APOYO AL PLAN DECENAL DE EDUCACIÓN
Segundo Programa bajo la Línea de Crédito Condicional para el Financiamiento de Proyectos de Inversión (CCLIP)
Manual Operativo
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR
Oficina de Cooperación1 Internacional - MINERD Manual Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013 Operativo
APOYO AL PLAN DECENAL DE EDUCACIÓN
Segundo Programa bajo la Línea de Crédito Condicional para el Financiamiento de Proyectos de Inversión (CCLIP)
Manual Operativo
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR
Oficina de Cooperación Internacional - MINERD
Carlos Amaranta Baret Ministro de Educación Luis Enrique Matos Vice Ministro Servicios Técnicos y Pedagógicos Antonio Peña Mirabal Vice Ministro Administrativo María Rosa Kasse Directora General Oficina de Cooperación Internacional
Manual Operativo
2
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Contenido I. ANTECEDENTES DE LA LINEA DE CRÉDITO 2844/OC-DR
7
II. ALCANCE Y PROPÓSITO DEL MANUAL OPERATIVO
8
III. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA A. Objetivos B. Descripción C. Costo del Proyecto y plan de financiamiento
9 9 9 11
IV. ESTRUCTURA Y FUNCIONES PARA LA EJECUCIÓN A. Comité Coordinador B. La Oficina de Cooperación Internacional C. Instancias de apoyo a la ejecución de parte del MINERD D. Procedimiento para la Contratación del Personal de la OCI E. Uso de los recursos y elegibilidad de las inversiones
12 12 14 18 21 22
V. EJECUCION DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
23
VI. ADMINISTRACION FINANCIERA Y AUDITORÍA A. Administración financiera A.1. Programación y presupuesto A.2. Contabilidad y sistema de información A.3 Desembolsos y flujo de caja B. Auditoría externa
28 28 28 28 29 30
VII. PROGRAMACION, EVALUACIÓN Y SUPERVISIÓN Programación Monitoreo Sistema de supervisión de la ejecución Presentación de informes
31 31 31 31 32
Manual Operativo
3
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Manual Operativo
4
Contrato de prĂŠstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Siglas y abreviaturas básicas SIGLAS BID CCLIP CGR CC DA DEE DF EMI ES GdRD INAFOCAM ISFODOSU LLECE MEF MINERD MO OCI OEI OPE OSC PA PACE PEGE POVEDA POA PREPARA PUCMM SEPA SERCE TDR TN
SIGNIFICADO Banco Interamericano de Desarrollo Línea de Crédito Condicional para Proyectos de Inversión Contraloría General de la República Comité Coordinador Dirección Administrativa Dirección de Edificaciones Escolares Dirección Financiera Escuela Multigrado Innovada Especialista Sectorial Gobierno de República Dominicana Instituto Nacional de Formación y Capacitación Magisterial Instituto Superior de Formación Docente Salomé Ureña Laboratorio Latinoamericano de Evaluación de la Calidad de la Educación Ministerio de Economía y Finanzas Ministerio de Educación de la República Dominicana Manual Operativo Oficina de Cooperación Internacional Organización de Estados Iberoamericanos para Educación, la Ciencia y la Cultura Oficina de Planificación Educativa Oficina de Supervisión y Control Plan de Adquisiciones Programa de Apoyo a la Calidad Educativa Plan Estratégico de la Gestión Educativa Fundación Cultural POVEDA Plan Operativo Anual Programa de Educación Básica y Bachillerato a Distancia Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones Segundo Estudio Regional Comparativo Términos de Referencia Tesorería Nacional
Manual Operativo
5
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Manual Operativo
6
Contrato de prĂŠstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
I. ANTECEDENTES DE LA LÍNEA DE CRÉDITO 2844/OC-DR El 22 de marzo de 2010 fue celebrado el convenio entre la República Dominicana y el Banco de Interamericano de Desarrollo (BID) para el establecimiento de una Línea de Crédito Condicional para Proyectos de Inversión (CCLIP) de Apoyo al Plan Decenal de Educación, destinada a financiar uno o más proyectos individuales para apoyar en la mejora del desempeño y la efectividad en las escuelas de básica y media con población estudiantil mayor a 500 alumnos. El objeto del Convenio es establecer una Línea de Crédito Condicional para cooperar en la compra de bienes y servicios para apoyar la implementación del Plan Decenal de Educación, a través de la ejecución de proyectos individuales. Estableciendo como organismo ejecutor del Programa al Ministerio de Educación. La asignación total se estima en cien millones de dólares (US$100.000.000). El primer Proyecto Individual de cincuenta millones de dólares (US$50.000.000) fue ejecutado entre el 2011 y 2013. Se financiaron actividades dirigidas a: (1) Mejoramiento de la lecto escritura y matemática en los primeros grados de la educación básica, (2) Mejora de la gestión y gerencia escolar de los centros educativos y (3) la mejora de la educación media. Tal como quedó establecido en el Convenio de la línea de crédito CCLIP, la segunda operación de los restante (US$50.000.000) estaba sujeta al cumplimiento de los siguientes requisitos: (i) un análisis institucional actualizado del organismo ejecutor y de su desempeño, que permita prever una trayectoria de desempeño satisfactorio de la Operación Individual contemplada; (ii) los objetivos del Programa contemplado para ser financiado por la Línea de Crédito Condicional continúen figurando entre las prioridades definidas en la estrategia acordados entre el prestatario y el Banco, y (iii) el organismo ejecutor es el mismo (MINERD por intermedio de la OCI) y su nivel de desempeño no se ha deteriorado y la Operación Individual anterior bajo su responsabilidad presenta resultados satisfactorios. Con base en lo anterior se diseñó y aprobó por el directorio la segunda operación que contiene los siguientes componentes: 1. Ampliación y equipamiento de la infraestructura escolar 2. Mejora de la calidad educativa de la educación básica Mantener los mismos objetivos de la Línea de Crédito Condicional para el primero y el segundo Programa también ha facilitado la continuidad de la evaluación de impacto de los aprendizajes de los primeros grados. Alineación con la estrategia de país. La operación está alineada con la estrategia de país con República Dominicana 2010-2013 (GCI-9) cuyo objetivo estratégico en el sector es mejorar la calidad de la enseñanza básica y media en las zonas de bajos ingresos, mediante la reducción del congestionamiento de la infraestructura escolar y mejoras en las tasas de promoción efectiva en educación básica y media, y mejoras en los aprendizajes de lectoescritura y matemática en educación básica.
Manual Operativo
7
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
II. ALCANCE Y PROPÓSITO DEL MANUAL OPERATIVO El presente Manual Operativo (MO) sirve de referencia al personal del Ministerio de Educación de la República Dominicana, y de manera especial a la Oficina de Cooperación Internacional (OCI), que tienen bajo su responsabilidad la planeación, ejecución, administración, seguimiento, supervisión y evaluación de los proyectos de financiamiento externo. El MO detalla la integración y funciones de las distintas instancias que participarán en la ejecución del Proyecto, incluyendo la Oficina de Cooperación Internacional, la Dirección Financiera y la Dirección de Adquisiciones, la Dirección General de Educación Básica, la Dirección General de Evaluación y Control de la Calidad de la Educación, las Direcciones de Infraestructura y Mantenimiento Escolar. La Oficina de Planificación Educativa (OPE) acompañará a la OCI en el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación del Proyecto. Así mismo el MO constituye un instrumento de carácter operativo que se fundamenta en el Contrato de Préstamo como máximo documento legal que rige el accionar del segundo préstamo bajo la Línea de Crédito Condicional para el Financiamiento de Proyectos de Inversión (CCLIP). El MO entrará en vigencia después de su aprobación por el Ministro de Educación y la No objeción emitida por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). A continuación los documentos que rigen el funcionamiento del programa que sirven de referencia y que se convierten en claves para el cumplimiento de la ejecución, supervisión, evaluación y control del mismo: 1. El contrato de préstamo No. 2844/OC-DR, sus normas generales y su Anexo Único 2. Documento de Proyecto (POD) 3. El presente Manual Operativo En caso de discrepancias o conflictos entre los documentos señalados anteriormente, prevalecerá lo establecido en el contrato de préstamo, el Manual Operativo y el Documento del Proyecto en ese orden, prevaleciendo el principio de que la disposición específica prima sobre lo general. Los usuarios del Manual son los funcionarios de las diferentes instancias y profesionales del MINERD relacionados directamente con la ejecución del proyecto: Vice Ministerio de Asuntos Técnicos y Pedagógicos, Dirección de Edificaciones Escolares (DEE), Dirección Financiera (DF), Dirección de Compras y Contrataciones, Oficina de Planificación Educativa (OPE), Direcciones Distritales y Regionales, y de forma específica del personal de Oficina de Cooperación Internacional OCI. También el Ministerio de Hacienda y la Contraloría General de la República (CGR) y el Banco Interamericano de Desarrollo y todo aquellas instituciones y personas que participan, directa o indirectamente en la ejecución, financiamiento o administración del Programa.
Manual Operativo
8
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Modificaciones al Manual Operativo. El Manual contiene la regulación sobre los procedimientos aprobados por el BID para las adquisiciones de bienes, obras y servicios, y contrataciones, los cuales son de cumplimiento obligatorio. Sin embargo, pueden ser modificados y/o actualizados, en consonancia con nuevas disposiciones legales del BID y con base en los requerimientos de la OCI-BID acordados previamente por el BID. Se establecen revisiones semestrales que faciliten ajuste a los mecanismos operativos de ejecución del proyecto si fuera necesario por parte de la OCI. Cualquier ajuste al MO estará sujeto a la No objeción del BID.
III. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA A. Objetivos El Proyecto tiene como objetivos apoyar al organismo ejecutor en la mejora del desempeño y eficiencia de las escuelas de básica y media, consolidar la política de mejora de lectoescritura y matemática en el primer ciclo de básica y ampliar la infraestructura escolar. El Proyecto pretende, en los distritos y escuelas donde se desarrolle: (i) disminuir el hacinamiento en las aulas; (ii) mejorar la eficiencia interna; (iii) aumentar el horario efectivo de clase; (iv) mejorar el clima escolar; y (v) mejorar el desempeño del primer ciclo de básica.
B. Descripción Para lograr el objetivo anterior, el Proyecto comprende los siguientes componentes: Componente 1. Ampliación y equipamiento de la infraestructura escolar. Este componente continuará apoyando los esfuerzos del Ministerio de Educación de la República Dominicana (MINERD) por reducir el hacinamiento en las escuelas de educación básica y media, reducir las tandas nocturnas, cubrir el déficit de infraestructura escolar y mejorar los espacios educativos existentes. También se financiará la puesta en marcha de un programa de mejora de gestión y unificación de tandas. Subcomponente 1.1. Adecuación de centros para jornada extendida e integración de tandas para mejorar la gestión escolar. Este subcomponente financiará: (i) la adecuación de infraestructura de las 20 escuelas de jornada extendida y la adecuación de 50 escuelas adicionales en las que se aplicará el modelo. Se
Manual Operativo
9
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
financiará la reparación de los espacios físicos, la construcción y equipamiento de comedores escolares, laboratorios y otras áreas que contribuyan a mejorar las condiciones de aprendizaje; y (ii) la integración de las diferentes tandas a través de la creación de equipos directivos unificados, que recibirán capacitación y apoyo técnico. Se espera que los equipos unificados mejoren la gestión del centro y de los recursos humanos docentes. Subcomponente 1.2. Construcción y equipamiento de aulas de educación básica. Este subcomponente financiará: (i) la revisión de los diseños arquitectónicos y el levantamiento topográfico de los terrenos; y (ii) la construcción de 176 aulas de educación básica (160 de básica y 16 anexas de inicial), que corresponden a 8 nuevos planteles, con su respectivo equipamiento. El diseño de los planteles deberá responder a las necesidades educativas e incluirá los elementos básicos para que posteriormente puedan funcionar en jornada extendida. La infraestructura a construir contribuirá a descongestionar los planteles de las zonas urbanas. Subcomponente 1.3. Construcción y equipamiento de aulas de educación media. Este subcomponente financiará la construcción de aulas en 17 liceos de educación media y su respectivo equipamiento escolar. Adicionalmente, se dotará de laboratorios a 34 liceos adicionales que han sido y están siendo construidos por el organismo ejecutor con recursos de la primera fase del CCLIP y con recursos propios. Los liceos a ser construidos contribuirán a descongestionar y eliminar tandas nocturnas en las zonas urbanas marginales de bajos ingresos. Las escuelas beneficiadas con las intervenciones de este componente están ubicadas en áreas urbano-marginales y áreas rurales. Además, serán construidas para sustituir o descongestionar: (i) escuelas con aulas improvisadas, prestadas o alquiladas en condiciones precarias o con riesgo para los alumnos; (ii) escuelas de tanda nocturna de nivel medio que operan en establecimientos de educación básica; o (iii) escuelas con algún turno de nivel medio y con un promedio de alumnos por sección superior a 40. Componente 2. Mejora de la calidad educativa de la educación básica. Este componente busca mejorar los aprendizajes en básica, particularmente en lectoescritura y matemática. Las instituciones que colaboran con el Organismo Ejecutor ejecutando estas intervenciones iniciadas en la primera fase del CCLIP: Centro Cultural Poveda, Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra (PUCMM) y Organización de Estados Iberoamericanos (OEI), continuarán operando con financiamiento propio y del MINERD a través del Instituto Nacional de Formación y Capacitación del Magisterio (INAFOCAM). Al mismo tiempo, se continuará apoyando la mejora en la práctica docente a través de la dotación de recursos y materiales educativos. Se financiarán las siguientes acciones: (i) sistematización de los modelos de atención de las tres entidades que colaboran con el MINERD (Centro Cultural Poveda, PUCMM y OEI); (ii) desarrollo de un sistema de monitoreo, análisis y seguimiento de las intervenciones de dichas entidades; (iii) dotación de un paquete de recursos educativos de apoyo al aprendizaje y al trabajo docente (rincones tecnológicos, bibliotecas); (iv) medición de la evolución de los aprendizajes de los niños en las escuelas atendidas por las instituciones que colaboran
Manual Operativo
10
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
con el MINERD; y (v) dotación de paquetes de recursos deportivos, culturales y de refuerzo académico para el programa de jornada extendida. La adecuación de la infraestructura vinculada a este último programa se incluye en el Componente 1.
C. Costo del Proyecto y plan de financiamiento El costo estimado del Proyecto es el equivalente a sesenta y cinco millones de dólares americanos (US$65.000.000), según la siguiente distribución por categorías de inversión y por fuentes de financiamiento:
Costo y financiamiento1 (En miles de US$) BANCO
LOCAL
TOTAL
%
Componente 1. Ampliación y equipamiento de la infraestructura escolar
39.984
10.425
50.409
77,6%
• Subcomponente 1.1. Adecuación de los centros para jornada extendida
4.984
0.625
5.609
• Subcomponente 1.2. Construcción y equipamiento de aulas de educación básica
12.320
2.552
14.872
• Subcomponente 1.3. Construcción y equipamiento de aulas de educación media
22.680
7.248
29.928
Componente 2. Mejora de la calidad de la educación básica
9.040
2.980
12.020
18,5%
Administración, monitoreo y evaluación
0.976
1.070
2.046
3,1%
Imprevistos
0
0.525
0.525
0,8%
15.000
65.000
CATEGORÍA DEL GASTO
50.000
TOTAL
Se podrán realizar reasignaciones de fondos entre los componentes y cambio en actividades, mediante acuerdo escrito entre las partes, siempre y cuando se mantengan los objetivos del Proyecto.
1
Los costos financieros serán asumidos por el prestatario.
Manual Operativo
11
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
IV. ESTRUCTURA Y FUNCIONES PARA LA EJECUCIÓN El MINERD se compromete a que el Proyecto sea llevado a cabo con la debida diligencia y de conformidad con eficientes normas financieras y técnicas y de acuerdo con los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos y otros documentos que el Banco haya aprobado. Igualmente, se compromete a que todas las obligaciones a su cargo deberán ser cumplidas a satisfacción del Banco 2. Toda modificación importante en los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos y otros documentos que el Banco haya aprobado, así como todo cambio sustancial en el contrato o contratos de bienes o servicios que se costeen con los recursos destinados a la ejecución del Proyecto o las modificaciones de las categorías de inversiones, requieren el consentimiento escrito del Banco. La Dirección General del proyecto estará a cargo de la Coordinación de la Oficina de Cooperación Internacional (OCI) quien actuará bajo la dirección del Comité Coordinador del Proyecto (CC), que tendrá a su cargo la dirección estratégica de la programación, ejecución y monitoreo de las actividades del proyecto. El Comité Coordinador (CC) será coordinado por la Oficina de Cooperación Internacional (OCI) que responderá por la ejecución y los resultados del Programa, mantendrá la comunicación oficial con el Banco y gestionará las solicitudes de desembolso.
A.Comité Coordinador El Comité Coordinador está integrado por los responsables del más alto nivel de la instancias ejecutoras, de apoyo y monitoreo, y evaluación, y está liderado por una Secretaría Ejecutiva, que será ocupada por el Coordinador General de la Oficina de Cooperación Internacional, por designación del Ministro de Educación. Los integrantes son: • Coordinador General de la OCI, que funge también como Coordinador General • Viceministro(a) de Asuntos Técnicos y Pedagógicos del MINERD • Director(a) de Mantenimiento Escolar del MINERD • Director(a) Adquisiciones del MINERD • Director(a) Financiero del MINERD • Director (a) Dirección General de Evaluación y control de la calidad del MINERD • Director (a) Infraestructura Escolar del MINERD . Funciones del Comité Coordinador: 1. Servir como órgano de enlace estratégico y operativo entre las dependencias ejecutoras de los Componentes y las dependencias de apoyo. 2
ARTÍCULO 7.01 de las Disposiciones generales sobre ejecución del Proyecto.
Manual Operativo
12
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
2. Velar porque se cumplan las disposiciones de los convenios, así como las disposiciones complementarias para asegurar el éxito de los programas y proyectos con multilaterales y donantes. 3. Aprobar los planes operativos anuales (POA) y el Plan de Adquisiciones de los programas y proyectos con multilaterales y donantes. 4. Conocer los informes de avances de los programas y proyectos, y velar por el cumplimiento de los objetivos establecidos en los mismos. 5. Conocer los documentos e informes de tipo legal, financiero, administrativo y técnico de ejecución, avance y evaluación de los programas y proyectos con multilaterales y donantes. 6. Garantizar la integridad en el propósito fundamental de la gestión, plantear oportunamente las necesidades y prácticas organizacionales que permitan lograr los resultados esperados, tales como: Comunicación efectiva, visión y objetivos compartidos, trabajo en equipo y decisiones oportunas. En vista de que se amerita de un modelo de gestión dinámico, de cooperación flexible y con reglas claras, que permita obtener los resultados planeados con la calidad y en el tiempo esperado, es necesario que el Comité Coordinador cuente con un líder y un equipo de trabajo comprometido con el logro de los resultados: • La OCI, la Dirección Financiera y la Dirección de Adquisiciones serán responsables de la administración de los recursos de préstamo. •
La Dirección General de Educación Básica y la Dirección General de Evaluación y Control de la Calidad de la Educación serán responsables de las definiciones técnicas de los bienes y servicios a contratarse en el Componente 2.
• La OCI y las Direcciones de Infraestructura y Mantenimiento Escolar serán responsables de la preparación de Términos de Referencia y Especificaciones Técnicas de los bienes, obras y consultorías previstas en el Componente 1, así como de su contratación. • La Oficina de Planificación Educativa (OPE) acompañará a la OCI en el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación del proyecto.
Manual Operativo
13
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Delimitación de actividades técnicas, administrativas y sus responsables
Ministerio de Educación Comité Coordinador Coordinación General
Viceministerio de Asuntos Técnicos y Pedagógicos
Dirección de Mantenimiento escolar
Dirección de Infraestructura
Dirección de Evaluación de Proyectos
Apoyo Técnico - MINERD
Dirección de Planificación
Dirección Financiera
Dirección de Compras y Contrataciones
Apoyo Administrativo - MINERD
B. La Oficina de Cooperación Internacional La OCI es el coordinador general del programa, es la responsable por la ejecución y el logro de los objetivos de esta segunda operación. Desde la perspectiva fiduciaria, el coordinador general es quien mantiene la comunicación con el Banco para todas las actividades relacionadas con el préstamo, revisa y aprueba los documentos e informes financieros y administrativo y aprueba las solicitudes de desembolso. La OCI es el órgano responsable de articular los proyectos y programas de la cooperación internacional con las políticas del MINERD, con miras a que los programas se ejecuten de manera participativa y cuenten con el efectivo apoyo de las direcciones y organismos involucrados o beneficiarios. La estructura de personal de la OCI es responsabilidad del Ministro de Educación y deberá contar con el visto bueno del BID. Su estructura organizativa está conformada por el Coordinador General (Director Ejecutivo de los Fondos de Cooperación Internacional), Financiero y Coordinador Técnico, Coordinador de Adquisiciones, así como especialistas en cada una de las áreas básicas de trabajo. Se contratarán los servicios de técnicos administrativos que ofrezcan soporte general al desarrollo de los procesos claves.
Manual Operativo
14
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
La OCI está en proceso de fortalecimiento de su capacidad institucional para asumir progresivamente la ejecución técnica del Proyecto, no obstante para el inicio de la ejecución del Proyecto (6 meses), continuará siendo una instancia de apoyo de la administración financiera del Proyecto. En ese sentido deberá apoyar la implementación de: 1. Una estructura de control interno que aplique los procedimientos acordados en el presente Manual Operativo, 2. Un sistema contable financiero para la contabilización de los recursos del programa, 3. El mantenimiento de cuentas bancarias separadas y específicas, 4. La recepción y procesamiento de los reportes bimensuales que preparen las Instancias Ejecutivas y de Apoyo sobre la ejecución del Programa; y 5. La preparación de los informes y estados financieros requeridos por el Banco y el MINERD.
La OCI, de manera conjunta, implementará con las direcciones encargadas de la ejecución de los componentes y liderará las gestiones necesarias en el Comité Coordinador, del cual fungirá como Secretario Ejecutivo. Organigrama de la OCI
Despacho del MINERD
Asesor Legal
Coordinador (a) del Departamento Administrativo (a)
Coordinador (a) del Departamento Técnico
Unidad de Infraestructura
Unidad de Proyectos
Dirección General de la OCI
Unidad de Monitoreo y Evaluación
Manual Operativo
Unidad de Servicios Generales
15
Unidad de Licitaciones y Compras (OCI)
Comité Coordinador
Coordinador (a) del Departamento Financiero (a)
Unidad de Tesorería
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Unidad de Contabilidad
Entre las funciones principales de las Coordinaciones de la OCI se encuentran: Director General (Director Ejecutivo de los Fondos de Cooperación Internacional) 1. Proponer políticas, normas y procedimientos gerenciales, administrativos y financieros para las operaciones de la OCI. 2. Gerencia del diseño e implementación de los planes estratégicos y anuales operativos de la OCI. 3. Representar al MINERD ante los organismos y agencias de financiamiento y de cooperación internacional, para establecer y coordinar relaciones. 4. Gestión eficientemente los recursos financieros de los proyectos de conformidad con la legislación, normas nacionales y las establecidas en los contratos de los préstamos o donaciones. 5. Responder ante el Ministro de Educación por los resultados de los programas y proyectos coordinados por la OCI y presentar informes de avances mensuales. 6. Dirigir y controlar el presupuesto general anual de la OCI y de los proyectos de cooperación internacional o binacional. 7. Aprobar la contratación/adquisición de obras, bienes y servicios para los proyectos de conformidad con la legislación, normas nacionales y las establecidas en los contratos de los préstamos o donaciones. Coordinador del Departamento Técnico 1. Gerencia de los programas y proyectos de la cooperación internacional o binacional que acuerde el MINERD. 2. Contribuir al diseño e implementación de los planes estratégicos y anuales operativos de la OCI, y de los programas y proyectos de cooperación internacional. 3. Establecer un mecanismo de comunicación y coordinación que facilite la participación de las instancias técnicas del MINERD en la identificación e implementación de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 4. Asegurar que los componentes de los programas y proyectos se ejecuten alineados con las políticas y lineamientos estratégicos del MINERD y de los cooperantes. 5. Tomar decisiones y obtener aprobación sobre asuntos que incidan en la implementación de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 6. Asegurar que las actividades y tareas del Plan Operativo Anual (POA) se estén ejecutando dentro de los plazos y con las especificaciones definidas. 7. Desarrollar y poner en práctica un modelo de monitoreo y evaluación, de programas y proyectos que permita conocer el impacto en el Sistema Educativo e informar oportunamente para la toma de decisiones. 8. Implementar un sistema de medición y mecanismos de control que permita monitorear y evaluar tanto los avances financieros como físicos de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 9. Implementar un sistema de alertas para el control de la ejecución y facilitar la toma de decisiones oportunas. 10. Preparar y presentar informes de avances, monitoreo y evaluación oportunos para la toma de decisiones.
Manual Operativo
16
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Coordinador del Departamento Administrativo 1. Proponer políticas y normas para la gerencia de los recursos humanos de la OCI y de los programas y proyectos. 2. Contribuir al diseño e implementación de los planes estratégicos y anuales operativos de la OCI y de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 3. Desarrollar e implementar un programa de información y comunicación de la OCI. 4. Administrar y coordinar los servicios generales (comunicación, información informática, mensajería, transportación, conserjería, mantenimiento, adquisiciones, archivo y seguridad). 5. Planificar conjuntamente con la Direcciones Técnica y Financiera las adquisiciones de bienes y servicios. 6. Dar seguimiento a la entrega correcta de las especificaciones técnicas y de calidad de los bienes y servicios adquiridos para asegurarse que cumplan con las condiciones estipuladas en el contrato. 7. Gestionar y administrar los recursos físicos de la OCI y de los programas y proyectos. 8. Mantener un inventario actualizado de los bienes de la OCI, programas y proyectos. 9. Brindar apoyo logístico a las direcciones y departamentos en la realización en la realización de sus actividades. 10. Preparar y presentar los informes administrativos correspondientes. Coordinador del Departamento Financiero 1. Desarrollar el plan financiero – estratégico de la OCI. 2. Gestionar y garantizar un adecuado manejo y control de los recursos financieros y administrativos que faciliten la ejecución eficiente y eficaz de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 3. Diseñar e implementar un sistema contable y financiero para el manejo de los programas y proyectos de cooperación internacional o binacional. 4. Apoyar a las instancias ejecutoras de los programas y proyectos en la preparación del Plan Operativo Anual (POA) y los presupuestos. 5. Solicitar y administrar los fondos de los programas y proyectos. 6. Procesar los desembolsos de los programas y proyectos 7. Dirigir y coordinar la aplicación de un adecuado control interno en el manejo de los fondos. 8. Preparar y presentar los informes financieros requeridos en relación con los programas y proyectos.
Unidades de apoyo a la ejecución en la Oficina de Cooperación Internacional (OCI) Unidad Coordinador de Infraestructura Servirá de enlace técnico y logístico con las dependencias y entidades ejecutoras dentro y fuera del MINERD con respecto a los las obras que se ejecuten con recursos de este proyecto. • Apoyo en la elaboración de especificaciones técnicas y/o alcances de trabajo. • Coordinar al interior de la OCI la ejecución de las obras que formen parte de los diferentes planes y programas ejecutados por la OCI. • Conocer los documentos e informes de ejecución, avance y evaluación de las obras físicas que forman
Manual Operativo
17
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
• • • • • •
parte de los diferentes planes y programas ejecutados por la OCI. Participar en la elaboración de los planes operativos anuales (POA´s) de los programas en los aspectos relacionados a la infraestructura. Apoyar en la planificación de los programas de infraestructura. Velar por el cumplimiento con las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas establecidas para las edificaciones. Supervisar el proceso de elaboración de las bases de las licitaciones, precalificaciones y adquisiciones de obras de infraestructura Preparar las solicitudes de no objeción que el Director Coordinador presentara a los bancos financiadores todo lo relacionado con las licitaciones relativas a obras, de acuerdo a los procedimientos establecidos en los contratos. Velar la correcta aplicación de los sistemas de control de calidad de las obras ejecutadas.
Unidad Técnica del Proyecto • Servir de enlace técnico y logístico con las dependencias y entidades ejecutoras dentro y fuera del MINERD para los programas y proyectos que se ejecutan con préstamos y donaciones de organismos internacionales.
C. Instancias de apoyo a la ejecución de parte del MINERD a) Vice Ministerio de Asuntos Técnico Pedagógicos El Viceministerio de Asuntos Técnico Pedagógicos, a través de las Direcciones Generales de Educación Inicial Básica y Media tendrá las siguientes funciones: 1. Asegurar que los componentes de los programas y proyectos se ejecuten alineados con las políticas y lineamientos estratégicos de la gestión. 2. Formular los planes operativos anuales (POA) y participar en la formulación del plan de adquisiciones 3. Ejecutar, con el apoyo del Comité Coordinador, los diferentes componentes de acuerdo a lo planificado en cuanto a tiempo, cantidad y calidad. 4. Desarrollar e implantar un sistema de ejecución de actividades que facilite el logro de los objetivos establecidos en el POA. 5. Organizar la capacitación y logística necesaria para el montaje y realización de actividades programadas en el POA. 6. Suministrar los datos para la elaboración de los presupuestos de actividades. 7. Liderar el equipo de técnicos asignados para llevar a cabo las acciones del plan. 8. Revisar los informes de avance de los componentes emitidos por los técnicos. 9. Participar en las reuniones de trabajo necesarias para el logro de los resultados esperados 10. Revisar que las actividades y tareas del Plan Operativo Anual (POA) se estén ejecutando dentro de los plazos y con las especificaciones definidas. 11. Analizar las variaciones que se produzcan, tomar decisiones oportunas y gestionar la aprobación, en caso necesario.
Manual Operativo
18
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
12. Velar para que las actividades y tareas se ejecuten dentro de los plazos y calidad establecidos. 13. Preparar con el apoyo de la instancia correspondiente los términos de referencias para licitaciones de bienes y servicios. 14. Coordinar las evaluaciones de las propuestas técnicas de bienes y servicios y preparar informe técnico. 15. Emitir informes de avance del proyecto, mensual y trimestral. 16. Elaborar informe preliminar semestral de avance del proyecto para el organismo financiador. b) Dirección de Mantenimiento Escolar del MINERD 1. Presentar anualmente a la OCI los listados de las escuelas prioritarias a intervenir con base en los criterios establecidos en el Programa. 2. Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA’s) de los programas y proyectos. 3. Elaborar las especificaciones técnicas de las obras para la rehabilitación, ampliación y mantenimiento. 4. Preparar documento con especificaciones técnicas y lista de cantidades para la supervisión de las obras. 5. Participar en las evaluaciones de las propuestas técnicas presentadas por los oferentes en las licitaciones y emitir informe técnico. 6. Realizar visitas sorpresivas de supervisión a las obras para asegurar que se desarrollen dentro de los términos acordados. 7. Revisar y aprobar las cubicaciones recibidas de los contratistas y solicitar el pago. 8. Evaluar y obtener aprobación de las órdenes de cambio de las obras intervenidas. 9. Velar que los supervisores de obras cumplan con las condiciones estipuladas en los contratos. 10. Aprobar informes de supervisión de obras y gestionar el pago. 11. Realizar la pre-recepción de obras validando que cumplan con las especificaciones consignadas en documentos y emitir informe de pre-recepción. 12. Realizar la recepción final del 100% de las obras y emitir el informe final con los documentos de soporte (planos finales, cubicación de cierre, recomendaciones, informaciones generales). 13. Emitir informes mensuales y a requerimiento del avance de infraestructura de los programas y proyectos. c) Dirección Administrativa y Financiera 1. Garantizar un adecuado manejo y control de los recursos financieros y administrativos que faciliten la ejecución eficiente y eficaz de los programas y proyectos. 2. Gestionar y administrar los recursos provenientes de los préstamos, donaciones y de la contrapartida local, garantizando el cumplimiento de los compromisos contraídos. 3. Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) de los programas y proyectos. 4. Liderar y coordinar los asuntos administrativos y financieros. 5. Autorizar los pagos de los compromisos contraídos. 6. Participar en la toma de decisiones de asuntos relacionados con la ejecución de los componentes de los programas y proyectos. 7. Emitir los informes financieros requeridos. 8. Apoyar en la logística y suministro de equipos y materiales a los centros beneficiarios.
Manual Operativo
19
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
d) Departamento de Contabilidad del MINERD 1. Implantar y mantener un sistema contable y financiero para el manejo de los programas y proyectos. 2. Realizar los registros contables de las operaciones de los programas y proyectos. 3. Solicitar y administrar los fondos de los programas y proyectos. 4. Procesar los desembolsos de los programas y proyectos, mediante la emisión de cheques y transferencias a las Juntas, tanto de Centro como a nivel regional y distrital. 5. Custodiar y entregar los cheques firmados a los beneficiarios. 6. Preparar los informes financieros requeridos en relación con los programas y proyectos. e) Departamento de Compras y Contrataciones del MINERD 1. Planificar las adquisiciones conjuntamente con las instancias ejecutoras. 2. Cumplir con las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas establecidas para las compras y contrataciones. 3. Preparar las bases de las licitaciones, precalificaciones y adquisiciones 4. Preparar los informes relacionado con las licitaciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos en los contratos. 5. Ejecutar el proceso de compra y contratación de obras, bienes y servicios. 6. Realizar la recepción de ofertas y servir de facilitador en las reuniones del Comité de Licitaciones. 7. Mantener un registro elegible de oferentes y contratistas. 8. Sacar de Aduanas los productos importados, asegurándose que estén completos y en óptimas condiciones. 9. Realizar control de calidad a los productos adquiridos para asegurarse que cumplan con las condiciones estipuladas en el contrato. f) Oficina de Planificación Educativa del MINERD 1. Involucrar y capacitar al personal relacionado en los programas y proyectos en el proceso de planificación. 2. Diseñar e implementar estándares para: captura de datos, registro de estatus de ejecución, planes de acción y elaboración de presupuesto, reportes de ejecución. 3. Coordinar y acompañar las instancias ejecutoras en la formulación de los planes operativos (POA). 4. Implementar un sistema de medición y mecanismos de control que permita monitorear y evaluar tanto los avances financieros como físicos de los programas y proyectos. 5. Implementar un sistema de alertas para identificar retrasos y/o corregir situaciones oportunamente. 6. Monitorear el cumplimiento de actividades críticas en la ejecución de los proyectos mediante validaciones de datos en la fuente, con miras a asegurar el logro de los resultados. 7. Propiciar la cultura en el uso de la información y análisis de indicadores. 8. Coordinar y dar seguimiento a los estudios y evaluaciones de los programas y proyectos. 9. Ofrecer informes de monitoreo y evaluación oportunos para la toma de decisiones. 10. Verificar y certificar que los fondos se ejecuten de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. 11. Preparar las evaluaciones para los organismos financiadores y cooperantes.
Manual Operativo
20
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
D. Procedimiento para la Contratación del Personal de la OCI 1) Proceso de selección El procedimiento para selección de personal de la OCI es responsabilidad del Ministro de Educación, de acuerdo con los siguientes criterios: Cargo: Coordinador General o Director Ejecutivo de los Fondos de Cooperación Internacional 1. Los candidatos someterán al Ministro de Educación su currículum vitae, previa convocatoria por parte de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones de la vacante, tras ser solicitado por la Dirección de Recursos Humanos del MINERD. 2. El Ministro de Educación o a quien(es) el Ministro designe en su representación pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfil establecido en la Descripción de Funciones. 3. El Ministro de Educación entrevistará a los candidatos pre-seleccionados y escogerá al candidato que considere sea el más idóneo para ocupar el cargo. 4. El proceso de selección deberá ser adecuadamente documentado. 5. El Ministro de Educación enviará al BID la hoja de vida del candidato seleccionado para su evaluación y consideración. El BID entrevistará al candidato si lo considera pertinente. 6. El BID se pronunciará previamente sobre los candidatos. 7. En caso de que el BID objete al candidato, el Ministro de Educación procederá a someter un nuevo candidato para la consideración del BID. Cargo: Coordinadores de Departamento, Unidades y/o Especialistas 1. Los candidatos a cargos de especialistas someterán al Coordinador General (Director Ejecutivo de la OCI) su currículum vitae, previa convocatoria por la Dirección de Adquisiciones y Compras. 2. El Coordinador General (Director Ejecutivo de los Fondos de Cooperación Internacional) pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfil establecido en la descripción de funciones. 3. El Coordinador General (Director Ejecutivo de la OCI) entrevistará a los candidatos pre-seleccionados y escogerá al candidato que considere sea el más idóneo para ocupar cada cargo. 4. El Coordinador General enviará al Ministro de Educación la hoja de vida del candidato seleccionado para su evaluación y consideración. 5. En el caso en que el Ministro no apruebe el candidato presentado, el Coordinador General deberá someter un nuevo candidato a la consideración del Ministro 6. Aprobado por el Ministro de Educación, el Coordinador General enviará al BID la hoja de vida del candidato seleccionado para su evaluación y consideración. 7. El BID emitirá no objeción. 8. En caso de que el BID objete al candidato, el Coordinador General procederá a someter un nuevo candidato para la consideración del BID. 9. La contratación de otros especialistas, según necesidad del MINERD, será realizada con los procedimientos antes descritos. La supervisión del especialista estará a cargo del Coordinador Técnico o Coordinador Administrativo y Financiero según las características del mismo.
Manual Operativo
21
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Cargo: Personal de apoyo 1. Los candidatos a cargos de personal de apoyo someterán a la OCI su currículum vitae, previa convocatoria por la Dirección de Adquisiciones y Compras. 2. El Coordinador General pre-seleccionará a los candidatos que cumplan con el perfil establecido en la descripción de funciones. 3. El Coordinador General y los Coordinadores Técnicos y Administrativo entrevistarán y evaluarán a los candidatos pre-seleccionados y escogerán al candidato que consideren sea el más idóneo para ocupar cada cargo. 4. El Coordinador General (Director Ejecutivo de los Fondos de Cooperación Internacional) enviará al Ministro de Educación la hoja de vida del candidato seleccionado para su evaluación y consideración. 5. En el caso en que el Ministro no aprueba el candidato presentado, el Director/Coordinador deberá someter un nuevo candidato a la consideración del Ministro. 2) Proceso de Contratación El personal de la Oficina de Cooperación Internacional formará parte de la nómina regular del MINERD, pero con dedicación exclusiva a las labores del proyecto se contará con una disposición Ministerial y el visto bueno del financiador. Así mismo para los puestos que se establezcan en la estructura de ejecución del proyecto en la OCI, acordados con el Banco por intermedio del especialista se contratará con recursos del proyecto ya sea con cargo al préstamo o la contra partida. Dichos puestos de largo plazo deben cumplir con el proceso establecido en el apartado (d.1) En caso de personal contratado para funciones específicas los contratos serán de corto tiempo. La renovación de los contratos de largo plazo estará sujeta a la evaluación anual del personal, realizada por el Coordinador General y los Coordinadores Financieros (Técnico y Administrativo); dependiendo de la experticia del personal contratado. El resultado de la evaluación el desempeño debe adjuntarse para la renovación del contrato.
E. Uso de los recursos y elegibilidad de las inversiones Toda inversión que cumpla con los criterios específicos acordados y que esté incluida en el Plan Operativo Anual (POA) aprobado por el Banco, será elegible para su financiamiento. Las compras de bienes y servicios deberán estar incluidas en el Plan de Adquisiciones.
Manual Operativo
22
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
V. EJECUCIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Con base en las normas generales3 , Capítulo VII. Artículo 7.01. de las Disposiciones Generales sobre ejecución del Proyecto, el Prestatario se compromete: (a) Que el Proyecto sea llevado a cabo con la debida diligencia de conformidad con eficientes normas financieras y técnicas y de acuerdo con los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos y otros documentos que el Banco haya aprobado. Igualmente, se compromete a que todas las obligaciones a su cargo deberán ser cumplidas a satisfacción del Banco; (b) Que toda modificación importante en los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos y otros documentos que el Banco haya aprobado, así como todo cambio sustancial en el contrato o contratos de bienes o servicios que se costeen con los recursos destinados a la ejecución del Proyecto o las modificaciones de las categorías de inversiones, requieren el consentimiento escrito del Banco. a) Planificación y ejecución de las adquisiciones La planificación y gestión de las adquisiciones se realizará en períodos anuales. El plan de adquisiciones al inicio de la ejecución será preparado para un período de 18 meses. Durante la ejecución del préstamo, la OCI y el Banco podrán acordar el uso del Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) como herramienta de planificación y gestión de las adquisiciones. Los procedimientos de adquisición de bienes, obras, consultorías y otros servicios, se realizarán de conformidad con las Políticas del Banco (GN-2349-9 y GN-2350-9). Los procedimientos de adquisición de bienes y servicios conexos, obras y contratación de consultorías, con fondos del aporte local, se realizarán de conformidad con las normas nacional. Ejecución de las adquisiciones y consultorías La OCI, a través de la Dirección de Compras y Contrataciones CC (adscrita a la Dirección de Administración), será la encargada de llevar a cabo los procesos de selección, licitación, contratación, supervisión y recepción de las adquisiciones del Programa, de conformidad con las Políticas de Adquisiciones del Banco GN-2349-9 y GN-2350-9, y con lo dispuesto en el Plan de Adquisiciones (PA) de la operación en la cual se detalla: (i) los contratos para obras, bienes y servicios de consultoría requeridos para llevar a cabo el programa; (ii) los métodos propuestos para la contratación de bienes y para la selección de consultores; y (iii) los procedimientos aplicados por el Banco para el examen de cada uno de los procesos de adquisiciones. Para la planificación de las adquisiciones, el ejecutor deberá actualizar el PA anualmente, o según las necesidades del programa, empleando el SEPA, para planificar y reportar el avance. Toda modificación del PA deberá ser presentada al Banco para su aprobación. La OCI/DCC acordará con el Banco un PA para los primeros 18 meses de la ejecución. Las normas y procedimientos que se seguirán para las contrataciones durante la ejecución del Programa se deberán ajustar totalmente a lo previsto en el Contrato de Préstamo, en las políticas del BID y en las disposiciones complementarias a las que el Banco refiera al MINERD a través de la OCI.
3
Normas Generales BID de junio de 2012.
Manual Operativo
23
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
En todos los casos, la aplicación de los principios de la Política de Adquisiciones del BID tendrá prioridad sobre la legislación local. La aplicación de esta legislación no podrá oponerse a los principios de economía, eficiencia y transparencia y a otros aspectos dispuestos en las políticas del Banco. En las adquisiciones financiadas con recursos de contraparte, rigen los procedimientos locales, siempre y cuando no violen los principios del Banco. En estos casos se verificará: (i) el estricto cumplimiento a la legislación local aplicable; (ii) el cumplimiento con los objetivos y requisitos técnicos del Programa; (iii) que los precios sean de mercado; (iv) que la calidad sea satisfactoria; (v) que las entregas sean oportunas; y (vi) que se observen los más altos estándares éticos. Adquisiciones de obras, bienes y servicios diferentes de consultoría. Los contratos de Obras, Bienes y Servicios Diferentes de Consultoría4 generados bajo el proyecto y sujetos a Licitación Pública Internacional (LPI) y Licitación Pública Nacional (LPN) se ejecutarán utilizando los Documentos de Licitación Nacional acordados con el Banco o satisfactorios al Banco. La revisión de las especificaciones técnicas de las adquisiciones durante la preparación de procesos de selección será responsabilidad del Especialista Sectorial/ Jefe del Equipo del Proyecto. Selección y contratación de consultores. Los contratos de Servicios de Consultoría generados bajo el proyecto se ejecutarán utilizando la Solicitud Estándar de Propuestas (SEP) emitida o acordada con el Banco. La revisión de los términos de referencia para la contratación de servicios de consultoría será responsabilidad del Especialista Sectorial/Jefe del Equipo del Proyecto. La selección de consultores individuales: A criterio del ejecutor, la contratación de consultores individuales se podrá solicitar mediante anuncios locales o internacionales a fin de conformar una lista corta de individuos calificados. Capacitación: Los procedimientos de capacitación identificados serán realizados por consultores individuales o firmas consultoras contratadas para tal efecto y siguiendo los procedimientos de la política de contratación de consultores de la operación. Gastos recurrentes. Son aquellos gastos operativos y de mantenimiento requeridos para poner en funcionamiento el proyecto durante su ejecución, los que serían financiados por el mismo dentro del Plan de Adquisiciones y realizados siguiendo los procedimientos acordados con el Banco. Adicionalmente, los gastos recurrentes incluyen los costos de los consultores contratados para asistir al MINERD durante el periodo de ejecución de la operación. Los costos de operación no incluyen salarios de funcionarios en ejercicio público, ni otros gastos operativos ordinarios del MINERD que deberán ser priorizados para el desarrollo del Programa dentro del presupuesto institucional de la entidad. Los reembolsos de gastos por adquisiciones anticipadas/financiamiento retroactivo. Se aplicará de la manera en que se establece en el contrato de préstamo, cláusula 3.03.
4
Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el BID (GN-2349-9) y Políticas para la Selección y Contratación de Consultores financiados por el BID (GN2350-9).
Manual Operativo
24
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Preferencia Nacional. Para la ejecución de esta operación, no se considerara la inclusión de preferencia nacional en los procesos de adquisición de bienes previstos.
Tabla de montos límites (En US$ miles)
OBRAS
BIENES
CONSULTORÍAS
LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL
LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL
COMPARACIÓN DE PRECIOS
LICITACIÓN PÚBLICA INTERNACIONAL
LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL
COMPARACIÓN DE PRECIOS
Mayor que US$3.000
Entre US$250 y US$3.000
Menor que US$250
Mayor que US$250
Entre US$50 y US$250
Menor que US$50
PUBLICIDAD INTERNACIONAL CONSULTORÍA
LISTA CORTA 100% NACIONAL
Igual o mayor que US$200
Menor que US$200
Adquisiciones principales. La OCI será responsable de la preparación del Plan de Adquisiciones, el EA proveerá asistencia para prever que los procedimientos sean adecuados conforme las políticas de adquisiciones del Banco, a través de la emisión del concepto obligatorio para la consideración del Especialista Sectorial/Jefe de Equipo del Proyecto. Supervisión de adquisiciones. De acuerdo al nivel de riesgo fiduciario identificado para el proyecto, el método de supervisión será ex post para los procesos con valor de hasta un 40% de los montos límite, las revisiones ex post serán realizadas cada seis meses de acuerdo con el Plan de Supervisión del Proyecto. Los reportes incluirán al menos una visita de inspección física de los procesos de adquisiciones sujetos a la revisión ex post. Límite para Revisión Ex - post5 (En miles US$) OBRAS Menor que US$1,200
5
BIENES Menor que US$100
SERVICIOS DE CONSULTORÍAS Menor que US$100
Toda la selección directa de servicios de consultoría a realizar por firmas o individuos, la adquisición de servicios diferentes de consultoría, la adquisición de bienes y la contratación de obras serán supervisadas de forma ex ante por parte del Banco, sin importar el monto del contrato.
Manual Operativo
25
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
b) Elegibilidad de las inversiones y uso de los recursos Toda inversión que cumpla con los criterios específicos acordados, y que esté incluida en el Plan Operativo Anual (POA) aprobado por el Banco, será elegible para su financiamiento. Las compras de bienes y servicios deberán estar incluidas en el Plan de Adquisiciones. Las adquisiciones principales previstas en esta operación se detallan a continuación: FECHA ESTIMADA
MONTO EN MILES DE $
LPI
Enero 2015
1,700
Equipamiento de los 8 planteles, mobiliarios, equipos de laboratorios de ciencias, informática, arte y deporte.
LPI
Enero 2015
3,239
Mobiliario y equipo para 17 liceos.
LPI
Febrero 2015
1,000
Laboratorios para 51 liceos.
LPI
Junio 2014
4,300
1,785 sets de recursos educativos de apoyo al aprendizaje y al trabajo docente de los centros de básica y media de jornada extendida.
LPI
Enero 2013
8,370
LPI
Enero, 2014 y 2015 2016
23,450
TIPO DE LICITACIÓN
ACTIVIDAD Bienes Mobiliario y equipo para los 70 centros de jornada extendida.
Obras Readecuación de infraestructura: cocinas, baños y comedores, de 70 planteles escolares en grupos de 20, 25 y 25 durante los años 2013, 2014 y 2015 respectivamente, con contratos de hasta US$71,200 c/u. ($335,000). Construcción de 176 aulas de educación inicial y básica, en dos procesos agrupados en 66 y 110 aulas durante los años 2013 y 2014, respectivamente.
LPI
Construcción de 68 aulas en 17 liceos, en dos procesos agrupados en 114 y 210 aulas durante los años 2013 y 2014, respectivamente.
Enero 2014 y 2015
12,320
LPI
Septiembre 2013 y 2014
3,400
CPI
Febrero 2015
300
Firmas Unificación de tandas a través de la creación de equipos directivos integrados que recibirán apoyo técnico y capacitación
Manual Operativo
26
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Revisión y adecuación de los nuevos diseños arquitectónicos de centros para todos los niveles y el modelo de Jornada extendida.
CPI
Enero 2014
300
Levantamiento topográfico 8 terrenos para los nuevos centros de básica.
CPI
Enero 2014
200
Estudios de suelo de 8 terrenos para la construcción nuevos planteles.
CPI
Enero 2014
200
La sistematización de los modelos de atención sobre lectoescritura y matemáticas para los primeros grados para unificar en un modelo para su expansión.
CN
Junio 2014
100
Desarrollo de un sistema de monitoreo, análisis y seguimiento de las intervenciones.
CN
Junio 2014
150
Capacitación a docentes y personal técnico en aspectos pedagógicos y de gestión en apoyo a los centros educativos de básica y media con jornada extendida intervenidos con esta operación.
3,000
Capacitación de personal directivo y equipos de apoyo local (regionales , distritales y directores).
400
Medición de la evolución de los aprendizajes de los estudiantes beneficiados por las políticas de los primeros grados aplicación de pruebas 2014.
CPI
Enero 2014
270
Medición del desempeño de escuelas con jornada extendida.
CPI
Enero 2015
800
Otros procedimientos especiales. El Banco podrá reducir o incrementar el porcentaje del valor de los montos límite para la supervisión ex post, o cambiar a su discreción el esquema de supervisión de adquisiciones, basado en la experiencia de la ejecución y las actualizaciones de capacidad institucional realizada, o las visitas fiduciarias llevadas a cabo. Registros y archivos. La OCI tendrá la responsabilidad de mantener los archivos y documentación de soporte de los procesos de adquisiciones y sus respectivos comprobantes de pagos, para lo cual, previo al inicio de la ejecución de esta operación habrá acondicionado un espacio para la adecuada custodia de los archivos físicos. Prácticas corruptivas. El BID exige a todos los prestatarios, al igual que a todas las firmas, entidades o personas oferentes que participan en Proyectos financiados por el Banco, incluyendo solicitantes, oferentes, contratistas, consultores (con sus respectivos funcionarios, empleados y representantes), observar los más altos
Manual Operativo
27
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
niveles éticos y denunciar al BID6 todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección y las negociaciones o la ejecución de un contrato. Observar lo dispuesto en los Documento GN-2349-9 y GN-2350-9 del Banco Interamericano de Desarrollo. Medidas para reducir las posibilidades de corrupción. Atender las disposiciones de la GN-2349-9 y GN-2350-9 en cuanto a prácticas prohibidas (listas de empresas y personas físicas inelegibles de organismos multilaterales).
VI. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y AUDITORÍA A. Administración financiera Para la gestión financiera, la contabilidad, generación de reportes, tesorería y presupuesto de todas las operaciones de préstamo se utilizará el módulo UEPEX/SIGEF. Los ejecutores mantendrán archivos adecuados, completos y actualizados de toda la documentación contable financiera, y de la documentación de respaldo de los movimientos financieros y de los pagos realizados, con referencias cruzadas a las solicitudes de desembolso. Constituye una obligación de los ejecutores facilitar el acceso a estos archivos para visitas de inspección, o revisiones ex–post, cada vez que lo estimen conveniente el BID y los Auditores Externos. El BID podrá realizar periódicamente revisiones ex post. A.1. Programación y presupuesto Las asignaciones anuales del programa se establecerán de conformidad a la Ley Orgánica de Presupuesto para el Sector Público, y la OCI/Dirección Financiera tendrán la responsabilidad de producir y analizar los reportes del estado del presupuesto, y de solicitar al Banco o Ministerio de Hacienda, según corresponda las modificaciones presupuestarias (transferencias) cuando los montos asignados en las partidas no fueran suficientes para llevar a cabo las actividades previstas. A.2. Contabilidad y sistema de información La modalidad de registro de la contabilidad del programa es la base de efectivo o caja y las normas específicas 6
Denuncias de Fraude y Corrupción. El Banco ha establecido un procedimiento administrativo para los casos de denuncias de fraude y corrupción dentro del proceso de selección y contratación o la ejecución de un contrato financiado por el Banco, el cual está disponible en el sitio de Internet del Banco (www.iadb.org), que se actualiza periódicamente. Para tales propósitos cualquier denuncia deberá ser presentada al Banco para la realización de la correspondiente investigación. Las denuncias deberán ser presentadas ante la Oficina de Integridad Institucional (OII) confidencial o anónimamente.
Manual Operativo
28
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
de contabilidad a utilizar son las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). El sistema oficial de contabilidad es el módulo UEPEX/SIGEF, el cual permite la generación de informes financieros y formularios para las solicitudes de desembolsos, y también mantiene control de los compromisos y los saldos disponibles del proyecto. A.3 Desembolsos y flujo de caja La OCI seguirá utilizando sus cuentas bancarias previamente habilitadas en la primera operación en el Banco Central de la República Dominicana y en el BANRESERVAS. El primer desembolso del financiamiento está condicionado a que se cumplan a satisfacción del Banco, en adición a las condiciones previas estipuladas en el Artículo 4.01 de las Normas Generales, los siguientes requisitos: 1. 2.
La presentación de un plan de fortalecimiento institucional. La aprobación y entrada en vigencia del presente Manual Operativo.
Cumplidos estos requisitos, el Banco realizará, con cargo al financiamiento, el desembolso de los recursos bajo la modalidad de anticipo de fondos, con base en las necesidades de liquidez del Programa, por compromisos adquiridos para cubrir los gastos relacionados con su ejecución. La función de tesorería se realiza a través de la Tesorería Nacional (TN), la cual depende del Ministerio de Hacienda. La TN utiliza activamente el SIGEF para la mayoría de sus operaciones; procesa el 99% de los pagos por vía electrónica, toda la consolidación bancaria, el ordenamiento y registro de los pagos, así como el procesamiento de los desembolsos. Las inversiones de la segunda operación del CCLIP (US$65 millones) serán financiadas en un 77% por el Banco (US$50 millones) y un 23% de fondos de contrapartida (US$15 millones). Para el manejo de los fondos del financiamiento del BID, los ejecutores abrirán cuentas bancarias separadas a nombre del Programa, estableciendo en ellas las seguridades que sean necesarias, incluyendo las firmas de las autoridades designadas. Anticipo de fondos. Cumplidos los requisitos previstos y los que fueran pertinentes de las Estipulaciones Especiales, el Banco realizará, con cargo al financiamiento, el desembolso de recursos para responder a las necesidades de liquidez del Programa, estimadas con base en los compromisos de gastos adquiridos para su ejecución. El monto de cada anticipo de fondos será solicitado por la Unidad Ejecutora con base en las necesidades de liquidez del Programa, por compromisos adquiridos para cubrir previsiones periódicas de gastos relacionados con su ejecución y que sean financiables con cargo a la operación. El Banco podrá: (i) ampliar el monto máximo del último anticipo de fondos cuando hayan surgido necesidades inmediatas de efectivo que lo ameriten, si así se le solicita justificadamente y se le presenta una programación financiera con su respectivo flujo de fondos de los gastos programados de ejecución del Programa, correspondiente al período del anticipo vigente; o (ii) efectuar un nuevo anticipo de fondos, cuando se
Manual Operativo
29
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
haya justificado, al menos el 80% del saldo total acumulado del(os) anticipo(s) de fondos anteriores. El Banco podrá también reducir o cancelar el saldo total acumulado del(os) anticipo(s) de fondos en el caso de que determine que los recursos desembolsados del financiamiento no han sido utilizados o justificados debida y oportunamente.
Resumen del plan de desembolso (En millones de US$) FUENTE
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
BID
4.14
18.58
27.38
50.409
LOCAL
3.48
6.07
5.46
15.00
TOTAL
7.62
24.65
32.74
65.00
TOTAL
B. Auditoría externa La auditoría externa se hará por medio de auditores independientes de conformidad con los requerimientos de los Documentos AF-100, AF-200 y AF-300, y con base en los términos de referencia previamente acordados con el Banco (Documento AF-400). Los estados financieros anuales auditados del programa serán presentados dentro de los 120 días de finalizado el año fiscal y los de cierre dentro de los 120 días del último desembolso. Adicionalmente se presentará un informe financiero intermedio auditado de las actividades financiadas en el semestre enero a junio de cada año. Los costos de la auditoría forman parte del costo del programa y serán financiados con recursos del préstamo.
Manual Operativo
30
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
VII. PROGRAMACIÓN, EVALUACIÓN Y SUPERVISIÓN Programación
Los principales instrumentos de programación permanente del proyecto Se considerarán el Taller de Arranque, el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Adquisiciones (PAC).
Monitoreo
La información para el monitoreo se obtendrá de: i) sistemas de información existentes (SIGEC, Sistema de Acompañamiento y Supervisión Educativa, Sistema de Pruebas Nacionales y Sistema de Evaluación de Desempeño); ii) reportes de monitoreo producidos por OCI y OPE; y iii) informes de firmas supervisoras independientes. Además, se establecerá un sistema específico para recolectar, analizar y dar seguimiento a las intervenciones del Componente 2, que incluirá actualización de bases de datos, y presentación de informes de productos y resultados semestralmente.
Sistema de supervisión de la ejecución
El proyecto adoptará los mecanismos de supervisión y seguimiento del Banco. El Plan de Supervisión desarrollado por la OCI/ MINERD será validado durante el taller de arranque, tomando en cuenta el Informe del Proyecto, la Matriz de Resultado, el MO y los resultados del Análisis de Riesgos, contendrá una programación multianual de la secuencia de actividades y de los recursos necesarios para su implementación El seguimiento del Programa se realizará a través de actividades de supervisión periódica, los Informes de Ejecución Anual y seguimiento del cumplimiento de las acciones establecidas en el Plan de Ejecución del Programa (PEP). La supervisión tiene el objetivo de asegurar el cumplimiento de aspectos técnicos, contractuales y de los plazos del proyecto, en particular el (a) especialista del BID en coordinación con la OCI sostendrán reuniones periódicas entre para revisar el avance del cumplimiento de las actividades de los componentes. Actividades de Supervisión y monitoreo del Proyecto por parte del BID y la OCI a) Visitas de verificación al campo para de las obras físicas, mobiliario y materiales. b) Realizar reuniones de monitoreo para la elegibilidad de las inversiones; revisión de informes de cumplimiento de compromisos, avances en ejecución; revisión de procesos de adquisiciones y revisión de solicitudes de desembolsos, entre otros. c) Visitas de observación a las escuelas de jornada extendida. d) Criterios de elegibilidad y focalización, elegibilidad y evidencia de documentación de respaldo. e) Evolución de indicadores de productos y resultados intermedios y finales. f) Cumplimiento de políticas, normas y procedimientos del BID, incluidos los de adquisiciones. g) Actualización de registros contables. h) Revisión de sistemas de control interno y cumplimiento de las recomendaciones del Auditor Externo. i) Revisión de avances en contratos, informes finales, evaluaciones de desempeño. j) Avances en la ejecución del PEP y del Plan de Adquisiciones. k) Cumplimiento de la programación financiera y de desembolsos.
Manual Operativo
31
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013
Presentación de informes
El MINERD, por intermedio de la OCI, presentará al Banco un Informe Inicial como parte del arranque del proyecto e informes semestrales, que detallarán los avances y desafíos en la ejecución, y tendrán como anexo el Informe de Monitoreo de Progreso actualizado y la matriz de resultados. . Cada año en el meses de diciembre presentará a la no objeción del Banco: el Plan Operativo, la PEP actualizada y el de adquisiciones anual. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DE LOS INFORMES TIPO DE INFORME
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
PERIODICIDAD
1. Un Plan de ejecución del Programa que incluya, cuando no se tratare de un Programa de concesión de créditos, los planos y especificaciones que, a juicio del Banco, sean necesarias. 2. Un calendario o cronograma de trabajo o de concesión de créditos, según corresponda.
Informe Inicial
3. Un cuadro de origen y aplicación de fondos en el que consten el calendario de inversiones detallado, de acuerdo con las categorías de inversión indicadas en el contrato y el señalamiento de los aportes anuales necesarios de las distintas fuentes de financiamiento, con los cuales se financiará el Programa. 4. (El contenido que deben tener los informes de progreso a que se refiere el Artículo 8.03 de las Normas Generales.) 5. Cuando en el contrato se prevea el reconocimiento de gastos anteriores a la fecha de su vigencia, el informe inicial deberá incluir un estado de las inversiones y, de acuerdo con los objetivos del financiamiento, una descripción de las obras realizadas para la ejecución del Programa o una relación de los créditos formalizados, según sea del caso, hasta una fecha inmediata anterior al informe.
Informe de ejecución semestral
Lo elaborará la OCI a partir de los datos del Sistema de Monitoreo y Seguimiento y considerará los avances logrados de acuerdo a lo previsto en el PEP, en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones y en el avance de las metas de productos, así como los obstáculos encontrados y acciones correctivas instrumentadas.
Manual Operativo
32
Una sola vez previo al arranque del proyecto. A más tardar 6 meses después de firmar el contrato.
Junio de cada año.
Contrato de préstamo No. 2844/OC-DR Octubre 2013