Le ravitaillement sanitaire

L'ingénierie biomédicale au cœur de la chaîne santé

 CR1 Emmanuel Marry, PC Anne Colin-Basin (ECMSSA)

Cent ans après sa création, l’Établissement central des matériels du service de santé des armées (ECMSSA) a réceptionné et inauguré en 2015, en présence du médecin général des armées Debonne, directeur central du service de santé des armées, le bâtiment 176 baptisé : « Bâtiment d’ingénierie biomédicale (BIB) ». Ce nouveau bâtiment est l’un des aboutissements de la transformation du ravitaillement sanitaire.

Après la fermeture de l’ECMM de Mondeville en 2008, de la PMP de Brest en 2009 et de l’ERSA 1 de Chartres en 2013, le ravitaillement sanitaire devait conserver ses capacités de stockage afin de continuer à répondre pleinement à son contrat opérationnel. Dans le cadre du Modèle SSA 2020, l’ECMSSA devient le pôle unique d'expertise, d'approvisionnement et de maintenance en matériel du service de santé des armées sous l'autorité directe de la direction des approvisionnements en produits de santé des armées (DAPSA).

CARACTÉRISTIQUES DU NOUVEAU BÂTIMENT

- 17000 m² de surface utile ; - 3800 m² de surface d'entreposage au sol (900 emplacements) ; - 5800 m² aménagés en palettiers (8 400 emplacements) ; - 1 trans-stockeur à 770 tiroirs ; - 1 salle de charge dotée de 1 000 prises pour dispositifs médicaux ; - 1 500 m² dédiés aux activités d'expertise, de maintenance biomédicale et de constitution ; - 6 quais pour gros porteurs dont un pour le déchargement latéral ; - 2 quais pour camionnettes ; - 1 réseau de protection incendie par sprinklers.

Le mode de fonctionnement dans la chaîne du ravitaillement et dans la gestion des unités médicales opérationnelles est modifié. Le contrat opérationnel du SSA jusqu’alors décliné uniquement au niveau des ERSA est maintenant organisé entre les ERSA et l’ECMSSA. La nouvelle chaîne du ravitaillement au regard du contrat opérationnel est la suivante :

DCSSA

SD Plans-capacités • Définition du contrat opérationnel (CO) du SSA

DCSSA

SD Appui à l'activité • Déclinaison du CO pour la chaîne du ravitaillement

DAPSA

• Définition des missions et des quantités de dotations à détenir par les ERSA et l'ESCMSSA

Avec ce mode de fonctionnement, les ERSA détiennent les UMO en disponibilité immédiate (Ti) et l’ECMSSA les dotations en dispo

Le service constitution et entretien des dotations

Nouveau service et, donc, nouvelles missions pour l’ECMSSA, il a en charge la constitution des dotations « partie matériels » des unités médicales opérationnelles (UMO). Ces dotations ont vocation à être nivelées sur les établissements de ravitaillement sanitaire des armées (ERSA de Vitry- le-François et de Marseille) pour être complétées de la partie « consommables » et « médicaments ».

Le service maintenance

Les techniciens assurent deux missions principales que sont le maintien en condition opérationnelle de l’ensemble des matériels santé en stock et la maintenance générale des matériels santé des CMA de la zone géographique (de Clermont-Ferrand à Evreux en passant par Angers). nibilité à 2 mois (T 2 ) au profit des ERSA pour recompléter leur Ti.

ECMSSA

• Constitution de l'ensemble des dotations "partie matériels" au profit des ERSA • Détention de certaines dotations techniques prêtes à être déployées en OPEX

ERSA

• Constitution des UMO déployables à tout moment en OPEX : complément des dotations "partie matériels" avec les parties "consommables" et

Les missions « traditionnelles » de l’ECMSSA que sont la production d’imprimés santé et de dispositifs de correction visuelle, l’aide à l’achat, la veille technologique, l’expertise biomédicale, la formation des techniciens des matériels santé, la maintenance et le stockage de matériels perdurent et se développent. Alors que l’ECMSSA était un établissement pavillonnaire, il concentre dorénavant dans un seul bâtiment, le BIB, trois de ses six services :

"médicaments"

Le service soutien logistique santé

Il a pour mission la réception, le stockage et la distribution de l’ensemble des dispositifs biomédicaux à visée opérationnelle, à destination des OPEX, des forces de souveraineté, mais aussi de tous les CMA.

La dématérialisation des factures

Le service exécutant de la DAPSA anticipe la dématérialisation des factures. Dans ce cadre, l’année 2015 a été ponctuée de nombreuses actions (séminaires, rencontres avec les fournisseurs, mailing-fournisseur, etc.) qui portent déjà leurs fruits.

L’année 2016 doit être celle de la généralisation de la dématérialisation des factures, notamment de celles émises par les laboratoires pharmaceutiques avec lesquels le service de santé des armées a contractualisé des marchés.

Entretien avec les agents du centre de services partagés dépenses

Pouvez-vous décrire le contexte général de la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures s’inscrit dans un contexte général de modernisation de l’Administration. Suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives 1 , les fournisseurs ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à l’Etat, aux collectivités territoriales ainsi qu’aux établissements publics. La mise en application de cette obligation s’étend du 1 er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques au 1 er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

Quels sont, selon vous, les intérêts liés à la dématérialisation?

Les intérêts de la dématérialisation sont multiples aussi bien pour l’Administration que pour les fournisseurs : - gain économique, grâce à une réduction des coûts (impression et envoi postal) ; - gain de temps, avec une suppression des manipulations de documents « papier » et une diminution dans le temps de traitement ; - gain organisationnel, grâce à la fluidification des échanges et à la facilité de l’archivage des dossiers ; - gain écologique, avec une réduction de l’empreinte carbone ; - gain de confiance entre l’Administration et son fournisseur, puisqu’il y a une garantie de remise de la facture par le fournisseur et de fait, une garantie de réception par l’Administration.

Quels sont les avantages immédiats que vous constatez dans votre travail quotidien ?

La dématérialisation des factures permet une standardisation du format de la facture, qui permet une lecture de cette dernière plus rapide et plus simple. Nous perdons ainsi moins de temps à rechercher sur la facture les informations dont nous avons besoin pour la mettre en paiement (établissement bénéficiaire, numéro de l’engagement juridique CHORUS, coordonnées bancaires du fournisseur, etc.). Par ailleurs, la dématérialisation des factures permet d’entrer dans un processus de traitement plus fluide et complet. Chaque facture dématérialisée est traitée sans interruption dans le processus d’exécution de la dépense :

réalisation de la certification de service fait puis réalisation immédiate de la demande de paiement dans CHORUS. Pour une facture papier, les actions de traitement sont décorrelées : réalisation de la certification de service fait de chacune des factures en attente, puis réalisation des demandes de paiement dans CHORUS des factures certifiées. Enfin, la dématérialisation des factures permet d’optimiser l’utilisation du logiciel CHORUS, d’être plus efficient et de favoriser la réduction du délai global de paiement.

Parlez-vous de la dématérialisation des factures avec les fournisseurs ?

Nous les encourageons vivement à utiliser ce mode de transmission de leurs factures car il représente un bon moyen pour eux d’être payés rapidement et de suivre, en temps réel, le traitement de leurs factures !

La dématérialisation des factures présente de nouveaux avantages et gains, aussi bien pour l’Administration que pour les fournisseurs. Elle nécessite toutefois une remise à plat des processus internes du service de santé des armées et un travail étroit avec les fournisseurs pour les encourager et les aider à franchir ce cap. Enfin, elle a un impact non négligeable sur les méthodes de travail de chacun.

 Agents du CSP-D interviewés :

SACE Daniel Sachet, chef de la cellule Hors Marchés AA1 Corinne Coco, agent d’exécution de la cellule Hors Marchés CDD Anaïs Thomas, agent d’exécution de la cellule Hors Marchés Propos recueillis par : CRP Santarelli

(1) Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique.