Guia: Versión amigable eglamento R eglamento R rganización rganización O unciones unciones F Concordante:
DS- N° 054-2018-PCM Directiva N° 001/2018/PCM/SGP
Lineamientos N° 01-2020 -SGP Funciones estandarizadas en el marco de los sistema administrativos. Lineamientos N° 02-2020 -SGP que estable orientaciones sobre el reglamento de organización y funciones -ROF y el Manual de Operaciones-MOP. Norma técnica N° 01-2020-PCM/SGP/SSAP que establece modelos de organización para Municipalidades
Ing. José Gabriel Vásquez Urbina
Reglamento de Organización y Funciones
Edición: Ing. José Gabriel Vásquez Urbina
INDICE DEL TEXTO
I.- Introducción
3
II.- Lineamientos de organización del Estado
4
III.- Funciones estandarizadas - sistemas administrativos.
11
3.1 Conceptos Generales
11
3.2 Aspectos generales del ROF
13
3.3 Estructura orgánica
17
3.4 Niveles organizacionales y tipos de unidades de organización
18
3.5 Denominación de ciertas unidades de organización
27
3.6 Contenido del ROF
31
IV.- Relación de sistemas administrativos según materia.
33
V.- Sistemas administrativos vinculados a funciones de administración interna.
37
5.1 Sistemas administrativos orientados a dar apoyo administrativo a la gestión interna. 5.2 Sistemas administrativos orientados a dar asesoramiento a la gestión interna.
37 37
VI.- Funciones estandarizadas vinculadas a sistemas administrativos orientados a dar soporte, a cargo de la oficina general / oficina de administración o la que haga sus veces.
38
VII.- Funciones estandarizadas vinculadas a sistemas administrativos asesoramiento.
40
VIII.- Funciones estandarizadas vinculadas a sistemas administrativos a dar apoyo o asesoramiento.
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IX. Funciones estandarizadas asignadas a la procuraduría publica como órgano a cargo de la defensa judicial del Estado.
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X.- Norma técnica N° 001-2020-PCM/SGP/SSAP que establece modelos de organización para municipalidades.
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I.-
INTRODUCCIÓN
El Reglamento de Organización y Funciones ROF constituye una de las herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa de las entidades del sector público. El presente Manual tienen por finalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF, para lo cuál recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° 054- Lineamientos de organización del Estado , y propone una metodología para la aplicación de los mismos. En este sentido, la Guia: Proporciona a la entidad los conceptos básicos que les permitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funciones como instrumento de gestión de la organización.
Guía paso a paso en el análisis de las funciones y la estructura de la organización para definir los contenidos de su nuevo ROF.
Orienta a la entidad en la elaboración del informe técnico sustentatorio y en el proceso de aprobación de su ROF
De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende , en su organización, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión institucional. En este sentido, el Manual contiene una metodología de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:
NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL.
NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
ROF
REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACION
ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
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II.-
LINEAMIENTOS DE ORGANIZACIÓN DEL ESTADO TITULO I DEL OBJETO, FINALIDAD, ÁMBITO Y PRINCIPIOS
Articulo 1.- Objeto. La presente norma regula los principios, criterios y reglas que definen el diseño, estructura, organización y funcionamiento de las entidades del Estado. Articulo 2.- Finalidad La presente norma busca que las entidades del Estado, conforme a su tipo , competencias y funciones , se organicen de la mejor manera a fin de responder a las necesidades públicas, en beneficio de la ciudadanía. Articulo 3.- Ámbito de aplicación 3.1
La presente norma es de aplicación, bajo el término genérico de entidad, a las siguientes:
a.-
El poder ejecutivo: los Ministerios, organismos públicos y demás entidades con calidad de pliego presupuestal.
b.-
El poder judicial y el congreso de la república, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se apongan a lo que establecen sus respectivas leyes organicas.
c.-
Los organismos constitucionalmente autónomos, en todos aquellos aspectos no contemplados o que se opongan a lo que establecen sus respectivas leyes orgánicas.
d.-
El Seguro Social de Salud- EsSalud.
e.-
Las Universidades Públicas, excluyendo su estructura de enseñanza que se rigen por lo dispuesto en las normas especiales de la materia.
f.-
Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen sus respectivas leyes orgánicas.
g-
Las Mancomunidades regionales y municipales, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen las leyes que las regulan.
h.-
Los organismos públicos de los niveles regional y local, independientemente de la denominación formal de las normas que los creen o reconozcan
i-
Los programas y proyectos especiales
j-
Las demás entidades que forman parte de la estructura del Estado y que ejercen potestades administrativas, y por tanto su accionar se encuentra sujeto a normas de derecho público.
3.2 Se encuentran excluidas del ámbito de aplicación de la presente norma, las empresas que conforman la actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de Sociedades y las normas especiales que emite el FONAFE para las empresas que se encuentran bajo su ámbito. Asi mismo se encuentra excluidas las empresas de gobiernos sub nacionales en tanto su actividad se sujete a lo regulado en la Ley General de Sociedades , la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgánica de Municipalidades, según corresponda y demás normativa especial que se le aplique.
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Articulo 4.- Principios Generales. Además de los principios contenidos en las normas que regulan la estructura , organización y funcionamiento del Estado, se aplican los siguientes: a.- Servicio a la ciudadanía. Las entidades se organizan para responder mejor a las necesidades de la ciudadanía asegurando una prestación ágil, oportuna , efectiva y de calidad, para lograr resultados que impacten positivamente en el bienestar de la ciudadanía y en el desarrollo del pais. b.- Eficacia Las entidades se organizan para asegurar el cumplimiento de políticas , estrategias, metas y resultados. c.- Eficiencia. Las entidades adoptan formas organizativas haciendo un uso racional de los recursos públicos. d.- Especialidad Las entidades integran sus competencias y funciones según su afinidad y compelementariedad e.- Jerarquia Las entidades se organizan en un régimen jerarquizado y desconcentrado, cuando corresponda, sobre la base de competencias y funciones afines. Legalidad Las competencias de las entidades deben estar plenamente, justificadas y amparadas en la Ley y reflejarse en sus normas de organización y funciones.
f-
TITULO II DEL DISEÑO DE LAS ENTIDADES PUBLICAS CAPITULO I DISEÑO DE LAS ENTIDADES Articulo 5.- Diseño de las entidades El diseño consiste en analizar las características de la entidad para identificar un modelo de organización que más de ajuste a este y facilite la elaboración o modificación de su estructura orgánica o funcional. Articulo 6.- Criterios de analisis para el diseño organizacional 6.1 Las entidades consideran los siguientes criterios para su diseño organizacional: a.-
Estrategia y prioridades institucionales
b.-
Bienes y servicios que presta, evaluando el nivel de cobertura y demanda.
c.-
Cantidad de personal con vinculo laboral y volumen de trabajo.
d.-
Recursos y capacidad operativa
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e.-
Tiempo de operación
f-
Niveles de especialización de las funciones sustantivas
g-
Factores externos que pudiesen afectar el cumplimiento de las funciones sustantivas
h-
Nivel de riesgos en los procesos para la provisión del bien o servicio.
i-
Normas sustantivas aplicables 6.2
En el caso del literal h, las entidades evalúan el funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo para identificación de riesgos. Para su análisis, las entidades pueden definir mayores niveles de desagregación de sus procesos de acuerdo a su complejidad hasta llegar a sus actividades , las cuales se describen a través de los procedimientos. Articulo 7.- Estructura orgánica funcional. 7.1
La estructura orgánica agrupa las competencias y funciones de la entidad en unidades de organización y establece las lineas de autoridad y mecanismos de coordinación para el logro de sus objetivos.
7.2
En el reglamento de organización y Funciones se desarrolla la estructura orgánica de la entidad y se representa en el organigrama.
7.3
La estructura funcional agrupa las funciones de una entidad sin personería jurídica en unidades funcionales y establecer las lineas de autoridad y mecanismos de coordinación para el logro de sus objetivos.
7.4
El Manual de Operaciones desarrolla la estructura funcional de la entidad y se representa en el organigrama.
Articulo 8.- Reglas para establecer la estructura orgánica o funcional Para establecer la estructura orgánica o funcional se consideran , según corresponda, las siguientes reglas: Distribución de competencias y funciones.- Todas las competencias y funciones que las a.- normas sustantivas establecen para una entidad , deben ser asignadas a alguna unidad de organización de esta. b.-
c.-
d.-
e-
Determinación de funciones.- Las funciones especificas asignadas a cada unidad de organización se derivan de las funciones generales definidas para la entidad. Para tal efecto las funciones se desagregan siguiendo una secuencia jerárquica según los niveles organizacionales con los que cuente la entidad. Separación de funciones.- Las funciones sustantivas deben estar separadas de aquellas que son de administración interna. La estructura de los organos de linea no debe incluir órganos de administración interna. Coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas.- Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de sus desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones sobre la base de criterios de medición que tiendan a ser objetivos. No duplicidad.- Las entidades no deben duplicar funciones ente si. Las funciones similares no deben ser ejercidas por más de una unidad de organizacion al interior de una entidad, salvo cuando es en ámbitos territoriales diferentes.
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f.g.-
Racionalidad.- Sólo pueden crearse unidades de organización que esten orientadas al cumplimiento de la finalidad y competencias de la entidad; y respondan al dimensionamiento y sus objetivos institucionales. Coordinación.- Cuando se trate de funciones de coordinación permanentes entre unidades de organización, debe especificarse dicha función en cada uno de ellos: Cuando se trate de funciones de coordinación interinstitucional permanente, debe especificarse la institución con las que se realiza.
h.-
Simplicidad.- Las entidades desarrollan su estructura y asignación de funciones en forma sencilla y clara. Esta debe soportar adecuadamente los procesos evitando complejizar o generar trabas en su interior para el cumplimiento de sus fines y una mejor atención a los ciudadanos.
Articulo 9° Niveles organizacionales 9.1 Son las categorías dentro de la estructura orgánica de la entidad que reflejan la dependencia jerárquica entre sus unidades de organización. Se clasifican en: a.-
Primer nivel: Órganos de Alta Dirección y según corresponda órganos resolutivos u órganos consultivos
b.- Segundo nivel: Órganos de linea y órganos de administración interna. c.-
Tercer nivel : Unidades organicas
9.2
Los órganos desconcentrados configuran a un nivel organizacional , salvaguardando su dependencia jerárquica.
9.3
En base al dimensionamiento de las entidades, estas excepcionalmente se pueden organizar jerárquicamente en un cuarto nivel o mayor nivel organizacional, siempre que estén debidamente sustentados conforme lo dispuesto en el articulo 16. CAPITULO II ÓRGANOS DE LAS ENTIDADES
Articulo 10.- Órganos de Alta Dirección 10.1
10.2
Los órganos de la Alta Dirección son responsables de dirigir la entidad , supervisar y regular sus actividades, y , en general ejercer las funciones de dirección política y administrativa de la entidad. Configurar el primer nivel organizacional y están integrados por:
En los Ministerios , por el Despacho Ministerial, los Despachos Viceministeriales y la Secretaría General En los organismos públicos ejecutores del poder ejecutivo, por la jefatura , gerencia b.general, pudiendo contar por excepción con un consejo directivo cuando atiendan asuntos de carácter multisectorial, de acuerdo a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo a.-
c.-
En los organismos públicos técnicos- especializados del poder ejecutivo, por la presidencia ejecutiva, el consejo directivo y la Gerencia General.
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d.-
En los organismos públicos reguladores del poder ejecutivo, por el consejo directivo, la presidencia ejecutiva, el Consejo Directivo y la Gerencia General.
e-
En Gobiernos Regionales, por el Consejo Regional, el Despacho de la Gobernación Regional y la Gerencia regional.
f-
En los gobiernos locales, por el Concejo Municipal, la alcaldía municipal y la Gerencia Municipal.
10.3
Los órganos que ejercen rectoría sobre un sistema no forman, en virtud de dicha condición, parte de la alta dirección de una entidad. La Ley de creación del sistema determina el órgano o la entidad que ejerce rectoría.
10.4
Los asesores de la alta dirección no constituyen un órgano o una unidad orgánica, sino un equipo de trabajo y no debe verse reflejado en el reglamento de organización y funciones.
10.5
En toda entidad debe estar definida la autoridad de la gestión administrativa, que forma parte de la Alta Dirección y actúa como nexo de coordinación entre esta y los órganos de asesoramiento y de apoyo. En los Ministerios esta función es ejercida por la Secretaría General, en los Gobiernos Regionales por la Gerencia Regional y en los Gobiernos Locales por la Gerencia Municipal. En los organismos públicos, se denomina Gerencia General.
Articulo 11.- Órgano de Control Institucional y Defensa Jurídica.
11.1
11.2
El órgano de Control Institucional es el órgano responsable del control de las actividades de gestión, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y la normativa de la materia. Para la defensa jurídica de los derechos e intereses del Estado, los ministerios y demás entidades expresamente autorizadas conforme a ley cuentan con un órgano de defensa jurídica. Las funciones de las procuradurias públicas son determinadas conforme a las normativa de la materia.
Articulo 12° Órganos de Administración Interna.
12.1
Son órganos encargados de asesorar o apoyar a la entidad en el cumplimiento de sus funciones sustantivas y están constituidos, respectivamente, por los órganos de asesoramiento y apoyo.
12.2
La calificación del órgano de administración interna en asesoramiento o apoyo, depende de las caracteristicas y estrategias que adopte la entidad para el cum,plimiento de sus fines.
12.3
Las funciones que se derivan de los sistemas administrativos recogen lo dispuesto por sus entes rectores. Las funciones enunciadas o aquellas que se ejercen en cumplimiento de las normas que dictan los rectores de dichos sistemas no obligan la creación de órganos o de unidades organicas.
12.4
Los órganos que ejercen estas funciones se denominan oficinas , en caso se ejerzan a través de unidades organicas, están se denominan unidades. Únicamente en el caso de los Ministerios los Órganos se denominan Oficinas Generales y sus unidades organicas se denominan oficinas.
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12.5
En los Gobiernos Regionales, se denominan Gerencias Regionales, de conformidad con la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.
12.6
En los Gobiernos Locales, se denominan Gerencias Municipales, de conformidad con la Ley Orgánica de Municipalidades.
ARTICULO 13.- Órganos de Linea. 13.1
13.2
Los órganos de linea ejercen funciones sustantivas en la entidad y pueden ser de tipo técnico- normativo o de prestación de bienes y servicios. Los órganos de linea se estructuran de la siguiente forma: En los Ministerios los órganos de segundo nivel organizacional en Direcciones Generales, de tener unidades organicas del tercer nivel organizacional en Direcciones.
a-
En los Gobiernos Regionales y Locales en Gerencias para los órganos del Segundo Nivel organizacional; y en Sub Gerencias o Direcciones, de tener unidades organicas de tercer nivel organizacional. En el resto de entidades se denominan Direcciones, salvo que por mandato legal se establezca otra denominación.
b-
c13.2
Las funciones que se ejercen en complimiento de las normas que dictan los rectores de los sistemas funcionales no obliga la creación de órganos o de unidades organicas.
Articulo 14.- Órganos desconcentrados. 14.1
14.2
Los órganos desconcentrados desarrollan funciones sustantivas de uno o varios de los órganos de linea del tipo prestadores de bienes o servicios, y se crean para atender necesidades no atendidas o para aumentar su cobertura. Actúan en representación de la entidad de la cual forman parte dentro del territorio, sobre el cual ejercen jurisdicción. Existen dos formas de desconcentracion
a-
La desconcentracion vertical se realiza atendiendo al vinculo jerárquico existente entre el órgano que delega y el que ejerce las competencias.
b-
Las desconcentración horizontal se realiza para expandir la cobertura geográfica para la prestación de bienes y servicios de la entidad.
14.3
La desconcentrración vertical de funciones administrativas tales como recepción de expedientes, solicitudes, entrega de información a la ciudadanía, y en general para las actividades de similar naturaleza, constituye Oficinas Desconcentradas, que forman parte de la oficina de atención al ciudadano o la que haga sus veces.
Articulo 15.- Otros órganos De acuerdo a sus funciones una entidad puede tener los siguientes órganos, siempre que su Ley de creación lo faculte:
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a.-
Órganos académicos
Son los encargados de brindar una formación académica a terceros y pueden adoptar la figura de escuelas, institutos y demás centros de formación. Se incluyen dentro de esta calificación a los institutos y escuelas de educación superior de las fuerzas armadas de la Policía Nacional- Constituyen órganos de linea, salvo que la ley le otorgue otra clasificación de órgano en el marco de lo dispuesto en los presentes lineamientos. b-
Los órganos resolutivos
Son los encargados de resolver en ´ltima instancia , cualquier reclamo o controversia en las materias bajo se comptencia definidas por Ley. Gozan de autonomía, sus decisiones agotan la via administrativa y se ubican en el primer nivel organizacional. c-
Órganos consultivos.
Son los encargados de asesorar o emitir opinión sobre los asuntos que solicite la Alta Dirección, conformados por un equipo colegiado experto en las materias. Sus miembros pueden ser designados por la propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por esta o por el titular de la Entidad. Ejercen funciones ad honoren y no ejercen una linea de autoridad ni posen dependencia jerárquica. Se ubican en el primer nivel organizacional y no tienen unidades organicas. Incluyen a las comisiones consultivas. Articulo 16.- Criterios para la creación de órganos o unidades orgánicas. 16.1
Los criterios que justifican la creación de órganos o unidades organicas son los siguientes:
a-
La carga administrativa o volumen de operación requeridas de forma permanente.
b-
Enfoque estratégico
c-
Tipo y tamaño de la entidad
d.-
Grado de tecnificacion de los procesos
e-
Las competencias del recurso humano
f-
Necesidad de independizar servicios y tareas.
g.-
Necesidad de ejercer supervisión o control
h.-
Contar con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada.
16.2
La aplicación de los criterios señalados en el numeral anterior se aplican en forma alternativa o concurrente, según corresponda.
16.3
Los criterios señalados en el numeral 16.1 se aplican también para justificar la creación de los demás niveles organizacionales, siendo obligatorio que concurra el criterio señalado en el literal h).
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III.-
FUNCIONES ESTANDARIZADAS- SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
3.1 DETERMINACIÓN DE FUNCIONES
.
FUNCION.-
FUNCIÓN ESPECIFICA.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA.
FUNCIÓN SUSTANTIVA.
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ÓRGANOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
UNIDAD DE ORGANIZACIÓN.
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3.2 ASPECTOS GENERALES DEL ROF
A.- EL ROF DEFINICION ¡Que es el ROF ?
D.S N° 054-2018-PCM Articulo 43.- Reglamento de Organización y Funciones-ROF Es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la estructura orgánica de la entidad. Contiene las competencias y funciones generales de la entidad; las funciones especificas de sus unidades de organización, así como sus relaciones de dependencia.
Las competencias y funciones generales, que son aquellas que la ley o norma con rango de ley le asigna a la entidad, provienen de su ley de creación y normas sustantivas. Las funciones especificas , que son aquellas que se derivan de las funciones generales de la entidad y que esta asigna entre sus unidades de organización. El organigrama de la entidad, que es la representación gráfica de la estructura orgánica. B.- EL ROF COMO DOCUMENTO TÉCNICO NORMATIVO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL.
El ROF es un documento:
Técnico, pues es resultado de un diseño organizacional para definir la estructura orgánica más idónea para el cumplimiento de las funciones y logro de sus resultados. Normativo, pues constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad.
De Gestión organizacional, pues es una guía administrativa para la entidad y su personal sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades al interior de la organización.
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C.- UTILIDAD DE UN ROF
El ROF es útil para:
La entidad, pues presenta una visión de conjunto de está, sus unidades de organización y funciones , evitando duplicidades, asi como se asegura que todas sus competencias y funciones han sido asignadas entre las unidades de organización que integran su estructura. El personal de la entidad, pues su labor hacia el cumplimiento de las funciones recogidas en el ROF, facilitando la integracion del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de la entidad. Otras entidades públicas, pues al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas , contribuye a una mejor coordinación entre estas ( Con quién coordino” y “ sobre que materias”). Quienes ejercen control sobre la entidad, pues facilita la identificación de las unidades de organización responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.
Las personas, que cuentan con un documento de acceso público acerca de cómo se organiza una entidad pública.
D. ENTIDADES PÚBLICAS QUE DEBEN CONTAR CON UN ROF
Las entidades públicas que deben contar con un ROF son aquellas que:
Cumplen funciones de carácter permanente. Han sido creadas por Ley o mandato constitucional. Cuentan con personaria juridica de derecho público otorgada por ley. Constituyen pliegos presupuestales, salvo el caso de algunos organismos constitucionalmente autónomos.
Atendiendo a las características antes señaladas, a continuación, se identifican las entidades públicas que en nuestro ordenamiento deben contar con un ROF.
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A nivel nacional deben contar con un ROF Los Ministerios y sus organismos públicos adscritos El poder judicial Los organismos constitucionalmente autonomos A nivel regional deben contar con un ROF Los gobiernos regionales A nivel local deben contar con un ROF Las Municipalidades provinciales Las Municipalidades distritales
Ten en cuenta que:
Otras entidades: Las universidades públicas
F.- EL ROF Y SU VINCULACIÓN CON EL CAP PROVISIONAL O CUADRO DE PUESTOS DE LA ENTIDAD.
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Ten en cuenta que: En el ROF, no debe hacerse referencia a los cargos ni el nivel o rango de quienes encabezan las distintas unidades de organizacion de la entidad.
F.- EL ROF Y SU VINCULACIÓN CON LOS DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO DE LA ENTIDAD.
G.- EL ROF Y SU VINCULACIÓN CON EL TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
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3.3 ESTRUCTURA ORGANICA
En este item, se definen los conceptos básicos relacionados con la estructura orgánica y los principales elementos que lo componen.
A.- ESTRUCTURA ORGANICA
B.- UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y NIVEL ORGANIZACIONAL
C.- ORGANIGRAMA
Recuerda qué:
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3.4
NIVELES ORGANIZACIONALES Y TIPOS DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN
Aquí en este item se profundiza los conceptos de: i) Nivel organizacional, analizando cuántos niveles componen la estructura orgánica; y. ii) Unidad de organización, analizando sus diferentes tipos.
A.- NUMERO DE NIVELES ORGANIZACIONALES Primer y segundo nivel organizacional : Organos Una en dad pública cuenta para su funcionamiento con una estructura orgánica básica conformada por órganos de alta dirección (primer nivel organizacional); y, órganos de administración interna y de línea (segundo nivel organizacional). Así por ejemplo, en el caso de los ministerios, tal y como lo señala la Ley Orgánica del Poder Ejecu vo, su estructura orgánica básica se determina en su ley de organización y funciones. Por su parte, en el caso de los Gobiernos Regionales y municipalidades, esta viene definida en sus respec vas leyes orgánicas.
Tercer nivel organizacional : Unidades organicas Una en dad pública puede desplegar su estructura orgánica básica incorporando unidades orgánicas, ya sea de línea y/o de administración interna, del tercer nivel organizacional, siempre que ello así se jus fique, atendiendo los criterios para la creación de órganos o unidades orgánicas regulados en los Lineamientos de Organización del Estado.
Cuarto nivel organizacional en adelante: Sub unidades organicas, áreas, etc.
A par r del cuarto nivel organizacional y cualquier otro adicional debe ser excepcional, siendo obligatorio que entre los criterios para la creación de órganos o unidades orgánicas concurra el relacionado con el número de servidores civiles, es decir, que la subunidad orgánica (cuarto nivel organizacional) o el área (quinto nivel organizacional) correspondiente, cuente: "Con más de 15 servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestada". En el Gráfico N° 1 se muestran los niveles organizacionales y las unidades de organización que los componen.
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Órgano
Órgano
B.- TIPOS DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL PRIMER NIVEL ORGANIZACIONAL
Como se aprecia en el gráfico N° 1, las unidades de organización del primer nivel organizacional se denominan órganos, entre los que se encuentran los siguientes tipos:
Órgano de Alta Dirección
Son los responsables de dirigir la en dad, supervisar y regular sus ac vidades y, en general, ejercer las funciones de dirección polí ca y de autoridad de la ges ón administra va de la en dad.
Así, por ejemplo, el Concejo Municipal (que ejerce funciones norma vas y fiscalizadoras), la Alcaldía y la Gerencia Municipal son órganos de la Alta Dirección de una Municipalidad.
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Órganos resolutivos
Son los que resuelven en úl ma instancia cualquier reclamo o controversia en las materias bajo su competencia definidas por ley. Gozan de autonomía y sus decisiones agotan la vía administra va.
Así, por ejemplo, el Tribunal Fiscal es un órgano resolu vo del Ministerio de Economía y Finanzas que depende administra vamente de este. Cuenta con autonomía en el ejercicio de sus funciones y cons tuye úl ma instancia administra va a nivel nacional en materia tributaria y aduanera, en las controversias suscitadas entre los contribuyentes y las administraciones tributarias.
Órganos consultivos
Son los que asesoran o emiten opinión sobre asuntos que solicite la Alta Dirección. Están conformados por un equipo colegiado experto en la materia o vinculado a ella. Sus miembros pueden ser designados por la propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por esta o por el Titular de la en dad. Ejercen funciones ad honorem y no ejercen una línea de autoridad ni poseen dependencia jerárquica. No enen unidades orgánicas.
Así, por ejemplo, la comisión consul va del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, es la encargada de asesorar, absolver consultas y emi r opinión sobre polí cas, programas, estrategias y planes que el Despacho Ministerial someta a su consideración; así como promover el diálogo en asuntos de desarrollo e inclusión social entre el Estado y la sociedad. Está integrada por profesionales, especialistas o representantes de la sociedad civil, de reconocida capacidad o experiencia, designados mediante resolución suprema.
Órgano de Control Institucional Es el encargado de llevar a cabo el control gubernamental en la en dad, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y las disposiciones aprobadas por la Contraloría General de la República.
Recuerda que:
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Órgano de defensa jurídica
Recuerda que:
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Otros órganos
C. TIPOS DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL SEGUNDO NIVEL ORGANIZACIONAL.
Órganos de administración Interna
Organos de asesoramiento:
Gestión presupuestaria
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Órganos de apoyo.
Para mayor detalle:
Órganos de linea
Órganos de linea de tipo técnico- Normativo
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Organos de linea de tipo prestador de bienes y servicios.
D.- TIPO DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL.
E.- ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
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Todo órgano desconcentrado, cuenta con las siguientes características:
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F.- ÓRGANOS ACADÉMICOS
Asi, por ejemplo, la escuela nacional de administracion públicaENAP es un organo académico de SERVIR, cuya finalidad es formar y capacitar en temas de administración pública a servidores públicos.
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3.5 DENOMINACIONES DE CIERTAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN.
Se indica la denominación que las en dades deben usar para denominar a sus órganos de alta dirección, administración interna y de línea, según se trate de un ministerio, un organismo público adscrito, un gobierno regional o una municipalidad. Cabe resaltar que, si bien la denominación de una unidad de organización no determina su naturaleza, sino que esta deviene de sus funciones, responsabilidades y finalidad, el contar con una denominación estándar facilita su iden ficación.
A.- DENOMINACIÓN DE LOS ÓRGANOS DE ALTA DIRECCIÓN
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Recuerda que:
B.- DENOMINACIÓN DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN INTERNA
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C.- DENOMINACIÓN DE LOS ORGANOS DE LINEA
3 °er nivel organizacional
2 ° do nivel organizacional
D.- DENOMINACIÓN DE LA MÁXIMA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA
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Recuerda que:
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3.6
CONTENIDO DEL ROF
En este item , se desarrolla qué debe contener un ROF, indicándose algunas consideraciones sobre la redacción de las funciones, así como sobre la elaboración del organigrama.
A. CONTENIDO DEL ROF
Contenido de un ROF del poder ejecutivo
Para mayor detalle:
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Sobre la redacción de las funciones estandarizadas propuestas:
Al momento de elaborar el ROF.
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IV.-
RELACION DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SEGÚN MATERIA
10. 11.
1. Gestión de Recursos Humanos AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL-SERVIR.
2. Abastecimiento DIRECCIÓN GENERAL DE ABASTECIMIENTO
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3. Presupuesto Público DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO
4. Tesoreria DIRECCIÓN GENERAL DEL TESORO PÚBLICO
5. Endeudamiento Público DIRECCIÓN GENERAL DE TESORO PÚBLICO
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6. Contabilidad Rector: DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA
7. Programación Multianual y Gestion de Inversiones Rector:
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN MULTIANUAL DE INVERSIONES
8. Planeamiento Estratégico Rector: CENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO- CEPLAN.
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9. Defensa Judicial del Estado Rector: PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO
10. Control Rector: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
11. Modernización de la Gestión Pública Rector: SECRETARIA DE GESTIÓN PÚBLICA
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V.5.1
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS VINCULADOS A FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN INTERNA
Sistemas Administrativos orientados a dar apoyo administrativo a la gestión interna.
La implementación de los procesos, normas e instrumentos de cinco (5) de los once (11)
5.2
Sistemas Administrativos orientados a dar asesoramiento a la gestión interna
La implementación de los procesos, normas e instrumentos de los cuatro (4) de los once (11)
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VI.-
FUNCIONES ESTANDARIZADAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ORIENTADOS A DAR SOPORTE, A CARGO DE LA OFICINA GENERAL/ OFICINA DE ADMINISTRACIÓN O LA QUE HAGA SUS VECES.
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Para su mejor comprensión:
Tener en cuenta que:
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OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
VII.-
FUNCIONES ESTANDARIZADAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS- ASESORAMIENTO.
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Para su mejor comprensión:
Tener en cuenta que:
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OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
VIII.-
FUNCIONES ESTANDARIZADAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS- A DAR APOYO O ASESORAMIENTO.
TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL
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OFICINA DE PROCURADURÍA MUNICIPAL
IX.-
FUNCIONES ESTANDARIZADAS ASIGNADAS A LA PROCURADURÍA PUBLICA COMO ÓRGANO A CARGO DE LA DEFENSA JUDICIAL DEL ESTADO
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NORMA TÉCNICA N° 01-2020-PCM/SGP/SSAP QUE ESTABLECE MODELOS DE ORGANIZACIÓN PARA MUNICIPALIDADES
X.1.- DEFINICIONES
1.1
Para efectos de la aplicación de la presente Norma Técnica, se toman en cuenta las siguientes definiciones:
1.2
Diseño organizacional.- Consiste en analizar las características de la entidad para identificar un modelo de organización que más se ajuste a esta y facilite la elaboración o modificación de su estructura orgánica.
1.3
Distrito.- Circunscripción básica de la organización territorial creada o reconocida por una ley de naturaleza demarcatoria. Forma parte de una provincia.
1.4
Función.- Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad,sus órganos, unidades orgánicas y demás niveles organizacionales, para alcanzar sus objetivos.
1.5
1.6
1.7
1.8
Modelo de organización.- Diseño organizacional que se ajusta a las necesidades de la municipalidad para cumplir con su misión y por lo tanto atender las necesidades de las personas de su jurisdicción, en el marco de sus competencias. Provincia.- Circunscripción creada o reconocida por una ley de naturaleza demarcatoria que forma parte de un departamento. Está integrada por distritos. Reglamento de Organización y Funciones.- Es el documento técnico normativo de gestión organizacional que formaliza la estructura orgánica de la entidad. Contiene las competencias y funciones generales de la entidad; las funciones específicas de sus unidades de organización, así como sus relaciones de dependencia. Tipología de Distritos.- Tipología de distritos aprobada por la Resolución Viceministerial Nº 005-2019-PCM-DVGT, la cual contiene los siguientes tipos y subtipos de distritos: A0, A1, A2, A3 (subtipos A3.1 y A3.2), AB, B1, B2 y B3.
Esta tipología tiene como finalidad orientar la focalización de las intervenciones sectoriales, la emisión de normatividad y la realización de acciones coordinadas con los respectivos gobiernos regionales y gobiernos locales que contribuyan con el desarrollo de los mismos.
1.9
Verificación posterior aleatoria. - Procedimiento a través del cual la SGP verifica que todos aquellos documentos técnico normativo de gestión organizacional cuya aprobación no requirió de su opinión previa favorable, cumplen con lo dispuesto en la normativa que regula la estructura y organización del Estado. La verificación posterior aleatoria de los ROF se efectúa mediante un sistema de muestreo semestral conforme lo dispuesto en la normativa de la materia.
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2.- DISPOSICIONES GENERALES
2.1
Modelos de organización para las municipalidades
Los Lineamientos de Organización del Estado, en su novena disposición complementaria final, establecen que la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros, en el marco de su rectoría en materia de modernización de la gestión pública, se encuentra facultada para aprobar modelos de organización estándar para entidades públicas. Bajo dicho mandato, la presente noma técnica establece modelos de organización para las municipalidades, para lo cual estas han sido agrupadas de acuerdo con criterios que determinan su diseño organizacional. 2.2
Documentación de los modelos de organización para las municipalidades
Cada modelo de organización cuenta con los siguientes documentos: a.-
Modelo de Reglamento de Organización y Funciones – ROF (Anexo 1).
b.-
Modelo de Informe técnico de sustento (Anexo 2).
c.-
Modelo de Fichas técnicas (Anexo 3).
2.3
Criterios para el diseño organizacional de las municipalidades
Los criterios que determinan el diseño organizacional de las municipalidades son:
a.-
Población.- Cantidad de habitantes del distrito o provincia a la que la municipalidad debe atender, a través de los servicios que brinda.
b-
Tipología de distritos.- De acuerdo a lo establecido con Resolución Viceministerial N° 005-2019-PCM/DVGT.
c.-
Número de servidores civiles.- Cantidad de servidores civiles que laboran en la municipalidad, bajo los regímenes regulados por el Decreto Legislativo N° 276, que promulga la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, el Decreto Legislativo N° 728, que aprueba la Ley de Fomento del Empleo y el Decreto Legislativo N° 1057, que regula el régimen especial de contratación administrativa de servicios.
d-
Presupuesto Institucional de Apertura.- Se considera el Presupuesto Institucional de Apertura aprobado para la municipalidad, de acuerdo con lo establecido en la consulta amigable del Ministerio de Economía y Finanzas.
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2.4
Grupos de municipalidades
Aplicando los criterios señalados en el numeral anterior, se han agrupado a las municipalidades en seis (6) grupos para la aplicación de los modelos de organización, de acuerdo con el siguiente detalle: Cuadro N° 01: Grupos de Municipalidades Población
Grupo
Cantidad de Servidores
Tipología Distrito
Grupo 1-A* Grupo 1-B*
Presupuesto Institucional de Apertura.
Hasta 10 Hasta 5 mil habitantes
Categoría B
Hasta 4 millones de soles
Hasta 20
Grupo 2
Hasta 5 mil habitantes
Categoría B
Hasta 50
Entre 1 y 4 millones de soles
Grupo 3
Entre 5 mil y 10 mil habitantes
Categoría B
Hasta 100
Entre 4 y 8 millones de soles
Grupo 4
Entre 10 mil y 20 mil habitantes
Grupo 5
Entre 20 mil y 70 mil habitantes
Grupo 6
Más de 70 mil habitantes
Categoría AB-A
Hasta 100 y 250 Entre 8 y 15 millones de soles
Categoría A
Hasta 251 y 500 Más de 15 millones de soles
Categoría A
Más de 500
Más de 30 millones de soles
Este cuadro es como ejemplo, de las Municipalidades de la Provincia de Calca, que muestra la proyección de la población.
UBIGEO
DEPARTAMENTO
PROVINCIA
DISTRITO
Total
080401
Cusco
Calca
Calca
23,694
080402
Cusco
Calca
Coya
3,647
080403
Cusco
Calca
Lamay
6,030
080404
Cusco
Calca
Lares
6,410
080405
Cusco
Calca
Pisac
11,757
080406
Cusco
Calca
San Salvador
6,237
080407
Cusco
Calca
Taray
4,928
080408
Cusco
Calca
Yanatile
9,472
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3.- DISPOSICIONES ESPECIFICAS
El tránsito para la adopción de alguno de los modelos de organización se inicia cuando la municipalidad propone la modificación de su ROF vigente, para lo cual debe seguir el siguiente procedimiento.
3.1
Procedimiento para la aplicación de los modelos de organización
3.1.1
Aplicar los criterios establecidos en el numeral 7.3 de la presente Paso 1.- norma técnica y definir a que grupo pertenece la municipalidad de modo tal de seleccionar el modelo de organización que le corresponde, de acuerdo con el siguiente detalle. Cuadro N° 02: Modelos de organización por grupos
El grupo 6 no tiene un modelo dado que cuenta con mayores capacidades institucionales para establecer su diseño organizacional. La aplicación de los criterios señalados en el numeral 7.3 se realiza de forma concurrente. Así por ejemplo, si se cumplen con todos los criterios que caracterizan al grupo 3, entonces le corresponde a la municipalidad el modelo de organización 3.
3.1.2
Elaborar el informe técnico de acuerdo con el Paso 2.- modelo deorganización seleccionado, para lo cual debe adaptarlo a su propia realidad completando los datos propios de su situación actual, sustentado en evidencia (ver anexo 2).
Si la municipalidad tiene la necesidad de modificar el modelo de organización (por ejemplo, agregar o eliminar una determinada unidad de organización), debe sustentar este cambio en el Informe Técnico, de acuerdo con lo establecido en los artículos 6 y 16 de los Lineamientos de Organización del Estado, adjuntando la correspondiente evidencia cualitativa y cuantitativa. Si la municipalidad no cumple con todos los criterios señalados en el numeral 7.3 debe seleccionar el grupo en el cual cumple con la mayor cantidad de estos. Así por ejemplo, si se cumplen con tres criterios del grupo 2 y uno del grupo 3, entonces le corresponde el modelo de organización 2.
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3.1.3
Adaptar el modelo de fichas técnicas que le corresponda con los datos Paso 3.- de la municipalidad (ver anexo 3).
3.1.4
Adaptar el modelo de texto del ROF que le corresponda con los datos Paso 4.- de la municipalidad (Ver anexo 1).
3.1.5
Elaborar el informe legal que valida la propuesta de ROF, de acuerdo Paso 5.- con los procedimientos de la municipalidad.
3.1.6
Paso 6.- Elaborar el proyecto de ordenanza municipal que aprueba el ROF de la municipalidad.
3.1.7
Paso 7.- Aprobar el ROF de la municipalidad y realizar la publicación correspondiente.
3.1.8
3.2
Reportar a la SGP la aprobación del ROF en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de aprobado, para lo cual se debe remitir al Paso 8.- correo electrónico organizaciondelestado@pcm.gob.pe el expediente escaneado que sustentó dicha aprobación el cual contiene, además del ROF; la ordenanza municipal que lo aprueba y los informes a los que se refieren los literales c) y d) del numeral 8.2.
Sobre el expediente de ROF de la municipalidad
El expediente que sustenta la aprobación o modificación del ROF de una municipalidad contiene la siguiente documentación: a.-
El Proyecto de la ordenanza municipal.
b.-
El Proyecto de texto de ROF de la municipalidad.
c.-
El informe técnico de sustento elaborado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces, el cual contiene las Fichas Técnicas.
d-
El informe legal elaborado por la Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces.
3.3
Sobre la validación de la SGP
La SGP una vez que recibe el reporte al que se refiere el numeral 8.1.8, verifica que toda la documentación requerida esté completa. De ser así, procede a su registro en el RVP.
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X.-
ORGANIGRAMAS DE MUNICIPALIDADES SEGÚN MODELOS
10.1
Grupo 1-A , Grupo B Modelo 1 A, modelo 1 B
Consejo de Coordinación Local Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
ALCALDIA
Gerencia Municipal
Oficina de General de Administración.
Gerencia de Desarrollo Territorial y Económico
Gerencia de Servicios Municipales y Sociales
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10.2
Grupo 2 Modelo 2
Consejo de Coordinación Local Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
ALCALDIA
Gerencia Municipal
Oficina de General de Administración.
Gerencia de Desarrollo Territorial y Económico
Gerencia de Servicios Municipales y Sociales
52
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10.3
Grupo 3 Modelo 3
Consejo de Coordinación Local Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
ALCALDIA
Gerencia Municipal
Oficina de General de Asesoria Jurídica.
Oficina de General de Administración. Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto.
Gerencia de Desarrollo Territorial y Económico
Gerencia de Servicios Municipales y Gestión Ambiental
Gerencia de Desarrollo Social
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10.4
Grupo 4 Modelo 4
Consejo de Coordinación Local Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
ALCALDIA
Gerencia Municipal
Oficina de General de Atención al ciudadano y Gestión Documentaria.
Oficina de General de Asesoria Jurídica.
Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto. Oficina de General de Administración.
Gerencia de Desarrollo Económico
Gerencia de Desarrollo Territorial e Infraestructura
Gerencia de Servicios Municipales y Gestión Ambiental
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Gerencia de Desarrollo Social
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10.5
Grupo 5 Modelo 5
Consejo de Coordinación Local Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
ALCALDIA
Gerencia Municipal
Oficina de General de Atención al ciudadano y Gestión Documentaria.
Oficina de General de Asesoria Jurídica.
Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto. Oficina de General de Administración.
Oficina de Administración Financiera
Oficina de Abastecimiento
Gerencia de Administración Tributaria
Sub Gerencia de Rentas
Sub Gerencia de Fiscalización y Ejecución Coactiva
Oficina de Gestión de Recursos Humanos Oficina TIC
Gerencia de Desarrollo Economico
Gerencia de Desarrollo Territorial e Infraestructura
Sub Gerencia de Desarrollo Económico y Productivo
Sub Gerencia de Desarrollo Territorial
Sub Gerencia de Comercio Licencias y Control Sanitario
Sub Gerencia de Infraestructura
Gerencia de Servicios Municipales y Gestión Ambiental
Sub Gerencia de Participación y Seguridad Ciudadana
Sub Gerencia de Servicios Municipales
Gerencia de Desarrollo Social
Sub Gerencia de Servicios Sociales
Sub Gerencia de Programas Sociales
Sub Gerencia de Ambiental
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