Clase N潞 3: Organizaci贸n. Funciones. Procesos. Julissa
Clase Nº 3:Clase Organización. Funciones. Procesos. El segundo tema a desarrollar en esta materia está dirigido a identificar estrategias para mejorar, crear y gestionar procesos. Por lo que en esta sesión te ayudaré a:
Identificar las estructuras y tipología representativa de las organizaciones. Diferenciar la estructura departamental vs. la estructura funcional de una empresa. Reconocer los componentes de una gestión basada en procesos. Emplear apropiadamente las herramientas presentadas para el diseño e implementación de procesos estandarizados en una organización, con criterios de calidad, eficacia y eficiencia.
Agustín Reyes Ponce señala que la función administrativa Organizar “es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. Por lo tanto para una empresa la Estructura Organizacional es la forma en que se establecen, categorizan y delegan las tareas para alcanzar un objetivo en particular. Permite evaluar cómo un negocio está evolucionando, cómo se toman decisiones a partir de dicha evaluación, y como esas decisiones son implementadas. Las estructuras podrán evidenciarse mediante un Organigrama que obedece a una tipología específica (o estructura formal) cuya definición dependerá de elementos como la cadena de mando, la distribución de la autoridad, y la departamentalización. También es importante tomar en cuenta que las empresas desarrollan su gestión a través de Áreas Funcionales, es decir, el espacio de acción de las funciones de una organización, las cuales no se limitan al concepto de departamento que puede llevar su nombre, sino que obedecen y cumplen con el ciclo completo de Planificar las acciones, Hacer o Ejecutar, Chequear o Verificar y Reajustar o Actuar de ser necesario.
Clase Nº 3:Clase Organización. Funciones. Procesos. El número de Áreas Funcionales no varía si se trata de una pequeña, mediana o gran empresa, tan solo se simplifican e integran a otras áreas en las pequeñas organizaciones. Y es por esto que se hace fundamental definir los Procesos que se realizan en una organización para evitar que se deje de cumplir con los objetivos y metas organizacionales. La International Standard Organization (Organización Internacional para la Estandarización), conocida por sus siglas ISO, establece que un Proceso es un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Una empresa enfocada a los procesos tendrá entre otros beneficios: La integración y alineación de los procesos para permitir el logro de los resultados planificados. Centrar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos. Mejores resultados coherentes y predecibles. La mejora continua de las actividades que se desarrollan. La reducción de la variabilidad en las actividades. La eliminación de las ineficiencias en las actividades que se producen por la repetición continua. La optimización del empleo de los recursos. Para abordar y profundizar en el contenido de esta sección se ha dispuesto el Foro “Gestión por Procesos” donde deberás participar una vez que revieses el material sugerido, y reflexionar de forma argumentativa sobre los elementos que se deben considerar para diseñar una gestión por procesos eficaz. Deberás expresar tu opinión tomando en cuenta aspectos como la organización como sistema, la diferencia entre organización departamental y funcional; la relación de una organización y la visión sistémica; y la organización basada en procesos. Para lograr nuestro objetivo te sugiero que revises el siguiente material:
La estructura organizacional, por la Universidad de Champagnat – Portal de estudiantes de Recursos Humanos. Organización y Funciones. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para sistemas de gestión (ISO/TC 176/SC 2/N 544R2). Gestión por procesos.
Cuando consideres que has logrado consolidar suficiente información sobre el tema, selecciona a un compañero para que desarrollen la práctica de la sesión. Deberás: Seleccionar uno de los dos casos presentados.
Clase Nº 3:Clase Organización. Funciones. Procesos.
Realizar una lectura individual para interpretar el caso de estudio, y al aplicar el enfoque a procesos, puedas analizar el macroproceso e identificar los microprocesos. Mediante el trabajo colaborativo con tu compañero, construye la Ficha de Procesos del caso estudio, estableciendo las relaciones de entrada salida de los microprocesos. Elabora el Diagrama de Caracterización del caso estudio, discriminando la información en cada uno de los componentes de la ficha, y que faciliten una gestión por procesos eficaz. Te proporciono las plantillas o formatos en Word para que desarrolles el ejercicio, y una vez que consideren que han concluido su trabajo, súbanlo al espacio de esta sección destinado para las tareas.
Recuerda que siempre tendrás a tu disposición el Foro Técnico para la exposición y aclaración de tus dudas.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. CEPROCA. Manual de Áreas Funcionales. 2003. CUATRECASAS, LLUÍS. Gestión integral de la calidad. Implantación, control y certificación. 2010. ISO. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para sistemas de gestión (ISO/TC 176/SC 2/N 544R2). 2003.