Kysymyksiä ja vastauksia taloyhtiön sopimuksista

Tunnetko taloyhtiön sopimukset?

TEKSTI: ISMO MYLLYLÄ JA TIMO TOSSAVAINEN KUVAT: PEXELS JA KIINTEISTÖLIITTO

Taloyhtiön hallituksen tulee olla tietoinen taloyhtiön sopimuksista ja huolehtia niistä vastuullisesti. Näin kehottaa Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen, joka vastasi sopimuksia koskeviin kysymyksiin.

Timo Tossavainen, millaisia sopimuksia taloyhtiöillä yleensä on? Sopimuksia on paljon. Yleensä taloyhtiöillä on sopimukset isännöinnistä, kiinteistöhuollosta, vakuutuksista, sähköstä, kaukolämmöstä, jätehuollosta sekä korjausurakoista. Niiden lisäksi sopimuksia voi olla esimerkiksi tietoliikenteestä, siivouksesta, hissistä, vaihtomatoista, vartioinnista, avainten-/kulunvalvonnasta, vuokrasopimus tontista sekä korjaushankkeisiin liittyen suunnittelu-, projektinjohto-, urakka- ja valvontasopimuksia. Luonteeltaan sopimukset vaihtelevat: osa on määräaikaisia, osa toistaiseksi voimassaolevia ja jotkut kertaluontoisia.

Tärkeää on tiedostaa, että taloyhtiön menoista miltei kaikki liittyvät johonkin sopimukseen lukuun ottamatta kiinteistöveroa. Siksi sopimushallinta on tärkeää taloyhtiön talouden kannalta.

Kustannusten näkökulmasta kannattaa huomioida se, ettei maksa samasta palvelusta kuin yhden sopimuksen perusteella. Esimerkiksi, jos kattojen tarkastuksiin ja huoltoon otetaan siihen erikoistunut yritys, normaalin huoltosopimuksen puolelta on aiheellista poistaa tämä työ ja sopia, miten se vaikuttaa huoltosopimuksen hintaan.

Miten taloyhtiön tulisi huolehtia sopimuksistaan? Vastuullisesti. Olennaista taloyhtiössä on, että hallitus on tietoinen, mitä sopimuksia on olemassa, keiden kanssa niitä on tehty sekä mikä on niiden tarkoitus ja olennainen sisältö.

Tärkeää on pitää sopimukset ajan tasalla eli huolehtia siitä, ettei makseta mistään turhasta, mutta kaikki tarpeellinen kuuluu sopimusten piiriin. Sopimuksia on hyvä tarkastella säännöllisesti hallituksessa, olennaisimpia, kuten huolto- ja isännöintisopimuksia, jopa vuosittain. Osalle sopimuksia riittää pidempi tarkasteluväli, mutta kaikista on syytä tietää päättymispäivä, etteivät esimerkiksi tontin vuokrasopimuksen päättymiseen usein liittyvät korkeat vuokrankorotukset pääse yllättämään.

Sopimuksien säännöllinen tarkastelu on tärkeää myös hallituksen uusille jäsenille. Näin hekin pääsevät kärryille siitä, missä taloyhtiössä sopimusten suhteen mennään.

Miksi taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa sopimuksensa säännöllisesti?

Osa sopimuksista kannattaa kilpailuttaa tiheämmin ja osa harvemmin. Mikäli sopimuskumppanin palveluun ei olla tyytyväisiä

tai mahdollisille hinnan korotuksille ei ole tilaajan kannalta hyväksyttäviä perusteita, kannattaa pyrkiä hankkimaan palvelu toiselta yritykseltä joko kilpailuttamalla tai suorahankintana.

Kilpailuttamisessa on tärkeää onnistua tarjouspyynnön laatimisessa siten, että saa laadultaan ja sisällöllisesti sellaisia tarjouksia kuin taloyhtiön kannalta on toivottavaa.

Mikä on isännöitsijän rooli taloyhtiön sopimusten kilpailuttamisessa?

Isännöitsijä on taloyhtiön tukena ja apuna, kun hallitus päättää kilpailuttaa jonkin palvelun lukuun ottamatta isännöinnin kilpailuttamista. Kaikissa muissa kilpai-

” Tärkeää on tiedostaa, että taloyhtiön menoista miltei kaikki liittyvät johonkin sopimukseen lukuun ottamatta kiinteistöveroa.

luttamisissa taloyhtiön hallitus saa asiantuntijaosaamista

avukseen isännöitsijältäniin hankintaprosessin, tarjouspyynnönvalmistelun, potentiaalisten tarjoajienkartoittamisen, tarjousten vertailun sekäsopimusten laadinnan osalta niiltä osinkuin taloyhtiö ja isännöintiyritys ovat sopineet isännöintisopimuksessa.

Mahdollinen esteellisyys tulee huomioida sekä isännöitsijän että hallituksen jäsenten osalta. Heidän ei pidä osallistua sellaisten hankintojen valmisteluun tai päättämiseen, joissa on ristiriitaa taloyhtiön edun kanssa, esimerkiksi henkilö saa provisiota joltain palveluntarjoajalta tai on omistajana palvelua tarjoavassa yrityksessä.

Kuka voi pyytää tarjouksia taloyhtiön puolesta?

Kun päätetään pyytää tarjouksia jostain hankinnasta tai palvelusta, on selkeintä samalla päättää se, kuka tarjoukset pyytää,

miltä tahoilta ja mitä tarjouspyyntö sisältää sekä miten tarjoukset käsitellään. Useimmiten tarjouspyynnöt toimittaa isännöinti, joskus myös hallitus voi pyytää tarjoukset. Tärkeää on, ettei moni taho sählää asiassa, vaan kaikki tietävät, kuka hoitaa mitäkin.

Mitä sopimuksen laatimisessa tulee huomioida?

Sopimuksen pitää sisältää palvelun sisältö ja hinta, sopimuksen kestoaika, hinnankorotusten ja muiden muutosten menettelytavat, sopimuksen päättämismenettelyt sekä sopimuksen liitteet ja niiden pätevyysjärjestys.

Timo Tossavainen on Suomen Kiinteistöliiton yhteysjohtaja, joka antaa koulutusta muun muassa taloyhtiöiden sopimuksiin liittyvissä asioissa. Hän toimii myös itse asuntoja kiinteistöyhtiöiden hallituksissa.

Tule tapaamaan Timoa Keski- Suomen Taloyhtiöpäivään 3.11.

Sopimusta tehtäessä on hyvä tiedostaa se, ettei ole ikuisia sopimuksia, vaan jokainen niistä loppuu aikanaan – ja päättämismenettelyistä on helpointa sopia mahdollisimman yksiselitteisesti sopimusta laadittaessa.

Kuka päättää sopimuksen hyväksymisestä ja kuka allekirjoittaa sen?

Hallitus päättää monista sopimuksista, mutta osa eli merkittävimmät päätetään yhtiökokouksessa osakkaiden toimesta. Taloyhtiön nimenkirjoitusoikeuden omaava(t) henkilö(t) allekirjoittaa taloyhtiön puolesta sopimuksen.

Milloin ja mitkä asiat pitää viedä yhtiökokoukseen?

Laajakantoiset, kalliit ja asumiseen suoraan vaikuttavat isot hankintapäätökset, kuten esimerkiksi putkiremontti ja vastaavat. Tarkkaa euromääräistä rajaa ei voi määritellä, sillä se riippuu muun muassa taloyhtiön koosta.

Mistä saa tarvittaessa apua sopimuksen laatimiseen?

Kannattaa hyödyntää valmiita lomakepohjia, -malleja ja työkaluja niin tarjouspyyntöjen laatimiseen kuin sopimusten tekemiseen. Silloin tulee todennäköisesti mietittyä asiat perusteellisemmin kuin puhtaalle paperille tehden. Kiinteistöliiton jäsensivuilla

on hyviä oppaita hankintojen tekemiseen ja jäsentaloille tarjolla maksuttomia koulutuksia. Neuvontapalveluista voi tarvittaessa varmistaa asioita.

Isojen korjaushankkeiden urakka- ja muiden sopimusten osalta voi olla hyödyllistä käyttää ulkopuolista asiantuntijaa eli esimerkiksi kiinteistöalaan ja korjausrakentamiseen erikoistunutta lakimiestä.

Kenellä on oikeus nähdä taloyhtiön sopimuksia?

Onko osakkailla tähän oikeus? Oikeus sopimusten näkemiseen on hallituksen jäsenillä ja isännöitsijällä. Sopimuksia ei tarvitse jakaa osakkaille, mutta niiden sisällöstä on hyvä tiedottaa niin, että kaikki tietävät, millaisia palveluja taloyhtiö on hankkinut.

Miten muutokset sopimusehtoihin käsitellään?

Tarkoittaako hiljaisuus hiljaista hyväksyntää? Muutosasiat pitää käsitellä kunnolla hallituksessa ja ilmoittaa muutosehdotuksen hyväksymisestä sitä ehdottaneelle taholle, jos hallitus hyväksyy ehdotuksen. Jos ehdotusta ei hyväksytä, siitä pitää ilmoittaa ja ehdottaa neuvotteluja asiasta. Jos mahdollisessa neuvottelussa tulee muutoksia, siitä tulee tehdä neuvottelupöytäkirja.

Hallitukset hyväksyvät liian usein huollon ja isännöinnin hinnankorotukset katsomatta, onko korotukselle esitetty mielekkäitä

perusteita ja onko korotuksen suuruus linjassa perusteiden kanssa. Hiljainen hyväksyntä on liian yleistä.

Milloin sopimuksesta on syytä reklamoida?

Reklamaation voi ja se kannattaa tehdä, kun toinen osapuoli ei toimi sovitulla tavalla. Suomessa niiden tekemistä arastellaan liikaakin, koska pelätään siitä olevan ikäviä seurauksia. Kysehän on kuitenkin vain siitä, että ilmoitetaan toiselle osapuolelle, etteivät asiat ole menneet sovitusti. Jos ollaan vain hiljaa ja kiristellään hampaita, ei toinen osapuoli voi korjata toimintaansa.

Reklamaatioon on syytä sisältyä ehdotus neuvottelusta, jossa katsotaan, mikä meni pieleen, miten asia voidaan korjata ja onko syytä korvauksiin. Sopimuksiin tulee sisältyä tieto siitä, kenelle reklamaatio osoitetaan.

Miten tapahtuu sopimuksen irtisanominen?

Sopimuksessa mainitulla tavalla ja sen menettelyjä noudattaen.

Millaisia tyypillisiä puutteita olet havainnut taloyhtiöiden sopimuksissa? '

Mieleen tulee kolme asiaa: sisältö on liian tulkinnanvaraista, liitteissä on puutteita tai sopimusehdot ovat erikoiset.