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MÓDULO 2. A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NAS COOPERATIVAS
APRESENTAÇÃO
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Este módulo ajuda a sensibilizar e transmitir a necessidade de unir forças e recursos, e as vantagens de trabalhar de forma associativa em uma cooperativa, de forma que beneficie o produtor individual no curto, médio e longo prazo.
TABELA 2. PROGRAMA DE FORTALECIMENTO COOPERATIVO: CONTEÚDOS E CRONOGRAMA
FASES FASE PREPARATÓRIA
MÓDULOS
MÓDULO 0. SENSIBILIZAÇÃO E DIAGNÓSTICO COOPERATIVO DO GRUPO
SESSÕES
SESSÃO 1. O por quê duma cooperativa SESSÃO 2. Os membros da Cooperativa e os tipos de cooperativas SESSÃO 3. As estruturas da cooperativa, as funções dos membros e os perfis profissionais
DURAÇÃO
3 SEMANAS
SEMANAS OU DIAS 1 2 3 MÊS Mês 1
MÓDULO 1. ENTENDENDO UMA COOPERATIVA
SESSÃO 4. O por quê duma cooperativa SESSÃO 5. Os membros da Cooperativa e os tipos de cooperativas SESSÃO 6. As estruturas da cooperativa, as funções dos membros e os perfis profissionais
FASE DE FORMAÇÃO
MÓDULO 2. A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NAS COOPERATIVAS
SESSÃO 7. O conceito de serviço SESSÃO 8. A planificação do serviço SESSÃO 9. Prestação de contas e avaliação do próprio serviço
MÓDULO 3. CÁLCULO DOS CUSTOS DE PRODUÇÃO
SESSÃO 10. Os conceitos SESSÃO 11. Registros de produção SESSÃO 12. Registro de destino da produção
11 SEMANAS
MÓDULO 4. COMERCIALIZAÇÃO
SESSÃO 13. O objetivo da comercialização. Vantagens e Desafios SESSÃO 14. Registros de Venda
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4
Fonte: Elaboração própria
FASE DE LEGALIZAÇÃO
MÓDULO 5. CONSOLIDAÇÃO DA COOPERATIVA REGISTROS
SESSÃO 15. Elaboração e Aprovação dos Estatutos/Revisão dos Estatutos SESSÃO 16. Troca de Experiências SESSÃO 17. Aspectos práticos para a Cooperativa Obtenção da certidão de admissibilidade e preparação da certidão de constituição Obtenção da certidão de constituição e do extrato de publicação no Diário da República Obtenção do Registro Comercial, obtenção do NIF, pedido de publicação no Diário da República e pedido do Alvará Comercial
6 SEMANAS
15 16 17 18 19 20
Mês 4 Mês 5
Os resultados do aprendizado esperados por parte dos participantes deste módulo são:
• O grupo entende o que é o serviço de uma cooperativa que decide e planifica quais são os serviços prioritários para a sua cooperativa. • O grupo entende a importância de destacar a comercialização agrupada como fundamental para todas as cooperativas e outros serviços complementários (banco de sementes, grupos de crédito...) • O grupo define os serviços já prestados pela sua cooperativa e os serviços a prestar no futuro. • O grupo sabe priorizar, planificar e avaliar os seus serviços porque não será possível implementar todo ao mesmo tempo porque os recursos da futura cooperativa são escassos.
Para isso, se utilizará a apresentação do programa formativo intitulada Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
Este módulo contempla três sessões: • Sessão 7. O conceito de serviço • Sessão 8. A planificação do serviço • Sessão 9. Prestação de contas e avaliação do próprio serviço
SUGESTÕES PARA O FACILITADOR ANTES DE COMEÇAR COM O MÓDULO
Durante o Módulo 2 e, mais especificamente na sessão 8 e seguintes, o facilitador trabalhará com os grupos (Associações) para que estas planifiquem qual é o serviço que a cooperativa quer prestar.
Já falamos que é muito importante planificar o serviço e qual será o processo que os responsáveis farão para poder prestar o serviço, que registrs serão realizados ou que documentos serão assinados. Para cada serviço deve ser trabalhada uma ferramenta para a comunidade, registos específicos de contabilidade, de venda, etc.
Encontraremos na sua maioria grupos que ainda não tem um serviço definido, e é preciso continuar com o ritmo das sessões, especialmente aquelas referidas aos registos no Módulo 2.
Mas se estivéssemos no caso, de associações mais avançadas com serviços mais definidos, é importante explicar-lhes que não existe uma lista de registos abrangentes para todos os serviços porque dependerá do serviço que cada cooperativa vai dar aos seus membros.
Por tanto, para esses grupos mais avançados, mostraremos o exemplo de Fichas Complementárias (Anexo 1. Fichas Complementárias) que pode ter por exemplo uma cooperativa especializada em produção, armazenamento e venda de sementes. Neste caso de grupos avançados poderemos trabalhar em ferramentas específicas para o seu serviço.
A continuação, se resume no seguinte quadro, a Guia Plano de Formação Módulo 2, os tempos, as actividades, técnicas e ferramentas para cada sessão formativa.
TABELA 6. GUIA PLANO DE FORMAÇÃO MÓDULO 2
MÊS/ SEMANA
DIA (4h/dia) SESSÕES DE FORMAÇÃO Nº ACTIVIDADES E OBJECTIVO TÉCNICAS DE FACILITAÇÃO DESENVOLVIMENTO DA TÉCNICA DE FACILITAÇÃO TEMPO MATERIAIS E RECURSOS DIDÁTICOS TAREFAS AO FIM DA SESSÃO OU MÓDULO
Mês 2 Semana 7 Dia 7 SESSÃO 7. O conceito de serviço 7.1 Revisão do aprendido no Módulo 1. Resumo No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu no Módulo 1, com ajuda do caderno e das anotações do Módulo anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores, o facilitador vai estar maior parte do tempo a ouvir do que a falar mas se for preciso pode apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes do Módulo 1. 1 hora Materiais: Flip-chart, marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 1 ”Entendendo uma cooperativa” (PPT nº1). Fichas de tarefas do Módulo 1 preenchidas por o grupo de trabalho.
7.2 Conhecer o que é um serviço duma cooperativa. Chuva de ideias/ Explique O facilitador realizará uma chuva de ideias relacionada com o conceito de serviço. Depois de recolher as intervenções dos participantes ele dá o remate final sobre o conceito e apresentará a primeira parte do Módulo 2: O conceito de serviço. 1 hora Materiais: Flip-chart, marcadores. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2). Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel para entregar ao grupo Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) até os tipos de serviços.
7.3 Revisar os princípios e o seu significado em plenária. Explique / Jogos O facilitador através de 3 dinâmicas de jogo vai fazer entender os 3 princípios básicos da prestação de serviços das cooperativas. 45 min Materiais: Flip-chart e marcadores, 1 sacola com 30 de sementes de milho e 30 sementes de feijão, 1 sacola com 30 sementes de milho e 1 sacola com 30 sementes de feijão e papel e canetas para os membros do grupo. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas”” (PPT nº2).
7.4 Refletir a partir dum caso prático sobre os princípios básicos da prestação de serviços. Discussão dos casos/Outras experiências O facilitador apresenta o caso prático (o facilitador tem que apresentar casos reais ou mesmo conhecidos, falar um pouco sobre a cooperativa Sementes do Planalto que presta serviços de compra e venda de sementes aos seus membros e distribuição das sementes de qualidade aos mesmos). 15 min Materiais: Flip-chart, marcadores. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
7.5 Conhecer de que depende a priorização dos serviços. Pergunte-Ouça / Explique O facilitador perguntará quais são os serviços que presta a sua cooperativa ou de quem depende, quem decide quais são os serviços a prestar. O facilitador perguntará: Que negócios os membros querem fazer para aumentar os lucros da cooperativa? Neste ponto o facilitador analisará as informações dos inquéritos de necessidades dos membros. Após essa análise o facilitador, por tanto, poderá explicar a priorização dos serviços. O facilitador pode fazer com o grupo o exercício de inserir as diferentes necessidades dos membros do grupo no flip-chart (recolhidas através dos inquéritos ou das respostas durante a sessão) e que seja votado no mesmo momento na sessão depois da análise custo-benefício). 30 min Materiais: Flip-chart, marcadores. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ””A prestação de serviços nas cooperativas”” (PPT nº2). O facilitador deve solicitar por adiantado a Ficha 1. 3 Inquérito de necessidades dos membros distribuídos na sessão anterior a pelo menos 25 membros dos grupos de trabalho e analisar a informação para poder realizar esta actividade com êxito. Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel da Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas” até necessidades dos membros.
7.6 Análise custo-benefício dum serviço da cooperativa. Exercício prático O facilitador apresentará o exercício prático dum análise de custo-benefício dum serviço selecionado pelo grupo (Recursos didático 2.1). 30 min Materiais: Flip-chart e marcadores. Papel e caneta. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ””A prestação de serviços nas cooperativas”” (PPT nº2). Documentos a entregar ao grupo: Cópias suficientes do recurso didático Ficha 2.1. Análise custos-benefícios dum serviço.
MÊS/ SEMANA
DIA (4h/dia) SESSÕES DE FORMAÇÃO Nº ACTIVIDADES E OBJECTIVO TÉCNICAS DE FACILITAÇÃO DESENVOLVIMENTO DA TÉCNICA DE FACILITAÇÃO TEMPO MATERIAIS E RECURSOS DIDÁTICOS TAREFAS AO FIM DA SESSÃO OU MÓDULO
Mês 2 Semana 8
Mês 3 Semana 9 Dia 8 SESSÃO 8. A planificação do serviço 8.1 Revisão do aprendido na sessão anterior. Resumo No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu na sessão anterior, com ajuda do caderno e das anotações da sessão anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores, o facilitador vai estar maior parte do tempo a ouvir do que a falar mas se for preciso pode apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes da sessão anterior: O conceito de serviço. 10 min Materiais: Flip-chart, marcadores Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).”
Dia 9 SESSÃO 9. Prestação de contas e Avaliação do próprio serviço 8.2 Definir o que é a planificação do serviço e as suas fases. Explique/ Pergunta/Ouça
8.3 Consolidar a definição de serviços já prestados pela cooperativa e serviços a prestar pelo grupo de trabalho. Exercício prático/ Trabalho de grupo O facilitador vai fazer uma discussão aberta com todos os participantes, onde cada um dá a sua opinião, em volta do tema, numa linguagem terra a terra, planificar o que é e o porquê do plano. Como tirar do papel para a realidade? 40 min Materiais: Flip-chart e marcadores. Papel e caneta Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2). Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel da PPTnº2 Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas” até planificação do serviço.
O facilitador trabalhará com o grupo um rascunho de serviços prestados e serviços a prestar pela sua cooperativa com ajuda do Recurso didático 2.2. Exemplo Serviços prestados e a prestar. 20 min Materiais: Flip-chart e marcadores. Papel e caneta. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas”. Documentos a entregar ao grupo: Cópia a cada um dos grupos da dinâmica do recurso didático Ficha 2.2 Serviços prestados e a prestar.
8.4 Planificar a prestação de serviços da própria cooperativa do grupo de trabalho a partir dum caso prático. Explique/ Discussão dos casos/Outras experiências/ Grupo/ Exercício prático Com ajuda do Power Point o facilitador explica as fases da planificação dum serviço. O facilitador apresenta o caso prático. Trabalhos de grupo: Onde trabalharam sobre os objectivos que persegue o serviço da sua cooperativa, as pessoas responsáveis, perfil profissional, funções. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Recurso didático 2.3). 2 h 50 min Materiais: Um cartão ou flip-chart para cada grupo, marcadores, papel com caneta para cada pessoa. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas”. Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel em branco a cada um dos grupos da dinâmica do recurso didático Ficha 2.3 Planificação dos serviços.
9.1 Revisão do aprendido na sessão anterior. Resumo No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu na sessão anterior, com ajuda do caderno e das anotações da sessão anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores, o facilitador vai estar maior parte do tempo a ouvir do que a falar mas se for preciso pode se apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes da sessão anterior: - A planificação de serviços e as suas fases.
9.2 Planificar o serviço através da prestação de contas dos responsáveis e a avaliação da prestação de serviços da própria cooperativa ou do grupo de trabalho a partir dum caso prático. Explique/ Discussão dos casos/Outras experiências/ Grupo/ Exercício prático. Com ajuda do Power Point o facilitador explicará a fase de Prestação de contas. Descrever a actividade Borboleta, se for um jogo. Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará sobre os mecanismos de prestação de contas, destino dos lucros da sua cooperativa. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Recurso didático 2.3). 30 min Materiais: Flip-chart, marcadores Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2 ”A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
3h 30 min Materiais: Um cartão para cada grupo, flip-chart e marcadores, papel com caneta para cada pessoa. Recursos didáticos para o facilitador: Power Point Módulo 2. ”A prestação de serviços nas cooperativas”. Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel em branco a cada um dos grupos da dinâmica do recurso didático Ficha 2.3 Planificação dos serviços.
Fonte: Elaboração própria
MÊS 2 / SEMANA 7 SESSÃO 7. O conceito de serviço
Actividade 7.1. Revisão do aprendido no Módulo 1
Resumo
No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu no módulo 1, com ajuda do caderno e das anotações do Módulo anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores. O facilitador vai estar a maior parte do tempo a ouvir do que a falar, mas se for preciso pode se apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes do Módulo 1. Os pontos mais importantes: - Conhecer o que é verdadeiramente uma cooperativa, os seus princípios básicos, a sua natureza económica e social, os direitos e deveres dos membros, os tipos de cooperativas, a estrutura das cooperativas com a sua junta directiva ou comissão de gestão destas e as funções dos membros e os perfis profissionais necessários para o seu funcionamento. - Resumo dos conceitos, é de grande importância o facilitador esclarecer que os membros falem por suas próprias palavras estes conceitos, ou seja transmitir os conhecimentos com uma linguagem mais simples possível para facilitar o processo. - É necessário revisar as tarefas a realizar do Módulo 1. Organograma da cooperativa que visa o grupo. O tipo de Cooperativa e os perfis profissionais especificados neste grupo de trabalho feitos até o momento. E por último revisar os inquéritos de necessidades até agora elaborados pelos membros que vão a servir de orientação para as actividades a realizar em este Módulo 2. Recomendações ao facilitador: O facilitador deve ter presente em todo momento a situação real do grupo de trabalho com o que está a trabalhar, e utilizar exemplos reais deste grupo nas explicações e actividades a realizar.
1 hora
Materiais: Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 1 “Entendendo uma cooperativa” (PPT nº1). • Fichas de tarefas do Módulo 1 preenchidas pelo grupo de trabalho. Solicitar ao grupo as fichas das tarefas já preenchidas pelo grupo: Fichas 1.1, 1.2, 1.3
Chuva de ideias/Explique
O facilitador realizará uma chuva de ideias relacionada com o conceito de serviço do primeiro slide. Que acham que é um serviço? Por que acham que uma cooperativa presta serviços? Que serviços podem prestar as cooperativas? Depois de recolher as intervenções dos participantes ele dará o remate final sobre o conceito e apresentará a primeira parte do Módulo. 2 O conceito de serviço. Com ajuda do Power Point o facilitador apresentará o Índice do Programa formativo do Módulo 2 (slides 3 e 4). É importante o facilitador não se apegar muito no Power Point, isto é, para dar confiança aos participantes. Ele deve preparar bem a formação muito antes de apresentar, sem se esquecer de motivar os participantes com uma história ou canção. O facilitador explicará a definição de serviço. Os serviços são trabalhos que realiza uma cooperativa para satisfazer as necessidades dos membros e melhorar os seus ingressos. As cooperativas podem prestar uma enorme quantidade de serviços aos seus membros como podemos ver no quadro do slide 8. Lembrar que uma cooperativa pode prestar um ou mais serviços aos seus membros.
1 hora
Materiais: Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
Documentos a entregar ao grupo: • Cópia em papel para entregar ao grupo Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) até os tipos de serviços.
Explique/Jogos
O facilitador, através de 3 dinâmicas de jogo, vai fazer entender os 3 princípios básicos da prestação de serviços das cooperativas. Os serviços devem ser geridos em base a estes três princípios: • Independência na gestão: A independência na gestão supõe que cada serviço deve ser gerido autonomamente sem misturar duas coisas: (1) As pessoas: Os serviços devem ter gestores diferenciados, se uma pessoa acumula diferentes postos de chefia ou gestão de diferentes serviços, é muito possível que se misturem as contas; (2) As contas e a caixa: Cada serviço tem que ter uma gestão de contas diferenciada. A caixa de cada serviço deve ser única e não devem misturar-se com outras caixas. “Se se misturam as contas pode existir BURLA”. Além disso, esta diferenciação serve para minimizar os riscos da cooperativa: “Da mesma forma que o camponês diversifica nas
suas culturas, e mete milho em diferentes tempos, e feijão em diferentes tempos, e mandioca... se um cultivo correr mal, os outros podem salvar a sua economia, o mesmo acontece com os serviços, quanto mais separados estejam mais possibilidades existem de que algum deles funcione”. Dinâmica de jogo contabilizar sementes: Precisa da participação directa de 3 membros do grupo e 2 tipos de sementes. Em primeiro lugar, o facilitador oferecerá a um dos membros do grupo um saco com dos tipos de sementes, por exemplo feijão e milho (não deveriam de ser muitas), este membro terá que contar e escrever por separado num papel quantas sementes de milho e de feijão tem, mais não informará a ninguém do resultado. Ao mesmo tempo entregarão o mesmo número de sementes de milho e de feijão, mas diferenciadas em duas sacolas, a sacola de milho será entregue a um membro do grupo e outro membro receberá a sacola com as sementes de feijão. Quando terminem de contar, eles informarão à todos os participantes da sessão do número de sementes de milho e feijão que temos. Todos contabilizaram as sementes ao mesmo tempo, mas o resultado deveria ser que a pessoa que contabiliza sozinho os dois tipos de sementes, demorará mais tempo, ela deve separar primeiro e contar. As 2 pessoas com sementes diferenciadas “serviços diferenciados” demorarão menos tempo. Transparência na gestão: O gestor de cada serviço tem que ter uma transparência absoluta nas contas e nos processos de gestão dum serviço. “Temos que ser vidro, tem que ser possível para o membro ver sempre o que acontece no outro lado dos serviços, na gestão dos mesmos”. Para isto é necessário existirem umas normas na gestão que sejam partilhadas por todos os membros. Dinâmica de jogo do “telefone estragado” quando alguém fofoca alguma coisa no ouvido do outro a informação muda de pessoa para pessoa. É importante passar uma mensagem clara aos membros. Serão 20 pessoas que devem passar a mensagem de pessoa a pessoa. Prestação de contas: Ser transparentes na gestão deve-se representar numa prestação de contas aos membros que permita a eles ser conscientes da gestão dum serviço. Os membros devem participar de todo o que a cooperativa faz na prestação desse serviço. Dinâmica de jogo: Lembrar que no primeiro jogo, o membro que contabilizava as sementes juntas não informou aos outros membros do número de sementes, mas os outros dois membros que contabilizaram por separado sim.
45 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores • 1 sacola com 30 de sementes de milho e 30 sementes de feijão, • 1 sacola com 30 sementes de milho e • 1 sacola com 30 sementes de feijão • Papel e canetas para os membros do grupo
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” PPT nº2).
Actividade 7.4. Refletir a partir dum caso prático sobre os princípios básicos da prestação de serviços.
Discussão dos casos/Outras experiências.
O facilitador apresenta o caso prático (o facilitador tem que apresentar casos reais ou mesmo conhecidos, falar um pouco sobre a Cooperativa Sementes do Planalto que presta serviços de compra e venda de sementes aos seus membros e distribuição das sementes de qualidade aos mesmos). CASO PRÁTICO: A GESTÃO DOS SERVIÇOS NA COOPERATIVA NOVA ESPERANÇA DE NGOVE -CAÁLA (HUAMBO): A cooperativa tem em funcionamento três serviços: A Caixa Comunitária de Crédito, a produção de sementes e a escola de campo. Cada serviço tem a sua caixa e nenhuma delas se mistura com as outras. Em cada assembleia cada gestor do serviço apresenta o seu relatório e permite aos membros perguntar pelas gestões que tem sido realizada durante esse período. A cooperativa apresenta um caso de Independência nos serviços e prestação de contas.
15 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2)
Actividade 7.5. Conhecer de que depende a priorização dos serviços.
Pergunte/Ouça/Explique:
O facilitador perguntará quais são os serviços que presta a sua cooperativa e de quem depende, quem decide quais são os serviços a prestar (Ali é só rebuscar um pouco naquele princípio que diz: Quem é o dono da cooperativa? Eles irão se recordar disto, a partir dali saberão de que dependerá a priorização dos serviços). O facilitador perguntará: Que negócios os membros querem fazer para aumentar os lucros da cooperativa? Se o facilitador perguntar o que querem receber, eles vão pensar que é de graça como sempre. Na cooperativa fala-se de negócios não de ofertas. Os membros têm que entender que estas necessidades devem ser resolvidas por eles mesmos (com a contribuição económica também) sem intervenções externas (doações e coisas semelhantes). Neste ponto o facilitador analisará as informações dos Inquéritos de necessidades dos membros com a Ficha 1. 3. Inquérito necessidade dos membros, distribuídos na sessão anterior a pelo menos 25 membros do grupo de trabalho. O facilitador vai fazer entender que é importante conhecer as necessidades reais dos membros (necessidades que não dependem de doações) para priorizar os serviços das suas cooperativas. Após este análise, o facilitador por tanto poderá explicar a priorização dos serviços (slide 11).
A decisão de prestar um ou outro serviço depende de dois conceitos: (1) As necessidades dos membros e (2) Os Recursos da cooperativa: Os nossos “bolsos” e as oportunidades que temos como Cooperativa! a) Necessidades dos membros É muito importante que as directivas das cooperativas conheçam as necessidades dos membros em quanto à prestação de serviços. Para isto devem: 1- Perguntar aos membros: Através de inquéritos ou de assembleias. (Na assembleia as necessidades precisam ser votadas, para se saber qual é a necessidade extrema ao nível da cooperativa. Porque cada um vai querer apresentar as suas necessidades por simples capricho, se os dirigentes não estudar isto pode cair num colapso.) 2- Conhecer aos membros: É muito importante ter contacto com os membros e os seus problemas. “O Presidente da Espanha não sabia se quer quanto custava um café. Como ele queria conhecer as necessidades do seu povo?” Conhecer as suas circunstâncias para poder: 3- Oferecer soluções e propostas aos membros: Os dirigentes não podem só esperar a receber propostas dos membros: Os dirigentes têm que propor soluções a problemas analisados. É muito importante conhecer as necessidades e estabelecer uma lista de prioridades entre elas. Criar um ranking de necessidades para saber quais são as prioridades dos membros. O facilitador pode fazer com o grupo o exercício de inserir as diferentes necessidades dos membros do grupo no flip-chart (recolhidas através dos inquéritos o das respostas durante a sessão) e que seja votado no mesmo momento na sessão depois da análise custo-benefício).
b) Recursos da cooperativa O facilitador perguntará aos membros sobre os bens disponíveis do grupo, como, terras, capital ou mesmo pequenas produções para sustentar a cooperativa. Ou seja, falar dos recursos (bens) que a cooperativa dispõe. 1. A análise custo-benefício do serviço
Para priorizar os serviços, é necessário validar os recursos que cada cooperativa tem e as oportunidades que tem ao seu redor. Os recursos das cooperativas em Angola dependem dos fundos da cooperativa e das oportunidades que possam atrair de ONGs, programas do governo....
Para poder validar que serviços implementar, é necessário realizar uma breve análise de custobenefício dos serviços:
Custos • Custos económicos:
Gastos de pessoal (deslocações...)
Gastos de investimento
Gastos de insumos • Custos não económicos:
Tempo dedicado
Riscos assumidos • Benefícios económicos: Ingressos produzidos Aumentos na produção ... • Benefícios sociais: (benefícios para a comunidade...)
Benefícios
30 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel e caneta.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2)
O facilitador deve solicitar por adiantado a Ficha 1. 3 Inquérito de necessidades dos membros distribuídos na sessão anterior a pelo menos 25 membros do grupo de trabalho e analisar a informação para poder realizar esta Actividade com êxito.
Documentos a entregar ao grupo: Cópia em papel para entregar ao grupo Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) até necessidades dos membros.
FASE DE FORMAÇÃO • Módulo 2 Actividade 7.6. Análise custo-benefício de um serviço da cooperativa.
Exercício prático O facilitador apresenta o exercício prático dum analise de custo-benefício a nível económico e a nível social de um serviço seleccionado pelo grupo (Recurso didático 2.1. Análise custos-benefícios de um serviço).
30 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel e canetas.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2)
MÊS 2 / SEMANA 8 SESSÃO 8. A planificação do serviço
Actividade 8.1. Revisão do aprendido na sessão anterior.
Resumo
No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu na sessão anterior, com ajuda do caderno e das anotações da sessão anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores, o facilitador vai estar maior parte do tempo a ouvir do que a falar mas se é preciso pode apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes da sessão anterior: O conceito de serviço.
10 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2)
Actividade 8.2. Definir o que é a planificação do serviço e as suas fases.
Explique,/Pergunte/Ouça
Slide `O que itiva cribien´. O facilitador vai fazer uma discussão aberta com todos os participantes, onde cada um dá a sua opinião, em volta do tema, numa linguagem terra a terra, planificar é o que? Porqué o plano? Como tirar do papel para a realidade? Ali vai-se colher mais informações. Explicar o que é planificar: “Planificar é tentar prever o que acontecerá no futuro. Devemos tentar pensar em todas as situações que podem acontecer na prestação dos serviços, para assim minimizar os riscos”. Não basta uma explicação sobre planificar, mas também é necessário dar exemplos práticos para ajudar a clarificar os conteúdos, com exemplos há maior facilidade na percepção: Exemplo: Aconteceu na cooperativa de Sima no Andulo: A cooperativa fez o cultivo de repolho para vender na província de Malanje. Não conciliaram a produção com a procura, inundaram o mercado e foi tudo para o lixo. Se planificassem teriam cultivado numa época que deveria coincidir com a boa venda, mas o grupo não tinha nenhum plano de produção. Como resultado a cooperativa faliu.
Os membros têm muitas situações sobre os casos práticos por falta de planos, nesta parte eles vão poder falar das suas fraquezas e debilidades, depois o facilitador apresenta o conteúdo apropriado. Apresentar o Índice da sessão: 1) O plano de serviços. 2) As fases de planificação. É importante que o facilitador insista em que os membros devem ser envolvidos directamente na elaboração dos planos de serviço da cooperativa, os dirigentes não podem decidir sozinhos os destinos da cooperativa. Apresentar o conteúdo dos slides de planificação do serviço.
40 minutos
Materiais:
• Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel e canetas.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
Documentos a entregar ao grupo: • Cópia em papel para entregar ao grupo Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) até planificação do serviço.
Actividade 8.3. Consolidar a definição de serviços já prestados pela cooperativa e serviços a prestar pelo grupo de trabalho.
Exercício prático/Trabalho de grupo
Trabalho de grupo: O facilitador trabalhará com o grupo um rascunho de serviços prestados e serviços a prestar pela sua cooperativa com ajuda do Recurso didático 2.2. Exemplo Serviços prestados e a prestar. A continuação o grupo trabalhará dividido em dos grupos, aqueles que trabalharam enumerando os serviços já prestados pela cooperativa nas campanhas anteriores e um segundo grupo que trabalhará nos serviços da cooperativa a prestar nas próximas campanhas. Se expõe em plenária as conclusões obtidas.
20 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel e canetas.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) • Ficha 2.2 Serviços prestados e a prestar.
Documentos a entregar ao grupo: • Cópia em papel em branco a cada um dos grupos da dinâmica do Ficha 2.2. Serviços prestados e a prestar, um grupo preencherá os Serviços prestados, outro Serviços a prestar.
Actividade 8.4. Conhecer as fases e planificar a prestação de serviços da própria cooperativa do grupo de trabalho a partir dum caso prático.
Explique/Discussão dos casos/Outras experiências/Exercício prático
Com ajuda do Power Point o facilitador explica a Planificação dos serviços: Quando pensamos na planificação de um serviço, devemos pensar em três fases: Fase um: Planificar a prestação do próprio serviço. O primeiro passo é planificar os objectivos que perseguem o serviço. Os objectivos devem ser reais, atingíveis e concretos. Para que prestamos este serviço? Esclarecer aos membros que os objectivos devem ser elaborados em função das capacidades da cooperativa, desde os recursos disponíveis até onde a cooperativa pode.
O facilitador apresenta o caso prático: CASO PRÁTICO: O BANCO DE SEMENTES de Talamangolo e Cooperativa Quinze: As duas cooperativas têm planejado prestar o serviço do banco de sementes. Os seus objectivos são: 1- Melhorar a qualidade das sementes entre os membros da cooperativa. 2- Melhorar o armazenamento das sementes de outras épocas. 3- Aumentar a produção na cooperativa. 4- Vender sementes de qualidade ao mercado para aumentar os ingressos dos membros e da cooperativa.
1.Exemplo: O banco de sementes 1. OBJECTIVOS DO SERVIÇO: • Dar aos membros acesso a sementes de qualidade para melhorar a produção. • Introduzir novas variedades de sementes e culturas.
Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará sobre os objectivos que busca o serviço da sua cooperativa. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Ficha 2.3).
Ficha 2.3. PLANIFICAÇÃO DE SERVIÇOS DA COOPERATIVA - REGULAMENTO DO SERVIÇO
Nome da cooperativa
1.TIPO DE SERVIÇO:
2. OBJECTIVOS DO SERVIÇO
Após da plenária o facilitador ajudado pelo Power Point e as conclusões da plenária, explica: O segundo factor que tem que ser planificado é o organograma e as funções da estrutura (das pessoas que devem prestar o serviço). É muito importante não só enumerar as pessoas e as funções, mas também as suas responsabilidades. CASO PRÁTICO: O Banco de sementes de Sima, Ngove e Chicumbi terá a seguinte estrutura:
Coordenador do Banco de Sementes
Técnico de sementes Fiel de armazem Secretário Tesoureiro
Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará sobre as pessoas que devem prestar o serviço, o seu perfil profissional e as suas funções e responsabilidades. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Recurso didático 2.3) 3.QUE PESSOAS DEVEM PRESTAR O SERVIÇO? QUAL É O SEU PERFIL PROFISSIONAL, AS SUAS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES?
4.QUAL É O MECANISMO DE ESCOLHA DAS PESSOAS ENCARREGADAS DE PRESTAR O SERVIÇO?
Após da plenária e conclusões o facilitador ajudado por o Power Point explica:
O terceiro factor que tem que ser planificado são os passos e o processo de prestação do serviço. É muito importante planificar como será executado o próprio serviço. Qual será o processo que os responsáveis farão para poder prestar o serviço. Que Registos serão realizados, que documentos serão assinados.
FASE DE FORMAÇÃO • Módulo 2
PROCESO DO SERVIÇO, POR PASSOS
1. Aquisição das novas sementes
2. Registo das novas sementes no caderno de registo
3. Convocar Assembleia de sementes 1. Coordenador do Banco de sementes
2. Fiel de armazém
3. Coordenador do Banco de Sementes
4. Pesar sementes, preencher recibo e entregar recibo ao membro. Incluir o crédito no registo
5. Convocar Assembleia de devolução de sementes 4. Fiel de armazém e Técnico de sementes
5. Coordenador do Banco de Sementes
6. Verificar a qualidade de devolução, pesar e entregar recibo de reembolso 6. Técnico de sementes. Fiel de armazém
Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará sobre os passos e o processo de prestação do serviço, o seu perfil profissional e as suas funções e responsabilidades. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Recurso didático 2.3).
5.QUAL É O PROCESSO PARA PRESTAÇÃO DESTE SERVIÇO? DEFINIÇÃO POR PASSOS
2 horas e 50 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel com caneta para cada pessoa. Um cartão ou Flip–chart para cada grupo.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) • Ficha 2.3 Planificação dos serviços.
Documentos a entregar ao grupo: • Cópia em papel em branco a cada um dos grupos da dinâmica do Ficha 2.3 Planificação dos serviços.
MÊS 9 / SEMANA 9 SESSÃO 3. Prestação de contas e Avaliação do próprio serviço
Actividade 9.1. Revisão do aprendido na sessão anterior
Resumo
No resumo, alguns participantes formando pequenos grupos de trabalho vão falar daquilo que cada um aprendeu na sessão anterior, com ajuda do caderno e das anotações da sessão anterior e com ajuda do flip-chart e marcadores, o facilitador vai estar maior parte do tempo a ouvir do que a falar mas se é preciso pode apoiar com a apresentação em Power Point para fazer o resumo dos pontos mais importantes da sessão anterior. Como se observa na apresentação Power Point, a planificação de serviços e as suas fases: (1) Prestação do serviço, (2) Prestação de contas e (3) Avaliação do serviço, com objectivos, funções e processos de serviços.
30 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2).
Actividade 9.2. Planificar o serviço através da prestação de contas dos responsáveis e a avaliação da prestação de serviços da própria cooperativa do grupo de trabalho a partir dum caso prático.
Explique/Discussão dos casos
Com ajuda do Power Point o facilitador explica a fase dois: A planificação do serviço. A prestação de contas. É muito importante planificar a prestação de contas que os responsáveis dos serviços prestam aos membros. Devem ser planificados os métodos pelos quais serão prestadas contas: Assembleias, relatórios e a periodicidade com que esta prestação de contas será realizada. Nesses encontros de prestação de contas deverão ser estabelecidos a alocação de novos fundos relativos à prestação do serviço.
Descrever a Actividade Borboleta Quando é que se dá conta da beleza da borboleta? É para explicar a transparência, para dizer que a beleza da borboleta só aparece quando ela abre as suas asas, quando estiverem fechadas ela não desperta atenção nenhuma sobre a sua beleza. Moral da história: Um líder não pode fazer as coisas sozinho ou mesmo trabalhar às escondidas tem que fazer sempre a prestação de contas aos seus membros explicando o movimento de cada centavo que entra e saí da caixa. Não é ser aquele líder que assim que os membros tocam no assunto de dinheiro fica trombudo, nervoso com todos membros.
Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará sobre os mecanismos de prestação de contas, destino dos lucros da sua cooperativa. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Recurso didático 2.3).
Após a plenária e conclusões o facilitador ajudado pelo Power Point explica:
Fase três: Planificar a avaliação do próprio serviço
6. QUAIS SÃO OS MECANISMOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DO SERVICIO AOS MEMBROS. COM QUÉ PERIODICIDADE? SANÇÕES ESTABELECIDAS?
7. SE EXISTIREM LUCROS NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, PARA QUE SERÄO DESTINADOS E QUEM DECIDIRÁ SOBRE ELES?
Finalmente é necessário que os membros e os clientes do serviço tenham a oportunidade de oferecer a sua avaliação sobre os serviços prestados.
A avaliação do serviço: • Permite ao membro sentir-se parte da cooperativa • Permite conhecer o desempenho do trabalho • Permite proposta de melhoria • Dá legitimidade na equipa directiva Por que é importante a avaliação dos serviços?
Trabalho de grupo: A continuação o grupo trabalhará no mecanismo de avaliação de prestação dos serviços da sua cooperativa. Se expõe em plenária as conclusões obtidas. O facilitador entregará vias suficientes para que o grupo trabalhe completando a informação no exercício prático 2.3 Planificação do serviço (Ficha 2.3). 8. QUAIS SÃO OS MECANISMOS DE AVALIAÇÃO DO SERVIÇO POR PARTE DOS MEMBROS?
Com ajuda do facilitador o grupo concluirá a informação da Ficha 2.3 Planificação do serviço (Ficha 2.3) e as informações das Tarefas 1 e 2 do Módulo 1.
3 horas e 30 minutos
Materiais: • Flip-chart e marcadores. Se for possível retroprojector e gerador. Papel com caneta para cada pessoa. Um cartão ou Flip-chart para cada grupo.
Recursos didáticos para o facilitador: • Power Point Módulo 2. “A prestação de serviços nas cooperativas” (PPT nº2) • Ficha 2.3 Planificação dos serviços.
Documentos a entregar ao grupo: • Cópia em papel em branco a cada um dos grupos da dinâmica do Ficha 2.3 Planificação dos serviços, a parte da avaliação do serviço.
