
VI. Wykresy i graficzne prezentacje danych 1. 2. 3. 4. 5.
Poznajemy wykresy typowe i nietypowe oraz ich zastosowanie Poznajemy wykresy przebiegu w czasie (linie trendu) w komórkach Uczymy się szybkiego wstawiania wykresu Formatujemy i modyfikujemy elementy wykresu Zmieniamy dane na wykresie
158 159 164 167 175
VII. Filtrowanie i sortowanie danych 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Poznajemy sposoby sortowania danych Tworzymy własne listy sortowania Poznajemy autofiltr, czyli sposób na szybkie filtrowanie Tworzymy własne filtry danych Korzystamy z funkcji WYSZUKAJ Poznajemy tabele przestawne Stosujemy kontrolę poprawności danych
180 184 187 189 191 197 199
VIII. Grafiki, ilustracje i równania 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Wstawiamy obiekty graficzne do arkusza Formatujemy i modyfikujemy obrazy i grafikę Wykorzystujemy efekty graficzne w arkuszu Wstawiamy obiekty typu Clipart i WordArt Wstawiamy diagramy i schematy organizacyjne Wstawiamy równania do arkusza z gotowej biblioteki Konstruujemy równania z zestawu symboli
202 204 208 212 214 216 217
IX. Drukowanie 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Poznajemy podgląd wydruku Wybieramy drukarkę i format Zmieniamy orientację strony i skalę druku Tworzymy nagłówki i stopki dla wydruków Drukujemy arkusz i elementy dodatkowe Wstawiamy nagłówki kolumn lub wierszy na każdej stronie
220 222 224 226 228 232
X. Praca grupowa nad arkuszem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Tworzymy zapis w lokalizacjach ogólnodostępnych Dodajemy komentarze bezpośrednio w komórkach Uczymy się współdzielenia skoroszytów Śledzimy zmiany w skoroszytach Zapisujemy skoroszyt w internecie Udostępniamy skoroszyt zapisany w internecie Korzystamy z udostępnionych skoroszytów
236 240 241 243 245 248 250
Słowniczek
251
I Podstawy pracy z Microsoft Excel 2010
3. 3 R]QDMHP\ HOHPHQW\ RNQD JàyZQHJR Interfejs programu to w uproszczeniu jego wygląd i sposób działania wszystkich elementów, które widzisz na ekranie. Za pomocą interfejsu komunikujesz się z programem, wydajesz mu polecenia i korzystasz z oferowanych funkcji. Jeżeli nie masz jeszcze otwartego okna Excela na ekranie, uruchom je. Poniżej krótki opis jego najważniejszych elementów. 1 Jeśli spojrzysz od góry, jako pierwszy widoczny element zobaczysz pasek tytułowy okna programu. W centralnej części zawiera on nazwę programu (a) oraz aktualnie otwartego dokumentu (b). Po lewej stronie paska znajduje się pasek narzędzi Szybki dostęp (c), a po prawej – standardowe przyciski systemu Windows (d).
1c
1b
1a
1d
2 Ważnym elementem okna jest Wstążka. Znajdują się na niej karty, na których rozmieszczone są ikonki i przyciski reprezentujące niemal każdą funkcję programu. Po uruchomieniu Excela uaktywnia się karta Narzędzia główne. Kolejne karty możesz otworzyć, klikając ich nazwy. 3 Po lewej stronie wstążki widoczna jest karta Plik. W odróżnieniu od pozostałych ma ona kolor zielony. Inaczej się też zachowuje. Kliknięcie karty Plik wywołuje widok Microsoft Office Backstage. Wszystkie pozostałe karty Wstążki dają dostęp do funkcji kontrolujących zawartość aktualnie otwartego dokumentu, natomiast widok Microsoft Office Backstage zawiera funkcje związane z zarządzaniem plikami. Ponownie klikając kartę Plik, zamkniesz widok Backstage i powrócisz do głównego okna programu. 2
20
3
4 Bezpośrednio pod Wstążką umieszczono wąski poziomy pasek, który zawiera dwa istotne elementy: pole nazwy (a) oraz pasek formuły (b).
4a
4b
Excel 2010
5 Kolejny, największy fragment okna programu to obszar roboczy, w którym wyświetlany jest tzw. arkusz Excela. Opracowywane są w nim dokumenty. Liczby widoczne wzdłuż bocznej krawędzi obszaru roboczego to numery kolejnych nagłówków wierszy (a). W poziomie, w nagłówkach kolumn (tuż pod paskiem formuły) znajdują się kolejne litery alfabetu (b). Natomiast z prawej strony okna, wzdłuż pionowej krawędzi obszaru roboczego, widoczny jest pasek przewijania (c). 5b
5a
5c
6 Każda ramka w obszarze ograniczonym przez boki wierszy z lewej i nagłówki kolumn z góry jest tzw. komórką arkusza. Po uruchomieniu Excela jedna z komórek zostaje wyróżniona pogrubioną ramką. To tzw. aktywna komórka arkusza. 7 Bezpośrednio pod obszarem roboczym znajdują się karty arkuszy (a), przycisk wstawiania kolejnych arkuszy do aktualnie edytowanego dokumentu (b) oraz poziomy pasek przewijania (c).
7a
7b
7c
8 Ostatnim ważnym elementem interfejsu programu jest widoczny wzdłuż dolnej poziomej krawędzi okna Excela pasek stanu.
WAŻNE
www.samosedno.com.pl
21
Adres komórki arkusza: Każda komórka w arkuszu Excela ma swój adres. Tworzy się go z litery kolumny i numeru wiersza, na przecięciu których dana komórka się znajduje. Gdy uruchamiasz program bez otwierania konkretnego pliku, uaktywnia się zawsze komórka znajdująca się na przecięciu wiersza o numerze 1 i kolumny A (podświetlony zostaje też odpowiedni nagłówek wiersza i nagłówek kolumny). Adres tej komórki to A1.
I Podstawy pracy z Microsoft Excel 2010
4. 2 WZLHUDP\ LVWQLHMćFH dokumenty Poznałeś kilka sposobów uruchamiania Excela. Najprostszym jest otwarcie istniejącego wcześniej dokumentu. Zobacz, jak za pomocą innych funkcji Excela możesz otworzyć istniejące dokumenty.
2WZLHUDQLH SOLNyZ 1 Kliknij kartę Plik. 2 W widoku Backstage kliknij Otwórz. 3 Wyświetlone zostanie okno Otwieranie. W oknie wskaż plik, który chcesz otworzyć. Po jego zaznaczeniu kliknij przycisk
1
2
Otwórz. Wybrany dokument otworzy się w oknie Excela. Excel zapamiętuje, które pliki były ostatnio otwierane w programie. Dzięki temu łatwo je ponownie otworzysz. Zobacz, jak to zrobić. 1 Kliknij kartę Plik. W widoku Backstage uaktywni się plansza Ostatnio używane. Jeśli nie, kliknij pozycję Ostatnio używane. Excel wyświetli listę ostatnio otwieranych skoroszytów, a także listę ostatnio używanych folderów lub dysków, z których były otwierane dokumenty. 2 Chcąc ponownie otworzyć widoczny na liście dokument, kliknij jego nazwę. Zwróć uwagę na umieszczone w dolnej części pole wyboru Uzyskaj szybki dostęp do tej
22
liczby ostatnio używanych skoroszytów. Obok niego znajduje się miejsce na wprowadzenie liczby (domyślnie jest to liczba 4). Jeżeli zaznaczysz to pole wyboru, Excel doda skróty do kilku (domyślnie: maksymalnie czterech) ostatnio otwieranych plików do bocznego panelu widoku Backstage. Panel ten jest wyświetlany po lewej stronie okna.
CIEKAWOSTKA Pinezka: Po prawej stronie każdej pozycji na liście używanych skoroszytów znajduje się pinezka. Jeżeli ją klikniesz, to dany element zostanie na stałe przypięty do listy. Przypięte elementy są widoczne zawsze, bez względu na to, jak dawno były otwierane.
Excel 2010
Kolejny, przedstawiony poniżej sposób otwierania dokumentów w Excelu możesz zastosować, jeżeli twój komputer pracuje pod kontrolą systemu Windows Vista lub Windows 7. Jeśli nie wiesz, gdzie zapisałeś skoroszyt, który chcesz otworzyć w Excelu, ale pamiętasz nazwę pliku, skorzystaj z wbudowanych w system mechanizmów wyszukiwawczych. Nie musisz nawet uruchamiać Excela, by odnaleźć właściwy plik. 1 Rozwiń menu Start (klikając symbol menu Start lub używając na klawiaturze przycisku ze znaczkiem Windows). 2 Teraz w polu wyszukiwania (w dolnej części menu) wpisz nazwę pliku, którego szukasz. Zwykle wystarczy wpisać kilka początkowych liter nazwy, by komputer odnalazł właściwy plik i wyświetlił jego pełną nazwę w górnej części menu. Kliknięcie odnalezionego obiektu otworzy go w Excelu.
3R]QDMHP\ VNRURV]\W\ L DUNXV]H W odniesieniu do plików otwieranych w Excelu można operować słowem „dokument”, ale częściej spotykamy się z pojęciami „arkusz” i „skoroszyt”. Skoroszyt to podstawowy typ pliku, który może być tworzony i edytowany w programie Microsoft Excel. Odgrywa rolę teczki – jest spójnym, zapisanym w jednym pliku zbiorem powiązanych ze sobą arkuszy. Oczywiście o stopniu zależności pomiędzy arkuszami w skoroszycie decydujesz ty. Każdy nowy skoroszyt w Excelu jest standardowo wyposażony w trzy arkusze. Arkusz to podstawowa przestrzeń robocza, w której możesz wprowadzać dane i przeprowadzać obliczenia.
3R]QDMHP\ ZàDŒFLZRŒFL SOLNX Każdy plik w systemie Windows posiada więcej cech niż tylko nazwa czy rozmiar. Microsoft Excel pozwala przypisywać tworzonym i edytowanym w nim arkuszom wiele właściwości
2 Kliknij pozycję Informacje. 3 Zobaczysz panel Informacje o dokumencie. Po prawej stronie pojawi się miniatura aktualnie aktywnego arkusza wczytanego skoroszytu. Pod obrazkiem – niektóre informacje o otwartym pliku.
www.samosedno.com.pl
23
ułatwiających np. odnalezienie konkretnego dokumentu. Warto, byś skorzystał z możliwości wprowadzania dodatkowych informacji do każdego tworzonego skoroszytu. Dzięki temu później łatwiej odnajdziesz konkretny plik. 1 Otwórz skoroszyt i kliknij kartę Plik, by rozwinąć widok Backstage.
:SURZDG]DQLH ZDUWRŒFL SURFHQWRZ\FK L XàDPNRZ\FK Procentowe ujęcie różnych wartości jest wszechobecne we wszelkiego typu rankingach czy zestawieniach. Zobacz, w jaki sposób Excel obsługuje taki format zapisu liczb. 1 Chcąc wprowadzić wartość wyrażoną w procentach, wpisz w komórce liczbę i bezpośrednio
II Twój pierwszy skoroszyt
za nią znak %, np. 56% 2 Wciśnij [Enter]. Excel poprawnie zinterpretuje taki zapis i przechowa w pamięci tę liczbę jako 0,56.
WSKAZÓWKA Różnice w interpretacji liczb: Excel zinterpretuje liczbę, np. 0,56, jako ułamek dziesiętny pod warunkiem, że korzystasz z programu w polskojęzycznym systemie. W anglojęzycznej wersji Excela zainstalowanej w komputerze z anglojęzycznym systemem należy użyć kropki.
52
Excel umożliwia również wprowadzanie ułamków zwykłych, możesz więc zapisać w komórce wartość pięć i dwie trzecie w taki sposób: 5 2/3 Uwaga! Pamiętaj o znaku spacji pomiędzy liczbą całkowitą a ułamkiem!
Excel 2010
WAŻNE Ułamki zwykłe a daty: Jeśli chcesz wpisać ułamek zwykły, np. jedną szóstą, pamiętaj o wstawieniu cyfry 0 (zero) przed właściwym ułamkiem – i oczywiście o spacji pomiędzy zerem a ułamkiem (0 1/6). Zapis „1/6” zostanie odczytany przez Excel jako data (tu: 6 stycznia).
4. 3 R]QDMHP\ LQQH PHWRG\ wprowadzania danych Excel posiada rozbudowane funkcje automatycznego uzupełniania danych i wypełniania komórek danymi określonymi przez użytkownika. To udogodnienie uwolni cię od żmudnego wprowadzania powtarzających się lub przewidywalnych ciągów danych. Przyjrzyj się poniższej ilustracji, która przedstawia obszar roboczy przykładowego arkusza zawierającego spis rachunków za usługę abonencką. Jest to dopiero początek spisu. Użytkownik wypełnił tylko kolumnę z numerami faktur, które pracowicie poprzenosił z odpowiednich druków, oraz przepisał dane dotyczące pierwszego rachunku. Wie on, że data otrzymywania faktur jest stała (zawsze ten sam dzień w miesiącu), kwota również. Wszystkie rachunki – z wyjątkiem ostatniego – mają status „opłacony”. Także w kolumnie „Zapłata za miesiąc” kolejne wartości dają się przewidzieć na podstawie widocznego stanu arkusza.
53
www.samosedno.com.pl
Dzięki przedstawionym w tym podrozdziale wskazówkom użytkownik, o którym mowa powyżej, mógłby skrócić czas wymagany do wypełnienia arkusza nawet do kilkunastu sekund.
$XWRPDW\F]QH Z\SHàQLDQLH NRPyUHN Wć VDPć ZDUWRŒFLć DXWRZ\SHàQLDQLH
II Twój pierwszy skoroszyt
Excel może błyskawicznie wypełnić dowolny obszar wybranym przez ciebie wyrazem, zdaniem, liczbą itp. Zobacz, jak szybko rozprawiłbyś się z arkuszem zawierającym listę rachunków, wykorzystując funkcję automatycznego wypełniania. W tym wypadku do kolumny ze „Statusem rachunków” wpisujesz wyraz „opłacony”. 1 Kliknij pierwszą komórkę z zakresu, do którego chcesz wprowadzić ten sam tekst. Tutaj będzie to komórka E2 zawierająca już słowo „opłacony”. 2 Zaznaczona komórka wyróżniona jest pogrubioną ramką. 3 W dolnym prawym rogu tej ramki zobaczysz niewielki punkt, jest to tzw. uchwyt wypełniania. 4 Kliknij i przytrzymaj wskaźnik myszy na tym uchwycie, a następnie przeciągnij wskaźnik myszy aż do komórki E19. 5 Zakreślony obszar będzie obrysowany szarą ramką (a), a obok wskaźnika myszki zobaczysz „dymek” zawierający wartość, jaką będą wypełniane zaznaczone komórki (b). W tym przypadku jest to słowo „opłacony”.
1 2 3
54
5a
4
5b
Excel 2010
6 Gdy puścisz wskaźnik myszy nad komórką E19, cały zakres od komórki E2 do E19 zostanie automatycznie wypełniony słowami „opłacony”. 7 Pozostaje tylko ręcznie wypełnić komórkę E20, w której powinien być odnotowany status nieopłaconego rachunku. Ten sposób możesz wykorzystać również do wprowadzania liczb. Zastosuj go do kolumny zawierającej kwotę pierwszego rachunku. Wypełnienie pozostałych pól to kwestia sekund.
WAŻNE Automatyczne wypełnianie w poziomie: Funkcja automatycznego wypełniania działa nie tylko w pionie, lecz także w poziomie. Możesz również wybierać kierunek wypełniania (góra, dół, lewo, prawo), przeciągając w odpowiednią stronę uchwyt wypełniania.
$XWRPDW\F]QH Z\SHàQLDQLH NRPyUHN ZDUWRŒFLDPL NXPXORZDQ\PL Spróbuj teraz wypełnić zakres komórek danymi, które zmieniają się w przewidywalny sposób. Zacznij od kolumny „Lp.” – zawiera ona kolejne liczby porządkowe dla każdej pozycji. W komórce A2 widoczna jest liczba 1. W kolejnych komórkach w tej kolumnie powinny się znaleźć: 2, 3, 4 itd. Możesz skorzystać z dwóch sposobów. Sposób pierwszy: 1 Kliknij komórkę znajdującą się pod pierwszą komórką z wypełnianego zakresu (tu: A3). 2 Wpisz w niej kolejną wymaganą wartość (tu: 2) i wciśnij [Enter]. 3 Zaznacz obie już wypełnione komórki, złap myszą uchwyt wypełniania i przeciągnij do
porządkowymi
www.samosedno.com.pl
55
ostatniej komórki w wypełnianym zakresie (tu: A20). 4 Zobaczysz szarą ramkę wokół zakreślonego obszaru oraz dymek z wartościami, które będą się zmieniały, w miarę jak będziesz przeciągał wskaźnik myszy. 5 Po zwolnieniu przycisku myszy cały zakres zostanie wypełniony kolejnymi liczbami
II Twój pierwszy skoroszyt
1 2
5
3 4
CIEKAWOSTKA Pomocny skrót: Jeżeli podczas przeciągania popełnisz błąd i np. wyjedziesz poza wymagany zakres, użyj skrótu [Ctrl] + [Z], aby cofnąć ostatnio wykonaną operację, i ponów próbę.
W ten sposób możesz wypełnić komórki wartościami innymi niż przyrastające o jednostkę (jak w powyższym przykładzie). Jeżeli w pierwszej komórce będzie znajdować się na przykład liczba 1, a w kolejnej 3, to podczas autowypełniania Excel wygeneruje w kolejnych komórkach wartości: 5, 7, 9, 11 itd. (Możesz wygenerować także ciąg malejący; wtedy wartość w pierwszej komórce musi być wyższa od wartości w drugiej).
56
Sposób drugi: 1 Kliknij pierwszą komórkę z wypełnianego zakresu (tu: A2). 2 Złap uchwyt wypełniania w obramowaniu tej komórki, ale zanim przesuniesz wskaźnik myszy, wciśnij i przytrzymaj klawisz [Ctrl]. 3 Obok wskaźnika pojawi się mały znak „+”, który oznacza, że aktywowałeś alternatywny tryb wypełniania komórek.
1
3
Excel 2010
4 Trzymając wciśnięte: przycisk myszy i klawisz [Ctrl], przeciągnij wskaźnik myszy do ostatniej komórki wypełnianego zakresu, po czym zwolnij wszystkie przyciski.
WAŻNE Wygodna metoda: Użycie klawisza [Ctrl] jest wygodniejsze, bo nie musisz zaznaczać dwóch komórek z wypełnianego zakresu. Pamiętaj jednak o ograniczeniu tej metody – kolejne liczby będą zwiększane o jednostkę, nie utworzysz w ten sposób ciągów o innym skoku pomiędzy kolejnymi wartościami.
:\SHàQLDQLH ]DNUHVX NROHMQ\PL GDWDPL OXE JRG]LQDPL Przykładowy arkusz z zestawieniem rachunków jest prawie wypełniony. Następna kolumna, zatytułowana „Zapłata za miesiąc”, powinna zawierać kolejne nazwy miesięcy. Zobacz, jak Excel może ci pomóc w wypełnianiu zakresu datami i godzinami. 1 Wystarczy, że w wypełnianym zakresie zdefiniowany jest tylko pierwszy wpis (tu: styczeń). 2 Po zaznaczeniu komórki z nazwą pierwszego miesiąca złap uchwyt wypełniania i przeciągnij do ostatniej komórki wypełnianego obszaru.
1
2
57
3 Komórki wypełnią się nazwami kolejnych miesięcy. 4 W analogiczny sposób wypełniasz obszary nazwami dni tygodnia czy datami.
www.samosedno.com.pl
CIEKAWOSTKA Wypełnianie tą samą wartością: Czasem musisz wstawić w dany obszar tę samą datę lub tę samą nazwę miesiąca. Wtedy przed użyciem uchwytu wypełniania wciśnij i przytrzymaj klawisz [Ctrl], a wypełniany zakres zostanie uzupełniony tą samą zawartością.
II Twój pierwszy skoroszyt
WAŻNE Domyślne uzupełnianie dat: W przypadku dat, miesięcy, dni tygodnia itp. Excel domyślnie wstawia kolejne wartości, ale możesz to zmienić. Np. jeśli potrzebujesz wypełnić jakiś obszar nazwami dni tygodnia, ale co drugi dzień, poczynając od poniedziałku, wpisz w pierwszej komórce zakresu „poniedziałek”, w kolejnej „środa”, następnie zaznacz obie komórki i użyj uchwytu wypełniania. Excel sam uzupełni: „piątek”, „niedziela”, „wtorek” itd.
.RU]\VWDQLH ] RSFML DXWRZ\SHàQLDQLD Ostatnia kolumna w przykładowym arkuszu z zestawieniem rachunków zawiera daty otrzymania faktur. Faktury za usługi ciągłe (woda, gaz, prąd, internet) otrzymywane są zazwyczaj tego samego dnia miesiąca. Którego? Odpowiedź na to pytanie zawiera wartość widoczna w przykładowym arkuszu w tej kolumnie. Pierwsza z komórek kolumny z datami otrzymania faktur jest już wypełniona. Jak w takiej sytuacji wypełnić pozostałe komórki? Wystarczy użyć uchwytu wypełniania. Tutaj musisz być jednak ostrożny. Zauważ, że po wypełnieniu kolumny poprzez zaznaczenie pierwszej komórki i przeciągnięcie jej uchwytu Excel wstawił
58
kolejne dni od daty znajdującej się w pierwszej komórce, a nie kolejne miesiące z tym samym dniem.