Dossier formativo integrador fundamentos de administración

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

MIGUEL EDUARDO ARIAS DURAN 221780 JUAN JOSÉ URIBE CONTRERAS 221777 JOHNNY ALEXANDER TRIGOS MUÑOZ 221783

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA

Ocaña, Norte de Santander

Mayo, 2017

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO PRESENTANDO PARA OBTENER NOTA EN LA ASIGNATURA DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

PRESENTADO A: PROF. JULIA BARBOSA LLAÍN

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA

Ocaña, Norte de Santander

Mayo, 2017

Misión Somos una empresa dedicada al servicio y venta de computadores, caracterizándonos por un intachable grupo de trabajo, con el propósito de satisfacer las exigencias de nuestros clientes y brindando siempre la mejor asistencia, ofreciendo cómodos precios para distribuidores a nivel nacional y regional, garantizando nuestros productos y distinguiéndonos como la empresa más estable de la ciudad.

Visión La visión de esta empresa es ser la más elegida, satisfaciendo las necesidades y exigencias, además ser reconocida a nivel nacional y regional, por la excelencia de nuestra empresa y calidad de nuestros servicios, sosteniéndose como líder de competitividad en el mercado de la computación.

Alcanzando las más altas metas y afianzando nuestro liderazgo en hacer de este concepto la fuente más importante de toma de decisiones para nuestros clientes.

Valores corporativos Honestidad: Nos comprometemos a dar un manejo transparente a la relación con nuestros trabajadores, clientes, proveedores y entorno, siendo coherentes y haciendo que prime la verdad en las mismas, promovemos comportamientos y expresiones sinceras y coherentes respetando los principios de justicia y verdad.

Responsabilidad: Actuamos responsablemente frente a nuestras obligaciones, para con la empresa, el cliente y la sociedad, cumpliendo con las expectativas y exigencias de los mismos y permitiéndonos cumplir nuestras metas y objetivos.

Respeto: Trabajamos sobre la base del respeto, reconociendo en cada individuo la atención, autoridad o consideración que merece, valoramos a los demás considerando su importancia para la compañía con equidad.

Liderazgo: Contamos con la capacidad de convocar equipos de trabajo logrando la participación efectiva de los integrantes en la sostenibilidad de los proyectos propuestos, facilidad de hacer que los demás se exijan y comprometan en pro de un objetivo común.

Compromiso: Creemos y estamos identificados con las metas y valores de la compañía, poseemos la calidad y actuamos con voluntad y esfuerzo para

cumplirlos en beneficio de la organización. Asumiendo el reto permanente de atender los requerimientos internos y externos de manera oportuna y eficaz.

Trabajo en equipo: Es la causa común que debe prevalecer en todas nuestras actividades, incluyendo las relaciones con todos los integrantes de la organización, para efecto de lograr los objetivos de la empresa. Por medio de la ayuda permanente entre cada uno de los elementos de nuestro componente humano, en un constante ambiente de aprendizaje y cooperación.

Organigrama

Junta de socios

Gerente

secretario

Supervisor de zona

Vendedor

Analista

Auxiliar contable

Mensajero

Manual de funciones

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

GERENTE

Dependencia:

GERENCIA

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

JUNTA DE SOCIOS

requisitos mínimos Requisitos de Formación

Hablar fluidamente inglés, título de ingeniero comercial o administrador de comercial

Requisitos de Experiencia

Tres (3) años relacionada

de

experiencia

profesional

Objetivo principal Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial, diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios postales y afines.

Funciones Esenciales      

Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas al logro de una mayor y mejor posición en el mercado.

Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.

Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban con éstos.

Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de terceros a nivel nacional.

Organizar y supervisar el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de promoción y venta de los servicios que ofrece la Empresa.

Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

SECRETARIO

Dependencia:

GERENCIA

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

GERENTE

requisitos mínimos Requisitos de Formación

Hablar fluidamente inglés, título de ingeniero comercial o administrador de comercial

Requisitos de Experiencia

Tres (3) años relacionada

de

experiencia

profesional

Objetivo principal Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

Funciones Esenciales  



     

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.

Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.

Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.

Recibe y envía correspondencia.

Opera la máquina fotocopiadora y fax.

Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.

Realiza y recibe llamadas telefónicas.

Actualiza la agenda de su superior.

Toma mensajes y los transmite.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

SUPERVISOR DE ZONA

Dependencia:

ÁREA DE VENTAS

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

SECRETARIO

requisitos mínimos Requisitos de Formación

Bachiller con conocimiento en el área de distribución mercantil

Requisitos de Experiencia

Un (1) año de experiencia

Objetivo principal Ser un buen supervisor dentro de una organización se necesitan actitudes y aptitudes en la dirección, la gestión de equipos de trabajo, la instrucción, nuevas metodologías y sobre todo, una correcta toma de decisiones que guíe a la empresa por el camino hacia el éxito. El trabajo de los supervisores se mide a través de la consecución de los objetivos planteados en la empresa, por lo que se debe trabajar muy duro y con sentido para poder llegar a ellos.

Funciones Esenciales 







Proyectar: Se debe programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto, mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.

Dirigir: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones claras, específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidades de sus colaboradores.

Desarrollar: Esta función le impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores y motivará hacia el trabajo.

Controlar: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados.

El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en qué grado los planes se están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

VENDEDOR

Dependencia:

AREA DE VENTAS

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

SUPERVISOR DE ZONA

requisitos mínimos Requisitos de Formación Requisitos de Experiencia

Título de administración de empresas, administración pública o ingeniería industrial.

Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Objetivo principal

Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor. Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.

Funciones Esenciales            

Asesorar a los clientes en la venta Informar sobre las actividades promocionales a los clientes Revisar fechas y rotación de la mercancía Responder por el desarrollo de la zona asignada Mantener actualizada y en perfecto estado la sección Explorar permanentemente la zona la zona asignada para detectar clientes potenciales Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la supervisión Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos Cerrar las operaciones de ventas a los precios y condiciones determinados por la empresa Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera establecida Crear oportunidades y facilitar la llegada del personal de promoción técnica al cliente Apoyar y capacitar al cliente con demostraciones de productos y servicios.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

ANALISTA

Dependencia:

AREA DE PERSONAL

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

SUPERVISOR DE ZONA requisitos mínimos

Requisitos de Formación Requisitos de Experiencia

Ingeniero en Sistemas, Licenciatura en Informática, Ingeniería de Software o carreras afines.

Dos (2) años de experiencia profesional relacionada Objetivo principal

Asiste a usuarios para resolver problemas en el sistema, da mantenimiento y coordina la actualización de los mismos. Esta orientado al servicio del cliente y coordina la mejora de los procesos con el departamento de tecnología. Se encarga de analizar un programa desde el punto de vista de un usuario. Debe conocer las necesidades de sus clientes y saber con qué fin se ha creado el programa, qué tipo de usuarios tendrán acceso para elaborar un sistema más amigable.

El analista se encarga de hacer las investigaciones para determinar los requisitos del cliente así como las de la Unidad de Informática, para posteriormente poder hacer el diseño del sistema.

Funciones Esenciales

       

Determinar los requisitos.

Análisis de procedimientos.

Dirección de proyectos.

Garantizar la calidad del sistema.

Diseño del sistema.

Gestión de configuración (Pruebas, Depuración).

Implementación.

Seguimientos.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

AUXILIAR CONTABLE

Dependencia:

AREA DE FINANZAS

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

SUPERVISOR DE ZONA requisitos mínimos

Requisitos de Formación

Requisitos de Experiencia

Persona con estudios en Contabilidad con experiencia en el área contable y software contable para empresas de servicios públicos, manejo Excel, Word.

Tres (3) años de experiencia en el manejo de costos Objetivo principal

Es directamente responsable de llevar de manera organizada la información contable de la empresa, de acuerdo con los procedimientos que aseguren su oportunidad y confiabilidad con destino a los estados financieros, de conformidad con las normas vigentes, tanto de naturaleza contable, como tributaria Funciones Esenciales           

Realizar las causaciones y codificación a las facturas de Bienes y Servicios.

Elaborar todos los comprobantes de pagos que se efectúen dentro del mes y que estén soportados con documentos originales, y que cumplan con los requisitos del Estatuto Tributario, normas comerciales y las políticas de la empresa.

Causar facturas y cuentas de cobro de acuerdo con el centro de costo y puc.

Registrar en forma completa todas las transacciones relacionadas por contabilidad, de acuerdo a los programas establecidos manteniéndolos actualizados para su buen funcionamiento.

Recibir toda la información de documentos de las diferentes áreas, relacionados con el sistema contable.

Recibir todas las cuentas de cobro y organizarlas para su respectivo tramite.

Informes de tesorería, recaudo de cuentas por pagar Causación en el módulo financiero Contabilizar el recaudo diario y sus traslados de caja, consignaciones bancarias.

Comparar e informar recaudo mensual contabilizado con el informe entregado por comercial.

Desempeñar otras funciones inherentes al cargo, que le asigne el Director Administrativo y Financiero.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:

MENSAJERO

Dependencia:

ÁREA ADMINISTRATIVA

Número de Cargos

UNO (1)

Reporta a (Nombre del cargo)

GERENTE ADMINISTRATIVO

requisitos mínimos Requisitos de Formación

Bachiller o estudiante universitario, poseer moto propia con documentos en regla y sexo masculino

Requisitos de Experiencia

No necesita experiencia Objetivo principal

Es el encargado de llevar o traer a tiempo información de la empresa

Funciones Esenciales      

Realizar todos los trámites internos de la empresa Realizar trámites de la empresa relacionados con las notarías y/o registros Realizar las operaciones bancarias de la empresa como: depósitos y cobro de cheques, pagos de impuestos, entregas de pagarés, solicitudes de chequeras, estados de cuentas, referencias entre otros Efectuar el pago de los servicios públicos que la empresa genera, como electricidad, teléfono y otros servicios Apoyar en trámites de solvencias gubernamentales para la empresa Conocimiento de trámites documentarios.

Estilo de liderazgo El gerente dirigirá la empresa dedicada a la compra y venta de computadores y equipos de comunicación llamada KOMPUTA LTDA siendo correcto responsable y capaz de sobrellevar los cargos y requisitos necesarios, motivando e inspirando al trabajador en sus funciones dentro de la empresa instruyendo a este a hacer las cosas bien y llevando un orden y control adecuado, confiando siempre en la capacidad de cada uno, manteniendo la unión y velando por el pago oportuno de sus obligaciones salariales, este será el encargado del progreso de la empresa dando fe pública de los beneficios que esta otorga. Será arriesgado y emprendedor al momento de representar a la empresa en cualquier ámbito que le compete ya sea a nivel regional y nacional teniendo en cuenta los valores y demás virtudes de un gerente como tal. Evaluando periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos de cada una de las áreas de la empresa administrando y organizando la empresa de forma óptima para el cumplimiento de todas las metas establecidas. Encargado de presentar a la junta de socios los estados de situación e información en los que marcha la empresa asegurando así el éxito.

Principal función del gerente Planificar y Dirigir las actividades y recursos de Sistemas y Tecnologías de Información para garantizar el soporte de operaciones logísticas de alto volumen y la integración de quienes componen la cadena de valor incluyendo clientes y proveedores.

Alcanzar objetivos organizacionales mediante la coordinación de los esfuerzos individuales de otros, no es un proceso que pueda dejarse al azar. Requiere la realización sistemática de un conjunto de actividades que suelen agruparse en varias funciones administrativas o gerenciales. Estas funciones son: Planificación, Organización, Dirección y Control.

HENRY FAYOL, estableció cinco funciones administrativas: Planeación, organización, dirección, coordinación y control. Con el correr del tiempo y el desarrollo del pensamiento gerencial, las citadas funciones han quedado reducidas a cuatro.

Funciones típicas del quehacer gerencial: 1) Planeación. Es el punto de partida del proceso administrativo, incluye el establecimiento de objetivos y metas, y el diseño de estrategias para alcanzarlos.

Los resultados de esta operación marcan el rumbo de la organización: en esa dirección se encaminan los esfuerzos de sus miembros.

2) Organización. Esta función operacionaliza y da sentido práctico a los planes establecidos. Abarca la conversión de objetivos en actividades concretas, la asignación de actividades y recursos a personas y grupos, el establecimiento de mecanismos de coordinación y autoridad (arreglos estructurales) y la fijación de procedimientos para la toma de decisiones.

3) Dirección. Es la activación, orientación y mantenimiento del esfuerzo humano para dar cumplimiento a los planes. Incluye la motivación de las personas para la realización de sus labores, la instauración de un liderazgo como guía, la coordinación de los esfuerzos individuales hacia el logro de objetivos comunes y el tratamiento de conflictos.

4) Control. La función de control busca asegurar que los resultados obtenidos en un determinado momento se ajusten a las exigencias de los planes. Incluye monitoreo de actividades, comparación de resultados con metas propuestas, corrección de desviaciones y retroalimentación para redefinición de objetivos o estrategias, si fuera necesario.

Control de actividades El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informen si los hechos van de acuerdo con los objetivos. La importancia del control es que crea mejor calidad, enfrenta el cambio, produce ciclos más rápidos, agregar el valor y facilita la delegación y el trabajo en equipo. Una de las actividades más importantes del control son: Comparar los resultados con los planes generales, evaluar los resultados con los estándares de desempeño, idear los medios efectivos para medir las operaciones y comunicar cuales son los medios de proyección.