Ecosocial-Alcaldía de SPS by KREATIVE KD

ECOSOCIAL

Estructura organizativa AlcaldĂa Municipal de San Pedro Sula

ECOSOCIAL

Estructura organizativa AlcaldĂa Municipal de San Pedro Sula

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Pág. 5 ¿Qué es ECOSOCIAL? VISIÓN MISIÓN VALORES INSTITUCIONALES Pág. 5

VIRTUDES

Pág. 6

ESTRUCTURA 0RGANIZATIVA Pág. 7 Dirección Ejecutiva Dirección Administrativa Asistente Técnico Asistente Administrativo Relaciones Públicas Atención Social Promoción de Oportunidades Almacén Voluntariado Relaciones Institucionales y Proyectos Proyectos de Salud y Educación Proyectos de Escuelas Saludables (PES)

ECOSOCIAL

INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la estructura organizativa de la Oficina de ECOSOCIAL, dependencia de la Alcaldía Municipal de San Pedro Sula y la descripción de las funciones de las unidades que la conforman. La estructura organizacional de ECOSOCIAL constituye un mecanismo para fortalecer la capacidad de ejecutar con eficiencia y eficacia las competencias que actualmente le corresponden, así como aquellas que asuma en el futuro.

¿Qué es ECOSOCIAL?

Somos una entidad sin fines de lucro, con el propósito de lograr proyectos sostenibles a través de la gestión eficiente de los recursos socio-ambientales y con el involucramiento activo de la sociedad, para alcanzar una excelente calidad de vida para la comunidad de San Pedro Sula.

VALORES INSTITUCIONALES Solidaridad

Impulsar proyectos sociales que favorezcan el mejoramiento de la calidad de vida de la población más vulnerable de San Pedro Sula.

Honestidad

Actuar con rectitud y transparencia en el desarrollo de nuestras actividades identificando los casos más vulnerables, creando espacios de desarrollo en las áreas de educación, recreación, entre otros en beneficio de la población sampedrana

Compromiso

Realizamos nuestro trabajo con alto espíritu de servicio hacia la población sampedrana y con total identificación Institucional.

VISIÓN

Ética

MISIÓN

Transparencia

Ser reconocidos por los sampedranos como la entidad municipal, que realiza proyectos de auto sostenibilidad en lo social y ambiental, manteniendo un compromiso con la equidad. Ser el equipo de apoyo social municipal que logrará la promoción del voluntariado a través de la integración gubernamental y de la responsabilidad social empresarial, para fortalecer el servicio hacia la comunidad. Enfocados en las necesidades de salud, educación, espacios físicos para recreación, unidad familiar y fomentación del equilibrio ambiental.

Actuamos con profesionalismo bajo los principios de legalidad, la moral y la buena conducta en todas nuestras actividades y labores Trabajamos de cara a quienes servimos, apegados a la honradez en el buen manejo de los bienes municipales; dispuestos al rendimiento de cuentas y abiertos a la contraloría social.

Orden

Nuestro proceder nos lleva a usar maneras que mantengan coherencia en su desarrollo o ejecución. Cada elemento y acción en su debido lugar, tiempo, modo, forma y presentación.

ECOSOCIAL

VIRTUDES Bondad

Nuestra política de servicio a la comunidad es de atención con amabilidad y respeto.

Cortesía

Comportamiento hacia las personas con atención y cordialidad.

Tolerancia

Respetamos y consideramos la forma de ser de los demás.

Humildad

Somos una entidad abierta, dispuesta a aprender de los demás.

Amor

Valoramos las relaciones cercanas con otras personas, instituciones públicas o privadas, especialmente con aquellas dispuestas a compartir para llevar a cabo los proyectos sociales que se ejecutan.

Gratitud

Reconocemos y expresamos nuestros agradecimientos respecto a las contribuciones, apoyos y por todo aquellos que nos llega para beneficio de la población.

ECOSOCIAL

ESTRUCTURA 0RGANIZATIVA Dirección Ejecutiva Su función principal es gestionar recursos materiales, financieros y técnicos de cooperación oficial, privada, nacional e internacional para apoyar los proyectos sociales estratégicos que en coordinación con la alcaldía se han definido para cumplir las metas en cobertura, calidad y eficiencia trazadas en la política institucional. Cuenta con el apoyo de su administrador y asistente técnico. Desempeñan funciones de dirección, planificación y organización del trabajo tendientes a lograr los objetivos de ECOSOCIAL. A nivel operativo, ECOSOCIAL se divide en tres unidades: Relaciones Públicas, Atención Social y Relaciones Institucionales y Proyectos con funciones técnicas y administrativas, que cuentan con soporte administrativo a los servicios generales propios de la alcaldía municipal. De acuerdo a los niveles jerárquicos y funcionales descritos, a nivel de dependencias se puede establecer la estructura organizacional, según el organigrama siguiente:

Alcalde

Directora Ejecutiva Director Administrativo

Asistente Técnico

Relaciones Públicas

Asistente Administrativo

Relaciones Institucionales y Proyectos

Atención Social

Promoción de Oportunidades

Almacén

Voluntariado

Proyectos de Salud y Educación

PES

ECOSOCIAL

Objetivos: 1. Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca Asegurar, la prestación de Servicios Municipales a la Ciudadanía en forma desconcentrada, participativa, eficiente y eficaz; y la ejecución de proyectos que aporten sustancialmente al proceso de desarrollo local. 2. Fortalecer a las comunidades del Municipio de San Pedro Sula, a través de diversos programas sociales.

Funciones: • Coordinar la ejecución de políticas, líneas generales, normas, procedimientos y marco legal para la promoción y facilitación de la participación ciudadana, instituciones públicas, empresa privada, entre otras, para la ejecución de programas y proyectos sociales.

• Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información.

• Diseñar estrategias y formulación de objetivos generales para el trabajo de promoción de cooperación ante las instituciones públicas, empresa privada nacional e internacional.

• Desarrollar programas de beneficio social en el municipio, priorizando sectores como niñez, mujer y familia.

• Garantizar un flujo ágil de información entre la dependencia y los particular

• Gestionar, ante organismos nacionales y extranjeros, la ejecución de proyectos conjuntos de educación, salud, protección y mejoramiento ambiental del municipio (ONG, instituciones del Gobierno Central, organismos de cooperación externa, etc.).

• Identificar la oferta y demanda de cooperación técnica y financiera internacional con fuentes de la empresa privada, ONG, dentro del marco de la política de la municipalidad, con el fin de constituir y/o actualizar un portafolio de alianzas potenciales que apoyen y fortalezcan su desarrollo.

• Promoción y seguimiento de iniciativas que tiendan a rehabilitar y preservar el ambiente en el municipio, especialmente en espacios físicos de recreación, adicionalmente a la promoción de fomentar el equilibrio ambiental.

• Identificar, en el ámbito internacional y nacional, gubernamental y privado, nuevas oportunidades para la consecución de recursos financieros y de asistencia técnica para proyectos en educación, salud y medio ambiente.

• Recibir, dar trámite y resolver sobre las solicitudes referentes a gestiones ante las demás dependencias de la alcaldía municipal.

• Velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los cooperantes y realizar el seguimiento y evaluación de los mismos garantizando el alcance de los objetivos propuestos y su sostenibilidad en el tiempo.

• Auxiliar y orientar a los particulares en la elaboración de solicitudes para obtener información. • Realizar los trámites internos necesarios para localización y entrega de la información solicitada y notificar a los particulares.

ECOSOCIAL

• Informar a las áreas de la Alcaldía cuando aplique convocatorias y oportunidades de cooperación. • Definir las prioridades de Cooperación en las áreas de competencia que se propondrán a las diferentes fuentes de cooperación

Dirección Administrativa Funciones:

Asistente Técnico Funciones:

• Apoyar, monitorear y evaluar el trabajo desarrollado por las unidades de ECOSOCIAL y diseñar herramientas técnicas-administrativas, que faciliten y simplifiquen sus operaciones.

• Apoyo, desarrollo de proyectos nuevos (logística, promoción, coordinación y ejecución de eventos).

• Administrar en forma eficiente y eficaz los recursos humanos, materiales y financieros a fin de eficientizar el quehacer administrativo y operativo de las unidades.

• Establecer relaciones con las empresas donantes que apoyan diferentes actividades realizadas por la oficina.

• Realizar tareas de supervisión y control del Planes Operativo Anual (POA) y asignación presupuestaria de la Oficina que permitan efectuar los ajustes necesarios para el logro de las metas y objetivos definidos. • Diseñar, revisar y unificar los formularios que utilizan las diferentes unidades, para el registro de las actividades desarrolladas. • Procesar la información desarrollada por las diferentes áreas. • Conducir el levantamiento de mapas de análisis de prestación de servicios prestados al municipio. • Elaborar Memoria de Labores.

• Control y seguimiento de actividades asignadas.

• Gestionar donaciones para las diferentes actividades sociales que desarrolla ECOSOCIAL. • Desarrollo de programas de servicio para proyectos. • Elaborar informes de las actividades realizadas. • Realizar visitas a proyectos en desarrollo. • Coordinar publicación de material de eventos y el directorio de entidades sin fines de lucro. • Visitas a empresas voluntarias y nuevas. • Coordinar con Relaciones Publicas la publicación de eventos en medios de prensa y televisivos. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

• Apoyar en la identificación, gestión, elaboración y seguimiento de proyectos de desarrollo social en coordinación con la Dirección Ejecutiva. • Coordinar y supervisar el trabajo técnico administrativo inherente a la planificación, formulación, ejecución y cierre de proyectos • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

ECOSOCIAL

Asistente Administrativo Funciones: • Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de ECOSOCIAL. • Realizar solicitudes de dotación de equipos y materiales para la oficina. • Realizar seguimientos de procesos administrativos. • Llevar registro y control de los recursos económicos asignado a la oficina (caja chica etc). • Elaborar y tramitar solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. • Suministrar materiales y equipos de trabajo al personal de la oficina. • Recibir y tramitar solicitudes de servicios de mantenimiento y reparaciones de los equipos. • Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos. • Llevar el control de caja chica • Responder y realizar llamadas de trabajo (tareas asignadas). • Brindar apoyo logístico en actividades especiales. • Archivar y llevar el control de los documentos del área. • Atender y brindar información a las personas que acuden a la oficina.

ECOSOCIAL

• Llenar formatos diversos relacionados con el proceso de compras • Mantener control de inventario del equipo y mobiliario asignado a EDOSOCIAL. • Elaborar informes mensuales de actividades realizadas. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

Relaciones Públicas

Atención Social

Funciones: • Cumplir y coordinar, bajo la directriz del Director Administrativo, los aspectos de administración y publicidad de la Unidad de ECOSOCIAL con las diferentes dependencias de la Alcaldía, proveedores y usuarios. • Trabajar en conjunto con otras dependencias municipales para apoyar eficientes programas de Relaciones Públicas. • Alimentación de las páginas municipales en la WEB con fotografías y notas de prensa para dar a conocer las actividades en coordinación con la Oficina de Comunicaciones de la municipalidad. • Atención de llamadas telefónicas. • Mantener relaciones cordiales con el público a través de comunicaciones de doble dirección, de puertas abiertas. • Velar que se mantengan tratos cordiales con los diferentes públicos que se acercan a la oficina.

Funciones: • Mantener actualizada, por medio del archivo, la documentación correspondiente de cada proyecto o actividad ejecutada y toda aquella que compete a la Unidad. • Coordinar acciones con ONG, empresa privada y organizaciones gubernamentales. • Formular propuestas y/o proyectos que contribuyan a los objetivos de ECOSOCIAL. • Controlar el movimiento de almacén a través de muestreos. • Disponer y supervisar la toma de inventarios físicos del almacén de la Oficina. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

• Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

ECOSOCIAL

Promoción de Oportunidades Funciones:

Almacén Funciones:

• Gestión y planificación de Programas y Proyectos a apoyar.

• Atiende el proceso técnico de: almacenamiento, mantenimiento, seguridad y distribución física.

• Apoyo de recepción y entrega de bolsas solidarias de CEPUDO.

• Recibir y atender oportunamente los requerimientos de materiales debidamente autorizados por la autoridad superior.

• Investigación y recopilación de información. • Apoyo en todas las áreas correspondientes de ECOSOCIAL. • Supervisión de proyectos de huertos en centros educativos municipales. • Traducción de documentos de inglés a español. • Atención al público en general. • Digitalizar informes de gastos. • Representación de la oficina en eventos requeridos. • Asistir en la organización de cuentos. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

• Ingresar físicamente al almacén todos los bienes adquiridos, verificando la conformidad, de acuerdo a las órdenes de compra y las notas de entrada de Almacén • Mantener los niveles mínimos y máximos de Almacén, salvaguardando de mantener una distribución programada de bienes • Mantener actualizado el control físico de entrada y salida de bienes a través de las tarjetas kardex de control visible de Almacén • Dar conformidad a los documentos fuentes de ingresos y salida de materiales y equipo de Almacén. • Identificar, clasificar, codificar y catalogar el material recibido • Verificar la existencia física con las cantidades que arrojan las tarjetas de control. • Informar permanentemente de los saldos de los diferentes materiales autoridad superior • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

ECOSOCIAL

Voluntariado Funciones:

Relaciones Institucionales y Proyectos Funciones:

• Supervisión de campo de jardines, guarderías y escuelas. • Ejecutar el proceso administrativo en las diferentes dependencias de la alcaldía municipal relacionados a atención a requerimientos de los • Colaboración y apoyo en actividades de acción ciudadanos. social y eventos. • Gestión de apoyo de voluntarios para las diferentes actividades de ECOSOCIAL.

• Implementar, monitorear y evaluar los resultados del programa de salud de acuerdo al programa

• Elaboración, seguimiento y complimiento de un directorio de empresas que apoyan con voluntariado.

• Coordinar con las instancias superiores y otras dependencias de la Municipalidad todas aquellas acciones referentes al buen desarrollo de los planes y proyectos insignias de la gestión municipal

• Elaborar informes de las actividades realizadas. • Gestión de ayuda con el sector privado y voluntarios. • Crear proyectos cado dos meses para ayuda social.

• Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

• Coordinar las acciones del voluntariado • Organizar eventos varios de recaudación de fondos, donaciones y de premiación a voluntarios. • Relación directa con la Municipalidad y todas las dependencias en cuanto a solicitudes y gestiones. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

ECOSOCIAL

Proyectos de Salud y Educación Funciones: • Establecer alianzas con las dependencias de educación y salud de la municipalidad e instituciones privadas, ONG´s y organizaciones afines que se requiera para apoyar los componentes de los programas. • Apoyar en la coordinación de las acciones de los programas municipales relacionados a salud y educación. • Monitoreo y evaluación de las actividades realizadas por los cooperantes. • Realizar un reporte de visitas en las entidades beneficiarias de los programas • Formular propuestas y/o proyectos que contribuyan a los objetivos de programas de salud y educación. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

Proyectos de Escuelas Saludables (PES) Funciones: • Coordinación Interinstitucional con la Dirección Departamental de Educación y el programa mundial de alimentos todo lo concerniente a merienda escolar. • Establecer alianzas con las diferentes dependencias de la municipalidad y organizaciones afines que se requiera para atender todos los componentes del programa. • Levantar actas laborales. • Vigilar que el personal cumpla con las políticas de la municipalidad. • Coordinar y realizar brigadas médicas. • Monitoreo y evaluación de los centros educativos públicos de San Pedro Sula. • Participación y apoyo activo a ECOSOCIAL • Coordinar capacitaciones para padres de familia sobre la merienda escolar • Realizar un reporte de visitas en las escuelas donde especifica status físico de instalaciones y de mobiliario, a la vez acciones de los maestros. • Desarrollar cualquier otra actividad que se requiera por la Oficina de ECOSOCIAL, para el logro de los objetivos.

ECOSOCIAL