Päiväni ammatti-isännöitsijänä osa 2

Päiväni ammatti-isännöitsijänä osa 2

KIRJOITTAJA Piia Moilanen toiminnanjohtaja, Kiinteistöliitto Itä-Suomi

Päiväni ammatti-isännöitsijänä -juttusarjan toisessa osassa seuraamme joensuulaisen Jarkko Kosusen työpäivää Joensuun Rettan (ent. Realia) Malmikadun toimistolla.

Saavun Rettan Joensuun toiselle toimistolle Malmikadulle hieman kello yhdeksän jälkeen. Toimistolla vallitsee ihmeellinen rauha ja hiljaisuus. Koko toimiston väki on viikkopalaverissa neuvotteluhuoneessa. Kävelen toimiston käytävää eteenpäin ja luen ovien pielistä henkilökunnan nimiä. Istahdan hetkeksi odottamaan viikkopalaverin päättymistä. Tunnen oloni jännittyneeksi, mutta samalla olen myös innoissani tulevasta päivästä. Kohta iloinen puheensorina täyttää toimiston, kun viikkopalaveri on ohi ja ihmiset palaavat työpisteilleen. Kaikki tervehtivät minua iloisesti, tunnen oloni tervetulleeksi. Jarkko on selvästi kertonut, että olen tulossa tänään päiväksi toimistolle tutustumaan isännöitsijän työhön. Jännitykseni haihtuu taivaan tuuliin.

Käymme Jarkon kanssa läpi tulevan päivän töitä. Tiedossa on sähköpostin purkamista, edellisen päivän kokouksien pöytäkirjojen ja yhtiökokoustiedotteen kirjoittamista. Iltapäivällä on luvassa kaksi yhtiökokousta. Lisäksi Jarkon kahdessa kohteessa on alkanut korjaushankkeet, toisessa käyttövesiputkiston saneeraus, toisessa koko taloyhtiön piha-alueen kunnostus. Hyvästä esivalmistelusta huolimatta korjaushankkeet työllistävät isännöitsijää pitkin matkaa.

Jarkon esimies, uusi yksikönpäällikkö Teemu Multanen, käy esittäytymässä ja toivottaa hänkin minut vielä kertaalleen tervetulleeksi. Teemu on aiemmin toiminut Rettalla isännöitsijänä, mutta on nyt edennyt työurallaan yksikönpäälliköksi ja koko toimiston esimieheksi. Kevät on ollut uuden alkua. Teemu kiittelee henkilökuntaa hyvin sujuneesta keväästä ja uudesta tilanteesta.

– Kyllähän tässä on ollut kaikenlaista uutta meille kaikille, kiireinen kokouskevät ja henkilöstömuutokset, mutta hienosti olemme selvinneet. Suurin kiitos menee ilman muuta hyvälle työporukalle. Yhdessähän näitä hommia tehdään, Teemu summaa kulunutta kevättä. Joensuun Rettan edellinen yksikönpäällikkö Hannu Hautanen on siirtymässä lomien jälkeen eläkkeelle.

Puhelinta ja sähköpostia

Jarkon puhelin keskeyttää jutustelumme. Päivän ensimmäinen soittaja on taloyhtiön puheenjohtaja. Puheenjohtaja on huolissaan yhtiön piharemontin suunnittelusta.

Hänestä näyttää nyt siltä, että salaojia ei olisi suunniteltu laitettavan talon kaikille seinustoille. Jarkko lupaa selvittää asiaa urakoitsijalta, mutta ei tavoita tätä ensimmäisellä soitolla. Jätämme asian odottamaan ja palaamme sähköpostien pariin.

Ensimmäisessä sähköpostissa tilintarkastaja kysyy lisäselvitystä taloyhtiössä tehtyyn jälkiasennushissiin liittyen. Jarkko vastaa tilintarkastajalle ja liittää sähköpostin liitteeksi pyydetyn selvityksen laskuosuuksien jakautumisesta yhtiön osakkaille.

Jarkko Kosunen tradenomi, IAT - 5 vuotta isännöitsijänä

Parasta isännöitsijän työssä ihmisten kanssa toimiminen. Paljon erilaisia kohtaamisia niin yhteistyökumppaneiden, asukkaiden kuin osakkaidenkin kanssa. Haastavinta työssä kevään hektisyys, jolloin työpäivät ovat pitkiä. Vaatii sekä itseltä että perheeltä paljon. Jos ei olisi isännöitsijä, olisi legotehtaalla legojen suunnittelijana.

Puhelin soi jälleen. Soittaja on erään huoltoyhtiön huoltopäällikkö. Päällikkö tiedustelee, miten toimitaan talvella taloyhtiön pihasta lumiauran mukaan lähteneen kaivonkannen korjauskustannusten kanssa. Jarkko pohtii vastuuasioita. Yhtiön vastaa paitsi piha-alueen turvallisuudesta myös siitä, että piha on huollettavassa kunnossa. Toisaalta huoltoyhtiön olisi voinut olettaa huomaavan kohonneen kaivonkannen huoltotöitä tehdessään ja korjanneen vian ennen vahingon sattumista. Päätetään jakaa kulut ja huolto laskuttaa taloyhtiöltä vain korjauksen tarvikkeet. Jarkko keskustelee huoltopäällikön kanssa myös erään toisen taloyhtiön huoltotöistä. Taloyhtiön hallitus on päättänyt tarkistaa nykyistä huoltosopimustaan ja mahdollisesti kilpailuttaa huollon. Jarkko pyytää huoltopäällikköä soittamaan yhtiön puheenjohtajalle, jotta nämä voivat keskustella huollon tasosta ja taloyhtiön toiveista. – Ennen huoltoyhtiön vaihtamista kannattaa yleensä vielä kertaalleen katsoa sopimusta läpi nykyisen toimijan kanssa, onko siinä muutettavaa niin, että osapuolet tulisivat tyytyväisiksi, Jarkko kertoo.

Jarkko rytmittää omaa työpäiväänsä niin, että pyrkii hoitamaan sähköpostit ja ostolaskujen tarkastukset pois aamupäivällä. Iltapäivällä hän kirjoittaa edellisen päivän kokousten pöytäkirjat ja tiedotteet sekä valmistelee illan kokouksia.

Puhelin soi. Soittaja on Jarkon aiemmin tavoittelema urakoitsija, jolta Jarkko nyt tiedustelee taloyhtiön piharemontin etenemistä. Selviää, että pihalla on ollut isot kaivinkoneet töissä eikä näillä isolla koneella ole päästy kaikille talon seinustoille. Tästä johtuu puheenjohtajan ajatus siitä, ettei salaojia olla laittamassa joka paikkaan. Urakoitsija kertoo, että kohteeseen mennään pienemmällä kalustolla vielä erikseen, jolloin kaikki talon seinustat saadaan turvallisesti auki. Jarkko kiittää tiedosta ja soittaa asian puheenjohtajalle. Puheenjohtajan kanssa keskustellaan piha-alueen remontista vielä laajemmin. Remontin yhteydessä pihan kaikki asvalttialueet aukaistaan, parkkipaikka-alue laajenee, parkkipaikoille tehdään varaus sähköautojen latauspisteille sekä pihan leikkialue uusitaan. Jarkko ja puheenjohtaja keskustelevat tulevasta hallituksen kokouksesta autopaikkoihin ja leikkipaikkaan liittyen. Jarkko kertoo, mistä asioista hallitus pystyy keskuudessaan päättämään ja mitkä asiat olisi syytä viedä yhtiökokoukseen päätettäväksi.

Järjestelmällistä työtä

Jarkko siirtyy tarkastamaan taloyhtiöille tulleita laskuja. Hän kertoo, että laskuilla on kirjanpitäjän tekemä tiliöintiehdotus, jonka Jarkko laskun sisällön lisäksi tarkastaa. Järjestelmään on tullut taloyhtiön käyttövesiputkistoremonttiin liittyviä laskuja. Laskuille on tullut aiemmin remontin valvojalta kuittaus. Jarkko lähettää valvojan kuittauksen eteenpäin kirjanpitäjälle laskuille liitettäväksi, ja näin valvojan kuittaus on vuoden vaihteessa valmiina tilintarkastajaa varten.

Seuraavaksi on vuorossa uudehkon taloyhtiön lasku, jossa yhden huoneiston ilmanvaihtokone on mennyt rikki ja sen vaihtamisesta uuteen on tullut taloyhtiölle lasku. Jarkko soittaa IV-urakoitsijalle ja tiedustelee, menisikö laite valmistajan takuuseen? Urakoitsija jää selvittämään asiaa. Sitten on vuorossa lasku, jonka työn tilaamisen on hoitanut taloyhtiön puheenjohtaja. Jarkko soittaa puheenjohtajalle ja puhelimessa käydään läpi laskun sisältö. Puheenjohtaja kuittaa laskun olevan ok. Samalla keskustellaan taloyhtiön jätehuollosta. Puheenjohtajaa harmittaa, kun asukkaat eivät lajittele jätteitään kunnolla, jolloin yhtiölle tulee turhia kuluja liiasta poltettavasta jätteestä.

Puhelimen soitto katkaisee laskujen tarkastuksen. Valvoja soittaa aiemmin mainittuun taloyhtiön piharemonttiin liittyen. Valvojan mielestä pihalla kannattaisi käyttää imuautoa, joka puhdistaisi sadevesikaivot. Isännöitsijä kuittaa työn, ja imuauto tilataan pihaan.

Jarkon sähköpostiin on tullut muutostyöilmoitus uudelta osakkeenomistajalta. Huoneistoon on tulossa täydellinen remontti. Jarkko pyytää osakkaalta raportin asbestikartoituksesta ja kuittaa sen jälkeen muutostyöilmoituksen vastaanotetuksi.

Tilintarkastustoimistolta tulee tarkastettuja tilintarkastusaineistoja. Yhden taloyhtiön aineiston Jarkko vie naapurihuoneen kollegalle. Rettassa on menossa muutosten kevät. Henkilöstömuutosten lisäksi taloyhtiökohteita on jaettu uudelleen isännöitsijöiden kesken. Myös Jarkolle on siirtynyt uusia kohteita kevään aikana. Uuden kohteen kanssa alku on tosi tärkeää. - Yhteistyö sekä hallituksen että koko taloyhtiön kanssa täytyy saa oikealle uralle, hän kertoo. Ja näinhän se on monessa asiassa, ensivaikutelman voi tehdä vain kerran.

Puhelin soi, IV-urakoitsija soittaa ja ilmoittaa, että aiemmin mainittu ilmanvaihtokone menee valmistajan takuuseen. Jarkko pyytää urakoitsijalta hyvityslaskun virheellisestä laskusta ja uuden laskun oikeilla tiedoilla sekä ilmoittaa kirjanpitäjälle, ettei nyt kierrossa ollutta laskua makseta.

Vastikerästejä ja exceleitä

Jarkko käy läpi maksuvalvontayksiköstä saamaansa vastikerästiraporttia. Mikäli osakkaalla on maksumuistutuksesta huolimatta vastikkeet maksamatta, lähtee vastike perintään. Ennen tätä Jarkko soittaa osakkaalle ja tiedustelee, mikä mahtaa olla maksamisen tilanne. Usein soitto auttaa ja osakkaan kanssa päästään sopimaan uudesta maksusuunnitelmasta.

Kysyn Jarkolta, miten hänellä pysyy työt järjestyksessä ja asiat tulee hoidetuksi ajallaan. Jarkko esittelee koko Rettassa käytössä olevaa rakennetta, miten taloyhtiöt ovat kohteittain ja asioittain tallennettuina tietokoneelle. Näin asiat löytyvät helposti ja sama rakenne helpottaa myös tuurausasioissa. – Lisäksi jokaisella isännöitsijällä on varmasti omat excelit muistin tukena. Minulla on excel, jossa on listattuna kaikki kohteeni. Tilinpäätösaikana excel auttaa hahmottamaan sitä, missä vaiheessa kunkin talon tilinpäätös etenee, Jarkko kertoo.

Isännöitsijä Jarkko Kosusella ja yksikönpäällikkö Teemu Multasella on takanaan kiireinen kevät. Henkilöstömuutosten lisäksi taloyhtiökohteita on jaettu uudelleen isännöitsijöiden kesken. Myös Realian brändiuudistus ja nimenmuutos Rettaksi tuovat oman lisämausteensa työntekoon.

Lounaan jälkeen pöytäkirjojen pariin

Ensimmäisenä Jarkko viimeistelee eilisen päivän hallituksen kokouksen pöytäkirjan. Kokouksessa päätettiin tilata porrashuoneisiin peruspesu ja vahaus sekä päätettiin leikkauttaa pensasaita alas. Jarkko tilaa sovitut työt huoltoyhtiöltä sekä muistuttaa huoltoa siitä, että he lisäävät huollon vuosikelloon korvausilmasuodattimien vaihdon tapahtuvaksi elokuussa. Eilisessä yhtiökokouksessa on päätetty rakennuttaa taloyhtiölle pyöräkatos sekä huoltomaalata talon sokkeli. Jarkko laittaa tarjouspyynnöt asiasta eteenpäin. Yhtiökokouksen pöytäkirjan valmistuttua hän kirjoittaa kokouksesta yhtiökokoustiedotteen.

Yhtiökokoustiedote sekä talousarvio lähtee sisäisen sähköisen järjestelmän kautta myös kirjanpitäjälle. Saatesanoiksi Jarkko kirjoittaa kommentin tulevista vastikemuutoksista, jotta kirjanpitäjä osaa tehdä asiaan liittyvät omat toimenpiteensä.

Puhelin soi iltapäivällä selvästi aamupäivää vähemmän. Kollegat sen sijaan piipahtavat oven suussa kysymässä Jarkolta mielipidettä tai apua omien taloyhtiöidensä kanssa. Apua annetaan mielellään, puolin ja toisin.

Seuraavaksi Jarkko laatii illan yhtiökokouksiin ääniluettelot valmiiksi. Toisen yhtiökokouksen hallituksen jäsen ilmoitti aiemmin päivällä, ettei pääse illalla kokoukseen. Jarkko on varmistanut samalla,

onko henkilö edelleen käytettävissä taloyhtiön hallitukseen. Henkilö antaa siihen suostumuksensa. Illan kokouksiin on myös etäosallistumismahdollisuus. Jarkko laittaa etäilmoittautuneille Teams-linkin valmiiksi.

Ennen illan kokouksia summaamme päivän saldon. – Tavoitteet täyttyivät. Sähköpostit on hoidettu, edellisen päivän pöytäkirjat ja kokoustiedotteet laadittu, iltapäivän kokoukset valmisteltu, Jarkko summaa selvästi tyytyväisenä. Minä lisäisin listalle vielä pinon juoksevia asioita ja tulipalojen sammuttelua.