Nyt on hyvä hetki päivittää yhtiöjärjestys

Nyt on hyvä hetki päivittää yhtiöjärjestys

KIRJOITTAJA ANNA-LIISA PEKKARINEN

Ajoittain asunto-osakeyhtiöille tulee tarve päivittää yhtiöjärjestystä. Yhtiöjärjestys muuttuu samalla sähköiseksi ja vuonna 2010 voimaan tulleen asunto-osakeyhtiölain mukaiseksi.

Juuri nyt on yhtiöjärjestysmuutosten hoitamiselle hyvä ajankohta, sillä taloyhtiöiden on siirryttävä käyttämään sähköistä huoneistotietojärjestelmää 31.12.2023 mennessä, ja osakeluetteloiden ylläpito siirtyy isännöitsijöiltä Maanmittauslaitokselle. Jotta yhtiöjärjestyksen tietoja voidaan järjestelmässä käyttää, tulee yhtiöjärjestyksen neljä ensimmäistä pykälää muuttaa yhtenäiseen muotoon.

Yhtiöjärjestys määrää vastikemaksut

Vastikeperusteiden muutokset ja asunto-osakeyhtiölain tuomat muutokset ovat tyypillisimpiä yhtiöjärjestyksen päivitystä vaativia asioita, kertoo Savonlinnan Isännöintikeskuksen toimitusjohtaja, isännöitsijä Petri Pennanen.

Vastikeperusteiden muutoksiin vaikuttavia asioita ovat esimerkiksi laajakaistayhteyksien asentaminen huoneistoihin, kulutusta seuraavien vesimittareiden asentaminen henkilölukuun perustuvan vesimaksun tilalle tai siirtyminen huoneistokohtaisista sähkösopimuksista taloyhtiön sähkölaskutukseen.

- Moni asiakkaamme on siirtynyt sähkön yhteishankintaan, jolloin asukkaat eivät tee enää huoneistokohtaisia sähkösopimuksia, vaan taloyhtiö ostaa sähkön, laskuttaa kutakin osakasta kulutuksensa mukaan ja maksaa perusmaksun. Näin osakkaat säästävät perusmaksussa.

Myös huoneistojen käyttötarkoituksen muutokset ja pinta-alojen tarkistusmittauksettulee päivittää yhtiöjärjestykseen, sillä tietojen pitää olla yhtenevät yhtiöjärjestyksen ja rakennuslupien kanssa.

Korjaus- ja kunnossapitovastuut tulee kirjata tarkasti yhtiöjärjestykseen, etenkin jos yhtiössä on päätetty siirtää kunnossapitovastuuta osakkaalle. - Esimerkiksikylpyhuoneremontissa vesieristys saatetaan siirtää osakkaan vastuulle siksi, että osakkaat ovat aiemminkin ne itse kustantaneet, eikä uusia osakkaita haluta asettaa parempaan asemaan.

Jos rakennetaan autokatoksia, joihin vain tietyt huoneistot osallistuvat, yhtiöjärjestykseen tulee kirjata näiden omistus- ja hallintaoikeuteen sekä hoito- ja käyttökustannuksiin liittyvät määräykset.

Paljon pieniä, mutta tärkeitä muutoksia

Tilintarkastuspykälää päivitettäessä tulee varsinkin pienissä yhtiöissä päättää, säilytetäänkö toiminnantarkastus vai siirrytäänkö tilintarkastajan käyttöön. Toiminnantarkastusta voivat käyttää alle 30 huoneiston yhtiöt.

- Suuntaus on, että pienemmissäkin yhtiöissä valitaan tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö, jolloin varatilintarkastajaa ei tarvitse valita, Pennanen kertoo.

Nykyisin on siirrytty yhä enemmän sähköisesti lähetettyyn kokouskutsuun

Jos hallituksen jäsenten ja varajäsenten lukumäärää päätetään muuttaa, se tulee päivittää yhtiöjärjestykseen. - Kannattaa harkita, mikä on hallituksen sopiva koko. Isoissa yhtiöissä on tavallisesti 5 jäsentä, pienemmissä 3, varajäseniä yleensä enintään yksi.

Yhtiöjärjestyksissä määritellään kokouskutsun lähettämisajat ja -tapa. Nykyisin on siirrytty yhä enemmän sähköisesti lähetettyyn kokouskutsuun. - Yleensä pykälää on muutettu niin, että pelkän sähköisen kutsun osakas saa vain suostumuksellaan, muutoin kutsu toimitetaan kirjallisesti osakkaan ilmoittamaan osoitteeseen.

Vanhoissa yhtiöjärjestyksissä saattaa vielä olla syys- ja kevätyhtiökokoukset, ja koollekutsuminen tulee tehdä todisteellisesti kirjallisesti, mistä aiheutuu kutsujen lähettämistä kirjattuina kirjeinä. Useissa yhtiöissä on näistä luovuttu.

Yhtiöjärjestyksen muutoksia tehdään jonkin verran vuosittain. Isännöitsijä hoitaa muutosten ilmoittamisen kaupparekisteriin, kunhan yhtiökokous on ensin ne hyväksynyt, kertoo Petri Pennanen.

Usein myös huoneistojen lunastuslausekkeet poistetaan yhtiöjärjestyksistä, mutta autotalliosakkeiden osalta ne jätetään voimaan, koska tallit halutaan pitää näin taloyhtiön osakkaiden omistuksessa.

Kaikkien osakkaiden suostumusta vaatii yhtiöjärjestyksen muutos, jossa yhtiö päättää muuttua savuttomaksi. Yleensä se onnistuu vain uudisrakennuksissa tai jos talo on ennestään liki savuton.

Jos taloyhtiö hakeutuu arvonlisäverovelvolliseksi, se aiheuttaa yhtiöjärjestykseen muutoksen.

- Arvonlisäverovelvolliseksi hakeutuminen kannattaa, jos yhtiössä on arvonlisäverovelvollisessa käytössä olevia tiloja ja varsinkin, jos isoja remontteja on tulossa. Arvonlisäveron palautuksista voi kertyä suuriakin summia. Jos liiketila on osakasomistuksessa, palautus tulee osakkaan hyödyksi.

Kaikkien suostumus voi joskus olla vaikeaa

Pennanen suosittelee tekemään yhtiöjärjestyksen muutokset mahdollisimman tarkasti ja kiinnittämään huomiota päätöksentekoon. Eri muutoksilla on eri enemmistövaatimuksia, ja osa päätöksistä vaatii kaikkien osakkeenomistajien suostumuksen.

- Esimerkkinä haasteellista tilanteesta on, jos liikehuoneisto, jolle on jyvitetty suurempi vastike, muutetaan asuinhuoneistoksi: miten saadaan suostumus vastikeperusteen muuttamiseen samalle tasolle muiden asuinhuoneistojen kanssa. Se ei ehkä aina onnistu, koska muiden osakkaiden maksurasitus nousee, ja heiltäkin pitäisi saada tähän suostumus.

- Omin päin yhtiöjärjestystä ei kannata lähteä muuttamaan, ellei omaa riittävää tietoa. Tarvittaessa kannattaa käyttää asiantuntijan apua, ja kun hallitus ja yhtiökokous ovat hyväksyneet muutokset, isännöitsijät hoitavat yhtiöjärjestyksen muutosten rekisteröinnin, Pennanen summaa.