Registro interno o internalización de nómina, retos y oportunidades

REGISTRO INTERNO de la nómina,

retos y recomendaciones

Para que la internalización o registro interno de la nómina sea un éxito, es importante que las empresas tengan en mente retos básicos a los que se enfrentarán y que deben manejar de manera adecuada.

Por: Maya Dadoo, CEO y Cofundadora de Worky. ale@worky.mx https://www.linkedin.com/ in/mayadadoo/ https://worky.mx/ Bajo un escenario en donde el outsourcing tiende a desaparecer, diversos y grandes retos se vislumbran para las empresas, entre ellos se encuentra el de la internalización de la nómina, el cual podría incluso colocarse como uno de los más difíciles, ya que de no hacerlo de una manera eficiente, rápida y oportuna, puede ser contraproducente para una organización.

De acuerdo con el INEGI, poco más de 4.6 millones de mexicanos se encontraban trabajando bajo el esquema de outsourcing en el 2019, cabe destacar que desde el 2014 este concepto había tenido una tasa de crecimiento promedio anual de 5.5%.

Sin embargo, ante la iniciativa de reforma para establecer una nueva regulación a la subcontratación laboral en México, más conocido como outsourcing, las compañías no solo deberán emplear directamente a sus equipos, sino apegarse a lo regulado, ante la incertidumbre es importante prestar mucha atención y prepararse con anticipación a esta situación.

Cuando una compañía decide internalizar su nómina, es decir, llevar por cuenta propia todo el registro y control de la información de los empleados, de acuerdo a sus condiciones de contratación, así como el pago de sus salarios, prestaciones y deducciones, es indispensable contar con sistemas que les ayuden en este proceso.

¿Por dónde empezar?

Ya sea que el equipo de administración y finanzas de la organización ahora sea el encargado de realizar todos los procesos y/o servicios que antes realizaba un tercero, o bien, que se contrate a un encargado de recursos humanos, las herramientas tecnológicas son las mejores aliadas para facilitar la administración de nóminas y ayude con esa carga de trabajo; datos de la empresa que represento, señalan que el uso de un software permite un aumento de productividad de hasta un 40% en los equipos al frente del tema de recursos humanos.

Hoy, no son pocas las empresas, despachos y/o contadores que realizan el seguimiento de recursos humanos con excel, ¡utilizando hasta 12 hojas diferentes! pero si la organización crece llega un momento en que puede ser muy difícil procesar todo esto en hojas de cálculo, por eso la importancia de automatizar procesos y utilizar programas específicos para ello.

Para que la internalización de la nómina sea un éxito, es importante que las empresas tengan en mente estos tres retos básicos a los que se enfrentarán y que deben manejar de manera adecuada:

1. Conocimiento interno de nómina.

Recopilar, entender y asignar el manejo de toda la información con impacto en la nómina de cada trabajador (sueldos variables, bajas, justificantes, retribución flexible y demás) no es sencillo.

Además, es necesario que el personal a cargo esté bien informado y capacitado para llevar a cabo el cálculo de la nómina, hacer pagos al IMSS, aplicar impuestos, etcétera.

Cuando una empresa maneja su nómina, lo habitual es que una o varias personas del equipo sean las encargadas de recopilar toda la información, y eso representa inversión de tiempo y recursos.

2. Sistemas para internalizar la nómina.

El segundo reto crucial es la gestión y logística; es en este momento donde las herramientas tecnológicas juegan un papel relevante, ya que no solo existe el riesgo de pérdida de datos en el intercambio de información de forma manual, sino por lo que representa este proceso en términos de tiempo.

Trabajar un programa de nóminas que se integre con uno de recursos humanos, facilitará todos los procesos del área, por ejemplo, un software adecuado puede llevar de forma rápida y automatizada todos los procesos claves de recursos humanos y tener así la seguridad sobre los cálculos, la gestión de los pagos y dispersión de los recibos de manera automatizada.

Esto le dirá adiós a las largas horas frente a la computadora y ayudará a tener una comunicación fluida entre el personal.

3. Comunicar con claridad.

Es común que se considere que internalizar la nómina solo es un tema de interés para el área de recursos humanos, administración y/o finanzas; pero un tema tan importante debe ser comunicado a todos los colaboradores de una empresa con el fin de que conozcan el impacto positivo para toda la organización y los cambios que se darán en el corto o mediano plazo.

Así que ante este escenario donde no hay mucha claridad con el tema del outsourcing nada como que las empresas estén preparadas, y realicen esta transición para interiorizar la nómina de manera planeada y tomando decisiones adecuadas, siempre pensando en el elemento más importante de una organización, como son los colaboradores.

Además, cabe resaltar que el manejo correcto de la nómina es de suma importancia, ya que de esto no solo dependen las finanzas estables de una compañía, sino también influye directamente en un mejor ambiente laboral.